Kivonat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés 2011. június 30. napján megtartott nyilvános ülésének jegyzőkönyvéből: Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének 113/2011. (VI. 30.) határozata Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek által kötendő munkamegosztási megállapodások jóváhagyása Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése megtárgyalta a Borsod- Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek által kötendő munkamegosztási megállapodások jóváhagyására vonatkozó javaslatot, és a következő határozatot hozza: 1. A Közgyűlés az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 16. (5) bekezdésében foglaltak alapján a) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Múzeumi Igazgatóság (Miskolc, Görgey A. u. 28.), b) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár (Miskolc, Fazekas u. 2.), c) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár (Miskolc, Görgey A. u. 11.), d) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Pedagógiai Szakmai, Szakszolgálati, Közművelődési és Sportintézet (Miskolc, Selyemrét u. 1. ) által kötött munkamegosztási megállapodásokat a határozat a)-d) mellékletben foglaltak szerint jóváhagyja. 2. A munkamegosztási megállapodást kötött intézményeket a jóváhagyásról e határozat megküldésével tájékoztatni kell. Felelős: Határidő: dr. Mengyi Roland, a közgyűlés elnöke azonnal Dr. Kovács János s. k. Dr. Mengyi Roland s. k. főjegyző a közgyűlés elnöke A kiadmány hiteléül: Dr. Tergaleczné dr. Nagy Ilona a Szervezési és Jogi Főosztály vezetője
MEGÁLLAPODÁS a) melléklet Amely létrejött egyrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete 3525 Miskolc, Városház tér 1.(továbbiakban: Ellátó Szervezet, képviseli: Szilágyi László az ellátó vezetője), másrészről Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Múzeumi Igazgatóság Miskolc, Görgey Artúr u. 28. (továbbiakban: Múzeum), képviseli: Dr. Pusztai Tamás igazgató- között meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatellátással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Jelen megállapodásra (továbbiakban: Megállapodás) az államháztartásról szóló, többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.) és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül sor. I. Általános elvek A megállapodás célja, hogy rögzítse az Ellátó Szervezet, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a szakmailag önállóan működő Múzeum meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatait. Az Ámr. 15. (2) bek. a. pontja szerinti feladatokat az Ellátó Szervezet látja el: a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzati tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással (kivétel a pályázati beruházások) a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat. A Múzeum teljes szakmai költségvetési kerete felett önállóan rendelkezik a jogszabályok betartása mellett. A megállapodás körébe tartozó és az intézménytől származó adatszolgáltatás tartalmáért a Múzeum igazgatója a felelős. Az adatszolgáltatás alapján készített összesítésekért, azoknak határidőre történő továbbításáért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős. Az Ellátó Szervezet vezetőjének az adatgyűjtés és továbbítás során be kell tartania a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok megismerhetőségére vonatkozó szabályokat. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) 13/2011. (II.17.) határozatában foglaltak alapján 2011. április 1-től Ellátó Szervezet látja el a Múzeumnál a technikai/karbantartási, őrzési, ügyviteli feladatokat. 1
Jelen megállapodás az Ellátó Szervezet és a Múzeum közötti munkamegosztást és felelősségi rendet a következők szerint tartalmazza: II. 1. Szabályzatok elkészítése II. Feladatellátások részletezése II. 1. 1.Az Ellátó Szervezet szabályozási körébe tartozik: a. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. ( XII. 24.) Korm. rendelet szerint: A számviteli politika keretében: 1. Pénzkezelési szabályzat, 2. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat, 3. Eszközök és források értékelési szabályzat, 4. Selejtezési szabályzat, 5. Önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat Az önköltségszámítási szabályzat egy keretszabályzat, amely tartalmazza az önköltségszámítás módszereit. Mellékletét képezi az intézményre vonatkozó számítás. b. A Számviteli törvény szerint: 1. Számlarendet és a számlarendben foglaltakat alátámasztó Bizonylati rend szabályzata c. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Korm. rendelet szerint: 1. Gazdasági ügyrend, 2. Gazdálkodási szabályzat, 3. Gépjárművek üzemeltetése, belföldi, külföldi kiküldetések rendje 4. Beszerzések lebonyolítása, anyag és eszközgazdálkodás rendje 5. Reprezentációs kiadások elszámolásának rendje 6. Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályzata (FEUVE), - pénzügyi területre vonatkozóan. 7. Ellenőrzési nyomvonal- pénzügyi területre vonatkozóan. II. 1.2. Az Ellátó Szervezet keretszabályzatként elkészíti, de a Múzeum önállóan is szabályozhatja, illetve a Múzeumra vonatkozóan kiegészítheti: 1. Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje, 2. Kockázatkezelési szabályzat 3. Pályázatok kezelésének szabályzata 4. Iratkezelési szabályzat 5. Tűzvédelmi szabályzat 2
