Ismerkedés a Word 2007 felületével A Word 2007 használata A Microsoft Word első, Windows operációs rendszerhez készült változata 1989 novemberében jelent meg. Az eredeti és az újabb verziók, illetve a mások által készített szövegszerkesztő programok nemcsak funkcióikban, hanem a parancsok kiadásának módjában (menük, eszköztárak) is nagyon hasonlítanak egymásra. A Word 2003-ban elkészült változata azonban az elsőhöz képest mintegy 15-ször több utasítást tartalmaz. Ezek megismerése és kiválasztása a régi grafikus felület eszközeivel már nehézkessé vált, így a Microsoft a Word 2007-hez új felületet tervezett. Igen gyakori, hogy valamilyen információt, levelet, jelentést vagy tanulmányt Word formátumban kapunk meg. Leggyorsabb az ilyen dokumentumot (akár e-mailben érkezett, akár pendrive-on kaptuk) a Windows asztalára másolni, és onnan két kattintással megnyitni. (Az első példánkban szereplő Minta.docx fájl például letölthető a www.jos.hu internetcímről, de bármely más, csak szöveget tartalmazó Word dokumentum is megfelel a kezdő lépések megtételéhez.) Egy Word 2003 és egy Word 2007 dokumentum ikonja az asztalon A szalag A dokumentum megnyitásakor megjelenő ablak leghangsúlyosabb része (eltekintve természetesen a dokumentum szövegétől) a képernyő felső részén lévő szalag. A szalag (vagy menüszalag) egy helyen tartalmazza valamennyi, a szövegszerkesztéssel kapcsolatos műveletet. Az egyes műveleteket a szalag parancsaival indíthatjuk: ezek többnyire ikonként jelennek meg, de gyakori az is, hogy inkább a nevük szerepel. A szalag lapokból (vagy parancslapokból) áll, ezek között a szalag füleivel válthatunk. Például a Beszúrás fülre kattintva a beszúrható objektumokat tartalmazó lapot kapjuk. Mivel a dokumentum is lapokból áll, ezért igen gyakori, hogy parancslap helyett is szalagot, például Beszúrás lap helyett Beszúrás szalagot mondunk. A lapokon a parancsok témakörök szerinti csoportokban vannak elrendezve. Például, a Kezdőlap szalagon külön csoportokba tették a vágólapra, a betűtípus megadására, a bekezdés formázására stb. szolgáló parancsokat. A Kezdőlap szalag tartalmazza a leggyakoribb funkciókat. www.jos.hu 9
Ha az egérkurzort valamelyik parancs fölé toljuk, akkor a szalag alatt egy buborékban megjelenik a parancs részletes leírása. A leírás sok esetben felhívja a figyelmünket további lehetőségekre is. Ha a sorköz beállítására szolgáló ikonra mutatunk, akkor tájékoztatást kapunk térközök beállításáról is. A szalagon lévő parancsokat billentyűzetkombinációkkal (gyorsbillentyűkkel) is elérhetjük. A megfelelő billentyűzetkombinációt az adott parancshoz tartozó buborék tartalmazza. Ha lenyomjuk az Alt gombot, akkor megjelennek az egyes lapokhoz tartozó gyorsbillentyűk. A megfelelő lapon aztán már az egyes parancsok gyorsbillentyűi között választhatunk, így a szükséges parancshoz lépésről lépésre juthatunk el. Az Alt P gyorsbillentyű hatására a Lap elrendezése szalag parancsai jelennek meg. A szalag magassága nem módosítható, a rajta lévő parancsokat sem változtathatjuk meg. A megjelenő parancsok elrendezése azonban függ a képernyő felbontásától: ha lecsökkentjük a Word ablakát, akkor az összetartozó parancsok helyett egy közös ikon jelenik meg. (Próbáljuk ki a szalag változását az ablak átméretezésével!) Ha valamelyik fülre kettőt kattintunk, akkor a szalag eltűnik, és