Beszámoló a II. Rákóczi Ferenc Megyei és Városi Könyvtár 2013. évi munkájáról 3530 Miskolc, Görgey Artúr u. 11. Dr. Prokai Margit igazgató 2014. február 11.
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés...3 1.1 Az év során történt meghatározó jelentőségű változások... 3 1.2 A 2013. évi főbb munkatervi pontok teljesülése... 6 2. Szervezeti kérdések:...9 2.1 Szervezeti, személyi változások, szervezeti ábra... 9 2.2 Az intézmény alapdokumentumaiban történt változások... 11 3. A könyvtári szolgáltatások és a működés bemutatása...12 3.1 Gyűjteményszervezés - állományépítés... 12 3.1.1. Gyarapítás... 13 3.1.1.1. Központi Könyvtár és a fiókkönyvtárak adatai... 19 3.1.1.2. A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer adatai... 20 3.1.1.3. Folyóirat-rendelés és nyilvántartás adatai... 22 3.1.2.. Apasztás... 24 3.1.3. Feldolgozás, állományfeltárás... 25 3.1.4. Képzés... 26 3.2 Tájékoztatószolgálat, tájékoztató eszközök... 26 3.3 Könyvtári szolgáltatások és a működtetésükhöz szükséges infrastruktúra... 29 3.4 Könyvtárhasználat bemutatása... 32 3.5 Elektronikus könyvtár digitalizálás e-infrastruktúra... 34 4. Pályázatok...35 5. Képzési, menedzsment, közművelődési és PR...37 5.1 Képzés, továbbképzés... 37 5.1.2 Használóképzés... 38 5.2 Menedzsment és minőségfejlesztési tevékenységek... 39 5.2.1. Menedzsment tevékenység... 39 5.3 Rendezvények... 39 6. Megyei könyvtár területi feladatellátása...49 6.1 Kötelespéldányokkal kapcsolatos feladatok... 49 6.2 ODR tevékenység... 49 6.3 Területi ellátó munka... 50 6.4 A kistelepülési könyvtári ellátás megszervezése... 57 6.4.1 Szervezetfejlesztés humán erőforrás menedzsment... 58 6.4.2 Állománymenedzsment, állománygondozás... 59 6.4.3 Szolgáltatások... 61 6.4.4 Közösségi szolgáltatások, gyermek- és felnőtt programok szervezése a KSZR keretében... 62 6.4.5 Informatikai, számítógépes fejlesztés... 67 6.4.6 Eszközfejlesztés... 68 6.4.7 Szakmai és közönségkapcsolatok, PR... 68 6.4.8 Logisztikai háttér megteremtése... 69 6.5 Nemzetiségi könyvtári ellátás bemutatása... 69 6.6 Statisztikai feladatok és adatszolgáltatás... 70 7. Munkaterven kívüli feladatok teljesítése...70 8. Gazdálkodással kapcsolatos főbb adatok és értékelésük...74 8.1 Létszám és bérgazdálkodás... 74 8.2 Vagyonkezelés... 77 9. Partnerség és önkéntesség...80 2
1. Bevezetés 1.1 Az év során történt meghatározó jelentőségű változások A 2013-as évben számos olyan szakmai, adminisztrációs, szervezeti változásra, vezetési eseményre került sor, amelyek meghatározó jelentőségűek voltak az intézmény életében. Január 1-jétől a városi könyvtári hálózat és a megyei könyvtári hálózat összevont intézmény keretében, II. Rákóczi Ferenc Megyei és Városi Könyvtár néven, nyilvános közkönyvtárként látja el Borsod-Abaúj-Zemplén megye (682.350 fő) és Miskolc megyei jogú város (162.905 fő 2013. január 1-i KSH adatok szerint) lakosságát. Az ellátandó lakosok száma szerint az ország második legnépesebb megyéjének teljes lakónépessége a könyvtár potenciális felhasználóinak köre. Az összevonással ismét egy szervezetbe került az a történetileg is összetartozó nyilvános könyvtári gyűjtemény, amelynek több mint száz éves gyökerei a Borsod-Miskolci Könyvtárhoz vezetnek vissza. Az eredetileg is összetartozó gyűjteményt 1960-ban szakították szét városi és megyei könyvtári hálózatra. A megyei hálózati feladatokat 1952-től hivatalosan a városi feladatokkal együtt végezte a megyei könyvtár, amelyből 1960-ban kivált a városi hálózat, de a történeti gyűjtemény a megyei könyvtár épületében maradt. A megyei könyvtár és a városi fiókhálózat 60 éven keresztül egymással párhuzamosan szolgálta a miskolci közönséget, ez a feladat a törvényalkotói szándéknak megfelelően, a helyi előzményekkel összhangban, 2013. január 1-jétől a közös szervezetben újra egyesült. A törvényi háttér változásait (1997. évi CXL. törvény, 13/2013-as EMMI rendelet, 39/2013-as EMMI rendelet), a megnövekedett megyei feladatkört figyelembe véve, az érintett munkafolyamatokban folyamatosan alkalmazva valósult meg a tervezés és a működés. Szakmai tevékenység Szakmai szempontból kiemelt eredménynek tekintjük, hogy a gyűjteményszervezésben és a szolgáltatásokban az összevonást követően sikerült rövid idő alatt (az első negyedév végére) az egységes intézményi könyvtárpolitika mentén az új, összehangolt működést megvalósítani. A szolgáltatási és gyűjteményszervezési tevékenységek összehangolása, egységesítése a közös intézményben nem csak a szervezet és a szabályzatok szintjén, hanem az üzemelésben is folyamatos egyeztetéseket és gyakorlati beavatkozásokat igényelt. Ennek egyik következménye, hogy a gyarapítás és feldolgozás nem csak a városi hálózatban, hanem a megyei hálózatban is egységes elvek és online gyakorlat mentén történik, az új könyvek kínálati listájától, a megrendelésen át a katalógusban való online elérhetőségig (Corvina integrált könyvtári rendszerben, ACQ és CAT modulokkal). A szakmai feladatok között megtörtént a városi hálózat Huntéka rendszeréből a rekordok exportja és konverziója, így a második negyedév elejétől (április 8.) megindult a közös katalógus működése Corvina integrált könyvtári rendszerben, amely a város és a megye lakossága számára online módon, a nap 24 órájában biztosít hozzáférést a teljes megyei és városi gyűjteményhez (összesen 912 ezer dokumentumhoz).
