BALATO FÜRED VÁROS Ö KORMÁ YZATA P O L G Á R M E S T E R 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. Szám:1054- /2008. Előkészítő: Pékné dr.csefkó Judit aljegyző E L Ő T E R J E SZ T É S A Képviselő-testület 2008. április 24-i ülésére Tárgy: Intézkedési terv az ÁSZ jelentésben foglaltak végrehajtására Tisztelt Képviselő-testület! Az Állami Számvevőszék a 2008. évi ellenőrzési terve alapján végzi a helyi önkormányzatoknál a közbeszerzési rendszer működésének ellenőrzését. Balatonfüred Város Önkormányzata is a kijelölt önkormányzatok között szerepelt. Az ellenőrzést az Állami Számvevőszék Államháztartás Központi Szintjét Ellenőrző Igazgatóság V-0375/2008. számú (témaszám: 888.) vizsgálati programjában foglaltak alapján, az Állami Számvevőszék Veszprém Megyei Ellenőrzési Irodája végezte, Csényi István számvevő által 2008. február 25 március 21. közötti időszakban. Az ellenőrzés a 2005-2007. közötti időszakra terjedt ki, de szükség szerint figyelembe vette a helyszíni ellenőrzésig terjedő időszak folyamatait is. Az ellenőrzés jogszabályi alapja az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (3), (5) és a (9) bekezdései, 16. (1) bekezdése, a 17. (3) bekezdése és a 21. -a, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 104. -a és 120/A. (1) bekezdése, a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. (1) bekezdése. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy: a közbeszerzési eljárások szabályozottsága, a központi intézményrendszerének és jogorvoslati rendszerének működése, az elektronizálásának fejlesztési színvonala, a közbeszerzések ellenőrzöttsége és monitoringjának kialakított rendje megfelelően szolgálják-e az európai közösségi és nemzeti közbeszerzési célkitűzések érvényesülését, hozzájárulnak-e korrupció elleni küzdelem hatékonyabbá tételéhez; a törvényi szabályozás alanyi hatálya alá tartozó központi költségvetési szervek, helyi önkormányzatok és intézményeik, közjogi szervezetek és közszolgáltatók felügyeleti, belső, illetve tulajdonosi kontrollja mennyiben hatékony eszköze közbeszerzési előírások betartatásának, a szabálytalanságok megelőzésének, jelzésének, a célszerű és gazdaságos közpénzfelhasználás biztosításának; a szervezetek belső kontrollrendszerük fejlesztésében hasznosították-e a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, ajánlásait.
Az ellenőri jelentést 2008. április 15-én megkaptam, azzal egyetértettem. A számvevő összegző megállapításait az előterjesztéshez mellékelem. (A jelentés teljes tartama Aljegyző asszonynál megtekinthető.) Ebből megállapítható, hogy a Hivatalban végzett közbeszerzési tevékenység alapjaiban célszerű, a törvényi előírásoknak teljes mértékben megfelelő. Hiányosságként azt állapította meg, hogy a belső ellenőrzés nem terjedt ki ezen terület vizsgálatára. Javasolja ezt intézkedési terv elfogadásával megvalósítani. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy az határozati javaslatot fogadja el. előterjesztést vitassa meg, és a mellékelt Balatonfüred, 2008. április 16. Dr. Bóka István polgármester
