1/2011. sz. Gazdasági Főigazgatói Utasítás a Szent István Egyetem Hallgatói Önkormányzat gazdálkodásának szabályozásáról Gödöllő, 2011.
A Szent István Egyetem (továbbiakban: SZIE) Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt jogkörömnél fogva az egységes pénzügyi gazdálkodáshoz az alábbiakat rendelem el. Az utasítás hatálya 1. Az utasítás hatálya kiterjed az Egyetem jelen utasításban szereplő valamennyi szervezeti egységére, szervezetére, alkalmazottjára, az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat (továbbiakban: EHÖK), kari Hallgatói Önkormányzatok (továbbiakban:hök), azok döntési jogkörrel rendelkező képviselőire, tagjaira, valamint a Hallgatói Önkormányzat testületeire. Az utasítás alkalmazási köre 2. Az utasításban szereplő rendelkezések alkalmazása valamennyi, az utasítás hatálya alá tartozó személy számára kötelező. 3. Az utasítás alkalmazása során figyelemmel kell lenni a Szent István Egyetem Gazdálkodási szabályzatára, a Térítések és juttatások szabályzatára, a Pénzkezelési szabályzatára, a Beszerzési és közbeszerzési szabályzatára, a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés szabályzatára, EHÖK Alapszabályára, valamint a hatályos pénzügyi jogszabályok rendelkezéseire. Gazdálkodás általános szabályai 4. Az Egyetem Hallgatói Önkormányzata (továbbiakban: EHÖK) támogatására a Hallgatói juttatások és térítések szabályzata (továbbiakban: HJTSZ) 31. (1) bekezdése szerint a hallgatói normatíva legalább 1 %-a fordítható. Az összeg felhasználására az EHÖK javaslata alapján az egyetem főtitkára engedélyével kerülhet sor.
A kari összeg felhasználására a HÖK javaslata alapján a dékán engedélyével kerülhet sor. A források felhasználásának főbb jogcímei az 1. sz. mellékletben találhatók. 5. Az EHÖK és HÖK jóváhagyásával az EHÖK/HÖK elnöke minden évben költségvetési tervezetet készít, melyet a gazdasági főigazgató, kari/gazdasági vezető/referens ellenjegyzése mellett az egyetemi főtitkár, dékán vagy átruházott hatáskörben a dékánhelyettes hagy jóvá. Az előzetes költségvetési terv egy gazdasági évre, azaz 12 hónapra szól. A normatívák alapján meghatározott éves keretek várható összegéről a pénzügyi osztályvezető, kari gazdasági vezető/referens tárgyév február 28-ig írásban tájékoztatja a EHÖK-öt és kari HÖK-öt. Az EHÖK és HÖK tárgyév március 15-ig előzetes átfogó éves tervet készít, tanulmányi félévenkénti bontásban. 6. Az egyetemi főtitkár, dékán, vagy átruházott hatáskörben a dékán-helyettes által előzetesen jóváhagyott költségvetés alapján történhet a gazdálkodás. Az egyetem költségvetésének Szenátus által történő elfogadásáig csak időarányos gazdálkodás folytatható. 7. Minden beszerzési igény felmerülésekor az elnök az EHÖK/HÖK jóváhagyása mellett írásbeli javaslatot tesz, amelyet eljuttat az egyetemi főtitkár, dékán aláírásával a gazdasági főigazgató, kari gazdasági vezető/referens részére ellenjegyzésre. Ellenjegyzés után a SZIE-en hatályban lévő, vonatkozó szabályzatoknak megfelelően a szükséges dokumentumok kitöltésével lehet kezdeményezni a beszerzést, valamint a szerződéskötést. 8. Amennyiben a beszerzés lebonyolítása közbeszerzési eljárás lefolytatását igényli, akkor azt az egyetem Beszerzési és közbeszerzési szabályzata szerint kell végrehajtani. Az EHÖK-nél,
gödöllői kari HÖK-nél a Műszaki és Beruházási Igazgatóság, a külső karoknál a gazdasági hivatal aláírását követően kerülhet sor az igénybejelentőben feltüntetett eszköz/szolgáltatás beszerzésére. A beszerzések és igényelt szolgáltatások kötelezettségvállalása kizárólag a Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzata alapján történhet. 9. A keret terhére megrendelt, illetve vásárolt tételeknél elsősorban átutalásos számlát kell kérni, amely az egyetem nevére és címére szól. Amennyiben a szolgáltató ettől elzárkózik és más helyettesítő termék/vagy szolgáltatás nem vehető igénybe, abban az esetben készpénzfizetési számlát kell kérni az egyetem nevére és címére, ellenértékét az elnök, vagy az általa írásban meghatalmazott veszi fel az egyetemi, kari pénztárban. Állandó készpénz-ellátmány felvétele a HÖK részére nem engedélyezett. 10. A keret igénybevételét, minden egyes kiadást formai és tartalmi szempontból helyesen kiállított, számlával kell igazolni. A számla kifizetése a jogosultak szakmai teljesítés igazolását követően történhet. Az egyes számlákon kizárólag az engedélyezett keret felhasználásával vásárolt tételek szerepelhetnek. Szakmai teljesítés igazolására az EHÖK/ HÖK elnöke, a főtitkár, dékán, vagy az általuk írásban meghatalmazott jogosult. 11. Az EHÖK/HÖK rendelkezésére bocsátott tárgyi eszközök az EHÖK/HÖK kezelésében vannak, amelyek meglétéért és állagának megóvásáért az elnök vagy a megbízott személy a felelős. Az eszközöket leltárfelvétel során el kell számolni, meglétét igazolni. 12. Az elszámolás és ellenőrzés rendszerére jelen utasítás 3. -ában szereplő szabályzatokban foglaltak szerint kell eljárni. A kari keret felhasználását az EHÖK/HÖK elnöke, illetve a kari gazdasági vezető/referens köteles ellenőrizni.
