NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI SZABÁLYZAT SOPRON 2015 HATÁLYOS: 2015. VII. 22-TŐL
Tartalomjegyzék I. Preambulum... 3 II. Értelmezések... 3 III. A nem engedélyköteles rendezvények előkészítése... 5 IV. Engedélyköteles rendezvények szervezése... 6 Az engedélyköteles rendezvények szervezésének ügymeneti lépései... 7 V. A rendezvények ellenőrzése... 10 VI. Záró rendelkezések... 10 2
I. Preambulum Az Egyetem jó híre, az oktatás és általában az egyetemi tevékenységek zavartalan működése megköveteli, hogy a területén szervezett rendezvények kulturált körülmények között kerüljenek lebonyolításra; az egyetemi további szabályozásainak megfelelően (pl.: Küldetésnyilatkozat, Szervezeti és Működési Szabályzat, egyéb szabályzatok). A rendezvények, jellegüktől függetlenül, tegyék lehetővé a szervezők által kitűzött célok elérését. Egész időtartamuk alatt biztosítsák a résztvevők személyi és vagyoni biztonságát, legyenek összhangban az Egyetem küldetésével és értékeivel, ne sértsék az Egyetem autonómiáját és ne veszélyeztessék az Egyetem tulajdonában vagy használatában levő vagyoni javak épségét. Az egyetemi RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI SZABÁLYZAT célja, hogy: a) Biztosítsa a rendezvények előkészítésének és engedélyeztetésének belső szabályozását és rendjét; b) Megteremtse a lehetőségét, hogy az Egyetem vezetői gazdasági és jogi értelemben ellenőrizzék az előkészítés és lebonyolítás menetét, illetve betekintést nyerjenek a folyamatokba; c) Egységesítse a dokumentációt; d) Azonos elveket szabjon meg a rendezvények engedélyezésére. II. Értelmezések Rendezvény: egy meghatározott térben, időszakban és körben, nem üzemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, továbbá folyamatos üzemelés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi, kitüntetett jelleggel. Rendezvényszervezés: Előre meghatározott társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb célból adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka, mely magában foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás, kiszolgáló egységek stb.) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás, étkezés, programok stb.). A rendezvény szervezője: az a felelős személy, aki személyében felel a rendezvény megszervezése során az előírt engedélyek beszerzéséért, a bejelentések, tájékoztatások megtételéért, intézkedési jogkörrel rendelkezik. A rendezvény egész ideje alatt ő vagy a megbízottja a helyszínen tartózkodik a szabályos lebonyolítás és a rend fenntartása érdekében. A rendezvény területe: az Egyetem területének az a része, amelynek igénybevételét a rendezvény céljából a rendezvény szervezője rendelkezésére bocsátottak. Marketingkommunikációs eszközök: minden olyan kommunikációs eszköz, amely az Egyetem vagy szervezeti egységeinek, szervezeteinek hírnevét, ismertségét, imázsát módosítani képes a külső érintettek körében. Engedélyezett létszám: a résztvevőknek az a létszáma, akik a helyiség alapterületét, a kiürítési számítást figyelembe véve a helyiséget a jogszabályoknak megfelelő idő alatt biztonságosan el tudják hagyni Kiürítési számítás: Annak az időintervallumnak a meghatározása, amely alatt a helyiségek elhagyására igénybe vehető nyílászárók átbocsájtó képességének és a résztvevők tervezett létszámának figyelembevételével a rendezvény helyszíne katasztrófahelyzetben kiüríthető. 3
Biztonsági személyzet: a rendezvény szervezője által közvetlenül, vagy biztonsági szolgálaton keresztül megbízott személyek, akik a rendezvény teljes időtartama alatt felelősek a rend fenntartásáért. Ebbe a létszámba nem tartoznak bele az objektum szervezetszerű védelmét ellátók (portások, vagyonőrök, járőrök). Vis maior helyzet: természeti csapás, szélsőséges időjárási körülmény, rendkívüli esemény, vagy közlekedési baleset, amely veszélyezteti a rendezvény biztonságos, balesetmentes megrendezését. Vis maior esetnek nem tekinthető, ha a rendezvény helyszínét bármely hatósági intézkedés miatt (NAV, Rendőrség, Tűzoltóság stb.) a szervező