Oldalak: 1/10 Ez a modulkiegészítés a Végrehajtói Nyilvántartó Rendszerben elkészülő nyomtatványok postai vagy kézi kézbesítésének fárattságos dokumentálását hivatott felváltani gépi nyilvántartással. Egyúttal a tértivevényes levelek borítékjaira a posta által kezelhető ragszám vonalkódot is elhelyezi. A postakönyv és a kézbesítési könyv az előírásoknak megfelelően nyomtatható a programmal, viszont az egyedi igények elemzésére minden beüzemelés esetében szükség van. Ezt a modulkiegészítést ingyenesen adjuk minden szerződött felhasználónknak, kizárólag a beüzemeléskori kiszállást és a helyszíni óradíjat kell fizetnie a modult igénylő irodának. 1.) Postakönyv rendszer bekapcsolása: 2.) Tulajdonos adattáblán adható meg a jellemző postahivatal neve (sárgával jelölve). Ezt a szöveget írja a program a tértivevény jobb-felső sarkába.
Oldalak: 2/10 3.) Nyomtatványok megadás, díjszabás karbantartása: 4/E menüpont A nyomtatvány meghatározása a kézbesítés módja, helye és a kézbesítendő boríték mérete alapján történik. Ezeket az információkat kell megadni az első sorban. (kék jelölés) A nyomtatvány fajtákat a következő képpen csoportosítjuk (piros jelölés): a.) Postai nyomtatványok: sima levél [helyi/vidéki], tértivevény. Mivel a tértivevényes levél a jelenlegi díjszabás szerint minden desztinációra azonosan 250 Ft, így csak egy soron került tögzítésre a törzsbe. b.) Nem postai nyomtatványok: bármi lehet, kiindulásképpen a bíróság, földhivatal, okmányiroda, önkormányzat került rögzítésre. Ezeknek a kézbesítési díja 0 Ft. További információk: Boríték nyomtatásra kerül-e? A kézi kézbesítés esetén nem kerül használatra boríték, a postai kézbesítési formáknál viszont minden esetben szükséges borítékot nyomtatni. Tértivevény nyomtatásra kerül-e? A tértivevény postai kézbesítés esetén csak tértivevényes kézbesítéskor szükséges. Fontos megemlíteni, hogy egyes bíróságok a kézi kézbesítés esetén is kérnek tértivevényt, ezért a törzsben ez a beállítás érvényesül.
Oldalak: 3/10 4.) Ragszámok törzse 4/F menüpont alatt, itt adhatók meg a posta által megadott ragszám intervallumok. Ezekben a ragszám intervallumokban jogosult a program postai ragszámot nyomtatni a borítékra/tértivevényre. A ragszám intervallumok elejét és végét kell megadni, az első és az utolsó kiadható számot. A program ellenőrzi a ragszámot rögzítés közben, és nem enged hibásat beírni. 5.) Bekapcsolt postázási modul esetén a nyomtatvány nyomtatáskor megadható az egyes példányok címzése, amelyek azonnal a kézbesítési könyv előkészítő ablakába kerülnek. Minden nyomtatvány nyomtatásakor eldönthető, hogy a kézbesítési könyvbe szükséges-e könyvelni:
Oldalak: 4/10 Igenlő válasz esetén sorrendben megadható minden példány kézbesítési módja: A pillanatnyi példány sorszáma a jobb felső sarokban olvasható le. Adatok megadásának sorrendje: 1.) A baloldali ablakban megadható a nyomtatvány fajtája, a nyomtatvány fajta determinálja az összeg mező értékét. 2.) A dátum mező értéke dönti el, hogy az adott nyomtatványt melyik napi kézbesítési csomagba szánjuk. 3.) A név és címadatok a végrehajtási lapról vagy a címtárból betölthetők vagy szabadon szerkeszthetők. 4.) Tértivevényes nyomtatvány esetében a tértivevényre kerülő fajta és melléklet sorok is szerkeszthetők. 5.) Rögzítés A bal-alsó ablakban az egymásután rögzített példányok kézbesítési módjai jelennek meg, ez is segíti az operátort. A postai, tértivevényes nyomtatványok esetében a ragszám automatikusan kiosztásra kerül. A kiosztást követően a rendszer ellenőrzi a még felhasználható ragszámok számát és ha 20 db-nál kevesebbet talál, akkor jelzi azt. A címzés megadása után a nyomtatványok a megszokott módon kinyomtatódnak, azután pedig a borítékok nyomtatását és a tértivevények nyomtatását kell a felhasználónak jóváhagynia.
