OpenOffice.org 1.1.4 használata

OpenOffice.org 1.1.4 használata www.novell.hu S E G É D L E T 2005.03.10

1. oldal Tartalomjegyzék Bevezetés... 4 A dokumentum megértésének előfeltételei... 4 A Writer... 4 Kezdeti lépések...4 A Writer indítása...4 Alapkörnyezet... 5 Menük...6 Fájl menü... 6 Szerkesztés menü... 7 Nézet menü... 8 Beszúrás menü... 8 Formátum menü... 9 Eszközök menü... 9 Eszköztárak...10 Eszköztárak elrejtése és megjelenítése... 10 Lebegő eszköztár megjelenítése... 10 Alapbeállítások... 13 Fájlformátum... 13 Alapértelmezett fájlformátum beállítása... 13 Automatikus mentés... 14 Nyelv... 14 Szöveges dokumentumok...15 Alap betűkészletek... 16 Táblázat... 16 Automatikus javítás és formázás...17 A dokumentumok kezelése... 18 Dokumentum létrehozása... 18 Egyszerű szöveges dokumentum... 18 Fődokumentum... 18 Egyéb dokumentumtípusok... 18 Dokumentumok formázása... 19 Alapbeállítások... 19 Fejléc és lábléc (élőfej és élőláb)... 20 Hasábok... 21 Szövegformázás...22 Stílusbeállítás... 22 Egyedi formázások... 23 Stílusok létrehozása és módosítása... 24 A kezdőoldal létrehozása...25 A tartalomjegyzék létrehozása...26 Dokumentum mentése... 27 A sablonok használata a Writerben... 27 Sablonok létrehozása... 27 Sablonok módosítása...28 Szöveges állományok létrehozása sablonból... 29 Microsoft Word dokumentumok és az OpenOffice.org Writer... 30

2. oldal A Microsoft Word dokumentumok kezelése...30 Microsoft Word dokumentum konvertálása a Writerbe...31 Kézi konverzió... 31 Dokumentumkonvertáló Tündér használata... 31 Hogyan lehet...?... 32 Billentyűzet-tippek... 34 A Calc... 35 Kezdeti lépések... 35 A Calc indítása... 35 Alapkörnyezet...35 Menük... 36 Fájl menü... 37 Szerkesztés menü... 38 Nézet menü... 38 Beszúrás menü... 39 Formátum menü... 39 Eszközök menü... 40 Adatok menü... 41 Eszköztárak...42 Eszköztárak elrejtése és megjelenítése... 42 Lebegő eszköztár megjelenítése... 42 Új dokumentum megnyitása... 44 Dokumentum létrehozása kiindulópont nélkül...44 Calc dokumentum létrehozása sablonból...44 Alapszámítások... 44 Cellahivatkozások... 45 Formázás... 46 Nyomtatás...51 Billentyűparancsok... 52 Dokumentumok konvertálása... 52 Gyakran ismételt kérdések GYIK... 53 Adatok megjelenítése... 55 Formázás...55 Diagramok... 55

3. oldal Copyright 2005 Novell, Inc,. Minden jog fenntartva. Jelen dokumentáció szabadon másolható, fénymásolható, továbbítható vagy tárolható. A jelen anyag semmilyen formában nem módosítható, vágható a Novell Professional Services előzetes írásos engedélye nélkül. 1124 Budapest, Csörsz utca 45. Tel: 489-4600 / Fax: 489-4601 Kapcsolat: Kéménczy Kálmán, kkemenczy@novell.com Változások: v1.0 2005.03.10. v1.0.1 2005.03.15. Első kiadott verzió Hibás kép javítása bejelentő: dr. Tóth Attila

4. oldal Bevezetés Jelen dokumentum segítséget kíván nyújtani a Microsoft Office Word és Excel felhasználóknak az OpenOffice.org Writerének és Calcjának használatában. Célja, hogy a felhasználók a lehető legrövidebb időn belül képesek legyenek otthonosan mozogni ebben. A dokumentum elolvasását követően a felhasználóknak számos olyan feladatot kell tudniuk elvégezni, amelyeket eddig Microsoft Wordben és Excelben oldottak meg. Nem helyettesíti azonban az oktatási anyagot, illetve a Súgót, hiszen nem foglalkozik a Writer és a Calc minden funkciójával. A dokumentum megértésének előfeltételei Jelen dokumentum azokhoz a felhasználókhoz szól, akik mindennapi munkájuk során rutinosan használják a Microsoft Office Word és Excel 97/2000/XP/2003 valamelyik verzióját, így feltételezi hogy tisztában vannak a Microsoft Office Word és Excel környezettel, valamint az OpenOffice.org 1.1.x verziója telepítésre került munkaállomásukon. A Writer Kezdeti lépések A Writer indítása Amennyiben az OpenOffice.org már telepítésre került, számos lehetőség kínálkozik a Writer elindítására. Talán a legegyszerűbb megoldás a Start > Programs > OpenOffice.org 1.1.x> Szöveges dokumentum. Ha indítóikont kíván létrehozni, akkor az alábbi parancsnak kell az ikon tulajdonságaiban szerepelnie: "C:\Program Files\OpenOffice.org1.1.x\program\soffice.exe" -writer. Ha az alkalmazásban bárhol segítségre van szüksége, az F1 billentyű lenyomásával, a megfelelő súgórészhez jut.

5. oldal Alapkörnyezet Az OpenOffice.org Writer környezete nagyon hasonló a Microsoft Wordhöz. A funkciók elérése az oldal tetején és bal oldalán lévő menükön keresztül történik. Ez a fejezet a két alkalmazás nyújtotta alapszintű környezet közötti néhány különbségére hívja fel a figyelmet.

6. oldal Menük Az OpenOffice.org Writer, a Táblázatok menü kivételével ugyanazzal a menüvel rendelkezik, mint a Microsoft Word. Menüszerkezete dinamikusabban változik a kiválasztott elemeknek megfelelően. Így a Kép... menüpont csak akkor jelenik meg a Formátum menü alatt, ha a kurzor egy táblázatban áll. További különbségek találhatók az egyes menüpontok alatt. Habár ez a dokumentumban nem tér ki részletesen az összes menüpont közötti különbségre, az alábbiakban összehasonlíthatók az egyes menüpontok. Az OpenOffice.org menüi a bal, a Microsoft Word menüi a jobboldalon találhatók. Fájl menü

7. oldal Szerkesztés menü

8. oldal Nézet menü Beszúrás menü

9. oldal Formátum menü Eszközök menü

10. oldal Eszköztárak A Writer számos rögzített eszköztárral rendelkezik, amelyek vagy a fejlécben, vagy az alkalmazás baloldalán kaptak helyet. Lebegő eszköztárak is rendelkezésre állnak. A telepítést követően a Writer három alapbeállításban szereplő eszköztárat jelenít meg. Eszköztárak elrejtése és megjelenítése Válassza ki a Nézet > Eszköztárak elemet. A pipával jelölt eszköztárak megjelennek a képernyőn, a jel eltávolításával eltűnnek. A Writer baloldalán található Fő eszköztárban a leggyakrabban használt szerkesztőeszközök szerepelnek; ilyen jellegű eszköztár nincs a Microsoft Wordben. Az ikonok mellett látható nyíl lebegő eszköztárat jelez. Lebegő eszköztár megjelenítése Bármelyik nyíllal ellátott ikonra kattintva és az egér gombját nyomva tartva megjelenik a lebegő eszköztár. Ezt több helyen hosszú kattintás néven említik. A Műveletek eszköztár hasonló funkcionalitással bír, mint a Microsoft Word Szokásos elnevezésű eszköztára. Itt azok az általánosan használt funkciók találhatók meg, amelyek különböző dokumentumtípusokra használhatók. Számos ikon hasonló a Microsoft Wordben lévőkhöz vagy azonos azokkal.

