SZABÁLYZAT Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata pályázási rendjéről Az önkormányzat által ellátandó feladatok és a fejlesztések megvalósításához jelentős kiegészítő anyagi forrást biztosítanak a különböző pályázatokon elnyerhető pénzeszközök. A pályázások szabályozott rend szerinti lebonyolítása, a pályázatokkal kapcsolatos kompetenciák egyértelmű meghatározása, valamint a pályázatok benyújtásához szükséges forrás biztosítása, és a pályázatok nyilvántartásának áttekinthető és ellenőrizhető rendje érdekében az alábbi szabályzatot adjuk ki: I. Általános rendelkezések 1.) A szabályzat hatálya kiterjed Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat), valamennyi önkormányzati fenntartású intézmény és az Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaság valamennyi pályázatának előkészítésére, megvalósítására és nyilvántartására függetlenül attól, hogy a pályázó szervezet a pályázat kedvezményezettje, vagy abban partnerként vesz részt. 2.) A szabályzatban szereplő fogalmak értelmezése: felelős tisztségviselő: az a tisztségviselő, akinek az alpolgármesterek közötti munkamegosztásról szóló közgyűlési határozat melléklete szerint a feladatkörébe tartozik a pályázat, vagy a polgármester témafelelősként kijelöli. Hivatal: Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala pályázó főosztály: a Polgármesteri Hivatal azon főosztálya, amelyik a pályázat előkészítését és menedzselését intézi. projektmenedzser: a projekt megvalósításáért felelős, legalább a feladat ellátására vonatkozó tanfolyami végzettséggel vagy két éves gyakorlattal rendelkező személy. A Polgármesteri Hivatal esetében a jegyző jóváhagyásával a főosztályvezető jelöli ki a felelőst a projekt menedzselésére. Fejlesztési és Pályázati Akcióterv: az Önkormányzat adott költségvetési évre vonatkozóan kiemelt jelentőségűnek ítélt fejlesztéseit, ágazati feladatait, és azok megvalósítását támogató pályázatok összességét tartalmazó dokumentum. Stratégia: Pécs Megyei Jogú Város Hosszú- és Középtávú Stratégiája szakbizottság: a pályázat témája alapján annak megtárgyalására hatáskörrel rendelkező közgyűlési bizottság(ok). 3.) A tervszerű pályázati tevékenység, a pályázatokkal kapcsolatos költségek tervezhetősége érdekében az Önkormányzat a költségvetési koncepció elfogadását megelőzően minden évben megalkotja a következő költségvetési évre érvényes Fejlesztési és Pályázati Akciótervét. 1
II. A Fejlesztési és Pályázati Akcióterv megalkotása 1.) A Polgármesteri Hivatal főosztályai (továbbiakban: főosztályok) és intézményei folyamatos pályázatfigyelést folytatnak a fejlesztési tervek megvalósításának, a szakfeladatok ellátásának pályázat útján történő finanszírozása érdekében. Adott költségvetési évet követően elérhető pályázati lehetőségeket folyamatosan gyűjtik, valamint a közép- és rövidtávon aktuális fejlesztések, feladatok körét aktualizálják a tárgyév során. 2.) Az Önkormányzat következő évi költségvetési koncepciójának tervezésekor a főosztályok saját, és a felügyeletük alá tartozó intézmények pályázati és fejlesztési terveit prioritási sorrendbe rendezik az ágazati stratégiáikhoz illeszkedés, valamint ellátandó feladatok szempontjából. A rendelkezésre álló információk alapján megtervezik a prioritási listába felvett pályázatok önerőigényét is. Az elkészült listát eljuttatják a Tisztségviselői Kabinet Stratégiai Tervezési Osztályának. 3.) A listák alapján a Stratégiai Tervezési Osztály javaslatot készít a polgármester számára a következő költségvetési évre vonatkozó Fejlesztési és Pályázati Akciótervre. A javaslatnak illeszkedni kell a Stratégia célrendszeréhez. 