Vidékfejlesztési Minisztérium Mezőgazdasági Gépesítési Intézet 3/2010. sz. Főigazgatói Utasítás Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés Szabályzatáról beleértve a bankszámla feletti rendelkezési jogokat és a bélyegzők használatának, nyilvántartásának rendjét Hatályos: 2010 szeptember 01-től Gödöllő, 2010.
Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés Szabályzata A számvitelről szóló, többször módosított 2000. C. törvényben, a költségvetési szervek jogállásáról és a gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvényben, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Kormányrendeletben, továbbá a kincstári számlavezetés és finanszírozás, a feladatfinanszírozási körbe tartozó előirányzatok felhasználása, valamint egyes államháztartási adatszolgáltatások rendjéről 46/2009. (XII.30.) PM rendeletben foglalt előírás értelmében a számviteli politika részét, mellékletét képezi a Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés rendjét, beleértve a bankszámla feletti rendelkezési jogokat és a bélyegzok használatának, nyilvántartásának rendjét szabályozó Szabályzat. A Szabályzat hatálya a költségvetési szerv által vállalt fizetési, vagy más teljesítési kötelezettségre (kötelezettségvállalás), pénzügyi teljesíthetőségre (ellenjegyzés), a teljesítés elrendelése előtt a kiadás jogosultságának, összegszerűségének, a fedezet meglétének, az előírt alaki követelmények betartásának érvényesítésére (érvényesítés), a kiadás teljesítésének elrendelésére (utalványozás), valamint az utalvány ellenjegyzésére terjed ki. Az Áht.-ban foglalt szabályozás szerint a költségvetési szerv feladatainak végrehajtását szolgáló, a kiadási előirányzatokat terhelő fizetési, vagy más teljesítési kötelezettség vállalása a költségvetési szerv vezetőjének, vagy az általa megbízott személynek a hatáskörébe tartozik. A VM Mezogazdasági Gépesítési Intézet gazdasági muveleteinek bizonylati fegyelme érdekében az alábbi foigazgatói utasítást adom ki, mellyel az a célom, hogy a költségvetési szerv feladatainak szakszerű végrehajtásához kapcsolódó (pénzügyi) gazdálkodási feltételek biztosítása érdekében - a kötelezettségvállalás, - a kötelezettségvállalás ellenjegyzése, - szakmai teljesítés igazolás, - pénzügyi érvényesítés, - ellenjegyzés, - az utalványozás rendjét egységesen szabályozzam. Ugyanebben a szabályzatban kívánom szabályozni a bankszámla feletti rendelkezési jogokat és a bélyegzok használatának, nyilvántartásának rendjét. 1. A kötelezettségvállalás 1.1. A kötelezettségvállalás fogalma Az Áht. 98.. (1) bekezdése alapján kötelezettségvállalás a költségvetési szerv feladatainak ellátását szolgáló, a kiadási előirányzatokat terhelő fizetési vagy más gazdasági kihatású teljesítési kötelezettség vállalása. 2
1.2. Kötelezettségvállalási jog A kötelezettségvállalási jog az intézménynek a tárgyévben rendelkezésre álló aktuális (módosított) előirányzata gazdálkodási kerete összegéig gyakorolható. Nem vállalható kötelezettség, illetve az nem ellenjegyezhető, ha annak pénzügyi kihatása a felhasználható előirányzatot meghaladja, illetve valamely jogszabállyal ellentétes, vagy az intézmény érdekeit sérti. A kötelezettségvállalási jog gyakorlásakor figyelemmel kell lenni a kötelezettségvállalás bejelentési rendjére is, amely a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 235 (1) bekezdésében szabályozott a következők szerint: A kincstári körbe tartozó költségvetési szerv a dologi és a felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzata vagy az előző évek előirányzat-maradványa terhére belföldön vállalt bruttó egymillió forintot elérő összegű kötelezettségeket köteles egyedileg bejelenteni a Kincstárba a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül, de legkésőbb a kifizetést megelőző 10. munkanapig. Ugyanezen Korm. rendelet 236 (1) bekezdése szerint minden 10 millió forintot elérő kötelezettségvállalás megkötése előtt három munkanappal a Kincstárnoki Titkárságot és a fejezethez kirendelt kincstárnokot előzetesen elektronikus úton tájékoztatni kell a vállalandó kötelezettségről. A tájékoztatás beérkezését követő három (3) munkanapon belül a kötelezettségvállalás dokumentumának az aláírása nem történhet meg. Amennyiben a kincstárnok nem jelez vissza három munkanapon belül, akkor a kötelezettségvállalásra a vonatkozó jogszabály szerint kerülhet sor. Ez a gazdasági főigazgató-helyettes felelőssége. 