ELO Dokumentumkezelő és archiváló szoftver ELO Web kliens Szeptember 2014 ELO Digital Office GmbH http://www.elo.com Copyright 2014 ELO Digital Office GmbH Minden jog fenntartva [05.02.2015-09:21 - hu - 9.01.000]
Tartalomjegyzék Bevezetés... 5 Általános jelölések...6 A kézikönyv felépítése... 8 Alapelvek...9 Rendszerfeltételek és telepítés... 10 A program első indítása...12 A program kezelőfelülete...13 Alkalmazási példák...23 Archiválás az egérrel húzva... 24 Fájl beillesztése... 26 Dokumentumok keresése az ELO isearch segítségével...30 Keresés az ELO Click OCR segítségével... 37 Megjegyzés elhelyezése... 40 Dokumentum szerkesztése... 43 Funkciók... 48 'Indítás' regiszterlap... 49 'Dokumentum' regiszterlap... 55 'Nézet' regiszterlap...60 'Feladatok' regiszterlap... 62 'Keresés' regiszterlap... 72 'Vágólap' regiszterlap...78 ELO menü... 80 Középső sáv... 83 Besorolási séma... 86 Indexmezők... 88 Besorolási séma ELO Click OCR segítségével...90 Besorolási séma szerkesztése... 93 Kép és szöveg megjelenítése... 95 Adminisztráció...101 Konfigurációs oldal... 102 Kezdő oldalak és belépési pontok... 116 Beállítások az ELO Application Server Managerrel... 121 Tartalomjegyzék 3
Problémamegoldás... 128 Konfigurációs fájl... 132 Szkriptelő API... 133 Melléklet... 135 Weboldal...136 Szómagyarázat...137 Jogi megjegyzések... 138 Index... 139 4 Tartalomjegyzék
Bevezetés Üdvözöljük az ELO Web kliens kézikönyvében. Örülünk, hogy az ELO Web kliens használata mellett döntött. Szerzői jogok A program minden szerzői joga az ELO Digital Office GmbH tulajdona. A termék csak a licenszmegállapodás szerint másolható és használható. Az ELO Web kliens program egészének vagy részeinek másolása, reprodukálása vagy terjesztése tilos. Jelen kézikönyv részei nem reprodukálhatóak, terjeszthetőek, lefordíthatóak vagy egyéb más módon sokszorosíthatóak az ELO Digital Office GmbH előzetes engedélye nélkül. A könyv tartalma semmi esetre sem indokolhat követelést a vevő részéről. Védjegy Az ELO Web kliens az ELO Digital Office GmbH bejegyzett védjegye. A Microsoft Windows, Microsoft Word és Microsoft Excel a Microsoft Corporation bejegyzett védjegyei. Minden más terméknév szerzői jog által védett és a mindenkori tulajdonos bejegyzett védjegye/márkaneve. Ügyeljen rá Azon igyekszünk, hogy lehetőleg egységes dokumentációt biztosítsunk Önnek a termékeinkhez. Mivel azonban folyamatosan fejlesztjük az ELO Web kliens programot és párhuzamosan több termékverziót is gyártunk, a programverziók nagyon gyorsan változnak. Ebből adódóan a kézikönyvben elkerülhetetlenül adódhatnak kisebb megjelenítési hibák. Ezért kérjük megértését. Bevezetés 5
Általános jelölések Ebben a kézikönyvben az alábbi általános jelölések érvényesek: Megjegyzés: Kiegészítő információ, mely az ELO kezelését megkönnyíti. Kérjük, vegye figyelembe: Vegye figyelembe ezt a megjegyzést a program fennakadásmentes működése érdekében. Figyelem: Mindenképpen vegye figyelembe ezt a megjegyzést, ellenkező esetben a program működésében jelentős zavar keletkezhet. Dőlt A menük, opciók, párbeszédmezők, mappák, fejezethivatkozások, útvonalak és fájlkiterjesztések dőlt betűvel vannak szedve. Példa: Kattintson az ELO gombra > Konfiguráció és válassza ki a Levél regiszterkártyát. Billentyűkombinációk A billentyűkombinációk NAGYBETŰVEL vannak szedve. Az egyidejűleg megnyomandó gombokat pluszjellel (+) jelöltük. Példa: CTRL + C Vastag A megjegyzések és címek a kézikönyvben félkövéren szedettek. Továbbá az Alternatíva, Opcionális, valamint a példák nevei is. Courier A programozási kódok, programverziók, beírt adatok és szkriptek Courier betűtípussal vannak szedve. Példa: MsgBox "Hello world!" Elérési útvonal adatai Ebben a kézkönyvben különböztetünk meg: háromféle elérési útvonalat Navigációs útvonalak: gombok és menüpontok sorrendjét mutatják, amelyekre kattintva az adott funkció használható. A navigációs útvonalakat csúcsos zárójel (>) és dőlt betűtípus jelzi. Példa: Kattintson: ELO gomb > Konfiguráció > Jegyzetek > Széljegyzetek nyomtatása. 6 Bevezetés
Archiválási útvonal: Az ELO archívumon belüli mentési helyeket írja le. Az archiválási útvonalat a bekezdésjel ( ) jelzi. Példa: A dokumentumot az Archiválás Év Hónap útvonalon mentse. Dokumentum és mentési útvonal: A fájlok operációs rendszeren belüli mentési helyét írja le. Az útvonalat fordított törtvonal (\) jelzi. Példa: A dokumentumot a C:\Saját dokumentumok\szabadság tervezése útvonalon mentse. Bevezetés 7
A kézikönyv felépítése A kézikönyv célja az ELO Web kliens funkcióinak bemutatása. Bevezetés Az első fejezet a szerzői jogi hivatkozásokat, a kézikönyv használatára vonatkozó általános információkat és a fejezetek tartalmának áttekintését tartalmazza. Alapelvek Ebben a fejezetben az ELO Web kliens beállítására vonatkozó fontos információkat talál. Alkalmazási példák Ez a fejezet alkalmazási példákat tartalmaz, amelyek segítenek Önnek, hogy az ELO Web klienssel való munkavégzést gyorsan megismerhesse. Funkciók Ebben áttekintést kaphat az ELO Web kliens funkcióiról. Megtudhatja, hol és hogyan találhatók az egyes funkciók, és milyen célra használhatók. Besorolási séma Ebben a fejezetben információkat talál az ELO Besorolási séma témájában. Szöveg és kép megjelenítés Ebben a fejezetben megtudhatja, hogyan használható a szöveg és kép megjelenítése. Adminisztráció Ez a fejezet a rendszergazdáknak szól. Itt információkat talál az ELO Web kliens konfigurálásáról és kezeléséről. Szkriptelő API Itt minden fontos információt megtalál az ELO Web kliens programozási felületével kapcsolatban. Melléklet A melléklet a weboldal információit, egy szószedetet, valamint a jogi megjegyzéseket tartalmazza. Tárgymutató A tárgymutatóban a fontosabb szavak vannak felsorolva. 8 Bevezetés
Alapelvek Ebben a fejezetben alapvető információkat talál az ELO Web klienssel kapcsolatban. A fejezet a következő témákat dolgozza fel: Alapelvek Feltételek Telepítés ELO Web Client Internet hozzáférés A program indítása A program kezelőfelülete 9
