Iktatószám: /2013. 1
TARTALOMJEGYZÉK I. DOKUMENTUMKEZELÉSI SZABÁLYZAT... 3 1. A Tanoda ügyvitelének rendje... 3 1.1. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása felügyelete... 3 1.2. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés személyi feltételei... 3 1.3. Az iratokkal, ügyekkel kapcsolatos feladatok... 4 1.4. Felvilágosítás hivatalos ügyekben... 4 1.5. A Tanodai bélyegzők... 5 1.6. Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok... 5 1.7. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása... 5 2. Az iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak... 6 2.1. Az iratkezelés... 6 2.2. Irat... 6 2.3. Irattári anyag... 6 2.4. Az dokumentumkezelési szabályzat... 7 3. A küldemények átvétele és felbontása... 7 4. Az iktatás... 7 5. Kiadványozás... 8 6. Az irattározás rendje... 9 II. ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT...10 1. A Tanodában nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok...10 2. Adatkezelés a Tanodában...11 I. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR...11 II. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...11 1. A szabályzat időbeli és személyi hatálya...11 2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása...12 2
I. DOKUMENTUMKEZELÉSI SZABÁLYZAT A Találkozó Pont nevű Nyitott Ház Tanodájának ügyvitelével és iratkezelésével kapcsolatos feladatokat az alábbiak szerint szabályozom. 1. A Tanoda ügyvitelének rendje 3 1.1. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása felügyelete A Tanodai feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezését, intézését, az ügyeket kísérő iratkezelést, valamint ezek ellenőrzését a tanoda igazgatója felügyeli, irányítja az alábbiak szerint: Az Igazgató - elkészíti és kiadja a Tanoda dokumentumkezelési szabályzatát, - jogosult a tanodába érkező küldemények felbontására, - jogosult kiadványozni, - kijelöli az iratok ügyintézőit, - ellenőrzi, hogy a Tanodában az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és a dokumentumkezelési szabályzat előírásai szerint történjen, - figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat és annak változásaira a dokumentumkezelési szabályzat módosítása végett intézkedést tesz, - irányítja és ellenőrzi a fenntartó ügyintézőjének és a projektmenedzser munkáját. 1.2. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés személyi feltételei A Tanodai feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kísérő iratkezelés, az alábbiak feladata: a.) Fenntartói ügyintéző: - köteles munkáját az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok és az Dokumentumkezelési szabályzat előírásai alapján végezni, - köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni, - feladatai: a küldemények átvétele, a küldemények felbontása, az iktatás, a kiadványok tisztázása, sokszorosítása, a kiadványok továbbítása, postai feladása a határidős iratok kezelése és nyilvántartása,
az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése, az irattár kezelése, rendezése. b.) Projektmenedzser: - feladata: a küldemények postai átvétele, a küldemények átadásra iktatásra, esetleges ügyintézése, továbbítás a fenntartói ügyintéző részére ügyintézés, iktatás és postázás céljából. 4 1.3. Az iratokkal, ügyekkel kapcsolatos feladatok a.) Az igazgató a küldeménnyel kapcsolatos ügyek elintézésére a Tanoda dolgozói közül ügyintézőt jelöl ki. b.) Az ügyintéző kijelölésével egy időben az igazgató: - meghatározza az elintézés határidejét, - esetlegesen utasításokat ad az elintézés módjára (pl.: lássa, megbeszélni. vel). c.) Az igazgató által szignált iratokat az ügyintéző köteles haladéktalanul bevezetni az iktatókönyvbe és eljuttatni azokat a kijelölt ügyintézőhöz. d.) Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembevételével köteles elintézni. e.) Az ügy elintézése történhet személyesen vagy telefon útján is, ez esetben a beszélgetés, elintézés időpontját, a beszélgető partner nevét, beosztását az ügyintézés eredményét az iratra rá kell írni, és azt az ügyintézőnek alá kell írnia. f.) Az ügy elintézése után az iratot az ügyintéző köteles visszajuttatni a fenntartó ügyintézőjének. g.) A fenntartó ügyintézője, vagy a projektmenedzser köteles az ügyintézésre kiadott iratokat és az elintézések határidejét számon tartani, és amennyiben az ügyintézés a határidőig nem történik meg, azt az igazgatónak jelentenie kell. 1.4. Felvilágosítás hivatalos ügyekben a.) A Tanoda ügyeivel kapcsolatos bármilyen érdemi felvilágosítást csak az intézmény vezetője, vagy az általa kijelölt dolgozó adhat. b.) Hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni, rendelkezésre bocsátani.