HATÁROZATI JAVASLAT -------------/2008.(IV.24.) számú h a t á r o z a t: Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az Állami Számvevőszék Veszprém Megyei Ellenőrzési Igazgatósága által a Balatonfüred Város Önkormányzatánál a közbeszerzési rendszer működésének ellenőrzéséről készült vizsgálati jelentésben rögzített hiányosságok felszámolására vonatkozó intézkedési tervet az alábbiak szerint hagyja jóvá: I TÉZKEDÉSI TERV AZ ÁSZ V-0375/2008. SZÁMÚ JELE TÉSÉHEZ I. A munka színvonalának javítása érdekében 1. A Polgármester készíttessen értékelést a Képviselő-testület számára a közbeszerzési eljárásban résztvevő közbeszerzési tanácsadó és külső lebonyolító tevékenységéről. Határidő: 2008. májusi ülés időpontja Felelős: Dr. Bóka István polgármester II. A jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében 1. A Jegyző gondoskodjon a közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésére vonatkozó a Kbt. 308. (2) bekezdésében rögzített előírás betartásáról; Határidő: 2008. december 31. illetve folyamatos Felelős: Dr. Tárnoki Richárd 2. A Jegyző biztosítsa, hogy a közbeszerzési eljárások eredményéről szóló tájékoztatót a Kbt. 98. (2) bekezdés előírásait figyelembe véve KÉ-ben megjelentessék; Határidő: folyamatos Felelős: Dr. Tárnoki Richárd 3. A Jegyző gondoskodjon az Ámr. 145/B (1) bekezdés előírásai alapján az ellenőrzési nyomvonal közbeszerzési eljárásokra vonatkozó kiegészítéséről, rögzítsék a kontrollfeladatokat, határozzák meg a kontrollokat végző személyek felelősségét. Határidő: 2008. június 30. Felelős: Dr. Tárnoki Richárd
SZÁMVEVŐI JELE TÉS a közbeszerzési rendszer működésének ellenőrzéséről Balatonfüred Város Önkormányzatánál BEVEZETÉS Az Állami Számvevőszék a 2008. évi ellenőrzési terve alapján végzi a helyi önkormányzatoknál a közbeszerzési rendszer működésének ellenőrzését. Az ellenőrzést az Állami Számvevőszék Államháztartás Központi Szintjét Ellenőrző Igazgatóság V-0375/2008. számú (témaszám: 888.) vizsgálati programjában foglaltak alapján az Állami Számvevőszék Veszprém Megyei Ellenőrzési Irodája végezte. Az ellenőrzés jogszabályi alapja az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (3), (5) és a (9) bekezdései, 16. (1) bekezdése, a 17. (3) bekezdése és a 21. -a, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 104. -a és 120/A. (1) bekezdése, a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. (1) bekezdése. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy: a közbeszerzési eljárások szabályozottsága, a központi intézményrendszerének és jogorvoslati rendszerének működése, az elektronizálásának fejlesztési színvonala, a közbeszerzések ellenőrzöttsége és monitoringjának kialakított rendje megfelelően szolgálják-e az európai közösségi és nemzeti közbeszerzési célkitűzések érvényesülését, hozzájárulnak-e korrupció elleni küzdelem hatékonyabbá tételéhez; a törvényi szabályozás alanyi hatálya alá tartozó központi költségvetési szervek, helyi önkormányzatok és intézményeik, közjogi szervezetek és közszolgáltatók felügyeleti, belső, illetve tulajdonosi kontrollja mennyiben hatékony eszköze közbeszerzési előírások betartatásának, a szabálytalanságok megelőzésének, jelzésének, a célszerű és gazdaságos közpénzfelhasználás biztosításának; a szervezetek belső kontrollrendszerük fejlesztésében hasznosították-e a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, ajánlásait. A vizsgált szerv megnevezése: Balatonfüred Város Önkormányzata Címe: 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. PIR törzsszáma: 429201 Adószáma: 15429207-2-19 Az ellenőrzött időszak: az ellenőrzés a 2005-2007. közötti időszakra terjed ki, de szükség szerint figyelembe vette a helyszíni ellenőrzésig terjedő időszak folyamatait is. A helyszíni vizsgálat 2008. február 25 március 21. közötti időszakban tartott. Az ellenőrzést végezte: Csényi István számvevő Balatonfüred Város Önkormányzatának a vizsgált időszakban nem volt önállóan gazdálkodó intézménye, a részben önállóan gazdálkodó intézmények gazdálkodási feladatait a Polgármesteri hivatal keretében működő városi kincstár látta el.
