2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-607-683-2 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2010 Mercator Stúdió, 2010 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 15 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS... 19 A program környezete... 19 A program telepítése... 21 Termékaktiválás... 24 A program indítása... 25 A program indítási kapcsolói... 31 A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI... 34 MS Office újdonságok... 35 MS Word újdonságok... 41 WORD 2007 ALAPOK... 49 A Word 2007 használata... 50 Billentyűzet-kezelés... 50 Egérkezelés... 55 Szoftverkörnyezet, ablak, szalag... 57 Dokumentumváltás a Tálcán... 67 Testreszabott menük és eszköztárak... 68 Párbeszédpanelek és parancsok... 70 Megjelenítési üzemmódok... 72 Piszkozat nézet... 73 Webes elrendezés nézet... 75 Nyomtatási elrendezés nézet... 76
4 TARTALOM Dokumentumtérkép... 77 Miniatűrök... 78 Vázlat nézet... 79 Nyomtatási kép üzemmód... 80 Olvasás nézet... 83 Alapszolgáltatások... 86 Kurzormozgatás... 86 Szövegírás, javítás... 88 Kattintás utáni írás... 91 Kész szövegek bevitele... 92 Szövegkijelölés... 93 Vágás és áthelyezés... 96 Keresés a szövegben... 101 Szövegrészek cseréje... 105 Szerkesztőparancs ismétlése... 107 Szerkesztőparancs visszavonása... 107 Ugrás adott helyre... 108 Automatikus javítás... 109 Szinonimaszótár... 112 Állománykezelés... 114 Új állomány létrehozása... 116 Office fájlok megnyitása és mentése... 118 Meglévő dokumentum megnyitása... 119 Állományok keresése... 126 Egy állomány lezárása... 129 Az összes fájl bezárása... 129 A dokumentum tárolása... 130 Változatok kezelése... 132 Állományok törlése... 133 Állományok tulajdonságai... 133 Állományok csoportos nyomtatása... 137 Állományok átnevezése... 137
TARTALOM 5 Állományok postázása és másolása... 138 A munka befejezése... 140 Megszakítás nélküli programfuttatás... 141 A segítség... 143 Súgó tartalom... 144 Keresés a súgóban... 146 Elérhetőség és egyebek... 147 NYOMTATÁS... 151 Általános beállítások... 151 A nyomtató beállítása... 153 A szöveg kinyomtatása... 160 A DOKUMENTUM FORMÁZÁSA... 164 DTP ALAPOK... 167 A tipográfia jellegzetességei... 167 Tipográfiai mértékrendszer... 168 A tipográfiai közlés elemei... 169 A betű... 169 Betűtípusok... 170 Betűfajták, változatok... 177 Betűfokozatok megválasztása... 179 Betűtípusok megválasztása... 181 A sor... 185 A szövegtömb... 185 A szabadsoros szöveg... 186 A sorcsoport... 187 Tipográfiai díszek... 188 Illusztrációk... 188 A tipográfiai kompozíció... 189 Tördelési szabályok... 189
6 TARTALOM LAP- ÉS SZAKASZFORMÁZÁS... 197 Oldalszámozás... 203 Fejléc, lábléc, élőfej, élőláb... 206 Szakaszok, fejezetek formátuma... 210 Laptördelés szabályozása... 214 Szakasz-, oldal- és hasábtörések... 216 KARAKTERFORMÁZÁS... 219 Váltás kis- és nagybetű között... 228 Szövegkiemelés... 228 Iniciálé... 229 Karakterkombinációk... 230 Karakterek befoglalása... 230 BEKEZDÉSFORMÁZÁS... 232 Szegélyek... 241 Oldalszegélyek... 246 Tabulátorok beállítása... 248 Felsorolásjelölés és számozás... 251 SZÖVEGDOBOZOK ÉS ALAKZATOK... 258 Szövegdobozok létrehozása... 259 Szöveg szövegdobozba illesztése... 261 Szövegdobozok csatolása... 262 Alakzat, szövegdoboz formázása... 263 A szövegdoboz és a vászon... 273 Kép- és keretigazítás... 275 SABLONOK ÉS STÍLUSOK... 283 Meglevő stílusok használata... 284 Stílusalkalmazás szalaggal... 285 Stílusalkalmazás minta alapján... 290
TARTALOM 7 Stílusalkalmazás billentyűvel... 296 Új stílus létrehozása... 298 Stílus létrehozása szerkesztés előtt... 298 Stílus rögzítése stílusjegyek alapján... 302 Stílus átvétele dokumentumból... 302 Meglévő stílusok módosítása... 303 Stílusok kezelése... 306 A Word telepített sablonjai... 307 Sablonállományok alkalmazása... 312 A sablonállomány módosítása... 317 A sablonállomány kinyomtatása... 317 Vízjelek... 317 WEBDOKUMENTUMOK FORMÁZÁSA... 319 Webtémák... 320 Keretes webdokumentumok... 321 OBJEKTUMOK KEZELÉSE... 325 Könyvjelzők beillesztése... 325 Láb- és végjegyzetek beszúrása... 327 Képaláírás, objektumszámozás... 331 Hivatkozások elhelyezése... 334 Kereszthivatkozások elhelyezése... 334 Stílushivatkozások... 336 Könyvjelzős hivatkozások... 341 Lábjegyzet-hivatkozások... 342 Hiperhivatkozások... 344 Dátum- és időbeírás... 346 Mezőutasítások... 347 Szimbólumok beszúrása... 405 Magyarázó jegyzetek beszúrása... 407 Állományok bekapcsolása... 411