Rendszerfeltételek és telepítés Webes archívum Az ELO Web kliens egy webes archívumból (.war) áll, amely egy Apache Tomcat kiszolgálón fut. Minden olyan archívum számára, amelyet saját Index szerver kezel, az ELO Web klienst külön telepíteni kell. ELO kiszolgáló/ Tomcat Példa Böngésző A különleges karaktereket tartalmazó paraméterek átvitelének biztosításához az ELO kiszolgáló/tomcat /conf/server.xml fájljának a Connector szakaszban tartalmaznia kell az URIEncoding= UTF-8 bejegyzést. <Connector port="8080" connectiontimeout="20000" URIEncoding="UTF-8" /> protocol="http/1.1" redirectport="8443" Az ELO Web kliens webes szolgáltatásként egy böngészőben fut. HTML5 alkalmazásként az ELO Web kliens frissített böngészőt igényel. A böngészőnek támogatnia kell a legújabb HTML5, CSS és JavaScript szabványokat. Megjegyzés: A böngészőt úgy konfigurálja, hogy a JavaScript legyen aktiválva, és a sütik legyenek engedélyezve. A következő böngésző verziók támogatottak: Internet Explorer 11 és újabb Firefox 24 és újabb (PC, Mac) Safari 7 és újabb Chrome 30 és újabb Opera 15 és újabb (PC, Mac) Az ELO Web kliens ugyan működhet elvileg korábbi böngésző verziókkal is, de lehetőség szerint a legfrissebb böngésző verzióval dolgozzon, hogy a kliens kifogástalanul működjön. 10 Alapelvek
Megjegyzés: Internet Explorer használata esetén előfordulhat, hogy bizonyos ikonok nem töltődnek be megfelelően, hanem az ezekhez előre beállított ikonok jelennek meg. Ez a jelenség az Internet Explorer nem minden verziójánál fordul elő. Vegye figyelembe, hogy a Firefoxban az egérrel húzási funkciót hibás eredmények miatt újra letiltottuk. Hozzáférés az index szerverhez Az index szervernek a böngésző számára közvetlenül hozzáférhetőnek kell lennie (lásd az ELO Web kliens Internet hozzáférés c. szakaszt). Egyszeri bejelentkezés Az automatikus rendszerbejelentkezés (angolul: Single Sign On, ill. SSO) közvetlenül az index szerveren keresztül zajlik, az ELO Web kliensben nincs szükség külön konfigurálásra. Telepítés Az ELO Web kliens telepítése a szerver beállításoknál történik. A telepítésről a Telepítés szerverre c. kézikönyvben olvashat. ELO Web Client Internet hozzáférés Az ELO Web kliens Internet hozzáférését konfigurálni kell, hogy az ELO Web kliens a helyi Intranettel és az Interneten keresztül működni tudjon. Az ELO Web kliens Internet hozzáférésének konfigurálásához a részletes információkat egy külön fejlesztői dokumentációban talál a SupportWeben. Alapelvek 11
A program első indítása Az ELO Web kliens többféleképpen elindítható. A program indításának konfigurálásához kérjük, olvassa el az Indítóoldalak és belépési pontok c. fejezetet az Adminisztráció kötetben. Manuális bejelentkezés A manuális bejelentkezés további beállítások nélkül használható. A manuális bejelentkezés a következő sémájú hivatkozással érhető el: http://<gazdagép>:<port>/web-<archívumnév>/login.html 12 Alapelvek
A program kezelőfelülete Az ELO Web kliens program kezelőfelülete a következő részekre tagolódik: (1) Multifunkciós sor (2) Felhasználói fiók gomb (az adott felhasználónevet jeleníti meg) (3) Gyorsindító ikon Az előnézet minimalizálása/maximalizálása gombbal (4) Előnézet sor (5) Hírfolyam (6) Megjelenítési terület, ill. táblázatos nézet (7) Besorolási séma előnézet (8) Középső sáv (9) Fa nézet (10) Funkcióterületek sávja Az alábbiakban az egyes területek rövid leírása található. Alapelvek 13
(1) Multifunkciós sor A multifunkciós sor négy standard menüvel és két környezettől függő menüvel rendelkezik. A standard menük: Indítás Dokumentum Nézet Feladatok A kontextusfüggő menük: Keresés (a Keresés funkcióterületre kattintva nyílik meg) Vágólap (az ELO bejegyzések másolásakor, áthelyezésekor, másolat létrehozásakor jelenik meg) A multifunkciós sorra duplán kattintva a sor megjelenik, illetve elrejthető. (2) Felhasználói fiók gomb (3) Gyorsindító ikonok 14 A felhasználói fiókon keresztül nyithatja meg az ELO menüt. Az ELO menüben az alábbi menüpontok találhatók: Konfiguráció: Az ELO Web kliens beállításainak megadásához nyissa meg a konfigurációs oldalt. Jelszó módosítása: Ezzel hívhatja módosítására szolgáló dialógust. Általános információ: Az Általános információ dialógust nyitja meg. Itt találja például a használt kliens verziószámát és a sorozatszámot. Web kliens súgó: A Web kliens súgó menüponttal hívhatja elő az ELO súgó oldalát. Kijelentkezés: Ezen a menüponton keresztül léphet ki az ELO Web kliensből. elő a jelszó A gyorsindító ikonokon keresztül férhet hozzá egy sor funkcióhoz. Az összes gyorsindító ikon csak akkor látható, ha elrejti a multifunkciós sort. Az előnézet minimalizálása/maximalizálása gomb mindig látható. Az ELO Web kliens konfigurálásával további ikonok adhatók hozzá. További információkat az Adminisztráció fejezetben talál. Alapelvek
Előnézet maximalizálása (4) Előnézet sor Az Előnézet maximalizálása gombbal a multifunkciós sort a funkcióterület sorát és a fa nézetet elrejtheti. Az előnézeti sorban meghatározhatja, hogyan nézzen ki a dokumentum előnézeti képe. A következő beállítások közül választhat: Űrlap mutatása: A besorolási séma előnézetben megjelenik egy besorolási séma űrlap. Besorolási séma és dokumentum előnézet egymás mellett: A besorolási séma előnézet a megjelenítési területtől balra jelenik meg. Besorolási séma és dokumentum előnézet egymás fölött: A besorolási séma előnézet a megjelenítési terület felett jelenik meg. Csak besorolási séma nézet: A dokumentum előnézetet elrejti. Csak dokumentum előnézet: A besorolási séma nézetet elrejti. Eredeti dokumentum megjelenítése: A dokumentum teljes felbontásban jelenik meg. Nagyméretű dokumentumok esetében a dokumentumot le kell tölteni. Előnézeti dokumentum megjelenítése: A szerver ennél a beállításnál kis felbontású előnézeti képet jelenít meg. Fulltext tartalom megjelenítése: A dokumentum optikai karakterfelismeréssel beolvasott tartalmának megjelenítése. Hírfolyam: Ezzel a gombbal kapcsolhatja be és ki a hírfolyamot. (5) Hírfolyam Alapelvek A hírfolyam egy bejegyzésről szóló információcserére szolgál, ill. a bejegyzés módosításaihoz fűzött megjegyzéseket. 15
Kép 2: 'Látható' és 'Hozzászólás létrehozása' gombok Az Írjon hozzászólást mezőben kifejtheti véleményét hozzászólásban az adott archívumbejegyzéssel kapcsolatban. A Látható gombbal határolhatja be, ki olvashatja a hozzászólást. A Hozzászólás létrehozása gombra kattintva küldheti el a hozzászólást. A Keresés a hírfolyamban gomb megnyomásával egy keresőablak nyitható meg. A hírfolyam keresőablakából az éppen megnyitott hírfolyamban felhasználókra és hozzászólásokra kereshet. A Keresés gombbal indíthatja el a keresést. A Keresés visszaállítása gombbal törölheti az aktuális keresést. Az Írjon kommentárt mezőben egy már meglévő bejegyzést, ill. meglévő eseményt kommentálhat. Kommentár küldéséhez hagyja jóvá a beírt adatot az ENTER gombbal. 16 Alapelvek
