JELENTÉS Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzata gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről

JELENTÉS Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzata gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről 0345 2003. december

3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.3 Átfogó Ellenőrzések Főcsoport Iktatószám: V-1002-7/22/15/2003. Témaszám: 635 Vizsgálat-azonosító szám: V0102 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Sepsey Tamás főcsoportfőnök Az ellenőrzést vezette: Csecserits Imréné főcsoportfőnök-helyettes Az ellenőrzést végezték: Cséffai János számvevő tanácsos Dér Géza számvevő Kozma Gábor számvevő Nagy Ervin számvevő A témához kapcsolódó az elmúlt három évben készített számvevőszéki jelentések: címe Jelentés a települési önkormányzatok tulajdonában lévő közutak, hidak, alagutak fejlesztésének, fenntartásának és üzemeltetésének vizsgálatáról Jelentés a települési önkormányzatok adóztatási tevékenységének vizsgálatáról Jelentés a foglalkoztatást elősegítő támogatások felhasználásának ellenőrzéséről sorszáma 0007 0121 0226 Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatók.

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 5 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 7 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 14 1. A költségvetés tervezésének, végrehajtásának és a zárszámadás elkészítésének szabályszerűsége 14 1.1. A költségvetés tervezésének, a költségvetési rendelet megalkotásának, elfogadásának szabályszerűsége 14 1.2. A költségvetési előirányzatok módosításának szabályszerűsége 16 1.3. A gazdálkodás szabályozottsága, szabályszerűsége 17 1.4. A munkafolyamatba épített ellenőrzések szabályozottsága és gyakorlati működése a pénzügyi, gazdasági és számviteli feladatellátás területén 19 1.5. A bizonylati rend szabályszerűsége 20 1.6. A vagyon nyilvántartásának és leltározásának szabályszerűsége 22 1.7. A vagyongazdálkodással kapcsolatos feladat és döntési hatáskörök szabályozottsága, a vagyonváltozást előidéző intézkedések szabályszerűsége, célszerűsége 24 1.8. Az Önkormányzat által céljelleggel nem szociális ellátásként juttatott támogatásokkal történő elszámoltatás szabályszerűsége 27 1.9. A követelések, részesedések, értékpapírok év végi értékelésének szabályszerűsége 29 1.10.A működési és felhalmozási bevételek, kiadások alakulása 30 1.11.A költségvetés egyensúlyi helyzete 32 1.12.A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége 33 1.13.A Polgármesteri hivatal helyi kisebbségi önkormányzatok gazdálkodását segítő tevékenysége 35 1.14.A zárszámadási kötelezettség teljesítésének szabályszerűsége 37 2. Az egyes kiemelt önkormányzati feladatok és a rendelkezésre álló források összhangja 38 2.1. A feladatok meghatározása és szervezeti keretei 38 1.2. Az egyes naturális mutatókkal mérhető feladatok bevételei és kiadásai 40 1.3. A jelentős ráfordítást igénylő önként vállalt feladatok ellátása 41 3. A belső irányítási, ellenőrzési rendszer működésének értékelése 42 1.1. Az Önkormányzat informatikai rendszerének szabályozottsága, működése 42 1.2. A helyi ellenőrzési rendszer kialakítása, működése 43 1.3. A könyvvizsgálati kötelezettség teljesítése 45 1.4. A korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása 46 1

MELLÉKLETEK 1. számú Az önkormányzati vagyon nagyságának alakulása (1 oldal) 2. számú Az Önkormányzat 2002. évi bevételeinek és kiadásainak alakulása (1 oldal) 3. számú Dr. Derce Tamás polgármester úr észrevétele (1 oldal) 2

RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Ötv. a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény Áht. az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény Ámr. az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet Kbt. a közbeszerzésekről szóló 1995. évi XL. törvény Számv. tv. a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Htv. a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. törvény Nek. tv. a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény Vhr. az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet Ltv. a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról szóló 1993. évi LXXVIII. törvény Tpt. a tőkepiacról szóló 2001. évi CXX. törvény Önkormányzat Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzata Képviselő-testület Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Képviselő-testülete Pénzügyi bizottság Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Képviselő-testülete Pénzügyi Költségvetési Bizottság Gazdasági bizottság Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Képviselő-testülete Gazdasági Bizottság Polgármesteri hivatal Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Adó és Pénzügyi Osztály ÁSZ Állami Számvevőszék TÁH Területi Államháztartási Hivatal SzMSz Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata GI Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat Gazdasági Intézmény UV Rt. Újpesti Vagyonkezelő Részvénytársaság 3

4

JELENTÉS Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzata gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről BEVEZETÉS A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. (1) bekezdése, valamint az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 120/A. (1) bekezdése szerint Budapest IV. kerület Újpest Önkormányzatának gazdálkodását az Állami Számvevőszék Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatósága a V-1002-7/2003. számú ellenőrzési program alapján vizsgálta. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy: az önkormányzati gazdálkodás törvényességét, szabályszerűségét biztosították-e a tervezés, a költségvetés végrehajtása és a zárszámadás során; a gazdálkodás szabályszerűségét biztosító kontrollok megfelelően segítették-e a végrehajtást; az Önkormányzat által ellátandó feladatok és az azokhoz rendelkezésre álló pénzforrások összhangja biztosított volt-e; a helyi kisebbségi önkormányzat gazdálkodása során érvényesültek-e az Áht. és a vonatkozó kormányrendeletek előírásai. Az ellenőrzött időszak: 2002. év, valamint a 2003. I. negyedév, az 1.7., 2.1., 2.2., 2.3.,3,2., 3.3. és 3.4. ellenőrzési programpontok esetében 2000-2002. évek. Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzata területén a 2002. évben 103 625 fő lakos élt, ez a lakosságszám a 2000. évhez viszonyítva 2620 fővel (2,5%) kevesebb volt. Az Önkormányzat Képviselő-testülete harminchárom képviselőből és a polgármesterből állt, nyolc állandó bizottságot választott. A 2002. évben tíz kisebbségi önkormányzat alakult. Az Önkormányzatnak a Polgármesteri hivatalon kívül hat önállóan gazdálkodó és 46 részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerve volt. A Polgármesteri hivatal és az intézmények összesen 13 438 millió Ft költségvetési kiadást teljesítettek a 2002. évben, amely 349 millió Fttal (2,7%) több a 2001. évi összes kiadásnál. Az önkormányzati feladatok ellátásához foglalkoztatott közalkalmazottak létszáma a 2002. évben 3144 fő volt, a Polgármesteri hivatalban 236 fő köztisztviselő dolgozott. A könyvviteli mérlegben kimutatott önkormányzati vagyon értéke 25 330 millió Ft volt 2002. december 31-én, ez 1676 millió Ft-tal (7,1%) több az előző évi- 5

6 nél. A kerület fejlődését az elhanyagolt, rossz állapotú területek rehabilitációját megvalósító fejlesztések is mutatják. A kerület közműellátottsága az egészséges ivóvíz-hálózatba bekapcsolt lakások tekintetében 100%-os, a csatornaellátottsága 94,7%-os, a kiépített belterületi utak összes úthoz viszonyított aránya 97,2%-os volt.

