Bevezetés A GroupWise 8 olyan komplett levelezőrendszer, amely naptárával, címjegyzékével, dokumentum-kezelésével a csoportmunka-folyamatokat hatékonyan elősegíti. GroupWise-al az információ egyszerűen gyűjthető, rendszerezhető és továbbítható a felhasználó számára legkényelmesebb eszközön. Ez lehet személyi számítógép, mobiltelefon, vagy a PalmPilot, Compaq ipaq vagy a RIM Blackberry-jéhez hasonló PDA. Az Univerzális Postafiók A GroupWise egyetlen, könnyen áttekinthető helyen, az ún. Univerzális Postafiókban gyűjti az összes üzenetet, beleértve az elektronikus leveleket, dokumentumokat, táblázatokat, képeket, megbeszéléseket, feljegyzéseket és tennivalókat. Az Univerzális Postafiókhoz a hozzáférés is univerzális: elérhető asztali és hordozható számítógépekről, webböngészőről, sőt, vezeték nélküli eszközökről is (pl. Palm). Szabályok készíthetők az üzenetek automatikus feldolgozására, továbbítására, törlésére, vagy éppen automatikus megválaszolására. A szabályok a szerveren működnek, ezért állandóan élnek, akár be van jelentkezve a felhasználó, akár nincs.
Újdonságok a GroupWise 8-as verziójában Látvány A GroupWise 8 fejlesztői különösen nagy hangsúlyt fektettek az új verzió látványának megtervezésében és az ehhez kapcsolódó új funkciók fejlesztésében. Ez a fejezet a kliens megjelenésével kapcsolatos újdonságokat részletezi és bemutatja az új funkciók beállításának helyeit is a kliensben. Megjelenés A GroupWise 8 kliens új megjelenése tetszetős elődjéhez képest és számos új funkciót is felsorakoztat. A sokféle színválaszték és a betűméret tetszőleges kiválasztása mellett a funkciógombok és panelok is az egyéni ízlésnek megfelelően megjeleníthetők illetve alakíthatók. Ezek a funkciók még inkább az otthonosság érzetét keltik. 1. ábra: Új megjelenés Szín A megjelenés változatosságához hozzátartozik a színséma megválasztása is. A színséma kiválasztása a GroupWise kliens teljes felületén érvényre jut. Lehet a választott színséma Kék, Égszínkék (alapértelmezett), Olívazöld, Tavaszzöld, Ezüst és Sterling ezüst. A színséma beállítása a Navigációs soron jobb egérkattintással megjelenő menüből a Navigációs sor testreszabása menüponttal történik. A megjelenő ablak alsó részén található legördülő menüből válasszon a színsémák közül.
2. ábra: Színséma választása I. A színséma beállítható az Eszközök > Beállítások > Munkakörnyezet > Megjelenés oldalon is. 3. ábra: Színséma választása II. Navigációs sor A GroupWise kliens egyik új eleme a Navigációs sor. A Főmenü alatt található Navigációs soron helyezkednek el azok a fülek, amelyek a postafiók mappáira hivatkoznak. A fülekre kattintva az adott mappa tartalma jelenik meg, tovább egyszerűsítve ezzel a mappák közti navigációt. Bármelyik mappa a Navigációs sorra helyezhető, ehhez a Navigációs sor testreszabása menüpontban kell kiválasztani azokat a mappákat, amelyeket a Navigációs soron szeretne látni.
