V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. 82 30 B A L A T O N F Ü R E D, V A J D A J. U. 3 3. +36 (3 0 ) 55 5-9 09 6 A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS BELSİ ELLENİRZÉS KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Szeghalom polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése 2009 ÁROP 1.A.2/A-2008-0278 kódszámú pályázata keretében 2009
1. Az ügytípusok ellenırzésének elemei (a szociális igazgatás, a pénzügy-adóügy és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok) Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a fent megjelölt ügytípusokhoz kapcsolódó ellenırzést az irodavezetı végzi, folyamatba ágyazottan. Az ellenırzés eredményeit egységesített határozatok formájában rögzítik, A szociális igazgatás ügytípusához tartozó egységes iratmintákat az irodavezetı állítja össze, majd a jegyzı hivatalosan ellenırzi. (Amennyiben a jogszabályváltozások miatt a formanyomtatványokon módosítás szükséges, akkor az irodavezetı elıterjesztést készít.) Az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában a pénzügy-adóügy ügytípus menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az pénzügyi irodavezetı fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egy-egy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, illetve felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik az egyeztetés, a visszacsatolás. A pénzügy-adóügy ügytípus ellenırzését az Állkincstár és az ügyészség végzi. A szociális igazgatás és a pénzügy-adóügy ügytípushoz tartozó ellenırzés megfelelı gyorsasággal történik. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ellenırzését a Mőszaki Iroda vezetıje végzi, illetve a pályázat teljes életciklusát a pályázat közremőködı szervezete. Bár a pályázatkezelés ügytípus során a pályázat teljes életciklusát a pályázat közremőködı szervezete végzi el, a pályázatkezelésért felelıs szervezeti egységet - a Mőszaki Irodát - külsı cég ellenırzi. A közremőködı szervezet ellenırzésének gyorsasága nem megfelelı. 2. Az ügyfélszolgálat ellenırzése Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában jelenleg nincs ügyfélszolgálat, ezért az ügyfélszolgálatnak nincs eljárásrendje, az eljárásrendnek értelemszerően így nincs elıterjesztése, elfogadása, értékelése, felülvizsgálata, és nincs ezekért felelıs személy sem. Mivel jelenleg nincs ügyfélszolgálat, ezért annak statisztika (vagy más típusú) elemzését nem végzik, ennél fogva formális ellenırzés sincs. 3. A hivatalon belüli koordináció ellenırzése Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szervezeti egységek közötti koordinációra vonatkozó statisztika (vagy más típusú) elemzés nem történik. Az elemzés és értékelés hiánya miatt jelnleg a koordináció formális ellenırzése sem történik meg. 4. Az önkormányzati intézmények ellenırzése A Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott közintézmények eredményeinek ellenırzési, mérési eszközei közé tartozik a belsı ellenırzés, továbbá a szakmai felügyeletet gyakorló hivatal ellenırzés. Az Önkormányzat által fenntartott intézményeket érintı döntések, ellenırzések elıkészítése során a többcélú kistérségi társulás belsı ellenırzési csoportjával egyeztetik az ellenırzési tervet. A többcélú kistérségi társulás belsı ellenırzési csoportja elvégzi az ellenırzést az önkormányzat által fenntartott intézményekben. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 2
Az Önkormányzat által fenntartott intézményeket érintı döntések, ellenırzések elıkészítésére az éves költségvetési terv összeállítása szakmai vitáinak alkalmával kerül sor, amelyeken munkáltatók és munkavállalók egyaránt részt vehetnek. Az Önkormányzat által fenntartott intézményeket érintı ellenırzések közé tartozik a mőködési engedély kiadó hatóság rendszeres külsı ellenırzése, a szakmailag kompetens módszertani szervezet ellenırzése, az ÁSz ellenırzése, a kistérségi társulás mint fenntartó ellenırzése. Az ellenırzések alapján az intézményvezetıvel közösen a jegyzı intézkedési tervet készít, amelyet a jegyzı elfogadásra (határozat) a testület elé terjeszt. A testületi határozatban elfogadott intézkedési tervet eljuttatják a MÁK-hoz Az Önkormányzat által fenntartott intézmények erıforrás- problémáinak kezelése többek között a belsı ellenırzés végrehajtása során megy végbe, amely folyamat eredményeképpen a normatívák igénybevételének a gazdálkodási irodán keresztül történı elemzése és értékelése történik meg. Az Önkormányzat által fenntartott intézmények szakmai eredményeirıl az intézményvezetı készít éves beszámolót írásban, amelyet a jegyzı terjeszt a képviselı-testület elé. A képviselı-testület a beszámolót határozatban fogadja el. A közintézmények vezetıi negyedéves gazdasági ügyek jelentést készítenek a célelıirányzat felhasználásáról, és havi jelentésben számolnak be a tartozásállomány alakulásáról. A beszámolókat a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, amelyek csak tájékoztató információt jelentenek, elfogadni vagy határozatot hozni róla nem kell. 5. Mérések, mutatók szerepe az ellenırzésben Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti egységei értékelésének önálló rendje jelenleg nincs kidolgozva. A felmérés idején a köztisztviselıi törvény szerinti teljesítményértékelést végeznek. Jutalomkeretre az éves költségvetésben van meghatározott forrás, amelybıl minden évben jutalmaznak ügyintézıket (év végén vagy köztisztviselık napján). A jutalmazás mellett a polgármesteri hivatal ügyintézı szóbeli dicséretben részesülhetnek. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért célrendszerek és mérések nem az SzMSz-ben szerepelnek, hanem a munkaköri leírásokban. Jelenleg a teljesítményértékelés módszerét alkalmazzák. Mivel az Polgármesteri Hivatalnak és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért a) a célrendszer meghatározásának jelenleg nincs sem módja, sem eljárása, b) a kapcsolódó értékelési szempontok meghatározásának jelenleg nincs sem módja, sem eljárása c) a mérést és értékelést követı változások visszavezetése, visszacsatolás nem történhet meg A felmérés során az interjúalanyok erıs igényüket fejezték ki a Hivatal és a nyújtott közszolgáltatások eredményesség-mérésének bevezetésére. A Polgármesteri Hivatala szervezeti egységei értékelését a jegyzı végzi, emellett a polgármesternek véleményezési joga van. A szervezeti egységek értékelésének jelenleg nincs önálló szabályzata. Évente kétszer végzik el a szervezeti egységek értékelését, amely eljárásrendjének változtatására van igény, de nincs rá lehetıség. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 3
6. A szakpolitikák ellenırzése Szeghalom Város Önkormányzatánál az alábbi szakpolitikák vannak önállóan jelen: - sport - közmővelıdés - oktatás - és környezetvédelem. Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés elıkészítése és elfogadása közötti a tartalmi és eljárási kapcsolatok a következık: a) a pénzügy-adóügyi teljesítések értékelése a gazdasági ellenırzési folyamatba van beépítve. b) a szakmai teljesítések értékelése a szakmai szervezetek ellenırzési folyamatba van beépítve. A szakpolitikák szakmai és pénzügy-adóügyi képviseletét a képviselı-testület bizottságai látják el. Például a környezetvédelmi bizottság egy tagja rendelkezik környezetvédelmei alapvizsgával. A szakpolitikák tervezését és értékelését szintén a képviselı-testület bizottságai végzik. A szakpolitikák erıforrásai intézményekre lebontva jelennek meg a költségvetésben, az oktatási és egyéb szakmai tervekben. A szakpolitikák az alábbi dokumentumokkal rendelkeznek: - tervdokumentumok, - szakpolitikához kapcsolódó szabályzatok - szakpolitikához kapcsolódó rendeletek - szakpolitikához kapcsolódó határozatok. Fentiek elıterjesztésének, elfogadásának, ellenırzésének rendje megegyezik a testületi döntéselıkészítı és döntéshozatali munka rendjével. 7. A költségvetés ellenırzése Szeghalom Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában a pénzügy-adóügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés belsı ellenırzési terv alapján készül, folyamatba építetten, évközben. Az ellenırzési tervet a képviselı-testület hagyja jóvá a tárgyévet megelızı év végén. A belsı ellenırzésen kívül külsı auditort is alkalmaznak. A Pénzügyi Iroda készíti elı a pénzügy-adóügyi adatlapokat, beszámolókat és írásban és adja át a testület pénzügy-ügyrendi bizottságának, amely megvitatás után a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti. A pénzügy-adóügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnek folyamatában részben vesznek részt az intézménynek felelısei, attól függıen, milyen jelegő az ellenırzés, mire terjed ki. A pénzügy-adóügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnek nyilvánossága jelenleg az ellenırzés jelentését értékelı testületi ülésen jelenik meg. A bizottsági ülés elıtt keletkezı dokumentumok nem nyilvánosak. A hivatalban a pénzügy-adóügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzéshez döntés-támogatási eszközök jelenleg nem kapcsolódnak, és a stratégiai tervezés módszertana sincs jelen. A pénzügy-adóügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzése folyamatában a hivatal vezetıi számára nem állnak rendelkezésre elektronikusan döntés-elıkészítı dokumentumok, illetve jelenleg nincs informatikai támogatottsága, de igény meg van rá. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 4
8. A polgármesteri hivatal éves képzési tervének ellenırzése Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában az éves képzési tervet a jegyzı állítja össze, és ı terjeszti a képviselı-testület elé, amely határozatban azt elfogadja. A képzési terv megvalósítását a jegyzı ellenırzi, a képzésen részt vevı ügyintézık bizonyítványainak bekérése alapján. A képzettséget igazoló dokumentumok másolatát az ügyintızı személyi anyagához csatolják. 9. Az ellenırzés nyilvánossága Szeghalom Város Önkormányzata honlapján hozzáférhetık önkormányzat és az intézmények tervdokumentumai, valamint a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei. A szociális igazgatás, pénzügy-adóügy ügytípushoz tartozó ellenırzés eredményei bár jelenleg nem kapnak nyilvánosságot, az ügyfél-megelégedettség mégis mérhetı a jól szervezett- ügyfélforgalom alapján. A pályázatkezelés ügytípus ellenırzésének eredményei nem kapnak nyilvánosságot, így visszacsatolás sincs. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 5