A közös és egységes szakmai feladatok ellátását több képzés, oktatás szolgálta, amelyek során a városi és megyei hálózat munkatársai elsajátították a közös integrált könyvtári rendszer számukra új moduljainak (ACQ, CIRC, OPAC) működését. Az egységes szolgáltatási könyvtárpolitika eredménye, hogy a városban és a megyében élő használók összehangolt kényelmi szolgáltatásokkal, a városban egységes kölcsönzési politikával férnek könyvtárainkhoz (Corvina CIRC és OPAC modul). A gyűjteményszervezési és szolgáltatási könyvtárpolitika kidolgozásában törekedtünk a korszerű technológiai megoldásokra, az online lehetőségek minél szélesebb körű alkalmazására. Kiemelt eredménynek tekintjük, hogy az ország második legnépesebb megyéjében, az előzetesen a települési önkormányzatokkal megkötött szerződések alapján, összesen 297 kistelepülés könyvtári ellátását vállaltuk föl, állami támogatással (ez országosan a legmagasabb mennyiségi adat). Elkészült a KSZR munkaterve és ötéves fejlesztési terve, amely biztosította a tervszerű, a helyi sajátosságokat és igényeket figyelembe vevő szolgáltatási rendszer kialakítását. A kistelepülések ellátása az év eleji felméréseket követően március hónaptól a könyvek és folyóiratok beszerzésével és kiszállításával megindult. Az összevonással és a megnövekedett megyei feladatokkal a könyvtár az északkeletmagyarországi régió legnagyobb nyilvános közkönyvtára lett. Gazdasági intézkedések A gazdasági, költségvetési tervezés alapját azok az állami támogatások nyújtották, amelyeket az intézmény a megyei lakosságszám alapján és KSZR támogatásként kapott. Az intézményi állami támogatás 191,2 millió Ft-os összegével a többi megyei könyvtár között a hatodik helyre kerültünk, a kistelepülési ellátásra kapott 220,8 millió Ft-tal az ellátott települések száma alapján élre, országosan első helyre kerültünk. Az év folyamán, a költségvetési tárgyalásokon és a jegyzőkönyvben is jeleztük, hogy az intézményi támogatás az összevont szervezet számára nem elegendő, a legalább 60-70 millió Ft-os hiány már az év elején mutatkozott. (2012-ben külön-külön a megyei könyvtár költségvetése 220 millió Ft, a városi könyvtár költségvetése 150 millió Ft volt.) A korábban az intézmények által külön-külön megkötött közüzemi szerződések megújítására is az év első két hónapjában került sor, amely jelentős kapacitást és egyeztetéseket igényelt a vezetés részéről. Az intézmény vezetése fontosnak tartotta, hogy a szerződések megkötésében maximálisan törekedjen a költséghatékonyságra, számos korábbi szerződés felül bírálatára, újrakötésére került sor. Szerződő partnereinkkel személyesen is egyeztetve törekedtünk a legkedvezőbb ajánlatok elérésére. Az előző évi pénzmaradvány átvezetésére a KIM-felé történt adminisztrációs hiba miatt késedelmesen került sor, csak február végén kaptuk meg azt a 14 millió Ft-ot, ami a régi megyei könyvtári számlánkról végül átkerült az új számlánkra. Az intézmény új számlákat és alszámlákat nyitott a pénzügyi működés biztosításához. A költségvetéshez, az összevont intézmény működésének biztosításához az állami támogatáson kívül a városi fenntartó nyújtott fedezetet az év folyamán. Év végén az utolsó negyedévi ÁFA-tartalom megelőlegezésére a városi fenntartó biztosított 30 mft-os kölcsönt az intézménynek. 4
Közbeszerzések A dokumentum-beszerzések növekedése miatt sor került a könyv dokumentumtípus közbeszerzési eljárás sürgősségi lefolytatására, amelyet április 2. május 15. között valósítottunk meg. Könyvekre közbeszerzési megállapodási szerződést a KELLO-val kötöttünk. Az év második felében megkezdtük a folyóiratok közbeszerzési eljárását, amely egy érvénytelen eljárást követően december végén fejeződött be, a folyóiratok megrendelésével, előfizetésével. Szállító partnereink a Magyar Posta és az Inform Média lettek. Központosított közbeszerzési eljárást folytattunk az év folyamán beszerzett számítógépekre, számítástechnikai eszközökre, amelyre a KSZR támogatás keretében került sor. Az autópark bővülése is érintette a közbeszerzési eljárást, összesen két új és egy használt autó beszerzésére került sor az év folyamán. Infrastruktúra, beruházások A B-A-Z. Megyei Intézményfenntartó Központtal az első negyedévben még számos kérdésben egyeztettünk. A régi könyvtári autót az átadás-átvétel során ugyan visszakaptuk az előző év (2012) végén, de az átadás hivatalossá tételére csak 2013. első negyedévében került sor, hiányzó dokumentáció miatt. A KSZR támogatási keret terhére az év folyamán összesen 3 darab autó (1 használt és 2 új) megvásárlására került sor. Liciteljárás keretében az Edelényi Kistérségi Társulástól megvásároltuk azt a használt könyvtárbuszt, amely korábban a mozgókönyvtári ellátást szolgálta (2 éves Mercedes Sprinter) Szendrő térségében. A megyében történő kiszállásokhoz 2 darab Volkswagen Caddy személygépkocsit vásároltunk, amelyek teher- és személyszállításra egyaránt alkalmasak. Így összesen a visszakapott régi személygépkocsival (Opel Zafira) együtt a könyvtár tulajdonába 1 mikrobusz és 3 személyautó került az év során. Intézményi arculat 2013-ban országosan kiemelt helyre kerültünk mennyiségi adatainkkal, a megyében ellátott települések számával (297 könyvtár, közösségi és információs hely), a városban megtartott és működtetett fiókkönyvtárak számával (7 fiók), a munkatársi létszámmal (95). Ezek az adatok szorosan összefüggnek a város (az egyutcás, 19 km-es Miskolc) és a megye településszerkezeti (aprófalvak, kistelepülések magas száma) sajátosságaival, amelyekhez igyekeztünk a helyi közösségek igényeinek, a társadalmi elvárásoknak megfelelően alkalmazkodni. Év végére befejeződött az az intézményi arculatváltás, amelyet NKA-támogatással valósítottunk meg, tükrözve az új, megnövekedett feladatokat (prospektusok, logo, honlap, reklám eszközök frissítésével). Forráshiány miatt nem sikerült az arculati elemek részeként a városi hálózatban a könyvtárak homlokzatán a névtáblákat lecserélni, a megyében viszont minden szolgáltató helyen az új könyvtári névtáblák kihelyezésére került sor. 5