(6) Megjelenítési terület (6 a) Dokumentum: Ha egy dokumentum ki van választva, a dokumentum a megjelenítési területen előnézetben megnyílik. (6 b) Lista nézet: Ha kiválaszt egy mappát, a kiválasztott mappa összes albejegyzése lista formájában megjeleníthető. A lista nézet a Multifunkciós sor > Nézet > Megjelenítés > Lista útvonalon érhető el. (6 b) Táblázat nézet: Ha kiválaszt egy mappát, a kiválasztott mappa összes albejegyzése táblázat formájában megjeleníthető. A táblázat nézet a Multifunkciós sor > Nézet > Megjelenítés > Táblázat útvonalon érhető el. Táblázatok méretének módosítása Az oszlopok fejlécének segítségével az oszlopok tartalma szortírozható. Ehhez minden oszlopban egy legördülő menü áll rendelkezésre, amely az adott oszlopfejléc mellett jobbra látható nyílra kattintva nyitható meg. Kép 3: Kontextmenü az oszlopok rendezéséhez A legördülő menü az alábbi rendezési és megjelenítési lehetőségeket kínálja: Rendezés növekvő sorrendben: ábécésorrendben, A-tól Z-ig rendezi. Az oszlop tartalmát Rendezés csökkenő sorrendben: ábécésorrendben, Z-től A-ig rendezi. Az oszlop tartalmát Oszlopok: További legördülő menü jelenik meg. Itt meghatározható, mely oszlopok jelenjenek meg. Az előbeállítás szerint a program az összes oszlopot megjeleníti. Egy oszlop elrejtéséhez a megfelelő jelölőnégyzetből a pipát törölni kell. Alapelvek 17
Mező csoportosítása: A lista tartalmát a kiválasztott oszlopfejléc szerint rendezi, tehát az oszlopfejléc a rendezési kritérium. Ha pl. ezt az opciót a Típus oszlopban választja ki, a dokumentumot dokumentumtípus szerint rendezi. Megjelenítés csoportokban: Ha ez az opció ki van pipálva, akkor a lista a Mező csoportosítása opcióval kiválasztott fejléc alapján csoportosítva jelenik meg. A csoportosítás megszűntetéséhez vegye ki a pipát. Csak azok a dokumentumok jeleníthetők meg, amelyek esetében az ELO Web kliens talál előnézeti komponenst. Keresés mappában Ha ki van választva egy mappa, a mappában közvetlenül a megjelenítési területen lehet keresni. Kép 4: Keresőmező a megjelenítési területen 1. Kattintson a megjelenítési területen a Keresés ebben a mappában lehetőségre. A keresőmező aktív. A kurzor a keresőmezőben villog. 2. Írjon be egy keresőkifejezést. 3. Kattintson a Keresés gombra. A keresés eredménye megjelenik a megjelenítési területen. Megjegyzés: A keresés a Visszaállítás gombbal állítható le. Rendezés 18 Ha egy mappa ki van választva, a megjelenítési területek albejegyzéseinek sorrendje módosítható. A következő rendezési módszerek választhatók: Alapelvek
Kép 5: Legördülő menü a mappa tartalmának rendezéséhez Kézi: Ezzel a beállítással minden bejegyzés az egérrel áthelyezhető. Ez különösen az egyedileg létrehozott regisztereknél hasznos. ABC sorrendben: A-Z. ABC sorrendben csökkenő: Z-A Bevitel dátuma: A bejegyzések rendezése a bevitel dátuma szerint történik. A bevitel dátuma az a dátum, amikor a bejegyzést az ELO archívumban létrehozták, ill. ide helyezték. A legfrissebb dátummal rendelkező bejegyzés legalul látható. Beviteli dátum, csökkenő sorrendben: A bejegyzések rendezése a bevitel dátuma szerint, fordított sorrendben történik. A legújabb bejegyzés legfelül látható. Dokumentum dátum: A bejegyzések rendezése a dokumentum dátum szerint történik. A legújabb bejegyzés legalul látható. Dokumentum dátum csökkenő sorrendben: A bejegyzések rendezése a dokumentum dátum szerinti fordított sorrendben történik. A legújabb bejegyzés legfelül látható. Alapelvek 19
Megjegyzés: A megjelenítési területen a rendezés funkció kikapcsolható. További információkat az Adminisztráció fejezetben talál. Végtelen görgetés A sok albejegyzéssel rendelkező mappák esetében a lista/táblázat oldalakra van beosztva. Az ELO Web kliens úgy van beállítva, hogy az oldalakat lapozás nélkül görgetheti. Megjegyzés: A végtelen görgetés funkció kikapcsolható. További információkat az Adminisztráció fejezetben talál. (7) Besorolási séma előnézet (8) Középső sáv A Besorolási séma előnézetnél két változat közül választhat: Besorolási séma nézet: Egy áttekintő nézet egy dokumentum minden besorolási séma információjáról. Lehetősége van közvetlenül ebben a nézetben a szerkesztés módra váltani. A Besorolási séma szerkesztése gomb csak akkor jelenik meg, ha az egér mutatója a besorolási séma előnézetben van. Űrlap: A besorolási séma űrlap látható. A besorolási séma űrlapról közvetlenül szerkeszthető egy bejegyzés besorolási sémája. A középső sávban széljegyzetek, hivatkozások és fájlmellékletek jelennek meg. A középső sáv csak akkor látható, ha legalább egy széljegyzet, egy hivatkozás, vagy egy fájlmelléklet van a bejegyzéshez rendelve. (9) Fa nézet A programablak bal oldalán található a fa nézet a különböző funkcióterületek tartalmának megjelenítéséhez. (10) Funkcióterületek sávja A funkcióterületek sávján keresztül választható ki a kívánt funkcióterület. A következő funkcióterületek választhatók: 20 Alapelvek
Archívum: Az archivált dokumentumok struktúrájának megjelenítése Keresés: A keresési eredmények megjelenítése és keresés végrehajtása Feladatok: A bejelentkezett felhasználó emlékeztetőinek és workflow-inak megjelenítése Munkalap: Kedvencek listájának megjelenítése és kezelése Szerkesztés: Az aktuálisan kikölcsönzött, szerkesztés alatt álló dokumentumok megjelenítése Kép 6: Számlálók a funkcióterületek sávján Számláló A funkcióterületek sávján a Feladatok, Munkalap és Szerkesztés gombok mellett számláló jelenik meg. A számlálón látható, hány bejegyzés található az egyes funkcióterületeken. Ha egy bejegyzés hozzájön, megjelenik a számláló zöld háttérrel. Megjegyzés: A Feladatok funkcióterülethez beállítható a frissítési intervallum. További információkat az Adminisztráció fejezetben talál. A területek méretének igazítása Alapelvek A területek közötti elválasztósávval igazíthatja a területek méretét. Ehhez a bal egérgombbal kattintson az elválasztósávra, tartsa nyomva a gombot (megjelenik egy kettős vonal két nyíllal), majd igazítsa méretre a területet. Az ablakokhoz minimális és maximális szélesség van beállítva. 21