4. ábra: Navigációs sor Ikonok Új ikonkészlet színesíti tovább a GroupWise megjelenését. Ez 140 újratervezett ikont jelent a kliens minden komponensében. Az alábbi táblázatban a legfontosabb ikonok és jelentésük olvasható. ikonok leírás A z elküldött tételek mellett található ikon tárolt vagy távoli postafiókban. Az elküldött tételek mellett található ikon, jelzi, hogy a tétel bekerült az elküldésre váró elemek sorába. Ha a tétel továbbítva lett ugyan, de még mindig ez az ikon jelenik meg mellette, akkor ez azt jelzi, hogy a státusz információkat még nem érkeztek meg a cél postahivataltól. A kimenő tételek mellett található ikon. Ha az elküldött tételt legalább egy személy megnyitotta, mindaddig látható lesz az ikon, amíg minden címzett: 1) meg nem nyitja a levelet, telefonüzenet vagy feljegyzést, 2) el nem fogadja a találkozót vagy 3) nem jelöltre be készre a tennivalót. Az elküldött tételek mellett található ikon. A tételt nem lehetett továbbítani a címzett postahivatalnak például az internet kapcsolat hiánya miatt, vagy egyéb okokból. Az elküldött tételek mellett található ikon. Találkozó és tennivaló mellett jelzi, hogy legalább egy személy elutasította vagy letörölte a tételt. Levél, telefonüzenet vagy feljegyzés mellett jelzi, hogy legalább egy személy törölte a tételt megnyitás nélkül. A tétel egy vagy több mellékletet tartalmaz. Egy vagy több hangüzenetet tartalmazó tétel. Piszkozatok, módosításra váró tételek. Megtalálható egy elküldött tétel mellett. A megválaszolt tételek mellett található. Továbbított tételek mellett található. Átruházott tételek mellett található. Megválaszolt és továbbított tételek mellett található. Megválaszolt és átruházott tételek mellett található. Továbbított és átruházott tételek mellett található. Megválaszolt, továbbított és átruházott tételek mellett található. Kitűzött elem. A dokumentum egy meghatározott verziója. A dokumentum hivatalos, eredeti verziója. Meg nem nyitott levélüzenet, nem sürgős, normál és sürgős üzenetek mellett található ikonok. Megnyitott levélüzenet, nem sürgős, normál és sürgős prioritással. Megnyitott és meg nem nyitott találkozók nem sürgős, normál és sürgős prioritással. Megnyitott és meg nem nyitott tennivalók nem sürgős, normál és sürgős prioritással. Meg nem nyitott feljegyzések nem sürgős, normál és sürgős prioritással. Megnyitott feljegyzések nem sürgős, normál és sürgős prioritással. Meg nem nyitott telefonüzenetek nem sürgős, normál és sürgős prioritással.
ikonok leírás Megnyitott telefonüzenetek nem sürgős, normál és sürgős prioritással. A tétel küldője választ kér üzenetére. A tétel lehet nem sürgős, normál és sürgős prioritással. Ez az ikon az időpontkeresés művelet közben jelenhet meg. Ha az ikon a felhasználó vagy erőforrás bal oldalán megjelenik, akkor az egyéni ütemtervekben információt találhat a találkozóról. Ehhez azonban szükséges a találkozókra olvasási jogot adni, azoknak akiknek az időpont egyeztetéshez ez szükséges. A Naptárban megjelenő elem. A tételhez figyelmeztetés lett beállítva. A Naptárban megjelenő elem. Jelzi, hogy a tétel csoport találkozó, feljegyzés vagy tennivaló. A naptárban megjelenő elem. Ezek a tétélek más helyettesítési jogokkal rendelkező személyek számára nem láthatók. Kizárólag a postafiók tulajdonosa láthatja. A naptárban megjelenő elem. Elutasított, de le nem törölt tételek mellett található ikon. 1. táblázat: Ikonok a GroupWise 8-ban A Fejléc szerkesztése A Fejléc a Navigációs sor alatt helyezkedik el illetve, ha az eszköztárak be vannak kapcsolva, akkor közvetlen az alatt található. A Fejléc a különböző mappa nézetek megjelenítésére ad lehetőséget, valamint itt helyezkedik el a Szűrő is. Jobb egérkattintással a megjelenő menüben ízlés szerint választható a Fejléc szövegének betűmérete és színe valamint a színe. Ezek a beállítások a Navigációs sorra kattintva is alkalmazhatók. 5. ábra: A Fejléc
A Naptár háttérszín beállítása A Naptár háttérszíne megváltoztatható a találkozók, feladatok, feljegyzések vagy az egész napos események területén. Ez azt jelenti, hogy ezekhez a területekhez különböző színek társíthatók a Naptárban. A színek kiválasztása az említett területeken jobb egérkattintással megjelenő menüből a Háttérszín menüpont segítségével történik. 6. ábra: Naptár háttérszíne Összegző naptár és csoportcímke megjelenítés A GroupWise Összegző naptára egy nézetben jeleníti meg a tételeket. Alapértelmezett beállítása, hogy a Naptár rendszermappa elemeit összegezze, mindig az aktuális naptól kezdve a jövőbe mutatóan 14 napra érvényes tételekre. Az egy panelban tetszőlegesen megválasztott elemek megjelenítése praktikus segítséget nyújthat a mindennapos munkák rendszerezésében. 7. ábra: Összegző naptár A rendszerezést segíti a csoportcímkék használata is. A Postafiókba érkező levelek tetszőleges szempont szerint csoportosíthatók, így például: dátum, feladó, stb. A csoportcímkék elérhetők a Fájl > Tulajdonságok menüpont alól a Megjelenítés fülre kattintva. A csoportcímke minden mappalista elemen beállítható.