csak a fülek maradnak meg a képernyőn. (Bármelyik fülre kattintva a szalag újra láthatóvá válik.) Ilyenkor a munkaterület nagyobb lesz, viszont a szükséges utasításokat más módon (pl. gyorsbillentyűkkel) kell kiadnunk. Érdemes tudni, hogy a szalag parancsait úgy rendezték el balról jobbra haladva, hogy egérrel a lehető legkevesebb mozdulatot kelljen végezni a használata során. Az állapotsor Az ablak keretének alsó sorát állapotsornak nevezzük. Az állapotsor egyfelől információkat tartalmaz a dokumentumról, másfelől beállíthatjuk rajta, hogy milyen módon szeretnénk megjeleníteni a dokumentumot a képernyőn. Az állapotsor bal oldalán információk jelennek meg a dokumentumról, jobb oldalán pedig válthatunk a nézetek között, illetve megadhatjuk a nagyítást. 10 www.jos.hu
A dokumentumra vonatkozó információk az állapotsor bal oldalán jelennek meg. Ilyenek például az oldalak száma, a szavak száma, a dokumentum nyelve stb. Ha az egér jobb gombjával az állapotsorra kattintunk, akkor megadhatjuk azt is, hogy pontosan milyen elemek legyenek rajta. Azt, hogy a dokumentum milyen elrendezésben jelenik meg a képernyőn, a dokumentum nézetének nevezzük. Az egyes nézetek között az állapotsor jobb oldali részén lévő ikonok segítségével válthatunk. A Wordben használt főbb nézetek a következők: Alapállapotban a dokumentumot Nyomtatási elrendezés nézetben látjuk, ekkor a Word a dokumentum minden oldalát úgy mutatja, amilyen az nyomtatás után lesz. A második ikonnal kiválasztható az Olvasás teljes képernyőn lehetőség. Ez a szöveget a lehető legnagyobb méretben mutatja, pl. a szalag meg sem jelenik. Ez a nézet nem a szöveg beírására vagy formázására szolgál, hanem egyes részek kiemelésére vagy megjegyzések hozzáfűzésére. A nézetből az Esc gombbal lehet kilépni. A Webes elrendezés azt mutatja meg, hogyan nézne ki a dokumentumunk az interneten. Ezt a nézetet akkor használjuk, ha a Worddel weblapokat szerkesztünk. A negyedik ikonnal kiválasztható Vázlat nézet elsősorban a fejezetekre tagolt, bonyolult felépítésű dokumentumok szerkezetének megtekintésére és módosítására szolgál. Megkönnyíti pl. az egyes fejezetek áthelyezését. Végül a Piszkozat a szöveg gyors beírására és módosítására alkalmazható. Ebben a nézetben az objektumok egy része nem, vagy nem ott jelenik meg, ahol ténylegesen a kinyomtatás után lesz. Az állapotsor jobb szélén lévő csúszka a nagyítás beállítására szolgál. A csúszka húzásával, vagy a plusz, valamint mínusz jelre kattintással növelhetjük, illetve csökkenthetjük a képernyő közepén lévő munkaterület nagyságát. Ha a nagyítás mértékét megadó számra (160%) kattintunk, akkor a megjelenő ablakban olyan lehetőségek között is választhatunk, mint pl. oldalszélesség, több oldal megjelenítése. A nagyítás speciális lehetőségei. A Több oldal lehetőségnél például kiválaszthatjuk azt is, hogy oldalpárok jelenjenek meg a képernyőn. Az Office menü és a gyorselérési eszköztár Az Office gomb és a gyorselérési eszköztár a képernyő bal felső sarkában jelenik meg. Ha az Office gombra kattintunk, akkor a legördülő Office menüben találjuk meg a fájlkezelő műveleteket, pl. a mentést. Mivel ezek minden Office alkalmazásban előfordulnak, így az Office menü minden Office alkalmazásban egyformán jelenik meg. Új dokumentumot például, az Új menüpontra kattintva kezdhetünk. Ilyenkor megjelenik egy ablak, ahonnan ugyan üres dokumentumot is indíthatunk, de lehetőségünk www.jos.hu 11