11. oldal Figyelem! A Nyomtatási kép ikon alapbeállításként nem szerepel az eszköztárban. Ennek beállítása a Hogyan lehet...? részben szerepel. Egy másik említésre méltó ikon a Stílussegéd, amelynek bekapcsolásával megjeleníthető az összes stílus, amely az éppen szerkesztett dokumentumban megtalálható.

12. oldal Az Objektum eszköztár pedig az MS Word Formázás eszköztárához hasonlít. Olyan általános szövegformázási funkciókat tartalmaz, mint a stílusok és betűtípusok kiválasztása stb. A legördülő stíluslista rendelkezik egy fontos eltéréssel az MS Word változathoz képest: csak a dokumentumban jelenleg használt stílusokat jeleníti meg. A stílusok teljes listájának megtekintéséhez mindenképpen a Stílussegédet kell használni.

13. oldal Alapbeállítások A Writer használata előtt tanácsos néhány egyszerű beállítást elvégezni annak érdekében, hogy a szövegszerkesztés a legjobban saját megszokásainkhoz igazodjon. A legtöbb ilyen beállítás az Eszközök > Beállítások... menüpontban található. A lehetőségekhez mérten érdemes időt szakítani ezek áttekintésére, hiszen az OpenOffice.org testreszabhatósága itt nyilvánul meg igazán. Ezek közül az alábbiakat tekintheti át: Fájlformátum Az egyik legfontosabb beállítás. Segítségével meghatározható a Writerben készített vagy módosított dokumentumok alapértelmezett fájlformátumát. Itt érdemes azt a típusú fájlformátumot megadni, amelyet a felhasználói környezet is használ. Az ezektől eltérő fájlok a Mentés másként funkcióval a megfelelő formátumra alakíthatók. Amennyiben azok, akikhez dokumentumait el kívánja juttatni, Microsoft Wordöt használnak, akkor célszerű a.doc kiterjesztésű fájlformátumot alapértelmezettként megadni. Amennyiben ezek a felhasználók OpenOffice.org alkalmazást használnak, az.sxw formátum a legmegfelelőbb. Alapértelmezett fájlformátum beállítása Lépjen az Eszközök > Beállítások... menüpontra, majd a megjelenő ablakban a Megnyitás és Mentés > Általános részhez, és a Mindig az alábbi formátumban mentse feliratnál a legördülő menüből válassza ki a megfelelő fájlformátumot.

14. oldal Automatikus mentés Az Automatikus mentés beállítását és gyakoriságának megadását a fentiekben már leírt ablakban, az Automatikus mentés minden percben mezőben kell elvégezni, a megfelelő gyakoriságot percben kell megadni. Nyelv A telepítéskor megadott beállítás általában megfelelő, azonban célszerű azt ellenőrizni. Ennek elvégzéséhez válassza az Eszközök > Beállítások... menüpontot, majd a megjelenő ablakban a Nyelvi beállítások > Nyelvek lehetőséget, és a Nyelv > Területi beállítások szöveg mellett a legördülő menüből válassza ki a megfelelő nyelvet.

15. oldal Szöveges dokumentumok A Writer lehetővé teszi a dokumentumok alapformátumának beállítását. Nehéz lenne ezt funkciót egyértelműen valamilyen Microsoft Word funkcióval megfeleltetni, azonban a betűkészlet beállítása nagyon hasonló a Normal.dot dokumentumsablonéhoz. Ez a beállítás az Eszközök > Beállítások... menüpontban, majd a megjelelő ablakban a Szöveges dokumentum alatt található.

16. oldal Alap betűkészletek A különböző stílusokhoz különböző betűkészletek használhatók. Megadható az Alapértelmezett, Címsor, Lista, Felirat és Jegyzék stílushoz tartozó alap betűkészlet. Az Alapértelmezett stílus a Microsoft Wordben lévő Normál stílusnak felel meg, amely alapjául szolgál az ebből építkező stílusoknak (pl. Szöveg, Szövegtörzs, Szövegtörzs behúzása). Amennyiben megváltoztatja a betűkészletet az alapstílusban, az kihatással van az erre épülő stílusokra is. Táblázat A Táblázat beállításnál meghatározhatja a táblázatok alapvető jellemzőit. Ezek közé tartoznak az ismétlődő címsorok vagy a szegélyek beállításai. Előre definiált stílusok használatakor az összes táblázat alapértelmezésben a Táblázatfejléc stílust használja a táblázat első sorában és a Táblázattartalom stílust az ezt követő sorokban. Ez a funkció rendkívül hasznos, ha következetes táblázatformázást kíván használni.

17. oldal Automatikus javítás és formázás Az OpenOffice.org Writer hatalmas szótárral rendelkezik, amelynek segítségével képes a dokumentumban gyakran felhasznált szavak automatikus kiegészítésére. A funkció bekapcsolásakor a Writer legalább három karakter begépelését követően felajánlja a szótárban lévő és a dokumentumban leggyakrabban használt szót. Az ESC billentyű megnyomásával a felajánlott szó eltűnik. Az automatikus javítás nagy mértékben megnövelheti a szövegszerkesztés hatékonyságát, de van, akinek zavaró. Az automatikus hibajavítás beállításai az Eszközök > Automatikus javítás és formázás... menüpontban érhetők el. Alaphelyzetben az ENTER lenyomásával fogadható el a felajánlott kiegészítés; ez a Szókiegészítés lapon állítható be.

18. oldal A dokumentumok kezelése A következő fejezetben a szövegszerkesztéskor leggyakrabban előforduló munkafolyamatokat tekintheti át. Dokumentum létrehozása Egyszerű szöveges dokumentum Új szöveges dokumentum alapértelmezett sablonból történő létrehozásához válassza a Fájl > Új > Szöveges dokumentum menüpontot, vagy kattintson az Új ikonra. Amennyiben új dokumentumot szeretne létrehozni egy megadott sablon alapján, a Fájl > Új > Sablonok és dokumentumok párbeszédablakból válassza ki a kívánt sablont. A párbeszédablak a telepítést követően üres; amíg nem készítünk sablonokat, addig üres is marad. Fődokumentum Ahogy Microsoft Word, úgy az OpenOffice.org-ban is lehetőség van Fődokumentumok készítésére. A Fődokumentum több különálló, kisebb dokumentum összessége. A Fődokumentum struktúrája gyakran megegyezik egy nagyobb egybefüggő dokumentuméval és különösen akkor előnyös a használata, ha több különböző ember dolgozik az egyes részeken. Ez különösen gyakori nagyobb projektekben. A Writerben a Fődokumentum, mint külön dokumentumtípus szerepel. Egyéb dokumentumtípusok Mindenképpen érdemes megemlíteni, hogy az OpenOffice.org csomag oly mértékben integrált, hogy a Fájl > Új menüpontból bármilyen OpenOffice.org dokumentum elkészíthető, legyen az akár Munkafüzet, Bemutató vagy Rajz. A megfelelő típusú dokumentum kiválasztásával a hozzátartozó alkalmazás automatikusan elindul.

