Diákigazolvány rendszer Elektronikus igénylés 2011.09.12. Verzió: 0.1.0
Tartalomjegyzék 1 A diákigazolványok igénylésének új, elektronikus ügyintézése... 3 1.1 A működési folyamatok vázlata... 3 1.2 A közoktatás igénylési folyamata a 2011-es évben... 3 2 Mellékletek... 6
1 A diákigazolványok igénylésének új, elektronikus ügyintézése 1.1 A működési folyamatok vázlata Az új, elektronikus diákigazolvány-igénylési eljárás a teljesen elektronizált diákigazolvány-igénylési eljárás bevezetését készíti elő. A működési folyamatok tervezésekor az alábbi fontos szempontokat kellett szem előtt tartani: a diákigazolvány-igénylés kizárólag az igénylő (a tanuló, kiskorú tanuló törvényes képviselője) által benyújtott kérelem alapján indítható el, a tanulói jogviszony igazolására az oktatási intézmények jogosultak, az intézményekben az igénylések ügyintézése lehetőleg elektronikusan történjen, a fényképek digitalizálására az intézményeknek nincs megfelelő apparátusuk, eszközük, a fényképek felragasztása sima papírra sok bonyodalmat okozhat (leesik és összekeveredik a postázó borítékban, szkenneléskor leválik), a még használatban lévő igénylőlapokat alkalmazni lehet a fényképek és az aláírások megfelelő továbbítására. Az új igénylési folyamat rövid leírása a tanuló számára a közoktatási intézmény indítja az igénylési folyamatot a saját iskolai adminisztrációs rendszerében (továbbiakban: IAR) vagy az Oktatási Hivatal által rendelkezésre bocsátott diákigazolvány e-igénylés kliens szoftver használatával (továbbiakban: igénylő felület), az igényléseket az intézmény elektronikusan hagyja jóvá az IAR felületén vagy az igénylő felületen, és elektronikusan továbbítja az adatokat az Oktatási Hivatalnak, a diákigazolványok díjának befizetése a közoktatási intézményben történik (az igénylő befizeti a diákigazolvány díját az intézménynek), és az intézmény elektronikus számla alapján egy összegben (ez egy csomagban szereplő több igénylés együttes díját jelenti), átutalással továbbítja az Oktatási Hivatalnak. 1.2 A közoktatás igénylési folyamata a 2011-es évben A közoktatásban elérendő cél, az IAR-ok és a központi diákigazolvány adatbázis elektronikus összekötése. Az IAR alkalmazással még nem rendelkező közoktatási intézmények számára kialakított igénylő felület célja az átmeneti időszakban lehetővé tenni a diákigazolvány-igénylés elektronikus ügyintézését. Ennek a megoldásnak a szerepét az intézményekben általánossá váló iskolai adminisztrációs rendszerek idővel át tudják majd venni. A KIR-ben tárolásra kerül a tanuló oktatási azonosítója és legfontosabb személyes adatai. Ezeket az adatokat a közoktatási intézmények kezelik, szerkesztik, és a tárolt információk minőségéért és pontosságáért is ők felelnek. A diákigazolvány-igénylés teljes elektronizálását megelőző átmeneti időszakban használt megoldásban a már kiadott hagyományos igénylőlapok felhasználásra kerülnek, a fénykép és az aláírások fogadására alkalmas részük megfelelően használható, a fényképek nem vesznek el. A folyamat elektronikus részében az IAR-ban a kézi adatrögzítés minimális, az átmeneti eljárás felkészít a teljes egészében elektronikus igénylési eljárás bevezetésére, így az már nem jelent radikális folyamatváltozást.