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az Önkormányzatnál a közbeszerzési eljárások szabályozottsága hozzájárult a korrupció elleni küzdelem hatékonyabbá tételéhez, a közpénzek célszerű és gazdaságos felhasználásához, azonban a belső ellenőrzés hiányosságai miatt nem volt hatékony eszköze a közbeszerzési előírások betartatásának, a szabálytalanságok megelőzésének, jelzésének, a célszerű és gazdaságos közpénzfelhasználás biztosításának. A közbeszerzési eljárások helyi szabályozása, szervezeti és személyi feltételek kialakítása, az ajánlatkérő nevében eljáró, valamint az eljárásba bevont személyek, szervezetek hatáskörének és felelősségi jogkörének meghatározása megtörtént. A Képviselő-testület 2004. április 29-én határozattal hagyta jóvá az Önkormányzat közbeszerzési szabályzatát, melynek az Európai uniós támogatással megvalósuló beszerzések speciális szabályaival történő kiegészítését 2007. szeptember 13-án ugyancsak határozattal hagyta jóvá. A közbeszerzési szabályzatban a Kbt.-ben foglaltaknak megfelelő tartalommal rögzítették a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásokba bevont személyek felelősségi körét és az eljárások dokumentálásának rendjét. A szabályzatban előírták az ajánlatkérő nevében eljáró személyek részére írásbeli összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat megtételének kötelezettségét. A közbeszerzési eljárásban résztvevők esetében a Kbt. szerinti szakértelemre vonatkozó előírást biztosították, a bíráló bizottságba minden esetben jelölték az adott közbeszerzés tárgya szerint illetékes szakmai osztály vezetőjét, illetve az általa kijelölt az adott szakterületet ismerő személyt, aki javaslatával elősegítette a bizottság döntését. Az Önkormányzatnál hivatalos közbeszerzési tanácsadó alkalmazására hét esetben állt fenn jogszabályi kötelezettség, melynek minden esetben eleget tettek. A belső szakemberek leterheltségére figyelemmel, a közbeszerzések szakszerű és szabályszerű lefolytatása érdekében külső lebonyolító szervezetet is felhatalmaztak arra, hogy a közbeszerzési eljárás során az ajánlatkérő nevében eljárjon (a lebonyolító külső szervezet is szerepel a közbeszerzési tanácsadók névjegyzékében). A külső lebonyolító kiválasztása szabályosan történt, melynek során a választási szempont minden esetben az ismertség, megbízhatóság és a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás volt. A külső lebonyolító és a közbeszerzési tanácsadó tevékenységéről értékelést nem készítettek. Az Önkormányzatnál a közbeszerzési törvény előírásait a közbeszerzés tárgyainak kategóriába történő besorolásánál betartották. A becsült érték maghatározása a közbeszerzés megkezdésének időpontjában fennálló érték alapján történt, melynek megállapításakor vizsgálták az egybeszámítás feltételei együttes fennállását is. A becsült értéket megfelelő szakmai felkészültségű szervezet közreműködésével, kivitelezői, illetve tervezői becslés, költségvetés és a Polgármesteri hivatal szakembereinek előzetes kalkulációkkal alátámasztott javaslata alapján a Képviselő-testület állapította meg. A becsült érték alapján megalapozottan választották ki az alkalmazandó közbeszerzési eljárásrendet. Az Önkormányzat a teljes körű irányítási és ellenőrzési jogkörébe tartozó gazdasági társaságával beszerzésre megállapodást nem kötött. A közbeszerzési eljárások előkészítettsége megfelelő volt, a tervezett beszerzésekhez a pénzügyi fedezet minden esetben rendelkezésre állt, az éves költségvetési rendeletekben betervezték a beszerzések fedezetét (a saját forráson túl külső források bevonását is tervezték). A beszerzési igények pontos azonosítása megtörtént, a szükséges hatósági engedélyek időben rendelkezésre álltak, a műszaki terveket, dokumentációkat megfelelően kidolgozták, a beszerzések megvalósításához szükséges pénzügyi fedezet
megfelelő időben történő rendelkezésre állását az Önkormányzat biztosította. A források rendelkezésre állásának, összetételének változása nem volt kihatással a beszerzések megvalósítására, emiatt azokat módosítani nem kellett. Az értékelési és bírálati szempontrendszert célszerűen alakították ki, amely biztosította a beszerzések célszerű megvalósulását. A becsült értékhez képest a beszerzések megvalósításának szerződéses vállalási árai összességében nőttek (az összességében 20%-os növekedést az építési beruházásokra vonatkozó szerződések vállalkozási árának a becsült értékhez viszonyított 22%-os, az árubeszerzések ellenértékének 18%-os és a szolgáltatások ellenértékének 3%-os növekedése eredményezte). A költségvetésekben tervezett eredeti kiadási előirányzatokhoz képest a közbeszerzési eljárást