PRECÍZ Információs füzetek PDF állományok készítése
Tartalom PDF állományok készítése a PRECÍZ rendszerből... 3 A Bullzip telepítése... 3 Beállítások a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszerben... 5 A PDF nyomtatás a gyakorlatban... 6 Klasszikus nyomtatóbeállítások... 8 A Bullzip PDF Printer egyedi beállításai... 9 Az Általános lap... 10 Az Ablakok lap... 10 A Tulajdonságok lap... 11 A Vízjel lap... 11 A Csatolás lap... 12 Biztonság lap... 12 2
PDF állományok készítése a PRECÍZ rendszerből PDF formátumú lekérdezések korábban is lehetségesek voltak a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer moduljaiból. 2009 januárjában azonban az új programverzió kiadását követően megváltoztattuk, lényegesen hatékonyabbá tettük a használatát ennek a népszerű és szabványos formátumnak! A váltást gyakorlatilag a VFP9-es fejlesztő- és futtatókörnyezet bevezetése indokolta. A korábbi módszer egy speciális, úgynevezett Generic PDF Driver használatával, illetve a művelethez szükséges GhostScript PS fordítóval működött és kimondottan a listák PDF alapú generálására volt használható. Gyakorlatilag nyomtatóként üzemelt. Az új programverzióba azonban számos új fejlesztést is integráltunk, többek között előkészítettük az elektronikus számlázást és az elektronikus archiválást is. Ezeknél azonban olyan megoldást kellett választanunk, melynél a PDF alapú állományba a PRECÍZ rendszer át tudja adni a szükséges adatokat, lehetséges a kötegelt és automatizált működés is. Például egy számlacsoportnak az automatikusan PDF állományokba történő generálása. Az új megoldáshoz a Bullzip PDF Printer alkalmazást választottuk. Előnye többek között, hogy ingyenes és 10 felhasználóig üzleti célra sem kell fizetni érte! A másik hasznos tulajdonsága, hogy a háttérből irányítható, azaz nem kell a PRECÍZ rendszerbe beleprogramozni, elég csak a nyomtatáshoz szükséges információkat átadni részére! A Bullzip szintén a GhostScript PS fordítót használja, ugyanakkor mint PDF nyomtató használható minden telepített alkalmazáshoz! A Bullzip telepítése A Bullzip aktuális verziója (a dokumentum készítésekor a 6.0.766), illetve a GhostScript fordító - gslite.exe - megtalálható honlapunkon (www.cleansoft.hu) az aktuális frissítéseknél! Természetesen letölthetők a fejlesztők oldaláról is: http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php. Célszerű, ha a két programot ugyanabba a könyvtárba helyezzük el a telepítés során, mert akkor a Bullzip automatikusan feltelepíti a GostScript-et is! Amennyiben nem ezt tesszük, akkor a telepítés során - amennyiben van internetkapcsolat - letöltődik és települ a PS fordító is. Ne feledjük, ha nem lehetséges a GhostScript telepítése, akkor nem használható a Bullzip sem! Nézzük meg pár sorban a szükséges feladatokat! Indítsuk el a telepítőprogramot, az első kérdés a nyelvre vonatkozik: Látható, hogy a Bullzip PDF nyomtató magyarul is "ért"... 3
A következőkben pár szokásos üdvözlő és tájékoztató képernyőt követően eljutunk a GhostScript telepítéséhez. Menet közben azért javasoljuk, hogy a program által felkínált telepítési helyet ne változtassuk meg, illetve a nyomtatót vezérlő alkalmazás ikonját helyeztessük el az Asztalon. Erre azért van szükség, mert, ahogy említettük, a Bullzip nem csak a PRECÍZ rendszer moduljaiban használható, hanem önállóan az összes telepített programból is, ráadásul számtalan hasznos és érdekes szolgáltatása van! Ezekről később részletesen szólunk. Tehát amennyiben a gslite.exe állományt nem találja a Bullzip, letölti azt és telepíti azt! A sikeres telepítést követően a Bullzip PDF Printer bekerül a nyomtatóink közé! 4
Beállítások a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszerben A Bullzip PDF nyomtató telepítése után indítsuk el a Precíz programot. Válasszuk ki a Törzsadatok/Törzsadatok karbantartása/rendszerparaméterek karbantartása menüpontot, kattintsunk a Rendszerváltozók gombra, majd a Globális változók pontra A felbukkanó Változó karbantartása ablakban kell egy rendszerváltozón keresztül "megmondani" a PRECÍZ rendszernek a PDF nyomtatónk nevét. Amennyiben korábban már volt definiálva PDF Printer, akkor keressük meg a PSPRINTER nevű rendszerváltozót, egérrel vagy Enter-el válasszuk ki, majd írjuk át az Érték mezőt Bullzip PDF Printer-re, pontosabban arra a névre, amit a Bullzip nyomtatónk kapott a telepítés során!! Amennyiben még nem definiáltuk ezt a rendszerváltozót, akkor azt úgy tehetjük meg, hogy megnyitjuk bármely már létezőt, átírjuk a Változó neve mezőt PSPRINTER-re, az Érték mezőt pedig az előbbiek szerint Bullzip PDF Printer-re. 5