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az önkormányzati gazdálkodás törvényességét, szabályszerűségét teljes körűen nem biztosították a tervezés, a költségvetés végrehajtása és a zárszámadás során. A gazdálkodás szabályszerűségét biztosító kontrollok nem megfelelő hatékonysággal segítették a végrehajtást. Az Önkormányzat nem határozta meg gazdasági programját, de több, egyes szakterületet érintő hosszabb távú részprogramot készített. A 2002. évi költségvetési koncepciót az előírt tartalommal, határidőre elkészítették, de az előterjesztéshez nem csatolták a kisebbségi önkormányzatok véleményét. A polgármester az Áht-ban előírt határidőben előterjesztette a költségvetési rendelettervezetet, szerkezete részben felelt meg a vonatkozó előírásoknak, nem tartalmazta a kisebbségi önkormányzatok költségvetését, nem rögzítette teljes körűen a végrehajtás szabályait. A Képviselő-testület az előirányzatok változtatásának jogát átengedte bizottságainak és a polgármesternek. A Polgármesteri hivatalnál és az Önkormányzat intézményeinél a 2002. évben a kiemelt előirányzatok közül a dologi kiadásoknál, a pénzeszköz-átadásnál, a felújítási és beruházási kiadásoknál volt előirányzat túllépés, amely az előirányzat-módosítás és átcsoportosítás elmulasztásának a következménye. A túllépések okait vizsgálták, de felelősségre vonás nem történt. A Képviselő-testület az előirányzat-módosításokról és átcsoportosításokról a jogszabályban előírt határidő után, a zárszámadás elfogadásával egyidejűleg alkotott rendeletet. Az Önkormányzatnál a gazdálkodási, ellenőrzési jogköröket szabályozták. A tisztségviselők, dolgozók ezzel összefüggő feladatait, hatásköreit és felelősségét a Polgármesteri hivatal SzMSz-ében, a munkaköri leírásokban rögzítették. Rendelkeztek a jogszabályokban előírt számviteli politikával és az ehhez kapcsolódó szabályzatokkal, de ezek nem feleltek meg teljes mértékben a hatályos jogszabályoknak, tartalmilag hiányosak voltak, aktualizálásuk a 2002. évben elmaradt, csak részben tükrözték a helyi sajátosságokat. Az operatív gazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalási és utalványozási jogköröket és az ellenőrzést szolgáló érvényesítési és ellenjegyzési feladatokat rögzítették. Az írásos kötelezettségvállalás és az ellenjegyzés több esetben elmaradt, nem gondoskodtak a vállalt kötelezettségek nyilvántartásáról. Az érvényesítés a jogszabályban előírt formában nem valósult meg, ezért a munkafolyamatba épített ellenőrzési funkció nem érvényesült. A rendszeresített utalvány-nyomtatvány nem volt alkalmas a gazdálkodással kapcsolatos feladatok elvégzésének és az elvégzés időpontjainak ellenőrizhető rögzítésére. A Polgármesteri hivatalnál a napi készpénzforgalom 3-10 millió Ft volt. Indokolatlan módon, készpénzben fizették ki a Polgármesteri hivatal dolgozóinak a jutalmakat is. A 2002. évben nem tettek eleget a gépjármű üzemanyag norma túllépése miatti személyi jövedelemadó és társadalombiztosítási járulék fizetési kötelezettségüknek. 7

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A Polgármesteri hivatal könyvviteli mérlegében szereplő tételek értékét a főkönyvi és az analitikus nyilvántartások nem megfelelően bizonylatolt egyeztetésével, mennyiségi leltárfelvétellel, illetve összesítő kimutatásokkal támasztották alá, azonban ennek jogszabályban előírt feltételei részben voltak meg, mert a leltározási szabályzatban nem rögzítették az összesítő kimutatás tartalmát, formáját és kellékeit, nem rendelkeztek a felügyeleti szerv egyetértésével. A mérlegben nem a vevők által elfogadott, elismert követeléseket szerepeltették. A részletfizetéssel értékesített lakásokkal kapcsolatos több évre vonatkozó követeléseket a forgóeszközök között mutatták ki. A parkok esetében az építmények értékének elkülönített nyilvántartása hiányában a teljes érték után számolták el az építményekre érvényes leírási kulcs alapján az értékcsökkenést. Nem minden eszközféleséget értékeltek egyedileg. Nem vizsgálták a terven felüli értékcsökkenés és a követelések utáni értékvesztés elszámolásának szükségességét. Az Önkormányzat vagyona a 2001-2002. években jelentős mértékben növekedett, döntően a fejlesztési célkitűzések megvalósításának eredményeként. A beruházások egy része azonban nem eredményezett vagyonnövekedést, mert az elkészült csatorna víziközművek tulajdonjogát három esetben 2001. I. 23- án, 2002. VII. 19-én és 2003. I. 14-én a jogszabályi előírás ellenére térítésmentesen átadták a szolgáltató gazdasági társaságnak. A vagyon értékének és összetételének változását befolyásoló döntéseket a vagyongazdálkodást érintő rendeletekben és a helyi szabályzatokban előírt módon hozták meg. Az Önkormányzat nem fogadott el vagyongazdálkodási koncepciót. A vagyont érintő kérdésekben készült előterjesztések és az elfogadott határozatok kevés információt tartalmaztak. Az ingatlanok értékesítését a vevők kezdeményezték, a Gazdasági bizottság nem élt a pályáztatás lehetőségével, az eladási árat a bizottsági tagok szakértelme és személyes tapasztalatai alapján állapította meg. A folytatott gyakorlat nem biztosította a köztulajdon felhasználás nyilvánosságának, átláthatóságának a feltételeit. A kerületi önkormányzat a tulajdonában lévő részesedés és értékpapírállomány kezelését nem bízta befektetési vállalkozásra, az értékesítésre és a vásárlásra vonatkozó döntéseket szabályosan hozták meg. A Képviselő-testület rendeletben nem szabályozta, hogy milyen módon és mely esetekben lehet az önkormányzati vagyon tulajdonjogát és kezelési jogát ingyenesen átadni, követelésről lemondani. Az egyes jogi személyek és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek részére nyújtott támogatásokról rendeletet alkotott a Képviselő-testület. Megsértve a rendelet előírásait az alapítványok támogatásáról az esetek 71%-ában nem a Képviselő-testület döntött, a folyamatosan támogatott szervezetek előirányzatait nem tartalmazta elkülönítetten a költségvetési rendelet. A támogatott szervezetek egyötödének nem írták elő a számadási kötelezettséget. Az Önkormányzat a Kbt. és a Képviselő-testület vonatkozó rendelete előírásainak betartásával folytatta le a közbeszerzési eljárásokat. Egy esetben a 8

