V. sz. melléklet 28. pontja KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI SZABÁLYZAT Az utasítás hatálya: a.) alanyi vonatkozásában kiterjed az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola (továbbiakban: Fıiskola) Szervezeti és Mőködési Szabályzatában meghatározott szervezeteire, b.) tárgyi vonatkozásában kiterjed a Fıiskola kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítési és nyilvántartási feladatainak ellátására. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai: - A Számvitelrıl szóló 2000. évi C. tv. - A Közbeszerzési eljárásról szóló 2003. évi CXXIX. tv. - Közbeszerzési Szabályzat 1. A szabályozásban leírt fogalmak értelmezése 1.1. Kötelezettségvállalásnak minısül, ha a költségvetésben tervezett, a rendelkezésre álló pénzügyi keret felhasználására irányuló elsı intézkedés keretében az arra jogosult személy munkát, árut, szolgáltatást rendel meg, (szerzıdést köt) illetve más kifizetések (segélyek, juttatások, támogatások, stb.) odaítélésében dönt. 1.2. Utalványozás alatt a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének elrendelését értjük. Az utalványozás során fel kell tüntetni a ki-, illetve a befizetést elrendelı és végrehajtó nevét, költségvetési évet, a befizetı, vagy kedvezményezett nevét, a fizetés idıpontját, összegét és módját, a megterhelendı, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, a keltezést, (amennyiben ezeket az alapokmány nem tartalmazza) az utalványozó és ellenjegyzı aláírását. 1.3. Az ellenjegyzés a kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódó tevékenység. Az ellenjegyzı feladata, hogy elısegítse és biztosítsa a jogszabályi elıírásokat és a belsı utasítások maradéktalan betartását. Az ellenjegyzı az aláírást megelızıen köteles meggyızıdni arról, hogy a kötelezettségvállaló, illetve utalványozó az arra jogosult személy volt-e; a kiadás teljesítésére a feladatok ellátása érdekében szükség van-e; a jóváhagyott költségvetés biztosítja-e a fedezetet; a vonatkozó jogszabályokat, belsı rendelkezéseket betartották-e?
1.4. A teljesítések igazolása, átvétele alatt az elvégzett munka, szolgáltatás, a szállított áru átvételét értjük. Az ilyen feladatokkal megbízott munkatársaknak arról kell meggyızıdniük, hogy a szállított áru a megrendelés szerint hiánytalanul, megfelelı minıségben megérkezett-e; a munka elvégzése elıírásszerően megtörtént-e; a szolgáltatást nyújtó a vállalt kötelezettségét jó minıségben teljesítette-e? 1.5. Az érvényesítés - a számla beérkezését követı - de a kiadások teljesítését, a bevételek beszedését megelızı ellenırzı tevékenység. 1.6. Összeférhetetlenségi szabályok A kötelezettségvállaló és az ellenjegyzı, illetıleg az utalványozó és az ellenjegyzı - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet. Az érvényesítı személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója vagy a maga javára látná el. 2. Kötelezettségvállalás elıkészítése A számviteli és pénzügyi tevékenység célja egyrészt az, hogy idıben és megfelelı tartalommal biztosítsa a jogszabályokban elıírt fıkönyvi és a kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetését, valamint a számviteli feljegyzések naprakész és megbízható feldolgozásával hatékonyan támogassa a Fıiskola gazdálkodását, másrészt az, hogy a Fıiskola költségvetése szerinti gazdálkodásához szükséges ügyviteli és operatív nyilvántartások vezetésével, a kötelezettségvállalások, a kiadások és bevételek - elıírásoknak megfelelı naprakész rögzítésével a biztonságos gazdálkodás megvalósítását elısegítse. Biztosítsa a különbözı jogszabályok alapján a Fıiskolára háruló adatszolgáltatási, adóbevallási, nyilvántartási elıírások idıbeni végrehajtását és a vezetıi információs igények kielégítését. 2.1. Humánerıforrással kapcsolatos kötelezettségvállalás elıkészítése A munkaerıigény függvényében a feltölthetı státuszok betöltésére lehetıleg pályázatot kell kiírni, figyelembe véve az illetmény- és létszámgazdálkodás a Fıiskola lehetıségeit. 2.2. Eszközbeszerzés/szolgáltatás kötelezettségvállalás elıkészítése A kötelezettségvállalás elıkészítésénél a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvényben foglaltakat, valamint a Fıiskola idevonatkozó szabályozásában foglaltakat maradéktalanul be kell tartani.