hibájából a rendezvény kezdete előtt lezárják. Részvételi alapelv: A résztvevők saját felelősségükre vesznek részt az egyes programokon. Bejelentés köteles rendezvény: Minden olyan (nyilvános és nem nyilvános) rendezvény, amelynek megtartásához Egyetem használatában levő termekre, infrastruktúrára, területre van szükség, és/vagy állami pénzügyi forrás felhasználásával jár és/vagy az Egyetem alaprendeltetéséhez, kulturális és tudományos értékeihez kapcsolódik. A bejelentésre és minden intézmény központi egyetemi nyilvántartására azért van szükség, hogy elkerülhetőek legyenek a teremproblémák, térbeli és időbeli átfedések, illetve egyéb eseti kellemetlenségek. Diákszervezeti rendezvény: Olyan diákszervezetek által szervezett rendezvények, amelyeket az Egyetem támogat, amelyeket az Egyetem területén vagy az Egyetemmel partnerségben szerveznek. Ezek lebonyolításában a szervező diákszervezet szorosan együttműködik az Egyetem megfelelő hatáskörű felelőseivel. Egyetemi szakkollégiumi rendezvény: Az Egyetem szakkollégiumai által a saját hatáskörükben, az Egyetemi Szenátus által elfogadott saját szakkollégiumi statútumuk előírásainak megfelelő keretek között szervezett, az Egyetem vezetőségével egyeztetett rendezvény. Alumni rendezvény: Minden az Egyetem alumnusainak szervezett rendezvény. 4
III. A nem engedélyköteles rendezvények előkészítése Nem engedélyköteles rendezvények: Egyetem, a Karok vagy az Egyetem más szervezeti alegységei által szervezett ingyenes képzés, továbbképzés, az Egyetem oktatási rendjébe előre betervezett, nem órarend szerinti elméleti vagy gyakorlati foglalkozás, az egyetemi istentiszteletek és más gyülekezeti alkalmak, illetve a nem nyilvános, zártkörű rendezvények, melyek marketingkommunikációs eszközöket nem alkalmaznak a rendezvény megszervezésére, illetve állami pénzügyi forrásokat nem használnak fel. 1. Az Egyetem területén a felsorolt típusú rendezvények tarthatóak meg külön engedély nélkül: oktatási, értekezlet, szenátusi ülés, kulturális, hagyományőrző, tudományos, művészeti, sport, ismeretterjesztő, ünnepi, szakkollégiumi, hallgatói, egyetemnépszerűsítő, Alumni rendezvények, szakmai rendezvények Amennyiben a felsorolt rendezvények állami pénzügyi forrás és/vagy marketingkommunikációs eszközök felhasználásával valósulnak meg, úgy azok is engedélykötelesek. 2. A Karok és más szervezeti egységek által előre tervezhető rendezvényeket oktatási félévenként kell tervezni. A tervet a félév megkezdése után 10 munkanappal az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ (továbbiakban: ÜTK) részére meg kell küldeni, 3. Az előre nem tervezhető rendezvényeket időpontjuk előtt 10 nappal írásban az ÜTK tudomására kell hozni. 4. Ha a betervezett rendezvény lebonyolításában változás történik, szintén jelezni kell legalább 7 nappal az esemény előtt; és/vagy a változás felmerülésének pillanatában. 5. A bejelentést az ÜTK igazgatója felé írásban kell megtenni a szabályzat 1. mellékletének kitöltésével. A bejelentésnek tartalmaznia kell a következő információkat: a. a rendezvény neve b. szervező szervezet (egyház, cég, egyesület, stb) c. felelős szervező d. a rendezvény pontos ideje e. résztvevők tervezett száma f. igényelt szolgáltatások A bejelentést az ÜTK igazgató felé kell megtenni. 5
6. Az időben beérkező igénylések terembiztosítás szempontjából prioritással rendelkeznek a késve benyújtottakkal szemben. 7. A meghatározott időtartam alatt ismétlődőnek tervezett rendezvényekről a bejelentést elég egyszer megtenni, a dátumok pontos megadásával. Engedélyköteles rendezvény: IV. Engedélyköteles rendezvények szervezése Minden, az Egyetem területén megtartott nyilvános közösségi program, amely az adott helyszínen az objektum alaprendeltetésétől eltér, vagy ahhoz hozzáadódik. Olyan program, amelyet nem az Egyetem szervezeti egységei szerveznek, de az Egyetem területén zajlik a rendezvény. Olyan program, amelyet az Egyetem szervezeti egységei szerveznek vagy külső, vagy egyetemi tulajdonú létesítményben. Minden olyan rendezvény, amely szervezése során marketingkommunikációs eszközöket vesznek igénybe. 