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK közbeszerzési értékhatárt meghaladó összegű szolgáltatás vásárlásakor elmulasztották az eljárás megindítását. A Polgármesteri hivatal rendelkezett a jegyző által kiadott informatikai szabályzatokkal, katasztrófa elhárítási tervvel. Az informatikai eszközökről és a számítógépes programokról a Polgármesteri hivatal Informatikai osztályán önálló nyilvántartást alakítottak ki. A Pénzügyi osztályon dolgozók közül öt fő munkaköri lírása nem tartalmazta az informatikai eszközök használatával összefüggő feladatokat. Az Önkormányzat kialakította az önállóan gazdálkodó intézményei pénzügyi (felügyeleti) ellenőrzéséhez, illetve a Polgármesteri hivatal belső ellenőrzéséhez szükséges szervezeti kereteket. A felügyeleti ellenőrzésre két munkakört biztosítottak, de ezek közül az egyik két éve betöltetlen. A Polgármesteri hivatal belső ellenőre által végzett ellenőrzések között 79% volt az ellenőrzési tervben nem szereplő feladatok aránya. A Képviselő-testület meghatározott időszakonként nem tekintette át a költségvetési szervek ellenőrzésének tapasztalatait. Az Önkormányzat az ellenőrzések megállapításainak hasznosításáról nem gondoskodott teljes körűen. Az ellenőrzési szabályzat kiadása óta bekövetkezett változásokat nem követte a szabályozás, nem tartalmazta a belső ellenőrzéssel összefüggő előírásokat. Az Önkormányzat egészére vonatkozóan határozták meg az ellenőrzöttek jogait és kötelezettségeit, de a szabályzat megismertetését a teljes intézményhálózattal nem biztosították. Az Önkormányzat által ellátott feladatok és az azokhoz rendelkezésre álló források összhangja a költségvetési év egészét tekintve biztosított volt. Az Önkormányzat költségvetése nem volt működési forráshiányos. Az önkormányzati költségvetési beszámolók szerint a 2001-2002. években a működési célú bevételek fedezték a működési kiadásokat, a felhalmozási bevételeket a működési célú forrásokból kiegészítették. A jegyző a pénzügyi egyensúly év közbeni fenntartása, az Önkormányzat által tervezett feladatok folyamatos finanszírozása érdekében likviditási tervet készített, azonban annak folyamatos aktualizálása elmaradt. Az önkormányzati feladatok ellátásához nem volt szükség tartósan idegen források bevonására. Az Önkormányzat élt a törvényben biztosított felhatalmazással és az 1992. évben helyi adókat: építményadót és telekadót vezetett be. Az Önkormányzat a kötelezően előírt és az önként vállalt feladatait saját rendeletben, belső szabályzatban nem rögzítette. A feladatellátást költségvetési szervein és a tulajdonában álló gazdasági társaságon keresztül, illetve vásárolt szolgáltatásokkal biztosította. A vizsgált időszakban az Önkormányzat költségvetési intézményrendszere nem változott. A naturális mutatókkal mérhető feladatok esetében a fajlagos ráfordítások jelentősen emelkedtek az ellátottak számának csökkenése és a rendelkezésre álló kapacitások ennél kisebb arányú csökkentése, illetve a költségek emelkedése miatt. Az Önkormányzat által ellátott önként vállalt feladatok teljesítése nem veszélyeztette a kötelező feladatok ellátását. 9

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A polgármester nem a jogszabályban előírt határidőn belül terjesztette elő a zárszámadási rendelet tervezetét. A 2002. évi zárszámadás tartalmazta a Polgármesteri hivatal és az Önkormányzat költségvetési szerveinek teljesítési adatait külön-külön és összevontan is. Az intézmények pénzmaradványának számszaki ellenőrzését elvégezték, de annak jóváhagyásáról a Polgármesteri hivatal írásban nem értesítette az intézmények vezetőit. A tárgyévi helyesbített pénzmaradványt terhelő visszafizetési kötelezettséget megállapították és azt az előírt határidőn belül visszautalták a Magyar Államkincstárnak. A Polgármesteri hivatal a jogszabály által előírt mellékletek és mérlegek közül hármat nem csatolt a beszámolóhoz. Megsértve a jogszabályi előírást, az önkormányzati tulajdonú lakások értékesítéséből származó bevételek költségekkel csökkentett összegének 50%-át nem utalták át a Budapest Fővárosi Önkormányzatnak. A helyi kisebbségi önkormányzatok gazdálkodása során részben érvényesültek az Áht. és a vonatkozó kormányrendeletek előírásai. A kerületi és a helyi kisebbségi önkormányzatok közötti megállapodásokat megkötötték. A megállapodások tartalma a kisebbségi önkormányzatok költségvetése, módosítása határozattal történő elfogadásának, illetve azok Polgármesteri hivatal részére történő átadásának idejét kivéve megfelelt a jogszabályi előírásoknak. A kerületi önkormányzat sem költségvetési, sem zárszámadási rendeleteibe nem építette be elkülönítetten a kisebbségi önkormányzatok határozattal elfogadott költségvetését és zárszámadását. A helyi kisebbségi önkormányzatok számviteli nyilvántartásainak elkülönített vezetését, a gazdálkodásukkal kapcsolatos pénzforgalmuk jogszabályi előírásoknak megfelelő bonyolítását, a működési feltételeket megfelelően biztosították. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: A törvényes állapot helyreállítása és a jogszabályi előírások betartása érdekében: a polgármesternek: 1. gondoskodjon arról, hogy az Önkormányzat készítsen gazdasági programot az Ötv. 91. (1) bekezdésének megfelelően; 2. kezdeményezze a Képviselő-testület 14/1999. (V. 3.) számú rendeletének módosítását annak érdekében, hogy az önkormányzati beruházás eredményeként létrejött víziközművek az Ötv. 79. (1) és (2) bekezdései, és a vízgazdálkodásról szóló 1995. évi LVII. törvény 6. (3) bekezdésének megfelelően a továbbiakban az Önkormányzat tulajdonában maradjanak; 3. kezdeményezze, hogy az Áht. 108. (2) bekezdésének megfelelően önkormányzati rendeletben szabályozzák, milyen módon és mely esetekben lehet a vagyon tulajdonjogát és kezelési jogát ingyenesen átruházni, követelésről lemondani; 4. kezdeményezze a Képviselő-testület 33/1996. (XI. 11.) számú rendelete 1. (1) bekezdés a) pontjának hatályon kívül helyezését a Kbt. 96. (2) bekezdése előírásának való megfeleltetés érdekében; 10