19. oldal Dokumentumok formázása Alapbeállítások A dokumentum létrehozása után, a szövegszerkesztés megkezdése előtt az első dolgunk rendszerint az oldalbeállítások elvégzése. Ez a Microsoft Word Oldalbeállítás menüpontjának felel meg. A Formátum > Oldal... menüpontot kiválasztva az alábbi ablak jelenik meg: Az Oldal fülön a következő beállítások szerepelnek: Papírformátum a papír méretének és helyzetének beállításához. Margók az oldaltávolságok beállításához. Elrendezés beállításai az oldal és formátumbeállításokhoz, amelyek az alábbiak lehetnek: Páros és páratlan: ha minden oldalon ugyanolyan beállítást szeretne. Tükrözött: amennyiben különböző beállításokra van szüksége a páros és páratlan oldalakon. Páros illetve páratlan: csak egyik illetve másik oldalnál végzi el a beállításokat.

20. oldal Fejléc és lábléc (élőfej és élőláb) Az Élőfej és Élőláb füleken lehet beállítani az oldalak tetején és alján lévő részek nagyságát és helyzetét, azt, hogy hol és hogyan helyezkedjenek el a minden oldal tetején és alján megjelenő részek. Alaphelyzetben az Élőfej és az Élőláb nincs engedélyezve. Bekapcsolásukkor szürke terület jelzi az oldal rajzán az Élőfej, illetve Élőláb méretét. A páros és páratlan oldalakon egyformák vagy eltérőek is lehetnek. Ezek szerkesztésekor egyszerűen írjon a kijelölt területekre a lap alján vagy tetején. Nem szükséges ezek kijelölésekor duplán kattintani úgy, mint a Microsoft Word esetében.

21. oldal Hasábok A Hasábok fülön beállíthatja a hasábok számát a dokumentumban. Ezek lehetnek szimmetrikusak és aszimmetrikusak is, mivel a hasábok szélességét és a közöttük lévő távolságot is külön állíthatja be.

22. oldal Szövegformázás A Writer számos beépített stílussal rendelkezik. Ezek a Formátum > Stílussegéd menüpontban, vagy a Stílussegéd ikonra kattintva tekinthetők meg. A stílusok több csoportba vannak rendezve: Automatikus: az adott helyzetnek megfelelő stílusok, Minden stílus: az összes bekezdésstílus, Alkalmazott stílusok: a dokumentumban előforduló stílusok, Egyéni stílusok: felhasználói stílusok, Szövegstílusok: szöveg- (karakter-) stílusok, Fejezetstílusok: fejezetcímek stílusai, Listastílusok: felsorolások stílusai, Tárgymutató stílusok: jegyzékek stílusai, Speciális stílusok: élőfej és -láb, láb- és végjegyzet stílusai, HTML-stílusok: weboldalak szabványos stílusai, Feltételes stílusok, Hierarchikus: fastruktúra-nézet. Stílusbeállítás A stílusok beállítása a következőképpen végezhető el: a kurzorral a szövegre állva és a kívánt stílust dupla kattintással kiválasztva a Stíluslistából a kívánt stílust az Objektum eszköztár legördülő menüjéből kiválasztva (de itt csak a már használt stílusok szerepelnek) A stílustípusok a Stíluslista fejlécében lévő ikonokkal is kiválaszthatók. Ekkor csak az adott kategóriába tartozó stílusok jelennek meg. Néhány hasznos tipp a Writer stílusainak használatához: a Szövegtörzs az a bekezdésstílus, ami a legközelebb áll a számos Novell dokumentumban használt Szövegtörzs stílushoz Számozott vagy felsorolásjeles lista készítéséhez üres sorban: Válassza ki a Számozási stílusokat és a megfelelő felsorolásjeles stílust. Ezzel létrejön egy felsorolásjeles vagy számozott sor az első behúzási szinttel. Másik behúzási szinttel rendelkező lista készítéséhez lásd a következő felsorolásjelet. Meglévő szöveg listává alakításához vagy az első szinten túl más behúzási szinttel rendelkező lista készítéséhez az alábbi két lépést kell végrehajtani: A lista behúzási szintjének megadásához válassza ki a Bekezdésstílusokat és a megfelelő behúzási szintet. (Pl.: Lista 1, Lista 2, Számozás 1, Számozás 2) A felsorolásjeles lista stílusának kiválasztásához válassza ki a Számozási stílusokat, majd a listastílust. Ez a művelet zavaros lehet, mivel a stílusok azonos névvel rendelkeznek, de a különböző kategóriákban eltérő a hatásuk. Ha a felsorolásjeles vagy számozott szövegeket vissza szeretné alakítani nem felsorolásjeles, illetve nem számozott stílusúvá, két dolgot kell tennie:

23. oldal Először válasszon ki egy nem lista stílust a Bekezdésstílusokban. Ezen a ponton a szöveg a kívánt stílusúra vált, de a felsorolásjelek és a számok még látszanak. A felsorolásjelek/számok eltávolításához kattintson az Objektum eszköztár Számozás be/ki, vagy a Felsorolás be/ki ikonjára. A felsorolásjeles lista kiválasztásához válassza ki a Számozási stílusokat, majd a listastílust. Egyedi formázások Ahogy a Microsoft Wordnél, a Writerben is lehetséges a bekezdés vagy betűk egyedi formázása vagy az összes bekezdéshez egyedi stílus létrehozása. Egy adott szöveg formátumának módosításához a hozzátartozó stílus megváltoztatása nélkül a kurzort a módosítani kívánt szövegre kell állítani, és a jobb egérgomb megnyomásával megjelenő helyzetérzékeny menüben kiválasztani a Bekezdés... menüpontot. A Formátum > Bekezdés... menüpont is ugyanezt a lehetőséget kínálja. A változtatások csak a kiválasztott bekezdésre lesznek érvényesek. Az MS Word felhasználók megszokták, hogy a bekezdések előtti és utáni térközt pontban adhatták meg (például: 3 pt, 6 pt). A Writer az oldalbeállításoknál és a bekezdéseknél is egységesen a centiméter mértékegységet használja. Példaként a bekezdésnél hagyott 6 pontos térköz 2 mm-nek felel meg. Nem kötelező azonban ezt a mértékegységet használni; a dokumentum végén található Hogyan...? részben megtalálhatja a megváltoztatáshoz szükséges lépéseket. Javasolt az oldalbeállítások elvégzése még a mértékegységek megváltoztatása előtt. Egy egyedi szövegrész betűtípusának megváltoztatásához jelölje ki a szöveget, kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Karakter... menüpontot. Ugyanez a parancs megtalálható a Formátum > Karakter... menüpontban is (ez megegyezik az MS Word Formázás > Betűtípus menüpontjával).

24. oldal Stílusok létrehozása és módosítása A dokumentum bekezdéseinek széles körű megváltoztatásához módosítsa a stílusokat vagy hozzon létre újakat a Stílussegéd használatával. Új stílus létrehozására az alábbi lehetőségek közül választhat: Egy meglévő stílusra épülő stílus létrehozása: A Stílussegédben a kiválasztott stíluson jobb kattintással válassza az Új menüpontot. Megjelenik a Bekezdésstílus ablak. A Bekezdésstílus ablak tartalma teljesen megegyezik az MS Word Formázási stílusok ablakban található beállítási lehetőségeivel. És ahogy a Wordben is, az új stílusok alapbeállításai az eredeti stílusban meghatározott beállításokra épülnek. Új stílus létrehozása egy kiválasztott szövegre: Jelölje ki a formázandó szöveget, majd a Stílussegédben kattintson az Új stílus a kijelölés alapján ikonra. Ugyanígy a stílusok módosítására is több lehetőség van: Meglévő stílus módosítása: Jelölje ki a módosítani kívánt stílust a Stílussegédben, majd jobb kattintással válassza a Módosítás menüpontot. Megjelenik a Bekezdésstílus ablak. A változtatások elmentésével az összes ilyen stílussal formázott bekezdés módosul a dokumentumban. Meglévő stílus módosítása kiválasztott szöveg alapján: Jelölje ki a formázási módosításokkal rendelkező szövegrészt, majd a Stílussegéd ablakban kattintson a Stílus frissítése ikonra. Ismeretlen okból olykor előfordulhat az a hiba, hogy nem lehet alkalmazni egy módosított vagy újonnan létrehozott stílust a kívánt szövegen. A stílus neve a kijelölt szövegben a választott stílust mutatja, de a formázott szövegrész változatlanul a régi stílusban marad. Ezekben az esetekben az alábbi eljárások egyike segíthet: A kurzort a sor elejére (ne a közepére) helyezve próbálja meg újból alkalmazni a választott stílust. Alkalmazzon egy másik stílust a szövegrészen, mielőtt újból megpróbálja a kívánt stílust érvényre juttatni. Végső esetben zárja be, majd nyissa meg újra a dokumentumot.

