Adatbázis-kezelési újdonságok a Microsoft Access 2007- ben A Microsoft Office 12 programjainak újdonságait bemutató sorozatunkban eljutottunk az utolsó olyan alkalmazásig, amelynek felhasználói felülete magán viseli a legújabb, radikális átalakítás nyomait. A látványos külső mögött azonban jelentősen módosítottak a program tulajdonságain, beleértve a fájl- és adattípusokat, kényelmi szolgáltatásokat is. Új megjelenés A Microsoft Office Access 2007 programban az Office 12 fő tartalomelőállító programjaihoz (Word, Excel) hasonlóan teljesen átalakították a felhasználói felületet. A menük szinte teljesen megszűntek, helyettük itt is a szalagok vették át szerepüket. A program indító képernyője Már a program indító képernyője is megváltozott, most egy letisztult felhasználói felületen választhatunk sablonokat (Template Categories), ismerkedhetünk meg a program újdonságaival (What s new in Access 2007?), vagy tölthetünk be létező adatbázisokat (Open Recent Database). Ez utóbbi helyen találjuk a korábban megnyitott állományaink listáját is, amelyeket így gyorsabban betölthetünk, mintha a More parancs kiadása után kellene végigböngésznünk értük a merevlemezeket. Már erről a kezdő képernyőről is látszik, hogy az Access 2007-ben az Office 12 többi programjához hasonlatosan nagyobb szerepet szánnak a Microsoft Office Online webhelynek, illetve az onnan letölthető anyagoknak. Így jelentős előnybe kerülnek azok a felhasználók, akik élő internet-kapcsolattal rendelkeznek, hiszen a sablonok, sőt a súgóállományok nagyobbik része is innen tölthető le. Később sokszor tapasztaljuk majd, hogy az Office Online 1
webhelyről olyan témákban is segítséget kaphatunk, amelyet az offline, azaz a gépünkről megnyitható súgóban hiába keresnénk. A korábbról ismert és igen hasznos mintaalkalmazás (Northwind.mdb) itt is elérhető, de láthatjuk, hogy új formátumban (.accdb kiterjesztéssel). Ha ezt megnyitjuk azonnal kitárulkozik az új felhasználói felület minden szépsége. Már a megnyitáskor biztonsági figyelmeztetést kapunk, hogy engedélyezzük-e a tartalom betöltését. A felhasználó egyedi bejelentkező párbeszédpanelje Utána választanunk kell az adatbázishoz kialakított egyedi párbeszédpanelen a megadott felhasználók közül, melyet később is megváltoztathatunk (ez befolyásolja a felhasználó hatáskör alapján kiosztott jogait). Az utólagos megváltoztatáshoz nem kell a Login Dialog párbeszédpanelt ismét megjeleníteni, elegendő a Home lap I am listájában másik felhasználót váltanunk. Az új felhasználói felület az első benyomás 2
A legfontosabb új vezérlőelem, a szalag, amely a korábbi menük szerepét tölti be. A szalagok funkció szerint csoportosítva tartalmazzák a parancsokat és almenüket, melyekre a nyomógombok melletti szimbólum hívja fel a figyelmet. Ide kattintva nyithatjuk le az almenüt, ahonnan kiadhatjuk a további parancsokat. Itt már találhatunk olyan parancsokat is, amelyek párbeszédpanelen paraméterezhetők. A részletes beállítást biztosító párbeszédpanelek megjeleníthetők egyes szalagon elhelyezett funkciócsoportok neve melletti ikonra kattintva is. Például így jeleníthetjük meg a Clipboard munkaablakot a vágólap kezeléséhez. Új vezérlőelem a hagyományos eszköztárak egyetlen maradványaként a Quick Access Toolbar, amely a rendszerablak legfelső sorában, az Office gomb mellett található és a lagfontosabb parancsokat tartalmazza. A testre szabás során itt tetszőlegesen elhelyezhetjük bármely, egyébként a szalagon megjelenő vezérlőelemet, vagy akár olyan vezérlőelemet is, amelyet nem érhetünk el szalagról. A