Készítette: Microsoft Magyarország Kft. 2013.03.28.
Digitális Oktatási Alapcsomag Tartalomjegyzék Bevezetés... 6 Áttekintés... 7 Az Office 365 szolgáltatás áttekintése... 7 Felhasználási lehetőségek, javaslatok... 8 A Digitális Oktatási Alapcsomag áttekintése alapkérdések... 9 A szolgáltatás bevezetése, használatba vétele... 11 A szolgáltatás bevezetésének áttekintése, főbb lépései... 11 Elindulási feltételek... 12 Kiinduló regisztráció... 13 Tartományi név regisztráció... 14 Licencek allokációja... 14 Szolgáltatási struktúra kialakítása... 16 Szolgáltatási koncepció/tervezés... 16 Rendszergazdai szerepkörök kialakítása... 17 Felhasználói HelpDesk... 19 Felhasználói fiókok kialakítása... 19 Elektronikus levelezési szolgáltatás (Exchange online)... 20 Felhasználói postaládák létrehozása... 20 Erőforrás postaládák létrehozása... 20 Külső felhasználók/partnerek (kontaktok) létrehozása... 21 Levelező csoportok létrehozása... 22 DNS rekord bejegyzés (E mail forgalom átirányítás)... 23 Adatmigrációs lehetőségek... 24 Kliens környezet... 25 Csoportmunka és dokumentumkezelési szolgáltatás kialakítása (SharePoint online)... 26 Webhelycsoportok létrehozása... 26 Webhely struktúra kialakítása... 28 Webhelyek előkészítése... 29 Nyilvános webhely kialakítása... 38 Egységesített kommunikációs szolgáltatás kialakítása (Lync online)... 41 Licenc hozzárendelés... 41 Oldal 2
Digitális Oktatási Alapcsomag DNS rekord bejegyzés a szolgáltatáshoz... 41 Federációs kapcsolatok kialakítása... 41 Lync kliens telepítése... 42 Használatba vételi feltételek áttekintés... 42 Felhasználói bejelentkezés... 42 Fenntartás, támogatás... 43 Mellékletek... 44 Tartományi regisztrációs eljárás... 44 Intézményi intranet struktúra minta... 46 Új webhely létrehozása... 49 Oldal 3
Digitális Oktatási Alapcsomag TÁBLÁZAT HIVATKOZÁSOK 1. táblázat Az Office 365 szolgáltatás főbb jellemzői... 7 2. táblázat Felhasználási lehetőségek, javaslatok... 8 3. táblázat Főbb rendszergazdai feladatok... 18 4. táblázat SharePoint webhely hozzáférések beállítása példa... 34 Oldal 4
Digitális Oktatási Alapcsomag ÁBRA HIVATKOZÁSOK 1. ábra Az Office 365 szolgáltatás bevezetési folyamat áttekintése... 11 2. ábra Adminisztrációs felület Licencek kezelése... 14 3. ábra Adminisztrációs felület Licencek hozzárendelése... 15 4. ábra Felhő szolgáltatások besorolási típusai... 17 5. ábra Adminisztrációs felület Postaládák létrehozása licenc hozzáadásán keresztül... 20 6. ábra Adminisztrációs felület Erőforrás postaládák kezelői felülete... 21 7. ábra Adminisztrációs felület Külső felhasználók/partnerek kezelése... 21 8. ábra Adminisztrációs felület Terjesztési csoportok kezelése... 23 9. ábra Adminisztrációs felület Tartományi DNS bejegyzések kezelése példa... 24 10. ábra Webhelycsoport struktúra példa... 26 11. ábra Adminisztrációs felület webhelycsoportok kezelése... 27 12. ábra Webhely külalak testreszabása... 29 13. ábra Webhely tartalom kezelése... 30 14. ábra Webhely tartalom kibővítése... 31 15. ábra Webhely oldalszerkesztés alapfolyamata... 32 16. ábra Adminisztrációs felület Webhely oldalszerkesztés alapfolyamata... 33 17. ábra SharePoint webhely hozzáférések beállítása példa... 35 18. ábra SharePoint alkalmazás (app) hozzáférések beállítása egyszerű beállítás... 36 19. ábra SharePoint alkalmazás (app) hozzáférések beállítása összetett beállítási lehetőség... 36 20. ábra SharePoint online tartalom külső felhasználói hozzáférések beállítása SharePoint Felügyeleti központ beállítások... 37 21. ábra SharePoint online tartalom külső felhasználói hozzáférések beállítása Webhely hozzáférési beállítások... 38 22. ábra SharePoint online Nyilvános webhely hozzáférési beállítások... 39 23. ábra Nyilvános webhely kialakítása Kiinduló állapot... 40 24. ábra Nyilvános webhely kialakítása Webhely tartalma / elemek hozzáadása... 40 25. ábra DNS record beállítások példa... 41 26. ábra Office 365 végfelhasználói kezdőképernyő... 43 27. ábra Mellékletek Tartományi regisztráció tartomány állapota példa... 45 28. ábra Mellékletek új webhely létrehozása 1.... 49 29. ábra Mellékletek új webhely létrehozása 2.... 49 30. ábra Mellékletek új webhely létrehozása 3.... 50 31. ábra Mellékletek új webhely létrehozása 4.... 50 Oldal 5
