Hírlevél július. Fejlesztések és változások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerben III. negyedév

Átírás

1 Hírlevél Fejlesztések és változások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerben III. negyedév július

2 Tartalomjegyzék Előkészület az átállásra... Az új futtatókörnyezet oldal VFP 9.0 futtatókörnyezet telepítése oldal VFP 9.0 környezet tesztelése oldal PDF nyomtató telepítése oldal A BullZip nyomtató beállításai oldal Számlázási modul Kapcsolattartó oldal Emlékeztetőül A házi pénztár kezelése oldal 2

3 Tisztelt Partnerünk! A PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer az évek alatt számtalan fejlesztésen, módosításon és szükség szerinti javításon ment át! Akár a jogszabály-változások, akár partnereink egyedi igénye tette szükségessé a programcsomagunk frissítését, egy fontos dolog minden esetben azonos maradt! A munkálatokhoz alkalmazott fejlesztőkörnyezet, a Microsoft Visual FoxPro 8.0-ás változata! Néhány éve a Microsoft bemutatta és elérhetővé tette a VSP új, 9.0-ás kiadását, ami számtalan, a kornak megfelelő újdonságokat is tartalmazott, elsősorban a fejlett, teljes körű SQL-kompatibilitást, vagy az új, hatékonyabb jelentéstervezést. Természetesen cégünk az új kiadású fejlesztőeszközzel azonnal elkezdte a PERCÍZ Integrált ügyviteli rendszer tesztelését, ami gyakorlatilag napjainkban fejeződött be. Minderre a hosszas procedúrára azért volt szükség, hogy a felhasználóink semmit se vegyenek észre a váltásból, a program, a képernyők, a menüpontok stb. pontosan ugyanúgy nézzenek ki, működjenek, mint eddig! Ráadásul a pénzügyi/számviteli szabályok nem is teszik lehetővé, hogy partnereink a napi munkavégzés során próbálgassák, teszteljék az új rendszert! Az üzemszerű tesztelés tehát munkatársainkra maradt, napjainkban érkeztünk el oda, hogy tesztelést befejeztük, a mindennapos feladatok párhuzamosan, probléma nélkül működnek a két rendszeren! Az áttérést 2008 IV. negyedévére tervezzük! Ez annyit jelent, hogy a 2008 IV. negyedéves szoftverkövetés, illetve attól kezdve a weblapunkon elérhető változatok is már az új, MS Visual FoxPro 9.0-ás fejlesztőeszközzel készített programverziókat tartalmazzák majd! A tervezett váltást megelőzően készítettünk egy apró programot, mely segítségével partnereink is egyszerűen kipróbálhatják, hogy vajon a számítógépük lehetővé teszi-e a 9-es változat használatát! Mivel időközben a PDF-nyomtatás műveletét is javítottuk, továbbfejlesztettük, célszerűnek láttuk, hogy a tesztprogram ennek az új PDF-nyomtatóalkalmazásnak a telepítését végezze el! A tesztprogram megvizsgálja, hogy a szükséges modulok és kiegészítők megtalálhatóak-e az adott számítógépen, és ha nem, akkor elvégzi azok szakszerű telepítést! Az új PDF-nyomtató a későbbiekben bármely alkalmazásból használható! A következőkben a tesztprogram használatát ismertetjük, majd pár szóban bemutatjuk a PDFnyomtató használatát! 3

4 VFP 9.0 futtatókörnyezet telepítése Ahhoz, hogy kipróbálhassuk, vajon az adott számítógép alkalmas lesz-e az új VFP 9.0-ás PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer moduljainak a futtatására, a következő lépéseket kell tenni: Az aktuális szoftverkövetést tartalmazó CD-ROM tartalmát megvizsgálva, egy új alkönyvtár, a vfp9alap nevű - fedezhető fel! Ezt megnyitva indíthatjuk el az abban található setup.exe alkalmazást! Az első, figyelmeztető képernyőt nyugodtan ugorjuk át a Futtatás gombbal! A következő képernyőn is lépjünk tovább a Next gomb segítségével! Ezt követően két adat látható, a gépünk és szervezetünk nevei, ezek a Windows telepítésekor kerülnek meghatározásra, általában nem kell megváltoztatnunk, hiszen a program működésére nincsenek hatással. Itt még eldönthetjük, hogy a futtató környezetet kizárólag a telepítést végző, az aktuálisan bejelentkezett felhasználó számára tesszük elérhetővé, vagy a számítógép összes felhasználója számára. Utóbbi az alapértelmezett, célszerű így hagyni! Lépjünk tovább a Next gombbal! 4

5 A következő ablakon olvasható kérdések tipikus vagy minimális legyen-e a telepítés? szintén átléphetők a Next gombbal! A következő képernyő Install gombjával indíthatjuk a telepítést, majd annak befejeztével a Finish gombbal léphetünk ki a programból! Ezzel az új 9-es futtatókörnyezet telepítése befejeződött! Figyelem! A korábbi, jelenleg használt 8-as és az új 9-es futtatókörnyezet nem ütközik egymással, tehát a régit NEM KELL, sőt NEM SZABAD eltávolítani! Ha ezt megtesszük, akkor a jelenlegi programmodulok nem fognak működni! 5