25. oldal A kezdőoldal létrehozása A dokumentum kezdőoldalának létrehozása könnyebb a Writer használóinak a Wordben megszokottakhoz képest. Ez a művelet általában az első vagy utolsó lépése a dokumentum kialakításának. A kezdőoldal létrehozásának lépései: A dokumentum elején Ctrl+ Enter-rel hozzon létre egy üres első oldalt. A Stílussegédben válassza ki a az Oldalstílusok ikont. A megjelenő stílusok közül válassza az Első oldal stílust. A kezdőoldal ezáltal egy fejléc és lábléc nélküli formázást kap. További változtatásokhoz a menüben válassza a Formátum > Oldal menüpontot. A megjelenő Oldalstílus ablakban a Szervező fülön az aktuálisan kiválasztott stílus az Első oldal stílus lesz.

26. oldal A tartalomjegyzék létrehozása A tartalomjegyzék létrehozása a Word használóinak a Writerben sem fog gondot okozni. A tartalomjegyzék létrehozásának lépései: Helyezze a kurzort a dokumentumban arra a helyre, ahol a tartalomjegyzéket szeretné létrehozni. Válassza a menüből a Beszúrás > Jegyzékek > Jegyzékek menüpontot. A Hatókör legördülő mezőjében jelölje meg, hogy a tartalomjegyzéket a teljes dokumentumra vagy csak egy fejezetre szeretné kiterjeszteni. Az OK gombra kattintva az előzőleg kijelölt helyen egy alapbeállítás szerinti lista lesz látható. Automatikusan létrejön a tartalomjegyzék címe is. A jegyzék formázásának további lehetőségeiről a Súgó menüben kaphat több információt. Létező tartalomjegyzék frissítésének lépései: Helyezze a kurzort a tartalomjegyzékbe. Jobb kattintással a megjelenő menüből, válassza a Jegyzék frissítése lehetőséget. Figyelmeztetés! Az F9 funkcióbillentyű a Writerben nem szolgál a tartalomjegyzék frissítésére, ahogy azt a Wordben megszokhatta.

27. oldal Dokumentum mentése A dokumentumok mentése teljesen azonos módon történik, mint a Microsoft Wordben. Első mentéskor a Writer az alapértelmezett fájlformátumba menti el a dokumentumot. Amennyiben az alapértelmezett formátumtól eltérő formátumba kíván menteni, akkor a Mentés másként... funkciót kell használnia. A már meglévő dokumentum eredeti formátumában kerül mentésre. Ahogy a Word a saját fájlformátumába menti el a dokumentumot, úgy a Writer is a saját formátumát használja. A sablonok használata a Writerben Sablonok használatára akkor van szükség, ha több dokumentumhoz egységes stílust, elrendezést vagy tartalmat szeretne beállítani. Sablonok létrehozása Sablonok létrehozása és szerkesztése egy szöveges dokumentumhoz hasonlóan történik, de nem szabad ezeket szöveges dokumentumként menteni. Csak akkor írjon bele tartalmat, ha szeretné, hogy az minden, a sablonból készült dokumentumba bemásolásra kerüljön. Ellenkező esetben az a kívánatos, hogy csak a stílusokat és az elrendezés beállításait adja meg. Sablonok elmentésének lépései: A Sablonok ablak megnyitásához válassza a Fájl > Sablonok > Mentés menüpontot. Adja meg a sablon nevét. Ellenőrizze, hogy a Kategóriák mezőben létezik-e olyan könyvtár (mappa), amelyhez a sablon hozzárendelhető. Kezdésnél az Alapértelmezett kategória van kijelölve. Ha a kategória nem áll rendelkezésre a sablonhoz, annak létrehozására tegye a következőt: Új kategória létrehozása az alábbi lépésekben történik: A Sablonok ablakban kattintson a Szervezés gombra. A megjelenő Sablonszervező ablakban a bal oldali panelból jelölje ki valamelyik kategóriát, majd jobb kattintással válassza ki az Új menüpontot. Adjon nevet az új kategóriának, majd válassza a Bezárás gombot. A Sablonok ablakba visszajutva jelölje ki a kívánt kategóriát és kattintson az OK gombra.

28. oldal Sablonok módosítása Egy sablon megnyitása módosítások elvégzése érdekében: Válassza a Fájl > Sablonok > Szervező menüpontot. Megjegyzés: A Fájl > Sablonok > Szerkesztés menüpontot csak abban az esetben használja, ha pontosan tudja a sablon elérési útját. A Sablonszervező ablakban keresse meg a szerkeszteni kívánt sablont. Jelölje ki a sablont, majd a legördülő Parancsok menüben válassza a Szerkesztés menüpontot. Figyelem! Ez a technika csak akkor működik, ha a sablon a Writer alkalmazás által elvárt sablon elérési helyre került mentésre. Ha a sablont a fent ismertetett lépések használatával hozta létre, akkor ezzel az eljárással behívható. Ha nem így történt, kövesse az alábbi lépéseket. Sablon megnyitása módosításhoz, ha az nem a Writer alapértelmezett sablonkönyvtárába került mentésre: Válassza a menü Fájl > Sablonok > Szerkesztés menüpontot. A megjelenő ablakban keressük meg és nyissuk meg a kívánt sablont. A Writer sablonfájl-kiterjesztése:.stw. Figyelem! Ne használja a Fájl > Megnyitás menüpontot sablonfájlok megnyitására. Ugyanígy ne használja azt a módszert se, hogy a Windows böngészőablakában kétszer kattint rá. Ezekben az esetekben nem a sablon fog megnyílni szerkesztésre, hanem új dokumentumot hoz létre annak használatával.