felhasználóváltás hatását lemérhetjük például, ha kiválasztjuk előbb Andrew Cencini alelnököt, majd Nancy Freehafer termékfelelőst. Ez utóbbi esetben rálátást kapunk az aktuális megrendelésekről (Active Orders) is, amelyeket az adatbázis fejlécének legördülő menüjéből kiadható parancsokkal rendezhetünk, szűrhetünk. Természetesen összetett szűrést is kialakíthatunk több mezőn egyidejűleg beállított szűrőfeltétellel. A megnyitott navigációs munkaablak A navigációs munkaablak eredetileg összecsukva, helytakarékosan, egyetlen nyomógombként jelenik meg a rendszerablak bal oldalán. Rákattintva nyitjuk meg, és így elérhetjük az adatbázis összes objektumát a tábláktól a lekérdezésekig. A testre szabással a munkaablakban megjeleníthetünk egy kereső mezőt, vagy akár a rejtett, illetve rendszerobjektumokat is. A parancsokhoz hasonlóan a megnyitott objektumokat is most a korábbiaknal könnyebben, gyorsabban érhetjük el, hiszen mindegyik objektum külön lapon, nevét és típusát mutató lapfüllel jelenik meg. E lapfülekre kattintva könnyen válthatunk közöttük. 3
A rendszerablak alján látható állapotsort is átalakították. Az aktuális nézet és a kapcsológombok állásának kijelzése mellett, az állapotsor jobb oldalán látható ikonokkal választhatunk a megnyitott objektumhoz (adatlap, űrlap, tervező) nézetet. A kiválasztott tábla adatlap nézete Elrendezés (Layout) nézetben a megjelenés beállítható a többi Office programból már ismerős galériával. Ez rengeteg előre beállított formát biztosít. Az objektumok tervezésénél ehhez hasonlóan használható a Layout szalag AutoFormat listája. Elrendezés nézetben galéria használható a formázásra Az adatbázis sablonok előre összeállított komplett alkalmazások táblákkal, kapcsolatokkal, lekérdezésekkel, űrlapokkal, makrókkal. Ilyen sablonokat tölthetünk le az Office Online webhelyről is. Ezeket azután saját igényeink szerint egyszerűen átformálhatjuk. Új lehetőségként külön támogatást kapunk az eszközleltárak (Assets) készítésére, nyilvántartására. Űrlapok és jelentések esetén választhatunk a táblázatos (Tabular) és űrlapszerű (Stacked) megjelenés közül. 4
A csoportmunkát ismét újabb eszközökkel könnyítették meg már ha munkakörnyezetünkben található Sharepoint kiszolgáló. A munkacsoportos tevékenységek támogatása Az egyszerű, táblanézetben alkalmazható szűréseket is megkönnyítették. Erre egy példát már láthattunk, a tárolt mezők esetében a megjelenítendő elemeket az oszlopfejből lenyitható listában szereplő jelölőnégyzetek kiválasztásával kapcsoljuk be. Javított szolgáltatások A mező helyi menüjéből viszont rengeteg egyéb, a mező típusától függő szűrőfeltétel állítható be. Szövegmezőhöz beállíthatjuk az egyenlő (Equals), nem egyenlő (Does Not Equal), valamivel kezdődő (Begins With), valamivel nem kezdődő (Does Not Begin With), valamit tartalmazó (Contains), valamit nem tartalmazó (Does Not Contain), valamivel végződő (Ends With), illetve valamivel nem végződő (Does Not End With) feltételeket. A szűrőfeltétel másik oldalat párbeszédpanelen adjuk meg. Számmezőhöz az egyenlő/nem egyenlő vizsgálat mellett még beállíthatjuk kisebb (Less Than), nagyobb (Greater Than), valamint két érték kézöttiséget vizsgáló (Between) feltételeket. A dátummezőhöz beállítható lehetőségek köre olyan széles, hogy a felesleges magyarázkodás helyett inkább javasoljuk, nézzék meg a mellékelt ábrán 5