8 TARTALOM Objektumok beszúrása... 412 CÍMSZERKESZTŐ... 415 EGYENLETSZERKESZTŐ... 423 Egyenlet külső objektumként... 423 Az egyenletszerkesztő parancsai... 425 Egyenletszerkesztő eszköztár... 432 A beépített egyenletszerkesztő... 439 SMARTART DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE... 443 Listák készítése... 443 Folyamatok rögzítése... 445 Ciklusok ábrázolása... 446 Szervezeti sémák készítése... 446 Kapcsolatok, viszonyok ábrái... 450 Mátrix és piramis diagramok... 450 A SmartArt diagramok formázása... 451 KÉPEK BESZÚRÁSA... 454 ClipArt kép beszúrása... 454 Kép beszúrása fájlból... 460 Fényképezőgépből származó képek... 468 Lapolvasóról származó képek... 469 Médiaklipek beillesztése... 470 A csatolt fájlok aktualizálása... 474 VEKTOROS RAJZOLÓ... 477 GRAFIKONRAJZOLÓ... 481 Adatok módosítása... 482 Grafikonszerkesztés... 485 A diagramok formázása... 486
TARTALOM 9 TÁBLÁZATKEZELÉS... 505 Táblázatok létrehozása... 506 Mozgás a táblázatokban... 510 Kiválasztás a táblázatokban... 511 Kész táblázatok formázása... 512 Táblázatkonverziók... 522 Cellaműveletek... 524 Számolási műveletek a cellákban... 526 VÁZLATSZERKESZTÉS... 531 Automatikus címszint-jelölés... 535 A címszintforma módosítása... 536 Hosszú dokumentumok kezelése... 538 RENDEZÉS... 542 Táblázat rendezése... 542 Dokumentum rendezése... 544 AUTOMATIKUS JEGYZÉK-KÉSZÍTÉS... 546 Tárgymutató... 547 Tartalomjegyzék... 559 Ábra- és egyenletszámozás, jegyzék... 570 Hivatkozások, idézetek jegyzéke... 574 Irodalomjegyzék... 577 A jegyzékek frissítése... 580 AUTOMATIKUS FORMÁZÁS... 582 NYELVI SZOLGÁLTATÁSOK... 592 Helyesírás-ellenőrzés... 592 Elválasztás... 599 Nyelvhelyesség-ellenőrzés... 602
10 TARTALOM Szinonimaszótár... 603 Fordítás... 606 MAKRÓPARANCSOK... 608 Új makró felvétele... 610 Makró futtatása... 612 Makró szerkesztése... 613 Makró törlése... 613 Makró átnevezése, másolása... 614 Biztonsági beállítások... 614 ŰRLAPOK KÉSZÍTÉSE... 616 Régebbi vezérlők használata... 616 2007-es vezérlők használata... 624 INFORMÁCIÓ-MEGOSZTÁS... 628 Dokumentumvédelem... 628 Formázás korlátozása... 631 Szelektív szerkesztés jóváhagyása... 632 A védelem feloldása... 633 Dokumentum munkaterületei... 634 Tartalomvédelmi szolgáltatás... 636 A változtatásjelző... 639 Dokumentumok összehasonlítása... 646 Dokumentumok összevetése... 648 Dokumentumok egyesítése... 649 Közös munka a hálózaton... 650 LEVELEZÉS... 652 A Word mint e-mail szerkesztő... 652 Dokumentum mint elektronikus levél... 652 Körlevelezés... 654 Körlevelek elemi részei... 654
TARTALOM 11 Adatdokumentum kialakítása... 656 Adatdokumentum létrehozása... 657 Meglévő adatállomány felhasználása... 662 Törzsdokumentum kialakítása... 667 Összefésülés... 676 Címkeformátum beállítása... 677 Borítékformátum beállítása... 680 Különleges utasítások... 682 ASK (KÉRDÉS) utasítás... 682 FILL-IN (ÉRTÉK) utasítás... 684 IF (HA) utasítás... 685 MERGEREC (KÖRLEVREKORD) utasítás... 686 MERGESEQ (KÖRLEVSORSZÁM)... 686 NEXT (KÖVREKORD) utasítás... 687 NEXTIF (KÖVREKORDHA) utasítás... 687 SET utasítás... 688 SKIPIF (KIHAGYÁSHA) utasítás... 688 Összefésülési példa... 688 TESTRE SZABÁS... 692 Környezeti beállítások... 692 Felhasználó adatai... 694 Megjelenítés... 695 Ellenőrzés és javítás beállításai... 699 Az automatikus javítás beállításai... 702 Mentés beállításai... 708 Kibővített beállítások... 710 Az eszköztár testre szabása... 724 A billentyűzet beállítása... 727 Beépülők beállításai... 729 Biztonság beállításai... 730 Erőforrások... 733