Kép 7: Ikon az elválasztósáv eltolásakor Az elválasztósávra duplán kattintva a területek megjeleníthetők és elrejthetők. 22 Alapelvek
Alkalmazási példák Ebben a fejezetben gyakorlati példákkal mutatjuk be az ELO Web kliens különböző funkcióit. Az egyes szakaszokban először tájékoztatást kap az alábbi információkról: Alkalmazási példák Rövid infó: Az alkalmazási példa rövid leírása. Feltétel: Szükséges előfeltételek. Lépésről lépésre: Az eljárás leírása lépésről lépésre. Eredmény: Lezárja az alkalmazási példát. előkészületek és teljesítendő 23
Archiválás az egérrel húzva Rövid infó A dokumentumot az egérrel húzva szeretné archiválni Feltétel Szükség van egy archiválandó dokumentumra. A fájlnak vagy dokumentumnak a számítógép egy mappájában, USB adathordozón stb. kell lennie. Lépésről lépésre 1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet. 2. Jelölje ki az ELO-ban a mappát, ahová a dokumentumot archiválni szeretné. 3. A fájlrendszerben navigáljon a dokumentumhoz, amelyet archiválni szeretne az ELO-ba. 4. Kattintson a dokumentumra, majd lenyomva tartott bal egérgombbal húzza azt az ELO Web kliens felületére. Kép 8: Drag&Drop felület 24 Alkalmazási példák
Az ELO Web kliensben megjelenik az Új dokumentum bevitele felület. Emellett az ELO archívumban kiválasztott mappa neve is látható. 5. Engedje fel az egérgombot. Kép 9: 'Fájl beillesztése' dialógus Megjelenik a Fájl beillesztése dialógus. 6. Válasszon egy besorolási sémát. 7. Lássa el a dokumentumot a besorolási sémával. 8. Kattintson az OK gombra a besorolási séma műveleteinek lezárásához. Eredmény Alkalmazási példák A dokumentum az ELO archívumba kerül. 25
Fájl beillesztése Rövid infó A dokumentumot a Fájl beillesztése funkcióval szeretné az archívumba helyezni. Feltételek Szükség van egy archiválandó fájlra. A fájlnak a számítógép egy mappájában, USB adathordozón stb. kell lennie. Lépésről lépésre 1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet. 2. Jelölje ki az ELO-ban a mappát, ahová a dokumentumot archiválni szeretné. 2. Jelölje ki az ELO-ban a mappát, ahová a dokumentumot archiválni szeretné. Kép 10: 'Fájl beillesztése' gomb 3. Kattintson a Fájl beillesztése gombra. 26 Alkalmazási példák
Kép 11: 'Fájl beillesztése' dialógus Megjelenik a Fájl beillesztése dialógus. 4. Kattintson a mappa ikonra a Fájl kiválasztása mező után. Alkalmazási példák 27
Kép 12: 'Fájl kiválasztása feltöltéshez' dialógus Megjelenik a Fájl kiválasztása feltöltéshez dialógus. 5. Kattintson a dokumentumra, majd a Megnyitás gombra. Alternatíva (a 4. és 5. lépéshez): Húzza az egérrel a dokumentumot a fájlrendszerből a Fájl archiválása itt felületre. 28 Alkalmazási példák
Kép 13: 'Fájl beillesztése' dialógus Újra megjelenik az előtérben a Fájl beillesztése dialógus. 6. Válasszon egy besorolási sémát a Sémák oszlopból. 7. Lássa el a dokumentumot a besorolási sémával. 8. Kattintson az OK-ra a művelet befejezéséhez. Eredmény Alkalmazási példák A dialógus bezár, a dokumentum az archívumban van. 29
Dokumentumok keresése az ELO isearch segítségével Rövid infó Az archívumból ki kell keresni egy dokumentumot. Lépésről lépésre Az archívumban többféle lehetőség van a dokumentum keresésére. A legegyszerűbb módszer a Keresés területen az isearch használata. 1. Nyissa meg a Keresés funkcióterületet. A Keresés regiszterlap aktív a multifunkciós sorban. Az ELO isearch keresőmezőjében a helykitöltő Keresés szöveg látható. Kép 14: Az ELO isearch keresőmezője 2. Kattintson az ELO isearch keresőmezőjébe. A keresőmező aktív. A kurzor a keresőmezőben villog. 3. Írjon be egy keresőkifejezést. 30 Alkalmazási példák
Kép 15: Az ELO isearch keresési javaslatai Amint beírja a keresőkifejezés első karakterét, az ELO isearch megpróbálja a megfelelő javaslatokat felajánlani. Ha az ELO isearch megtalálja a megfelelő kifejezéseket, megnyílik egy legördülő menü a javaslatokkal. Ha további karaktereket beír, az ELO isearch ennek megfelelően frissíti a javaslatokat. 4. Kattintson az egyik kifejezésre. A keresőkifejezés a keresőmezőbe kerül. A keresés azonnal elindul. Kép 16: 'Keresés' gomb Alternatíva: Ha nem akar javaslatokból választani, hanem pontosan a beírt keresőkifejezést akarja használni, kattintson a Keresés gombra. Eredmény Alkalmazási példák A keresés eredménye a funkcióterületen jelenik meg. keresőmező alatti Keresés 31
Szűrő Az ELO isearch szűrők hozzáadására is lehetőséget biztosít. Így a keresés tovább szűkíthető. Kép 17: Szűrők az ELO Web kliensben Az ELO Web kliens az alábbi szűrőket kínálja: Dátum: Csak a kiválasztott dokumentumdátummal rendelkező találatok jelennek meg. Séma: Találatként csak olyan bejegyzések jelennek meg, amelyeket a kiválasztott besorolási sémával láttak el. Objektum típus: Találatként csak olyan bejegyzések jelennek meg, amelyek a kiválasztott objektum típusnak (pl. mappa, kép dokumentum, Word dokumentum,...) megfelelnek. Archiválta: Találatként csak olyan bejegyzések jelennek meg, amelyet egy adott felhasználó archivált. Tulajdonos: Találatként csak azok a bejegyzések jelennek meg, amelyeknél a kiválasztott felhasználó szerepel tulajdonosként. Bevitel dátuma: Találatként csak azok a bejegyzések jelennek meg, amelyek a kiválasztott beviteli dátummal rendelkeznek. Indexmező: Találatként csak azok a bejegyzések jelennek meg, amelyeknél a keresőkifejezés szerepel a kiválasztott indexmezőben. Szűrő hozzáadása A különböző szűrők egyszerű elv szerint adhatók hozzá. Ezt az elvet az alábbiakban a Dátum szűrő alapján mutatjuk be. 1. Kattintson a Dátum gombra. 32 Alkalmazási példák
Kép 18: 'Dátum' szűrőmező Az isearch keresőmezője alatt a Dátum szűrőmező jelenik meg. A szűrőmezőben a * helykitöltő jelenik meg. 2. Kattintson a mező utáni nyíl ikonra. Kép 19: Legördülő menü és naptármező Megjelenik egy legördülő menü és egy naptármező. Megjegyzés: A választható lehetőségek a szűrőtől függnek. A legördülő menüben időszakok és évek listája látható. Zárójelben látható a lehetséges találatok száma A naptármezőben pontos dátum kiválasztható. 3. Kattintson egy időszakra, évre vagy dátumra. Alkalmazási példák 33