6. Munkavédelmi szabályzat 7. Informatikai szabályzat II. 1.3. A Múzeum önállóan szabályozza: Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Kormány rendelet alapján: 1. Vezetékes és rádiótelefonok használatát, 2. Helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, 3. Közérdekű adatok megismerésére irányuló intézkedések, továbbá kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, 4. Kontrolltevékenységek szabályzata. 5. Szerződéses régészeti munkák szabályzata Az egyéb jogszabályban illetve a Múzeum működéséhez szükséges, ágazati, szakmai jogszabályok által előírt feladatok ellátására vonatkozó szabályzat elkészítése a Múzeum igazgatójának a feladata. II.2. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje: II. 2.1. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra a Múzeum igazgatója vagy az általa írásban megbízott, a Múzeum alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után és csak írásban történhet. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén. Ennek rendjét és nyilvántartását a Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalás nyilvántartása az Ellátó Szervezetnél történik, amelyről havonta egyszer részletes/tételes tájékoztatót küld a Múzeum igazgatójának. A Múzeum költségvetésében jóváhagyott állománygyarapítási keretösszeg felhasználását a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. II. 2.2. Ellenjegyzés A kötelezettségvállalás (és az utalvány) ellenjegyzője az Ámr 74 -a (2) b. alapján a gazdálkodási feladatokat ellátó szerv gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. Az Ellátó Szervezet esetében az Ellátó Szervezet gazdasági vezetője. Az Ellátó Szervezet vezetője az ellenjegyzési jogkört átruházza az Ellátó Szervezetben a Múzeum ügyeivel megbízott ágazati felelősre. II. 2.3. Szakmai teljesítés igazolása: A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. 3
A szakmai teljesítést az igazolás dátuma és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével a Múzeumban az igazgató által kijelölt személy, személyek végzik. II. 2.4. Érvényesítés: Az érvényesítést az Ellátó Szervezet vezetője által írásban megbízott a jogszabályban meghatározott pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó látja el. II. 2.5. Utalványozás: Utalványozásra jogosult az érvényesített okmány alapján az Ámr. 72. (3)-(10) bekezdése alapján megjelölt személy lehet. II. 2.6. Összeférhetetlenségi szabályok: A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző- ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan- azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és szakmai teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, és szakmai teljesítésre irányuló feladatot nem végezheti az, aki közeli hozzátartozója vagy saját maga javára látná el. A jogosult személyek aláírás mintájáról az Ellátó Szervezet naprakész nyilvántartást vezet. II. 3. Költségvetés tervezése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19) Korm. rendeletben foglaltakat. Az előzetes költségvetés a Múzeum munkatervére épülve a Múzeum feladatellátásával öszefüggő valamennyi igényt tartalmazza. A Múzeum feladatait jellemző mutatószámok (költségvetési feladatmutatók) és a normatív hozzájáruláshoz kapcsolódó mutatószámok (költségvetési mutatószámok) felmérése és megállapítása az Intézmény vezetőjének a feladata és felelőssége. Az előzetes költségvetési javaslat összeállításának feladatmegosztása: Ellátó Szervezet feladata: a. soros előrelépők kidolgozása, b. jubileumi jutalomra jogosultak körének megállapítása, c. év közben fizetési kategóriát váltók bérének kidolgozása. Múzeum feladata: a. feladatbővülés miatti kiadások, bevételek számbavétele, b. bevételi többlet összeállítása, c. évközben (pl. magasabb iskolai, szakmai végzettség megszerzését követő) kategóriát váltók névsorának elkészítése. 4
A költségvetés elkészítéséért a Múzeum és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen felelősek. Az előzetes költségvetési javaslatot az Ellátó Szervezet vezetője továbbítja a felügyeleti szervhez. A közgyűlés a költségvetési rendeletben kiemelt előirányzatonként hagyja jóvá a Múzeum költségvetését. Az Ellátó Szervezet a Múzeum igazgatójának közreműködésével kialakítja a részelőirányzatokat. Az Ellátó Szervezet elkészíti a Múzeumra vonatkozó elemi költségvetést számszaki és szöveges formában, amelyet a saját költségvetésével összesítve továbbít a felügyeleti szervhez. Az intézményi költségvetést a Múzeum vezetője és az Ellátó Szervezet vezetője írja alá. II. 4. Előirányzat felhasználás, intézmény hatáskörébe tartozó előirányzat -módosítás: A Múzeum igazgatója rendelkezik az összes előirányzat felhasználásáról. A Múzeum jóváhagyott pénzmaradványát az Ellátó Szervezet vezetője a Múzeum igazgatójával egyeztetve, a főkönyvi és pénzforgalmi adatok alapján osztja fel. Az előirányzatok alakulásáról az Ellátó Szervezet folyamatosan tájékoztatja a Múzeumat, továbbá javaslatot tesz az előirányzat módosításra, átcsoportosításra a Múzeum igazgatója részére. Mindkét esetben a Múzeum igazgatója dönt a módosításról, az Ellátó Szervezet készíti el és nyújtja be az előirányzat-módosítási kérelmet a bevételi és kiadási jogcím megjelölésével és annak indoklásával. A céllal kapott támogatások miatti előirányzatmódosításhoz a Múzeum a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban küldi meg az Ellátó Szervezet részére. Az előirányzat-módosítási kérelmet a Múzeum igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen írja alá. Az éves és ennek megfelelően a havi likviditási ütemtervet a Múzeum igazgatójának döntése alapján, az Ellátó Szervezet készíti el. A kincstári finanszírozási rendszer működésére vonatkozó mindenkori Elnöki utasításban foglaltak betartásáért az Ellátó Szervezet és a Múzeum igazgatója együttesen felel. Az előirányzat felhasználás időarányos teljesítéséről a havonta kinyomtatott pénzforgalmi jelentés ad tájékoztatást. A pénzforgalmi analitikát az Ellátó Szervezetnek a Múzeum részére részgazdaként az alszámlákhoz tartozó feladatok szerint, költséghelyenként pedig a Múzeumhoz tartozó egységek szerint kell elkészíteni. A Múzeum részére jóváhagyott előirányzatok betartásáért annak igazgatója a felelős. II. 5. Munkaerő-gazdálkodás A Múzeum szakmai létszám és személyi juttatás felhasználásával kapcsolatos döntésekért a Múzeum igazgatója felelős. Az Ellátó Szervezet havi rendszerességgel tájékoztatja a Múzeum igazgatóját a költségvetés (bérkeret, dologi) felhasználásának az állapotáról. 5