van nagyszámú, előre elkészített dokumentumminta, ún. sablon között is válogatni. Ilyen sablonok például az önéletrajz, a körfax, vagy az Office 2007 egyik újdonsága, az internetes blogokhoz használható blogbejegyzés is. Egy dokumentum megnyitásához értelemszerűen a Megnyitás pontot kell választanunk. Egy nemrég készített dokumentumot viszont könnyebben elérünk az Office menü Legutóbbi dokumentumok listája segítségével. A fájlműveleteket az Office gomb segítségével érhetjük el. Ha új dokumentumot kezdünk, nagyszámú, előre elkészített sablon közül választhatunk. Az Office gomb mellett lévő gyorselérési eszköztár a leggyakoribb műveletek kiválasztására szolgál. Míg a szalagon megjelenő parancsok elrendezése nem módosítható, addig a gyorselérési eszköztár utasításait bővíthetjük. Ehhez csupán az eszköztár szélén lévő nyílhegyre kell kattintanunk: a szükséges parancsokat és néhány további beállítást a lista megfelelő elemeinek bejelölésével választhatjuk ki. A munkaterület két újdonsága: a minipult és az élő minta A képernyő nagy részét a szerkesztés alatt álló dokumentum foglalja el. Ha a dokumentum nem fér el a képernyőn, akkor a megfelelő görgetősávokkal léptethetjük a munkaterületen megjelenő részt föl-le, vagy balra-jobbra. Néha számszerűen is szükségünk lehet arra, hogy a dokumentum egy részlete hol van a képernyőn. Ilyenkor munkánkat megkönnyíti a vonalzó használata. A vonalzót a képernyő jobb oldalán lévő görgetősáv fölötti ikonnal kapcsolhatjuk be, illetve ki. A vonalzó a függőleges görgetősáv fölötti ikonnal érhető el. A kijelölt rész fölött megjelenő minipult az aktuális formázási lehetőségeket tartalmazza. A dokumentum szerkesztésére vonatkozó utasítások kiadására eddig kétféle módszerrel találkoztunk: a szalaggal és a gyorsbillentyűkkel. További lehetőséget ad a minipult, illetve a helyi menü. A minipult megismeréséhez kattintsunk kettőt valamelyik szóra, hogy kijelöljük azt. (Ha véletlenül nem egy szót jelöltünk ki, akkor kattintsunk egyet egy üres helyen és kezdjük elölről a kijelölést!) A kijelölt szó halványkék alapon jelenik meg, s felbukkan 12 www.jos.hu
fölötte a minipult. A minipult azokat a formázási lehetőségeket tartalmazza, melyeket a kijelölt szövegrészre alkalmazhatunk. A helyi menü hasonlóan működik a minipulthoz, legördítéséhez a kijelölt részre a jobb egérgombbal kell kattintanunk. Előnye, hogy nemcsak a formázási lehetőségek, hanem más műveletek, pl. kivágás, másolás, mozgatás is elérhetők vele. A Word 2007 gyakran használt újdonsága az élő minta. Az élő minta azt jelenti, hogy ha a szalagon valamely formázási lehetőségre rámutatunk, akkor a kijelölt rész azt a formátumot felveszi. Véglegessé azonban az így kipróbált formátum csak akkor válik, ha a formázási lehetőségre rá is kattintunk az egérrel. Az élő minta tehát lehetővé teszi az egyes formátumok kipróbálását, miközben a dokumentum ténylegesen nem változik. A kijelölt rész ( Rákóczi Ferenc ) azzal a betűtípussal jelenik meg, amelyre a szalagon rámutatunk. Ez azonban mindaddig csak egy minta, amíg kattintással valamelyik lehetőséget nem véglegesítjük. ********** Forrás: Farkas Csaba: Az Office 2007 használata Jedlik Oktatási Stúdió, Budapest, 2007 Internet: www.jos.hu/konyv/0214 www.jos.hu 13