6 VFP 9 környezet tesztelése, PDF nyomtató telepítése Miután végeztünk a VFP 9-es futtatókörnyezet telepítésével, teszteljük le! A CD-ROM gyökérkönyvtárában található a pdfall.exe alkalmazás, ami leellenőrzi, hogy a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer korábbi PDF kimenetéhez szükséges segédprogram(ok) telepítve van(nak)-e már a számítógépre, illetve az új változat részei megtalálhatóak-e? Amennyiben nem, a program elvégzi azok telepítését! Esetünkben ez az a pont, ami fontos! A pdfall.exe programot ugyanis már a 9-es fejlesztőeszközzel készítettük, így, ha az az adott gépen nem fut, akkor később, a PRECÍZ új változata sem fog! Ebben az esetben kérjük, hogy tájékoztassák munkatársainkat a hibáról! Pár szóban ki kell térnünk az ellenőrzött és a telepítésre kerülő programokra! PDF állomány gyakorlatilag három módszerrel hozható létre: C C C Az Adobe Acrobat alkalmazással, illetve annak PDF printer moduljával Olyan alkalmazással, melybe beépítették a szabványos PDF kimenetet Különböző PDF nyomtató programokkal, ezek lehetnek ingyenesek és kereskedelmi termékek egyaránt. Cégünk a harmadik megoldást választotta. A jelenlegi programverzió ugyan az Adobe PostScript Driver-t használja virtuális nyomtatóként, de az ezzel létrejött PostScript (PS) állományt a széles körben alkalmazott, nyílt forráskódú és ingyenes GhostScript interpreterrel alakítjuk át a végleges PDF állománnyá! A jelenlegi módszer legnagyobb hiányossága, hogy jellegéből adódóan virtuális nyomtatóként üzemel, azaz nem alkalmas tömeges, automatizált, programból paraméterezett PDF fájlok létrehozására. Ugyancsak nem lehetséges a PDF nyomtató használata más például Office alkalmazásokból! Az előbbi hiányosságok miatt bővítettük a programcsomagunk PDF szolgáltatását egy további módszerrel, ami a bevezetőben említett IV. negyedévi szoftverkövetéssel elérhető, 9-es VFP-alapú kiadásunk része lesz! Ehhez két további apró alkalmazást kell telepíteni ezt végzi el a pdfall.exe alkalmazásunk -, a BullZip elnevezésű nyomtatóprogramot és ennek működését kiegészítő GhostScript 8 Lite PostScript interpretert! A BullZip program azon ritka ingyenes alkalmazások egyike, mely nem csak magáncélra használható, hanem kereskedelmi felhasználásra is! Ráadásul valódi nyomtatóprogram, a telepítése után megtalálható lesz a nyomtatóink között, így bármely más programból is készíthetünk PDF állományt! Következzenek az új programok telepítésének bemutatása! Amennyiben a pdfall.exe program szabályosan fut, és az új programok még nincsenek a számítógépen, válasszuk a Telepítés funkciót! (Amennyiben már léteznének, a gomb nem használható!) 6

7 Első lépésben a GSLite kerül telepítésre, itt is lépjük át a figyelmeztető képernyőt a Futtatás, illetve az ezt követő üdvözlést a Next gombbal! El kell fogadnunk a licencfeltételeket és illetve a telepítés helyét! Ez alapesetben a Windows-t tartalmazó meghajtó \Program Files\GSLITE könyvtára. Ne módosítsuk! Ezt követően az Install gombbal elkezdődik a telepítés. A végén a Finish gombbal léphetünk ki a programból. A sikeres telepítést követően a pdfall.exe képernyője már jelzi a GhostScript 8 Lite meglétét, és a program a Tovább gombbal folytatható! Az ellenőrző képernyő ismét átléphető, majd ki kell választanunk a PDF nyomtató használati nyelvét, esetünkben a magyart. Lépjünk tovább az üdvözlőképernyőn és fogadjuk el a licencszerződést! A telepítés helyét ne változtassuk meg, ez alapértelmezésben a \Program Files\Bullzip\PDF Printer, a Windowst tartalmazó meghajtón! A telepítő kérdést tesz fel még a Start menüvel kapcsolatban, lépjünk tovább, ne változtassuk az alapértelmezéseket, az asztali és a gyorsindító ikonok létrehozására vonatkozó kérdések következnek, majd a Telepítés gombbal elkezdődik a művelet! A telepítés befejeztével a program még felkínálja, hogy meglátogassuk a fejlesztők internetes oldalát, ha ezt nem akarjuk, hagyjuk üresen az ajánlat melletti négyzetet, és válasszuk a Befejezés gombot! Ezzel megtörtént a VFP 9-es környezet tesztelése és az új PDF nyomtató telepítése! 7