29. oldal Szöveges állományok létrehozása sablonból Új dokumentum létrehozásához sablon használatával tegye a következőket: Válassza ki a Fájl > Új > Sablonok és dokumentumok menüpontot. Terjessze ki a sablonkategóriákat és keresse meg a használni kívánt sablont. Kattintson duplán a sablon nevére vagy jelölje ki a sablont, és kattintson a Megnyitás gombra. Ha egy sablonkategória nem jelenik meg, annak az az oka, hogy a párbeszédablak az utolsó kiválasztott sablon helyét mutatja. A kategórialistához való eljutáshoz kattintson a balra mutató nyílra. Megjegyzés: Minden, a sablonból készült dokumentumpéldány örökli a sablon tartalmát, elrendezését és stílusdefinícióit. A Writer alapértelmezésben kiiktatja a Mentés funkciót, amíg nem történik változás, ha azonban szükség van rá, az állószöveget tartalmazó példány kezdetben is elmenthető a Mentés másképp paranccsal. Figyelem! A származtatott dokumentumokban a sablon stílusváltozásainak automatikus frissítése csak a Writer fájlformátumba mentett dokumentumok esetén támogatott. Ha egy.sxw kiterjesztésű fájl megnyitásakor a szoftver érzékeli, hogy a sablon megváltozott, értesítést küld a felhasználónak, és lehetőséget ad a sablon változásait követő frissítésre. A Writerben megnyitott Word dokumentumok esetében nincs automatikus stíluskövetés, de a stílusváltozások kézzel itt is betölthetők. A stílusváltozások betöltése a következőképpen történik: Nyissa meg a dokumentumot, majd válassza a Formátum > Stílusok > Betöltés menüpontot. Terjessze ki a sablonkategóriákat és jelölje ki a használni kívánt sablont. Jelölje meg a betölteni kívánt stíluskategóriákat, valamint a Felülírás jelölőnégyzetet. Kattintson az OK gombra a stílusok betöltéséhez. Ekkor a kiválasztott kategóriákhoz tartozó összes stílus betöltésre kerül.

30. oldal Microsoft Word dokumentumok és az OpenOffice.org Writer Az alábbi fejezetben a Microsoft Word dokumentumok OpenOffice.org rendszerben történő felhasználásának korlátait tekintheti át. Habár a két alkalmazás között rendkívül jó a kompatibilitás, mégis vannak esetek, amikor nem zökkenőmentes a konverzió. Az eredeti dokumentum bonyolultságától függően néhány információ elveszhet, amikor Microsoft Word dokumentumot Writer formátumba konvertál és fordítva. A Súgóból további információkat szerezhet a Microsoft Office funkciókról és OpenOffice.org párjukról. A Microsoft Word dokumentumok kezelése A Writerben kétféle módon lehet Microsoft Word dokumentumokat kezelni. Az egyik módszer a Microsoft Word dokumentum importálása, majd Writer formátumba mentése. A másik módszer szerint importálhatja a dokumentumot, de továbbra is Microsoft Word formátumban mentheti el. Az első megoldásnál a betöltéskor történt automatikus konvertálást követően valószínűleg szükség lesz bizonyos fokú újraformázásra, ezt követően azonban a Writer teljes funkcionalitása gond nélkül kihasználható. A második megoldásnál, amennyiben a dokumentum mindkét alkalmazással többször módosítására kerül, folyamatosan figyelni kell azon funkciók használatának elkerülésére, amelyek nem konvertálhatók az alkalmazások között. Ha a szerkesztés csak a Writerben történik, érdemes a dokumentumot.sxw formátumba menteni mindaddig, amíg el nem készül, és készen nem áll az átadásra a Microsoft Wordben felhasználóknak. Ezután a Mentés másként parancs használatával bármikor készíthető egy Microsoft Word kompatibilis másolat.

31. oldal Microsoft Word dokumentum konvertálása a Writerbe Az alábbiakban áttekintheti a.doc formátumú dokumentumok.sxw formátumba történő konverzióját. Figyelem! A Microsoft Word makrói nem működnek a Writerben. Újra kell ezeket írni a Writer makrónyelvén. A konverziós problémákat támasztó MS Word funkciókról a Súgó további információkat nyújt. Kézi konverzió Másolat készítése a Windows Explorer használatával: Keresse meg az eredeti MS Word dokumentumot, és jelölje ki. Kattintson rá a jobb egérgombbal, és válassza a Megnyitás a következőben > OpenOffice.org 1.1.x. lehetőséget. A Microsoft Word dokumentumot sablonként használva a rendszer létrehoz egy új Writer dokumentumot. A Fájl > Mentés másként... parancs használatával nevezze el és mentse a konvertált dokumentumot. Másolat készítése a Writerben megnyitott MS Word dokumentumról: A Fájl > Mentés másként... menüben szövegesdokumentumfájltípust a listából. A dokumentum Writer formátumba mentéséhez kattintson az OK gombra. válassza az OpenOffice.org 1.0 Emlékeztető: Ne felejtse el, hogy a Writerben aktuálisan aktív dokumentum az imént mentett dokumentum, nem pedig az eredeti. Nyisson meg egy Microsoft Word dokumentumot OpenOffice.org Writerrel, majd a Fájl > Mentés másként... menüpont használatával mentse el a dokumentumot.sxw formátumba. Dokumentumkonvertáló Tündér használata A Dokumentumkonvertáló Tündér egy OpenOffice.org segédprogram, amellyel nagy mennyiségű dokumentum konverziója végezhető el. Az eszköz szöveges dokumentumok, táblázatok, PowerPoint bemutatók importálására használható a Microsoft Office-ból. Az MS Office fájlokról csak másolatokat készít anélkül, hogy az eredeti dokumentumokat megváltoztatná. Használata rendkívül egyszerű és magától értetődő. A dokumentumkonvertáló indításához: Válassza a Fájl > Tündér > Dokumentumkonvertáló... menüpontot. Válassza ki a Microsoft Office lehetőséget és a konvertálni kívánt dokumentumtípusokat, majd kattintson a Tovább gombra. Adja meg a forrás- és a célkönyvtárat, és a konverziós folyamat elindításához és kattintson a Tovább gombra.

32. oldal Hogyan lehet...? Az alábbi táblázat tippeket ad a szöveges dokumentumok kezeléséhez. Művelet Előkép megtekintése funkció felvétele a Műveletek eszköztárba. Megoldás Ehhez szükség van a Műveletek eszköztár testreszabására. Vigye a kurzort a Műveletek eszköztár fölé, és kattintson a jobb egérgombbal. A helyzetérzékeny menüből válassza a Testreszabás... elemet. Megjelenik az Eszköztárak testeszabása párbeszédablak, és az Eszköztárak legördülő menüben a Műveletek eszköztár lesz látható. A rendelkezésre álló gombok listájában terjessze ki a Nézet kategóriát, és válassza ki a Nyomtatási kép ikonját*. Kattintson a Hozzáadás --> gombra az elem felvételéhez a Műveletek eszköztárba. Vegye észre, hogy az ikon egy kicsit eltér a Wordben megszokottól. A Fel és Le gombokkal helyezze el az ikont az eszköztárban. A Wordben ez a lehetőség általában a Nyomtatás ikon mellett van. * Több Nyomtatási kép lehetőség is rendelkezésére áll. Válassza az Önnek legmegfelelőbbet. Eszköztárak testreszabása. Helyezze a kurzort módosítani kívánt eszköztárra és kattintson a jobb egérgombbal. Az eszköztárakból hiányozhatnak az Ön A helyzetérzékeny menüből válassza a Testreszabás... elemet. Megjelenik az számára szükséges gombok, vagy Eszköztárak testeszabása párbeszédablak, és az Eszköztárak legördülő menüben a feleslegesek lehetnek. Mindkét esetben megfelelő eszköztár lesz látható. szükség lehet az eszköztárak Új gomb hozzáadásához: gombjainak módosítására. Az ablak baloldalán található kategóriákból keresse ki a kívánt funkciót. Lehet, hogy ehhez ki kell terjesztenie a kategóriákat. Kattintson a Hozzáadás --> gombra. A választott funkcióhoz tartozó ikon lehet, hogy különbözik a Wordben használttól. A Fel és Le gombokkal helyezze el az ikont az eszköztár kívánt helyére. Gomb eltávolításához: Egy gomb megjelenítése vagy elrejtése az eszköztáron. A jelenleg használt gombok jobboldali listájából válassza ki a kívánt elemet. Kattintson az <-- Eltávolítás gombra Vigye a kurzort az megfelelő eszköztár fölé, és kattintson a jobb egérgombbal. A Látható gombok lenyíló menü használatával aktiválja vagy rejtse el a gombokat. Válassza ki az objektumot, és kattintson a jobb egérgombbal. A megjelenő helyzetérzékeny menüből válassza a Kép... lehetőséget. Az eszköztárak tartalmazhatnak nem látható gombokat is. Ugyanígy lehetnek olyan ikonok, melyeket praktikusabb lenne elrejteni az eszköztárról a törlésük helyett. Grafikus objektumok átméretezése. Módosítsa a szélesség és magasság értékeket a Típus lapon, vagy a százalékos értékeket a Vágás lapon. A százalékos értékek módosításakor mind a magasságot, mind a szélességet át kell állítani, mivel a rendszer nem tartja az arányt automatikusan. A dokumentumban használt mértékegységek megváltoztatása. Válassza az Eszközök > Beállítások > Szöveges dokumentum > Általános lehetőséget. A magyar változatban a mértékegységek alapértelmezésben centiméterben vannak megadva. A Word felhasználók lehet, hogy előnyben részesítik a pontértékeket a bekezdések térközének meghatározásánál. A Mértékegység legördülő menüben állítsa be a kívánt mértékegységet.