8. ábra: Csoportcímkék megjelenítése Az alábbi képen a Postafiókon dátum szerinti rendezési sorrendben beállított csoportcímkék láthatók. 9. ábra: Csoportcímke dátum szerint
Betekintő A Betekintő újdonsága, hogy a szokásos nézet, amely a GroupWise főablakának alsó részében helyezkedik el, áttehető a jobb oldali részre. A jobb oldali nézet beállítása a Megtekintés > Betekintés > Megjelenítés jobbra menüpontban állítható. 10. ábra: Betekintő jobb oldalt
Levél szövegének meghatározása válaszadáskor Válaszlevél írásakor, az eredeti üzenet megtartását választva, többféle formázási lehetőség közül választhat. A válaszlevélben saját üzenetének helye lehet a szövegtörzs előtt vagy után. Az eredeti üzenet elkülönítésére tetszőleges karakter használható. Valamint a válaszlevél első sorának információi is beállíthatók. A HTML és egyszerű szöveges válaszlevelek beállításai külön-külön állítható be. A funkció elérhető az Eszközök > Beállítások > Munkakörnyezet ablakban a Válasz formátuma oldalon. Funkciók Az új funkciókkal bővülő GroupWise 8 tovább színesíti a kliens változatosságát. Ezek a funkció azonban a régebbi verzióknál nem elérhetők. Több naptár Az új verziójú kliens lehetővé teszi a naptárak létrehozását. Az eddigi egy naptár helyett a találkozókat és minden más bejegyzést külön naptárban szervezhet, elválasztva a hivatalos, személyes vagy épp családi programokat. Minden naptárhoz egyúttal választható egy tetszőleges szín is. Az összes naptárban meglévő tételek megnézhetők egy felületen, az alapértelmezett naptárban, a naptárakhoz rendelt színes bejegyzésekkel. A húzd és vidd funkció minden találkozóra, tennivalóra és feljegyzésre egyaránt működik a különböző naptárak között. Naptárat létrehozni a Fájl > Új > Naptár menüpont kiválasztásával lehet. 11. ábra: Naptárak létrehozása
Naptárak találkozása a fő naptárban. A színek által jól látható melyik bejegyzés, melyik naptárhoz tartozik: 12. ábra: Naptárak bejegyzései a fő naptárban
Színes naptár nyomtatása A naptár nyomtatásakor a találkozókra beállított színek megmaradnak a nyomtatott anyagban. Így több, színnel jelölt naptár vagy kategóriák használata esetén a színek a nyomtatásban is láthatók lesznek. Naptárak nyomtatása elérhető a Fájl > Nyomtatás > Naptár nyomtatása menüpontból. 13. ábra: Naptár nyomtatása Egész napos események Találkozó létrehozásakor az időpontok kijelölése helyett, a találkozó egész napos elfoglaltsággá alakítható, ha ezt szükségesnek ítéli meg. Ez a funkció a Műveletek > Egész napos esemény menüpontot választva vagy a találkozó ablakának felső részén található jelölőnégyzet segítségével érhető el. Szűrő (gyors) A fejlécen beépített Szűrő található. A szűrő mellett található mezőbe írt feltételre gyors szűrés hajtható végre. A szűrés mindig az adott mappát kijelölve lesz érvényes. Gyors szűrés használatakor a tételek Feladó, Címzett, Másolat és Tárgy mezőire valósul meg a szűrés.