8 A BullZip nyomtató beállításai A nyomtató telepítését követően amennyiben nem döntöttünk másképp egy ikont találunk az asztalunkon. Ez szolgál a alapvető paraméterek beállítására! Természetesen ezek a paraméterek nem azonosak a nyomtatás során lehetséges felbontás, színek, betűkészletek használata stb. paraméterekhez, itt a program működését szabhatjuk át igényeink szerint. Itt definiálhatunk olyan fájlnevet és célkönyvtárat, amiket a program kérdés nélkül használni fog! Itt kapcsolhatunk be titkosítást, láthatjuk el a fájlokat vízjellel, adhatunk meg adminisztratív információkat stb. Ha például nem adunk meg fájlnevet, akkor a program a nyomtatás során arra rá fog kérdezni! Ugyancsak itt dönthetünk, hogy az elkészült állományt automatikusan megnyissa-e? (Ehhez persze kell az Adobe Reader megléte is) Hasznos tulajdonsága a BullZip nyomtatónak, hogy amennyiben több felhasználó is használja a számítógépet, akkor a bejelentkezések alapján eltérő beállítások lehetségesek, és a program emlékezni fog az adott munkatárs beállításaira! További információk: Végezetül ismételten meg kell említeni, hogy sem a GhostScipt 8 Lite, sem pedig a BullZip PDF nyomtató nem a Clean-Soft Kft. terméke, azok nem képezik a PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer részét! 8

9 Számlázás modul Kapcsolattartó Új lehetőségként került bele a programba, hogy a számlázás során megadható a kapcsolattartó személy, ami plusz információként kiíródik a számlára is, hivatkozásul, kinek a kezébe szánjuk a számlánkat. Ezzel a módszerrel megoldható például, hogy a számla első példányára a Könyvelés részére felirat kerüljön, a másodpéldányra pedig a kapcsolattartó neve, így jelezve, hogy melyik példány kerül a könyvelésre, melyik pedig az ügyfél kezébe. Ahhoz, hogy ezt a módosítást alkalmazhassuk, egy új rendszerváltozót kell érvénybe léptetnünk. A mellékelt lemezen található programfrissítés telepítése után lépjünk be a Számlázás modulba, és a Törzsadatok / Törzsadatok karbantartása / Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot keressük meg. A Rendszerparaméterek karbantartása (P119) ablakon válasszuk ki a Rendszerváltozók gombot, majd a Változók ablakon a Rendszerváltozókat, és a Változó-Érték négyzetrácsos részbe duplán kattintva jelöljünk ki egy tetszőleges változót. A Változó karbantartása ablakban, a Változó neve mezőt írjuk felül a SZLAKSZEMELY változóval. A változó Értéke legyen nagy i betű. Az OK gombbal rögzítsük le. Ha a rendszerváltozónkat a fentieknek megfelelően beállítottuk, akkor ellenőrizzük, hogy a Forgalom / Számlák karbantartása menüpontban, a partner adatai alatt megjelent-e a Kapcsolattartó mező. 9

10 A Kapcsolattartó mező automatikusan kitöltődik, ha a Partner karbantartása (P1121) ablakon található 2-es gomb megnyomásával előhívható Egyéb adatok (P1122) ablak Kapcsolattartó mezője is ki van töltve. Ebben az ablakban lehet hozzárendelni a kapcsolattartó személyt adott partnerhez. Az Egyéb adatok (P1122) ablakban megadott név automatikusan megjelenik a számla készítése során, amikor kiválasztjuk az adott partnert. Abban az esetben, ha adott partnernél mi mégsem a korábban már a partnerhez hozzárendelt kapcsolattartót szeretnénk a számlánkon szerepeltetni, hanem egy másik személyt, akkor írjuk felül a Számlák karbantartása (P21) ablakon található kapcsolattartót az általunk megjeleníteni kívánt személy nevével. A kész számlán kérésüknek megfelelően bárhova elhelyezhető a Kapcsolattartó mező. 10

11 Pénzügy modul Emlékeztetőül - A házi pénztár kezelése A házi pénztárat érintő könyvelési tételek közül azokat, melyeket lehet, pénztárbizonylatként kell lerögzítenünk. Az átértékeléseket, illetve mindazokat a változásokat, amelyeknek rögzítése pénztárbizonylatként nem oldható meg, hanem csak vegyesként, célszerű olyan napra fölvinni, amelyiken nincsen pénztármozgás (például hétvége). Ellenkező esetben a pénztárforgalmunkat erősen torzíthatják ezek a tételek. Az egyik pénztárból a másik pénztárba történő átvezetéseket a két banki főkönyvi számla közé ékelt technikai főkönyvi számlával célszerű megoldani. Ne vezessünk át közvetlenül egyik pénztárból a másikba! 11