1. Minden olyan rendezvény engedély köteles, amely a szervezés, végrehajtás, és után követés során állami pénzügyi forrás felhasználásával járnak, és/vagy szervezésük, végrehajtásuk és az után követés során marketingkommunikációs eszközöket alkalmaznak. 2. A III. 1 pontba nem besorolható, egyéb rendezvények megtartására külön kérelem alapján - csak az Egyetem rektora adhat eseti engedélyt, a Kancellár jóváhagyásával. 3. Az Egyetem területén csak az Etikai Kódexnek is megfelelő rendezvények valósulhatnak meg. 4. A Kar dékánja engedélyezheti a Karok terveiben szereplő, az oktatással, ismeretterjesztéssel, tudományos tevékenységgel és az iskolarendszeren kívüli programokkal összefüggő rendezvények (konferencia, workshop, stb), valamint az ünnepi rendezvények előkészítését és megtartását abban az esetben, ha az eseménnyel együtt termék, berendezés, felszerelés illetve egyéb eszközbemutató nem kerül megrendezésre. A bejelentési kötelezettség az ÜTK felé ezekben az esetekben is fennáll. 5. Ha az adott rendezvény nem szerepel a féléves tervben, legkésőbb az esedékességet megelőzően 30 nappal az engedélyt kérőnek kell az ÜTK felé jelezni a szándékot, hogy a jogszabályi kötelezettségeknek (pl.: NKOH lejelentés) a rendezvény meg tudjon felelni. 6. A külső szervek részére szerződés alapján engedélyeztetni kívánt rendezvényekről a szerződés megkötését javasoló szervezeti egység, illetve a rendezvény helyszínét kezelő szervezeti egység ellenjegyzését az ÜTK számára is meg kell küldeni. 7. Ha a rendezvényt szervező, illetve rendező nem azonos a rendezvény tervezett területét üzemeltető szervezeti egységgel, akkor az üzemeltetőt 30 nappal korábban értesíteni kell a rendezvényről a területbiztosítás érdekében. Az értesítés másolatát is a bejelentéshez kell csatolni. 8. A szerződéstervezeteket a jogi vonatkozások tekintetében aláírás előtt az egyetemi jogtanácsossal ellenjegyezteti, az állami források tekintetében a témaszám szerint illetékes gazdasá- 6
gi vezetővel, koordinátorral, igazgatóval, főigazgatóval vagy intézményi vezetővel ellenőrizteti. A nem állami források tekintetében meggyőződik annak rendelkezésre állásáról, melyet aláírásával igazol. Ha a bejelentés adatai hiányosak, az engedélyező a hiánypótlásra határidőt biztosít. A hiánypótlás határidőre történő végrehajtása esetén az engedélyt kiadja. 10. A rendezvényeket csak az engedélyben foglalt kereteken belül lehet megrendezni. Az engedélyköteles rendezvények szervezésének ügymeneti lépései 1. Az engedélyköteles rendezvények hiánytalan dokumentációjának elkészítése a rendezvényért felelős szervező feladata. Felelős: az előszervezési munkálatokért az alternatív megoldások kidolgozásáért a forgatókönyv, a szakmai program elkészítéséért az előzetes költségvetés összeállításáért a végleges pénzügyi terv összeállításáért valamennyi szervezési munkáért a pénzügyi elszámolásért, annak hiánytalan dokumentálásáért a rendezvény előleg címén felvett összegért, annak határidőre történő elszámolásáért a szakmai beszámolóért 2. Minden engedélyköteles rendezvényhez forgatókönyvet, ütemtervet kell készíteni. Ennek tartalmaznia kell: a rendezvény célját, rendeltetését, helyét, idejét, a résztvevők körét, előzetes számát a lebonyolításhoz kapcsolódó valamennyi előszervezési, bonyolítási pénzügyi feladatot az időpontok, a határidők és felelősök megnevezését A rendezvényhez a forgatókönyvvel kapcsolatos valamennyi lehetséges bevételre és kiadásra kell tervezni. A költségtervben mérlegelni kell a kiadások nagyságrendjét, azok átcsoportosíthatóságát, a teljesítések ütemezését. 3. A rendezvények (programok) előzetes bevételi forrását a költségvetésbe kell betervezetni. Ezen felül tervezendő a saját bevétel, amely a fenti forrás kiegészítésére szolgál. Ez lehet például: részvételi díj szervezési díj belépő díj tanfolyam díj szponzori felajánlás reklámfelület értékesítés egyéb szolgáltatási díj A bevételeket mindig a várható érdeklődés alapján, reálisan kell megtervezni. További bevételi forrás lehet a pályázatokon elnyert, vagy támogatásként kapott pénzeszköz, legyen az elő-, 7