Keresés mellékletekben Keresés végrehajtásakor a GroupWise automatikusan keres a tételek mellékleteiben is. (A keresés és szűrés műveletek nem egy és ugyanazok!) Keresés a fő eszköztáron található nagyító ikonra kattintva kezdeményezhető vagy az Eszközök > Keresés menüpontból. 14. ábra: Keresés a postafiókban
Helyesírás-ellenőrzés gépelés közben A GroupWise 8-ban elérhetővé vált az automatikus helyesírás-ellenőrzés. Ez annyit jelent, hogy az üzenet már a megírása közben is ellenőrzésre kerül. A vélhetően helytelenül leírt szavak piros aláhúzott vonallal jelennek meg, aminek javítására rendszerint található néhány javaslat. 15. ábra: Helyesírás-ellenőrzés gépelés közben
Aláírások készítése Az eddigi egy aláírás helyett, a GroupWise több aláírás készítését is támogatja. Így lehetővé válik a személyes és céges aláírások készítése és tárolása egy adott helyen. Egy üzenet elküldésekor, a GroupWise megkérdezi, hogy a meglévő aláírások közül melyik legyen az üzenethez fűzve, de beállítható hogy rákérdezés nélkül mindig az alapértelmezett aláírás kerüljön az üzenet végére. Az aláírás készülhet HTML oldalként is. 16. ábra: Aláírások szerkesztése
HTML üzenetek blokkolása Napjaink egyik spammelési (levélszemét-terjesztési) technikája a HTML üzenetek küldése, amelyek egy az interneten megtalálható képre hivatkoznak. Egy ilyen típusú levél megnyitásakor a hivatkozás automatikusan megjeleníti a képet a szövegtörzsben. A GroupWise 8 lehetőséget ad arra, hogy a külső képekre való hivatkozás blokkolásra kerüljön és erre egy üzenet figyelmeztesse a felhasználót, amely az levéltörzs tetején olvasható. Ha úgy dönt, mégis szeretné megnézni a levéltörzsbe ágyazott képet, elég a figyelmeztető üzenetre kattintani és a kliens megjeleníti azt. Az alapértelmezett helyzet, miszerint megjelenjen a figyelmeztető üzenet vagy ne, az alábbi helyen állítható be: 17. ábra: HTML oldalak blokkolásának beállítása
A Mentés másként formátumok kibővítése A legújabb verzió már 4 különböző Mentés másként formátumot tartalmaz. Az üzenetek ezentúl elmenthetők Egyszerű szövegként, Rich text (RTF) formátumként, Internetes levelekként (MIME) és Klasszikus GroupWise formátumként (.doc). Ezek a formátumok a Fájl > Mentés másként menüpontban a Mentett üzenetek formátuma legördíthető listából választhatók ki. A formátum kiválasztásának megfelelően a Fájlnév mezőben is módosul a kiterjesztés. 18. ábra: Mentés formátumának beállítása
Tárolt és távoli postafiókok offline használata Tárolt és távoli postafiókot használva, lehetőség van az internet kapcsolat nélküli munkára. Az offline (Kapcsolat nélküli munka) mód használata, akkor amikor nincs hálózati kapcsolat, hasznos funkció. A GroupWise kliens így nem fog kísérletet tenni a levelek elküldésére és az online postafiók szinkronizálására sem. Ebben a módban a Helyettesítés és az Időpontkeresés funkciók sem fognak megjelenni, hiszen ezekre internet kapcsolat hiányában nincs lehetőség. A Kapcsolat nélküli munka beállításának helyét az alábbi ábra mutatja: 19. ábra: Kapcsolat nélküli munka beállítása Karakterkódolás kibővítése A kliens mostantól támogatja az Unicode karakterkódolást a tárgy, szövegtörzs és melléklet mezőkben. Ezzel tovább bővül a nyelvi támogatottság mértéke a mellékletek elnevezésében is.
Felügyelet Ebben a részben azok az új GroupWise kliens funkciók kerülnek bemutatásra, amelyek a rendszerezés és információ hozzáférés szempontjainak figyelembe vételével lettek kibővítve. Alapkönyvtár és panel nézetek Az Alapkönyvtár nézet egy teljesen új komponense a GroupWise-nak. A nézet ún. panelekből áll, amelyeknek tartalma tetszőlegesen választható tételeket tartalmaz. A több panelból álló Alapkönyvtár nézet egy vagy két oszlopban jeleníthető meg. A panelekben megjeleníthető a Naptár és tételei, az Olvasatlan elemek, az Ellenőrzőlista, a Legutóbbi tevékenységek és sok más tétel is. Az Alapkönyvtár nézet testre szabhatósága rendkívül rugalmas, elősegítve ezzel a napi munkához szükséges környezet kialakítását. 20. ábra: Az Alapkönyvtár nézet Központi disztribúciós listák szerkesztése A rendszer disztribúciós listák karbantartása mindig sok munkát jelent a rendszergazdáknak. A GroupWise 8 lehetőséget ad a rendszergazdáknak arra, hogy a ezeknek a listáknak a karbantartása elvégezhető legyen egy GroupWise felhasználó által is. A disztribúciós listák karbantartása a Címjegyzéken keresztül történik, és ehhez a rendszergazda ad jogot, az arra leginkább illetékes személy számára. A lista frissítése így a felhasználók kezébe kerül, míg a rendszer disztribúciós listák létrehozása és törlése továbbra is a rendszergazda hatásköre marad. A Címjegyzékből a disztribúciós listára duplán kattintva a megjelenő ablakban szerkeszthető a csoporttagság.