12 TARTALOM A program indítási módjának testre szabása... 734 A Word indítási kapcsolói... 736 GYORSGOMBOK... 738 Funkciógombok és kombinációik... 738 Dokumentumok kezelése... 740 Karakterformázás... 741 Bekezdésformázás... 742 Szöveg és ábra szerkesztése... 743 Szöveg és ábra kijelölése... 743 Szöveg- és ábrakijelölés táblázatban... 744 Kijelölés bővítése... 744 Kurzormozgatás... 745 Mozgás táblázatban... 746 Bekezdések és tabulátorok beszúrása táblázatban... 746 Törlés... 746 Másolás és áthelyezés... 747 Különleges karakterek beszúrása... 747 Dokumentumok javításainak áttekintése, véleményezése... 748 Olvasási elrendezés nézet... 748 Körlevél készítése... 749 Nyomtatás és megtekintés... 749 Mezők kezelése... 749 A vázlatszerkezet átalakítása... 750 Szalaghoz tartozó billentyűk... 751 Ablakkezelés... 751 Párbeszédpanelek kezelése... 752 Beviteli mezők kezelése... 753 Weblapok kezelése... 754 Kereszthivatkozások, jegyzetek... 754 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 755
TARTALOM 13 Office menü... 755 Kezdőlap kategória... 759 Beszúrás lap kategória... 763 Lap elrendezése lap kategória... 765 Hivatkozás lap kategória... 769 Levelezés lap kategória... 771 Korrektúra lap kategória... 773 Nézet lap kategória... 776 Fejlesztőeszközök lap kategória... 778 SmartArt-eszközök Tervezés lap kategória... 780 SmartArt-eszközök Formátum lap kategória... 781 Diagrameszközök Tervezés lap kategória... 787 Diagrameszközök Elrendezés lap kategória... 788 Diagrameszközök Formátum lap kategória... 792 Képeszközök Formátum lap kategória... 798 Rajzeszközök Formátum lap kategória... 802 WordArt eszközök Formátum lap kategória... 807 Szövegdobozeszközök Formátum lap kategória... 811 Táblázateszközök Tervezés lap kategória... 816 Táblázateszközök Elrendezés lap kategória... 818 Élőfej- és élőlábeszközök Tervezés lap kategória... 821 Egyenleteszközök Tervezés lap kategória... 823 Szabadkézi eszközök Tollak lap kategória... 825 Webnaplóbeli hozzászólás lap kategória... 825 Nyomtatási kép lap kategória... 828 Tagolás lap kategória... 829 FONTOS WEBHELYEK... 831 Hivatalos Word oldalak... 831 Letöltések... 831 Tippek és trükkök... 832 Kiegészítők... 832
14 TARTALOM Word makrók... 833 Word sablonok... 833 Word feladatok... 834 IRODALOM... 835
ELŐSZÓ 15 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Word szövegszerkesztője az egész világon elterjedt, közismert, közkedvelt és az eladási listákat vezető program. Ezt bizonyítja a programról megjelent szakkönyvek nagy száma is. A Word 2007-es (12.0-ás) változata, mint az Office rendszer 2007 legismertebb tagja az Office 2007 Rendszer többi tagjával együtt igen fontos átalakításon esett át. A felhasználói felületet teljesen átformálták a fejlesztők. A felhasználói felület soha nem látott mértékű átalakítására a Microsoft szerint több okból is szükség volt: Felméréseik szerint az általános felhasználói vélemény az, hogy az Office funkcióknak csak mintegy 5 %-át használják, A többi 95 %-ot nem találják, nem jönnek rá kezelésére. A parancsok száma az 1989-ben megjelent első változat 50 parancsával szemben elérte a 270-et. Az eredeti két eszközsáv a Word 2003-ra már 32-re gyarapodott. A Word 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19- re emelkedett. Mindezen okoknak tudható be tehát, hogy szakítottak a korábbi grafikus felhasználói felülettel és teljesen újat alkottak, ahol az eszköztárak és menük szerepét túlnyomó részben a szalagok és lapfülek vették át. A fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen
16 ELŐSZÓ csökkent. Ami maradt, azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg, és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez alapértelmezetten tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. Az első látásra egyszerű Office menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF vagy XPS formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Ezt választva tapasztalhatjuk, hogy csak egy erősen lebutított változattal találkozunk. Ha tökéletesebb megoldásra lenne szükségünk, akkor szerezzük be az Adobe Acrobat programot (jelenleg több mint 100 ezer forint). Ha viszont van Acrobatunk, akkor telepíthetjük a hozzáadott Word beépülő modult, amely rengeteg beállítási lehetőséget biztosít.