vagy utófinanszírozás. A már elnyert vagy megkapott támogatás összege teljes egészében bevételként tervezhető. A még meg nem érkezett támogatási összegfelhasználásáról a gazdasági igazgatóval kell egyeztetni a cash-flow illesztés miatt. 4. A kiadások tervezésénél figyelembe kell venni valamennyi várható kiadást, például: személyi kiadások és azok járulékai költségtérítések reklám, PR költség; szórólapok, meghívók, programfüzetek stb. tervezési- és nyomdaköltsége postaköltség, irodaszer, papír, nyomtatvány felhasználás, fénymásolás költségei helyiségbérlet, területbérlet, közterület foglalás, parkolási díj dekoráció hangosítás, világosítás, színpadtechnikai szolgáltatás takarítás, mosatás (tisztítószer) költség) forgalomkorlátozás rendőri segédlet őrző- védő szolgáltatás rendezők biztosítása orvosi ügyelet- mentőszolgálat hatósági engedélyek rendezvényszervezési díj WC bérleti díj zeneszolgáltatás fellépti díj, előadói díj zsűri díjazás költségtérítések szállítási díj szerzői jogdíj kulturális járulék díj reprezentációs kiadások vendéglátás szállásdíj díjak, érmek, jutalmak adása szervezési díj a fentiek SZJA vonzata, és az ÁFA kötelezettség stb. 5. A költség- és bevételtervekben fel kell tünteti a költségek és bevételek (tervezett) forrását, és meg kell győződni azok rendelkezésre állásáról. 6. Amennyiben a rendezvény lebonyolításához külső alvállalkozóra van szükség, a szervező gondoskodik az árajánlatok beszerzéséről, illetve döntése során megindokolja a nyertes árajánlat kiválasztásának szempontjait. 8
7. A költség- és bevételtervek tisztázása során a szervezőt az ÜTK dolgozói támogatják, külső források bevonása esetén együttműködik az ÜTK-val. 8. A szerződéstervezeteket a jogi vonatkozások tekintetében aláírás előtt az egyetemi jogtanácsossal ellenjegyzi, a források tekintetében a témaszám szerint illetékes gazdasági vezetővel, koordinátorral, igazgatóval, főigazgatóval vagy intézményi vezetővel ellenőrizteti. 9. Az előkészítés során a szervező köteles gondoskodni a rendezvények biztonságos lebonyolításához szükséges engedélyekről, biztosítani a pénzügyi és jogi szabályozásoknak való megfelelést, beszerezni és összegyűjteni az ezekre vonatkozó engedélyeket. 10. Kommunikációs tevékenységet tartalmazó rendezvény esetén a Kormány 247/2014. (X.1.) Kormányrendelete alapján a kommunikációs célú beszerzéseket a rendezvény negyedévében a negyedév első 15. napjáig, vagy a negyedév első hónapjában esedékes rendezvényeknél a megelőző negyedévben az ÜTK-nak lejelenti. 11. A szervező az arra jogosulttal aláíratja az előzetes kötelezettségvállalási nyilatkozatot. 12. A szerződések megkötésére és az előzetes kötelezettségvállalási nyilatkozat aláírására jogosultak körét, valamint az aláírások és engedélyezések rendjét a Gazdálkodási Szabályzat szabályozza. 13. Kancellár csak akkor engedélyezi a kötelezettség vállalást, ha rendelkezésre áll a a fent felsorolt ütemterv, pénzügyi terv, dokumentációk, szerződések, engedélyek, előzetes kötelezettségvállalás(ok), Nemzeti Kommunikációs Hivatal engedélye (ha szükséges). 14. A rektori jóváhagyást és a kancellári egyetértést követően a rendezvény főszervezője a jogszabályi és egyetemi szabályzatoknak megfelelően elkezdi a rendezvény szervezését. 15. Az ÜTK igény szerint megszervezi a rendezvény kommunikálását a sajtó képviselői felé, valamint az eseményre vonatkozó média-kapcsolattartást. 16. Amennyiben a szervező vállalja a közvetlen kapcsolattartást sajtóval, ebben az esetben is tájékoztatási kötelezettsége van az ÜTK felé. A rendezvényről a sajtó felé kimenő közleményeknek rendelkezniük kell az ÜTK jóváhagyásával. 17. Állami pénzügyi források felhasználásával vagy bevonásával szervezett rendezvényeknél vis maior helyzetben a Kancellár és a Szervező közösen határoznak a gazdasági károk enyhítéséről. 9