Művelet A dokumentumváltozások nyomkövetésének engedélyezése. 33. oldal Megoldás Válassza a Szerkesztés > Változások követése > Változások követése menüpontot. A változások elfogadásához vagy elutasításához lépjen a Szerkesztés > Változások követése >Változások elfogadása vagy elutasítása menüponthoz, ahol a változások listája látható. Ha egy dokumentumon több személy is dolgozik, lehetőség van a különböző verziók egy dokumentumba gyűjtésére a változások átnézése előtt. Nyissa meg az eredeti dokumentumot (azt az eredeti verziót, amelyben még nem történt változtatás). Válassza ki a menüből a Szerkesztés > Változások követése > Dokumentumok összefésülése menüpontot. Válassza ki a módosított változatot. Ismételje meg ezt az összes módosított változat esetében. A változások elfogadásához vagy elutasításához lépjen a Szerkesztés > Változások követése > Változások elfogadása vagy elutasítása menüponthoz, ahol a változtatások listája látható. Figyelem! Az összefésülés csak Writer dokumentumokra érvényes és nem működik Writerben megnyitott, de Word formátumban tárolt fájlokra. Fejezetcím vagy -szám beszúrása fejlécbe vagy láblécbe. Helyezze a kurzort a fejléc vagy lábléc területén oda, ahová szöveget szeretne beilleszteni. E funkció használatával a fejléc vagy a lábléc fejezetinformációi automatikusan frissíthetők. Válassza a Beszúrás > Mező > Egyéb mező... menüpontot. A Típus mezőben válassza a Fejezet lehetőséget, majd a kívánt formátumot. A Réteg mezőben válassza ki a címsor típusát. Ha például az 1 -et választja, a szöveg Címsor 1stílussal lesz megformázva. Megjegyzés: Ez a funkció csak a Writer alapértelmezett Címsor stílusaival működik. Word formátumba mentve statikus szöveggé konvertálódik.

34. oldal Billentyűzet-tippek A Writer számos funkciója elérhető a billentyűzetparancsok használatával. információkért lásd a Súgó általános billentyűzetparancsokról szóló részét. További Néhány különbség a Writer és az MS Word billentyűzetparancsai között: MS Wordben ki lehet választani szöveget és el lehet húzni a dokumentum egy másik helyére. A Writer nem támogatja ezt a funkciót. Nem lehetséges több grafikus objektum kiválasztása. A grafikus objektumok szkennelt vagy fájlból importált képek. Több rajzobjektum kiválasztásához használja a Shift gomb nyomva tartásával egyidejű kattintást. A Ctrl + kattintás nem működik, eltérően a Wordtől. Grafikus vagy rajzobjektum egy képponttal történő elmozdításához használja az Alt+Fel/Le/Balra/Jobbra nyilakat. A Ctrl+Fel/Le/Balra/Jobbra nem működik, szemben az MS Worddel. A nem törhető szóköz billentyűzet-kombinációja a Ctrl-Szóköz. Wordben Ctrl-ShiftSzóköz.

35. oldal A Calc Kezdeti lépések A Calc indítása Ha az OpenOffice.org már telepítve van, számos lehetőség kínálkozik a Calc program elindítására. A Start menüből történő indításhoz válassza a Start - Programok > OpenOffice.org 1.1.x > Munkafüzet lehetőséget. Ekkor megnyílik a Calc alkalmazás. Lehet, hogy inkább az Asztalról szeretné elindítani a programot. Ebben az esetben létre kell hozni egy parancsikont, amelyben a hely a következőképpen van megadva: "C:\Program Files\OpenOffice.org1.1.x\program\soffice.exe" -calc. Alapkörnyezet A Calc környezete hasonlít az MS Excel környezetére. Funkcióit a képernyő bal oldalán és a tetején található eszköztárak és menük használatával lehet igénybe venni. Ez a fejezet a két alkalmazás nyújtotta alapszintű környezet közötti néhány különbségére hívja fel a figyelmet.

36. oldal Menük A Calc menüfejlécei hasonlóak a MS Exceléhez. A Calc legördülő menükben megjelenő speciális funkciói mint például a Tündér tartoznak a nagyobb említésre méltó különbségek közé. Fájl menü

37. oldal

38. oldal Szerkesztés menü Nézet menü

39. oldal Beszúrás menü Formátum menü

40. oldal Eszközök menü

41. oldal Adatok menü

42. oldal Eszköztárak A Calc rendelkezik néhány dokkolható eszköztárral, amelyek az alkalmazás tetején, illetve oldalán láthatók. Ezek mellett számos lebegő eszköztár is rendelkezésre áll. Egy újonnan telepített Calc megnyitásakor alapértelmezésben három eszköztár kerül megjelenítésre. Eszköztárak elrejtése és megjelenítése Válassza ki a Nézet > Eszköztárak menüpontot. A pipával jelölt eszköztárak megjelennek a képernyőn, a jel eltávolításával eltűnnek. A Fő eszköztár általában a Munkalap bal szélén látható. Ez tartalmazza a leggyakrabban használt szerkesztési parancsokat. Az ikonok mellett látható nyíl lebegő eszköztárat jelez. Lebegő eszköztár megjelenítése Kattintson bármelyik nyíllal jelzett ikonra, és tartsa lenyomva az egér gombját, amíg meg nem jelenik a lebegő menü. A Súgó ezt a műveletet hívja hosszú kattintásnak. Közvetlenül a címsor alatt négy parancs-eszköztár látható: A Menüsor A Műveletek eszköztár Az Objektum eszköztár A Képlet eszköztár A Menüsor tartalmazza a Calc modul főmenüit. A Műveletek eszköztár hozzáférést biztosít a felhasználók számára a funkciók ikonjaihoz (pl. Másolás, Kivágás, Beillesztés) és az OpenOffice.org más általános feladataihoz. Az Objektum eszköztár a számításokhoz és cellaformázáshoz (számformátum, szövegigazítás, keretek) használható eszközöket tartalmazza. A Képlet eszköztár pedig a számításokhoz szükséges képletek beírására való, valamint a kurzor helyzetét mutatja a táblázaton belül. Az ikonok és a hozzájuk rendelt funkciók az Ön igényeinek megfelelően módosíthatók, ha a jobb egérgombbal a Fő eszköztárra vagy az Objektum eszköztárra kattint. Ekkor megjelenik egy helyzetérzékeny menü, amelyből a Beállítás... vagy a Testreszabás... elemet kiválasztva módosítható az eszköztár tartalma. Kiválaszthatja a Látható gombok menüpontot is, és eltávolíthatja vagy hozzáadhatja az eszköztárhoz a kijelölt gombokat. Ez számos további gombot is tartalmaz, amelyek valójában hasznos pozicionáló és módosító eszközök. A képernyő bal oldalán található a Fő eszköztár, amelyet most a jobb oldalon mutatunk be. Ez tartalmazza azokat az eszközöket, amelyekre a táblázat kezelése során szüksége lesz. A képernyő alján látható az Állapot eszköztár. Ebben találhatók a legfontosabb információk,