4.) A polgármester szakmai egyeztetések lefolytatása után, a mindenkori költségvetési lehetőségekhez mérten véglegesíti a javaslatot, és a Stratégiai Tervezési Osztály útján gondoskodik annak Közgyűlés elé terjesztéséről. III. Az Önkormányzat pályázatai 1.) Pályázatok pénzügyi forrásainak biztosítása a.) Az Önkormányzat éves költségvetésének tervezésekor pénzügyi keretet kell biztosítani a Közgyűlés által elfogadott Fejlesztési és Pályázati Akciótervben nevesített pályázatok tervezett önerejére, és a szükséges előfinanszírozás számára. b.) Az Önkormányzat költségvetésében elkülönített pályázati kereten túl, az Önkormányzat pályázatainak benyújtásához szükséges önerő biztosítható még, más alapokból, egyéb költségvetési forrásokból, bizottsági keretből, az alapfeladat ellátására kapott költségvetési keretből (amennyiben ez az alapfeladat ellátását nem veszélyezteti), illetve hitelből a Pénzügyi Főosztállyal történt előzetes egyeztetés alapján. c.) A pályázati keretből történő igénylés esetén e szabályzat rendelkezései szerint, egyéb céltartalékokból, alapokból, bizottsági keretekből, alapfeladat ellátására 2
kapott költségvetési keretből történő igénylés esetén a mindenkori önkormányzati költségvetési rendeletben szabályozott módon kell eljárni. 2.) Pályázatfigyelés, a pályázati igény jóváhagyásának döntés-előkészítése a.) A pályázati lehetőségek felkutatását, figyelését a főosztályok végzik. A feladatra jegyzői hozzájárulással a főosztályvezető jelöl ki felelőst, illetve felelősöket. A pályázatfigyeléssel kapcsolatos feladatoknak az érintett munkavállaló(k) munkaköri leírásába történő beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelős vezető feladata. b.) A pályázatfigyeléssel megbízott feladata a főosztály szakterületéhez kapcsolódó pályázati lehetőségek figyelése a nyomtatott és elektronikus médiumokban, a hivatalos kormányzati hírforrásokban. Az önkormányzat által megpályázható, a főosztály feladatkörébe illeszkedő, fejlesztési törekvését támogató pályázati lehetőségről haladéktalanul értesíti a főosztály vezetőjét. A főosztályvezető az alkalmasnak ítélt pályázat esetén megvizsgálja a pályázattal megvalósítható projekt lehetséges tartalmát, tervezett összköltségét, és annak saját forrásigényét, a saját forrás biztosításának lehetséges alternatíváit, a tervezett fenntartási költséget, valamint a projektbe bevonandó lehetséges partnerek körét. A pályázati szándékról tájékoztatja a Stratégiai Tervezési Osztályt, aki véleményezi a projektjavaslatot a Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történő illeszkedés szempontjából. c.) A főosztályvezető tájékoztatja az illetékes tisztségviselőt a pályázati lehetőségről és a pályázatra kidolgozható projektötletről, valamint a Stratégiai Tervezési Osztálynak a pályázati szándékról alkotott véleményéről. Az illetékes tisztségviselő a főosztályvezetővel és a Pénzügyi Főosztály vezetőjével egyeztet, és dönt a pályázati igény döntés-előkészítéséről. d.) Pályázati partnerségre irányuló külső megkeresés esetén az illetékes tisztségviselő egyeztet a pályázat jellege szerinti illetékes főosztály, a Pénzügyi Főosztály és a Stratégiai Tervezési Osztály vezetőivel, és dönt a pályázathoz csatlakozás döntéselőkészítésének megindításáról. e.) A projektmenedzseri feladatra jegyzői hozzájárulással a főosztályvezető jelöl ki felelőst. A projektmenedzseri feladatoknak az érintett munkavállaló munkaköri leírásába történő beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelős vezető feladata. f.) A projektmenedzser az elektronikus nyilvántartásban rögzíti a pályázat ismert adatait. g.) Amennyiben a projekt nagysága, összetettsége indokolja, előkészítésre vonatkozó projektmenedzseri feladatok ellátásával külső szervezet is megbízható Közgyűlési jóváhagyással, de kapcsolattartásra és ügyintézésre ekkor is ki kell jelölni projektmenedzsert a pályázó főosztályon. 3