ELŐSZÓ 17 Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját (béta változaton alapuló) tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak (ez esetben csupán annyi történt, hogy az Eszközök gomb máshová került). Az Előkészítés almenüben viszont már csupa új paranccsal találkozunk, amelyek a csoportmunkát hivatottak támogatni. Ezeket a parancsokat a Közzététel almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk (ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. Ebben a változatban minden megváltozott, de a korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket használjuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehetőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általában minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban helyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formázás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is. A program első, 1983-as változata óta jelentős átalakulásnak lettünk tanúi. A legújabb változat, mint irodai mindenes, önmagában, de az Office rendszer 2007 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás Info- Path és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az
18 ELŐSZÓ alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt, olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része. A Word 2007-ről szóló elektronikus könyvünk a Microsoft Office Word 2007 magyar nyelvű változatát tárgyaló legteljesebb kiadás. Ugyanakkor az árcsökkentés és könnyebb kezelhetőség érdekében továbbra is forgalmazzuk az ötkötetes könyvsorozatot. A kötet végén összefoglaltuk azokat a webhelyeket, amelyeket tanácsos a programmal foglalkozóknak felkeresni. Ezeken a webhelyeken ugyanis értékes tartalmat, tippeket, trükköket, technikákat, oktatóanyagokat, mintapéldákat, sablonokat találnak, valamint eljuthatnak olyan fórumokra is, ahol segítséget kaphatnak a felmerülő problémák megoldásához. Ehhez elegendő a megfelelő hiperhivatkozásra kattintani. A parancsok közötti eligazodást a papíros könyvekben általában a könyv végén megtalálható tárgymutató segíti. Elektronikus könyv esetében e helyett kereshetünk a teljes dokumentumban is, de hasznosnak bizonyul a törzsszöveg bal oldalán megjeleníthető könyvjelző jegyzék, amelyet mi alaphelyzetben a könyv tartalomjegyzékével töltöttünk fel. A tartalomjegyzék + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e- Book Reader, illetve az Adobe Reader segítségével olvasható (letölthető többek közt a www.adobe.com webhelyről is). A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2010. január Köszönettel a szerző
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 19 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A program telepítésén csak kis mértékben változtattak. A termék védelmét az illetéktelen felhasználókkal szemben itt is a termékaktiválásra bízták. Ez azt jelenti, hogy a futtatást engedélyező kódot csak a Microsoftos (személyes adatokat nem tartalmazó) regisztráció után kapjuk meg, e nélkül programunk csak korlátozott számú indítást engedélyez. A megoldás célja az illegális programhasználat csökkentése. A program környezete Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Előbb a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógép-összetétel: A Microsofttól kapott információk szerint az Office 2007 rendszer hardverigénye megegyezik az előző változatáséval, kivéve, ha különleges multimédiás szolgáltatásokra és az Outloook programban az univerzális azonnali keresés szolgáltatásra van szükségünk. Ebben az esetben ugyanis 1GB memóriát javasolnak.
20 A program környezete Ezek szerint megfelelő az előző változathoz ajánlott konfiguráció: 233 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő teljesítményű proceszszor. A Microsoft Office 2007 rendszer RAM-igénye az operációs rendszertől függ, ezen kívül egy időben futó Office alkalmazások mindegyikéhez további 8 MB RAM-ot kell biztosítani: Windows XP esetében pedig 64 MB RAM kell az operációs rendszernek (az összes legkisebb memóriaigényt 128 MB-ban adják meg). A merevlemezen szükséges szabad terület mérete a konfigurációtól függ. A Microsoft Office rendszer Professional Edition 2007 alapértelmezés szerinti telepítéséhez 440 MB szabad merevlemez-terület szükséges, a telepítő fájlok választható (de ajánlott) gyorsítótára további 320 MB szabad tárterület igényel. A szükséges merevlemez-terület az egyedi telepítési beállításoktól függően változhat. CD ROM, azaz CD olvasó. SVGA monitor és vezérlőkártya legalább 800x600 képpont felbontással, 256 színnel. Egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz. Bármilyen, a Windows által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail, illetve az Outlook programot is szeretnénk használni; Microsoft Windows XP vagy újabb operációs rendszerverzió. A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 2 GHz-es Pentium IV vagy annak megfelelő AMD processzor; 512 MB RAM; minimum 1 GB winchester; DVD ROM, azaz DVD olvasó; XGA színes monitor és vezérlőkártya (1024x768x64k szín); Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Microsoft Windows Windows XP vagy újabb operációs rendszerverzió.