A szakmai dolgozók személyi anyagát a Múzeum kezeli. Az Ellátó Szervezetnél, a dolgozó felvételéhez szükséges iratok másolatai találhatók. Új dolgozó felvétele esetén, a Múzeum igazgatója írásban közli a munkakört, szakfeladatot, pótlékot, a jogviszony formáját. A beküldött adatokból, a Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott -jogszabály szerint kötelezően alkalmazandó- munkaügyi programmal elkészíti a kinevezési okmányt, módosítást. A Múzeumban foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő, intézményvezetői döntések végrehajtásával kapcsolatban az Ellátó Szervezet adminisztratív feladatokat lát el. II. 6. Készpénzkezelés Házipénztár az Ellátó Szervezetnél működik. Az ellátmányok és az előlegek elszámolási rendjét részletesen az Ellátó Szervezet pénzkezelési szabályzata határozza meg. A Múzeum a készpénzfizetések teljesítésére rendszeres, eseti ellátmánnyal, illetve előleggel rendelkezik, amelyekből teljesíti a kifizetéseket. A Múzeum a készpénzkifizetések teljesítésére az Ellátó Szervezet házipénztárából veszi fel ellátmányát. A Múzeum ellátmányát olyan sürgős beszerzésekre és díjfizetésekre fordíthatja, amelyeknek fizetése központilag gazdaságtalan vagy nehézkes és nem haladja meg egyedileg a 100 000.- Ft-ot. Különösen indokolt esetben (pl.: átvett pénzeszköz felhasználása, rendezvény megszervezése) ha az ellátmány összegét meghaladó készpénzes kifizetés szükséges, előleg felvételére van lehetőség. A szükségletek (előirányzat, likviditás) figyelembevételével a Múzeum a felvételt megelőző hét csütörtökig írásban jelzi igényét az Ellátó Szervezetnek (igényelt összeg, felvétel tervezett napja, felhasználás jogcíme, átvételre jogosult neve). A szakmai feladatok ellátásához szükséges tárgyi eszközök (ásatási felszerelés, a szerződéses régészeti munkák jelentéseinek és a kutatási dokumentációk elkészítéséhez szükséges irodai felszerelés, papíráru, könyv, folyóirat, restaurátor vegyszerek és eszközök könyv, folyóirat, adatbázisok, egyéb dokumentumok) beszerzését az intézmény önállóan végzi. A szakmai anyagok nyilvántartásával kapcsolatban a vonatkozó rendeletek és a Múzeum belső szabályzatai az irányadók A Múzeum az ellátmánnyal annak felhasználása után haladéktalanul, de legkésőbb a készpénzfelvétel hónapjának utolsó munkanapján elszámol. Az ellátmány elszámolását az intézmény eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával végzi. Múzeum a készpénzben beszedett bevételeket kiadásai teljesítésére nem használhatja fel, azokat a Múzeum bankszámlájára csekken, vagy a házipénztárába fizeti be a Pénzkezelési Szabályzatban rögzítetteknek megfelelően. Amennyiben a készpénzben befizetett bevétel valamilyen, alszámlával rendelkező projekthez kapcsolódik, úgy azt a Múzeum az adott alszámlára fizeti be. A felvett ellátmányok és előlegek szabályszerű felhasználásáért és elszámolásáért a Múzeum igazgatója a felelős. A Múzeum önálló bankszámlával rendelkezik, valamint a múzeum által vitt projektek (NKA-, EU, egyéb pályázatok, régészeti feltárások, egyéb önálló projektek) számára alszámla számokkal. Valamennyi átutalás az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló Raiffeisen Bank 6
terminálon keresztül történik. Múzeum egyes feladatai ellátását (pályázati, régészeti) az önálló bankszámlájához kapcsolódó alszámla közbeiktatásával végzi. A Múzeum haladéktalanul, írásban közli az Ellátó Szervezettel, ha átvett pénzeszköz (pl. pályázat útján elnyert) folyósításáról értesítik. Az Ellátó Szervezet azonnal értesíti az intézményt, ha a pénz az elszámolási számlára megérkezett, egyben kéri az előirányzatok felhasználására vonatkozó intézményi nyilatkozatot A bankszámlához kapcsolódó aláírás bejelentéseket melyen a Múzeum vezetője, az ellátó szervezet vezetője, valamint az általa megbízott személy is aláíró-az Ellátó szervezet juttatja el a számlavezető pénzintézethez. II.7. Könyvvezetés A számviteli törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendeletben meghatározott könyvvezetési kötelezettségnek az Ellátó Szervezet tesz eleget. A könyvvezetést az Ellátó Szervezetnél olyan módon kell végezni, hogy az információk egységesen is, és az Intézményekre vonatkozóan, elkülönítetten is ellenőrzésre alkalmas módon mind a kiadásokra, mind a Könyvtár saját bevételeire vonatkozóan is rendelkezésre álljanak. Ahhoz, hogy az Ellátó Szervezet a könyvvezetési kötelezettségének eleget tudjon tenni, a Múzeum a szükséges alapbizonylatokat és információkat a belső szabályzatokban előírt határidőre köteles biztosítani. Ellátó Szervezet feladata a kettős könyvelés rendszerében a főkönyvi könyvelés, szállítók, vevők analitikus nyilvántartása a könyvelő programban, vevő-szállítói egyeztetések, fizetési felszólítások készítése, nagy értékű és kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása erre alkalmas programmal. Az átutalásos számla esetében a számlát az Ellátó Szervezet készíti, kivétel a régészeti szerződéses munkák számláinak a kiállítása. Ezt a feladat bonyolultsága és egyedisége miatt a Múzeum állítja ki és továbbítja az Ellátó Szervezet felé. Készpénzfizetésnél a Múzeumban a bevételek bizonylatolására pénztárgép, illetve készpénzfizetési számlatömb szolgál. A leltározást és selejtezést az előzetes egyeztetés alapján az elkészített ütemtervnek megfelelően az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatában, valamint a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatában foglaltak szerint az Ellátó Szervezet és a Múzeum közösen végzi. Szervezet feladata a számlák kifizetése, könyvelése, költségvetési beszámolóban való megjelenítése. Pályázatokban való további közreműködés. - fénymásolás, kigyűjtés, nyilvántartások vezetése, pályázati elszámolások- a Múzeumnál ezzel a feladattal megbízott személy végzi. A pályázatok nagy részénél a költségvetés lehetővé teszi a rezsi és az adminisztrációs kiadások belső elszámolását, amennyiben nem, úgy külön megbízott végzi a feladatot. A számviteli és egyéb nyilvántartások elkészítéséhez a szükséges előírásokat a Múzeumra is kötelező érvényű jelen Megállapodás II.1. részében felsorolt szabályzatok tartalmazzák. 7