21. ábra: Disztribúciós listák szerkesztése A levelek lekérdezésének gyorsítási folyamata A GroupWise tárolt illetve távoli postafiók mód használatakor a levelek lekérdezésének folyamata gyorsabb, mint az előző verziókban. Ehhez semmilyen beállítást nem kell megadni a kliensen. A GroupWise fejlesztői a kliens frissítési folyamatán változtattak, amely ezáltal gyorsabban képes a tárolt és távoli postafiókokkal szinkronizálni.
A legfontosabb funkciók Belépés a Postafiókba indítóablakon keresztül 1) Indítsa el a GroupWise-t. Kattintson a munkaasztal GroupWise ikonjára. 22. ábra: A GroupWise bejelentkező ablaka 2) Adja meg az azonosító nevét (Novell Felhasználóazonosító). Ha az Online üzemmódot választja, akkor adja meg a postahivatalt futtató kiszolgáló nevét vagy TCP/IP címét (Cím) és a postahivatal-ügynökprogram portszámát (Port), ahol az utóbbi általában 1677. Ha Tárolt vagy Távoli üzemmódban indítja a postafiókot, akkor a megfelelő mezőben írja be a postafiók elérési útvonalát. 3) Írja be a jelszavát a Jelszó mezőbe. 4) Kattintson az OK gombra. Tételek kezelése a GroupWise-ban Az egymással folytatott kommunikáció megkönnyítéséhez a GroupWise-ban különböző tételek használatára van lehetőség, mint a levél, találkozó, tennivaló, feljegyzés vagy telefonüzenet. Új levélüzenet írása 1) Válassza ki az Új levél ikont az eszköztárból, vagy a menüsorból a Fájl > Új > Levél parancsot. Ekkor megjelenik egy üzenetablak. 2) Címezze meg az üzenetet. 3) Töltse ki az üzenetrészt. 4) Küldje el az üzenetet az üzenetablak Küldés gombjával.
Üzenetek olvasása A Postafiókban az új üzenetek félkövér betűtípussal jelennek meg. Az üzenetek prioritását az ikonjuk színe mutatja. A fehér ikon a Normál, a piros a Sürgős, a szürke a Nem sürgős típusú üzenetet jelzi. A tételek dupla kattintásra nyílnak meg. Válaszadás az üzenetekre A tétel megnyitása után a Válasz parancs segítségével válaszolhat az üzenet küldőjének, illetve a Válasz mindenkinek gomb segítségével minden címzettnek.
Betekintő A Postafiók tételeinek gyors átolvasására ad lehetőséget a Betekintő. A Betekintő a GroupWise kliens főablakának alsó vagy jobb oldali részén helyezhető el. A kiválasztott tételt kijelölve, a tétel dupla kattintással történő megnyitása nélkül, olvasható lesz annak tartalma a Betekintő ablakában. A funkció eléréséhez válassza a Megtekintés > Betekintés Megjelenítés alul menüpontot, vagy az eszköztárból kattintson a Betekintő ikonra. 23. ábra: Betekintő a főablak alsó részén Ha az üzenetek elolvasásához a Betekintőt használja, akkor a kiválasztott üzenet ugyanúgy megnyitott állapot megjelölést kap, mintha dupla kattintással olvasta volna el. Így a küldőnek ugyanúgy lehetősége van arra, hogy megtudja üzenetét megnyitották. A Címjegyzék használata A Címjegyzéket megnyitva mindenki számára látható lesz a Novell GroupWise címjegyzék, a Novell LDAP-címjegyzék, emellett látszik a Napi kapcsolatok és egy személyes címjegyzék is. A Novell GroupWise címjegyzék tartalmazza a GroupWise rendszer felhasználóinak címét, és egyéb fontos adatukat.
24. ábra: A GroupWise címjegyzék A Napi kapcsolatok címjegyzék tartalmazza azoknak a személyeknek a e-mail címét, akiknek egyszer már küldött üzenetet. A személyes címjegyzék tartalmazhat külső és belső címeket is, amelyeket a címjegyzék tulajdonosa szerkeszthet.