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 21 A program egyes funkcióit csak további kiegészítő eszközök birtokában alkalmazhatjuk: 14400 baud sebességű vagy gyorsabb modem, multimédiás számítógép a hang- és egyéb multimédiás hatásokhoz, Microsoft Mail, MS Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy más MAPI-rendszerű üzenetkezelő szoftver az elektronikus üzenetek kezeléséhez, internet elérés, egyes speciális csoportmunka funkciók megkövetelik a Windows Server 2003 kiszolgálóra telepített Windows SharePoint Services szolgáltatást. Az Office 2007 Professional egyes szolgáltatásainak további igényei: Multimédia: A hangok és más multimédiás effektusok lejátszásához multimédiás számítógép szükséges. A hardveresen gyorsított videokártyák és az MMX processzorok magasabb szintű grafikus megjelenítést biztosítanak. Az angol nyelvű verzióban elérhető beszédfelismeréshez Pentium IV processzor, 1 GB vagy több RAM, mikrofon és audio kimeneti eszköz szükséges. Elektronikus levelezés és internet: Microsoft Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy MAPI kompatíbilis levelezőrendszer az elektronikus levelezéshez; Microsoft Exchange Server a Microsoft Outlook bizonyos fejlett csoportmunkát támogató funkcióihoz; egyes internetes funkciókhoz Internet-elérés 14,4 kbit/s vagy nagyobb sebességű modemen vagy nagysebességű összeköttetésen keresztül és csatlakozás egy internetszolgáltatóhoz (a kapcsolatért a szolgáltató helyi díjat számolhat fel). Kézírás: Az angol nyelvű verzióban elérhető kézírás-felismerő funkciók használatához írótábla ajánlott. A program telepítése A Microsoft Office rendszer telepítése némileg eltér a korábbiaktól. A telepítés első lépésében behelyezzük a telepítő CD-t a meghajtóba, miután a telepítőprogram elindul. Ennek első párbeszédpaneljén
22 A program telepítése megadjuk a telepítéshez szükséges, a telepítőkészlettel együtt kapott kódot, vagyis a 25 karakteres termékkulcsot. Amennyiben ezt elmulasztjuk, még harminc napunk áll a rendelkezésünkre pótolni. Ebben az időszakban a program próbaverzióként használható. A következő lépéshez kattintsunk a Tovább gombra. A második párbeszédpanelen elolvashatjuk a Microsoft szoftverlicenc-szerződését. A következő párbeszédpanelre csak akkor léphetünk tovább, ha a jelölőnégyzet bejelölésével elfogadjuk a szerződés feltételeit. A harmadik párbeszédpanel mindössze két nyomógombot tartalmaz: a Frissítés gombbal a telepítést úgy folytatjuk, hogy felülírjuk a korábbi programváltozatot. Ha valamilyen fontos egyedi beépülőt mindenképpen akarunk használni (például az Adobe PDF konverterét), akkor ne ezt válasszuk, hanem a Testreszabás gombra kattintás után megadhatjuk mely alkalmazások maradjanak meg gépünkön. Amennyiben a 2007-es Office rendszer angol változatát telepítettük korábban, akkor azt a mostani telepítés felülírja, hiába adunk meg később másik telepítési mappát. A következő párbeszédpanel Frissítés lapján adjuk meg, hogy a korábbi változatokból akarunk-e megtartani valamit. Akár alkalmazásonként is kiválaszthatjuk a megtartandókat (lásd a következőábrát). A Minden korábbi verzió eltávolítása választókapcsoló a korábbi programokat törli, végül egyetlen, a legújabb Office változat marad a gépünkön. Ha a telepítési hely vagy az alapértelmezett telepítési jellemzők, komponensek nem felelnek meg, vagy legalábbis a telepítés előtt akarjuk áttekinteni ezeket, akkor mindenképpen kattintsunk a többi lapfülre és végezzük el a beállítást, illetve nézzük meg a lehetőségeket. A Telepítési változatok lapon a szürke színű gombok azt jelzik, hogy a hozzájuk tartozó alkalmazáshoz nem telepítünk fel minden komponenst. Az összetevők listáját a + ikonra kattintva láthatjuk. A gombokra kattintva menüt nyithatunk ki, amelyen beállítható, hogy a program most (A sajátgépről fut), később (Első használatkor telepítendő), vagy később se (Nem érhető el) telepítse az adott öszszetevőt, vagy az adott ágból nyíló valamennyi összetevőt.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 23 A részletes beállításokat párbeszédpanel-lapokon adjuk meg A Telepítési hely lapon adjuk meg a program telepítési könyvtárát. Segítségül a párbeszédpanelen láthatjuk, hogy a kiválasztott telepítendő komponensek mekkora helyigénnyel járnak és a megadott meghajtón ezzel szemben mennyi szabad helyünk van. Másik mappát a Tallózás gombbal megjelenített párbeszédpanelen egyszerűen választhatunk ki. A Felhasználói adatok párbeszédpanel-lapon a felhasználó neve, monogramja és cégneve adható meg, ezeket egyébként később egyszerűen módosíthatjuk A Word beállításai párbeszédpanelen. A beállítások után kattintsunk a Telepítés gombra!