V. A rendezvények ellenőrzése 1. A rendezvények ellenőrzésére az Egyetem részéről az Egyetem Rektora és a Kancellár által írásban feljogosított ellenőrző személy és a biztonságszervezési munkatárs jogosult. 2. Bejelentés alapján az Egyetem Rektora, a Kancellár és az ÜTK igazgatója jogosult az előkészítés során a bejelentés valódiságát és jogszabályszerűségét ellenőrizni. 3. Az élet- és/vagy vagyonbiztonságot súlyosan veszélyeztető esetben az ellenőrző személy korlátozó, illetve tiltó rendelkezéseket hozhat. 4. Ha helyiségek, szabadterek visszavétele során jelentős kár, szennyeződés, szándékos rongálás állapítható meg és a rendezvény szervezője ennek a mértékét nem ismeri el, vagy vitatja, az átvevő köteles az írásos dokumentáción kívül fényképen, vagy videón rögzíteni az állapotot. Az állapot rögzítése úgy történjen, hogy a képek utólag azonosíthatók legyenek. Szükség esetén a károk felméréséhez kérjék szakemberek segítségét. VI. Záró rendelkezések 1. Jelen szabályzatot a Szenátus a 167/2015. (VII. 22.) sz. határozatával fogadta el. 2. A szabályzat 2015. július 22. napján lép hatályba. Sopron, 2015. július 22. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor Dr. Dinnyés Álmos kancellár 10
Mellékletek 1. számú melléklet Bejelentő lap nem engedélyköteles rendezvényekhez Az igénylési lap csak az Egyetemen belüli információk biztosítását szolgálja. Nem helyettesíti a jogszabályok által előírt, hatóságoknak történő kötelező bejelentést. A bejelentés beérkezésének ideje (év, hónap, nap):,, Iktatószám: (ÜTK tölti ki) A rendezvény szervezőjének családi és utóneve: A szervező szervezeti egysége: A szervező személyazonosító adatai: születési családi és utóneve: születési helye születési ideje: anyja születési családi és utóneve: adóazonosító jele: lakhely: A szervező elérhetőségei (e-mail, mobiltelefon szám): A szervezőt - akadályoztatása esetén - helyettesítő személy (név, beosztás, elérhetőségek): A rendezvény neve: A rendezvény célja: A rendezvény ideje, időtartama: A rendezvény pontos helyszíne (objektum címe, objektumon belül igénybe vett helyiségek megnevezése): A kiválasztott helyszín befogadóképessége: max. fő A rendezvényen résztvevők tervezett létszáma: min fő A létszámellenőrzés lehetősége: (pl.: katalógus, névsor, belépőjegy, karszalag, stb): A sajtómegjelenést szervezi (megfelelő rész aláhúzandó): szervező / ÜTK / sajtómegjelenést nem igénylő rendezvény Kijelentem, hogy az igénylési lap és mellékletei tartalma a valóságnak megfelel. Tudomásul veszem a Rendezvényszervezési szabályzatban foglaltakat, és az ellenőrzési jogkörrel rendelkező személyek utasításait betartom. A szervező aláírása: 11
2. számú melléklet Bejelentő lap engedélyköteles rendezvényekhez Az igénylési lap csak az Egyetemen belüli információk biztosítását szolgálja. Nem helyettesíti a jogszabályok által előírt, hatóságoknak történő kötelező bejelentést. A bejelentés beérkezésének ideje (év, hónap, nap):,, Iktatószám: (ÜTK tölti ki) A rendezvény szervezőjének családi és utóneve: A szervező szervezeti egysége: A szervező személyazonosító adatai: születési családi és utóneve: születési helye születési ideje: anyja születési családi és utóneve: adóazonosító jele: lakhely: A szervező elérhetőségei (e-mail, mobiltelefon szám): A szervezőt - akadályoztatása esetén - helyettesítő személy (név, beosztás, elérhetőségek): A rendezvény neve: A rendezvény célja: A rendezvény ideje, időtartama: A rendezvény pontos helyszíne (objektum címe, objektumon belül igénybe vett helyiségek megnevezése): A kiválasztott helyszín befogadóképessége: max. fő A rendezvényen résztvevők tervezett létszáma: min fő A létszámellenőrzés lehetősége: (pl.: katalógus, névsor, belépőjegy, karszalag, stb): A sajtómegjelenést szervezi (megfelelő rész aláhúzandó): szervező / ÜTK / sajtómegjelenést nem igénylő rendezvény Kijelentem, hogy az igénylési lap és mellékletei tartalma a valóságnak megfelel. Tudomásul veszem a Rendezvényszervezési szabályzatban foglaltakat, és az ellenőrzési jogkörrel rendelkező személyek utasításait betartom. A szervező aláírása: Mellékletek: A rendezvényhez szükséges dokumentumok másolata. 12