II. 8. Beszámolás Az Ellátó Szervezet készíti el az Ámr. alapján az intézményi szintű és összesített időközi költségvetési jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, a féléves, éves költségvetési elemi beszámolókat, éves elemi költségvetést, valamint elkészíti a szöveges beszámolót. A költségvetési beszámolót a Múzeum igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője írják alá. Az Ellátó Szervezet adatot szolgáltat a beszámoló auditálásához. II.9. Központosított közbeszerzés Felek magukra nézve kötelezőnek tekintik a fenntartó központosított közbeszerzésre vonatkozó rendeleteit. II.10. Adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok Az Ellátó Szervezet havonta a tárgyhót követő hó 15-ig, illetve szükség és igény szerint tájékoztatja a Múzeumot az előirányzatok és teljesítések alakulásáról költséghely szerinti bontásban. Az Ellátó Szervezet feladata és felelőssége a számviteli nyilvántartások alapján a Múzeum adóbevallásainak, gazdaságstatisztikai jelentésének elkészítése és határidőre való továbbítása. Az Ellátó Szervezet feladatkörébe tartozó és a Múzeumra vonatkozó egyéb, eseti adatszolgáltatások határidőben, megfelelő helyre és tartalomra történő továbbítása az Ellátó Szervezet vezetőjének feladata és felelőssége. A céllal kapott (átvett pénzeszköz, céljellegű önkormányzati, kistérségi támogatások) pénzeszközök elszámolását a pénzeszköz átadójával a Múzeum végzi. A pénzügyi elszámoláshoz szükséges számlák érvénytelenítését a szakmai teljesítés igazolásával egyidejűleg a Múzeum végzi, és a számláról készült másolatot megőrzi az elszámolásig. Az elszámoláshoz szükséges banki kivonatok, illetve pénztárbizonylatok hitelesített másolatát a pénzügyi teljesítést követően az Ellátó szervezet azonnal megküldi a Múzeum részére. A céllal kapott támogatások miatti előirányzat-módosításhoz az intézmény a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban megküldi az Ellátó Szervezet részére. Mivel a Múzeum a törvény által meghatározott kizárólagos joggal közreműködik adott engedélyköteles, földmunkákkal járó beruházások megvalósításához kapcsolódó előkészítő munkákban, e munkák folyamatosságának, a nemzetgazdasági érdekek figyelembe vétele érdekében az Ellátó Szervezet biztosítja az e munkákhoz kapcsolódó nyilvántartások naprakész vezetését. Az Ellátó Szervezet a Múzeum Igazgatója és az általa megbízott felelős személy részére biztosítja a kiadott számlák teljesítésének a napi ellenőrzését, abból a célból, hogy az adott számla ellenértékének a Múzeum alszámlájára való érkezését követően a Múzeum haladéktalanul kiadhassa a vállalkozások számára azokat a nyilatkozatokat és tanulmányokat, melyek a beruházások megvalósításához törvény által előírtak, s melyek 8
kiadására csak az adott szolgáltatás ellenértékének a Múzeum alszámlájára történő beérkezését követően van mód. E projektek számlázására, pénzügyi ügyvitelének biztosítására kettő, az Ellátó állományába tartozó, megfelelő felkészültségű és az adott munkában és a múzeumi feladatellátásban gyakorlattal rendelkező szakember munkavégzésének a helye a megyei Múzeum épületében kerül kijelölésre. Az Ellátó saját munkatársai közül a Múzeum gazdálkodását segítő, felelős pénzügyi vezetőt jelöl ki, aki a Múzeum igazgatójával folyamatos kapcsolatban van. A Múzeum Igazgatója e felelős gazdasági vezető részére biztosítja a megyei Múzeumi rendszer működése megismerésének a lehetőségét, valamint a Megyei Múzeumok struktúráját, szervezeti kialakítását meghatározó országos konferenciákon történő megjelenését és aktív közreműködését. II. 11. Ügyviteli és technikai feladatok II.11. 1 Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési feladatokat Múzeumnál az Ellátó Szervezet látja el, a fenntartói döntéssel, jogutódlással áthelyezett munkakörökben dolgozók közreműködésével. Ezen munkatársak létszáma a 2011. március 31.-ei állapottal megegyező. II.11.2. Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési munkakörökben dolgozó közalkalmazottak felett a munkáltatói jogokat az Ellátó Szervezet vezetője gyakorolja. A feladatellátás helyszíne változatlanul marad a 2011. április 1-je előtti állapot szerint. II.11.3. A műszaki, karbantartási, őrzési feladatot ellátó közalkalmazottak feladatainak meghatározása, munkájának napi irányítása a Múzeum igazgatója, vagy az általa megbízott személy irányításával történik a 2011. április 1.-je előtt érvényes munkaköri leírásuk szerint. A műszaki, karbantartói feladatokat, valamint a portaszolgálatot ellátó közalkalmazottak a Múzeum kérésére más munkavégzési helyre átirányíthatók. Erről az Ellátó Szervezet vezetője előzetesen egyeztet a Megyei Múzeum igazgatójával., a dolgozót írásban értesíti az új munkavégzési helyről, annak időtartamáról. Az átirányítást követően az érintett dolgozó munkájával kapcsolatos irányítási feladatokért a munkavégzés helyének vezetője felelős. A jelentősebb karbantartási, állagmegóvási feladatok elvégzéséről a Múzeum írásbeli kérésére az Ellátó Szervezet intézkedik. III. Záró rendelkezések III. 1. Az intézményi büfé hasznosítása a Múzeum feladata III. 2. A belső ellenőrzési tevékenység megszervezéséért szakmai területen a Múzeum igazgatója, gazdálkodási területen az Ellátó Szervezet vezetője felelős. III. 3. Jelen megállapodással érintett közalkalmazott munkavállalók a közalkalmazottak jogállásáról szó 1992. évi XXXIII. évi törvény szerinti besorolása, bére a jogutódlással történő munkáltató változás miatt nem változik. 9
III. 4. A jelen megállapodás a felek határozatlan időre kötik, az abban foglaltakat magukra nézve kötelező érvényűnek tekintik. III. 5. A felek megállapodnak abban, hogy a meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyviteli, műszaki, karbantartási, őrzési feladatok ellátására létrejött, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzítő jelen megállapodásukat szükség szerint módosítják, illetőleg kiegészítik. Miskolc, 2011. április 20. Ellátó Szervezet vezetője Múzeumigazgató 10