Az üzenetek nyomon követése A GroupWise üzenetkövetési szolgáltatása lehetővé teszi, hogy megtudja, mi történt az elküldött levéllel: megérkezette, megnyitották-e és/vagy törölték-e. Ehhez a Kimenő tételek mappában kattintson kétszer bal egérgombbal az üzenetre, és válassza ki az üzenet Jellemzők fülét. Mappák készítése 1) Válassza ki a Fájl > Új > Mappa menüpontot. 2) A különböző célt szolgáló mappatípusok közül válassza ki a Személyes mappát és kattintson a Tovább gombra. 3) Írja be az új mappa nevét és leírását. 4) A mappalistában mozgassa az új mappát a kívánt helyre (a Fel, Le, Jobbra, vagy Balra gombokkal), majd kattintsunk a Tovább gombra. 5) Adja meg a mappa beállításait most vagy később a létrehozás után, majd kattintson a Befejezés gombra. Üzenetek áthelyezése egy mappába A tételek mappákba rendezhetők áthelyezéssel, mely esetén a tétel átkerül az új mappába, és törlődik a régiből. Az áthelyezéshez elég, ha egyszerűen áthúzza a tételt a listából a kívánt mappába.
Szabályok használata A szabályokkal számos tevékenység automatizálható, így például: Egy üzenet áthelyezése egy meghatározott mappába Szabadság esetén válaszlevél a küldőknek Azon találkozók elfogadása, amikor ráérünk Üzenetek törlése Üzenet továbbítása személyhívóra vagy faxra Szabály létrehozása Lehetőségünk van különböző szabályok készítésére az üzenetek automatikus feldolgozására, továbbítására, törlésére, vagy éppen automatikus megválaszolására. A következőkben bemutatjuk két gyakran használt szabály létrehozásának folyamatát. Szabály a levelek automatikus átirányítására A szabály létrehozásához válassza ki az Eszközök > Szabályok menüpontot. Új szabály létrehozásához kattintson az Új gombra. 25. ábra: Létrehozott szabályok megtekintése Az Új szabály ablakban adja meg a szabály nevét, az eseménynél válassza ki az új tételt, valamint állítsa be, hogy a beérkezett tételeknél történjen automatikus továbbítás. A feltételeknél az is beállítható, hogy mely tételtípusok beérkezésénél lépjen érvénybe a szabály, alapesetben ez valamennyi tételre vonatkozik. A Feltételek megadása gombra kattintva, a felnyíló panelen további feltételek megadására (pl. feladó, méret stb.) van lehetőség. Ezt követően az Új művelet gombra kattintva válassza ki a Továbbítást vagy a Továbbítás mellékletként, és a megjelenő panelen adja meg azt a címzettet, akihez a leveleket szeretné átirányítani.
26. ábra: Új szabály létrehozása Szabály beérkezett tételekre adott automatikus válaszra A szabály létrehozásához válassza az Eszközök > Szabályok menüpontot. A szabály létrehozásához kattintson az Új gombra. Az Új szabály ablakban adja meg a szabály nevét, az eseménynél válassza ki az új tételt, valamint állítsa be, hogy a beérkezett tételeknél történjen automatikus továbbítás. A feltételeknél az is beállítható, hogy mely tételtípusok beérkezésénél lépjen érvénybe a szabály, alapesetben ez valamennyi tételre vonatkozik. A Feltételek megadása gombra kattintva, a felnyíló panelen további feltételek megadására (pl. feladó, méret stb.) van lehetőség. Ezt követően az Új művelet gombra kattintva jelölje meg a Válasz műveletet. A megjelenő panelen beállítható, hogy a feladótól kapott üzenet jelenjen-e meg a válaszban, majd a következő ablakban adja meg a válaszlevél szövegét.
Helyettesítés használata A helyettesítés funkció biztosítja más személyek postafiókjához való hozzáférést. Ez azt jelenti, hogy mások engedélyt adhatnak arra, hogy levelezésük és naptárbejegyzésük látható és akár módosítható legyen bizonyos személyek számára. Egyúttal saját postafiókra is adható ez a jog az illetékes személyeknek. Mások postafiókjának megtekintése a saját postafiókból kezdeményezhető és miután a jogadás megtörtént, semmilyen jelszó ismerete nem kell ehhez a művelethez. A helyettesítés használatához két fő lépés ismerete szükséges: Jogosultság kiosztása más GroupWise felhasználóknak. El kell dönteni kinek és milyen jogokat szeretne adni a gördülékeny munkavégzés elősegítéséhez. Helyettesítés beállítása saját postafiókon. Más postafiókjához való hozzáférés beállításának lépései a saját postafiókon.