követően a beszerzésekre fordított kiadások is ugyanilyen mértékben növekedtek, mivel a szerződésekben szereplő vállalási díjakat a szerződésmódosítások nem érintették. A 2005-2007. években a közbeszerzések esetszámait tekintve a becsült értékhez, illetve a költségvetésben tervezett eredeti előirányzathoz képest a szerződéses értékek, illetve a tényleges kiadások az esetek 53%-ában magasabbak, 42%-ában alacsonyabbak voltak, 5%-ában megegyeztek. A közbeszerzési eljárásokra fordított kiadások (külső lebonyolító szervezet díja, saját szervezet személyi juttatásai és járuléka) aránya a közbeszerzési eljárás keretében történő beszerzések kiadásaihoz viszonyítva a 2005-2007. években összességében 1,7%-ot képviselt, melynek 59,2%-át a külső lebonyolító szervezet díja tette ki. A nyertes ajánlattevőkkel a szerződéseket a Kbt-ben előírt határidőn belül megkötötték, a szerződés megkötése időpontjának meghatározásakor figyelembe vették a jogorvoslat kezdeményezési határidőket is. A kötött szerződések (kiemelten a teljesítési rész- és véghatáridőre, a műszaki tartalom meghatározására, a vállalási árra) megfeleltek a jogszabályi előírásoknak, összhangban voltak az ajánlattételi felhívásokkal, részletes pályázati dokumentációkkal és a nyertes ajánlatokkal. A beszerzések megvalósításában közreműködőkkel megkötött szerződésekben az Önkormányzat érdekeinek védelmét biztosítva garanciális elemeket is meghatároztak. Az Önkormányzatnál a 2005-2007. években lefolytatott közbeszerzési eljárások 21%-a esetében vált szükségessé az eljárás eredményeként megkötött szerződések módosítása. A szerződések módosítása minden esetben mindkét fél (az Önkormányzat és a vállalkozó) érdekét szolgálta. A szerződésmódosítások alkalmával a kiválasztás során alkalmazott bírálati szempontrendszerre épülő szerződéses feltételeket nem módosították. A módosított szerződési feltételek miatt a műszaki tartalom, a vállalási ár, illetve az egyéb szerződéses feltételek nem változtak, csupán a beszerzések tervezett lebonyolítási határideje változott. A módosított kivitelezési határidők nem eredményezték a beszerzés befejezési határidejének indokolatlan elhúzódását. A közbeszerzés eljárási formájának meghatározásánál figyelembe vették a beszerzés szakmai indokoltságát, a környezeti hatásokat, a költségeket és forrásokat. Az egyes közbeszerzési eljárások (nyílt, tárgyalásos, gyorsított meghívásos, illetve egyszerű) alkalmazásának Kbt.-ben foglalt feltételei fennálltak. A kiválasztott közbeszerzési eljárás megindítása a Kbt. előírásainak megfelelően történt. Az Önkormányzatnál a közbeszerzési eljárás megindításáról a konkrét döntést a polgármester előterjesztése alapján (a pályázati források elnyerését követően, a pályázati dokumentáció alapján) a helyi szabályozásnak megfelelően a Képviselő-testület hozta meg. Az Önkormányzat nem élt az ajánlati felhívás visszavonásának a lehetőségével. Az ajánlati felhívásokat a Kbt.-ben foglaltaknak megfelelő formában, tartalommal és határidők betartásával jelentették meg. Az alkalmassági követelmények és azok igazolása módjának meghatározása biztosította az ajánlattevők közötti esélyegyenlőséget. Az ajánlattételi felhívásokban rendelkeztek a hiánypótlás lehetőségéről és annak köréről, meghatározták az ajánlatok elbírálásának szempontjait. A legalacsonyabb
összegű ellenszolgáltatás bírálati szempontját az egyértelműen leírható áru, illetve szolgáltatás beszerzésekor alkalmazták, az összességében legelőnyösebb ajánlat bírálati szempontjainál pedig rögzítették az elbírálás részszempontjait és azok súlyszámait. Az alkalmazott szempontrendszerek az Önkormányzat (mint ajánlatkérő) elvárásainak érvényesülését biztosították. Az ajánlatok bontása során érvényesültek a Kbt. ajánlatok bontására vonatkozó szabályai. Az ajánlatokat az ajánlati felhívásban meghatározott értékelési szempontok szerint bírálták el, a bírálati módszert valamennyi ajánlatnál azonos módon alkalmazták. A beérkezett ajánlatok értékelése során vizsgálták hogy az ajánlatok nem tartalmaztak-e kirívóan alacsonynak értékelt ellenszolgáltatást, illetve az ajánlat tartalmi eleme lehetetlen, vagy túlzottan magas, vagy alacsony mértékű, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást. A közbeszerzési eljárás lezárásáról a döntést, a helyi szabályozásnak megfelelően, a polgármester hozta meg. A nyertes ajánlat kiválasztásában a bíráló bizottság javaslata érvényesült, a közbeszerzési eljárások során eleget tettek a Kbt.