Egy további beállítás szükséges abban az esetben, ha a PRECÍZ rendszer számlázó modulját is használják és PDF formátumú számlagenerálásra is szükséges. Ha felrögzítettük az új globális változónkat, válasszuk ki a Rendszerváltozó pontot, és ide is vigyünk föl egy új változót SZLATOPDF néven. Az Érték mezőbe azt az adatútvonalat rögzítsük, ahová szeretnénk, hogy a program a számláinkat PDF formátumban tárolja. Ezeknek a feladatoknak és beállításoknak az elvégzését követően a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer moduljaiban a felhasználók rendelkezésére áll egy hatékony PDF kimenet is! A PDF nyomtatás a gyakorlatban Fontos, hogy a Bullzip PDF Printer telepítése után először indítsuk el a beállító programját, mert ez hozza létre az alapvető működéshez szükséges rejtett állományt! Ha kihagyjuk ezt a lépést, akkor a PRECÍZ-ből történő nyomtatásnál hiba léphet fel! (9.oldal!) A PDF nyomtatást kétféle módon vehetjük igénybe: C Minden dokumentum, lekérdezés kimeneteként C Kötegelt számlageneráláshoz Az első esetben - amennyiben telepítettük a Bullzip PDF Printert és beállítottuk a szükséges rendszerváltozókat - gyakorlatilag minden esetben, ahol rendelkezésre áll a nyomtatás, mint lehetőség, készíthetünk PDF állományt is! Ehhez egyetlen dolgot kell tenni, A listázás iránya nevű legördülő listából a PDF file opciót kell beállítani. Ezt követően, ha elindítjuk a listázást, egy információs ablakot láthatunk a képernyőnkön, melyen ellenőrizhetjük a PDF állományunk nevét (mely gyakorlatilag annak az ablaknak a nevéből keletkezik, ahonnan a nyomtatást kezdeményeztük, kiegészítve az aktuális dátummal és egy sorszámmal), illetve a cél könyvtár nevét, mely alapesetben a programunkban beállított átmeneti tároló könyvtár. Mindkettő megváltoztatható! 6
Külön szolgáltatás az úgynevezett kötegelt számlanyomtatási mód. Ez értelemszerűen csak a számlázási modulból alkalmazható, segítségével egyszerre nem csak egy, hanem egész számlacsoportok is PDF állományba írhatók, archiválhatók! A kötegelt számlanyomtatáshoz a Számlázó modul Forgalom menü Számlák karbantartása képernyő Listázás parancsával nyíló Számlák nyomtatása ablakon található - új - PDF nyomtatás opciót kell "kipipálni"! Látható lesz, hogy ennek hatására mind a Minta számla, mind a Listázás iránya opció inaktívvá válik! Ezt követően elindíthatjuk a számlagenerálást, ami gyakorlatilag annyi önálló PDF állományt eredményez, amennyi a P210-es ablak beállításaiból következik! Például, ha egy 1...50 közötti bizonylatszám tartományt kérünk, akkor 50 darab fájlt! A kész PDF formátumú számlák a SZLATOPDF rendszerváltozóban megadott alkönyvtárba kerülnek úgy, hogy ott keletkezik egy aktuális év mappa, abban pedig tartománymappák, első esetben például az 1_499. Ebbe a mappába kerülnek a számlák, melyek nevei az évszámból, a napló számából és a bizonylatszámból tevődik össze. A tartomány mappák akkor lehetnek előnyösek, ha sok ezres példányban készülnek PDF állományok, megkönnyítve ezzel a manuális visszakeresést! 7
Klasszikus nyomtatóbeállítások Természetesen a Bullzip PDF Nyomtató esetében is van arra mód, hogy beállítsuk a kimeneti paramétereket. Ráadásul ki sem kell ehhez lépni a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer moduljaiból, hanem elegendő a piros szerszámot szimbolizáló ikonra kattintani, és máris a Windows nyomtatók Oldalbeállítás pontjához léphetünk. Itt egyrészt magának a kimeneti virtuális lapnak a méret, margó és tájolási értékeit adhatjuk meg, másrészt a Nyomtató gomb segítségével továbbléphetünk a nyomtatóbeállítási részhez! A nyomtatóbeállításhoz ki kell választanunk azt, amelyiknek a paramétereit változtatni szeretnénk. Esetünkben a Bullzip PDF Printert kell megadnunk és a Tulajdonságok gombbal továbblépnünk! Ezt követően már annak a nyomtatónak a lehetséges paramétereit láthatjuk, melyet megadtunk. Válasszuk ki a Speciális gombot, mire előbukkan a PDF nyomtatóknál szokásos beállítási képernyő. Itt nemcsak a szokásos felbontási, méretezési, minőségi paraméterek állíthatók, hanem számtalan speciális PostScript paraméter is, vagy akár a betűtípus beágyazás szabályai! 8