Szűrés elemkiválasztással és a helyi menüből A megjegyzés (Memo) típusú mezőkben az egyszerű szövegmegjelenítés mellett használhatunk Rich Text formátumot is. Ezzel elérjük, hogy a mezőbe írt szöveget szabadon formázzuk, akár betűnként is (a korábbi formázás a teljes mezőre, sőt rekordra vonatkozott). Ha ezt egy objektum tulajdonságlapján beállítjuk, akkor megjelenik egy intelligens címke, amelynek Update Text Format everywhere Megjegyzés is used parancsával egyszerűen rögzíthető, hogy az adott mezőt használó összes többi objektumon is ez a formátum érvényesüljön. RTF formátum beállítása Most a dátumok beviteléhez egyszerű öröknaptárat használhatunk. Elegendő a datum mezőt követő naptár szimbólumra kattintani, máris megjelenik a dátum vezérlőelem, ahonnan egyszerűen, kattintással választható az aktuális (Today) vagy esetleg a szükséges lapozással bármely más napi datum, nem kell a begépeléssel bajlódni. Nem elhanyagolható az sem, hogy ilyenkor többé-kevésbé biztosak lehetünk a megfelelő formátum és érték rögzítésében is. Javítottak a biztonsági és diagnosztikai szolgáltatásokon is. Ezek az Office 12 többi tagjához hasonlóan érhetők el, de ugyanígy használhatjuk a nyelvi (helyesírás-ellenőrzés és nyelvtani tanácsadás) szolgáltatásokat is. Dátumbevitel 6
Új szolgáltatások Az adatlap nézetben egyszerűsítettek az új oszlopok, azaz adatbázis mezők felvételén is. Ehhez a sor (rekord) végén megjelenik egy Add New Field oszlop, ahol máris létrehozható az új mező. Új mezők létrehozásához felhasználhatjuk a mezősablon munkaablakot is. A már létrehozott mezők közötti választást jelentés és elrendezés nézetben a Design szalag használatakor a Field List munkaablak segíti. Készíthetünk olyan (Multivalued fields) mezőket is, amelyek egyszerre többféle értéket vehetnek fel. Ilyenekre akkor lehet szükségünk, ha például egy rendelésen több alkalmazott dolgozik (de ezek számára nem hozunk létre külön táblát, illetve egyedet ). Új adattípus az Attachment típus, amellyel Office fájlokat, valamint képeket csatolhatunk az adott rekordhoz. Adatlap, jelentés és folyamatos űrlap nézetekben az áttekintést segítheti az új, soronként váltakozó háttérszín, amelyet a Formatting szalagon állíthatunk be. Hasznos újdonság az is, hogy az űrlapok kettéoszthatók, és az új objektum felső részén űrlap formában, alsó részén adatlap nézetben láthatjuk az adatokat (vagy fordítva). Megosztott űrlap a mezőlistával, soronként váltakozó háttérszínnel Már az Access adatbázis-kezelőből is exportálhatunk eszközfüggetlen Adobe PDF (Portable Document Format) vagy ennek utódjaként tervezett Microsoft or XPS (XML Paper Specification) formátumba. A cél mindkét esetben ugyanaz: úgy publikálni az adatokat, hogy azokat akár jelszóval, digitális aláírással védjük, és a lehető legtöbb platformon elérhető legyen, mégpedig a nyomtatással megegyező megjelenésben. Az Access 2007 programba, vagy innen egyébként a korábbiaknál könnyebben, varázsló segítségével importálhatunk és exportálhatunk akár Excel táblákat is. 7
Gyors összegzés adatlap nézetben A csoportosítás, rendezés és összegzés is egyszerűbbé vált. Az adatlap nézetben az utolsó sor alatt összegsort állíthatunk be hasonlóan az Excel táblázatkezelőhöz amelyben néhány gyakori függvény használatával megjeleníthetjük az oszlop (mező) összegét, átlagát, legkisebb értékét stb. A cikk terjedelme nem tette lehetővé, hogy minden újdonságra részletesen kitérjünk, de a bemutatott szubjektív módon legfontosabbnak ítélt újdonságok is elegendő bizonyságul szolgálnak ahhoz, hogy az Access esetében sem csak kozmetikai beavatkozás történt, hanem érdemi újításokat is hozott az új verzió. Dr. Pétery Kristóf Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó www.akonyv.hu 8