1.3. A kötelezettségvállalás formái A kötelezettségvállalás irányulhat: termék, áru beszerzésére, szolgáltatás igénybevételére, építési munkák (beruházás, felújítás, karbantartás) megrendelésére, projektek megszerzésére, közérdeku célú kötelezettségvállalásra, munkavállalók, közalkalmazottak foglalkoztatására, támogatás nyújtására, szakmai képzésre, kiküldetés elrendelésére, kezesség, garancia vállalása, kötbérre, kártérítésre, egyezségre, letétre, illetve minden olyan fel nem sorolt gazdasági tárgyú intézkedésre, amely az intézetre terhelo kötelezettséget jelent. A kötelezettségvállalás tehát a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére foganatosított olyan intézkedés, amely jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. A költségvetésben meghatározott előirányzat önmagában nem kötelezi a jogosultságot gyakorlót a cselekvésre, hiszen az államháztar- 3
tás gazdálkodásának egyik alapelve, hogy a kiadási előirányzatok felhasználása szemben a bevételi előirányzatok teljesítésének kötelezettségével csak a felhasználás jogosultságát foglalja magába. A költségvetési szerv a vonatkozó jogszabályi előírások figyelembevételével - kizárólag olyan kiadási előirányzatra vállalhat kötelezettséget, melynek bevételi oldala is megfelelően biztosított. A kötelezettségvállalásnak az Ámr. 134. (7) bekezdése alapján előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzat-felhasználási tervet az Ámr. előírásai, valamint felügyeleti szerv által kiadott rendeletek, utasítások figyelembevételével kell elkészíteni. Az előirányzat felhasználási tervet az elemi költségvetés alapján, havi bontásban egész évre vonatkozóan kell elkészíteni. A havi előirányzati terv megbízható alapja kell, hogy legyen a kötelezettségvállalási, kötelezettségvállalás ellenjegyzési, érvényesítési, ellenjegyzési jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának. Az előirányzat-felhasználási tervnek tartalmaznia kell: A várható bevételeket: - a költségvetési támogatást, - a saját, tárgyévi bevételeket, - a tárgyévi átvett pénzeszközöket, - az előző évről áthúzódó előirányzat-maradványt. A várható kiadásokat: - a tárgyévben keletkezett és várhatóan teljesülő kiadásokat, ezen belül személyi kiadások járulékok beruházási kiadások dologi kiadások felújítási kiadások pénzeszköz átadások - az előző évről áthúzódó kötelezettségvállalások teljesítési adatait. 1.4. A kötelezettségvállalás dokumentumai Minden olyan irat, okmány, melyekből az intézet számára kötelezettség származik. Ezek főként a következők: - kinevezési okirat (ide tartoznak a különböző jogviszonyokkal (pl. Kjt., Mt. stb.) kapcsolatos kinevezések. Ezeknek az okiratoknak az alapján lehet kötelezettségvállalásként nyilvántartásba venni az ún. rendszeres személyi juttatásokat, mivel ezek havi összegeit a kinevezési okiratok tartalmazzák. A rendszeres személyi juttatások mellett a kinevezési okirat tulajdonost megilletik az ún. nem rendszeres személyi juttatások, melyek körét és mértékét különböző szabályzatok tartalmazzák. Az ezekkel kapcsolatos és számítható kötelezettségvállalásokat is fel kell venni a nyilvántartásba. - szerződés, megállapodás - visszaigazolt megrendelés 4