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 5. biztosítsa, hogy a nem szociális ellátásként juttatott támogatásokról szóló 6/1996. (III. 1.) számú rendelet 5. -ában előírt testület döntsön az alapítványok esetében, a folyamatosan nyújtott támogatás összege a 2. -nak megfelelően a költségvetési rendeletben kerüljön megtervezésre; 6. az Áht. 82. -ban előírt határidőn belül terjessze a Képviselő-testület elé a zárszámadási rendelet tervezetét; 7. gondoskodjon arról, hogy a lakásértékesítéseiből származó kiadásokkal csökkentett - bevétel 50%-a a Budapest Főváros Önkormányzata elkülönített számlájára az 1993. évi LXXVIII. törvény 63. (1) bekezdése alapján átutalásra kerüljön; 8. kezdeményezze, hogy a Képviselő-testület meghatározott időszakonként tekintse át a költségvetési szervei ellenőrzésének tapasztalatait a Htv. 138. (1) bekezdés g) pontjának megfelelően; 9. biztosítsa, hogy minden esetben folytassák le a közbeszerzési eljárást, amikor az a Kbt. 2. (1) bekezdése alapján szükséges; 10. gondoskodjon arról, hogy a helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetési határozatai változatlan tartalommal kerüljenek beépítésre a kerületi önkormányzat költségvetési rendeletébe az Áht. 65. (3) bekezdés előírásainak megfelelően; 11. kezdeményezze a helyi kisebbségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodások módosítását annak érdekében, hogy azok kellő időben hozzák meg költségvetési és az azt módosító határozataikat; a jegyzőnek: 1. biztosítsa, hogy a költségvetési előirányzatok módosítása, átcsoportosítása az Ámr. 53. (2) és (6) bekezdéseiben meghatározott határidőn belül történjen meg; 2. intézkedjen a számviteli politika, valamint a számviteli politika keretében elkészített szabályzatok tartalmi kiegészítéséről, a helyi viszonyokhoz igazításról a Vhr. 8. (3)- (4) bekezdések előírásainak figyelembevételével; 3. biztosítsa, hogy a gazdálkodási rendelkezési jognak, valamint az érvényesítési és ellenjegyzési kötelezettségnek az Ámr. 134-138. -ai előírásainak és a helyi szabályoknak megfelelően minden gazdasági eseménynél tegyenek eleget; 4. gondoskodjon arról, hogy a számviteli előírásoknak eleget téve: a) b) c) a mérlegben csak a vevők által elfogadott, elismert követeléseket szerepeltessék a Vhr. 34. (1) bekezdésének megfelelően; a parkok és játszóterek esetében csak az építmények után számolják el a Vhr. 30. (2) bekezdésében előírt mértékű értékcsökkenést; a részletfizetéssel értékesített lakásokkal kapcsolatos követeléseket a következő évben esedékes rész kivételével a befektetett eszközök között mutassák ki a Vhr. 19. (5) bekezdésének megfelelően; 11

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK d) e) f) g) a Számv. tv. 55. (1)-(4) bekezdéseinek megfelelően végezzék el a követelések minősítését, indokolt esetben számolják el az értékvesztést; a Számv. tv. 53. (1)-(2) bekezdései alapján indokolt esetben számolják el az immateriális javak és a tárgyi eszközök esetében a terven felüli értékcsökkenést; a Számv. tv. 16. (1) bekezdésének megfelelően az eszközök teljes körűen egyedileg kerüljenek a számviteli nyilvántartásban rögzítésre és értékelésre; a leltározás elvégzését igazoló leltárt helyettesítő összesítő kimutatás esetében a Vhr. 37. (4) bekezdésében előírt feltételek teljesüljenek; 5. biztosítsa, hogy az Áht. 13/A. (2) bekezdésében előírt követelmény érvényesítése érdekében a nem szociális ellátásként nyújtott támogatásoknál minden esetben írjanak elő számadási kötelezettséget; 6. gondoskodjon arról, hogy az Áht. 116. 9. pontjában előírtaknak megfelelően a zárszámadáskor mutassák be a több éves kihatással járó döntések számszerűsítését évenkénti bontásban, valamint összesítve; 7. gondoskodjon arról, hogy a költségvetési szervek írásban értesítést kapjanak a pénzmaradvány jóváhagyásáról az Ámr. 149. (5) bekezdésének megfelelően; 8. szabályozza az Ámr. 134. (6) bekezdése értelmében a kötelezettségvállalások nyilvántartását, ennek során vegye figyelembe az Ámr. 134. (2) és (4) bekezdéseiben előírtakat is, és határozza meg az 50 000 Ft-ot el nem érő kötelezettségvállalások rendjét és nyilvántartási formáját; 9. gondoskodjon az Ámr. 139. -ának előírása szerint elkészített önkormányzati szintű likviditási terv folyamatos aktualizálásáról; 10. segítse elő, hogy a helyi kisebbségi önkormányzatok kellő időben hozzák meg költségvetési és az azt módosító határozataikat; 11. biztosítsa, hogy az üzemanyag felhasználás ellenőrzése megtörténjen, teljesítsék a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet szerinti 2002. évi norma túllépésből származó adóés járulékfizetési kötelezettséget. A munka színvonalának javítása érdekében: a polgármesternek: 1. kezdeményezze vagyongazdálkodási koncepció kidolgozását, a nyilvánosság és az átláthatóság biztosítása érdekében: az önkormányzati vagyon tulajdonjogát érintő kérdésekben a pályáztatás alkalmazását, a készülő testületi előterjesztések és határozatok kötelező tartalmi elemeinek előírását, az előkészítés folyamatának szabályozását, ennek részeként ingatlanforgalmi szakvélemény beszerzését; 2. intézkedjen, hogy a belső ellenőr éves munkatervében szerepeljen az előirányzattúllépés okainak vizsgálata, növeljék a tervezett ellenőrzési feladatok arányát; 12

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 3. gondoskodjon a felügyeleti ellenőrzés személyi feltételeinek javításáról; 4. kezdeményezze, hogy a számvevői jelentést a Képviselő-testület tárgyalja meg, és a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében készítsenek intézkedési tervet; a jegyzőnek: 1. kezdeményezze a készpénzforgalom csökkenését, a korszerű fizetési módok lehetőség szerinti kiterjesztését; 2. egészítse ki valamennyi a Pénzügyi osztályon dolgozó informatikai rendszereket használó köztisztviselő munkaköri leírását az ahhoz kapcsolódó feladatokkal; 3. vizsgálja felül az ellenőrzési szabályzatot, gondoskodjon annak aktualizálásáról és kiegészítéséről, az intézmények részére történő kiadásáról; 4. gondoskodjon az ellenőrzések megállapításai alapján tett javaslatok megvalósításáról; 5. biztosítsa a pénzügyi, gazdálkodási és számviteli feladatellátás területén a munkafolyamatba épített ellenőrzés működésének feltételeit, gyakorlati érvényesülését és megfelelő dokumentálását. 13