1.2 A 2013. évi főbb munkatervi pontok teljesülése Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer Az éves munkatervünkben kiemelt helyen szerepelt a megnövekedett megyei feladatok keretében a kistelepülési könyvtári ellátás elindítása és biztosítása a Kulturális törvény (1997. évi CXL) és a KSZR-rendelet (39/2013. EMMI rendelet) előírásainak megfelelően. Ennek megvalósításában törekedtünk a megye helyi sajátosságainak (településszerkezet, demográfia, hátrányos helyzet), a helyi igényeknek a figyelembe vételére, az elvárásokkal és előírásokkal való összehangolására. A rendszer kialakításában törekedtünk azoknak az elemeknek a továbbvitelére, amelyek a mozgókönyvtári ellátásban megfelelően működtek (szolgáltatás-megosztási szerződés kötése a nagyobb városi könyvtárakkal, könyvtárbusz alkalmazása két kistérségben). Összességében B-A-Z. megyében egy olyan nagy, 297 települést érintő KSZR rendszert sikerült elindítani, amelyben többféle módszert alkalmaztunk: - a megye területi és lélekszám szerinti nagysága, a földrajzi távolságok, a rossz úthálózat indokolták a nagyobb városok bevonását a munkafolyamatok egy részébe, a szolgáltatások szerződés szerinti megosztását, - az ellátott településszám egyharmadában minden területre, munkafolyamatra kiterjedő központi ellátást biztosítottunk, - mindkét módszeren belül kétféle szolgáltatási ellátási lehetőség valósult meg a helyi igények szerint: letéti vagy mozgókönyvtári (könyvtárbuszos) szolgáltatással. Ezen belül az arányok a letéti ellátásnak kedveznek (kétharmada), a mintegy egyharmadnyi könyvtárbuszos ellátás mellett. A megnövekedett feladatokat 10 fős (teljes munkaidőre átszámolva 9,5 fő) Terület-ellátási csoport látja el, a megyei hálózati igazgatóhelyettes irányításával. A nyilvános könyvtárak jegyzékén szereplő nagyobb városi könyvtárakkal a szolgáltatásmegosztási szerződések miatt is szorosabb, közvetlenebb szakmai-módszertani kapcsolat alakult ki az év folyamán. Folytattuk a megkezdett megyei szakmai könyvtáros-találkozó sorozatot, ebben az évben Tarcalon került sor, nyolcadik alkalommal ennek megrendezésére. Megyei feladataink között a nyilvános könyvtárak jegyzékén szereplő könyvtárak szakmaimódszertani központjaként elláttuk közvetítő és koordináló szerepünket: a könyvtárközi kölcsönzésben, a kötelespéldány szolgáltatásban, a statisztikai adatszolgáltatásban, az érdekeltségnövelő támogatás szervezésében, szakmai konferenciák, tanácskozások megrendezésével. Helyismereti és tudományos munka A Helyismereti részleg és a Lévay József Muzeális Könyvtár együttműködésében újdonságként az év folyamán megszólítottuk a miskolci középiskolákat és a Miskolci Egyetem hallgatóit a könyvtári szolgáltatások, a kutatási lehetőségek népszerűsítése céljából. A közoktatásban a muzeális gyűjteményeink látogatását és könyvtárhasználati órák tartását kiajánlottuk az iskolák tanulói számára, amelyre kisebb létszámú csoportok érkeztek könyvtárainkba. Az egyetem hallgatói számára kutatási témalehetőségekre, a gyűjteményi értékeinkre hívtuk föl a figyelmet. Sor került személyre szabott szolgáltatások megvalósítására az egyetemi kutatók és hallgatók számára a mikrofilmekről digitalizált folyóiratainkból. A Miskolci Egyetem több tanszéke érdeklődést mutatott szolgáltatásaink iránt, csoportos könyvtárhasználati órák és személyre szabott szolgáltatások keretében is. 6
Nyitva tartási időnkkel törekedtünk az egyetemi könyvtár lecsökkent nyitvatartási idejének a kompenzálására, a felhasználók igényei szerint. Az év folyamán megalakult a Tudományos munkacsoport, amely kiadványaink tervezését, a munkatársak publikációinak követését, kezelését, tudományos tanácskozások szervezését, az azokon való részvétel koordinálását végezte. A Helyismereti gyűjtemény és a Terület-ellátási csoport bekapcsolódott a nemzeti értékek és hungarikumok gyűjtésének megyei szintű népszerűsítő tevékenységébe, a Megyei Értéktár munkájába. Gyűjteményszervezés A tervezett munkában sikerült megvalósítani az osztály megújítását, mellyel egy szervezeti egységbe került minden állományalakítási, állomány-nyilvántartási, gyűjteményszervezési munkafolyamat. A teljes gépesítettség a gyarapítástól a törlésig, a bemenettől a kimenetig minden szinten megvalósul. Valamennyi dokumentumtípus kurrens vagy retrospektív beszerzése a teljes intézmény tekintetében integrált könyvtári rendszerben történik. Az osztály az év folyamán az egyik legnagyobb teljesítményt nyújtotta a megnövekedett feladatok, a beszerzési összegek megsokszorozódása, a beérkezett és leltárba vett dokumentumszámok (33 ezer db) megnégyszereződése miatt. Kiemelt feladat volt a városi gyűjtemény Huntéká-s rendszerű állományának a Corvina közös katalógusába való konverziója, amely az első negyedév végére megtörtént. Két dokumentumtípus esetében került sor közbeszerzési eljárás sikeres lebonyolítására (könyv, időszaki kiadványok). Összesen netto 79 millió Ft értékben vásároltunk különböző dokumentumtípusokat, a könyv (50 mft) és az időszaki kiadványok (23 mft) közbeszerzés keretében, az egyéb (6 mft) azon kívül került beszerzésre. Részletes adatok a 3.1. pont alatt találhatóak. Szolgáltatási struktúrák Az év folyamán a szakmai munkában fontos szerepet játszott a szolgáltatási struktúrák közös intézményi kereteinek megújítása, a könyvtárpolitika egységes kialakítása, az új Könyvtárhasználati szabályzat alkalmazása. A megyei könyvtár és a városi hálózat könyvtárai korábban egymással párhuzamosan, részben más integrált könyvtári rendszerben, részben más gyakorlatot folytatva látták el könyvtári szolgáltatásaikat. Sikeresen megvalósult az átállás a Corvina rendszerre, amely a kölcsönzési politika összehangolását, az egységes adminisztráció kialakítását jelentette. A működés egységesítését - a modulokba való betanulást követően - az információtechnológia eszközei, lehetőségei is folyamatosan támogatták (intranet, közös tematikus levelezőrendszerek, Skype, e-mail). A szolgáltatások terén az intézmény törekszik a korszerű digitális tartalmak, online lehetőségek, 24 órás elérés, WI-FI, online hosszabbítás, e-könyvek, adatbázisok használatával, kínálatával nem csak követni, hanem elébe menni az igényeknek. Az év folyamán újdonságként a testületi felhasználók körében próbáltuk népszerűsíteni sajtófigyelő szolgáltatásunkat, amelyre sikerült a nagyvállalkozói szférából is megszólítani partnert. Újdonság volt az Örökös könyvtári tagság bevezetése, amellyel kiemelt támogató partnereinket életre szóló könyvtári kedvezményben részesítjük. Újdonságként egész nyáron strandkönyvtárat működtettünk a nyár elején átadott Selyemréti strandon, diákmunkások bevonásával. Részletes adatok a 3.2-5. pontban találhatóak. 7