- kormányhatározat alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett és a határozat megjelenésétől számított 60 napon belüli intézkedés dokumentuma, - pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, - előzetes kötelezettségvállalásnak minősül a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, a pályázat kiírása, amennyiben nem kerül visszavonásra, - beruházások, felújításokkal kapcsolatos okmányok. Minden pénzkiadással járó megrendelést csak a gazdasági főigazgató-helyettes előzetes hozzájárulásával lehet megtenni. Előzetes egyeztetés hiányában a megrendelés érvénytelen. A megrendelések minden esetben írásos dokumentumok. Az Ámr. 134. (13) bekezdésében foglaltak szerint a költségvetési szervnek a kötelezettségvállalásokhoz olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. A kötelezettségvállalás nyilvántartásának kialakításánál a következő főbb szempontokat kell figyelembe venni: - az analitikus nyilvántartásnak meg kell felelnie a valódiság, világosság, folytonosság számviteli alapelveknek, - az analitikus nyilvántartásnak folyamatos vezetésének biztosítása, - az évenkénti kötelezettségvállalásokat az analitikus nyilvántartáson belül el kell különíteni, az analitikus nyilvántartásba történő kötelezettségvállalások rögzítési időpontját a költségvetési szerven belül egységesen kell meghatározni. - az analitikus nyilvántartásnak kialakításánál dönteni kell arról, hogy egy, egységes, a költségvetési szervre vonatkozó nyilvántartás mellett kijelölésre kerülnek-e külön nyilvántartási egységek, amelyek egy-egy keretnél vagy témánál vezetik a részletes kötelezettségvállalásokat. - az analitikus nyilvántartásban a gazdasági eseményeknek és a kapcsolódó partnereknek beazonosíthatónak kell lennie. - az analitikus nyilvántartásnak a beszámoló kiegészítő melléklet kötelezettségvállalásokra vonatkozó adataihoz a megfelelő dokumentációs rendszert kell, hogy biztosítsa. Az analitikus nyilvántartásnak tartalmaznia kell - a kötelezettségvállalások halmozott éves állományát, havi bontásban, - az előző években vállalt tárgyévi kötelezettségvállalást - a tárgyévben vállalt tárgyévi kötelezettségvállalást - a tárgyévi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettségvállalást. - a következő év előirányzatához kapcsolódó kötelezettségvállalást, évek szerinti bontásban, - a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, - a kötelezettségvállalás megnevezését, - a kötelezettségvállalást nyilvántartásba történő bejegyzés keltét, - a kötelezettségvállalás nyilvántartási alapját képező dokumentum megnevezését, azonosító adatait, - a kötelezettségvállalást várható kifizetési határidejét, - a kötelezettségvállalást tényleges szakmai és pénzügyi teljesítésének időpontját, a kötelezettségvállalás kivezetésének összegét: 5
- pénzügyi teljesítés esetén - meghiúsulás esetén A kötelezettségvállalások analitikába történő bejegyzésénél a következő főbb esetek lehetségesek: - Eseti dokumentumok alapján, egyszeri kötelezettségvállalást keletkezésének: - beruházások, felújítások - kölcsönök, - pénzeszköz átadások - azon dologi kiadások, melyek nem a folyamatos teljesítésű szolgáltatások körébe tartoznak - nem rendszeres, illetve külső személyi juttatások - Folyamatos teljesítésű szolgáltatások állományba vételénél a kiinduló dokumentum általában határozatlan időre szóló un. Keretszerződés, melyekre a fizikai, szakmai teljesítés költségvetési évben folyamatosan történik. Az analitikus nyilvántartásban ezeket e kötelezettségvállalást a tárgyévre vonatkozó költségvetési előirányzatok alapján lehet rögzíteni. Nyilvántartásba vételüket célszerű már év elején az elemi költségvetés jóváhagyását követően végrehajtani. Ebbe a körbe tartoznak: víz, gáz, fűtés, energia, kommunikációs szolgáltatások, szemétszállítás, takarítás, karbantartás, postai szolgáltatások stb. - Rendszeres személyi juttatások és a havi kifizetéssel történő nem rendszeres személyi juttatásokat szintén éves összegben célszerű az analitikus nyilvántartásba felvenni. A kötelezettségvállalás nyilvántartásának legalább a költségvetésben jóváhagyott előirányzatonkénti bontásban tartalmaznia kell a jóváhagyott előirányzat, az időrendi sorrendben történt kötelezettségvállalás összegét, a teljesítések összegét tételenként és göngyölítve, a kötelezettségvállalással lekötött, de még nem teljesített előirányzatot és ezen kívül a szabad előirányzat összegét, melynek terhére még vállalható kötelezettség. Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000,-Ft-ot el nem érő kifizetések esetében, azonban a 100.000,-Ft-ot el nem érő kötelezettségvállalásokat is fel kell vezetni az analitikus nyilvántartásba, legkésőbb a felmerüléssel egy időben. Az intézetben a kötelezettségek nyilvántartása a TATIGAZD könyvelési programmal történik, mely zárt rendszert alkot. A kötelezettségvállalást sorszámmal kell ellátni. A kötelezettségvállalás könyvelése december hónapban történik a 0. számlaosztályban. 1.5. Kötelezettségvállalási értékhatárok és az arra jogosultak a.) korlátlan összegű kötelezettség vállalására jogosult a főigazgató b.) korlátlan összegű kötelezettség vállalására a főigazgató távolléte esetén senki sem jogosult, ebben az esetben 5 000 000.- Ft összeghatárig a tudományos főigazgató helyettes vállalhat kötelezettséget. 6
1.6. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése Az ellenjegyzés a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségét igazoló érvényességi feltétel, amely mindenkor megelőzi a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételét. Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy - a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, - a bevétel biztosítja-e a fedezetet, az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, - a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, - az arra jogosult vállalta-e a kötelezettséget, - a kötelezettségvállalás indokolt-e, s az szakmai és gazdasági követelményeket szem előtt tartva hatékonynak, gazdaságosnak, szabályszerűnek minősül-e, tehát a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás megtörtént-e. A gazdasági főigazgató-helyettesnek a törvény által előírt ellenjegyzési kötelezettsége van. Az ellenjegyző a meghatározott feladatok ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. Az intézet A tárgyévi eloirányzata terhére akkor vállalhat kötelezettséget, ha a pénzügyi teljesítés a tárgyévet követo év június 30-ig megtörténik, A következo év(ek) eloirányzata terhére az Áht.12/A-12/B. -ában foglaltakra figyelemmel vállalhat kötelezettséget. 2. Szakmai teljesítés igazolása A teljesítések igazolása alatt az elvégzett munka, szolgáltatás, a szállított áru átvételét értjük és ezt a tényt az okmányon aláírással is igazolni kell. Az ilyen feladatokkal megbízott dolgozónak arról kell meggyőződnie és azt a tényt az okmányon aláírásával igazolnia, hogy - a szállított áru a megrendelés szerint hiánytalanul, megfelelő minőségben megérkezett-e, - a munka elvégzése előírásszerűen megtörtént-e, - a szolgáltatást nyújtó a vállalt kötelezettséget megfelelően teljesítette-e, - a teljesítés a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás, illetve annak dokumentumainak alapján történt-e. A szakmai teljesítés igazolása az utalványlap erre kijelölt helyén történik. A teljesítések igazolására a főigazgató, a tudományos és általános főigazgató-helyettes, és a minőségügyi vezető jogosultak. Nem kell szakmailag igazolni: a függo, átfutó, kiegyenlíto kiadásokat a belso felosztásokat. Megbízási jogviszonyok szakmai teljesítésének igazolása: A szerzodések teljesítését a megbízási díj kifizetése / számfejtése elott minden esetben szakmailag igazolni kell a munka elvégzését követoen. 7
A havi rendszerességgel kifizetendo szerzodések esetén a megbízott jelenléti íven igazolja jelenlétét, az egyéb szerzodéseket pedig a témavezeto igazolja. A szakmai érvényesítés az elozoekben felsoroltakkal megegyezik. Szakmai teljesítést igazolni az 1.sz. melléklet-ben felsoroltak jogosultak. 3. Pénzügyi érvényesítés A szakmai igazolás mellett a pénzügyi érvényesítés a szükséges adatok meglétének ellenőrzésére terjed ki, vagyis az előírt alaki követelményeknek (bizonylati fegyelem) való megfelelést vizsgálja. Érvényesítésre az intézet főigazgatója által meghatalmazott legalább középfokú iskolai végzettségű mérlegképes könyvelői vagy pénzügyi számviteli szakképesítésű dolgozó jogosult. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. A kiadások teljesítése, illetve a bevételek beszedésének elrendelése előtt a szakmai igazolás alapján meg kell vizsgálni a kiadásnak és a bevételnek a jogosságát, a tartalmi követelmények helyességét, valamint a bizonylatok szükséges kellékeinek meglétét és helyességét. Az érvényesítés a bizonylatok ellenőrzése után történik meg, mely ellenőrzési szempontok részletes leírását a bizonylati rend tartalmazza. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítő aláírását, az érvényesítve szó megjelölést és a könyvviteli elszámolás főkönyvi számlaszámát. Az intézetben pénzügyi érvényesítést a 2.sz. melléklet-ben felsoroltak végezhetnek. A szakmai teljesítést igazoló és a pénzügyi érvényesítést végző nem lehet azonos személy. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, és ellenjegyzésre jogosult személlyel. 4. Az ellenjegyzés 4.1. Az ellenjegyzés fogalma Az ellenjegyzés igazolja, hogy a kötelezettségvállalás vagy az utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll és az nem sérti a vonatkozó szabályokat. 4.2. Ellenjegyzés a gyakorlatban Az ellenjegyzés az utalványozás előtti fázis. Csak szakmai igazolással ellátott és érvényesített okmányokat lehet ellenjegyezni. Az ellenjegyzés során az ellenjegyzésre jogosult személy aláírása igazolja, hogy a kötelezettségvállalással vagy utalványozással keletkezett fizetési kötelezettség teljesítéséhez rendelkezésre áll a szükséges pénzügyi fedezet. Az ellenjegyzésre jogosult személy egyben vállalja a kötelezettség, vagy a kifizetés teljesítését. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az előírásoknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, illetve az intézet főigazgatóját. Az ellenjegyző az egyet nem értése esetén köteles az intézmény főigazgatóját értesíteni. Ha írásbeli utasítás alapján kötelezik az ellenjegyzésre, akkor a kötelezettségvállalást, illetve a kifizetés 8
ellenjegyzését a következő záradékkal köteles ellátni: " A kötelezettségvállalás illetve a kifizetés ellenjegyzése utasításra történt." Ha az intézet főigazgatója a tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az ellenjegyzőt, az köteles az utasításnak eleget tenni. E tényről az ellenjegyző, haladéktalanul írásban köteles értesíteni a felügyeleti szerv vezetőjét. A felügyeleti szerv e jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. A kötelezettségvállalás ellenjegyzésének előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. A kötelezettségvállalás a gazdasági főigazgató-helyettes, vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzése után, és csak írásban történhet. Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre álle, a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat a kötelezettségvállalás előtt a jogszabályban előírt tájékoztatást megtették és az előírt várakozási idő eltelt. Az ellenjegyző a feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. 4.3. Az ellenjegyzésre jogosultak köre Az ellenjegyzésre jogosultak körét a 3.sz.melléklet tartalmazza. 5. Az utalványozás Az utalványozás a kötelezettségvállalás alapján beszerzett termékhez, vagy szolgáltatáshoz kapcsolódó fizetési kötelezettség (kiadás) teljesítésének, a bevétel beszedésének, vagy elszámolásának elrendelése. Az utalványozás kiterjed minden a költségvetési szervnél történő pénzmozgással járó tevékenységre. Az utalványozással és az ellenjegyző aláírásával válik az utalvány kifizetést elrendelő okmánnyá. Az utalványozás tehát olyan gazdasági művelet, amely az intézeti kiadások és a bevételek teljesítésének, elszámolásának elrendelését jelenti. 5.1. Az utalványozás rendje Utalványozni csak szakmailag igazolt, pénzügyileg érvényesített és ellenjegyzett okmányt lehet. Az utalványozásnak tartalmaznia kell a következőket: az utalvány szót az utalványozás dátumát 9