3. Kötelezettségvállalás és annak ellenjegyzése 3.1. A feladat ellátása (végrehajtása) során az elfogadott éves elemi költségvetésben szereplı keret összeg határáig- fizetési, vagy más teljesítési elıirányzatra vonatkozó - kötelezettségvállalását a Fıiskola fıigazgatója és a gazdasági vezetıje jogosult, átruházott jogkörben az SZMSZ-ben leírtak figyelembevételével. Kötelezettségvállalók A Fıiskola nevében kötelezettségvállalásra jogosultak: - A Fıiskola fıigazgatója, és a Gazdasági Osztály vezetıje együttesen értékhatár nélkül, az elfogadott költségvetés keretein belül, - 20.000.- Ft értékhatárig a Gazdálkodási Osztály vezetıje (papír, írószer, nyomtatvány, egyéb irodai felszerelés és a Fıiskola mőködéséhez szükséges kézi beszerzéső eszközök esetén), - a fıigazgató és az illetékes vezetı az elfogadott költségvetés keretein belül egyedi értékhatár esetén 500.000.- Ft-ig, - a fıiskolai tervezett programok, bevételes tevékenységek esetén az engedélyezett költségvetés keretein belül a kötelezettségvállalásra feljogosított munkatárs a Bevételes tevékenységek szabályzat -ában foglaltak szerint, - külföldi kiküldetés elrendelésére a fıigazgató jogosult, az elszámolás jóváhagyása a gazdasági vezetı hatásköre, - 150.000.- Ft feletti, és 500.000.- Ft alatti egyedi áruvásárlás és szolgáltatás megrendelése esetén két ajánlatot kell kérni, - 500.000.- Ft feletti áruvásárlás és szolgáltatás megrendelése esetén három ajánlatot kell kérni. 3.2. A kötelezettségvállalás elıtt meg kell gyızıdni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés biztosítja a fedezetet, amelynek rendelkezésre állását igazolni kell. 3.3. A kötelezettségvállalást elıkészítık az aláírt szerzıdések, megrendelések, valamint a hozzájuk tartozó árajánlatok másolati példányát nyilvántartás céljából a Fıiskola irattárolási szabályzatnak megfelelıen a gazdasági szervezet részére kötelesek leadni. 4. Érvényesítés elıkészítése, záradékolása, érvényesítés 4.1. A pénzügyi teljesítésre benyújtott számlát, bizonylatot érvényesítés elıtt záradékolni (szakmailag igazolni) kolladuálni kell. 4.2. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése elıtt az okmányok alapján ellenırizni és igazolni (érvényesíteni) kell azok jogosultságát, összegszerőségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az elıírt alaki követelmények betartásra kerültek.
Személyi juttatások hóközi kifizetése A hóközi munkabérek és egyéb személyi juttatások kifizetésének kötelezettségvállalója minden esetben a fıigazgató, egyéb személyi kifizetések esetén (pl. napidíj) a szakterület vezetıje. A kötelezettségvállalás a számfejtési bizonylaton történik, a bér- és munkaügyi csoportvezetı ellenjegyzése mellett. A számfejtési bizonylathoz csatolni kell azokat az alapbizonylatokat, amelyek a kifizetés jogosságát és a pénzügyi fedezetét igazolják. A kötelezettségvállalás nyilvántartási rendszere A kötelezettségvállalások feldolgozásának alapbizonylata, valamennyi olyan külsı és belsı bizonylat, melynek alapján kiadás vagy bevétel teljesítése elıírható. (Például: szerzıdés, megrendelés, átadásról-átvételrıl szóló megállapodás, stb.) A kötelezettségvállalás feldolgozási szakászára figyelemmel lehet elızetes, döntésre váró, vagy végleges, azaz aláírt, ellenjegyzett. A kötelezettségvállalás dokumentumai: alkalmazási okirat, kinevezési okirat minden vállalkozási-, szolgáltatási-, szállítási-, megbízási-, tanulmányi szerzıdés, vagy megállapodás, megrendelés, visszaigazolt megrendelés, pályázati úton odaítélt támogatás felhasználásáról szóló döntés, kifizetés. A kötelezettségvállaláshoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelybıl megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege, (szerzıdések, évi 200.000.- Ft értékhatárt meghaladó szolgáltatás). A kötelezettségvállalások nyilvántartásának az alábbi adatokat kell tartalmaznia: sorszám, ügyiratszám, kötelezettségvállalás kelte, megnevezése, összege, ÁFA tartalma, a várható esedékesség, teljesítés idıpontja, pénzügyi teljesítés, megjegyzés.
Záró rendelkezések: A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az SZMSZ ben foglaltak az irányadók. Amennyiben a konkrét kötelezettségvállalásra és teljesítésére vonatkozó magasabb rendő jogszabály is rendelkezik, akkor a magasabb rendő jogszabály rendelkezése irányadóak. Amennyiben a Fıiskola nevében kötelezettségvállalásra nem jogosult személy közvetlen megrendelése alapján kerül sor, a Gazdasági Osztály a számla kifizetését köteles megtagadni. A számla értékének kiegyenlítésére, egyedi elbírálás alapján a fıigazgató, vagy a gazdasági vezetı engedélye alapján kerülhet sor. Az utalványozásra és ellenjegyzésre jogosultak névsorát az Intézmény pénztárában jól látható helyen ki kell függeszteni. Vác, 2005. június 21. Szilágyiné dr. Szemkeı Judit fıigazgató