A Bullzip PDF Printer egyedi beállításai Már bevezetőnkben is említettük, hogy a Bullzip PDF Printer, szemben a korábbi PDF nyomtatónkkal, önállóan is alkalmazható számítógépünkön. Nyomtathatunk vele Wordből, Excelből és más programokból is. A Bullzip nagy előnye, hogy a háttérben paraméterezhető, így a PRECÍZ alól történő használata és a napi munkák nem zavarják egymást. Sőt, ha egy számítógépen több felhasználó is dolgozik, akkor a egyes felhasználók beállításai is elkülönülnek egymástól. Amennyiben a telepítésnél leírtak szerint jártunk el, találhatunk egy Bullzip PDF printer ikont az asztalunkon, ezt elindítva állíthatjuk be a nyomtató főbb funkcióit. A PRECÍZ Integrált rendszerben a nyomtatást úgy szabályozzuk, hogy számos paramétert a programunk határoz meg, de egyes kényelmi lehetőségeket nem befolyásolunk, azok ebből a programból határozhatók meg! Például a PDF nyomtatók sajátossága, hogy a fájl elkészülte után megtekinthetjük azokat. Esetünkben ezt a megtekintést egyedi nyomtatás során a Bullzip PDF Printer programjával vezérelhetjük, míg kötegelt számlanyomtatás során ezt a PRECÍZ számlázó modulja felülbírálja! Gyakorlatilag elmondható, hogy a "sima" PDF nyomtatásnál a PRECÍZ Integrált rendszer támaszkodik a program beállításaira, míg kötegelt számlanyomtatás során egyedi beállításokkal dolgozik! Például már létező számlákat kérdés nélkül felülír. Fontos tehát, hogy a Bullzip PDF Printer telepítése után azonnal indítsuk el a beállító programját, mert ez hozza létre az alapvető működéshez szükséges rejtett állományt! Ha kihagyjuk ezt a lépést, akkor a PRECÍZ-ből történő nyomtatásnál hiba léphet fel! A program indítása után látható kezelőfelület több lapból áll, most csak azokkal foglalkozunk, melyek a PRECÍZ Integrált rendszer szempontjából fontosak. A program tud magyarul és részletes magyarázatokkal is szolgál. Lássuk a legfontosabb beállításokat. 9
Az Általános lap Nagyon fontos a számunkra, mivel számos kényelmi és működési beállítást itt adhatunk meg. A Bullzip érdekessége, hogy nem csak PDF formátumba tudja tárolni a nyomtatandókat, hanem különböző képállományokba is, mi persze hagyjuk csak alapértéken. A Fájlnév sorba írhatjuk a különböző programokból történő nyomtatásnál a célmappát és a fájlnevet - ezeknek később még jelentőségük lesz! A Dokumentum mutatása opcióval szabályozhatjuk, hogy az elkészült PDF állományt meg kívánjuk-e tekinteni? Az Ablakok lap Két nagyon fontos paramétert állíthatunk be: A Mentés másként arra szolgál, hogy mikor kérjen be fájlnevet a program, például, ha megadtunk egy alapértelmezettet, akkor soha. 10
A Tulajdonságok lap Ezen a lapon bennünket a Kompatibilitási szint rész érint. A PDF megalkotója, az Adobe cég folyamatosan fejleszti az Adobe Acrobat programját ("Hivatalosan" ez a program hoz létre PDF állományokat), viszont az időről időre megjelenő változatok egyre többet tudnak. Az eltérő tudásszint viszont gyakran kompatibilitási problémákat is felvet. A későbbi gondok elkerülése végett érdemes az Acrobat 5-ös beállítást használni! A Vízjel lap Érdekes és sokszor hasznos lehetőség a dokumentumunk alá megjegyzéseket, úgynevezett vízjelet helyezni. Ha itt megadunk egy szöveget és annak különböző tulajdonságait, akkor az a beállításnak megfelelően minden lapra rákerül. 11
A Csatolás lap A vízjelhez hasonlóan ez is egy kényelmi funkció. Arra szolgál, hogy a egymás után nyomtatott PDF lapok egy állományba kerüljenek! Dönthetünk, hogy az új lapok a régi PDF dokumentum elejére vagy a végére kerüljenek-e? Az egymásra helyezés pedig egy vízjelszerű lehetőség: egy meglévő dokumentumot helyezhetünk az új alá háttérként. Készíthetünk így különleges céges dokumentumokat. Biztonság lap Végül, ahogy arra a neve is utal, egy biztonsági beállításokat lehetővé tevő lap. Jelszavakkal láthatjuk el kimeneti PDF állományainkat, korlátozhatjuk a hozzáférést, például letilthatjuk a nyomtatást vagy a tartalom vágólapra másolását! 12