Sajátos előírások az Önkormányzat intézményeinek fejlesztésére irányuló pályázatok esetében h.) Amennyiben intézmény-felügyeletet ellátó főosztály pályázatfigyelése során olyan pályázatot talál, melynek kedvezményezettje önkormányzat, de önkormányzati fenntartású intézmény(ek) fejlesztése valósítható meg általa, a főosztályvezető megvizsgálja a pályázattal megvalósítható projekt lehetséges tartalmát, tervezett összköltségét, és annak saját forrásigényét, a saját forrás biztosításának lehetséges alternatíváit, a tervezett fenntartási költséget, valamint a projektbe bevonandó lehetséges partnerek körét. A pályázati szándékról tájékoztatja a Stratégiai Tervezési Osztályt, aki véleményezi a projektjavaslatot a Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történő illeszkedés szempontjából. i.) A főosztályvezető tájékoztatja az illetékes tisztségviselőt a pályázati lehetőségről és a pályázatra kidolgozható projektötletről, valamint a Stratégiai Tervezési Osztály pályázati szándékról alkotott véleményéről. A felelős tisztségviselői jóváhagyás esetén a főosztályvezető írásban értesít minden érintett intézményt a pályázati lehetőségről. j.) Ha az értesítés alapján egy intézmény úgy dönt, hogy részt kíván venni a pályázatban, szándékáról a Szabályzat 1/b. számú mellékletét képező Pályázati Igénybejelentő adatlap megküldésével tájékoztatja a felügyeletét ellátó főosztályt a pályázat benyújtási határideje előtt legalább: 15 nappal a mindenkori költségvetési törvény alapján, szakminiszteri rendeletben szabályozott pályázatok esetében, egyéb pályázat esetében 60 nappal. Amennyiben a pályázat benyújtására a fentieknél rövidebb idő áll rendelkezésre, az intézmény haladéktalanul köteles tájékoztatni a felügyeletét ellátó főosztályt pályázati igényéről. k.) A részvételi szándékról kapott tájékoztatást követően a felügyeletet ellátó főosztály engedélyt kér a pályázati igény Közgyűlés elé terjesztéséhez, illetve szakminiszteri rendeletben szabályozott pályázati felhívások esetében a pályázaton való induláshoz a polgármestertől és a Pénzügyi Főosztály vezetőjétől a Szabályzat 1/c. számú mellékelt formanyomtatványán. Csak olyan pályázati igény terjeszthető a Közgyűlés elé, amelyhez a polgármester, és a Pénzügyi Főosztály vezetője előzetesen hozzájárult. l.) Engedélyezés esetén a projektmenedzseri feladatra jegyzői hozzájárulással a főosztályvezető jelöl ki felelőst. A projektmenedzseri feladatoknak az érintett munkavállaló munkaköri leírásába történő beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelős vezető feladata. m.) A projekt menedzselését ellátó munkavállaló az elektronikus nyilvántartásban rögzíti a pályázat ismert adatait. n.) A költségvetési törvény alapján, szakminiszteri rendeletben szabályozott pályázatok jóváhagyásának döntés-előkészítési folyamatára nem vonatkozik a 4
k.) pontok rendelkezése. 3.) Döntés a pályázaton való részvételről a.) Azon pályázatok esetében, amelyekben az Önkormányzat anyagi kötelezettséget vállal, a Közgyűlés dönt a pályázaton való részvételről. A projektmenedzser előterjesztést készít a szakbizottság és a Költségvetési Bizottság ülésére. Az előterjesztéshez kitöltve csatolni kell a Szabályzat 1/a. sz. mellékletét képező Projekt Adatlapot, valamint a Stratégiai Tervezési Osztály véleményét a pályázati javaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történő illeszkedéséről. b.) A szakbizottsági és a Költségvetési Bizottsági megtárgyalás után terjeszthető a pályázati szándék a Közgyűlés elé. c.) A Közgyűlési határozatot meg kell küldeni a Tisztségviselői Kabinet Stratégiai Tervezési Osztályának is. 4.) A pályázat elkészítése, beadása a.) A pályázat teljes dokumentációjának elkészítéséről, ezzel együtt a szükséges beszerzések, közbeszerzések lebonyolításáról a pályázó főosztály vezetője gondoskodik. b.) A pályázatot az önkormányzat képviseletében a polgármester írja alá. c.) A pályázat elbírálásáról annak elfogadásáról vagy elutasításáról a projektmenedzser értesíti a Pénzügyi Főosztályt. d.) Pályázat elutasítása esetén a Pénzügyi Főosztály az önrész biztosítására a költségvetésben vállalt kötelezettséget feloldja, és a felszabaduló összeget a költségvetési forrás helyére visszavezeti. 