Gyermekkönyvtáraink Az összevont intézményben önálló részlegben működik a központi épületben található Gyermekkönyvtár, amely évről-évre rendkívül sikeres tevékenységet folytat a gyermekolvasók megszólításában, a könyvtárba való vonzásában. Folyamatosan sor kerül olvasásnépszerűsítő rendezvényekre, könyv-, könyvtárhasználati és kézműves foglalkozásokra, napközis és hagyományos táborokra. Hasonlóan sikeresek a kisebb könyvtárainkban található gyermekkönyvtárak, amelyek szervezetileg nem önállóan, de többnyire önálló, elkülönült helyiségekben működnek (József Attila Könyvtár, Petőfi Sándor Könyvtár, Tompa Mihály Könyvtár). Valamennyi, gyermekek számára nyújtott szolgáltatás népszerű, keresett, amelyhez hozzájárul a kollégák sokoldalú képzettsége, szakmai kompetenciáinak ilyen irányú erőssége. Népszerű közös és hagyományos tevékenységünk a központi épületben szervezett Gyermekkönyvtáros Műhely, amelynek kereteiben az iskolai és gyermekkönyvtáros megyei és városi kollégák megosztják tapasztalataikat. Különgyűjtemények A különgyűjtemények szolgáltatásai iránt folyamatos az érdeklődés. Az összevont intézmény különgyűjteményei az év folyamán részben átstrukturálódtak. Önálló fiókkönyvtárban működik egy muzeális gyűjteményünk (Lévay József Muzeális Könyvtár), amelyet kiegészít a Helyismereti gyűjteményben található Régi Könyvek Tára. A két, jellegében és gyűjteményében eltérő (az egyik iskolai és magánkönyvtári, a másik történeti közkönyvtári) dokumentumokat tartalmazó különgyűjtemény együtt a könyvtár értékes részét képezi, miskolci könyvtári örökségünk adódik bennük össze. Önálló fiókkönyvtári keretekbe került az idegen nyelvű szép- és szakirodalom a Szabó Lőrinc Idegen nyelvű Könyvtárban, egyúttal a központi épületben megszűnt a Nyelvi részleg. Bővült a Zenemű-, hang- és médiatár anyaga, így egy helyen, a korábbi Zeneműtárban találhatóak meg az audiovizuális dokumentumok (CD, DVD), hanganyagok és nyomtatott kották. A városi hálózatban ilyen jellegű dokumentumokat két helyen találnak a használók, a Tompa Mihály Könyvtárban DVD-ket lehet kölcsönözni, a Szabó Lőrinc Könyvtár keretében működő letéti hangoskönyvtár a vakok- és gyengénlátók számára nyújt hallgatható olvasnivalókat. Közművelődési tevékenység A rendezvények szervezésében az összevont intézmény valamennyi területe érintett volt, az összesített adatok mutatják, hogy mind a megye, mind a város tekintetében milyen sokszínű programokat kínáltunk valamennyi generáció számára. A nemzeti ünnepekhez, országos és városi kulturális rendezvényekhez, országos, megyei szakmai napokhoz, nevezetes évfordulókhoz kapcsolódva a közönség számára folyamatosan igényes programokat biztosítottunk (A magyar kultúra napja, Március 15., InternetFiesta, A költészet napja, Miskolc város ünnepe, Ünnepi Könyvhét, Múzeumok éjszakája, Péter-Pál napi kapunapok, Cinefest, Országos Könyvtári Napok, Október 23.) Ez a tevékenység az összevonással és a megnövekedetett feladatokkal szintén sokszorosára nőtt az év folyamán. Miskolc városában összesen 1229 rendezvényünkön 38.297 fő vett részt. Borsod-Abaúj-Zemplén megyében összesen 675 rendezvény (gyermek és felnőtt programok) megszervezésére került sor. Részletes adatok és összefoglalás az 5.3 pontban találhatóak. 8
Közhasznú ismeretek népszerűsítése, képzések A felhasználók számára folyamatosan tartunk a digitális írástudás javítását, az e-ügyintézés támogatását szolgáló képzéseket, elsősorban az idősebb korosztály számára, igény szerint, többnyire kisebb csoportokban, a megyében és a városban egyaránt. Népszerűsítjük a közhasznú, kormányzati, és helyi közigazgatási, e-ügyintézéshez kapcsolódó tartalmakat. Bekapcsolódtunk a Digitális Miskolc Projekt népszerűsítésébe, amelynek keretében nem csak a használóink, hanem a munkatársaink között is segítettük, hogy minél többen kaphassanak a program keretében ingyenes laptopot. Vállaltuk, hogy intézményi laptopok esetén folyamatos képzést végzünk a hátrányos helyzetűek körében. Informatikai szolgáltatásokkal (letöltés, nyomtatás, szkennelés, e-mail-generálás) segítettük az idősebb, nyugdíjas korosztály részvételét az Erzsébet programhoz kapcsolódó üdülési lehetőségek és fürdőjegyek pályázatában. Saját akkreditált képzésünk a Segédkönyvtáros képzés, mely 2013 márciusában a korábbi képzési terv szerint vizsgával befejeződött, szeptemberében az új képzési rend szerint megkezdődött. Erre a képzésre folyamatosan nagy az igény, amelynek az oktatótermünk 20 férőhelyes kapacitása szab fizikai határt. Munkatársaink, a megye és a városi hálózat könyvtárosai számára az év folyamán több szakmai képzést tartottak a Corvina integrált könyvtári rendszer különböző moduljainak (ACQ, CAT, CIRC beszerzés, katalogizálás, kölcsönzés) használatával kapcsolatban. Szociális feladatok Az összevont intézmény valamennyi telephelyén fontos szempont a hátrányos helyzetű szociális rétegek felé valamilyen szintű szolgáltatás biztosítása. Az, hogy a 7 fiókkönyvtáron és a központi épületen kívül rendelkezünk 2 speciális letéti szolgáltatással, ezt a szerepet tovább erősítette. 2013-ban a József Attila Könyvtár korábbi letéti ifjúsági könyvtára átalakult, a szolgáltató helyen ugyanis megszűnt a Bárka Egyesület működése, ezért a szociális feladatot az ugyanazon a helyszínen, a Vöröskereszt fenntartásában működő Hajlék Otthonnak adtuk át. Így ezt a szociális funkciót azoknak az idős embereknek a szolgálatába állítottuk, akik család vagy lehetőségek híján hajlékot kapnak ebben az intézményben. A József Attila Könyvtár végzi idősök számára a házhoz szállító könyvszolgáltatást a szociális gondozószolgálat intézményeivel együttműködésben. A Borsod-Abaúj-Zemplén megyei Vakok- és Gyengénlátók Szövetsége épületében a Szabó Lőrinc Könyvtár letéti hangoskönyvtára működik, az Észak-magyarországi Látásrehabilitációs Központban a megyei könyvtár letéti hangoskönyvtára található. Ezeken kívül a központi épületben gazdag hangoskönyvtári gyűjtemény is található a látássérültek számára, így a város három különböző pontján jutnak az érintettek szolgáltatáshoz, dokumentumokhoz. 2. Szervezeti kérdések: 2.1 Szervezeti, személyi változások, szervezeti ábra Az intézmény szervezeti struktúrájának átalakítása több területet érintett: A szervezet megtartó pilléreit az összevont intézményben a megyei és a városi hálózat mentén alakítottuk ki, irányító szerepet szánva a legnagyobb, a megyei könyvtári központi épületben található szakmai szervezeti egységeknek (gyűjteményszervezés, szolgáltatás). 9
A menedzsment munkáját az igazgató mellett három igazgatóhelyettes, három osztályvezető, kétfős titkárság közvetlenül segíti. A központi épületben január folyamán a Gazdasági osztály, a Terület-ellátási csoport kialakítására és a Gyűjteményszervezési osztály teljes átszervezésére, az új, megnövekedett feladatok ellátásához szükséges háttér és infrastruktúra kialakítására került sor. A Városi Könyvtárból az önálló gazdálkodásúvá vált intézmény feladatainak ellátásához átköltözött a Gazdasági osztály, melynek személyi állományát a városi fenntartó támogatásával sikerült megerősíteni. Az önálló Gazdasági osztály élére az intézmény gazdasági igazgatóhelyettese került. Irányítása alá tartozik a gazdasági, pénzügyi, üzemeltetési, személyzeti tevékenységek köre. A szervezeti és gyűjteményszervezési átalakítás részeként a megyei könyvtár központi épületéből átköltöztettük a Nyelvi részleg anyagát a Szabó Lőrinc Idegen nyelvű Könyvtárba, ahol ezzel gyűjteményi profilváltás történt. A KSZR feladatok ellátására új csoport alakult, amely 9,5 fővel biztosítja a kistelepülések koordinálását és közvetlen ellátását. 2013-ban 9 városi könyvtárral kötöttünk megállapodási szerződést a könyvtári szolgáltatások megosztott biztosítására. A megyei kistelepülési feladatok megerősítéséhez a városi hálózatból az év elején teljes munkaidőre átszámítva 6,5 munkatársat vettünk át. Átalakult a korábbi Feldolgozó osztály is, az előző évben még az Olvasószolgálathoz tartozó folyóirat-gyarapítás és nyilvántartásba vétel az új, Gyűjteményszervezési osztályra került. Ezzel az összevonással az intézmény valamennyi gyarapítást és feltárást érintő szakterülete egy szervezeti egységbe került. Az intézményi létszámot a fenntartó a módosított Alapító Okiratban 95 főben maximalizálta. A korábbi alapító okirat adatához képest a létszám az év során 4 fővel csökkent. Az év második felében, került sor két szakmai (megyei hálózati és városi hálózati) és egy gazdasági igazgatóhelyettes pályáztatás utáni kinevezésére. 10