Megjegyzés: Az Indexmező szűrőhöz az Indexmező választása dialógus jelenik meg. Ezzel a dialógussal előbb egy besorolási sémát, majd egy indexmezőt választhat ki. A kiválasztott beállítás megjelenik a szűrőmezőben. 4. Kattintson a Keresés gombra. A keresési művelet elindul. A Keresés megjelennek a keresési eredmények. Szűrők kombinálása funkcióterületen A szűrők többféleképp kombinálhatók: Kép 20: Kombinált szűrők Több különböző szűrő: A különböző szűrők kombinációjával több feltétel alapján szűkítheti a találatokat. Így nagyon pontos keresőkérdés állítható elő. Több azonos típusú szűrő: A szűrés bővítéséhez használhat több szűrőt ugyanabból a típusból. Például két Dátum szűrővel megadható egy -tól -ig keresés. Több Objektum típus szűrővel a kiválasztott objektum típusok közötti VAGY relációval kereshet. Szűrő hozzáadása facettás kereséssel (faceted search) Az ELO Web kliens egy további lehetőséget is kínál a szűrőkkel történő kereséshez: az ún. Facettás keresést (faceted search). Ha a facettás keresés (faceted search) aktív, az ELO isearch keresőmezeje alatt dinamikusan generált szűrő javaslatok jelennek meg. Megjegyzés: A facettás keresést a konfigurációban kell aktiválni. További információkat az Adminisztráció fejezetben talál. Így használja a facettás keresést: 1. Írjon be egy keresőkifejezést az ELO isearch keresőmezőjébe. 34 Alkalmazási példák
Kép 21: Facetta szűrő az ELO isearch keresőmezeje alatt A keresőmező alatt lehetséges szűrők jelennek meg. Ezek szűrőtípusok szerint vannak tagolva. Az adott szűrő után látható számból lehet tudni, hány lehetséges találatot találna az adott szűrő. Megjegyzés: Ha nem jelenik meg szűrő, akkor vagy nincsenek szűrő lehetőségek, vagy a szűrő lehetőségek el vannak rejtve. Ha a szűrő lehetőségek el vannak rejtve, kattintson a Szűrőlehetőségek megjelenítése gombra. 2. Kattintson az egyik szűrőre. Alkalmazási példák 35
Kép 22: Hozzáadott szűrők A szűrőt a keresőmező alatt hozzáadja. A szűrő az X ikonnal eltávolítható. A kiválasztás alapján további szűrő lehetőségek, ill. a szűrés eredménye jelenik meg. Opcionális: Ismételje a 2. lépést, míg a találati listát a kívánt mértékben le nem szűkítette. 36 Alkalmazási példák
Keresés az ELO Click OCR segítségével Rövid infó Az ELO Click OCR az alábbiak szerint használható keresésre: A) A keresési művelet elindítása az Archívum funkcióterületen az ELO Click OCR segítségével. B) A keresési művelet elindítása a Keresés funkcióterületen az ELO Click OCR segítségével. Feltételek A) Nem tartózkodik a Keresés funkcióterületen. Lépésről lépésre A) 1. Kattintson a dokumentumra, amelyből a keresést indítani akarja. A dokumentum a megjelenítési területen jelenik meg. Kép 23: OCR-hatókör megadása 2. Tartsa lenyomva a CTRL + ALT billentyűt és a bal egérgombot. A megjelenítési területen vonjon keretet a dokumentumban azon információk köré, amelyekre keresni akar. 3. Engedje fel a gombokat. Alkalmazási példák 37
Kép 24: A keresés eredménye A) eredmény 38 Az ELO Web kliens elindítja a keresési műveletet az OCR segítségével kiolvasott szöveges információkkal. A felhasználót átirányítja a Keresés-hez. Ott megjelennek a keresés eredményei. Alkalmazási példák
Feltételek B) Kiválasztott egy dokumentumot: Megjelenik a megjelenítési területen. A Keresés funkcióterületen tartózkodik. Lépésről lépésre B) 1. Kattintson az ELO isearch keresőmezőjébe. Kép 25: OCR-hatókör megadása 2. A CTRL gombot lenyomva tartva bal egérgombbal jelöljön ki egy területet a dokumentumban ott, ahol azok az információk vannak, amelyekre keresni szeretne. Megjegyzés: Ha egymás után több kifejezést át akar venni, válassza ki az egyes kifejezéseket a CTRL + SHIFT + BAL EGÉRGOMB nyomva tartásával. Az egérgombot az egyes kifejezések kijelölése után engedje el. Ezt az eljárást addig ismételje, míg az összes kívánt kifejezést ki nem jelölte. 3. Engedje fel a gombokat. Kép 26: Felismert keresőkifejezés a keresőmezőben Az ELO Click OCR beolvassa a kiválasztott terület szöveges tartalmát. A felismert szöveges információ a keresőmezőbe kerül. A keresés elindul. B) eredmény Alkalmazási példák A keresés eredménye a Keresés funkcióterületen jelenik meg. 39
Megjegyzés elhelyezése Rövid infó Megjegyzést kell elhelyezni egy dokumentumon vagy mappán. Három különböző megjegyzés típus áll rendelkezésre: Általános megjegyzés (sárga): Minden felhasználó létrehozhatja és szerkesztheti. Személyes megjegyzés (zöld): Csak a létrehozója olvashatja és szerkesztheti. Állandó megjegyzés (piros): Létrehozás után nem távolítható el a dokumentumról. Ebben a példában az eljárást a személyes megjegyzésen keresztül írjuk le. A többi megjegyzéstípust is ugyanígy hozhatja létre. Megjegyzés: A megjegyzések a középső sávban jelennek meg. Mind ugyanarra a dokumentumra vonatkozik. Erről további információkat a Funkciók fejezetben a Megjegyzések létrehozása alatt talál. Feltételek Szükség van egy dokumentumra, amelyen megjegyzést kell elhelyezni. Lépésről lépésre 1. Váltson az Archívum funkcióterületre. 2. Nyissa meg azt a mappát, amelyben a megjegyzéssel ellátni kívánt dokumentum van. 3. Kattintson a dokumentumra. A dokumentum megjelenik a megjelenítő területen. 4. Kattintson a Dokumentum regiszterlapra a multifunkciós sorban. 40 Alkalmazási példák
Kép 27: 'Megjegyzések' csoport a multifunkciós sorban 5. Kattintson a Személyes megjegyzés gombra. Kép 28: 'Személyes megjegyzés' dialógus Megjelenik a Személyes megjegyzés dialógus. 6. Írja meg a megjegyzés szövegét, majd kattintson az OK-ra. Alkalmazási példák 41
Kép 29: A létrehozott megjegyzés megjelenítése Eredmény A megjegyzés létrejön, és azonnal megjelenik ikonként a középső sávon. Az egérrel a megjegyzés ikonra állva a megjegyzés szövege megjelenik. Megjegyzés szerkesztése 1. Kattintson a középső sávon a megjegyzés ikonjára. Megjelenik a Személyes megjegyzés dialógus. 2. Módosítsa a megjegyzés tartalmát. 3. Hagyja jóvá a módosításokat az OK gombbal. Az ablak becsukódik. A módosítások érvényre jutnak. Megjegyzés törlése 1. Kattintson a középső sávon a megjegyzés melletti nyíl ikonra. Megjelenik a Törlés gomb. 2. Kattintson a Törlés gombra. Az ELO törli a megjegyzést. A felső képernyőszélen megjelenik a Megjegyzés törölve üzenet. 42 Alkalmazási példák
Dokumentum szerkesztése Rövid infó Egy meglévő dokumentumot szerkesztünk, majd a legújabb verziót újra archiváljuk. Lépésről lépésre 1. Nyissa meg az Archívum funkcióterületet. 2. Navigáljon a szerkeszteni kívánt dokumentumhoz. Kép 30: Kijelölt dokumentum 3. Kattintson a dokumentumra. A fájltípus és az alapbeállítások függvényében a dokumentum a megjelenítési területen jelenik meg, vagy üzenet jelenik meg, hogy a dokumentum nem jeleníthető meg. Kép 31: 'Kikölcsönzés' gomb 4. Kattintson a Kikölcsönzés gombra (Multifunkciós sor > Indítás). Alkalmazási példák 43
