első használat (1/11) 1.) A program előszöri indításakor a beállítások ellenőrzésével és kiegészítésével kell kezdeni. A beállítások a Fájl/Beállítások menüpontban érhető el. Az ablak megjelenését megelőzően egy információs ablak jelenhet meg, amelyet figyelmen kívül lehet hagyni, ha a programot csak egy gépen használja (nincs hálózatos üzemeltetés). Beállítások fül: Alapnyomtató - Az itt beállított nyomtatót fogja a program minden lista és bizonylat nyomtatására használni, a listák előnézeti ablakában egyedileg állítható a nyomtató. Ha itt nincs megadva nyomtató akkor a program automatikusan a windows alapnyomtatóját használja. Nyugtás/Egyéb kp, vásárló - A már feltöltött partnertörzsbe fel kell venni egy fiktív partnert, ez a partner lesz az egyéb vásárló aki pl. Nyugtára vásárol vagy számlára ugyan, de nem kívánja felvenni a partnertözsbe. Készpénz fiz. Mód - A fizetésmód törzs rugalmasan karbantartható, így a 'Készpénz' fizetésmód helyett akár 'KP' vagy 'K.pénz' szöveg is azonosíthatja az azonnali fizetés módját. A programnak viszont szüksége van az azonnali fizetésmód névszerinti ismeretére, ezért itt meg kell adni azt.
első használat (2/11) Vevői folyószámla egyenleg a számla alján - Minden számlára felkerül az érintett partner kinemfizetett számláinak az összege. Pénztárbizonylat aut. Nyomtatás kp. Fizetésmód esetén - A készpénzes számla nyomtatását követően a hozzátartozó pénztárbevételi bizonylat is nyomtatásra kerül. (A fenti Készpénz fiz. Mód sorban meghatározott fizetésmód esetén történik!) Szállítólevélen érték feltüntetése - A szállítólevél alaphelyzetben csak a tételeket és a mennyiségeket tartalmazza ez bővíthető a számla adattartamára. Minden ablak teljes méretű - Az új ablakok nyitáskor azonnal maximalizálódnak. Készlet kezelés tíltása - Engedélyezett lesz a mínusz készlet, természetesen ez a készlet kezelésének teljes leállásával jár együtt. Ablakok címkének megjelenítése a fejrészben - Az 1024x768 alatti felbontás esetén a képernyőn sokkal kisebb a hely a munkavégzésre, a hely növelésének egyik módja, ha az ablakok legfelső sorában levő cím nem jelenik meg. Lista ablak tartalma automatikusan frissül - A listázó ablakokban különböző feltételek alapján SQL lekérdezés segítségével egy táblázatban azonnal megjelennek a feltételeknek megfelelő tételek. A nyomatást indító gombbal aztán csak leszűrt tételekről készül a lista. Ez a kapcsoló azt dönti el, hogy a feltételek módosítása során a táblázat adatai automatikusan frissüljenek-e. Persze ez a legjobb megoldásm viszont lassú gép esetében kínos várakozás eredményezhet. Kikapcsolt állapot esetén csak a frissít gomb megnyomásakor frissül a táblázat. Kategóriánkéti kedvezmény alkalmazása - A partnereknek tétel kategóriánkét (termék csoportonként) különböző százalékú kedvezményt is adhat a program, ez kapcsolható itt be. Automata mentés bekapcsolva rendszeres mentést készít a program kilépéskor (részletesen az automata mentés fül alatt állítható) Adattáblák tesztelése induláskor minden indításkor állomány teszteléssel kezd a program, ez nagyon lelassítja a program indítását ezért nem ajánlott a használata csak áramszünettel többszörösen megszakított munkafolyamat esetén. Modulok: Jobb oldalon a modulok ki-be kapcsolására van lehetőség - sorrendben: Felvásárlói jegy kezelés, Pénztár modul, Deviza modul, Pénzügyi modul. A programunkat két változatban áruljuk, mégpedig a teljes képesség listát felölelő Mini Számla 2003+ programot és a csökkentett