Az intézményi terek működésében meghatározó változást jelentett, hogy a központi épületben működő Nyelvi részleg állományát átköltöztettük a közeli Szabó Lőrinc Könyvtárba, amelynek az új Alapító okirat szerint is az idegen nyelvű szak- és szépirodalom lett a gyűjtési profilja. A volt Nyelvi részleg helyiségét a Terület-ellátási csoport vette használatba a KSZR feladatainak ellátásához. Az összevont intézmény összesen valamivel több, mint 7000 négyzetméteren, egy központi épületben és hét fiókkönyvtárban szolgáltat. Az épületek közül két, a város tulajdonában lévő, lapos tetős fiókkönyvtár (Kaffka M. és József A.) évek óta folyamatosan beázik, amelynek felújítási munkálataira árajánlatot kértünk, de forráshiány miatt javításukra nem került sor. Valamennyi épület állapota nagyobb beruházást igényelne. A tulajdonviszonyok tekintetében a központi épület állami, a fiókkönyvtárak épületei városi tulajdonban vannak. Karbantartás terén kizárólag a legminimálisabb munkálatok elvégzésére került sor, amelyek az év folyamán az épületekben jelentkeztek (fénycsövek cseréje, zárcsere, vízvezetékek javítása). 2.2 Az intézmény alapdokumentumaiban történt változások Intézményi dokumentáció, alapdokumentumok Az intézmény közös életében az év kezdetén számos halaszthatatlan adminisztratív intézkedés megtételére került sor. Az intézményi dokumentáció alapdokumentumai közül első helyen szerepelt a fenntartó által már december 13-án elfogadott Alapító okiratban történt módosítások átvezetése. Az ekkor jóváhagyott okiratot sajnos januárban a Magyar Államkincstár módosításra visszaadta, ezért annak jóváhagyását újra a Közgyűlés elé vitte a fenntartó. Az Alapító okirat miatt késett a törzskönyvi kivonat jóváhagyása is, de erre is sor került február elején, miközben a működés folyamatos volt. A 2012-es Beszámoló és a 2013-as Munkaterv készítésére is sor került az első két hónapban, mindkettőhöz az EMMI Közgyűjteményi Főosztálya nyújtott mintát, amelynek kereteit figyelembe véve tartalmilag elkészítettünk, helyi sajátosságainkkal kiegészítettünk, a fenntartó közvetítésével az EMMI Közgyűjteményi Főosztálya számára megküldtünk. Megújult a szorosabb értelemben vett szakmai programot, az intézményi könyvtárpolitikát is tükröző és a működést meghatározó Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a hozzá kapcsolódó legfontosabb mellékletek, a Gyűjtőköri szabályzat és a Könyvtárhasználati szabályzat, a Szervezeti ábra is. Ennek munkálatai az év első napjaiban megkezdődtek és február végére befejeződtek a vezetés, az érdekképviseleti szervek és a munkatársak együttműködésével. Az év folyamán a dokumentáció részeként megújultak azok a szabályzatok is, amelyek az intézményi működéshez, üzemeltetéshez elengedhetetlenek (Közbeszerzési szabályzat, Gépjárművek igénybevételének és használatának szabályzata, Pénzkezelési szabályzat, Belső kontroll, Informatikai szabályzat, Kötelezettségvállalási szabályzat, Kulcskezelési szabályzat, Leltározási és leltárkészítési szabályzat, Önellenőrzési szabályzat, Önköltségszámítás, Selejtezési szabályzat). 11
3. A könyvtári szolgáltatások és a működés bemutatása 3.1 Gyűjteményszervezés - állományépítés Az intézményt érintő, év elején életbe lépett változások a volt Városi és Megyei Könyvtár összevonása, a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer indulása a gyűjteményszervezéssel kapcsolatos feladatokat is döntően meghatározták és jelentősen megnövelték. 2013. január 1-től a volt Városi Könyvtár fiókjainak összesített állományadatai a volt Megyei Könyvtár állományát nyilvántartó főkönyvben összesítésre kerültek. A volt Városi Könyvtár HunTéka adatbázisának a tartalma betöltésre került a CORVINA adatbázisba. A bibliográfiai, index és példányrekordok konverziós munkálataiban az osztály munkatársai aktívan közreműködtek. Amennyire csak lehetett, az osztály szobáit és tereit felkészítettük a nagy mennyiségű dokumentum fogadására; a segédkönyvtárunkat átválogattuk, a volt feldolgozó osztály régi vaspolcait visszaszereltettük a belső folyosónkra és több szobába. A közös munkára való felkészüléshez átnéztük a katalogizálási és tárgyszavazási háziszabályzatunkat, részt vettünk az intézmény Gyűjtőköri és gyűjteményszervezési szabályzatának megfogalmazásában. Dokumentumtípus Az összevonás adatai a leltárkönyv alapján 2012. december 31. 2013. január 1. RFMK állomány (db) 2012. dec. 31. 519.676 Városi K. állomány (db) 2012. dec. 31. 245.176 RFMVK összesített állomány (db) 2013. jan. 1. Könyv + időszaki 29.753 15.649 764.852 45.402 Videó 2.214 40 2.254 DVD 4.085 695 4.780 Hangzó dokumentum (zenei CD, zenei DVD és nem zenei CD, HGK) 22.310 22.057 44.367 Elektronikus (CD-ROM) 2.139 71 2.210 Egyéb (térkép, kotta, kézirat, mikrofilm) 18433 7.973 26.406 Összesen 598.610 291.661 890.271 2013. terv 2013 tény változás %-ban előző évhez (2012.) képest** Gyarapítási összeg (Ft)* 47.800.000 88.412.237 +393% ebből könyv (Ft)* 34.800.000 57.022.599 +263% 12