Kép 32: 'Kikölcsönzés' dialógus Megjelenik a Kikölcsönzés dialógus. 5. Kattintson a Mentés másként gombra. Opcionális: Megjelenhet egy Windows dialógus. Válasszon az opciók közül a dokumentum mentéséhez. Figyelem: Mindenképp mentse a dokumentumot számítógépére. Ez a mentés mindenképp szükséges az új verzió archívumba történő feltöltéséhez és visszahelyezéséhez. Ha a dokumentumot nem menti, a változások elvesznek. 6. Nyissa meg a számítógépére mentett dokumentumot. 44 Alkalmazási példák
Kép 33: Zárolt dokumentum Az ELO Web kliensben a dokumentum a Szerkesztés funkcióterületen jelenik meg. A dokumentum ki van kölcsönözve, más felhasználó nem szerkesztheti. Megjegyzés: A kikölcsönzött dokumentumok a sárga nyílról ismerhetők fel. 7. Végezze el a kívánt változtatásokat. 8. Mentse a dokumentumot. 9. Lenyomva tartott bal egérgombbal húzza a dokumentumot az ELO Web kliens felületére. Alkalmazási példák 45
Kép 34: Drag&Drop felület Megjelenik a Visszahelyezés verzióként Drag&Drop felület. Kérjük, vegye figyelembe: Az archívumban a megfelelő dokumentumot kell kiválasztani. 10. Engedje fel az egérgombot. 46 Alkalmazási példák
Kép 35: 'Feltöltés és visszahelyezés' dialógus Megjelenik a Feltöltés és visszahelyezés dialógus. Opcionális: Ha szükséges, végezze el a módosításokat a verzión. 11. Erősítse meg OK-val. Kép 36: Esemény a hírfolyamban Eredmény Alkalmazási példák Az ablak bezárul. A dokumentum újra az archívumban van. Már nem a Szerkesztés funkcióterületen van. A hírfolyamban megjelenik egy esemény üzenet az új verzióval kapcsolatban. 47
Funkciók Ebben a fejezetben az ELO Web kliens funkcióinak áttekintését találja. A multifunkciós soron keresztül csaknem valamennyi funkció elérhető. Emellett néhány funkció a kontextmenüből elérhető. Bizonyos funkciók csak egyes dialógusokban vagy területeken fordulnak elő. A funkciók ábécésorrendben listázott szómagyarázat Funkció sora alatt találja meg. 48 áttekintését a Funkciók
'Indítás' regiszterlap A multifunkciós soron az Indítás regiszterlapon a következő funkciók érhetők el: Kép 37: 'Indítás' regiszterlap Fájl beillesztése Új dokumentumot illeszt az ELO archívumba. Multifunkciós sor > Indítás > Fájl beillesztése Megjegyzés: Egy fájl csak egy mappába illeszthető be. Új mappa Új mappa bejegyzést hoz létre az ELO archívumban. Multifunkciós sor > Indítás > Új mappa Megjegyzés: Új mappa csak meglévő mappába illeszthető be. A funkció csak akkor aktív, ha kiválaszt egy mappát. A legfelső archívumszint szintén mappának számít. 1. Válassza ki a szintet, amelybe az új mappát be akarja illeszteni. 2. Kattintson az Új mappa gombra. Funkciók 49
Kép 38: 'Új mappa' dialógus Megjelenik az Új mappa dialógus. A Mappa besorolási séma van előre beállítva. De választható új séma is. 3. Hozza létre az új mappa besorolási sémáját. 4. Kattintson az OK-ra a művelet befejezéséhez. A Mappa létrehozva üzenet jelenik meg. Az új mappa az archívumba került. Frissítés Frissíti a kiválasztott funkcióterületet Multifunkciós sor > Indítás > Frissítés Az ELO Web kliens az archívumadatokat újra letölti a szerverről. Ha például éppen a Keresés funkcióterületen van a kurzor, az ELO Web kliens lefuttatja újra a legutóbbi keresést. Mentés másként Ezzel a funkcióval menthető a kiválasztott dokumentum az archívumon kívülre. Multifunkciós sor > Indítás > Mentés másként Megjegyzés: A használt böngésző és a megadott beállítások függvényében a funkciók eltérően viselkedhetnek. Mentse a fájlt a böngészőből a szokásos módon. Dokumentum verziók 50 Megnyílik egy dialógus a dokumentumverzióinak listájával. kiválasztott dokumentum Funkciók
Multifunkciós sor > Indítás > Dokumentumverziók A Dokumentumverziók tölthetők be: dialógussal a következő funkciók Olvasásra megnyit: Megnyitja a kiválasztott dokumentum verziót egy külső programban. Verzió törlése: Törli a kiválasztott dokumentumverziót. Törlés csak akkor lehetséges, ha a kiválasztott verzió nem az aktuális munkaváltozat, és nem is törölhetetlen verzió. Beállítás munkaverzióként: A kiválasztott verzió lesz a munkaverzió. Ennek a verziónak a státusza az archívumban látható. Ha a dokumentumot szerkesztésre kikölcsönzik, csak a munkaverzió szerkeszthető. Nem törölhető verzió beállítása: A kiválasztott verzió többé nem törölhető (zárt lakat ikon). Ugrás Ugrás a kiválasztott bejegyzéshez az Archívum funkcióterületen. Ha a dokumentum nincs a helyi archívumfában, akkor a szervertől lekéri az elérési útvonalat, és az archívumot az útvonalról újratölti. A funkció rendelkezésre áll Munkalapra helyezés Gombként a multifunkciós sorban (Indítás > Ugrás). A Gyorsindító ikonokon keresztül A Munkalap, Keresés, Feladatok funkcióterületek kontextmenüiben. Az Összekapcsolás dialóguson keresztül. és Szerkesztés A kiválasztott bejegyzést a munkalapra helyezi. Multifunkciós sor > Indítás > Munkalapra helyezés A munkalap az archívum dokumentumainak és mappáinak összeállítására szolgál. Ilyen módon a munkalapon lévő bejegyzéseket a böngésző könyvjelzőjéhez hasonló módon használhatja. A bejegyzések a munkalapról szerkesztésre kikölcsönözhetők, másolhatók, logikai másolat létrehozható róluk és áthelyezhetők. Kikölcsönzés Funkciók Megnyílik egy dialógus, mellyel a kiválasztott dokumentum szerkesztésre zárolható. 51