képességgel rendelkező programot. Ezen túl kiegészítő modulként választható a felvásárlási jeggyel foglalkozó programrész. A felvásárlási jegy kezelés csak akkor kapcsolható be, ha a szükséges kiegészítő modul aktiválásra került. A program esetén csak a Pénzügyi modul használható, a pénztár és a deviza modul csak a Pluszos verzióban üzemel. Tulajdonos adatok: Fontos, hogy a program használatát megelőzően a tulajdonos adatok füllel megjeleníthető tulajdonos adattáblát helyesen töltse ki. Különösen figyelmesen kell eljárni, mivel ez alapján készül el a számla fejrésze. 2.) Ellenőrizze az alaptörzseket: Törzsek/Alaptörzsek menüben a következőket kell megnézni: a rögzített mennyiségi egységeket szükséges-e bővíteni? a rögzített fizetésmódok elegendőek-e? az ÁFA törzsből törölhetők-e biztosan nem használt ÁFA kulcsok? Pl. 12% ÁFA felvásárlási jegy modult kezelő programnál a kompenzációs felár százalékának ellenőrzése 3.) Rögzítsünk egy partnert: a Törzsek/Partnertörzs menüpontban A beszállítókat és a vevőket is ebbe a törzsbe kell rögzíteni. Az új tételek az "Ins" billentyű vagy az "Új tétel <Insert>" gomb lenyomásával vihetők fel. A listában kiválasztott tétel a "Del" billentyű vagy a "Tétel törlés <Delete>" gomb lenyomásával törölhető. A listában kiválasztott tétel javítása a "Enter" billentyűvel, vagy a javítandó mezőre kattintással indítható. Az új
első használat (3/11) felvitel vagy a tétel javítás az "Esc" billentyűvel vagy a "Művelet megszakítás <Esc>" gomb lenyomásával megszakítható. Az "Esc" billentyű újabb lenyomásával az ablak is bezárásra kerül! A következő mezők kitöltése kötelező: Név, Település név, Utca név, Fizetésmód. A megadott fizetésmód, kedvezmény, fizetéshatáridő lesz számlázáskor az alapértelmezett, a késedelmi kamat százalékot alkalmazza majd a fizetési felszólítás levélen. A kedvezmény adható a számla vagy szállító végösszegéből vagy az egyes kategóriákba tartozó termékekre külön-külön állíthat be kedvezmény százalékot. A telenkét és a végösszegből adott kedvezmények összeadódnak, ezt az összeget jeleníti meg az Összes kedvezmény sorban a program. A kedvezményt a program alaphelyzetben az 1. sorszámú alapárból adja, kivéve ha az egységár oldalon kategóriánként más-más árat nem ad meg. Az egységár oldal csak abban az esetben használható, ha egynél több egységárat alkalmaz a program. Szállítási/Posta címet a szállító vagy számla fejrészébe szúrhatja be, abban az esetben ha nem az alapértelmezett telephely cím a célállomás. Az ablak menüjében levő 'táblázat oszlopainak karbantartása' menüponttal megjeleníthető a táblázat oszlopainak karbantartására szolgáló ablak. Ebben az ablakban az oszlopok ki/be kapcsolhatók, valamint át is helyezhetők. Az áthelyezés magában a táblázatban is elvégezhető az egérgomb nyomvatartásával, az oszlopok átmértezhetők az oszlopelválasztó vonal megfogásával (nyomvatartott egérgomb). 4.) Rögzítsünk egy tételt: a Törzsek/Tétel menüpontban A tételtörzs tartalmazza a program által kezelt termékeket és szolgáltatásokat. A számlázás vagy szállítózás során a megnevezésen túl egyedi megjegyzés fűzhető minden egyes sorhoz. Ezzel a tulajdonságával és a készletgazdálkdás használata nélkül úgy is használható a program, hogy a törzsbe csak a termékeknek vagy szolgáltatásoknak csak a megnevezése kerül a törzsbe a további specifikálás (pl.: méret, típus, kiszállásnál: tól-ig) a számlázás során a tételes megjegyzésbe kerül. A kategória besoroláshoz a tételek rögzítését