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉNEK, VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉS A ZÁR- SZÁMADÁS ELKÉSZÍTÉSÉNEK SZABÁLYSZERŰSÉGE 1.1. A költségvetés tervezésének, a költségvetési rendelet megalkotásának, elfogadásának szabályszerűsége A kerületi önkormányzat az Ötv. 91. (1) bekezdésében előírt, a 2002. évre vonatkozó gazdasági programmal nem rendelkezett. Az Önkormányzat feladatainak ellátására a Képviselő-testület a következő részprogramokat fogadta el: az 1998. évben - Szociális cselekvési program az 1998-2002. évekre; a 2000. évben - Közoktatási intézmények eszköz- és felszerelés beszerzéséről készített program; a 2000. évben - Lakáspolitikai koncepció; a 2000. évben - Környezetvédelmi program irányelve. A hosszabb távú célkitűzéseket az éves költségvetési koncepció készítésekor figyelembe vették. Az Önkormányzat polgármestere a 2002. évi költségvetési koncepciót az előírt november 30-ai határidőt betartva terjesztette a Képviselőtestület elé. Az előterjesztést megelőzően az Önkormányzatnál működő bizottságok tájékoztatást kaptak a költségvetési koncepcióról, a Pénzügyi bizottság írásos véleményét csatolták az előterjesztéshez. A helyi kisebbségi önkormányzatok elnökeit szintén tájékoztatták a rájuk vonatkozó költségvetési koncepcióról, de az előterjesztéshez nem mellékelték a helyi kisebbségek koncepcióról alkotott véleményét, ezáltal nem tartották be az Ámr. 28. (3) bekezdésében előírtakat. A Képviselő-testület a 152/2001. (X. 30.) számú határozatával elfogadta a 2002. évi költségvetési koncepciót, amelyben figyelembe vette a helyben képződő bevételeket és az ellátandó feladatok kiadási szükségletét, úgy döntött, hogy egyensúlyban lévő költségvetési rendeletet kell készíteni. A polgármester a 2002. évi költségvetési rendelettervezetet, az Áht. 71. (1) bekezdésében előírt február 15-ei határidőt betartva terjesztette a Képviselőtestület elé. A Képviselő-testület döntött azokban a kérdésekben, amelyek az előirányzatok meghatározását megalapozták. A bizottságok által megtárgyalt rendelettervezet előterjesztéséhez csatolták a Pénzügyi bizottság véleményét és a könyvvizsgáló írásos jelentését is. A helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetéséről hozott határozatokat, az Áht. 69. (2) bekezdésében előírtak ellenére, nem építették be az Önkormányzat költségvetésébe. Az Önkormányzat által részükre biztosított támogatás összegéről külön mellékletet csatoltak a rendelettervezethez. 14

Az Áht. 118. -ban előírt mérlegek bemutatását tartalmazta az előterjesztés, de ezek tartalmi követelményeit rendeletben nem határozta meg a Képviselőtestület. A rendelettervezetben rögzítették az Önkormányzatnál alkalmazott címrendet, valamint az Ámr. 29. (1) bekezdése alapján: az Önkormányzat és az önállóan gazdálkodó intézmények bevételeit forrásonként külön-külön és összesen, az Ötv. 81-84. -ában meghatározott részletezettségben; a működési, fenntartási kiadási előirányzatokat intézményenként és összesítve a kiemelt előirányzatonként részletezve; a felújítási előirányzatokat célonként; a felhalmozási kiadásokat feladatonként; az önkormányzati hivatal költségvetését feladatonként, külön rögzítve az általános és a céltartalékot; a több éves kihatással járó feladatok előirányzatait éves bontásban; a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat mérlegszerűen, együttesen egyensúlyban, tájékoztatási jelleggel; az éves létszámkeretet intézményenként és összesen. A Képviselő-testület a 2002. évi költségvetést a 25/2001. (XII. 10.) számú rendeletével fogadta el, amely 11 051 millió Ft bevételi és kiadási előirányzatot tartalmazott. Az Önkormányzat 2002. évi költségvetési rendelete nem tartalmazta teljes körűen a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos szabályokat, azok külön rendeletben, polgármesteri és jegyzői utasításokban jelentek meg. Az intézmények többletbevételei feletti rendelkezési jogosultság meghatározása nem a költségvetési rendeletben, hanem egy, 1996. évben alkotott rendeletben 1 történt. Ez a rendelet részletezte a működési előirányzatokkal való gazdálkodás módját, az előirányzatok módosításának rendjét is. A rendelet a 2003. évi költségvetés megalkotásakor még hatályos volt, módosítása 2003. május 12-én történt meg. A költségvetési rendeletben nem rögzítették a polgármesteri hatáskörű előirányzat-változtatás helyi rendjét, az Áht. 98. (6) bekezdésében előírt önkormányzati biztos kirendelésének feltételeit és az Áht. 8/A. (1) bekezdésben foglalt az év során átmenetileg szabad pénzeszközök hasznosításának szabályait. A kerületi önkormányzat a költségvetési gazdálkodás szabályait nem módosította a jogszabályok 1996. óta bekövetkezett változásainak megfelelően, ezért a 2003. évi költségvetési koncepció, a költségvetési rendelettervezet előterjesztése és a költségvetési rendelet megalkotása során megismétlőd- 1 A Képviselő-testület 40/1996. (XII. 12.) számú rendelete az önkormányzat által fenntartott önálló és részben önálló költségvetési intézmények gazdálkodási jogköréről. 15

tek a 2002. évi hiányosságok. A Képviselő-testület a 2003. évi költségvetést a 2/2003. (III. 10.) önkormányzati rendeletével fogadta el 12 010 millió Ft előirányzati főösszeggel. 1.2. A költségvetési előirányzatok módosításának szabályszerűsége A Képviselő-testület a 2002. évi költségvetési rendeletében jóváhagyott előirányzatokat két alkalommal, összesen 3136 millió Ft-tal módosította. A főöszszeget érintő módosítások az eredeti előirányzat 28,4%-át tették ki. A módosítás összege a központosított, normatív, kötött felhasználású támogatások (765 millió Ft), az átvett pénzeszközök (747 millió Ft), valamint a saját hatáskörű előirányzatok (1624 millió Ft) változásának a következménye volt. A költségvetési rendelet módosítására előterjesztett rendelettervezetek részletezettsége és szerkezete azonos volt az eredeti költségvetési rendeletével. A Képviselő-testület élt az Áht. 74. (2) bekezdésében biztosított lehetőséggel, az átcsoportosítás jogát átengedte a bizottságainak és a polgármesternek. A Képviselő-testület az Önkormányzat által fenntartott önálló és részben önálló költségvetési intézmények gazdálkodási jogköréről szóló 40/1996. (XII. 12.) számú rendeletében szabályozta az előirányzat-módosítás és átcsoportosítás módját. Az intézményvezetői hatáskörben végrehajtható előirányzat átcsoportosítást a polgármester jóváhagyásával teljesíthetik, a testület utólagos tájékoztatásával. Az intézményműködtetési céltartalék felhasználásáról előirányzat módosításként az illetékes bizottság dönt, a Pénzügyi bizottság soron következő ülésén történő tájékoztatása mellett. A rendelet szerint a Képviselő-testületet az év közben végrehajtott előirányzat-módosításokról a költségvetési beszámolási időszak előtt tájékoztatni kell. Ez a szabályozás nem felelt meg az Ámr. 53. (6) bekezdésben foglaltaknak, mert az 30 napos tájékoztatási határidőt ír elő. A Képviselő-testület az előirányzat-módosításról és átcsoportosításról 2003. május 12-én alkotott rendeletet a zárszámadás elfogadásával egyidejűleg. Nem tartották be az Áht. 93. (2) bekezdésben foglaltakat, mert a költségvetési szervek előirányzaton felüli többletbevételüket előirányzat-módosítás nélkül használták fel, valamint nem teljesítették az Ámr. 53. (6) bekezdésének előírását, amely szerint a Képviselő-testület legkésőbb a zárszámadási rendelettervezet Képviselő-testület elé terjesztését közvetlenül megelőző ülésén módosíthatja költségvetési rendeletét. Az előirányzatokkal történő gazdálkodás szabályozása és megvalósítása sem biztosította az Áht. 12/A. (1) bekezdése előírásának érvényesülését, mely szerint kötelezettség vállalása és kifizetés teljesítése csak a jóváhagyott előirányzatok mértékéig vállalható. Az Önkormányzat 2002. évi költségvetési gazdálkodása során a Polgármesteri hivatalnál és az intézményeknél is volt kiemelt előirányzat túllépés. A 45 részben önálló költségvetési intézmény gazdálkodását végző GI a kiemelt dologi kiadások módosított előirányzatát 2,5%-kal túllépte. A GI előirányzat túllépéseit a Pedagógiai Szolgáltató Központ 1,2 millió Ft, a Piac és Vásárcsarnok 16,2 millió Ft, a GI központ 13,9 millió Ft, a Bródy Imre Gimnázium 3,1 millió Ft és a Babits Mihály Gimnázium 4,4 millió Ft előirányzat nélküli kifize- 16