MEGÁLLAPODÁS b) melléklet amely létrejött egyrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete 3525 Miskolc, Városház tér 1.(továbbiakban: Ellátó Szervezet, képviseli: Szilágyi László az Ellátó Szervezet vezetője), másrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár 3525 Miskolc, Fazekas u. 2., (továbbiakban: Levéltár), képviseli: Somorjai Lehel igazgató között meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatellátással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Jelen megállapodásra (továbbiakban: Megállapodás) az államháztartásról szóló, többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény, (továbbiakban: Áht.) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül sor. I. Általános elvek A megállapodás célja, hogy rögzítse az Ellátó Szervezet, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a szakmailag önállóan működő Levéltár meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatait. Az Ámr 15. (2) bek. a. pontja szerinti feladatokat az Ellátó Szervezet látja el: a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzati tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással (kivétel a pályázati beruházások) a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat. A Levéltár teljes szakmai költségvetési kerete felett önállóan rendelkezik a jogszabályok betartása mellett. A megállapodás körébe tartozó és az intézménytől származó adatszolgáltatás tartalmáért a Levéltár igazgatója a felelős. Az adatszolgáltatás alapján készített összesítésekért, azoknak határidőre történő továbbításáért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős. Az Ellátó Szervezet vezetőjének az adatgyűjtés és továbbítás során be kell tartania a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok megismerhetőségére vonatkozó szabályokat. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján 2011. április 1-től Ellátó Szervezet látja el a Levéltárnál a technikai/karbantartási, őrzési, ügyviteli feladatokat. 1
Jelen megállapodás az Ellátó Szervezet és a Levéltár közötti munkamegosztást és felelősségi rendet a következők szerint tartalmazza: II. II. 1. Szabályzatok elkészítése Feladatellátások részletezése II. 1. 1.Az Ellátó Szervezet szabályozási körébe tartozik: a. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. ( XII. 24.) Korm. rendelet szerint: A számviteli politika keretében: 1. Pénzkezelési szabályzat, 2. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat, 3. Eszközök és források értékelési szabályzat, 4. Selejtezési szabályzat, 5. Önköltség számítás rendjére vonatkozó szabályzat Az önköltségszámítási szabályzat egy keretszabályzat, amely tartalmazza az önköltségszámítás módszereit. Mellékletét képezi az intézményre vonatkozó számítás. b. A számviteli törvény szerint: 1. Számlarendet és a számlarendben foglaltakat alátámasztó Bizonylati rend szabályzata c. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Korm. rendelet szerint: 1. Gazdasági ügyrend, 2. Gazdálkodási szabályzat, 3. Gépjárművek üzemeltetése, belföldi, külföldi kiküldetések rendje 4. Beszerzések lebonyolítása, anyag és eszközgazdálkodás rendje 5. Reprezentációs kiadások elszámolásának rendje 6. Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályzata (FEUVE), - pénzügyi területre vonatkozóan. 7. Ellenőrzési nyomvonal- pénzügyi területre vonatkozóan. II. 1.2. Az Ellátó Szervezet keretszabályzatként elkészíti, de a Levéltár önállóan is szabályozhatja, illetve a Levéltárra vonatkozóan kiegészítheti: 1. Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje, 2. Kockázatkezelési szabályzat 3. Pályázatok kezelésének szabályzata 4. Iratkezelési szabályzat 5. Tűzvédelmi szabályzat 6. Munkavédelmi szabályzat 7. Informatikai szabályzat 2
II. 1.3. A Levéltár önállóan szabályozza: Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Kormány rendelet alapján: 1. Vezetékes és rádiótelefonok használatát, 2. Helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, 3. Közérdekű adatok megismerésére irányuló intézkedések, továbbá kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, 4. Kontrolltevékenységek szabályzata. Az egyéb jogszabályban illetve a Levéltár működéséhez szükséges, ágazati, szakmai jogszabályok által előírt feladatok ellátására vonatkozó szabályzat elkészítése a Levéltár igazgatójának a feladata. II.2. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje: II. 2.1. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra a Levéltár igazgatója vagy az általa írásban megbízott, a Levéltár alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után és csak írásban történhet. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén. Ennek rendjét és nyilvántartását a Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalás nyilvántartása az Ellátó Szervezetnél történik. A Levéltár költségvetésében jóváhagyott állománygyarapítási keretösszeg felhasználását a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. II. 2.2. Ellenjegyzés A kötelezettségvállalás (és az utalvány) ellenjegyzője az Ámr 74. -a (2) b. alapján a gazdálkodási feladatokat ellátó szerv gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. Az Ellátó Szervezet esetében az Ellátó Szervezet gazdasági vezetője. Az Ellátó Szervezet vezetője az ellenjegyzési jogkört átruházza az Ellátó Szervezetben a Levéltár ügyeivel megbízott ágazati felelősre. II. 2.3. Szakmai teljesítés igazolása: A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. A szakmai teljesítést az igazolás dátuma és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével a Levéltárban az igazgató által kijelölt személy, személyek végzik. 3
II. 2.4. Érvényesítés: Az érvényesítést az Ellátó Szervezet vezetője által írásban megbízott az Ámr. 19. (1)-(2) bekezdése alapján meghatározott pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó látja el. II. 2.5. Utalványozás: Utalványozásra jogosult az érvényesített okmány alapján az Ámr. 72. (3)-(10) bekezdése alapján megjelölt személy lehet. II. 2.6. Összeférhetetlenségi szabályok: A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző- ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan- azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és szakmai teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, és szakmai teljesítésre irányuló feladatot nem végezheti az, aki közeli hozzátartozója vagy saját maga javára látná el. A jogosult személyek aláírás mintájáról az Ellátó Szervezet naprakész nyilvántartást vezet. II. 3. Költségvetés tervezése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19) Korm. rendeletben foglaltakat. Az