megelőzően ki kell alakítani a kategória törzset! A tétel felvitelekor válasszon tételtípust! Az egységárakat mindig nettóban kell megadni. Az egyéb adatok oldalon a No mezőbe a termék azonosító számát, a számazási ország mezőbe pedig - export termék esetén - a termék származi helyét kell megadni. A minimum és a maximum készlet a készletezés felügyeletét egyszerűsíti. A csoportok oldalon 5 mezővel további csoportosításra alkalmas információk rögzíthetők. Egy használati módja pl.: méret, szín, anyag,... (egy cipő kereskedésben). A megadott csoportok alapján minden lista szűrhető, így pl. könnyen lehozható a 42-es, fekete cipők listája. Az egységár oldal csak abban az esetben használható, ha egynél több egységárat alkalmaz a program. A következő mezők kitöltése kötelező: Név, Tétel azonosító, Mennyiségi egység. A megadott Tétel azonosító, Mennyiségi egység, ÁFA kulcs lesz számlázáskor az alapértelmezett. Deviza számla formátum esetén az idegen nyelvű szöveg is megjelenik. Az új tételek az "Ins" billentyű vagy az "Új tétel <Insert>" gomb lenyomásával vihetők fel. A listában kiválasztott tétel a "Del" billentyű vagy a "Tétel törlés <Delete>" gomb lenyomásával törölhető. A listában kiválasztott tétel javítása a "Enter" billentyűvel, vagy a javítandó mezőre kattintással indítható. Az új felvitel vagy a tétel javítás az "Esc" billentyűvel vagy a "Művelet megszakítás <Esc>" gomb lenyomásával megszakítható. Az "Esc" billentyű újabb lenyomásával az ablak is bezárásra kerül! Az ablak menüjében levő 'táblázat oszlopainak karbantartása' menüponttal megjeleníthető a táblázat oszlopainak karbantartására szolgáló ablak. Ebben az ablakban az oszlopok ki/be kapcsolhatók, valamint át is helyezhetők. Az áthelyezés magában a táblázatban is elvégezhető az egérgomb nyomvatartásával, az oszlopok átmértezhetők az oszlopelválasztó vonal megfogásával (nyomvatartott egérgomb).
első használat (4/11) 5.) Állandó megjegyzések a bizonylatokon? 6.) Hogyan készítsünk számlát... Az Eladás/Számlázás menüpontban: A partner a kezdőbetűk begépelésével vagy a lenyílómenüben választható ki. A kiválasztott partnerhez rendelt fizetésmód, kedvezmény és fizetési határidő napban a kiválasztáskor a fejrészbe kerül. Deviza számlázás esetén kiválasztható a számlázás során használatos deviza, a paritás, a fuvareszköz a nettó és bruttó súly.
első használat (5/11) A fizetésmód mezőben érdemes a le/fel nyillal váltani. A kedvezmény max. 99% lehet, de elfogad negatív kedvezményt is (felár). A dátumok megadása normál begépeléssel, az egyes számok a le/fel nyillal vagy a lenyitható naptár segítségével történik. FONTOS! A számla készpénzes fizetésmód vagy a kelet és a fizetés határidő egyezése esetében sem kerül automatikusan kifizetett státuszba. Másszóval a vevői nyilvántartás / számla kiegyenlítések menüben minden számlának - a készpénzes számláknak is - rögzíteni kell a kifizetését. A megjegyzés a számla fejrészébe, a melléklet pedig a lábrészbe kerül. Mind a kettő esetében alkalmazható a Beszúrható szövegek módszer. Ami azt jelenti, hogy a mezőn lenyomott jobb egérgombbal megjelenő menüben megjelenő beszúrható szövegek listájából illeszthető be egy. A tétel karbantartásánál használható funkciók: Az új tételek az "Ins" billentyű vagy az "Új tétel <Insert>" gomb lenyomásával vihetők fel. Első tétel esetén elég az Enter billentyű is. A listában kiválasztott tétel a "Del" billentyű vagy a "Tétel törlés <Delete>" gomb lenyomásával törölhető. A listában kiválasztott