5.) A támogatási szerződés a.) Sikeres pályázat esetén az elnyert támogatás biztosításáról szóló támogatási szerződést aláírás előtt véleményeztetni kell a kötelezettségvállalás rendjéről szóló szabályzat szerint. b.) A támogatási szerződést az Önkormányzat nevében a polgármester írja alá, ellenjegyzője a Pénzügyi Főosztály vezetője, távolléte esetében a helyettese. 6.) Megvalósítás, beszámolás a.) A menedzsmentben részt vevő felelős személyeket (a pénzügyi felelőst, a monitoring tevékenységet végző felelős személyt, a kapcsolattartásért felelős szakembert) a pályázó főosztály, és az érintett főosztály(ok) vezetői javaslata alapján a jegyző jelöli ki. 5
b.) Amennyiben a projekt nagysága, összetettsége indokolja, a menedzsment feladatok ellátásával külső szervezet is megbízható a Közgyűlés döntése alapján. c.) A projektmenedzser, illetve a külső menedzsment szervezet megbízása esetén annak vezetője a pályázó főosztály vezetőjével és a felelős tisztségviselővel egyeztetve kidolgozza a projekt megvalósításának menetét, összeállítja a megvalósításba bevont külső szakértők és partnerek körét, gondoskodik a megbízási, vállalkozási szerződések, egyéb megállapodások elkészítéséről és jóváhagyásáról. d.) A projektmenedzser feladata a menedzsment feladatok koordinálása, beszámolók készítése a projekt megvalósulásának állásáról, eredményéről a szakbizottság számára. Külső menedzsment szervezet esetén feladata a kapcsolattartás a menedzsment szervezettel, a gondoskodás menedzsment szervezet által elkészített beszámolók szakbizottság elé terjesztéséről. A beszámolók gyakorisága a projekt időtartamától függ. Egy évig tartó projekt esetén elegendő a záró (év végi) beszámoló, több évre elhúzódó projektnél legalább évente egyszer, illetve a szakbizottság által előír gyakorisággal kell a szakbizottságnak, illetve a Közgyűlésnek beszámolni. e.) A beszámolónak legalább tartalmaznia kell a pályázat keretében elvégzett munkát, a megvalósított eredményeket, a hátralévő feladatokat, a pénzügyi keret addigi felhasználását és felhasználásának tervezett ütemét. f.) A záró beszámolóban ki kell fejteni, hogy a projekt mennyire érte el a kitűzött célokat, illetve hogy milyen további - az eredeti célkitűzésben nem meghatározott - eredményeket valósított meg. Ismertetni kell a szerződéskötés előtti kiinduló állapotot és a projekt megvalósításával elért állapotot, valamint a továbbfejlesztés lehetőségeit. g.) A projektmenedzser legalább félévente, illetve a felelős tisztségviselő által meghatározott időszakonként tájékoztatja a projekt előrehaladásáról a felelős tisztségviselőt és a Pénzügyi Főosztályt a Szabályzat 2. számú mellékletében szereplő adatlapon. Az adatokat rögzíti az elektronikus nyilvántartásban. 8.) Pénzügyi lebonyolítás a.) A pályázatokkal kapcsolatos pénzeket pályázatonként külön erre a célra elkülönített számlán kell kezelni. Ezen a számlán kell megjelennie a pályázat kiírója által nyújtott támogatásból befolyt összegnek. b.) A Pénzügyi Főosztály a főkönyvi könyvelésében külön ügyletkódot nyit meg minden pályázathoz, ezen keresztül történik a program finanszírozása és elszámolása. c.) A pályázati pénzkeret felhasználására vonatkozó kötelezettségvállalás, ellenjegyzés és utalványozás során az Önkormányzat Pénzgazdálkodási rendjéről szóló szabályzat szerint kell eljárni. d.) A menedzsment pénzügyi felelőse felel azért, hogy a pénzkezelés és elszámolás rendje a vonatkozó elvárásoknak és a helyi szabályozásnak is megfeleljen. 6