előzetes költségvetés a Levéltár munkatervére épül. A Levéltári mutatószámok a (költségvetési feladatmutatók) és a normatív hozzájárulásokhoz kapcsolódó mutatószámok (költségvetési mutatószámok) felmérése és megállapítása a Levéltár igazgatójának feladata és felelőssége. Az előzetes költségvetési javaslat összeállításának feladatmegosztása: Ellátó Szervezet feladata: a. soros előrelépők kidolgozása, b. jubileumi jutalomra jogosultak körének megállapítása, c. év közben fizetési kategóriát váltók bérének kidolgozása. Levéltár feladata: a. feladatbővülés miatti kiadások, bevételek számbavétele, b. bevételi többlet összeállítása, c. évközben (pl. magasabb iskolai, szakmai végzettség megszerzését követő) kategóriát váltók névsorának elkészítése. A költségvetés elkészítéséért a Levéltár és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen felelősek. Az előzetes költségvetési javaslatot az Ellátó Szervezet vezetője továbbítja a felügyeleti szervhez. 4
A közgyűlés a költségvetési rendeletben kiemelt előirányzatonként hagyja jóvá a Levéltár költségvetését. Az Ellátó Szervezet a Levéltár igazgatójának közreműködésével kialakítja a részelőirányzatokat. Az Ellátó Szervezet elkészíti a Levéltárra vonatkozó elemi költségvetést számszaki és szöveges formában, amelyet a saját költségvetésével összesítve továbbít a felügyeleti szervhez. Az intézményi költségvetést a Levéltár vezetője és az Ellátó Szervezet vezetője írja alá. II. 4. Előirányzat felhasználás, intézmény hatáskörébe tartozó előirányzat -módosítás: A Levéltár igazgatója rendelkezik az összes szakmai előirányzat felhasználásáról. A Levéltár jóváhagyott pénzmaradványát az Ellátó Szervezet vezetője a Levéltár igazgatójával egyeztetve, a főkönyvi és pénzforgalmi adatok alapján osztja fel. Az előirányzatok alakulásáról az Ellátó Szervezet folyamatosan tájékoztatja a Levéltárat, továbbá javaslatot tesz az előirányzat módosításra, átcsoportosításra a Levéltár igazgatója részére. Mindkét esetben a Levéltár igazgatója dönt a módosításról, az Ellátó Szervezet készíti el és nyújtja be az előirányzat-módosítási kérelmet a bevételi és kiadási jogcím megjelölésével és annak indoklásával. A céllal kapott támogatások miatti előirányzatmódosításhoz a Levéltár a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban küldi meg az Ellátó Szervezet részére. Az előirányzat-módosítási kérelmet a Levéltár igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen írja alá. Az éves és ennek megfelelően a havi likviditási ütemtervet a Levéltár igazgatójának döntése alapján, az Ellátó Szervezet készíti el. A kincstári finanszírozási rendszer működésére vonatkozó mindenkori Elnöki utasításban foglaltak betartásáért az Ellátó Szervezet és a Levéltár igazgatója együttesen felel. Az előirányzat felhasználás időarányos teljesítéséről a havonta kinyomtatott pénzforgalmi jelentés ad tájékoztatást. A pénzforgalmi analitikát az Ellátó Szervezetnek a Levéltár részére részgazdaként az alszámlákhoz tartozó feladatok szerint, költséghelyenként pedig a Levéltárhoz tartozó egységek szerint kell elkészíteni. A Levéltár részére jóváhagyott előirányzatok betartásáért annak igazgatója a felelős. II. 5. Munkaerő-gazdálkodás A Levéltár szakmai létszám és személyi juttatás felhasználásával kapcsolatos döntésekért a Levéltár igazgatója felelős. A szakmai dolgozók személyi anyagát a Levéltár kezeli. Az Ellátó Szervezetnél, a dolgozó felvételéhez szükséges iratok másolatai találhatók. Új dolgozó felvétele esetén, a Levéltár igazgatója írásban közli a munkakört, szakfeladatot, pótlékot, a jogviszony formáját. A beküldött adatokból, a Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott -jogszabály szerint kötelezően alkalmazandó- munkaügyi programmal elkészíti a kinevezési okmányt, módosítást. A Levéltárban foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő, intézményvezetői döntések végrehajtásával kapcsolatban az Ellátó Szervezet adminisztratív feladatokat lát el. 5
II. 6. Készpénzkezelés Házipénztár az Ellátó Szervezetnél működik. Az ellátmányok és az előlegek elszámolási rendjét részletesen az Ellátó Szervezet pénzkezelési szabályzata határozza meg. A Levéltár a készpénzkifizetések teljesítésére az Ellátó Szervezet házipénztárából veszi fel ellátmányát. A Levéltár ellátmányát olyan sürgős beszerzésekre és díjfizetésekre fordíthatja, amelyeknek fizetése központilag gazdaságtalan vagy nehézkes és nem haladja meg egyedileg a 100 000.- Ft-ot. Különösen indokolt esetben (pl.: átvett pénzeszköz felhasználása, rendezvény megszervezése), ha az ellátmány összegét meghaladó készpénzes kifizetés szükséges, előleg felvételére van lehetőség. A szükségletek (előirányzat, likviditás) figyelembevételével a Levéltár a felvételt megelőző hét csütörtökig írásban jelzi igényét az Ellátó Szervezetnek (igényelt összeg, felvétel tervezett napja, felhasználás jogcíme, átvételre jogosult neve). A szakmai feladatok ellátásához szükséges eszközök beszerzését az intézmény önállóan végzi. A szakmai anyagok nyilvántartásával kapcsolatban a vonatkozó rendeletek és a Levéltár belső szabályzatai az irányadók. A Levéltár az ellátmánnyal annak felhasználása után haladéktalanul, de legkésőbb a készpénzfelvétel hónapjának utolsó munkanapján elszámol. Az ellátmány elszámolását az intézmény eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával végzi. Levéltár a készpénzben beszedett bevételeket kiadásai teljesítésére nem használhatja fel, azokat az Ellátó Szervezet bankszámlájára csekken, vagy a házipénztárába fizeti be a Pénzkezelési Szabályzatban rögzítetteknek megfelelően. A felvett ellátmányok és előlegek szabályszerű felhasználásáért és elszámolásáért a Levéltár igazgatója a felelős. A Levéltár önálló bankszámlával nem rendelkezik, valamennyi átutalás az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló Raiffeisen Bank terminálon keresztül történik. A Levéltár egyes feladatai ellátását (pályázatok) az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló bankszámlához kapcsolódó alszámla közbeiktatásával végzi. A Levéltár haladéktalanul, írásban közli az Ellátó Szervezettel, ha átvett pénzeszköz (pl. pályázat útján elnyert) folyósításáról értesítik. Az Ellátó Szervezet azonnal értesíti az intézményt, ha a pénz az elszámolási számlára megérkezett, egyben kéri az előirányzatok felhasználására vonatkozó intézményi nyilatkozatot II.7. Könyvvezetés A számviteli törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000 (XII.24.) Korm. rendeletben meghatározott könyvvezetési kötelezettségnek az Ellátó Szervezet tesz eleget. A könyvvezetést az Ellátó Szervezetnél olyan módon kell végezni, hogy az információk egységesen is, és az Intézményekre vonatkozóan, elkülönítetten is ellenőrzésre alkalmas 6
