MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA Agrártudományi Kutatóközpont Reprezentációs kiadások felosztásának, teljesítésének, és elszámolásának szabályzata Martonvásár, 2012. augusztus 31. Bedő Zoltán főigazgató 0
A reprezentációs kiadások felosztásának, teljesítésének és elszámolásának szabályzata Az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI törvény, valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII törvény figyelembevételével az Agrártudományi Kutatóközpont érdekében megvalósuló reprezentációs kiadások elszámolásának szabályairól az alábbi szabályzat rendelkezik: 1. Szabályzat hatálya Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Kutatóközpont tevékenységének érdekében felmerülő olyan kiadásokra, melyek tárgya reprezentáció illetve üzleti ajándék. 2. Szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározza az éves költségvetési rendeletben meghatározott összegű reprezentációs kiadások felosztását, teljesítését és elszámolását érintő főbb eljárási szabályait. 3. Fogalmak Jelen szabályzat alkalmazásban: Reprezentációs kiadásnak minősül az SZJA törvény 3. 26. pontja alapján a Kutatóközpont tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás. A reprezentáció körébe tartozik az olyan munkaértekezlet, amelyen a szervezeti egységek képviselői vesznek részt, a társintézményekkel közösen tartott egyeztetések, az adott szakmát érintő rendezvények, fogadások, konferenciák, konzultációk és továbbképzések. Az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. Üzleti ajándék amelyet a Kutatóközpont tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai stb. kapcsolatok keretében ad. Üzleti ajándék saját dolgozó részére nem adható. Ajándék lehet: - térítés nélkül adott termék, 1
- térítés nélkül nyújtott szolgáltatás. Vendéglátás alatt az étel, ital, biztosítását kell érteni. A vendéglátás keretében biztosított illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak minősülnek. Az érintett fogyasztási cikkek az alábbiak lehetnek: Élelmiszer: kávé, tea, tej, üdítők, ásványvíz, alkoholmentes ital, sós és édes aprósütemény, munkaebéd vagy vacsora, bizonyos esetekben alkohol tartalmú ital. Egyébtermék: virág, papírtálca, szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag. Vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazás, szállás és szabadidő programokat kell érteni. Nem minősül a reprezentációnak a rendezvény lebonyolítására használt helyiség dekorációja. 4. A reprezentáció és az ajándékozás esetei 4.1. A reprezentáció esetei: a) Hivatali szakmai tárgyalásokon, Bizottsági üléseken, értekezleteken, tanácskozásokon rendezvényeken térítésmentesen biztosított étel- és italszolgáltatás. b) Egyes rendezvények, például: kitüntetés átadás, nemzeti ünnepek, évfordulók alkalmával szervezett kulturális illetve egyéb társadalmi rendezvényeken biztosított étel, ital. c) Vezetői beosztással kapcsolatos vendéglátás. d) Sajtótájékoztatóval kapcsolatos vendéglátás. e) Munkaebédeken, vacsorákon felszolgált étel, ital. f) Vendéglátáshoz kapcsolódó utazás és szállás, valamint egyéb szabadidős program. g) Kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása. h) Személyi reprezentáció. 4.2. Az ajándékozás esetei: Az ajándékozás jellemző esetei a belföldi, illetve külföldi vendégek számára a vásárolt vagy saját előállítású tárgy (termék) ellenérték nélkül történő átadása. Az ajándékozással kapcsolatos javaslatok: külföldi vendég számára magyar termék ajándékozása, egyes ajándékoknál lehetőség szerint a Kutatóközpont szerepét, sajátosságait kihangsúlyozó ajándéktárgy választása. 2
5. A reprezentációra fordítható kiadások A reprezentációs kiadások fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékvonzatot a Kutatóközpont éves költségvetési rendeletén belül a dologi kiadások kiemelt előirányzata tartalmazza. A járulék - és adómentesség határát a hatályos jogszabályok határozzák meg. Az e jogcímeken felmerülő kiadások költségvetési támogatásból nem finanszírozhatók, így csak saját bevétel terhére számolhatók el. 6. Ajándék Ajándék a viszonosság figyelembevételével adható. Ajándékozást kizárólag a főigazgató, a Gazdasági igazgató, és az önelszámoló egységek vezetői engedélyezhetnek. Az ajándékozás összege a reprezentációs kiadások keretét terheli. Ajándéktárgy vásárlásakor a számlára rá kell vezetni: A vásárlás ajándékozás céljára történt. A természetben adott egyszeri ajándék nem lehet értékpapír, biztosítási kötvény, takarékbetét, nemesfém tárgy és eszköz. Az ajándék természetbeni juttatásnak minősül, amelynek értéke, a mindenkor hatályos jogszabályokban meghatározottak szerint a Kutatóközpontot adó és/vagy járulékfizetési kötelezettség terheli. 7. Reprezentációs és ajándékozási keret Reprezentációs és ajándékozási kerettel rendelkezik a főigazgató, gazdasági igazgató és minden önelszámoló egység vezetője. A Főigazgató, gazdasági igazgató rendelkezésére álló éves keretösszeg évente kerül megállapításra. A reprezentációs keret mértéke az önelszámoló egységeket tekintve, a saját bevételének legfeljebb 10 százaléka. A reprezentációs keret kötelezettségvállalási, kötelezettségvállalás ellenjegyzési jogát az SzMSzben meghatározott joggal rendelkezők gyakorolják. 3
8. A reprezentációs keret felhasználása és elszámolása A reprezentációs keretet a 4. pontban meghatározott esetekben lehet felhasználni a felmerülő - számlával igazolt - kiadások finanszírozására. A jogosultak kötelesek a keret felhasználásáról a Kutatóközpont nevére és címére kiállított számlák benyújtásával elszámolni legkésőbb a számla kiállítását követő munkanapon, figyelembe véve a házipénztár nyitvatartási rendjét. A reprezentációs kiadások teljesítés igazolását a gazdasági igazgató végzi. A gazdasági igazgató a teljesítés igazolás során a számlára a felhasználás jogcímét és a felhasználás megtörténtét aláírásával igazolja. A reprezentációs kiadásokról szóló számlát elszámolás céljából a teljesítés igazolást követően a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztályhoz kell benyújtani. A Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály a reprezentációs keret állásáról negyedévente, - illetve igény szerint- kimutatást készít. A kimutatás információt nyújt az aktuális felhasználható előirányzatról, valamint a kötelezettségvállalások állományáról. A Kutatóközpont mentesül az adó- és járulékfizetési kötelezettség alól, ha a reprezentáció éves értéke nem több mint az adó évre elszámolt összes bevétel vagy az összes kiadás (a kisebb összeget kell figyelembe venni) értékének 10 százaléka. Ez azonban nem lehet több évi 25.000 EFt azaz huszonötmillió forint összegnél. Mentesül továbbá az adó- és járulékfizetési kötelezettség alól, ha az adóévben az üzleti ajándékok egyedi - általános forgalmi adót is tartalmazó - összege nem haladja meg a minimálbér 25 százalékát, azaz a 23.250 Ft-ot. Amennyiben a fenti keretet a Kutatóközpont meghaladja a fenti egyes juttatások után 16 százalékos személyi jövedelemadót (SZJA) és 27 százalékos egészségügyi hozzájárulást (EHO) kell megfizetni a juttatás értékének 1,19 szerese után. Ebben az esetben havi járulék bevallási és megfizetési kötelezettség terheli a Kutatóközpontot, melynek a Pénzügyi, Számviteli és Humánpolitikai Osztály köteles eleget tenni. 9. Záró rendelkezés Jelen szabályzat 2012.augusztus 31.-én lép hatályba. 4