tései határozták meg. A Szociális Foglalkoztató is előirányzat nélkül vásárolt 2,8 millió Ft összegben. A Polgármesteri hivatal kiemelt előirányzatai közül, a pénzeszköz átadás módosított előirányzatát 14,3 millió Ft-tal túllépte. Az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó intézményeknél a felújítási és felhalmozási kiadások módosított előirányzatának közel ötszörös 2 túllépése is előfordult. Az előirányzatokkal történő gazdálkodás figyelemmel kísérését a folyamatos, zárt rendszerű analitikus nyilvántartás biztosította, a módosításokról és átcsoportosításokról a dokumentumok a jogszabályokban rögzített határidőkön túl, vagy egyáltalán nem készültek el. Az Áht. 93. (1) bekezdésében előírtakat megsértették, mert nem a jóváhagyott költségvetési előirányzatokon belül gazdálkodtak. Az előirányzat túllépések miatt az érintett intézmények vezetőit nem vonták felelősségre, a gazdálkodást felügyelő alpolgármester írásban hívta fel a figyelmüket a szabályszerű eljárásra. 1.3. A gazdálkodás szabályozottsága, szabályszerűsége Az önkormányzati gazdálkodással kapcsolatos döntési, felelősségi feladatkörök az Önkormányzat SzMSz-ében, a Polgármesteri hivatal SzMSz-ében, a költségvetési rendeletek végrehajtási szabályai között, valamint egyedi szabályzatokban kerültek meghatározásra. A Polgármesteri hivatal szervezeti egységeire kiterjedően 1998. január 1-től az 1/2/25 számú polgármesteri utasítás tartalmazta részletesen a pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési és utalványozási, illetve a banki aláírási jogkörök szabályozását. A Polgármesteri hivatal kiadásai tekintetében a kötelezettségvállalási jogkört a polgármesterhez, az ellenjegyzési jogköröket a jegyzőhöz rendelte. Az érvényesítést végzők kijelölésénél tekintettel voltak az Ámr. 135. (2) bekezdése szerinti szakmai végzettségre. A teljesítés szakmai igazolását az Ámr. 135. (4) bekezdése szerint előírta az utasítás. A polgármester meghatározott esetekben (munkaszerződések, külföldi kiküldetések, reprezentációs keret, értékpapírok vásárlása, támogatás folyósítása, állandó ellátmányok) a kötelezettségvállalási és utalványozási jogkört magának tartotta meg. Más összeghatárhoz kötött, illetve konkrétan nevesített (jogi, szociális, gyámügyi) esetekben felhatalmazta az alpolgármestereket, a jegyzőt, illetve a felsorolt szakterületek vezetőit a saját hatáskörben történő kötelezettségvállalásra. A jegyző megtartotta az ellenjegyzés jogkörét egyes gazdasági események tekintetében, az egyéb esetekben felhatalmazta a Pénzügyi osztály vezetőjét és annak helyetteseit a jogkör gyakorlására. 2 Ez 3,1 millió Ft előirányzat nélküli kifizetés volt az Újpesti Gyermek és Ifjúsági Háznál. 17

A szabályozás a jogszabályi előírásokkal összhangban határozta meg a gazdálkodási jogkörök tartalmát és rögzítette a jogkörök gyakorlására jogosult személyeket, a neveket és az aláírás mintákat az utasítás melléklete tartalmazza. Nem rendelkeztek az 50 ezer Ft-ot el nem érő nem írásban vállalt kötelezettségek nyilvántartási rendjéről az Ámr. 134. (4) bekezdésében előírtak szerint. Teljes körű volt az összeférhetetlenségi szabályok meghatározása az Ámr. 135. (4) bekezdésében, illetve a 138. -ban előírtaknak megfelelően. A Polgármesteri hivatal eleget téve a Vhr. 8. (3) bekezdés előírásainak 2001. január 1-től hatályos számviteli politikával rendelkezett, de azt az időközben bekövetkezett jogszabályi változásoknak megfelelően nem aktualizálták. Nem rögzítették a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának, visszaírásának szabályait. Nem tartalmazta a szabályozás a számviteli elszámolás szerinti lényeges és jelentős összegnek a Vhr. 8. (5) bekezdés szerinti meghatározását. A számviteli politika a jogszabályi követelmények közül nem tartalmazott döntést arra vonatkozóan, hogy a számviteli politikát, vagy annak egyes elemeit, illetve a kapcsolódó szabályzatokat kiterjeszti-e az Önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervekre az egységes számviteli rend megteremtése érdekében 3. A számviteli politika tartalmazta az értékpapírok befektetett-, vagy forgóeszközzé való minősítésének szabályozását, a minősítésre a polgármester jogosult. A mérlegkészítés időpontját ameddig a tárgyévre vonatkozóan a számviteli nyilvántartásban a helyesbítések elvégezhetők meghatározták a Vhr. 8. (6) bekezdése szerint, de nem célszerűen, mivel azt az éves beszámoló TÁH részére való megküldési határideje utáni időpontban (március 30.) rögzítették. A számviteli politika keretében elkészítették és hatályba léptették a polgármesteri hivatalra vonatkozó szabályzatokat: a Vhr. 49. -a szerint a számlarendet, a Vhr. 37. (5) bekezdése szerint a leltárkészítési és leltározási szabályzatot és a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatát, valamint a Vhr. 8. -ának megfelelően az eszközök és források értékelési szabályzatát, illetve az értékkezelési és pénzkezelési szabályzatot. Önköltségszámítási szabályzatot nem kellett készíteni, mivel vállalkozási tevékenységet nem folytattak. A számlarendben a számlaosztályok tartalmának és számlakapcsolataiknak a 2002. évi aktualizálása elmaradt. A számlarend a jogszabályi előírások figyelembevételével készült, ún. mintaszabályzat, aminek az adaptálása nem történt meg. (A szabályzat alkalmazójának döntésétől függő értékek, időpontok beírása a mintaszabályzat kipontozott részeibe elmaradt: a Polgármesteri hivatal vállalkozási tevékenységet nem végez, a 6-os számlaosztályt nem alkalmazza, ugyanakkor a számlarend ezekre vonatkozóan részletes és konkrét előírásokat tartalmaz.) Rögzítették a főkönyvi számlák tartalmát és a számlaösszefüggéseket a Számv. tv. 161. (2) bekezdés b) pontja szerint, valamint a főkönyvi könyvelés és az analitika kapcsolatát. Számlakeretet a Vhr. 48. (2) 3 A Vhr. 8. (11) bekezdés, valamint hatásköri törvény 140. (1) bekezdés c) pontja alapján. 18