c.) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell, az igazolásul felhasznált másolat lebélyegzésével, aláírásával. Az irat és annak másolatának egyezőségéről az igazolás előtt gondosan meg kell győződni. d.) Ha az ügyet telefonon, vagy személyes tájékoztatással lehet intézni, akkor annak lényegét, az elintézés határidejét az ügyiratra rá kell vezetni. e.) A Tanodai ügyek intézésekor, illetve azokról való felvilágosítás során ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok, valamint az adatvédelmi törvény rendelkezései ne sérüljenek. 5 1.5. A Tanodai bélyegzők a.) A Tanoda hivatalos bélyegzőinek készítésére, használatára az igazgató adhat engedélyt. b.) A tönkrement, elavult bélyegzőt az igazgató ellenőrzése mellett, meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni. c.) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén jegyzőkönyvet kell készíteni. d.) A Tanoda bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni. A bélyegzők nyilvántartásának a következőket kell tartalmaznia: - a bélyegző sorszámát, - a bélyegző lenyomatát, - a bélyegző használatára jogosult személy nevét és beosztását, - a bélyegző őrzéséért felelős személy nevét, - a bélyegző átvételének keltét és az átvételt igazoló aláírást. e.) A bélyegzők nyilvántartásáért a Tanoda igazgatója által kijelölt dolgozó a felelős. 1.6. Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak az igazgató, engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg. Az ügykezelőnél lévő iratba a dolgozó akkor tekinthet be, ha a munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása ezt szükségessé teszi. 1.7. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása Az intézmény ügyeinek iratairól másolat az igazgató engedélyével adható ki. A másolatot Az eredetivel mindenben megegyező másolat felirattal, keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni.
2. Az iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak 2.1. Az iratkezelés Az iratkezelés: - a tanodába érkező beadványok és egyéb küldemények, vagy az itt keletkező iratok átvétele, illetékesség szerinti elosztása, iktatása, nyilvántartása, - a kiadványok és egyéb iratok tisztázása, (leírása, sokszorosítása), továbbítása, postára adása, kézbesítése, - az irattározás, irattári kezelés, megőrzés. 6 2.2. Irat Irat minden írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy (kotta), amely bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kéziratokat. Iratnak minősülnek a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatok is. Elektronikus irat: elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Számítástechnikai adathordozók: a mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD, stb., amelyek az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését, visszakeresését biztosítják. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás, egyszerű és hitelesített iratmásolat lehet. Közhitelű okirat: az iktatókönyv. Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. 2.3. Irattári anyag A Tanoda működése során keletkezett, a Tanoda irattárába tartozó iratok és az azokhoz kapcsolódó mellékletek.
2.4. Az dokumentumkezelési szabályzat Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, kiadványozását, rendszerzését, nyilvántartását, irattározását szabályozza. 3. A küldemények átvétele és felbontása 7 a.) A Tanodába érkező küldemények postai átvételére az alábbi dolgozók jogosultak: - igazgató, - fenntartó ügyintézője. - projektmenedzser. b.) A Tanodának személyesen benyújtott iratok átvételére a Tanoda igazgatója, a fenntartó ügyintézője, és a projektmenedzser jogosult. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. c.) Amennyiben a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az nem a Tanodát illeti, felbontás nélkül kell a címzetthez eljuttatni, vagy a postára visszaküldeni. d.) Ha az irat burkolata sérülten vagy felbontottan érkezett, a küldeményt átvevőnek rá kell írnia a Sérülten érkezett, illetőleg Felbontva érkezett megjegyzést, a dátumot és alá kell írnia. e.) A küldeményt felbontó dolgozónak egyeztetnie kell a borítékon és a benne levő iratokon lévő iktatószámokat, továbbá az iraton feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Az eltéréseket az iratra rá kell vezetni, és erről a küldemény feladóját haladéktalanul értesíteni kell. f.) Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, továbbá ha a küldemény névtelen levél a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett jelezni kell. g.) A felbontott küldeményeket a fenntartó ügyintézője köteles haladéktalanul az igazgatóhoz, annak távollétében a projektmenedzserhez továbbítani. h.) A faxon vagy elektronikus módon érkezett irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. 4. Az iktatás a.) A Tanoda iktatási rendszere évente újrakezdődő sorszámos rendszer.