13. Az éves keret felhasználásáról az EHÖK/HÖK elnöke félévente, a tanulmányi félév lezárását követő hó 30-ig tételes elszámolást készít, a 3. sz. melléklet szerinti formában. A tanév lezárást követően pedig 60 napon belül a két félévben folytatott szakmai tevékenységéről és gazdálkodásáról, a jóváhagyott elszámolások alapján éves beszámolót készít. A féléves elszámolásokat és az éves beszámolót az egyetemi főtitkár, dékán hagyja jóvá. A tanév végén megmaradt források a gazdasági főigazgató, kari gazdasági vezető/referens jóváhagyásával tárgyév december 31-ig használhatók fel. Hatályba léptető és záró rendelkezések 14. (1) Az utasítás 2012. január1. napjával lép hatályba, rendelkezéseit az ezt követően indult eljárásokban kell alkalmazni. Gödöllő, 2011. december 20. A szabályzatban foglaltakat megismertem, tudomásul veszem.
1. sz. melléklet A források felhasználásának főbb jogcímei - a normatíva legalább 1 %-a EHÖK/HÖK működési dologi kiadásai irodaszer, írószer felhasználás telefonszámla díj fénymásoló karbantartása, javítása, működéséhez papír/kellékanyag felhaszn. berendezési tárgyak vásárlása gépjármű üzemeltetés közüzemi díjak egyéb dologi kiadások - gólyatábor - gólyabál - Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciájának rendezvényein való részvételének költségei - főiskolai napok, táborok megrendezése, előadóművészek díjazása - tanulmányi kirándulásokra autóbusz, szállásköltség, útiköltség - újság/folyóirat kiadásának költsége - diplomaosztók és egyéb hallgatói rendezvények költségei, takarítási és rendészeti/biztonságtechnikai díj, műsorszolgáltatás - végzős hallgatók részére munkájuk elismerésének költségei - tanulmányi versenyek részvételi díjai - könyvjutalom, tárgyjutalom, ajándékutalvány - évkönyvkészítés - PR és marketingtevékenység - egyéb kiadások (felmerülés szerinti konkrét megnevezéssel)
2. sz. melléklet EHÖK/HÖK. évi előzetes/módosított költségterve Megnevezés Előző évi maradvány Hallgatói normatív juttatás (1 %) Saját bevétel (jegybevételek, szponzori, egyéb) Egyéb bevételek Várható keret összesen Tervezett felhasználás Kiadások jogcímenkénti felsorolása: az l. sz. melléklet részletezése szerint Tervezett keret felhasználás összesen Tervezett maradvány 20./20.. tanév II. félév 20./20. tanév/i. félév adatok EFt-ban. évi költségvetés összesen Dátum:., 20.. év hó nap Készítette: EHÖK/HÖK elnök Jóváhagyom:. főtitkár/dékán gazdasági vezető
3. sz. melléklet EHÖK/HÖK 20./20. tanév félévi gazdálkodásának elszámolása Megnevezés Előző évi/félévi maradvány Hallgatói normatív juttatás (1 %-a) Saját bevétel (szponzori, egyéb) Egyéb bevételek Rendelkezésre álló keret összesen Felhasznált keret Kiadások jogcímenkénti felsorolása: Az 1. sz. melléklet részletezése szerint. Keretfelhasználás összesen Maradvány adatok EFt-ban 20./20. tanév félév Dátum, 20.. év. hó nap Készítette: EHÖK/HÖK elnök Jóváhagyom:. főtitkár/dékán gazdasági vezető