módon mind a kiadásokra, mind a Levéltár saját bevételeire vonatkozóan is rendelkezésre álljanak. Ahhoz, hogy az Ellátó Szervezet a könyvvezetési kötelezettségének eleget tudjon tenni, a Levéltár a szükséges alapbizonylatokat és információkat a belső szabályzatokban előírt határidőre köteles biztosítani. Ellátó Szervezet feladata a kettős könyvelés rendszerében a főkönyvi könyvelés, szállítók, vevők analitikus nyilvántartása a könyvelő programban, vevő-szállítói egyeztetések, fizetési felszólítások készítése, nagy értékű és kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása erre alkalmas programmal. Az átutalásos számla esetében a számlát az Ellátó Szervezet készíti. Készpénzfizetésnél a Levéltárban a bevételek bizonylatolására készpénzfizetési számlatömb szolgál. A leltározást és selejtezést az előzetes egyeztetés alapján az elkészített ütemtervnek megfelelően az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatában, valamint a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatában foglaltak szerint az Ellátó Szervezet és a Levéltár közösen végzi. A szakmai munka alapját képező dokumentumok leltározására és selejtezésére a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII.17.) KM-PM együttes rendelet, illetve a Levéltár belső szabályzata az irányadó. Az Ellátó Szervezet feladata a számlák kifizetése, könyvelése, költségvetési beszámolóban való megjelenítése. Pályázatokban való további közreműködést fénymásolás, kigyűjtés, nyilvántartások vezetése, pályázati elszámolások- a Levéltárnál ezzel a feladattal megbízott személy végzi. A számviteli és egyéb nyilvántartások elkészítéséhez a szükséges előírásokat a Levéltárra is kötelező érvényű jelen Megállapodás II.1. részében felsorolt szabályzatok tartalmazzák. II. 8. Beszámolás Az Ellátó Szervezet készíti el az Ámr. alapján az intézményi szintű és összesített időközi költségvetési jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, a féléves, éves költségvetési elemi beszámolókat, éves elemi költségvetést, valamint elkészíti a szöveges beszámolót. A költségvetési beszámolót a Levéltár igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője írják alá. Az Ellátó Szervezet adatot szolgáltat a beszámoló auditálásához. II.9. Központosított közbeszerzés Az Ellátó Szervezet a technikai feladatokhoz kapcsolódó központosított közbeszerzéseket saját hatáskörben készíti el. A szakmai beszerzéseket az intézmény készíti elő, az Ellátó Szervezet pedig a többi intézmény igényeivel összesíti és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatal illetékes főosztálya felé továbbítja. 7
II.10. Adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok Az Ellátó Szervezet havonta a tárgyhót követő hó 15-ig, illetve szükség és igény szerint tájékoztatja a Levéltárat az előirányzatok és teljesítések alakulásáról költséghely szerinti bontásban. Az Ellátó Szervezet feladata és felelőssége a számviteli nyilvántartások alapján a Levéltár adóbevallásainak, gazdaságstatisztikai jelentésének elkészítése és határidőre való továbbítása. Az Ellátó Szervezet feladatkörébe tartozó és a Levéltárra vonatkozó egyéb, eseti adatszolgáltatások határidőben, megfelelő helyre és tartalomra történő továbbítása az Ellátó Szervezet vezetőjének feladata és felelőssége. A céllal kapott (átvett pénzeszköz, céljellegű önkormányzati, kistérségi támogatások) pénzeszközök elszámolását a pénzeszköz átadójával a Levéltár végzi. A pénzügyi elszámoláshoz szükséges számlák érvénytelenítését a szakmai teljesítés igazolásával egyidejűleg a Levéltár végzi, és a számláról készült másolatot megőrzi az elszámolásig. Az elszámoláshoz szükséges banki kivonatok, illetve pénztárbizonylatok hitelesített másolatát a pénzügyi teljesítést követően az Ellátó szervezet azonnal megküldi a Levéltár részére. A céllal kapott támogatások miatti előirányzat-módosításhoz az intézmény a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban megküldi az Ellátó Szervezet részére. II. 11. Ügyviteli és technikai feladatok II.11. 1 Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési feladatokat Levéltárnál az Ellátó Szervezet látja el, a fenntartói döntéssel, jogutódlással áthelyezett munkakörökben dolgozók közreműködésével. II.11.2. Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési munkakörökben dolgozó közalkalmazottak felett a munkáltatói jogokat az Ellátó Szervezet vezetője gyakorolja. A feladatellátás helyszíne változatlanul marad a 2011. április 1-je előtti állapot szerint. II.11.3. A műszaki, karbantartási, őrzési feladatot ellátó közalkalmazottak feladatainak meghatározása, munkájának napi irányítása a Levéltár igazgatója, vagy az általa megbízott személy irányításával történik a 2011. április 1.-je előtt érvényes munkaköri leírásuk szerint. A műszaki, karbantartói feladatokat, valamint a portaszolgálatot ellátó közalkalmazottak más munkavégzési helyre átirányíthatók. Erről az Ellátó Szervezet vezetője előzetesen egyeztet a Megyei Levéltár igazgatójával, a dolgozót írásban értesíti az új munkavégzési helyről, annak időtartamáról. Az átirányítást követően az érintett dolgozó munkájával kapcsolatos irányítási feladatokért a munkavégzés helyének vezetője felelős. A belső ellenőrzési tevékenység megszervezéséért szakmai területen a Levéltár igazgatója, gazdálkodási területen az Ellátó Szervezet vezetője felelős. 8