-ben előírt dokumentálási kötelezettségnek. Az Önkormányzat az egyes eljárási szakaszok, cselekmények során biztosította az összes ajánlattevő egyidejű, közvetlen, írásos tájékoztatásával az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód érvényesülését. A dokumentáció rendelkezésre állásának határidejét, a dokumentáció ellenértékét az ajánlattevők esélyegyenlőségének figyelembevételével határozták meg. Az ajánlati biztosíték összege nem volt túlzott mértékű, és a hiánypótlás, a felvilágosítás kérés során is érvényesült az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód. Az eljárásban való részvételi biztosíték meghatározása nem jelentett túlzott megterhelést a kis- és középvállalkozások számára sem. A pénzügyi, valamint a műszaki, szakmai alkalmasság igazolásának módjait a Kbt. előírásait betartva, az Önkormányzat érdekeinek figyelembevételével határozták meg. A lebonyolított közbeszerzési eljárások nyertes ajánlattevőinek 100%-a belföldi székhelyű gazdasági társaság volt. A beszerzés megvalósulásának folyamatában az alvállalkozói részvételnek hátrányos, a szerződésszerű teljesítést befolyásoló hatása nem volt. A közbeszerzési eljárás folyamatában a nyilvánosság követelményének érvényesülését biztosították. Az Önkormányzat az eljárások eredményéről a tájékoztatót egy eset kivételével az előírt formában és határidőben közzétette. A beszerzésre kötött szerződés módosítása, illetve a szerződés teljesítése esetén a tájékoztató hirdetmény feladása megtörtént. A megvalósult közbeszerzésekről az éves statisztikai összegzést a KT-nak megküldték, a beszerzésekre kötött szerződések nyilvánosnak minősülő részét a Kbt. előírásait figyelembe véve a szerződés megkötését követően haladéktalanul közzé tették az Önkormányzat honlapján. Az Önkormányzat által indított közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban az ajánlattevők nem indítottak jogorvoslati eljárást, a KDB részéről nem történt intézkedés. Az Önkormányzatnál az ellenőrzési feladatok végrehajtásához szükséges személyi feltételeket (szervezeti keretek) kialakították. A FEUVE szabályzat keretében kialakították az ellenőrzési nyomvonalat, meghatározták a kockázatok és a szabálytalanságok kezelésének eljárás rendjét. A Polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalában azonban a közbeszerzési eljárások tekintetében az Ámr. előírásait figyelmen kívül hagyva nem alakították ki az ellenőrzési nyomvonalat, nem rögzítették a kontrollfeladatokat, nem határozták meg a kontrollokat végző személyek felelősségét. A szabálytalanságok feltárása esetén követendő eljárási szabályokat kialakították. A közbeszerzések belső ellenőrzésének rendje szabályozott volt, meghatározták a belső ellenőrzés hatáskörét, a belső ellenőrzést végző személyek felelősségét, azonban a 2005-2007- években a Kbt. 308. (2) bekezdés előírásait figyelmen kívül hagyva a közbeszerzési tevékenységet belső ellenőrzés keretében nem vizsgálták.
Az Önkormányzat közbeszerzési tevékenységében az e-közbeszerzés igénybevételére nem került sor. Előzetes számítások alapján vették igénybe a központosított közbeszerzést, a helyben központosított közbeszerzés rendszerét nem alakították ki. Az Önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2005. évi átfogó ellenőrzéséről készített jelentésben a közbeszerzésekkel kapcsolatban, a jegyző számára a jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében, az ÁSZ egy javaslatot tett. Az ellenőrzés javaslatainak hasznosítása érdekében intézkedési tervet készítettek, melyet a Képviselő-testület határozattal elfogadott. A közbeszerzésre vonatkozó javaslatot részben valósítottak meg, mivel a Kbt. 308. (2) bekezdés előírásainak betartása nem történt meg maradéktalanul. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: a polgármesternek a munka színvonalának javítása érdekében 4. kezdeményezze, hogy a jelentésben foglaltakat a Képviselő-testület tárgyalja meg és a feltárt hiányosságok megszűntetése érdekében készíttessen intézkedési tervet a határidők és felelősök megjelölésével; 5. készíttessen értékelést a Képviselő-testület számára a közbeszerzési eljárásban résztvevő közbeszerzési tanácsadó és külső lebonyolító tevékenységéről. a jegyzőnek a jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében 6. gondoskodjon a közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésére vonatkozó a Kbt. 308. (2) bekezdésében rögzített előírás betartásáról; 7. biztosítsa, hogy a közbeszerzési eljárások eredményéről szóló tájékoztatót a Kbt. 98. (2) bekezdés előírásait figyelembe véve KÉ-ben megjelentessék; 8. gondoskodjon az Ámr. 145/B (1) bekezdés előírásai alapján az ellenőrzési nyomvonal közbeszerzési eljárásokra vonatkozó kiegészítéséről, rögzítsék a kontrollfeladatokat, határozzák meg a kontrollokat végző személyek felelősségét.