43. oldal például hogy melyik munkalapon dolgozik, az oldal stílusa, és normál módban a kurzort tartalmazó cella összege. Megfigyelheti, hogy az éppen megnyitott mappa alapértelmezésben három munkalapot tartalmaz, amelyeket három kis címke jelez az Állapotsor felett, és amelyek neve Munkalap1, Munkalap2 és Munkalap3. A táblázat egy cellákat tartalmazó rács formájában jelenik meg; minden cella egyedi hivatkozással rendelkezik. A cellákra függőleges oszlopok (betűkkel megadva, pl. A Z stb.) és vízszintes sorok (számokkal jelölve, pl. 1 32000 stb.) szerint lehet hivatkozni. Ezek a hivatkozások szürke oszlop-, illetve sorfejlécek formájában láthatók a táblázatban. Így az első sor első cellája (a bal oldali legfelső sarokban) az A1 hivatkozást viseli.

44. oldal Új dokumentum megnyitása Dokumentum létrehozása kiindulópont nélkül Válassza a Fájl > Új > Munkafüzet menüpontot. Calc dokumentum létrehozása sablonból Válassza a Fájl > Új > Sablonok és dokumentumok lehetőséget. Az új ablakban válasszon ki egy sablonok kategóriát a listából. Válassza ki a kívánt táblázatsablont a Sablonok listából. A sablonok előképét megtekintheti, ha az Előnézet gomb be van kapcsolva. Kattintson az OK gombra. Alapszámítások A rács formájában megjelenő mezőket celláknak nevezzük. Ezekbe a cellákba szövegek, számok vagy képletek írhatók. Egy egyszerű számítás a következőképpen végezhető el a Calc modulban: Az A1-es cellába írja be (idézőjelek nélkül), hogy =5. A billentyűzeten nyomja meg az Enter-t. Az A1 mezőben a következőt kell látnia: 5 mivel a számítások eredménye automatikusan megjelenik a cellában. A kurzornak most az A1-es cella alatti cellában kell lennie, de ha ismét az A1-be kattint, a Képlet eszköztárban az Ön által megadott matematikai műveletet fogja látni. Folytassuk: most írjunk egy 6-os számot az A2 cellába, és kérjük, hogy az A1 és A2 cellák összeadásának eredménye jelenjen meg az A3 cellában. Ez az alábbi lépésekkel hajtható végre: Vigye a kurzort az A2 cellába, és írjon be a 6-os számot. Erősítse meg az adat bevitelét az Enter billentyű megnyomásával. Ekkor a kurzor az A3 cellába ugrik. Írja be (idézőjelek nélkül): =A1+A2. Fogadja el a beírást az Enter megnyomásával, és ekkor megjelenik az eredmény ( 11 ) az A3 cellában. Az utóbbi számítást cellahivatkozásokkal végeztük, nem diszkrét értékekkel. Folytatásképp próbáljuk ki, hogyan lehet egy teljes oszlopnyi cellát (vagyis egy tartományt) összeadni. Kattintson a Munkalap2 fülre egy üres táblázatért. Írjon be néhány számot az A1 A9-es cellákba. Nyomja meg az Enter billentyűt, ekkor a kurzor az A10 cellába ugrik. Írja be (idézőjelek nélkül) a következőt: =sum(a1:a9). Hagyja jóvá az Enter-rel, és ekkor az összeadás eredménye megjelenik az A10 cellában, a képlet pedig látható lesz a Képlet eszköztárban. Kettőspont [ : ] beírásával a cellahivatkozások közé azt közli a szoftverrel, hogy a az A1-A9 közé eső cellatartomány értékeit kívánja összeadni. A tartományt a képernyőn egy vörös keret jelzi. A sum () parancs beírásával a zárójelek közötti cellákon elvégzendő matematikai művelet típusát mondja meg a szoftvernek.

45. oldal Megjegyzés: Talán már észrevette, hogy amikor elkezdte beírni a sum parancsot, a Calc javaslatot tett a képlet befejezésére. Ez az Automatikus bevitel funkció. Ha egyetért az OpenOffice.org javaslatával, elég csak az Enter billentyűt megnyomni. A szöveg beírásra kerül a mezőbe, és a kurzor automatikusan a zárójelek közé áll, így már csak a tartományt kell megadni. Most ismételje ezt meg úgy, hogy a kettőspontot pontosvesszővel (;) helyettesítjük az A1 és az A9 között. Amint látja, az eredmény teljesen eltérő. Ebben az esetben ugyanis csak az A1 és az A9 cella tartalmát adtuk össze, nem pedig a tartományét. Ugyanezen a módon két cellatartomány értékeit is összeadhatja következő képlet segítségével: =sum(a1:a9;b1:b9). Az összeadandó tartományok az egér használatával is kiválaszthatók. Ha a célcellába beírta a = sum( kifejezést, kattintson az első cellára, és miközben nyomva tartja a gombot, húzza le az egeret a tartomány utolsó cellájáig, majd engedje fel a gombot. A képlet vége automatikusan beírásra kerül a Képlet eszköztárba. Megjegyzés : Ha a megjelenő szám túl nagy ahhoz, hogy teljes egészében beférjen a cellába, akkor helyette kettőskereszt (###) karakterek jelennek meg. A cella méretének módosításához egyszerűen fogja meg bármely oszlop jobboldali elválasztóját, és húzza jobbra (ha szélesebbet szeretne) vagy balra (ha keskenyebbet). Ugyanez a funkció elérhető a Formátum > Oszlop > Optimális szélesség... elem kiválasztásával is. Cellahivatkozások Fontos a hivatkozások alapjainak megértése, ha képleteket tartalmazó cellákkal szeretne számításokat végezni. A relatív hivatkozás egy olyan tartomány, amelynek hivatkozásai módosulnak a képlet elmozdításával. Ha például a =sum(a1:a9) képletet a B oszlopba másolja át, az a következőre módosul: =sum(b1:b9). Az abszolút hivatkozást akkor használjuk, amikor a számításban pontosan kell hivatkozni a táblázat egy adott cellájára. A $A$1 írásmód például az A oszlop első sorában található cella abszolút hivatkozása. Ennek megfelelően a $A1 az A oszlop abszolút hivatkozását, az A$1 az 1. sor abszolút hivatkozását tartalmazza.