24 A program telepítése A telepítendő összetevők kiválasztása Termékaktiválás A termék aktiválása nélkül a program csak korlátozott számú a jelenlegi beállítások szerint 25 indítást engedélyez. Létezik a programcsomagnak 30 vagy 60 napos bemutató (trial) változata is. E periódus lejárta után csak csökkentett funkcionalitással (általában nézegetésre) használhatók az Office Rendszer programjai. Egyes licenckonstrukciókban az aktiválás megtörténik már a program (illetve az Office csomag) telepítése során. Más esetekben és az egyéni felhasználók számára ez az általános az aktiváláshoz kattintsunk az Office gombra kattintva megjeleníthető menü al-
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 25 ján látható A Word beállításai gombra, majd A Word beállításai párbeszédpanel Aktiválás gombjára. A program opciói között találjuk az aktiválást is A parancs kiadása után adjuk meg a kért adatokat és aktiváljunk az interneten vagy a Microsoft megadott telefonos ügyfélszolgálatán keresztül. A program indítása A program indítása megegyezik az Office korábbi változataiból megismert móddal. Kézenfekvő a Microsoft Office telepítésekor létrejött eszköztár (irányítópult) alkalmazása, ha a korábbi Office verziót is használtuk (az Office 2003-ban az irányítópult helyett a Windows XP Start menüjét vagy a Tálca gyorsindítás sávját ajánlják). Ez a Start/Programok Microsoft Office eszközök almenü Microsoft Office Irányítópult parancsával indítható. Az első indítás során meghatározhatjuk, hogy az indítópult a Windows minden további
26 A program indítása indításakor automatikusan elinduljon. Ha a megjelenő panelt nem kívánjuk többé látni, akkor jelöljük be a Legközelebb ne jelenjen meg ez a kérdés jelölőnégyzetet. Az automatikus indításhoz a panel Igen gombjára kattintunk, az egyszeri indításhoz a Nem gombot nyomjuk meg. Indítás beállítása az irányítópulttal Ez után az irányítópult megjelenik a képernyő valamelyik (általában jobb) szélén, ahonnan egérrel a megfelelő helyzetbe húzhatjuk. Az irányítópult tartalmazza a telepített Office komponenseket. Az irányítópult a képernyő tetszőleges oldalán rögzíthető, vagy akár lebegő eszköztárként is alkalmazható. Testre szabásával beállíthatjuk automatikusan eltűnő üzemmódját és más nem Office programok indítási lehetőségeit. Az irányítópult a 2003-es előtti változatról frissítve használható Ha az irányítópultban a Word ikon nem jelenne meg, akkor adjuk ki a jobb egérgombbal az eszköztárra kattintva előbukkanó helyi menü Testreszabás parancsát, majd válasszuk a Gombok párbeszédpanel-lapot és jelöljük be a Microsoft Word program előtti jelölőnégyzetet. Ha a program nem szerepel a listában, akkor vegyük fel a listára a Fájl felvétele gombra kattintva. Ekkor egy következő panelen kell megadnunk a program helyét, amelynek megkereséséhez használhatjuk a böngésző szolgáltatást.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 27 Az irányítópult testre szabása Ha a programot nem a 2003-as változat előtti (például XP) változatról frissítve telepítettük, akkor az irányítópult nem áll rendelkezésünkre. A programot ilyenkor indíthatjuk a Windows nyomógombjára kattintás után a Programok (Minden program, Programs) csoportból a Futtatás (Run) ablakból, vagy ha parancsikon rövidítést készítettünk, akár a Windows munkaasztaláról, illetve a Tálca gyorsindítás sávjáról is. Ide a Start/Programok menüből a bal egérgomb nyomva tartása közben húzhatjuk leggyakrabban használt programjainkat. Az ikonok itt a Windows minden indítása után megjelennek, így ez gyors programindítást biztosít. Microsoft Office ikonok a Windows tálcáján Ha a parancsikon rövidítést nem helyeztük el a munkaasztalon, akkor választhatjuk a munkaasztalon a jobb egérgombos kattintással vagy a Shift+F10 billentyűkombinációval megjelenített helyi menü Új Microsoft Office Word Document parancsát. Ugyanezt a parancsot megtaláljuk a Windows Intéző (fájlkezelő) Fájl/Új almenüjében is.
28 A program indítása A Windows grafikus környezetben többféle módon indíthatunk programot: A korábban szerkesztett, illetve más Windows alkalmazással létrehozott anyagok a Start/Dokumentumok listából is kiválaszthatók. Programindítás korábban szerkesztett fájl betöltésével Ha egy ilyen Winword dokumentumra kattintunk, akkor betöltődik a Word, majd abba a dokumentum, melynek szerkesztését folytathatjuk. (Ha már fut a Word, akkor így egy új szerkesztőablakot nyitunk, és abba töltődik a kiválasztott dokumentum). A Windows XP operációs rendszerben a Start/Legutóbbi dokumentumok menüt használjuk. A Start menü Futtatás... parancsának kiadása után azaz rákattintva előbb a nyomógombra, majd a Futtatás... sorra beírással megadhatjuk vagy a Tallózás... nyomógombra kattintás után a könyvtárszerkezetben kiválaszthatjuk (lásd a Futtatás párbeszédpanelt) a program elérési útját. E kényelmetlen indításban az a hasznos, hogy az indító parancssorban megadhatunk indítási kapcsolókat is. A vizsgált meghajtót, illetve könyvtárat a Hely listában választjuk ki. A párbeszédpanel ikonjával a könyvtárszerkezetben egy szinttel feljebb, az ún. szülő könyvtárba léphetünk. A könyvtárakat a mappák, az aktuális könyvtárat a megnyitott mappa jelöli. A Megnyitás nyomógombra kattintás után a Futtatás párbeszédpanelbe töltődik az elérési út. Ott kattintsunk az OK nyomógombra vagy válasszuk ki az OK nyomógombot és nyomjuk meg az Enter billentyűt.