Jogosultság kiosztása más GroupWise felhasználóknak Hozzáférés kiosztása a saját postafiókhoz más személyek részére, az alábbi lépésekben történik: Válassza ki az Eszközök > Beállítások menüpontot és kattintson duplán az Adatvédelem ikonra. Kattintson a Helyettesítés fülre. A Név mezőbe írja be vagy a Címjegyzék ikonra kattintva válassza ki azt a személyt akinek jogokat szeretne adni. Az Új felhasználó gombra kattintva a Hozzáférési lista mezőben jelölje ki a választott személyt. Miután a személyt kiválasztotta a listából, jelölje be a szükséges jogokat. 27. ábra: Jogosultság kiosztása helyettesítéshez A jogok eltávolításához jelölje ki a személyt a listából, majd kattintson az Eltávolítás gombra. A jogok módosításához válassza ki a személyt a listából és módosítson a hozzáférésen.
Helyettesítés beállítása saját postafiókon Teljes hozzáférés egy postafiókhoz, nem csak a beérkezett üzentek és naptárbejegyzések megtekintését jelenti. Ebben az esetben minden mappában lehet olvasni és törölni is az ott található tételeket és üzenetek küldhetők másoknak a teljes jogot adó személy nevében. Az alábbi lépésekben mások postafiókjához való helyettesítését állíthatja be a saját postafiókjából. Válassza ki a Fájl > Helyettesítés menüpontot. Írja be a Név mezőbe a helyettesíteni kívánt személy nevét vagy válassza ki a Címjegyzékből és kattintson az OK gombra. 28. ábra: Helyettesítés beállítása Az OK gombra kattintva a helyettesítés megtörténik. Ezt a Fejlécen, a mappalista fölötti részen található ikon jelzi. Helyettesítéskor a helyettesítés felirat jelenik meg. A postafiókok közti váltás az ikonra kattintva valósul meg. A legördülő menüből választható valaki a helyettesítési listából vagy visszatérhet a saját postafiókjába. A Naptár használata 29. ábra: Választás a helyettesítési listából A Naptárat a Naptár megnyitása ikonra való kattintással bármelyik mappából meg lehet jeleníteni, illetve akkor is, ha rákattint a Naptár rendszermappára. A Naptár segítségével egyszerűen áttekinthetők a találkozók, tennivalók és feljegyzések. A Naptárban tárolt információk nap, hét, hónap, vagy év alapján csoportosítva tekinthetők meg. Az egyéni igényeknek megfelelően a nézet személyre szabható. Módosítható a Naptár úgy, hogy az a hetek számozását is
tartalmazza. Ehhez válassza ki az Eszközök > Beállítások menüpontot, majd kattintson duplán a Dátum és idő ikonra. A megjelenő ablakban a Naptár fülön jelölje be a Hét sorszámának megjelenítése beállítást. Csoportos találkozó ütemezése A találkozók elektronikusan történő megszervezésével sok időt takarítható meg, hiszen nem kell mindenkivel személyesen egyeztetni az időpontot, így lényegesen leegyszerűsödik a szervezés. A találkozók megtekinthetők a Naptárban, mint az egyes időintervallumokat kitöltő bejegyzések. Egy csoportos találkozó megszervezése az alábbi lépésekből áll: 1) Kattintson az eszköztáron lévő az Új találkozó ikonra, vagy a menüből válassza a Fájl > Új > Találkozó parancsot. 2) Írja be a résztvevőket a Címzett sorba. A Kezdő dátum mezőbe a találkozó dátuma és pontos ideje kerül, melyeket a gombok melletti ikonok segítségével tud kiválasztani. Az Időtartam mező a találkozó várható időtartamát tartalmazza. 3) Kattintsunk az Időpontkeresés Ikonra, hogy a résztvevők naptárjában található foglalt és szabad időszakok megjelenjenek. A találkozó időpontjának kiválasztásához a megjelenő párbeszédablak alján információt találhat a Naptár rácsozatán lévő minták jelentéséről. 30. ábra: Találkozó időpontjának kiválasztása 4) Időpont ütközés esetén az első alkalmas időpont automatikus kikereséséhez kattintson az Automatikus gombra. Az időpont és időtartam jóváhagyása az OK gombra kattintással történik. 5) Töltse ki a tárgy mezőt és a találkozó szövegtörzsét.