b.) Az iktatás az iratok beérkezésének, illetve keletkezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. c.) A küldeményeket felbontó vezető köteles a hivatalos ügyiratot a fenntartó ügyintézőjének iktatás céljából bemutatni. d.) Iktatni kell: a Tanodába érkezett és azon belül keletkezett iratokat, meghívókat, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat. e.) Nem kell iktatni: amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni (pl.: könyvelési bizonylatok). 8 f.) Iktatáskor az iratot a jobb felső sarokban el kell látni iktatószámmal. Ezzel egy időben, a fenti adatokkal megegyezően az iktatókönyve is be kell jegyezni: - a sorszámot, - az iktatás idejét, - a beküldő nevét, - az ügy tárgyát, - a mellékletek számát, - az ügyintéző nevét. g.) Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad. h.) Téves iktatás (vagy üresen hagyott iktatószám esetén) a téves bejegyzést érvényteleníteni kell. Érvénytelenített iktatószámot újból kiadni nem szabad. i.) Az iktatókönyvben a téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes adatot. j.) Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad iktatni. 5. Kiadványozás a.) A kiadvány a Tanodai ügyintézés során belső vagy külső ügyfél, szervezet, intézmény, stb. számára készült hivatalos irat. b.) Az ügyintézőnek az ügyintézés során el kell készítenie a kiadvány tervezetét. A kiadvány tervezetének tartalmi szempontból meg kell egyeznie az elkészítendő kiadvánnyal. c.) Az elkészült tervezetet az ügyintézőnek be kell mutatnia valamelyik kiadványozási joggal rendelkező vezető dolgozónak. Hivatalos irat az iskolában csak kiadványozási joggal rendelkező vezető dolgozó engedélyével készülhet. d.) A Tanodában kiadványozási (és egyben aláírási) joggal az alábbi vezető beosztású dolgozók rendelkeznek: - fenntartó: minden irat esetében, - igazgató: minden irat esetében.
e.) Az ügyintéző által benyújtott tervezetet a kiadványozási joggal rendelkező dolgozó, a kiadványozás engedélyezése esetén K jelzéssel, dátummal és aláírásával látja el, valamint rendelkezik a tisztázás módjáról (gépelés, sokszorosítás, stb.). f.) A kiadványozásra engedélyezett tervezetet a fenntartó ügyintézője tisztázza. g.) A tisztázással kapcsolatos előírások: - tisztázni csak K betűvel, dátummal és aláírással ellátott tervezetet szabad (ettől eltekinteni csak az igazgató külön utasítására lehet), - a tisztázatnak szó szerint meg kell egyeznie a tervezet szövegével, - a tisztázatnak tartalmilag és formailag meg kell felelnie az Dokumentumkezelési szabályzat 6. pontjában megfogalmazott követelményeknek, - leírás után a tisztázatot összeolvasás útján egyeztetni kell a tervezettel. 9 h.) Tisztázás után a kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátni az iratokat. i.) Az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni a Tanoda körbélyegzőjének lenyomatával is. j.) A Tanoda hivatalos iratainak (kiadványainak) tartalmi és formai követelményei: - A kiadvány felső részén: jobb oldalon a Tanoda logója, bal oldalon az Új Széchenyi Terv logója, az ügy iktatószáma, az ügyintéző neve. az ügy tárgya, a hivatkozási szám vagy jelzés, a mellékletek darabszáma. - A kiadvány alsó részén: A Tanoda megnevezése, címe, telefonszáma - A kiadvány címzettje. - A kiadvány szövegrésze (határozat esetében a rendelkező rész és az indoklás is). - Aláírás. - Az aláíró neve, hivatali beosztása. - Eredeti ügyiraton A Tanoda körbélyegzőjének lenyomata. - Keltezés. k.) A kiadványok továbbítása: - A kiadványokhoz a borítékokat a fenntartó ügyintézője készíti el. A borítékon a postai előírásoknak megfelelő címzéssel együtt fel kell tüntetni a kiadvány iktatószámát is. - A kiadványok elküldésének módjára, ha az nem közönséges levélként történik az ügyintézőnek kell utasítást adnia. - A küldemények haladéktalan továbbításáért a fenntartó ügyintézője a felelős. - A küldemény továbbítása történhet postai úton. 6. Az irattározás rendje a.) Az elintézett iratokat a fenntartó ügyintézőjének haladéktalanul el kell helyeznie az irattárban.