9.) Projekt utánkövetése a.) A projekt lezárása utáni utánkövetési feladatok ellátása a pályázó főosztály feladatkörébe tartozik. A projektmenedzser feladata gondoskodni a pályázati dokumentumok jogszabályban, illetve a pályázat kiírója vonatkozó útmutatásában előírt ideig történő megőrzéséről. b.) A pályázó főosztály gondoskodik arról, hogy a projekt fenntartásával kapcsolatos költségek beépüljenek Pécs Megyei jogú Város Önkormányzata éves költségvetésének tervezésébe. Fenntartási kötelezettség esetén a pályázó főosztály évente egyszer beszámol a szakbizottságnak a pályázat utóéletéről. IV. Önkormányzati fenntartású intézmények pályázatai 1.) Pénzügyi források a.) Amennyiben egy intézmény a pályázathoz szükséges önrészt és egyéb költségeket megvalósult többletbevételéből, jóváhagyott költségvetéséből (saját hatáskörű belső átcsoportosítással) biztosítja, az előirányzat-átcsoportosítás jogszabályi előírásai szerint kell eljárnia. A költségvetési éven áthúzódó pályázat esetében kötelezettségvállalás csak a Közgyűlés jóváhagyásával vállalható. b.) Azon intézmények, melyek költségvetésükből nem tudják finanszírozni a pályázathoz szükséges önerőt és kapcsolódó egyéb költségeket, pályázatuk benyújtásához az Önkormányzat költségvetéséből igényelhetnek támogatást. 2.) Pályázatfigyelés, a pályázati igény döntés-előkészítése a.) Pályázatfigyelésre az intézményvezető jelöl ki felelőst. b.) Az intézmény pályázási szándékát köteles a szakmai felügyeletét ellátó főosztálynak írásban jelezni, megadva a pályázat felelősének nevét, elérhetőségét, és a Szabályzat 1/a. számú mellékletének kitöltésével a tervezett projekt alapadatait. c.) A Projektadatlapot a pályázat benyújtási határideje előtt legalább 30 nappal meg kell küldeni, ha az intézmény a pályázathoz szükséges önerőt és kapcsolódó egyéb költségeket az Önkormányzat költségvetéséből igényli, valamint, ha a pályázat eredménye a költségvetésre kihatással lesz, továbbá a költségvetési 7
éven átnyúló pályázatok esetében. Ha a pályázat beadását a 30 napos határidő megtartása ellehetetleníti, akkor a fenti határidőtől el lehet térni. d.) A pályázati igénybejelentésről a főosztályvezető véleményt kér a Stratégiai Tervezési Osztálytól a projektjavaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történő illeszkedés szempontjából. A véleménnyel együtt tájékoztatja a felelős tisztségviselőt a pályázati szándékról, és egyúttal engedélyezteti a pályázati igény Közgyűlés elé terjeszthetőségét a polgármesterrel és a Pénzügyi Főosztály vezetőjével a Szabályzat 1/c. számú mellékletén. Az engedély megadásáról, illetve elutasításáról a felügyeletet ellátó főosztály vezetője haladéktalanul értesíti az intézmény vezetőjét. Hozzájárulás esetén a főosztályvezető kijelöli a projekt menedzserét, aki gondoskodik a projekt ismert adatainak az önkormányzat elektronikus nyilvántartási rendszerébe történő felvezetéséről. 3.) Döntés a pályázaton való részvételről a.) Amennyiben a pályázathoz szükséges önrészt és a pályázattal kapcsolatos egyéb költségeket az intézmény megvalósult többletbevételéből biztosítja, és a pályázat eredményének nincs az Önkormányzat költségvetésére kihatása, a pályázat benyújtásáról az intézmény vezetője önállóan dönt. b.) Amennyiben a pályázat benyújtásához szükséges önrész részben vagy egészben az Önkormányzat költségvetéséből kerül biztosításra, illetve a projekt éven túli elkötelezettséget jelent, és a pályázat eredménye a költségvetésre hatással lesz, a Közgyűlés dönt a pályázat benyújtásának támogatásáról, ezzel együtt a vállalt önrész és szükséges előfinanszírozás összegének rendelkezésre bocsátásáról és forrásáról. c.) A közgyűlési előterjesztés előtt a projektmenedzser előterjesztést készít a szakbizottság és a Költségvetési Bizottság számára. Az előterjesztéshez a Pályázati Igénybejelentő lapot csatolni kell. A szakbizottsági és a Költségvetési Bizottsági javaslat után terjeszthető a pályázati szándék a Közgyűlés elé. d.) A közgyűlési határozatot a Tisztségviselői Kabinet Stratégiai Tervezési Osztályának is meg kell küldeni. 4.) A pályázat elkészítése, beadása a.) Az intézmény vezetője gondoskodik a pályázat elkészítéséről. A felügyeletét ellátó főosztály a pályázat elkészítésében közreműködhet. b.) A pályázatot az intézmény vezetője írja alá. c.) A pályázat elbírálásáról annak elfogadásáról vagy elutasításáról a pályázó intézmény vezetője értesíti a felügyeletét ellátó főosztályt. A főosztály 8