ebből folyóirat (Ft)* 13.000.000 24.782.982 +2153% ebből CD/DVD/elektronikus dokumentum(ft)* 1.500.000 5.605.193 +418% Gyarapodás (db) 13.790 33.558 +284% ebből kötelespéldány (db) 320 493 +56% ebből nemzetiségi dokumentum(db) 160 202 +512% Megyei könyvtár által digitalizált dokumentumok száma (könyvtári egység) 126.089 +3422% *bruttó értékben, minden gyarapodási típus összesen **a 2012. évi adatok a volt Megyei Könyvtár adatai, a 2013. évi tényadatok a volt Városi Könyvtár és a KSZR adatait is tartalmazzák 2012-ben a II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtárban a digitalizálás egy jelentős része a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával, pályázati keretből történt; a jelentős használatnak kitett mikrofilmek esetében közel 124.000 képkocka került megőrzésre. Ezen kívül többféle dokumentumtípus digitalizálására került sor; folyóiratok, helyismereti fotók, képeslapok, térképek. 3.1.1. Gyarapítás Az intézmény dokumentumállományát hagyományosan, csoportos leltárkönyvben és a Corvina adatbázis segítségével elektronikus formában, tételesen is nyilvántartjuk. Elektronikus egyedi leltárkönyv 2009-ben készült először, azóta kerülnek évenként lekérdezésre és elérhetőek a közös/gyarapítás/leltárkönyvek/aktuális év mappában. A terület-ellátási munkához rendelt állami költségvetés nagysága a teljes intézményi állománygyarapításra előirányzott összeggel együtt közbeszerzés kiírását tette szükségessé. Ez az első félévben jelentősen lassított a gyarapítás ütemén. Az év első öt hónapjában, a közbeszerzés nélkül költhető dokumentum-típusonkénti nyolc millió forintos keretlehetőség terhére elsősorban helyi szállítóknál, döntően a megyei ellátás vásárolt, hogy a településekre a kiszállítást minél hamarabb meg tudja kezdeni. A könyv dokumentumtípus beszerzésére kiírt közbeszerzési eljárásban nyertes Könyvtárellátó Nonprofit Kft.-vel 2013. május 27. napjától 2013. december 13. napjáig volt érvényben szállítási szerződés nettó 38 millió forint + 20% becsült értékben. Az elért árkedvezmény 32% volt. A szerződött értékben benne volt a gyarapító munkáját segítő, újdonságokról szóló tájékoztatás, az igény szerinti szerelés, a dokumentumok cédulával és tasakkal történő ellátása. A központi könyvtáron kívül a fiókok és a megyei ellátás számára is a gyarapítást a Corvina integrált könyvtári rendszer gyarapító moduljában a Gyűjteményszervezési osztály végezte. A felhasználói végpontokról az igények összegyűjtése a KELLO nagyjából kéthetente,.xml formátumban megküldött ajánlati listája segítségével történt. A felkínált dokumentumok szabványos bibliográfiai rekordjai közvetlenül betöltésre kerültek az adatbázisba, a kiválasztott tételek irányítással és darabszámmal ellátva töltődtek be az igények közé, ahonnan elektronikus formában küldtük a megrendeléseinket. Az ACQ modulban két gyarapítási osztály létrehozásával 13
biztosítottuk a megyei és városi könyvtár, valamint a KSZR igényeinek külön történő nyilvántartását. Az új feltételek szerinti működéshez rendszergazdai segítséggel az ACQ modulban meghatároztunk új gyarapítási lelőhelyeket, igényhelyeket, kereteket. A nem KELLO-s beszerzések érkeztetése, leltározása, katalogizálása és szerelése ezen szolgáltatások híján nagymértékben lassították az osztályon folyó munkát. A 2013-ban állományba vett tételek mennyisége és értéke az ellátandó fiókok és a KSZR településeinek csatlakozásával a tavalyi adatoknak közel a négyszeresére emelkedett. A növekedés üteme minden dokumentumtípus esetén jelentős, ezen belül az elektronikus adathordozók CD, DVD számának emelkedése figyelhető meg. Az állomány 2013. évi gyarapodása a leltárkönyv adatai szerint dokumentum-típusonként * minden gyarapodási mód, bruttó értékben Megnevezés 2012(db)* (RFMK) 2013 (db)* (RFMVK) 2012 (Ft)* (RFMK) 2013 (Ft)* (RFMVK) Könyv, időszaki 7.902 30.307 15.719.603 57.024.357 + 267 + 296 + 1.099.900 + 1.467.541 8.169 30.603 16.819.503 58.491.898 Nem zenei DVD, video 420 2.171 869.439 4.432.993 Hangzó (zenei CD, DVD, 17 183 57.074 443.267 hangkazetta) Nem zenei CD, HK-CD, hangkazetta, 75 276 155.763 728.933 CD-ROM Egyéb (térkép, kotta, kézirat) 65 325 33.503 999.704 Összesen 8.746 33.558 17.935.282 65.096.795 14
A különböző dokumentum-típusok a feldolgozás szintjén új szolgáltatási egységgel, az un. oktatócsomagokkal bővültek, melyek az idegennyelv tanulást elősegítő oktatási/tanulási segédleteket (változóan tankönyvet, munkafüzetet, CD-t) egy egységként kezelve kerültek feldolgozásra. A tényleges, teljes könyvtári állomány leltárkönyv szerinti dokumentum-típusonkénti megoszlása Dokumentumtíp us RFMVK összesített állomány (db) 2013. jan. 1. 764.852 Gyarapodás RFMK 2012 (db) 7.902 Gyarapodá s 2013 (db) Törlés 2012 (db) Állomány 2013. december 31. (db) Könyv + időszaki 45.402 267 30.307 296 10.674-784.485 45.698 Videó 2.254 10 8 81 2.181 DVD 4.780 410 2.163 22 6.921 Hangzó dokumentum (zenei CD, zenei DVD és nem zenei CD, HGK) 44.367 88 447 280 44.534 Elektronikus (CD- ROM) 2.210 4 12-2.222 Egyéb (térkép, kotta, kézirat) 26.406 65 325 24 26.707 Összesen 890.271 8746 33.558 11.081 912.748 Ebből csak a könyv: 2013 2012 2011 Év Teljes könyvállomány db 784.485 519.676 511.774 Összes könyvgyarapodás db 30.307 7 902 8.368 15
A tényleges állomány dokumentumtípusonkénti megoszlása (könyv nélkül) időszaki kidványok video DVD zenei és nem zenei CD, DVD, hangkazetta CD-ROM térkép kotta egyéb téma 0 A könyvtár tényleges, teljes állományának tartalmi megoszlása 1,2,3, 92/99, 908 Tartalmi megoszlás (db) 4,8 5,91 6 7 Szépiro -dalom Szakdo kumen -tumok összesen gyermekirodalom Összesen 2012. 21 114 161 885 48 364 43 058 81 101 71 865 427 387 138 324 32 899 598 610 2013. január 1. 2013. december 37 266 217 790 84 539 61 496 94 685 101 545 597 321 240 766 52 184 890 271 37 582 219 390 85 574 62 021 96 714 104 537 605 818 250 562 56 368 912 748 16
A tényleges állomány tartalmi megoszlása 0 1,2,3,92/99,908 4,8 5,91 6 7 szépirodalom gyermekirodalom A központi könyvtár teljes állományának összetételére kis mértékben ugyan, de hatással volt a könyvtárak összevonása és a települések gyarapodási igényeinek a megjelenése. A várható tendencia a szakirodalom arányának 5%-kos csökkenésében, a szépirodalmi állományrész 4%-os, a gyermekirodalom 1%-os növekedésében mutatkozott meg. A teljes állomány gyarapodásának téma szerinti alakulása 201 2. december 31.-201 3. december 31. 80 70 60 50 40 30 20 10 0 szakirodalom szépirodalom gyermekirodalom 2012. 2013. január 1. 2013. december 31. 17
Ugyanez figyelhető meg a központi könyvtár állomány-gyarapodásának az összetételében is. Az összes fiók együttes gyarapodási adatai az összesen belül 47%-os szakirodalmi, 38%-os szépirodalmi és 14%-os gyermekirodalmi növekedést mutattak. Állománygyarapodás a beszerzés módja szerint: Megnevezés 2012 (db) 2013 (db) Vásárlás 5.990 29.867 Ajándék 1.198 3.101 Kötelespéldány 316 455 Egyéb 1242 135 Összesen 8.746 33.558 Az összes beszerzés 89%-a vásárlás volt 58.485.049 Ft bruttó értékben. Ennek az értéknek mintegy 70-át az év közepén érvénybe lépett közbeszerzési pályázat útján szállítási jogot nyert Könyvtárellátó Nonprofit Kft.-vel bonyolítottuk bruttó 40.949.048 Ft értékben. A fennmaradó 17.536.001 Ft-ot helyi kereskedőknél pl. Makro Book Kft., Mónos Film Bt., Smart Contact Bt. és más terjesztőknél pl. a Líra Könyv Zrt.-nél, a Média Markt-nál, a Pécsi Direkt Kft.-nél, a Tescónál, a Perfect Books-nál, az In Forma Kft.