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 29 Programindítás a futtatás párbeszédpanelről Csoportablakban szereplő programot a csoport (például Office) megnyitása után szintén a Winword program ikonjára mért dupla kattintással indítunk el. A Start/Beállítások/Tálca... parancs segítségével vagy az Intézőben (a Ctrl billentyű nyomva tartása közben húzzuk a Winword alkalmazást a Start menübe) beállíthatjuk a Start és a többi menü tartalmát. Word parancsikon elhelyezése a Start menüben Ha gyakran használjuk Wordünket, akkor ez a legpraktikusabb megoldás. Az így átalakított, legfelső szintű menüben a Winword (.exe) sorra kattintva indíthatjuk a leggyorsabban a programot. Bár a Windows XP alatt a tálca módosítására ritkán van szükség,
30 A program indítása hiszen a leggyakrabban használt programjaink automatikusan megjelennek a Windows nyomógombjára kattintás után, ha a fenti átalakítást elvégezzük, akkor a megadott programok mindig, azaz a programindítások számától függetlenül megjelennek a Start menüben. Az állandóan megjelenő (testre szabással ide helyezett) programok egy vízszintes vonal felett, a gyakori indítás miatt kiérdemelt helyzetű programok a vonal alatt jelennek meg. Hasonló módon, a Start/Programok Microsoft Word (a Windows XP alatt a Start/Minden program Microsoft Word) menüsorra kattintva is elindíthatjuk a programot, de ekkor e menüsor eléréséhez több műveletet kell végeznünk, így valamivel hosszadalmasabb. Office parancsikonok a munkaasztalon Ha gyakran dolgozunk egy meghatározott dokumentumon, akkor annak ikonját érdemes a Windows ablak állandó részévé tenni, azaz az Asztal (Desktop) könyvtárba másolni. Ekkor a dokumentum szerkesztése a Word program betöltésével együtt az ikonra mért dupla kattintással indítható. A dokumentum későbbi saját felhasználói könyvtárunkba helyezése után (ikonját az asztallapról a könyvtárunkba húzzuk), ha a Windows Dokumentumok listájából ezt a dokumentumot választjuk, a Windows megkeresi az állomány új helyét. A dokumentumot többféleképpen helyezhetjük az asztallapra: 1. Az egér jobb gombjával a Windows hátterére, azaz az asztallapra kattintunk. Az ekkor megjelenő helyi menü Új Microsoft Office Word Document parancsával új, üres dokumentum ikonját helyezhetjük el az asztallapon. Később használhatjuk ezt az ikont is a Word betöltésére, illetve üres dokumentum szerkesztőablakának megnyitására.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 31 2. A dokumentumot megfogjuk a Windows Programok/ Windows Intéző listáján és a lenyomott bal egérgomb nyomva tartása mellett a Windows képernyő hátterére vontatjuk. Ezután felengedjük az egérgombot. Ekkor a dokumentum megjelenik a Start/Programok (Desktop) könyvtárban, ikonja az asztallapon. 3. Parancsikont a legegyszerűbben úgy hozhatunk létre, hogy az egér jobb gombjával a Windows hátterére, azaz az asztallapra kattintunk. A helyi menü Új/Parancsikon parancsával megjelenített Parancsikon létrehozása párbeszédpanelen mezőbeírással adjuk meg vagy Tallózás nyomógombra kattintás után keressük ki az OFFICE12 könyvtár WINWORD programját. A program indítása után korábban azonnal megjelent a munkaablak, most módosítottak az alapértelmezett állapoton. A program indítási kapcsolói A Word indításához a program betöltését szabályozó alapértelmezett indítási kapcsolókat is megadhatunk (parancsikonhoz kapcsolva vagy parancssorban). Ha parancsikonhoz például különböző sablonok parancsikonjaihoz kapcsolódóan adjuk meg ezeket a tulajdonságokat, akkor többféle indítási módot is beállíthatunk. A Windows asztalán kattintsunk a Microsoft Word parancsikonjára az egér jobb gombjával, a menüből válasszuk a Tulajdonságok parancsot, majd a Parancsikon panellapot, vagy a Windows Explorerben kattintsunk a Microsoft Word program ikonjára, majd a Fájl menüben válasszuk a Tulajdonságok parancsot (lásd az ábrát). A Cél vagy Parancssor mező tartalmazza a Word elérési útvonalát. Az elérési útvonal végére írhatjuk a következő kapcsolókat: Kapcsoló Feladat Példa /a A Word a bővítmények és a globális /a sablonok (beleértve a Normál sablont is) automatikus betöltése nélkül indul. A beállító fájlok sem módosíthatók.