A közoktatásban tanulók igénylési folyamata: 1. A diákigazolvány igénylőlapot legkésőbb a beiratkozáskor ki kell osztani a tanulóknak. Az igénylőlapokról előzőleg el kell távolítani a csekkszelvényt, hogy csekkes befizetés ne történjen. Egyúttal tájékoztatni kell a tanulókat/szülőket, hogy az igénylés díjának befizetési módja megváltozott. 2. Az iskolai ügyintéző a beíratástól számított 8 napon belül a jogszabályi előírások szerint rögzíti a KIR-ben a tanulók adatait. Az általános iskolát megkezdő tanulók túlnyomó többségének a beiratkozás előtt még nincs oktatási azonosítója, így az adatok első rögzítése a KIR-be az általános iskolai ügyintéző által történik a tanuló személyes adatait igazoló hivatalos okmány alapján. A középfokú iskolát megkezdő vagy iskolát váltó tanulók túlnyomó többségének a beiratkozás előtt már van oktatási azonosítója, így részletes adatrögzítésre általában nincs szükség, az oktatási azonosító segítségével a korábban bejegyzett személyes adatok betölthetők. Amennyiben a már tárolt adatok nem egyeznek a tanuló személyes adatait igazoló hivatalos okmány adataival, az ügyintéző adatmódosítási kérelmet indít a KIR-ben (3-4 napos átfutási idő), és korrigálja az érintett adatokat. 3. A jogszabályi előírásoknak megfelelően kitöltött, nevet, tanulói azonosító számot, lakcímet vagy tartózkodási helyet aláírást és igazolványképet tartalmazó diákigazolvány igénylőlapokat a tanulók (szülők) a beiratkozástól számított 8 napon belül átadják az intézményi ügyintézőnek, és az intézményben befizetik az igénylés díját is. A befizetésről az intézmény nyugtát állít ki. Amennyiben az igénylő a kiadó intézmény mellett más intézményt vagy telephelyet is szerepeltetni kíván a diákigazolványon (pl. az utazási kedvezmény igénybevételéhez), a másodlagos intézmény vagy telephely adatait az igénylőlapon kell kitöltenie. Az ügyintéző az igénylőlap alapján kitölti a másodlagos intézmény adatait az igénylő felületen. 4. Az intézményi ügyintéző ellenőrzi a fénykép, az aláírások és az előírt adatok szerepeltetését az igénylőlapon, és az általános iskolát kezdő tanulók oktatási azonosítóját rávezeti a lapra. 5. Az IAR-t használó intézmény ügyintézője az IAR tanulói nyilvántartásának felületén megjelenített tanulói listában megjelöli azokat a tanulókat, akiknek diákigazolvány-igénylést indít. A jelölés befejezése után a megjelölt tanulók adatai összevetésre kerülnek a KIR tanulói nyilvántartásával. Az igénylő felületet használó intézmény ügyintézője az igénylő felületen bejelentkezik a mesterjelszó kezelő rendszerben kiosztott hozzáféréssel, valamint beírja azoknak a tanulóknak az oktatási azonosítóját, akiknek diákigazolvány-igénylést indít. A megadott feltételnek megfelelő tanulók személyes adatai betöltődnek a KIR-ből. Az ügyintéző a tanulók adatait összeveti a saját nyilvántartásával. Adateltérés esetén az érintett tanuló igénylésének rögzítését fel kell függeszteni az eltérések korrigálásáig. 6. Megfelelő adatok esetén az ügyintéző a megjelölt tanulóknál rögzíti az igénylőlap sorszámát és a tanuló által igénybe vett oktatás munkarendjét az IAR-ban vagy az igénylő felületen. 7. Az összes igénylés (esetleg kisebb csoportok, pl. osztályok) adatainak bevitele után az ügyintéző az IAR, illetve az igénylő felület megfelelő funkciójának használatával beküldi az elektronikus igénylést a központi diákigazolvány rendszerbe (DIG). Ezzel egyidejűleg fedőlapot nyomtat az IAR-ból vagy az igénylő felületről, amelyen a feltüntetett vonalkód azonosítja az intézményt, az elektronikusan beküldött adatcsomagot, és az abban szereplő igényléseket. A fedőlapot az intézményvezető vagy a megbízottja aláírja, lepecsételi, ezzel igazolva az igénylési díjak tanulói befizetését. A fedőlap a hozzá tartozó diákigazolvány-igénylésekkel együtt megrendelő dokumentumnak minősül.