tétel javítása a "Enter" billentyűvel indítható. Az ablak menüjében levő 'táblázat oszlopainak karbantartása' menüponttal megjeleníthető a táblázat oszlopainak karbantartására szolgáló ablak. Ebben az ablakban az oszlopok ki/be kapcsolhatók, valamint át is helyezhetők. Az áthelyezés magában a táblázatban is elvégezhető az egérgomb nyomvatartásával, az oszlopok átmértezhetők az oszlopelválasztó vonal megfogásával (nyomvatartott egérgomb). A felvitel vagy javítás során a Tétel ablak jelenik meg, ebben az ablakban rögzíthetők a tételre vonatkozó adatok. A számla lezárása az F10 billentyűvel történik. 7.) Számla kezelése sztornózás/helyesbítés A számla helyesbítésekor a számla egy-egy tételét akarjuk csak módosítani, a sztornózáskor pedig a teljes számlát lerontjuk. Általában ezutóbbit alkalmazza mindenki. Sztornózzuk le az előbb elkészült számlánkat:
első használat (6/11) A baloldali ablakban rá kell állni a sztornózandó számlára, és az alsó gombsorban található Sztornó gombbal lehet a sztornózást megkezdeni. Ekkor a program elkészíti az eredeti számla inverzét (negatív előjeles tételekkel), ezt az F10-zel lehet jóváhagyni és kinyomtatni. A sztornó számla teljesítés dátuma megegyezik a sztornózott számla teljesítés dátumával, a végösszege az előjelváltástól eltekintve szintén megegyezik az eredeti számláéval. Deviza számla készítését megelőző műveletek A program felkészítése az idegen nyelvű számlázáshoz (beállítások): 1.) Deviza modul bekapcsolása Fájl/Beállítások-> Deviza modul üzemel kapcsoló bekapcsolása, Beállítások mentése Ennek hatására a deviza modul bekapcsolásra kerül, és a program egyes ablakai kiegészülnek az ennek működtetéséhez szükséges mezőkkel. A további leírás ezekről a változásokról szól. 2.) Deviza modul beállításai (itt lehet megadni a használt nyelvet - kék kijelölés, és a devizát, amiben a termékek törzsbei egységárai értelmezhetők - marad HUF, ha nem csak EUR számlát készít.)
első használat (7/11) 3.) További számlázással kapcsolatos beállítások (Nyomtatás előtti formátumváltási lehetőség mód bekapcsolása - ettől a számla lezárást követően - a lezárt számlára vonatkozóan - lehet választani bizonylat formátumot (belföldi alapszámla formátum vagy alap idegen nyelvű deviza számla), továbbá módosítható az alapértelmezetten beállított nyelv is. 4.) Fizetésmód törzs is változott: beírható az egyes fizetésmódok idegennyelvű megfelelője -
első használat (8/11) 5.) Mennyiségi egységnél ugyanez a helyzet: pl.: km 6.) Meg kell adni az idegen nyelvű megnevezést a tételtörzsben is az idegen nyelvű számlára kerülő tételek esetében:
első használat (9/11) 7.) Az idegen nyelvű számlára az 'Export számla' mezőbe írt állandó megjegyzések kerülnek fel (ha ilyenre szükség van) 8.) A partner esetében az EU adószámot a sima Adószám/Adóaz. jel mezőbe kell írni. 9.) A számla ablak képe így változott:
első használat (10/11) Belföldi számla esetén az új mezők kitöltése elhagyható, a számla lezárását követően a belföld formátumok közül kell választani... és a megszokott formátumban készül el a számla. Példa az idegen nyelvű számlára:
első használat (11/11) Fontos, hogy a külföldre menő számla tételei már a tétel törzsben kapjanak ÁFA mentes besorolást a törzsben levők közül (ennek is van idegen nyelvű elnevezés mezője) A program használatához további segítséget a következő elérhetőségeken keresztül szerezhet: Ügyeleti számunk: +36/30/535-1142 Általános címünk: level@multiszolg.hu Webcímünk: www.multiszolg.hu