Digitális Oktatási Alapcsomag Bevezetés 2012 júniusában került bejelentésre Magyarországon az un. Digitális Oktatási Alapcsomag (továbbiakban Alapcsomag) 1, amely ingyenes szolgáltatás használati lehetőséget biztosít a magyar oktatás teljes rendszere összesen mintegy 2 millió általános és középiskolai diák, ill. egyetemi hallgató, valamint az oktatási intézmények pedagógusai, adminisztratív dolgozói, szülői közösségei számára. Az Alapcsomag a Microsoft Office 365 felhő alapú szolgáltatását tartalmazza, amely többek között levelezési, megosztott naptár, online dokumentum létrehozási és szerkesztési, csevegési, webkonferencia, valamint nyilvános webhely és belső csoportwebhelyek kezelési funkciókat nyújt felhasználói számára. Jelen dokumentum fő célja, hogy bemutassa a szolgáltatás elindításával, használatba vételével kapcsolatos alapinformációkat, ezen keresztül segítséget nyújtson az oktatási intézmények számára az elindulásban. Megközelítését tekintve egybe kívánja fogni a témakörben már létező, elérhető információkat 2, így az Alapcsomag bevezetését elindítani kívánó intézmények számára központi útmutatóként is alkalmazható. (A dokumentumnak nem célja az Office 365 szolgáltatás átfogó, teljes funkcionalitási mélységű ismertetése.) A dokumentumot főképpen azon oktatási intézmények munkatársai, ill. támogatói számára ajánljuk, akik a szolgáltatás beüzemelésének gyakorlati kérdéseivel kívánnak foglalkozni. 1 http://www.microsoft.com/hun/news/press/120614_01.aspx 2 A dokumentum a már létező információkat lehetőség szerint nem duplikáltan, hanem hivatkozva teszi elérhetővé. Oldal 6
Digitális Oktatási Alapcsomag Áttekintés Az Office 365 szolgáltatás áttekintése 3 Az Office 365 a Microsoft egyik ún. felhő 4 alapú szolgáltatása, amely felhasználásra kész, könnyen, bárhonnan igénybe vehető és használható 5, akár több ezer felhasználó számára biztosítja az alábbi fő szolgáltatásokat: Dokumentum, csoportmunka, intranet és internet webhely szolgáltatások (SharePoint online) Elektronikus levelezési szolgáltatás (Exchange online) Egységesített kommunikációs szolgáltatások (Lync online) Az alábbi táblázatban a szolgáltatás főbb jellemzői kerültek részletezésre 6 : E-mail és naptárak 7 Webkonferenciák Az Office webes alkalmazásai Nyilvános webhely Csoportwebhelyek Active Directoryintegráció Megbízhatóság Biztonság Védelem Felügyelet Frissítések Támogatás Felhőalapú e-mail és naptárszolgáltatás saját tartománynevének használata mellett a Microsoft Exchange Online szolgáltatás segítségével. 25 GB-os tárterület felhasználónként. Multimédiás online tárgyalások hanggal és videóval, asztalmegosztással és virtuális táblával. (Ideális távoktatási célokra.) Word-, PowerPoint-, Excel- és OneNote-fájlok létrehozása és szerkesztése WEB böngészőn keresztül. Egyszerű, nyilvános webhely tervezése és karbantartása további szolgáltatási díjak nélkül. Saját tartományi név használatának lehetősége. Fájlok és dokumentumok megosztása szervezeti egységek, közösségek között, ill. azon belül. Csapatok, tanulócsoportok vagy klubok webhelyeinek létrehozása. (Akár 300 alwebhely is létrehozható.) Felhasználói hitelesítő adatok és engedélyek kezelése. 99,9%-os rendelkezésre állási garancia. Adat- és információ védelmi szolgáltatások. Prémium vírus- és levélszemét szűrés. Konfigurálható levélszemét szűrés. Szolgáltatási környezet és felhasználói konfiguráció és felügyelet lehetősége. Személyre szabott parancsfájlok létrehozása és a folyamatok automatizálása a PowerShell parancssorával. A szolgáltatások új funkciókkal és lehetőségekkel történő automatikus frissítése, bővítése. A hét minden napján, folyamatosan elérhető telefonos ügyféltámogatás speciális informatikai problémákhoz. Online válaszok és útmutatók a Microsoft közösségétől 1. táblázat Az Office 365 szolgáltatás főbb jellemzői 3 A szolgáltatással kapcsolatban további információk a következő útvonalon érhetők el: http://www.microsoft.com/hu hu/office365/what is office365.aspx 4 A felhő jellemzőivel kapcsolatban információk a következő útvonalon érhetők el: http://www.microsoft.com/huhu/office365/faqs.aspx 5 A szolgáltatás használatához csak Internet kapcsolat szükséges. 6 A főbb funkciók jellemzői jelen dokumentumban részletezésre kerülnek. 7 A levelező szolgáltatással kapcsolatban további információk az alábbi útvonalon olvashatók: http://www.microsoft.com/hu hu/office365/email shared calendar.aspx Oldal 7