az utalványozó aláírását a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát. Az utalványozó nem lehet az, aki érvényesített, és nem lehet az ellenjegyző sem. Viszont a kötelezettségvállaló lehet utalványozó. 5.2. Utalványozás a gyakorlatban Az utalványozás csak ellenjegyzéssel együtt válik érvényessé. Kifizetést utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett - esetleg külön írásbeli rendelkezéssel - utalványrendelettel lehet. Nem kell utalványozni az értékesítésből, szolgáltatásból - számla, számlát helyettesítő okmány, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. Utalványozás csak a rendelkezésre álló fedezet erejéig történhet a vonatkozó szabályok betartásával a 4. melléklet szerinti formanyomtatványon. 5.3. Az utalványozásra jogosultak köre Az utalványozásra jogosultak körét a 5.sz. melléklet tartalmazza. 5.4. Bankszámla feletti rendelkezési jog Az intézet pénzforgalmával kapcsolatban az aláírási bejelentővel egyezően aláírásra jogosultak a Magyar Államkincstárnál vezetett számlákon, illetve más bankok által vezetett számlákon az 6.sz. melléklet-ben felsoroltak. A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával. Az aláírásra jogosult személyek az 6.sz. melléklet-ben megjelölt sorrendben, illetve párosításban írhatnak alá. A számlák feletti rendelkezés jogát aláírás helyett elektronikus kódolás alkalmazásával is meg lehet tenni. A fizetési megbízások elektronikus kettős aláírói azok az aláírási joggal rendelkezők, akik a megszemélyesítés céljára a kincstárral kötött megállapodás szerint bejelentésre kerülnek. Az intézet a GIRO rendszer használata során a napi gyakorlatban az elektronikus megszemélyesítő eszközöket használja. Minden utalási tranzakció idején két bejelentett aláíró hitelesíti elektronikus aláírásával az utalást. A megszemélyesítő eszközöket a megfelelő biztonságvédelem miatt a pénzügyi csoportnál lévő bútorszéfben tárolják. 6. Bélyegzo használata, nyilvántartási rendje Az intézeti bélyegző állandó használatára, illetve eseti alkalmazására jogosult az, akinek a gazdasági főigazgató-helyettes ezt engedélyezi. A bélyegzőt használó a rábízott bélyegzőért, annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos tárolásáért (munkaidőn túl is) felelősséggel tartozik. 10
A bélyegzők nyilvántartásával, kezelésével, forgalomból való kivonásával, szabályszerű megsemmisítésével kapcsolatos teendőket a Gazdasági Hivatal látja el. Bélyegzőt csak bélyegzőlenyomat ellenében, az átvevő aláírásával lehet kiadni. A hitelesített nyilvántartási füzetnek sorszámozott oldalakkal kell rendelkeznie, amelybe a bélyegző kiadásakor fel kell venni a kiadott bélyegző lenyomatát, az átvétel átadás dátumát és a bélyegzőt használó aláírását. 7. Az összeférhetetlenség fo szabályai Az utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendjét, tartalmi és alaki követelményeit, az utalványozásra, érvényesítésre és ellenjegyzésre jogosultak körét, valamint az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet tartalmazza. Ugyanazon gazdasági műveletek végzésével kapcsolatos jogok gyakorlása során követelmény, hogy nem lehet azonos személy: a kötelezettségvállaló és ellenjegyzo, az utalványozó és az ellenjegyzo, az utalványozó és az érvényesíto. Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét: a maga, vagy közeli hozzátartozója javára látná el, olyan gazdasági társaság, intézmény javára látná el, amelyben magának vagy közeli hozzátartozójának tulajdonosi, irányítási, felügyeleti érdekeltsége van, a fél valamely jogszabály a kötelezettségvállalást feltételhez kötése miatt előreláthatóan nem tud teljesíteni. Összeférhetetlenség esetén a helyettesítés szabályai alapján kell eljárni. A helyettesítést csak megfelelő beosztású, vagy a főigazgató által írásban kijelölt dolgozó végezheti. Az írásban történő kijelölés esetén meg kell határozni a helyettesítés tartalmát, idejét. A helyettesítésre kijelölt dolgozó aláírás mintáját az intézmény gazdasági főigazgató-helyettesének meg kell küldeni. Intézeti közalkalmazottal munkakörébe tartozó, vagy előírható feladatra, többlet feladat ellátására, helyettesítésre megbízási szerződés nem köthető, részére megbízási díj nem fizethető. Az intézetben az így végzett munkáját csak a közalkalmazotti illetményrendszerben lehet díjazni, illetve elismerni határozott idejű illetményemelés, kereset kiegészítés, helyettesítési díj formájában. 11