bekezdésének megfelelően évente aktualizált formában tartalmazott a szabályzat. Meghatározták az év végi zárlati tételeket, a zárlati feladatok végrehajtása előtt kötelezően elvégzendő egyeztetések formájára azonban nem tértek ki. Az analitikus nyilvántartások tartalmát, formáját, vezetésének módját, illetve az analitika adataiból készítendő összesítő feladások elkészítésének gyakoriságát, határidejét teljes részletességgel nem szabályozták. A törzsvagyon elkülönítéséről a számviteli analitikus nyilvántartásokban gondoskodtak a Vhr. 9. számú mellékletének előírása szerint. Az eszközök és források értékelési szabályzata az általános szabályokon túl konkrét meghatározást ad az eszközök bekerülési értékének tartalmára. Részletes és egyedi előírásokat tartalmaz az egyes eszköz- és forrástételek értékelésére vonatkozóan. A leltárkészítési és leltározási szabályzat meghatározza a leltározás és leltárkészítés célját, tartalmát, a leltározás alapfogalmait. Részletesen rögzíti a leltározásban közreműködők feladatát és felelősségét. A szabályzat megfelelő alapossággal foglalkozik a leltározás végrehajtásának előkészítésével, a leltározás feltételeinek biztosításával és a mennyiségileg számba vehető eszközök leltározásának végrehajtásával, tartalmazza a leltárkülönbözetek rendezésének szabályait. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásának részletes szabályait a házipénztári és pénzkezelő-helyi pénzkezelést, illetve a bankszámlákon lebonyolított pénzforgalom kezelését a pénz- és értékkezelési szabályzat tartalmazza. A szabályozás elvi része felsorolja a bankszámlaszerződésekből adódó jogokat és kötelezettségeket, illetve a pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlákat. Részletesen tartalmazza a pénzkezelés (bankszámla és készpénz) rendjét, a házipénztár működésének szabályait, a pénzkezelési munkakörökhöz kapcsolódó konkrét feladatokat és a pénzkezelés bizonylatait. A felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata a hivatal tárgyi eszközeire és készleteire vonatkozóan rögzíti a feleslegessé vált vagyontárgyak feltárásának, a selejtezés kezdeményezésének, a hasznosítási lehetőségek eldöntésének szabályait. Részletes előírásokat tartalmaz a selejtezési eljárás lefolytatására, végrehajtására, a selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolásokra. 1.4. A munkafolyamatba épített ellenőrzések szabályozottsága és gyakorlati működése a pénzügyi, gazdasági és számviteli feladatellátás területén A Képviselő-testület a 151/2001. (X. 30.) számú határozatával fogadta el a Polgármesteri hivatal SzMSz-ét, a szabályozás az Ámr. 17. (3) bekezdésének megfelelően készült el. Nem tartották be az Ámr. 17. (4) bekezdés azon előírását, mely szerint a gazdasági szervezet ügyrendet köteles készíteni, amely tartalmazza a szervezet feladatait, a vezetők és a Pénzügyi osztály dolgozóinak feladat-, hatás- és jogkörét. A Polgármesteri hivatal 2002. évben érvényben lévő SzMSz-e a feladatok részletes leírását tartalmazta. A hatás- és 19

jogkörök itt nem szerepeltek, azokat külön szabályzatokban rögzítették. A Pénzügyi osztály dolgozói részletes feladatait, hatáskörét és felelősségét a munkaköri leírások tartalmazták, kivételt képeztek a gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök, mivel az ellenjegyzési és érvényesítési feladatok nem kerültek be a munkaköri leírásokba. Az ellenőrzési kötelezettségeket külön polgármesteri utasításban rögzítették, az érvényesítési feladattal a jegyző négy személyt bízott meg. A munkafolyamatba épített ellenőrzésre vonatkozó szabályozás tartalmazta az ellenőrzési pontokat, de nem rögzítették az eltérések dokumentálásának módját. Az alkalmazott utalványrendelet-nyomtatványt nem megfelelően alakították ki, mert a munkafázisok megnevezése nem szerepelt a nyomtatványon. A munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatot részben végezték el, a vizsgált bizonylatok 3,9%-ánál hiányzott a kötelezettségvállalás ellenjegyzését igazoló aláírás. Az érvényesítési feladatot az Ámr. 135. (1) bekezdése írja elő, ezt a bizonylatok egyikénél sem teljesítették szabályosan, mert hiányzott az érvényesítve megjelölés és annak dátuma. A Polgármesteri hivatalnál utasításra tett ellenjegyzés nem volt. A Polgármesteri hivatal házipénztárában magas, napi 3-10 millió Ft-os készpénzforgalmat bonyolítottak a 2002. évben. A magas pénzforgalom a szociális segélyek, a közhasznú foglalkoztatottak bére, a dolgozók jutalma és a biztosítási díjak készpénzben fizetett összegei miatt alakult ki. A készpénzforgalom lebonyolítása 2003. március 31-ig a házipénztárban az előírt nyomtatványok alkalmazásával történt. A pénztárjelentéseken a napi zárást a pénztárellenőr záradékolta. Belső ellenőrzés a házipénztárban ezen időszakban nem volt. A szociális segélyek kifizetését külön pénzkezelő hely teljesítette, ahol a pénzforgalmi bizonylatok kiállítása és a pénztárjelentés elkészítése számítógéppel történt. A program a bizonylatok egymásra épített, sorszámozott zárt rendszerét biztosította. 1.5. A bizonylati rend szabályszerűsége A kiadások teljesítése, a bevételek elszámolása és nyilvántartása részben felelt meg a gazdálkodással kapcsolatos központi és helyi előírásoknak. A gazdasági eseményeket rögzítő bizonylatok az alapvető alaki követelmények szerint lettek kitöltve. A Polgármesteri hivatalban egyes bevételek beszedésekor a bizonylat (számla) kiállítása elmaradt, ezek fénymásolási, telefondíj és igazgatási szolgáltatási díjbevételek voltak, ezzel megsértették a Számv. tv. 165. (1) bekezdése előírását. A bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásban teljes körűen rögzítették. A Polgármesteri hivatalban a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilván- 20