Multifunkciós sor > Indítás > Kikölcsönzés A kikölcsönzött dokumentumok a Szerkesztés funkcióterületen vannak. A kikölcsönzött dokumentumok a kis sárga nyílról ismerhetők fel. Ahhoz, hogy a kikölcsönzött dokumentumokat más felhasználók szerkeszthessék, újra vissza kell helyezni őket. Feltöltés és visszahelyezés Megnyílik a Feltöltés és visszahelyezés dialógus. Ezzel a dialógussal a kikölcsönzött dokumentum új verzióját feltölti, és a szerkesztés zárolását feloldja. Multifunkciós sor > Indítás > Feltöltés és visszahelyezés Megjegyzés: A szerkesztett dokumentumot először helyileg kell menteni. Ezt a helyileg mentett verziót töltheti fel ezután a Feltöltés és visszahelyezés funkcióval új verzióként az archívumba. Zárolás eltávolítása Ez a funkció a kikölcsönzött dokumentum összes módosítását elveti. Egyúttal megszűnik a dokumentum zárolása és a dokumentum eltűnik a Szerkesztés funkcióterületről. Multifunkciós sor > Indítás > Zárolás eltávolítása Besorolási séma szerkesztése Megnyitja a Besorolási séma szerkesztése dialógust. Ebben a dialógusban szerkesztheti és kiegészítheti egy bejegyzés besorolási séma információit. Multifunkciós sor > Indítás > Besorolási séma szerkesztése. Másolás A Másolás funkcióval a bejegyzésről másolatot készíthet. Multifunkciós sor > Indítás > Másolás 1. Kattintson az archívumban arra a dokumentumra, amelyről másolatot akar készíteni. 2. Kattintson a Másolás gombra. Alternatíva: Jobb egérgombbal kattintson a dokumentumra az archívumban és a kontextmenüből válassza ki a Másolás menüpontot. Megjelenik a Vágólap regiszterlap. 3. Kattintson a célmappára az archívumban. A mappa neve a Célmappa mezőben megjelenik. 52 Funkciók
Opcionális: A másolási művelet beállításainak módosításához kattintson a Másolási opciók gombra. 4. Kattintson a Másolat beillesztése pontra. A másolat létrejön a célmappában. Másolat létrehozása Hivatkozást (referenciát) hoz létre a dokumentum eredeti bejegyzésére (logikai másolat). Multifunkciós sor > Indítás > Másolat létrehozása 1. Kattintson az archívumban arra a dokumentumra, amelyről logikai másolatot akar készíteni. 2. Kattintson a Másolat létrehozása gombra. Alternatíva: Jobb egérgombbal kattintson a dokumentumra az archívumban és a kontextmenüből válassza ki a Másolat létrehozása menüpontot. Megjelenik a Vágólap regiszterlap. 3. Kattintson a célmappára az archívumban. A mappa neve a Célmappa mezőben megjelenik. 4. Kattintson a Másolat létrehozása pontra. A logikai másolat létrejön a célmappában. A dokumentumtípus ikonján látható nyíl ikonról ismerhető fel. Bejegyzés áthelyezése Megnyitja a Vágólap regiszterlapot a kijelölt dokumentum célmappájának kijelölése céljából. Multifunkciós sor > Indítás > Bejegyzés áthelyezése 1. Jelöljön ki egy bejegyzést az archívumban. 2. Kattintson a Bejegyzés áthelyezése gombra. Alternatíva: Jobb egérgombbal kattintson egy bejegyzésre az archívumban és a kontextmenüből válassza ki a Bejegyzés áthelyezése menüpontot. Megjelenik a Vágólap regiszterlap. 3. Kattintson a célmappára az archívumban. A mappa neve a Célmappa mezőben megjelenik. 4. Kattintson a Bejegyzés áthelyezése gombra. Funkciók 53
A bejegyzés áthelyezése megtörténik. Ekkor a korábban kiválasztott célmappában van. Törlés Ez a funkció egy archívumbejegyzés, emlékeztető vagy aktív workflow törlésére szolgál. A funkció több kontextusban is elérhető (multifunkciós sor, kontextmenü, dialógusok stb.). Példa: Multifunkciós sor > Indítás > Törlés Megjegyzés: A törlés előtt megjelenik egy megerősítő kérdés. A megjelenő megerősítést kérő üzenet a kiválasztott objektumtól függ. Törlés a Munkalapról A kijelölt bejegyzést eltávolítja a Munkalapról. A funkció a Munkalap funkcióterületen, a Multifunkciós sor > Indítás > Törlés a Munkalapról menüből érhető el. Az archívumban a bejegyzés változatlanul megmarad. 54 Funkciók
'Dokumentum' regiszterlap A multifunkciós soron a Dokumentum regiszterlapon a következő funkciók érhetők el: Kép 39: 'Dokumentum' regiszterlap Új verzió betöltése Ezzel a funkcióval betölthet egy fájlt a számítógépéről és a fájlt a dokumentum új verziójaként archiválhatja az Archívumban. Verziókövetett dokumentum esetén új bejegyzés jön létre a verziótörténetben és az aktuális munkaverzióvá válik. Szabadon szerkeszthető dokumentum esetén az eddigi verzió felülíródik. Multifunkciós sor > Dokumentum > Új verzió betöltése Olvasásra megnyit Ezzel a funkcióval a dokumentum olvasásra megjeleníthető. A dokumentum megjelenítéséhez új böngészőablak nyílik meg. A dokumentum kezelése a böngésző függvényében az alábbiak szerint történik: beállításainak A) A dokumentum új lapon jelenik meg. B) A dokumentum új böngészőablakban jelenik meg. C) Megjelenik a fájl letöltésére szolgáló dialógus. D) A dokumentum közvetlenül letöltődik. A funkció a következő módokon tölthető le: Funkciók 55
Összekapcsolás Multifunkciós sor > Dokumentum > Olvasásra megnyit menüből. A Munkalap, Keresés, Feladatok funkcióterületek kontextmenüiben. A Dokumentum verziók dialógusból. A Fájlmellékletek dialógusból. és Archívum Ezzel a funkcióval létrehozhat, szerkeszthet és eltávolíthat összekapcsolásokat. Multifunkciós sor > Dokumentum > Összekapcsolás 1. Kattintson egy dokumentumra az archívumban. 2. Kattintson a Dokumentum regiszterlapra. 3. Kattintson az Összekapcsolás gombra. Kép 40: 'Összekapcsolás' beágyazott dialógus Megjelenik a megjelenítési területbe ágyazott Összekapcsolás dialógus. 56 Funkciók
Kérjük, vegye figyelembe: Amíg az Összekapcsolás dialógus aktív, az ELO Web kliens néhány funkciója nem aktív. 4. Jelölje ki az összekapcsolni kívánt dokumentumot és kattintson a Hozzáadás linkként gombra. Az összekapcsolt dokumentum megjelenik az Összekapcsolás beágyazott dialógusban. A következő funkciók állnak rendelkezésre az összekapcsolás létrehozása után: Ugrás: Ugrás a kiválasztott összekapcsolt dokumentumhoz. Eltávolítás: A kiválasztott hivatkozás törlése. Bezárás: Bezárja a beágyazott Összekapcsolás dialógust. Általános megjegyzés Ezzel a funkcióval általános megjegyzést hozhat létre. Az általános megjegyzések alapszíne a sárga. Minden felhasználó létrehozhatja és szerkesztheti. Multifunkciós sor > Dokumentum > Általános megjegyzés Ezen kívül van személyes megjegyzés (alapesetben zöld) és állandó megjegyzés (alapesetben piros). Megjegyzés: Megjegyzés dokumentumokhoz is. Személyes megjegyzés létrehozható mappákhoz és Ezzel a funkcióval személyes megjegyzést hozhat létre. A személyes megjegyzések alapszíne a zöld. Csak a létrehozója olvashatja és szerkesztheti. Multifunkciós sor > Dokumentum > Személyes megjegyzés Ezen kívül van általános megjegyzés (alapesetben sárga) és állandó megjegyzés (alapesetben piros). Megjegyzés: Megjegyzés dokumentumokhoz is. Állandó megjegyzés Funkciók létrehozható mappákhoz és Ezzel a funkcióval állandó megjegyzést hozhat létre. Az állandó megjegyzések alapszíne a piros. Létrehozás után se nem szerkeszthetők, se nem törölhetők. 57