32 A program indítási kapcsolói Az indítási kapcsolókat parancsikonhoz kötjük Kapcsoló Feladat Példa /l beépülő A program egy megadott beépülő bővítmény /lsales.dll útvonala betöltésével (például WordArt) indul. Ezek dokumentumba beágyazható objektumokat hoznak létre. Egyébként, ha a sablon vagy a beépülő program a Word Startup mappájában van, akkor mindig automatikusan betöltődik, valahányszor a Word-öt megnyitjuk. /m A Word betöltése egy megadott makró /m makrónév futtatásával. /m Indítás az automatikusan végrehajtandó makrók futtatása nélkül. Kapcsolók /m
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 33 használata nélkül a Word indításakor tartsuk lenyomva a Shift billentyűt. /n A Word indítása dokumentum megnyitása nélkül. Az ezután megnyitott dokumentumok nem jelennek meg a többi példány Nézet/Ablak/Ablakváltás menüjében. /t fájlnév A Word elindítása egy normal.dot sablontól eltérő sablonnal. /w A Word indítása egy üres dokumentummal. Az így és az ezután megnyitott dokumentumok nem jelennek meg a többi példány Ablak/Ablak/Ablakváltás menüjében. /n /t c:\kezdő.dot Az automatikusan végrehajtandó makrók futása megakadályozható kapcsolók nélkül is. Ehhez a Word indításakor tartsuk lenyomva a Shift billentyűt. Ha a programot az Office Irányítópultról indítjuk, akkor előbb kattintsunk az Irányítópult Word ikonjára, majd azonnal nyomjuk le a Shift billentyűt és a program betöltéséig tartsuk lenyomva.
34 A program indítási kapcsolói A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk második fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office Word 2007, azaz a Winword 12.0 program (12.0.4518.1014 változat) újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. Ebben a részben vázlatosan mutatjuk be a Word legújabb változatának legjellegzetesebb eltéréseit a megelőző, Word 2003-as változatától. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Word tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és a szövegszerkesztés alapszolgáltatásainak (3. fejezet) megismerése után térjenek ide vissza. A Word 2007 felismeri az összes korábbi Word változattal készült fájlokat (beleértve a DOS alatt futó verziókat is). Beolvasás után ezeket menthetjük a korábbi Word dokumentum formátumban (ezt az üzemmódot a program címsorában megjelenő Kompatibilitási mód felirat is jelzi), vagy egyéb formátumokra is konvertálhatunk, köztük a Word 2007 XML alapú, docx kiterjesztésű formátumába. A 97-es formátum többek között arról nevezetes, hogy megoldja a Word dokumentumok régi nagy problémáját, azaz a túlságosan nagyméretű dokumentumok tárolását. Ennek érdekében a Word a beillesztett képeket tömörítetten tárolja, így a méretcsökkentés igazán a sok ábrát tartalmazó dokumentumokon érvényesül. Ezt később kiegészítették azzal, hogy a képek levágott (nem megjelenített, de tárolt részeit eltávolíthatjuk a fájlból). A Word 2007-ben készült fájlok is elmenthetők a korábbi változatoknak megfelelő formátumban, ekkor azonban az adott változat után megjelent új formázások eredményei elvesznek. Gondjaink lehetnek az így mentett állományokkal, ha egyéni tulajdonságokat mentettünk el az adatlapon
A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 35 (ezeket érdemes a 97-es változat előtti formátumba mentés előtt törölni). MS Office újdonságok A következőkben a Word 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval.
36 MS Office újdonságok A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehéz-
A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 37 kes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor a Gyorselérési eszköztár testreszabása parancsot az eszköztár helyi menüjében, illetve A Word beállításai párbeszédpanelen találhatjuk meg. A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok csoportfeliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés csoportcímkék melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat.
38 MS Office újdonságok Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány
A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 39 melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Több új diagramtípus is megjelent Oszlopdiagram a cellán belül
40 MS Office újdonságok Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált.
A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 41 Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk MS Word újdonságok A Word legfontosabb újdonságait mutatjuk csak itt be, hiszen mivel a felhasználói felületet teljesen újratervezték, új helyre került minden parancs is, ezeket az adott helyen részletezzük. Az új felhasználói felületen fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. Foglalkozzunk először ezzel! Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF vagy XPS formátumba is (ehhez azonban először a megfelelő eszközöket le kell töltenünk a Microsoft honlapjáról).
42 MS Word újdonságok A Fájl menü utódja minden fontos parancsot tartalmaz A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szüksége nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Ha ezt választjuk, akkor meglepve tapasztaljuk, hogy csak egy erősen lebutított változattal találkozunk, amelyhez jelszavas védelmet sem állíthatunk be. Ha ilyenre lenne szükségünk, akkor szerezzük be az Adobe Acrobat programot (jelenleg több mint 100 ezer forint). Ha viszont van Acrobatunk, akkor telepíthetjük a hozzáadott Word beépülő modult, amely rengeteg beállítási lehetőséget biztosít. Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját (béta változaton alapuló) tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak (ez esetben csupán annyi történt, hogy az Eszközök gomb máshová került és eltűnt a fájlkeresés lehetősége).
A WORD 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 43 A PDF formátumú közzététel beállítási lehetőségei Az Előkészítés almenü
44 MS Word újdonságok Az Előkészítés almenüben viszont már csupa új paranccsal találkozunk, amelyek a csoportmunkát hivatottak támogatni. Ezeket a parancsokat a Közzététel almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. A megosztás pedig történhet elektronikus levélben, faxon, valamint közös dokumentumtárban. A Word működési beállításai Fontos tudni, hogy mivel a korábbi Eszközök menü megszűnt, az Office gombból legördíthető menü alján látható A Word beállításai