46. oldal Formázás A Calc alapértelmezésként három munkalapot tartalmaz: Munkalap1, Munkalap2, Munkalap3. Minden munkalapnak nevet adhatunk (ez mindenképpen megkönnyíti az észbetartásukat). Ha a jobb egérgombbal rákattintunk a Munkalap1 címkére, megjelenik egy helyzetérzékeny menü, amelyből kiválasztható a Munkalap átnevezése...menüpont. Kattintson rá az elemre, majd a megnyíló ablakban adja meg a munkalap kívánt nevét, és kattintson az OK gombra. A munkalapfülön ezután az új név lesz látható. Bizonyára észrevette, hogy a helyzetérzékeny menü felajánlja a munkalapok beszúrásának, törlésének, áthelyezésének vagy törlésének lehetőségét is. A tevékenység pontosabb megadására minden esetben megnyílik egy párbeszédablak. Foglalkozzunk egy kicsit a cellaformázással. Tegyük fel, hogy meg szeretne adni egy címet a Calc több oldalára vonatkozóan. Ehhez a következőket kell tennie: Válassza ki az összes olyan munkalapot, amelyen a címnek meg kell jelennie. Ezután kattintson az első cellára, és húzza az egeret a cím utolsó cellájáig. A menüsorban válassza ki a Formátum > Cellák egyesítése > Meghatározás elemet.

47. oldal Gyakori kívánság, hogy középre szeretné igazítani a címet a kiválasztott cellákon belül. Ehhez a következőket kell tennie: Jelölje ki a cím celláját. A menüsorban válassza a Formátum > Cellák... elemet. A megjelenő párbeszédablakban válassza ki az Igazítás lapot. A legördülő menüben kattintson a Középre elemre. Ha kívánja, ebben a párbeszédablakban más beállításokat is megadhat. Kattintson az OK gombra.

48. oldal Ha be szeretné keretezni a táblázatot, válassza ki a cellákat, majd a Formátum > Cellák... elemet, és kattintson a Szegélyek lapra. Válassza ki a megfelelő vastagságot és keretfajtát, majd kattintson az OK gombra. Amint észrevette, a Cellák formázása ablak számos lapból áll, amelyek a cellaformázási attribútumokat tartalmazzák (Betűkészlet, Betűhatások, Igazítás ). Ugyanezt a párbeszédablakot úgy is elérheti, ha a jobb egérgombbal rákattint egy cellára, és kiválasztja a Cellák formázása... lehetőséget. Természetesen a Objektum eszköztár is tartalmazza a formázási funkciók némelyikét. Figyelje meg például a Objektum eszköztár utolsó három ikonját. Ezek használatával a szöveget a cellához képest felfelé, középre vagy lefelé lehet igazítani. Nagyon kényelmes eszköz! Még egy dolog: annak érdekében, hogy a szöveget, számokat és képleteket tartalmazó cellák elkülönüljenek egymástól, használja az Értékkiemelés funkciót. A menüsorban válassza a Nézet > Értékkiemelés lehetőséget. Ekkor észre fogja venni, hogy minden szöveg fekete lesz, minden szám kék, míg a képletek zöld színben jelennek meg. Megjegyzés : Ha a cellát közvetlenül szöveget tartalmazó cellaként szeretné formázni, akkor a szöveg elé írjon egy aposztróf ( ) jelet a cellába. Példa: Ára

49. oldal Most vegyük szemügyre az oldalbeállításokat. Ha kényelmesebbnek találja a fekvő stílusú oldalon végzett munkát, tegye a következőket: A menüsorban válassza ki a Formátum > Oldal... lehetőséget. Kattintson az Oldal lapra. A Tájolás résznél kattintson a Fekvő beállítás melletti választógombra. Erősítse meg a döntést az OK gomb megnyomásával. Annak ellenőrzéséhez, hogy a munkalap valóban fekvő formátumban került mentésre, kattintson a menüsorban a Fájl, majd a Nyomtatási kép elemre. Az Oldal párbeszédablakban a Tájolás beállítása mellett lehetőség van többek között fejléc, lábléc és természetesen oldalszám hozzáadására is. Ismerkedjünk meg közelebbről ezekkel a funkciókkal: A menüsorban válassza ismét a Formátum > Oldal... elemet. Kattintson az Élőláb lapra. A megjelenő ablakban kattintson az Élőláb bekapcsolása jelölőnégyzetre. Az Egyebek... gomb megnyomásával szegély és háttér adható meg a lábléchez. Kattintson a Szerkesztés... gombra.

50. oldal A megjelenő ablakban három mezőt és egy sor ikont fog látni. A mezők felelnek meg a lábléc tabulációs jelzéseinek, az ikonok pedig a mezőutasításoknak. Ezek közül most a kettőskereszt (#) jelzésűvel foglalkozunk. Helyezze a kurzort a kívánt mezőbe. Kattintson az Oldalszám ikonra (egy # jelzi); ekkor azt fogja látni, hogy a kiválasztott ablakrészben megjelenik egy beírt szám. Kattintson az OK gombra az Oldalstílus ablakba való visszatéréshez. Kattintson az OK gombra az ablak bezárásához. Megjegyzés : A fejlécbe és a láblécbe természetesen bármilyen kívánt szöveget is írhat, illetve elhelyezheti a cég logóját vagy a csoport jelzését.

51. oldal Nyomtatás Lehet, hogy a munkalapnak csak egy darabját szeretné kinyomtatni, vagy csak egyetlen munkalapot, de előfordulhat, hogy a teljes munkafüzetet. Egy munkalapon belüli terület nyomtatásához: Válassza ki a kinyomtatni kívánt területet az egérrel vagy a billentyűzettel. Válassza ki a menüsorból a Formátum > Nyomtatandó tartomány > Kijelölésből menüpontot. A kijelölt nyomtatási terület sötétebb szürke vonalakkal határolva jelenik meg a képernyőn. Ha ellenőrizni szeretné, hogy megfelelően választotta-e ki a területet, tekintse meg annak nyomtatási előképét. Megjegyzés: A Formátum > Nyomtatandó tartomány pontból nyíló legördülő menüben más dokumentumtartományokat is hozzáadhat a nyomtatáshoz. Jelölje ki a területet, és kattintson a Hozzáadás elemre. Ez a második nyomtatási terület a második oldalon kerül kinyomtatásra, még akkor is, ha ugyanannak a munkalapnak része. Ha a munkafüzet egyik munkalapját szeretné kinyomtatni: Kattintson a menüsor Fájl > Nyomtatás... elemére. A megjelenő párbeszédablakban a Nyomtatási tartomány részben kattintson az Oldal elemre, és írja be a kinyomtatni kívánt oldalak számát. A nyomtatás megkezdéséhez kattintson az OK elemre. A párbeszédablak Nyomtatási tartomány részében (2,3) formában megjelölheti azt is, ha például a dokumentum második és harmadik oldalát kívánja nyomtatni, illetve a (2-5) forma beírásával a 2. oldaltól az 5. oldalig tartó rész nyomtatását kérheti. A leggyorsabb mód, ha kiválasztja a kijelölt munkalapokat, majd a Műveletek eszköztár Fájl közvetlen nyomtatása ikonjára kattint. Ez a következőképpen hajtható végre: Kattintson a munkalap alján látható munkalapcímkékre, és válassza ki a CTRL billentyű nyomva tartásával azokat, amelyeket ki szeretne nyomtatni. Ezen a módon több munkalapot is kiválaszthat. Kattintson a Műveletek eszköztár Fájl közvetlen nyomtatása ikonjára. A nyomtatás azonnal elindul. A kijelölés visszavonásához kattintson még egyszer a munkalapcímkére, és nyomja le a CTRL gombot. Ha csak a munkalap bizonyos oszlopait vagy sorait szeretné kinyomtatni: Jelölje ki ezeket a sorokat vagy oszlopokat Válassza ki a menüsor Fájl > Nyomtatás... elemét. A megjelenő párbeszédablak Nyomtatási tartomány részében kattintson a Kijelölés lehetőségre. Kattintson az OK gombra.