8. Nyilvántartások A kötelezettségvállalásokról és azok teljesítéséről, változásairól analitikus nyilvántartást kell vezetni. E nyilvántartás vezetése a gazdasági szervezet feladata. A gazdasági szervezet további nyilvántartást vezet a témakódokról, az önálló egységek, munkahelyek kódjáról, a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre jogosultak, valamint azok helyettesítőinek nevéről, beosztásáról, azonosító adatairól. Az aláírások valódiságát az aláírás mintatár alapján kell ellenőrizni. Az aláírás mintatár tartalmazza az aláírás tulajdonosának nevét és egyéb azonosítóit, valamint az aláírásra jogosult aláírását. Az aláírás mintatárat a gazdasági főigazgató-helyettes, illetve az általa kijelölt dolgozó köteles gondozni, aktualizálni, őrizni. 9. Záró rendelkezések 9.1. A szabályzat hatálya E szabályozás hatálya kiterjed: az intézet nevében végzett valamennyi kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára. Jelen szabályzat 2010. szeptember 1. napján lép hatályba. Az aláírással egy időben hatályát veszíti az eddigi 2008. augusztus 1. napjától érvényben volt Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés szabályozása. 9.2. A szabályzat hozzáférhetosége A szabályzat tartalmát az intézet vezetői kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézet valamennyi alkalmazottja számára a főigazgatói titkárságon, valamint meg kell jelentetni az intézeti intraneten. Gödöllo, 2010. augusztus.. Dr. Fenyvesi László főigazgató 12
1. számú melléklet 2. Szakmai teljesítés igazolása Szakmai teljesítést igazolni az alább felsoroltak jogosultak. Kutatási pályázatokhoz kapcsolódóan o Foigazgató o Foigazgató-helyettesek o Minoségügyi vezeto beruházás, felújítás esetén o foigazgató o foigazgató-helyettesek o telepüzemeltetés vezeto üzemeléshez (normál muködéshez) kapcsolódóan o az adott terület, szervezeti egység felelose (pl. gépjármu üzemelés kiadásai tekintetében a gazdasági vezeto-helyettes, telepüzemelés kiadásai esetében a telepüzemeltetési foosztályvezeto) reprezentáció szakmai igazolása o foigazgató o foigazgató-helyettesek o gazdasági foigazgató-helyettes a gazdasági foigazgató-helyettes egyideju ellenjegyzése mellett. 13 2. számú melléklet
3. Pénzügyi érvényesítés Az intézetben pénzügyi érvényesítést a következok végezhetnek: gazdasági vezeto-helyettes Távollétékben gazdasági ügyintézo 14
3. sz. melléklet 4.3. Az ellenjegyzésre jogosultak köre Az ellenjegyzésre jogosultak az alábbiak: Elsosorban: a gazdasági foigazgató-helyettes, Távollétében a gazdasági vezető-helyettes 4. számú melléklet 15
U T A L V Á N Y Szállító neve: Számla száma:... Beszerzés célja:..témaszám:. Kötelezettségvállaló, egyúttal utalványozó:.. Igazolom az árú, szolgáltatás, munkateljesítés szükségességét és megfelelő mennyiségben és minőségben való átvételét. A számlát(kat) jogszerűnek és. Ft-tal, azaz... forinttal helyesnek találtam. Gödöllő, 2010. év hó.. nap Könyvelés:.. átvevő. érvényesítő.. igazoló.. ellenjegyző A MÁK előirányzat felhasználási keretszámla száma: 10032000-01740929-00000000 Kifizetési biz. száma, kelte:.. 16
5. számú melléklet 5.3. Az utalványozásra jogosultak köre A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül utalványozásra jogosult: az intézet foigazgatója Távollétében: a tudományos foigazgató-helyettes 17
6. számú melléklet 5.4. Bankszámla feletti rendelkezési jog Az intézet pénzforgalmával kapcsolatban az aláírási bejelentovel egyezoen aláírásra jogosultak a Magyar Államkincstárnál vezetett számlákon, illetve más bankok által vezetett számlákon az alább felsoroltak: foigazgató foigazgató-helyettesek gazdasági foigazgató-helyettes gazdasági vezeto-helyettes bérszámfejto és munkaügyes Az aláírásra jogosult személyek tetszoleges párosításban írhatnak alá egymással: A számlák feletti rendelkezésre elektronikus kódolás alkalmazásával jogosultak köre: gazdasági foigazgató-helyettes gazdasági vezeto-helyettes bérszámfejto és munkaügyes 18