tájékoztatja a Pénzügyi Főosztályt a döntés eredményéről, amennyiben az Önkormányzat kötelezettséget vállalt a pályázatban. d.) Pályázat elutasítása esetén a Pénzügyi Főosztály az önrész biztosítására a költségvetésben vállalt kötelezettséget feloldja, és a felszabaduló összeget a költségvetési forrás helyére visszavezeti. 5.) Támogatási szerződés a.) A támogatási szerződést az intézmény vezetője írja alá. b.) A támogatási szerződés ellenjegyzője: Önállóan gazdálkodó intézmények esetében Pénzügyi Főosztály vezetője, távolléte esetén helyettese. Részben önállóan gazdálkodó intézmények esetében az intézmény gazdasági felügyeletét ellátó szervezet vezetője, távolléte esetén helyettese. c.) Önkormányzat által biztosított pályázati önerő esetében az intézmény a felügyeletét ellátó főosztályon keresztül megküldi a Pénzügyi Főosztály számára az aláírt támogatási szerződés egy példányát. Formázott: Behúzás: Bal: 0,75 cm, Függő: 0,75 cm, Felsorolás + Szint: 2 + Igazítás: 1,9 cm + Tabulátorhely: 2,57 cm + Behúzás: 2,57 cm, Tabulátorok: Nincs 2,57 cm 6.) Megvalósítás, beszámolás a.) Azokban az esetekben, amikor a Közgyűlés döntött a pályázat benyújtásáról, az intézmény a projekt előrehaladásáról félévente a Szabályzat 2. számú adatlapja kitöltésével tájékoztatja a felügyeletét ellátó főosztályt. b.) A főosztályon a projektmenedzser az elektronikus nyilvántartáson átvezeti a pályázat előrehaladásával kapcsolatos változásokat, az adatlapot tájékoztatás céljából továbbítja a felelős tisztségviselő számára, illetőleg a Pénzügyi Főosztály számára is, ha a pályázatban az Önkormányzat kötelezettséget vállalt. c.) Az intézmény a projekt lezárása után a Szabályzat 3. számú melléklete szerinti adatlap megküldésével tájékoztatja a felügyeletet ellátó főosztályt az elért eredményekről, a megnyert pályázati pénz felhasználásáról, illetve a projekt eredményének következő évre/évekre kiható költségvetési vonzatáról. d.) Az intézmény vezetője felelős a projekt megvalósításáért, valamint az adatszolgáltatásokért és a közölt adatok helyességéért. e.) Ha a Közgyűlés döntött a pályázat beadásáról, akkor a projektmenedzser feladata záró beszámolóban tájékoztatni a szakbizottságot a projekt megvalósulásáról. A beszámoló az intézménytől kapott adatokon alapul. 7.) Pénzügyi lebonyolítás 9
Önállóan és a részben önállóan gazdálkodó intézményeknél egyaránt a pályázati pénzkeret (a pályázat megvalósításához felhasznált összeg) terhére történő kötelezettségvállalás és utalványozás az intézmények kötelezettségvállalási rendje szerint történik. 8.) Projekt utánkövetése a) A projekt lezárása utáni utánkövetési feladatok ellátása az intézmény feladatkörébe tartozik. Az intézményvezető felelőssége, hogy a pályázati dokumentumok megőrzése a jogszabályban, illetve a pályázat kiírója vonatkozó útmutatásában előírt ideig megtörténjen. b.) Az intézmény kezdeményezésére a felügyeletet ellátó főosztály gondoskodik arról, hogy a projekt fenntartásával kapcsolatos költségek beépüljenek Pécs Megyei jogú Város Önkormányzat éves költségvetésének tervezetébe. Fenntartási kötelezettség esetén a pályázó intézmény évente egyszer beszámol a szakbizottságnak a pályázat utóéletéről. V. Önkormányzat gazdasági társaságaira vonatkozó szabályok 1.) Pályázati igény jóváhagyásának