Oldalak: 5/10 A címzési folyamat megszakítható az ablak bezárásával, ekkor viszont a következő üzenet jelenik meg: 5.) Kézbesítés (B menüpont) - alkalmas: nyitott tételek javítására, hiányzó ragszámok pótlására, ellenőrző listázására, boríték és tértivevény nyomtatására valamint postakönyv nyomtatásra (amely során a postakönyvbe illesztés is megtörténik). A fenti ablakban a táblázat oszlopainak szélessége változtatható, a módosított oszlop szélességek pedig a táblázatban nyomott jobb egérgombbal megjelenő menü segítségével elmenthetők. Továbbá az ablak teljes képernyőre nyitható. Tehát itt kezeli a program a postai és nem postai (kézi) kézbesítésű anyagokat. Azt hogy melyik adatcsoportot mutassa a gép a bal felső sarokban található kézbesítő könyv választóval lehet befolyásolni. A nem postai (kézi) kézbesítési formákat a program a nyomtatvány nyilvántartóból ismeri.
Oldalak: 6/10 Nézzük a postai kézbesítés folyamatát: a.) készítsünk ellenőrző listát: b.) Javítsunk, ha az ellenőrző listán hibásnak találtunk egy tételt: c.) Ragszám kezelés. A ragszám kezelés során a ragszámmal el nem látott postai tértivevényes tételek kapnak ragszámot. Ilyen eset pl. akkor fordul elő, ha a nyomtatványok elkészítésekor nincs a ragszám törzsben megfelelő mennyiségű kiosztható ragszám. Ha minden rendben ment, a ragszámok helyesen kiosztásra kerültek és ki is nyomtatódtak, akkor ezt a funkciót nem kell használni.
Oldalak: 7/10 d.) Boríték nyomtatás: A borítékok/tértivevények azokra a táblázatban található tételekre nyomtatódnak ki, amelyek olyan nyomtatványhoz kapcsolódnak, amelyek boríték Igen / tértivevény Igen megjelölést kaptak a törzsben. Fontos, hogy boríték és tértivevény csak egyszer nyomtatódik ki. Abban az esetben, ha újra nyomtatásra van szükség a javítás ablakban lehet a boríték/tértivevény nyomtatva jelzőt kikapcsolni (előző lap kék jelölés). Tértivevény nyomtatásnál egyetlen különbség van: a felvevő postahivatal neve módosítható a nyomtatás előtt (piros jelölés).
Oldalak: 8/10 e.) Lezárás / Kézbesítő nyomtatás művelet a hibák kijavítása és a borítékok valamint a tértivevények kinyomtatása után történhet. A műveletet megelőzi a következő figyelmeztető üzenet: A címzés rögzítéskor megadott dátum a tervezett feladási csomag dátuma. Ha a dátumszűrés ablakban a minden nyitott tétel lezárását választjuk, akkor a címzéskor megadott dátumtól függetlenül az összes még nem integrált tételt a lezárás/feladás dátumával zárja le a program. Ellenben, ha a lezárás dátummal rögzített tételeket zárjuk le akkor a lezárás/feladás dátumával nem egyező nyitott tételek nyitottak maradnak a művelet végrehajtását követően is. Jelenleg a lezárás/feladás dátuma mező nem módosítható, csak a tárgynappal lehet feladni kézbesítési könyvet. Fontos, hogy egy nap, egy naplóban csak egy lezárást lehet elvégezni. Ha újbóli feladást próbálunk készíteni, arra a következő üzenettel figyelmeztet a program: A nyomtatás automatikusan két példányban készül el az alapértelmezett nyomtatóra. A nyomtatással egy időben a naplósorszámok kiadásra kerülnek, valamint a tételek beintegrálódnak a postakönyvbe a tárgynapi dátummal - mint feladás dátummal.
Oldalak: 9/10 f.) Régebbi csomag előkeresése, és újra nyomtatása (zöld színnel jelölt gombbal): Ide tartozik még, hogy a boríték címzését a tulajdonos adattábla boríték beállítások lapján lehet beállítani: (ez azok számára már ismert akik a felirat funkciót eddig is használták)
Oldalak: 10/10 Új változás, hogy az esemény jegyzék kiegészült egy új táblázattal, amit elő lehet húzni a meglévő mellett: (előhúzni a két táblázatot elválasztó dupla csík megfogásával lehet piros jelölés) Ebben lehet leolvasni, hogy egy-egy nyomtatvánnyal kapcsolatos esemény melyik kézbesítési könyvben, melyik feladási dátummal kerül postázásra. A postakönyvbeli sorszáma is látható, továbbá a példány sorszáma is.