-nél, a Tantaki Kft-nél költöttük el. 1.010.165 Ft értékben antikvár dokumentumok beszerzésére kerülhetett sor megyei és más székhelyű antikváriumok kínálatából; 527.930 Ft értékben a Lévay József Muzeális Könyvtár, 482.235 Ft értékben a II. Rákóczi Ferenc Központi Könyvtárnak a régi könyvek tára gyarapodott. Az értékes ritkaságok közül gyűjteményünkbe került többek között egy Szőnyi Nagy István-féle református imádságos könyv 1681-ből, illetve Szemere Bertalan 1841-ben megjelent A büntetésről s különösebben a halálbüntetésről című munkája. Számottevő a kötelespéldányként állományba került dokumentumszám 50% körüli növekedése is. Azt reméljük, hogy ebben a növekedésben a beszerzők lankadatlan figyelmén kívül a helyi kiadók növekvő fegyelmezettsége mutatkozott meg. Az összes dokumentumtípus darabonkénti átlagára az összes beszerzés esetén 1.913 Ft, ezen belül a KSZR esetében 1.772 Ft, a központi- és a fiókkönyvtárak esetén 2.348 Ft volt. Az eltérés valószínűleg abban van, hogy a központ és fiókkönyvtárak számára beszerzett nagyobb értékű nem hagyományos, elektronikus dokumentumtípusok, míg a területellátás beszerzésében a könyv dokumentumtípus dominált. 2012-ben a volt Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár beszerzéseinek átlagára 2.051 Ft volt, így az idei átlagár 6,5%-kal kevesebb a tavalyinál. 18
3.1.1.1. Központi Könyvtár és a fiókkönyvtárak adatai Könyvtár neve A központi könyvtár és a fiókok gyarapodása *minden gyarapodási mód összesen, bruttó értékben Gyarapodás (db) 2012. Gyarapodás (db) 2013.* Gyarapodás (Ft) 2012. Gyarapodás (Ft) 2013.* József Attila 966 289 1.092.154 560.146 Kaffka Margit 1.155 140 1.307.260 229.235 Lévay József 302 16 461.521 528.383 Móra Ferenc 270 134 287.220 236.791 Petőfi Sándor 1.707 564 1.726.798 1.032.342 Szabó Lőrinc 1.366 669 2.043.073 2.005.863 Tompa Mihály 780 430 1.092.936 682.998 Fiókok összesen: 6.546 2.242 8.010.962 5.275.758 II. Rákóczi Ferenc 8.746 5.904 17.935.282 13.848.763 II. Rákóczi Ferenc Megyei és Városi Könyvtár összesen: 8.146 19.124.521 Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer 25.116 44.504.733 Mindösszesen: 33.262 63.629.254 A II. Rákóczi Ferenc Megyei és Városi Könyvtár összes gyarapodásának 58%-a tényirodalom, a fiókkönyvtárak esetében ez az arány 47%, míg a központi könyvtárban 62%. A leltárba vett szakirodalmi művek többsége a fiókokban a nyelvtudomány, nyelvészet, illetve a művészetek témában, a központi könyvtárban szintén a művészetek, szabadidő, sport tárgykörön kívül az alkalmazott tudományok témában került állományba. téma 0 József Attila Kaffka Margit Lévay József Móra Ferenc Petőfi Sándor Szabó Lőrinc A gyarapodás tartalmi megoszlása a központi és a fiókkönyvtárakban Tartalmi megoszlás (db) 1,2,3, 92/99, 908 4,8 5,91 6 7 Szépiro -dalom Szakdo kumen -tumok összesen gyermekirodalom Összesen 11 35 9 7 29 26 117 129 43 289 1 12 8 2 10 2 35 87 18 140 1 8 2 2 1 14 2 16 13 7 4 8 6 38 69 27 134 12 69 9 11 41 29 171 241 152 564 2 48 319 19 15 9 412 227 30 669 Tompa 3 23 2 20 14 213 275 100 55 430 19
Mihály Fiókok összesen : II. Rákóczi Ferenc II. Rákóczi Ferenc Könyvtár összesen : 30 208 356 65 118 285 1 062 855 325 2 242 96 1 304 237 293 551 1 157 3 638 1 460 806 5 904 126 1 512 593 358 669 1 442 4 700 2 315 1 131 8 146 2013. évben a MÁRAI program keretében januárban érkeztek előző évről átnyúló szállítási tételek, amelyeket már erre az évre vettünk leltárba. A tárgyévre vonatkozóan nyár végén lehetett megkezdeni a KELLO Márais felületéről az intézmény keretének a leválogatását, összesen 2.200.000 Ft értékben. Az összeget 1.885.714 Ft értékben a fiókkönyvtárak, 314.286 Ft értékben a központi könyvtár tölthette ki. Megszerveztük és lebonyolítottuk az igények begyűjtését és továbbítását, a kiválasztott dokumentumok érkezését 2014. elejére várjuk. 3.1.1.2. A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer adatai A Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer keretein belül, minden gyarapodási móddal együtt összesen 25.116 darab dokumentumot vettünk állományba, összesen bruttó 44.504.733 Ft értékben. A beszerzett dokumentumok közel 94%-a könyv, 6%-a egyéb dokumentumtípus. A gyarapodás dokumentumtípusok szerinti megoszlása Dokumentum-típusok Mennyiség (db) Érték (Ft) Könyv 23.598 42.396.983 CD (zenei) 5 7.352 Hangoskönyv (CD) 43 96.732 Térkép 14 22.937 DVD 1.456 1.980.729 Összesen: 25.116 44.504.733 A szépirodalmi témájú dokumentumok a teljes beszerzés közel 42%-át, a gyermekirodalmiak a 21%-át tették ki. 20
A szakdokumentumok téma szerinti megoszlása a K SZR beszerzésben 2013. 0 1 2 3 5 6 7 8 9 91 Költségek megoszlása a keretek között, negyedévi bontásban (folyóirat nélkül) I. negyedév II. negyedév III. negyedév IV. negyedév Összesen (Kello) ODR 1 163 604 1 119 576 2 283 180 (Kello) Normál 697 391 2 812 341 1 622 325 5 132 057 KSZR 933 068 8 938 694 13 022 697 20 961 921 43 856 380 ÉT 1 323 883 1 323 883 Pályázatok 627 930 315 569 943 499 Saját 11 088 19 331 27 940 4 887 691 4 946 050 Összesen: 2 107 760 10 774 992 16 490 908 29 111 389 58 485 049 Egyéb 200 268 125 829 326 097 Ajándék 640 908 1 119 471 1 196 979 968 758 3 926 116 Kötelespéldány 419 612 148 100 103 046 221 235 891 993 Nem számlás összesen: 1 260 788 1 267 571 1 300 025 1 315 822 5 144 206 Mindösszesen: 3 368 548 12 042 563 17 790 933 30 427 211 63 629 255 A keretek megoszlásában az egy-egy költségvetési évre jellemző aránytalanság figyelhető meg: az első negyedévben még nincs költségvetés, az utolsó hónapokban pedig a meglévő források teljes felhasználására törekedtünk. Az utolsó negyedév költése az első értékének közel tízszerese. Az első két negyedévben az előző évről áthúzódó ODR keret jelent meg (2012-2013. évi módosított ODR támogatási szerződés 2.748.000 Ft összegű dokumentum beszerzést tett lehetővé), valamint elsősorban a KSZR közbeszerzés nélkül költhető dokumentum-típusonkénti nyolc millió forintos keretlehetőségre való vásárlása. A második negyedévtől a központi és a fiókkönyvtárak beszerzései is egyre növekvő mértékben jelentek meg saját és KELLO keretre egyaránt. 21