döntés-előkészítése a.) Amennyiben az Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaság pályázatához az Önkormányzat költségvetéséből igényel támogatást, vagy a pályázathoz az Önkormányzat vagyonából kíván igénybe venni vagyoni elemet, pályázási szándékáról köteles a Tisztségviselői Kabinet Gazdaságfejlesztési és Várospolitikai Osztályát írásban tájékoztatni, megadva a pályázat felelősének nevét, elérhetőségét, és a Szabályzat 1/a. számú mellékletének kitöltésével a tervezett projekt alapadatait. A Projektadatlapot a pályázat benyújtási határideje előtt legalább 30 nappal meg kell küldeni. b.) A pályázati igényről a Gazdaságfejlesztési és Várospolitikai Osztály vezetője véleményt kér a projektjavaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történő illeszkedés tekintetében a Stratégiai Tervezési Osztálytól. A véleménnyel együtt tájékoztatja a felelős tisztségviselőt a pályázati szándékról. Az illetékes tisztségviselő az osztályvezetővel és a Pénzügyi Főosztály vezetőjével egyeztet, és dönt a pályázati igény döntéselőkészítéséről. c.) A projektmenedzseri feladatra jegyzői hozzájárulással az osztályvezető jelöl ki felelőst. A projektmenedzseri feladatoknak az érintett munkavállaló munkaköri leírásába történő beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelős vezető feladata. 10
d.) A projektmenedzser az elektronikus nyilvántartásban rögzíti a pályázat ismert adatait. 2.) Döntés a pályázaton való részvételről a.) Azon pályázatok esetében, amelyekben az Önkormányzat anyagi kötelezettséget vállal, vagy a pályázathoz az Önkormányzat vagyoni elemet biztosít, a Közgyűlés dönt a pályázaton való részvételről. b.) A közgyűlési előterjesztés előtt a projektmenedzser előterjesztést készít a szakbizottság és a Költségvetési Bizottság ülésére. Az előterjesztéshez kitöltve csatolni kell a Szabályzat 1/a. sz. mellékletét képező Projekt Adatlapot, valamint a Stratégiai Tervezési Osztály véleményét a pályázati javaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történő illeszkedéséről. c.) A szakbizottsági és a Költségvetési Bizottsági megtárgyalás után terjeszthető a pályázati szándék a Közgyűlés elé. d.) A Közgyűlés döntését meg kell küldeni Tervezési Osztályának is. a Tisztségviselői Kabinet Stratégiai 3.) A pályázat elkészítése, beadása A pályázat teljes dokumentációjának elkészítéséről és beadásáról a gazdasági társaság vezetője gondoskodik. 4.) Megvalósítás, beszámolás a.) A pályázó gazdasági társaság legalább évente, illetve a szakbizottság által meghatározott időszakonként tájékoztatja a projekt előrehaladásáról a szakbizottságot. b.) A beszámoló alapján a projektmenedzser rögzíti az adatokat az elektronikus nyilvántartásban. 5.) Projekt utánkövetése a.) A projekt lezárása utáni utánkövetési feladatok ellátása a gazdasági társaság feladatkörébe tartozik. A gazdasági társaság vezető felelőssége, hogy a pályázattal kapcsolatos dokumentumok megőrzése a jogszabályban, illetve a pályázat kiírója vonatkozó útmutatásában előírt ideig megtörténjen. b.) A pályázó gazdasági társaság kezdeményezésére a felügyeletet ellátó főosztály gondoskodik arról, hogy a projekt fenntartásával kapcsolatos költségek beépüljenek Pécs Megyei jogú Város Önkormányzat éves költségvetésének tervezetébe. 11