6) Majd a találkozó elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Tennivalók létrehozása A tennivalók szintén a Naptár megnyitása ikon segítségével, illetve a Naptár rendszermappára kattintva tekinthetők meg. A tennivalók hozzárendelhetők saját magunkhoz, vagy más GroupWise felhasználóhoz, illetve felhasználócsoporthoz. Ha valaki tennivalót küld részünkre, akkor az a Postafiókban jelenik meg, majd elfogadás után a Naptárba kerül és csak ott lesz látható. Saját részre készülő tennivaló készítése Saját részre készülő tennivalót létrehozhat úgy, hogy a Naptárat megnyitva a Tennivalók panelben duplán kattint, majd a megjelenő Kitűzött tennivaló ablakba beírja a teendőit. A tennivaló létrehozásához kattintson a Kitűzés ikonra. Csoportos tennivaló elkészítése 1) Válassza az eszköztáron lévő Új tennivaló ikont, vagy a menüsorból a Fájl > Új > Tennivaló menüpontot, majd töltse ki a tennivaló részleteit. 2) Kattintson a Küldés gombra. 31. ábra: Más személynek szóló tennivaló létrehozása
Feljegyzések használata A feljegyzések szintén a Naptár rendszermappában láthatók. Funkciójuk szerint használhatók például a szabadnapokra vonatkozó információk, a fizetésnapok, vagy bármely más megjegyzendő információ beírására. 32. ábra: Feljegyzések helye a Naptárban Saját részre készülő feljegyzés készítése Saját részre készülő feljegyzést létrehozhat úgy, hogy a Naptárat megnyitva a Feljegyzések panelben duplán kattint, majd a megjelenő ablakba beírja a feljegyzéseit. A feljegyzés létrehozásához kattintson a Kitűzés ikonra. Csoportos feljegyzés elkészítése 1) Válassza az eszköztáron lévő Új tennivaló ikont, vagy a menüsorból a Fájl > Új > Feljegyzés menüpontot, majd töltse ki a feljegyzés részleteit. 2) Kattintson a Küldés gombra.
Tételek archiválása Az archiválás funkció használatával régi, de esetleg szükséges levél- vagy telefonüzenetek, találkozók, feljegyzések vagy tennivalók menthetők el a helyi vagy hálózati meghajtó erre szolgáló könyvtárába. Tételek archiválásával helyet takaríthat meg a hálózaton, és elkerülheti a Postafiók zsúfolttá válását. Ha például a Postafiókban olyan fontos tételek találhatók, amelyek a jelenlegi munkához nem szükségesek, lehetőség van az archiválásra. Az archivált tételek bármikor megtekinthetők az archívum megnyitásával. Tételek archiválása 1) Ha központilag nincs beállítva, akkor magunknak kell az archív tételek elérési útvonalát megadni az Eszközök > Beállítások > Munkakörnyezet > Fájlok helye ablakban az Archiválási könyvtár mezőben. 33. ábra: Archív útvonal beállítása 2) Ha kiválasztotta az archiválási könyvtárat, akkora jelöle ki azokat a tételeket, amelyeket archiválni szeretne. 3) Válassza a menüből a Műveletek > Áthelyezés archívumba menüpontot vagy az archívumba szánt tételen jobb egérkattintással megjelenő menüből az Áthelyezés archívumba menüpontot. Egyszerre több tétel kijelölésével is archiválhat.
Archivált tételek megtekintése 1) Válassza a menüből a Fájl > Archívum megnyitása menüpontot. Ezzel megnyitja az archívumot, melyet a GroupWise kliens Fejlécén található Archív felirat mutat. A továbbiakban csak az archívumban tárolt elemeket láthatjuk. 34. ábra: Átváltás archívum nézetre 2) Ha vissza szeretne jutni a saját Postafiókjába, akkor ismételten kattintson menüből a Fájl > Archívum megnyitása menüpontra. Tétel archiválásának megszüntetése 1) Válassza a menüből a Fájl > Archívum megnyitása menüpontot. 2) Kattintson arra a tételre, amelynek archiváltságát szeretné megszüntetni, ami annyit jelent, hogy ezt a tételt szeretné ismét az Online postafiókjában látni. 3) Válassza a Műveletek > Áthelyezés archívumba menüpontot vagy a tételt kijelölve jobb egérkattintással megjelenő menüből az Áthelyezés archívumba menüpontot. Ezzel a művelettel a tétel visszakerült az Online postafiókba archívumból. 4) Kattintsunk a Fájl > Archívum megnyitása menüpontra a Postafiókba történő visszatéréshez. Megjegyzés: Azok az üzenetek, amelyeknek archiválását megszüntettük, abba a mappába kerülnek vissza, amelyik alatt az archívumban is szerepeltek.