Az év végén jelentkező érdekeltségnövelő támogatást az intézményünk rendre a következő év folyóirat-előfizetésére szokta fordítani. Tavaly az 5,3 millió Ft ÉT keretből egyéb dokumentum vásárlására is lehetőség nyílt 1,3 millió Ft értékben. Ez a gyarapodási összeg a fiókok és a központi könyvtár közt arányosan került szétosztásra. A Nemzeti Kulturális Alap pályázatán három, egyenként 300 000 Ft értékű gyarapítási lehetőséget nyertünk a büntetés végrehajtási intézetek, gyermekintézetek és nemzetiségi települések könyvtárai számára. Az első negyedév egyéb gyarapodási módjában a 2012. évi MÁRAI program elhúzódó szállítmányait vettük állományba, a negyedik negyedévben pedig az Országos Idegennyelvű Könyvtár közreműködésével elérhető nettó 120.000 Ft található, melyet nemzetiségi irodalom beszerzésére fordíthattunk. A leltárba vett ajándék-dokumentumok között jelentős mértékű a megyei ellátás települései számára beleltározott ajándék: összesen 1.586 darab, 1.658.620,50 Ft értékű dokumentum. A központon kívül Golop, Kesznyéten, Kistokaj, Köröm, Mád, Taktakenéz, Taktaszada, Tiszatarján települések részére vételeztünk be ajándékot. 3.1.1.3. Folyóirat-rendelés és nyilvántartás adatai A folyóiratok előfizetése a központi könyvtár számára az addigi gyakorlatnak megfelelően 2012. év végén megtörtént. A fiókkönyvtárak magyar nyelvű folyóirat-rendelése márciustól, a Szabó Lőrinc Idegennyelvi Könyvtár külföldi folyóiratszámai április hónaptól kerültek szállításra. A KSZR keretében a szerződött településekről összegyűjtött folyóiratigények kétszer négy havi bontásban májustól, majd szeptembertől kerültek előfizetésre és szállításra. 2013. évben szintén megtörtént a következő évi folyóiratok előfizetése. Ennek a feladatnak az ellátására az összeg nagysága miatt az év második felében közbeszerzési eljárás kiírására került sor. Több forduló eredményeképpen a Magyar Posta 13.488.473 Ft értékben nyert szállítási lehetőséget az idegen nyelvű folyóiratok, az országos terjesztésű napi- és hetilapok, valamint az országos terjesztésű havilapok és folyóiratok tekintetében. A regionális terjesztésű helyi lapok szállítását az Inform Média Kft. nyerte 2.820.600 Ft értékű ajánlatával. Mind a Magyar Postával, mind az Inform Média Kft.-vel kötött szerződés lehetővé tette a pótrendelést további példányra és új címre, ami nélkülözhetetlen a több száz igényhely gördülékeny és kívánság szerinti ellátása érdekében. Folyóirat (cím) Folyóirat-megrendelés 2013-ban Példányszám (db) Település/telephely (db) Bruttó érték (Ft) KSZR 146 925 197 6.641.282 II. RFMVK 259 337 8 2.895.092 ebből a központi könyvtárban leltárba vett 192 Könyvtári egység (db) 296 1.467.541 22
A 2013. évi folyóiratcímek között 6 db külföldi (idegen nyelvű) és 3 db digitális kiadvány található. A Nemzeti Kulturális Alap támogatásával 30 cím került a Központi Könyvtár olvasóihoz. Leltárba vett folyóiratok megoszlása a gyarapodás módja szerint Ajándék Kötelespéldány Vásárlás Összesen 2012. 2013. 2012. 2013. 2012. 2013. 2012. 2013. Könyvtári egység (db) 50 37 42 24 175 235 267 296 A leltárba vett folyóiratok tartalmi megoszlása Téma 0 1,2,3, 92/99, 908 Tartalmi megoszlás (db) 4,8 5,91 6 7 Összesen 2012. 15 152 31 5 25 39 267 2013. 93 104 39 3 19 38 296 A leltárba vett folyóiratok tartalmi megoszlása 7 6 5,91 4,8 2012. 2013. 1,2,3,92/99,908 0 0 20 40 60 80 100 120 140 160 23
3.1.2.. Apasztás 2013-ban törlés csak a központi könyvtár állományából történt. Innen utoljára 2011. márciusi dátummal töröltünk, mert a fenntartóváltást megelőző évben a Megyei Önkormányzat ezzel az állomány teljes értékét és mennyiségét érintő folyamattal nem kívánt foglalkozni. A gyarapodási és a törlési tevékenység egymással szoros összefüggésben és egyensúlyban van, így az elmaradt időszak törlései viszonylag nagy számban gyűltek össze. A 2013. évi törlésben az a Gyermekrészlegben végzett leválogatási munka tükröződik, ami még az RFID 2011. évi bevezetéséhez kapcsolódott. Az év első félévében 62 darab törlési jegyzékről összesen 11.081 darab dokumentum állományból való kivezetésére került sor. Igény lett volna több törlés előkészítésére és lebonyolítására is, de a többszörösére növekedett gyarapítási feladatok mellett az év második felében erre nem jutott munkakapacitás. A tervszerű állományapasztás címén törlésre került dokumentumok a 3/1975. (VIII.17.) KM-PM együttes rendelet 17. értelmében először fölöspéldányként kerültek felajánlásra az Országos Széchényi Könyvtárnak. A megmaradt példányok a fizikailag elhasználódottakkal együtt további A tör lési jegyzékek r észlegenkénti dar abszáma felnőtt részleg kölcsönző gyermek részleg kézikönyvtár gyermek részleg kölcsönző központi raktár zeneműtár nyelvi részleg kölcsönző 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 hasznosításra kerültek anyaotthonban, iskolában. A törölt dokumentumok 96%-a könyv. Törölt tételek dokumentumtípusonkénti megoszlása Dokumentumtípusok könyv kotta hangzó dokumentumok videó DVD Összesen (db) darab 10 674 24 280 81 22 11 081 24
téma 0 1,2,3, 92/99, 908 A törölt tételek téma szerinti megoszlása Tartalmi megoszlás (db) 4,8 5,91 6 7 Szakdoku - mentumo k összesen Szépirodalom gyermekirodalom Összesen darab 122 2 303 569 882 967 880 5 723 3 030 2 328 11 081 3.1.3. Feldolgozás, állományfeltárás Az osztályra katalogizálás céljából beérkező dokumentumok elektronikus feldolgozását a Corvina integrált könyvtári rendszer CAT moduljában ütemesen és folyamatosan, nagy gondossággal, az adatbázis egészét szem előtt tartva, azt rendszeresen gondozva, javítva végeztük. Tekintettel az év elején történt adatkonverzióra és a területellátás példányszintű megjelenésére a katalógusban, a keresőfelület egységes, következetes rendszerét különösen nehéz érvényre juttatni és megtartani. A konverzióval az adatbázisba került eltérő adat-megjelenítések és esetleges hibák javítása különösen nagy feladatot ró a katalogizálóra. Lassítja a munkavégzést, ugyanakkor nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a katalógus minőségi, korrekt találatokat adjon a keresőkérdésekre. Könyvtárunk az országos lelőhely-katalógus, a Magyar Országos Közös Katalógus egyik rekordfelküldő könyvtára, a katalogizálási házi-szabályzatunk a MOKKA mindenkori szabályaival összhangban áll. A II. Rákóczi Ferenc Megyei és Városi Könyvtárnak jelenleg 187.775 dokumentum-címe kereshető vissza az országos jelentőségű nyilvántartási felületen. Ez 11.763 db rekorddal több, mint a tavalyi hasonló adat. A muzeális értékű és az 1850 előtti különböző dokumentumtípusba tartozó dokumentumértékeink feltárásában és nyilvántartásában munkatársunk, a helyismereti kolléganőkkel együttműködve az elmúlt évben 403 darab 1945 előtti dokumentumot katalogizált. A MOKKA-R katalógus jelenleg 8.339, a Muzeális Könyvtári Dokumentumok Nyilvántartása pedig 20.482 db dokumentumot tart nyilván a II. Rákóczi Ferenc Megyei és városi Könyvtár adataival. A katalogizáló kollégák a szeptember 1-től kezdődő gyermekkönyvtári és a felnőtt szép- és szakirodalmi kölcsönző állományban megkezdett revíziós munkában részt vettek. Összesen 371 darab dokumentumot fogadtak heti, illetve igény szerinti gyakorisággal a revízióból a nyilvántartásban, katalógusban való javítás céljából. A kölcsönzői pultból tavaly összesen 763 darab gyors-katalogizált könyvet kaptunk további feldolgozásra. Raktári circ jogcímen közel 50 db dokumentum katalogizálását végzetük el, így biztosítva a még feldolgozatlan raktári dokumentumok könnyebb hozzáférhetőségét. 25