tartás és a bizonylatok adatai között az egyezőség megvolt. A könyvvezetést a számviteli előírásoknak megfelelő program alkalmazásával végezték, a kialakított szakfeladat rend szerint számolták el a bevételeket és a kiadásokat. Az Számv. tv. 15. (9) és a Vhr. 9. (16) bekezdésének előírásával ellentétesen, megsértve a bruttó elszámolás számviteli elvét, a térítési díjak (bérleti díjak) túlfizetéseit levonták a követelés állomány összegéből, így az év végi vevőállomány értékét csökkentett összegben mutatták ki a könyvviteli mérlegben. A 701 ezer Ft-os eltérés a követelés állomány 0,0002%-át tette ki, ezért lényegesen nem befolyásolta a mérleg főösszegét. A készpénzkezeléshez kapcsolódó szigorú számadású bizonylatokról, nyomtatványokról nyilvántartást vezettek, nyomtatvány sorszám, kiadási és felhasználási dátum rögzítésével. A pénztári bizonylatoknál a gazdálkodási jogkörök gyakorlásakor nem tartották be az Ámr. valamennyi előírását. Az 50 ezer Ft feletti kötelezettségvállalás az Ámr. 134. (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően írásban történhet, a bizonylatok 2,4%-ánál megrendelés nem volt, ezek között volt egy öt millió Ft feletti tétel is. A bizonylatok 3,9%-ánál nem történt meg a kötelezettségvállalás ellenjegyzése, így nem teljesült az Ámr. 134. (7) bekezdésében rögzített előírás, elmaradt a fedezet meglétének, a gazdálkodásra vonatkozó szabályok betartásának ellenőrzése. A Polgármesteri hivatalban az Ámr. 135. (3) bekezdése előírását nem tartották be, mert az érvényesítés szabálytalanul történt, az érvényesítve megjelölés nem szerepelt a bizonylatokon. Az érvényesítés és az utalványozás elvégzésének sorrendje nem volt megállapítható, ugyanis a bizonylatokon egy dátumot rögzítettek, vagy nem volt dátum. A teljesítés szakmai igazolása az eredeti bizonylaton, az utalvány rendeleten, vagy külön iratként megvalósult. A Polgármesteri hivatalban a kiadási bizonylatokon az utalványozás és annak ellenjegyzése megtörtént, az aláírások azonosíthatók voltak. A készpénzelőlegek nyilvántartása és az azokkal történő elszámolás a pénzkezelési szabályzatban rögzítetteknek megfelelt. A Polgármesteri hivatal által üzemeltetett személygépjárművek üzemanyag ellátása készpénzelőleg útján történt, az előleg-elszámolás rendje és a felhasználható előleg összege szabályozott volt, de az üzemanyagnormát egy esetben nem tartották be. A BIT 279 forgalmi rendszámú gépkocsi a 2002. évben 54 ezer Ft-tal túllépte az üzemanyag normát. A közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag-és kenőanyag- fogyasztásának igazolás nélküli elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV.1.) Korm. rendeletben előírt norma túllépése a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 25. (2) bekezdés a) pontja szerint bevételnek számít, ezért a munkáltató a természetbeni juttatások utáni adó-és járulék megfizetésére kötelezett volt. A Polgármesteri hivatal ezt a kötelezettségét nem teljesítette. 21

1.6. A vagyon nyilvántartásának és leltározásának szabályszerűsége A Polgármesteri hivatal kezelésében lévő önkormányzati vagyon nyilvántartását megoldották. A főkönyvi számlákhoz kapcsolódó a vagyont érintő analitikus nyilvántartásokat folyamatosan vezették. A 2002. évi mérleg készítésének időpontjában a főkönyvi és az analitikus nyilvántartások adatai egyezőséget mutattak. A 2002. évi zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatáshoz, ezen belül az önkormányzati törzsvagyon forgalomképesség szerinti bemutatásához a szükséges adatok a nyilvántartásokból kigyűjthetők voltak. A Polgármesteri hivatal a 2002. évben részben tett eleget leltározási kötelezettségének. A jegyző 2002. november 13-án kiadott utasításával rendelte el a leltározás elvégzését, amelynek előkészítése a leltározási szabályzatnak megfelelően történt. A leltározási ütemterv részletesen tartalmazta az ellátandó feladatokat, a végrehajtásért és az ellenőrzésért felelős személyek megnevezését, a leltári körzeteket és az ott leltározandó eszközök és a felhasználandó dokumentumok körét. A közreműködőket felkészítették, erről jegyzőkönyvet vettek fel, bizonyítható módon átadták részükre a szükséges nyomtatványokat. A leltározás megkezdése előtt nem határozták meg az eszközök teljes körére a leltárfelvétel konkrét módját. A kis értékű tárgyi eszközöket mennyiségi felvétellel leltározták, azonban a leltár kiértékelését nem végezték el. A leltározott eszközökről és forrásokról készített összesítő kimutatásban a Pénzügyi osztály által egyeztetéssel leltározott forrásokról volt adat. A Polgármesteri hivatal a könyvviteli mérlegében szereplő eszközök állományát a főkönyvi és az analitikus nyilvántartások egyeztetésével és részben összesítő kimutatásokkal támasztotta alá. Ez nem felelt meg teljes mértékben a Vhr. 37. -a előírásának, mely szerint az eszközöket meghatározott kivételekkel mennyiségi felvétellel kell leltározni. A leltározás elvégzését igazoló leltárt a Vhr. 37. (4) bekezdésében részletezett feltételek megléte esetén lehet a részletező nyilvántartások alapján készített összesítő kimutatással helyettesíteni. A Polgármesteri hivatal ezeknek a feltételeknek csak részben tett eleget, nem rendelkezett a felügyeleti szerv engedélyével, nem rögzítette a leltározási szabályzatban az összesítő kimutatás tartalmát, formáját és kellékeit. Az ingatlanok könyvviteli mérlegben szereplő értékét a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartásokban szereplő adatok figyelembevételével állapították meg. Az ingatlanok értékcsökkenését negyedévente, időarányosan a jogszabályban 4 előírt leírási kulcsok figyelembevételével számolták el. Az utakról, parkokról, játszóterekről egy egyedi nyilvántartó lapot vezettek, ezért az értékcsökkenés elszámolása is összevontan történt, ezzel megsértették a Számv. tv. 16. (1) bekezdésében rögzített egyedi értékelés számviteli elvét. A park és játszótér-beruházások, felújítások aktivált értékét is összevontan tartották nyilván az egyedi nyilvántartó lapon. Szabálytalanul, az építményekre előírt leírási kulcs alkalmazásával a pázsitfelület és a telepített növényállomány nyilvántartási értéke után is elszámolták az értékcsökkenést. 4 A Vhr. 30. (2) bekezdése tartalmazza részletesen az alkalmazandó leírási kulcsokat. 22