b.) Az irattárba csak olyan iratot szabad elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek a címzetthez, és határidős kezelést már nem igényelnek. Ettől eltérni csak az igazgató engedélyével lehet. c.) Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak a Tanoda kiadványozási joggal felruházott vezető beosztású dolgozója engedélyezheti. II. ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 10 1. A Tanodában nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok Az alkalmazottak adatai: Nyilvántartott adatok: - név, születési hely és idő - állandó lakcím és tartózkodási hely, telefonszám - munkaviszonyra vonatkozó adatok, így különösen: o iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása, o munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultja o szabadság, kiadott szabadság o alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei o az alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei o az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai, azok jogcímei o a többi adat az érintett hozzájárulásával. A felsorolt adatok továbbíthatók a fenntartónak, a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, államigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a nemzetbiztonsági szolgálatnak. A gyermekek, tanulók adatai: Nyilvántartott adatok: - gyermek, tanuló neve, születési helye és ideje, állandó lakásának és tartózkodási helyének címe és telefonszáma, nem magyar állampolgár esetén a Magyar Köztársaság területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma - szülő neve, állandó és ideiglenes lakásának címe, telefonszáma - a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok - a sajátos nevelési igényű gyermek, tanuló fogyatékosságára vonatkozó adatok - a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő gyermek, tanuló rendellenességére vonatkozó adatok - a többi adat az érintett hozzájárulásával.
Az adatok továbbíthatók - a fenntartónak, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, államigazgatási szervnek nemzetbiztonsági szolgálatnak valamennyi adat - a családvédelemmel foglalkozó intézmények. 2. Adatkezelés a Tanodában 11 Az alkalmazottakat titoktartási kötelezettség terheli a tanulóval és családjával kapcsolatos minden olyan tényt, adatot, információt illetően, amelyről a hivatásának ellátása során szerzett tudomást. E kötelezettség a jogviszony megszűnése után határidő nélkül fennmarad. A titoktartási kötelezettség nem vonatkozik arra az esetre, ha alóla a szülővel történő közlés tekintetében a tanuló, másokkal történő közlés tekintetében a tanuló és a szülő közösen, mindkét esetben írásban felmentést adott. A titoktartási kötelezettség nem terjed ki azokra az adatokra, amelyek a törvény alapján kezelhetők és továbbíthatók. Adattovábbításra az intézmény vezetője és az általa meghatalmazott alkalmazott jogosult. I. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR A 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról rendelkezései alapján készült. A 2011. évi CXC. törvény A köznevelésről 26.. szabályozza a köznevelési intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok kezelését. II. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat időbeli és személyi hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi dolgozójára.
2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása A szabályzat tartalmát az intézmény vezetői kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára a tanoda nevelői szobájában, illetve a fenntartó ügyintézőjénél. 12 Jelen Dokumentumkezelési és Adatkezelési Szabályzat az SZMSZ mellékletét képezi, azt csak az igazgató módosíthatja. Jelen szabályzatot a nevelőtestület 213. szeptember 13-án elfogadta. (: Catalá Peiro Pedro :) igazgató Jelen szabályzatot a fenntartó 2013. november 07-én hagyta jóvá. (: Tristany De Juan Pablo Adolfo :) a rend magyarországi képviselője fenntartó Jelen szabályzat 2013. november 07-től lép életbe.