c.) A pályázó gazdasági társaság évente egyszer beszámol a szakbizottságnak a pályázat utóéletéről. VI. A pályázati adatok nyilvántartása 1.) A pályázati adatok rögzítési, nyilvántartási rendje a.) A pályázatok áttekinthetősége, és az adatszolgáltatás érdekében minden pályázatot, melyben az Önkormányzat, vagy intézményei érintettek, valamint az Önkormányzat gazdasági társaságai esetében ha az Önkormányzat vagyont vagy költségvetési támogatást biztosít a pályázathoz, az Önkormányzat elektronikus pályázati nyilvántartási rendszerében rögzíteni kell. A pályázatokról az elektronikus nyilvántartási rendszerben gyűjtött adatok körét a Szabályzat 4. számú mellékelte tartalmazza. b.) A nyilvántartásba vett pályázathoz elektronikusan csatolni kell legalább a pályázattal kapcsolatos Közgyűlési előterjesztéseket és a határozatokat, valamint a pályázat keretében kötött szerződések dokumentumait. Ezen túl csatolható még minden olyan dokumentum, melyet a pályázat megvalósulása, előrehaladása szempontjából lényegesnek tart a projektmenedzser. c.) A projektmenedzserek feladata gondoskodni a projektadatok rögzítéséről, és folyamatos aktualizálásáról. d.) Az elektronikus nyilvántartásban adatot csak a projekt menedzsere, valamint a főosztályvezető, és által kijelölt munkatárs rögzíthet, illetve módosíthat. e.) Az első adatfelvitelt a pályázat előkészítéséről született döntést, illetve az önkormányzati fenntartású intézménytől kapott pályázati bejelentést követően kell megtenni az abban a stádiumban ismert adatokkal. Ezt követően folyamatosan rögzíteni kell minden ismertté vált újabb adatot, illetve adatváltozást, hogy az elektronikus nyilvántartás adatbázisa naprakész legyen. f.) Az elektronikus nyilvántartás adatbázisába felvitt projektadatokat az alábbi időtartamokig meg kell őrizni: Támogatásban részesült pályázatok esetében a műszaki és pénzügyi dokumentáció megőrzési kötelezettségének lejártát követő év január 1-ig. Támogatást nem nyert pályázatok esetében az elutasítást követő hatodik év január 1-ig. Pályázat tervezésének, előkészítésének leállítását elrendelő felelős tisztségviselői döntést követő év január 1-ig. Formázott: Behúzás: Bal: 1,25 cm, Függő: 0,75 cm, Felsorolás + Szint: 1 + Igazítás: 0 cm + Tabulátorhely: 0,67 cm + Behúzás: 0,67 cm, Tabulátorok: 2 cm, Tabulátorlista + Nincs 0,67 cm 12
Azon pályázatok esetében, amelyekben az önkormányzat anyagi kötelezettséget nem vállal, csak erkölcsi támogató illetve védnök szerepét tölti be, a nyomon követési idő lejártát követő év január 1-ig. A projektmenedzser, illetve a pályázó főosztály vezetőjének feladata gondoskodni az aktualitásukat vesztett pályázatok törléséről. 2.) A pályázati nyilvántartás adatbázisához hozzáférők köre a.) Az elektronikus pályázati nyilvántartás adatbázisához teljes körű hozzáférése a polgármesternek, az alpolgármestereknek, a jegyzőnek, a Pénzügyi Főosztály vezetőjének, a Tisztségviselői Kabinet vezetőjének, a Stratégiai Tervezési Osztály vezetőjének és az Informatikai Osztály vezetőjének, illetve az általuk kijelölt személyeknek van. b.) A főosztályok vezetői a főosztályok által előkészített, illetve gondozott, továbbá a felügyeletük alá tartozó intézmények által készített pályázatok köre felett rendelkeznek teljes hozzáféréssel. c.) A projektmenedzser, valamint az adatfelvitelre jogosítványt kapott személy csak az általa felügyelt pályázatok körében rendelkezik hozzáféréssel. 3.) Informatikai feladatok a.) Az Informatikai Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy az informatikai nyilvántartási rendszerhez hozzáférési lehetőséggel rendelkezők számára megfelelő lehetőséget biztosítson az adatok rögzítésére, azokba történő betekintésre. b.) Az Informatikai Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy a hozzáférési lehetőséggel rendelkezők a rendszer kezeléséhez szükséges ismereteket elsajátítsák. Szükség esetén intézkedik a segítségnyújtásról. c.) Az osztályvezető üzemzavar esetén biztosítja a hiba 24 órán belül történő kijavítását. VII. Záró rendelkezés 13
A szabályzat 2010. január 25-én lép hatályba, hatályba lépésének napján a 306/2001. (06.21.) számú Közgyűlési határozattal elfogadott Pályázati Szabályzat hatályát veszti. Pécs, 2010... dr. Páva Zsolt polgármester dr. Papp Judit címzetes főjegyző Záradék: A Szabályzatot a Közgyűlés számú határozatával elfogadta. dr. Papp Judit címzetes főjegyző 14