8. Az ügyintéző az intézményi dokumentáláshoz fénymásolatot készít a papír igénylőlapokról és a fedőlapról, majd a beiratkozástól számított 25 napon belül, illetve az év közbeni igénylés benyújtását követő 8 napon belül postázza az igénylőlapokat a hozzájuk tartozó fedőlappal együtt az Oktatási Hivatalnak. 9. A továbbiakban a központi feldolgozási folyamat előrehaladtával az igénylések státusza az intézményi igénylő felületen is követi a feldolgozási állapotot, így az intézmény a saját rendszerében folyamatosan nyomon követheti, bármikor megtekintheti az egyes igénylések státuszát. 10. A tanulók által az intézménynek megfizetett diákigazolvány igénylési díjat az intézmény fizeti be az Oktatási Hivatal számlájára a Hivataltól kapott, és az IAR-ban vagy az igénylő felületen megjelenített elektronikus számlán szereplő összeg átutalásával. A számlán a fizetendő összeg az intézményt illető igazolványonkénti 70 Ft-tal csökkentett mértékű. Az átutalást csak az elektronikus számla megérkezése után és kizárólag a rajta szereplő összegben kell megtenni. 11. A legyártott igazolványokat a gyártó eljuttatja az intézményekbe. Az érintett igénylések státusza a DIG rendszerben és az intézményi igénylő felületen is Legyártott állapotra vált. Ez a funkció 2011. november 1-jétől lesz elérhető. 12. Az intézményi ügyintéző az igazolványok átvételét követően bejelöli a tanulóknál az IAR vagy az igénylő felület megfelelő rovatában, hogy az igazolványt átvette, ezután az igénylés státusza Átvett állapotra vált. Ez a funkció 2012. január 1-jétől lesz elérhető. Az IAR-ok, illetve az igénylő felület használatának részletes leírása a felhasználói útmutatókban található (az IAR felhasználói útmutatók az IAR-fejlesztőktől szerezhetők be).
2 Mellékletek 1. számú melléklet - közoktatási intézmény igénylési folyamat (az igénylő felület használatának segítségével) 1. Igénylőlap kiosztása (a csekkszelvényt előtte el kell távolítani) Beiratkozáskor az iskola kiosztja az igénylőlapot beiratkozás dátuma 2. Igénylőlap beadása és eljárási díj befizetése beiratkozástól számított 8 nap A tanuló leadja az iskolában az igénylőlapot és befizeti az eljárási díjat Az iskola rögzíti a tanuló adatait a KIR-ben Az iskola nyugtát állít ki a befizetett összegről A KIR oktatási azonosítót rendel a tanulóhoz, amennyiben még nincs neki. Adateltérés esetén az ügyintéző elvégzi az adatok módosítását a KIR-ben 3. Igénylés rögzítése az elektronikus felületen Oktatási intézmény - ügyintéző: a beiratkozástól számított 25 nap Ellenőrzi a fénykép, az aláírás és a kért adatok szerepeltetését Bejelentkezés után betölti a tanulók adatait az elektronikus felületen Megjelöli azokat a tanulókat, akiknek igazolványt igényel Adathiba esetén megszünteti a kijelölést, és a KIR-ben elvégzi az adatmódosítást A KIR-ből betöltődő adatokat ellenőrzi Rögzíti az igénylőlap sorszámát, a munkarendet és továbbítja az igénylést A véglegesített és továbbított igénylésekől fedőlapot nyomtat Az intézményvezető aláírja és pecsételi a fedőlapot Az igénylőlapok a fedőlappal együtt postázásra kerülnek
2. számú melléklet - közoktatási intézmény igénylési folyamat (IAR használatának segítségével) 1. Igénylőlap kiosztása (a csekkszelvényt előtte el kell távolítani) Beiratkozáskor az iskola kiosztja az igénylőlapot beiratkozás dátuma 2. Igénylőlap beadása és eljárási díj befizetése beiratkozástól számított 8 nap A diák leadja az iskolában az igénylőlapot és befizeti az igénylési díjat Az iskola rögzíti a tanuló adatait a KIR-ben Az iskola nyugtát állít ki a befizetett összegről A KIR oktatási azonosítót rendel a tanulóhoz, amennyi ben nincs neki. Adateltérés esetén az ügyintéző elvégzi az adatok módosítását a KIR-ben 3. Igénylés rögzítése az elektronikus felületen Oktatási intézmény - ügyintéző: beiratkozástól számított 25 nap Ellenőrzi a fénykép, az aláírás és a kért adatok szerepeltetését Betölti a tanulók adatait az IAR felületen Megjelöli azokat a tanulókat, akiknek igazolványt igényel Eltérés vagy adathiba esetén megszünteti a kijelölést, és a KIR-ben elvégzi az adatmódosítást A megjelölt tanulók adatai összevetésre kerülnek a KIR adatbázisával Rögzíti az igénylőlap sorszámát, a munkarendet és továbbítja az igénylést A véglegesített és továbbított igénylésekről fedőlapot nyomtat Az intézményvezető aláírja és pecsételi a fedőlapot Az igénylőlapok a fedőlappal együtt postázásra kerülnek