Multifunkciós sor > Dokumentum > Állandó megjegyzés Ezen kívül van általános megjegyzés (alapesetben sárga) és személyes megjegyzés (alapesetben zöld). Megjegyzés: Megjegyzés dokumentumokhoz is. Melléklet hozzáadása létrehozható mappákhoz és Megnyit egy dialógust, mellyel egy dokumentumhoz mellékletet adhat hozzá. Multifunkciós sor > Dokumentum > Melléklet hozzáadása A melléklet hozzáadása dialógusban választhat ki egy fájlt a fájlrendszerből. Ez a fájl a kiválasztott dokumentumhoz fájlmellékletként kerül hozzáadásra. A fájl kiválasztásának lehetőségei: Drag&Drop: Húzza a fájlt az egérrel a Fájl archiválása itt felületre. Kiválasztási dialógussal: Kattintson a mappa szimbólura, majd válasszon ki egy fájlt. Ha egy dokumentumnak van fájlmelléklete, a középső sávon gemkapocs ikon jelenik meg. A középső sávon lévő gemkapocsra kattintva elindul az aktuális fájlmelléklet megnyitásának művelete. Fájlmellékletek A Fájlmellékletek funkcióval nyitható meg a Fájlmellékletek dialógus. A Fájlmellékletek dialógus lehetőségei: Áttekintés a dokumentum fájlmellékleteiről. A fájlmelléklet olvasásra megnyitható. A fájlmellékletek törölhetők. Multifunkciós sor > Dokumentum > Fájlmellékletek Külső link létrehozása 58 A Külső link létrehozása funkcióval egy ELO-n kívüli felhasználó számára hozzáférést biztosíthat egy dokumentumhoz. A dokumentum az index szerveren keresztül áll majd rendelkezésre. Funkciók
Kérjük, vegye figyelembe: Az ELO Web kliens Internet hozzáférését konfigurálni kell, hogy külső linkeket tudjon felajánlani a program. Az ELO Web kliens Internet hozzáférésének konfigurálásához a részletes információkat egy külön fejlesztői dokumentációban talál a SupportWeben. A következő beállítások állnak rendelkezésre: Eddig érvényes: Itt határozhat meg egy időkeretet, ameddig a dokumentum a külső felhasználó számára elérhető. Időkorlát nélkül hozzáférhető: Ezzel az opcióval a dokumentum korlátlanul rendelkezésre áll. Hozzáférések számának korlátozása: Ezzel az opcióval a hozzáférések (letöltések) számát határozhatja meg a dokumentumhoz. Multifunkciós sor > Dokumentum > Külső link létrehozása Funkciók 59
'Nézet' regiszterlap A multifunkciós soron a Nézet regiszterlapon a következő funkciók érhetők el: Kép 41: 'Nézet' regiszterlap Archívumnézet hozzáadása Az Archívumnézet hozzáadása funkcióval a kiválasztott mappa számára új archívumnézetet hozhat létre. Az archívumnézet a teljes archívum egy részletét jeleníti meg. Kiegészítő gombként a funkcióterület sávján megjelenik. Kép 42: Hozzáadott archívumnézet Multifunkciós sor > Nézet > Archívumnézet hozzáadása Archívumnézet átnevezése Az Archívumnézet átnevezése funkcióval archívumnézet nevét módosíthatja. a kiválasztott Multifunkciós sor > Nézet > Archívumnézet átnevezése 60 Funkciók
Aktuális nézet törlése Az Aktuális nézet törlése funkcióval eltávolíthatja a kiválasztott archívumnézetet a funkcióterületek sávjából. Megjegyzés: Az Aktuális nézet törlése funkció bejegyzést nem töröl. Multifunkciós sor > Nézet > Aktuális nézet törlése Lista A Lista funkcióval a megjelenítési területet úgy állíthatja be, hogy a mappa tartalma listaként jelenjen meg. Ez az ún. Lista nézet. Multifunkciós sor > Nézet > Lista Táblázat A Táblázat funkcióval a megjelenítési területet úgy állíthatja be, hogy a mappa tartalma táblázatosan jelenjen meg. Ez az ún. Táblázat nézet. Multifunkciós sor > Nézet > Táblázat Funkciók 61
'Feladatok' regiszterlap A multifunkciós soron a Feladatok regiszterlapon a következő funkciók érhetők el: Kép 43: 'Feladatok' regiszterlap Emlékeztető Ezzel a funkcióval emlékeztetőt hozhat létre dokumentumhoz. Multifunkciós sor > Feladatok > Emlékeztető 1. Kattintson egy bejegyzésre az archívumban. 2. Kattintson a Feladatok regiszterlapra. 3. Kattintson az Emlékeztető gombra. Alternatíva: Jobb egérgombbal kattintson egy bejegyzésre és a kontextmenüből válassza ki az Emlékeztető menüpontot. 62 Funkciók
Kép 44: 'Emlékeztető' dialógus Megjelenik az Emlékeztető dialógus. 4. Itt a következő beállításokat végezheti el: Megnevezés: Az előbeállítás a dokumentum neve. Szükség esetén adjon meg másik nevet. Prioritás: A, B és C közül választhat. Határidő: A dátumot, amelyen a dokumentumot újra szeretné maga előtt látni. Létrehozva: Az emlékeztető létrehozási dátuma. Jegyzet: További információkat rögzíthet itt. Felhasználótól: Itt megjelenik az emlékeztető létrehozójának neve. Felhasználónak: Itt választhat ki egy felhasználót vagy csoportot az emlékeztető címzettjének. 5. Kattintson az OK gombra az emlékeztető mentéséhez. Az emlékeztető a címzett Feladatok funkcióterületén jelenik meg. Funkciók 63
Workflow indítása A Workflow indítása funkcióval új standard workflow-t indíthat. Multifunkciós sor > Feladatok > Workflow indítása Megjegyzés: Az ELO Web klienssel nem hozható létre workflow sablon. A workflow sablonokat az ELO Java klienssel vagy az ELO Windows klienssel kell létrehozni. 1. Kattintson egy bejegyzésre az archívumban. 2. Kattintson a Feladatok regiszterlapra. 3. Kattintson a Workflow indítása gombra. Alternatíva: Jobb egérgombbal kattintson egy bejegyzésre és a kontextmenüből válassza ki a Workflow indítása menüpontot. Kép 45: 'Workflow indítása' dialógus Megjelenik a Workflow indítása dialógus. 4. Válasszon sablont az új workflow-hoz. 64 Funkciók
Megjelenik a workflow diagram. Opcionális: Módosítsa a workflow nevét a Workflow neve mezőben. 5. Kattintson az OK-ra. A workflow elindul. Ad-hoc workflow Az Ad-hoc workflow funkcióval az Ad-hoc workflow létrehozására alkalmas dialógust indíthatja el. Az Ad-hoc workflow-kat az ELO előre meghatározta, ezek csekély ráfordítással beállíthatók. Így azonban a beállítási lehetőségek a standard workflow-khoz képest szűkösebbek. Multifunkciós sor > Feladatok > Ad-hoc workflow Workflow megjelenítése Új regiszterlapot nyit meg a böngészőben. Ezen a regiszterlapon jelenik meg a kiválasztott workflow workflow-diagramja. Kattintson egy workflow csomópontra a csomópont beállítások részletes információinak megismeréséhez. Multifunkciós sor > Feladatok > Workflow megjelenítése Workflow továbbítása Ez a funkció a workflow-t a következő szerkesztőhöz továbbítja. Multifunkciós sor > Feladatok > Workflow továbbítása 1. Nyissa meg a Feladatok funkcióterületet. 2. Jelölje ki továbbítani kívánt workflow-t. 3. Kattintson a Workflow továbbítása gombra. Alternatíva: Jobb egérgombbal kattintson a workflow-ra és a kontextmenüből válassza ki a Workflow továbbítása menüpontot. Funkciók 65