III. Záró rendelkezések III. 1. Jelen megállapodással érintett közalkalmazott munkavállalók a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény szerinti besorolása, bére a jogutódlással történő munkáltató változás miatt nem változik. III. 2. A jelen megállapodást a felek határozatlan időre kötik, az abban foglaltakat magukra nézve kötelező érvényűnek tekintik. III. 3. A felek megállapodnak abban, hogy a meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyviteli, műszaki, karbantartási, őrzési feladatok ellátására létrejött, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzítő jelen megállapodásukat szükség szerint módosítják, illetőleg kiegészítik. Miskolc, 2011. április 20. Ellátó Szervezet vezetője Levéltár igazgatója 9
MEGÁLLAPODÁS c) melléklet Amely létrejött egyrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete 3525 Miskolc, Városház tér 1.(továbbiakban: Ellátó Szervezet, képviseli: Szilágyi László az Ellátó Szervezet vezetője), másrészről a II. Rákóczi Ferenc, Megyei Könyvtár 3530 Miskolc Görgey A. út 11,. (továbbiakban: Könyvtár), képviseli: Venyigéné Makrányi Margit igazgató között meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatellátással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Jelen megállapodásra (továbbiakban: Megállapodás) az államháztartásról szóló, többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény, (továbbiakban: Áht.) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül sor. I. Általános elvek A megállapodás célja, hogy rögzítse az Ellátó Szervezet, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a szakmailag önállóan működő Könyvtár meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatait. Az Ámr. 15. (2) bek. a. pontja szerinti feladatokat az Ellátó Szervezet látja el: a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzati tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással (kivétel a pályázati beruházások) a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat. A Könyvtár teljes szakmai költségvetési kerete felett önállóan rendelkezik a jogszabályok betartása mellett. A megállapodás körébe tartozó és az intézménytől származó adatszolgáltatás tartalmáért a Könyvtár igazgatója a felelős. Az adatszolgáltatás alapján készített összesítésekért, azoknak határidőre történő továbbításáért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős. Az Ellátó Szervezet vezetőjének az adatgyűjtés és továbbítás során be kell tartania a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok megismerhetőségére vonatkozó szabályokat. 1
A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül 2011. április 1-től Ellátó Szervezet látja el a Könyvtárnál a technikai/karbantartási, őrzési, ügyviteli feladatokat. Jelen megállapodás az Ellátó Szervezet és a Könyvtár közötti munkamegosztást és felelősségi rendet a következők szerint tartalmazza: II. II. 1. Szabályzatok elkészítése Feladatellátások részletezése II. 1. 1.Az Ellátó Szervezet szabályozási körébe tartozik: a. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. ( XII. 24.) Korm. rendelet szerint: A számviteli politika keretében: 1. Pénzkezelési szabályzat, 2. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat, 3. Eszközök és források értékelési szabályzat, 4. Selejtezési szabályzat, 5. Önköltség számítás rendjére vonatkozó szabályzat Az önköltség számítási szabályzat egy keretszabályzat, amely tartalmazza az önköltség számítás módszereit. Mellékletét képezi az intézményre vonatkozó számítás. b. Számviteli törvény szerint: 1. Számlarendet és a számlarendben foglaltakat alátámasztó Bizonylati rend szabályzata c. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Korm. rendelet szerint: 1. Gazdasági ügyrend, 2. Gazdálkodási szabályzat, 3. Gépjárművek üzemeltetése, belföldi, külföldi kiküldetések rendje 4. Beszerzések lebonyolítása, anyag és eszközgazdálkodás rendje 5. Reprezentációs kiadások elszámolásának rendje 6. Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályzata (FEUVE), - pénzügyi területre vonatkozóan. 7. Ellenőrzési nyomvonal- pénzügyi területre vonatkozóan. II. 1.2. Az Ellátó Szervezet keretszabályzatként elkészíti, de a Könyvtár önállóan is szabályozhatja, illetve a Könyvtárra vonatkozóan kiegészítheti: 2
1. Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje, 2. Kockázatkezelési szabályzat 3. Pályázatok kezelésének szabályzata 4. Iratkezelési szabályzat 5. Tűzvédelmi szabályzat 6. Munkavédelmi szabályzat 7. Informatikai szabályzat II. 1.3. A Könyvtár önállóan szabályozza: Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Kormány rendelet alapján: 1. A Pénzkezelési szabályzat kiegészül a Könyvtár által összeállított, a Corvina integrált rendszer pénztár moduljának használatát szabályozó pénzkezelési szabályzattal, és a bevezetését elrendelő 2/2011. sz. Igazgatói utasítással. 2. Vezetékes és rádiótelefonok használatát, 3. Helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, 4. Közérdekű adatok megismerésére irányuló intézkedések, továbbá kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, 5. Kontrolltevékenységek szabályzata. Az egyéb jogszabályban illetve a Könyvtár működéséhez szükséges, ágazati, szakmai jogszabályok által előírt feladatok ellátására vonatkozó szabályzat elkészítése a Könyvtár igazgatójának a feladata. II. 2. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje: II. 2.1. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra a Könyvtár igazgatója vagy az általa írásban megbízott, a Könyvtár alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után és csak írásban történhet. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén. Ennek rendjét és nyilvántartását a Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalás nyilvántartása az Ellátó Szervezetnél történik. A Könyvtár költségvetésében jóváhagyott állománygyarapítási keretösszeg felhasználását a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. II. 2.2. Ellenjegyzés A kötelezettségvállalás (és az utalvány) ellenjegyzője az Ámr 74. -a (2) b) alapján a gazdálkodási feladatokat ellátó szerv gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. Az Ellátó Szervezet esetében az Ellátó Szervezet gazdasági vezetője. 3