Digitális Oktatási Alapcsomag Az Alapcsomaghoz tartozó szolgáltatások funkcióinak részletes felsorolását az alábbi útvonalon keresztül elérhető oldal tartalmazza (A2 konstrukciónak megfelelő csomag tartalom): http://technet.microsoft.com/en us/library/jj819274.aspx Felhasználási lehetőségek, javaslatok Az Office 365 szolgáltatás által nyújtott képességek igen sokrétűen használhatók fel. Az alábbiakban példa jelleggel sorolunk fel olyan felhasználási lehetőségeket, amelyek kialakítására oktatási intézményeknél a korábbiakban már sor került / kialakítás alatt áll: SharePoint Online: Exchange Online: Lync online: Iskolai eseménynaptár (akár területenként, osztályonként, közösségenként) Elektronikus órarend Elektronikus faliújság Belső pályázatok kezelése, bonyolításának támogatása Igénybejelentések (pl. tábor, ügyelet) kezelése Fogadó órák szervezésének támogatása Szakmai csoportmunka feladatok támogatása (pl. Érettségei, bizonyítvány, gazdasági feladatok) Tananyagbank (Elektronikus tananyagok) Elektronikus bolhapiac (adok veszek szolgáltatás) Elektronikus Diáktér a diákok számára Eseményszervezési feladatok támogatása Kommunikációs feladatok támogatása (pl. közérdekű információk) Közérdekű dokumentumok elérhetővé tétele E napló Ötletbörze/ötletláda Fórumok kezelése Feladatok kezelése (tetszőleges felhasználói körre, pl. Pedagógusok, Titkárság) Médiatár Publikus Internet WEB oldal Átfogó, teljes szöveges keresési funkció Tanterv, tanmenet közös elkészítése, központi nyilvántartása Intézményi szintű levelezési szolgáltatás az intézmény számára (saját tartomány név használata mellett). Külső e mail címek (pl. szülői közösség) integrációja, központosított kezelése. Központi csoportcímek kezelése (pl. Pedagógusok, Titkárság, adott munkacsoport felhasználói) Naptárak kezelése. Hírlevelek küldése. Központi címlista kialakítása. Távoktatási lehetőségek. HelpDesk feladatok támogatása (munkaállomás asztalának átvétele) Helyfüggetlen audió és videó konferenciák (pl. tanári konferenciák támogatása, akár ad hoc módon) 2. táblázat Felhasználási lehetőségek, javaslatok Oldal 8
Digitális Oktatási Alapcsomag A Digitális Oktatási Alapcsomag áttekintése alapkérdések Az alábbiakban a Digitális Oktatási Alapcsomaggal kapcsolatos főbb alapkérdések kerülnek áttekintésre. Az egyszerűbb áttekinthetőség érdekében kérdés válasz jelleggel fejtjük ki az információkat 8 : Mennyiben különböznek a Digitális Oktatási Alapcsomagban igénybe vehető szolgáltatások az általános Office 365 szolgáltatástól? A Digitális Oktatási Alapcsomagban igénybe vehető szolgáltatások azonosak a nagyvállalati környezetek számára is rendelkezésre álló előfizetői szolgáltatásokkal. Az Office 365 szolgáltatás előfizetési csomagokba szervezett módon érhető el. A Digitális Oktatási Alapcsomag az un. A2 csomagnak megfelelő körbe tartozik. Ennek jellemzőivel kapcsolatban információk a következő útvonalon keresztül érhetők el: http://www.microsoft.com/huhu/office365/education/compare plans.aspx Kik vehetik igénybe a szolgáltatást (pl. mely intézmények, azon belül pl. szülők, pedagógusok, diákok, támogatói szervezetek)? Az Office 365 oktatási célokra kínált szolgáltatás használatára akkreditált oktatási intézmények jogosultak. Az oktatási intézmény hitelesítését a regisztrációs folyamat egyik lépéseként kell elvégezni (lásd a későbbiekben). Felhasználói körét tekintve a szolgáltatást az intézmény alkalmazottai, diákjai, pedagógusai, valamint az intézményi közösség tagjai egyaránt használhatják 9. További információk a következő útvonalon keresztül érhetők el: http://g.microsoftonline.com/0bxps00hu hu/1242. Hogyan lehet használatba venni a szolgáltatást? A szolgáltatást egy un. regisztrációs folyamaton keresztül lehet használatba venni. Ennek lépéseit a Kiinduló regisztráció című fejezet részletezi. A regisztrációs folyamat részeként az intézménynek bizonyítania kell jogosultságát 10. Milyen regisztrációval kapcsolatos feltételek merülnek fel? A regisztrációval kapcsolatosan feltételként az alábbiak biztosítása szükséges: o Az oktatási intézmény által az eljárás végrehajtására delegált munkatárs. o Akkreditált oktatási intézmény. Milyen költségeket merülnek fel a szolgáltatással kapcsolatban? Az A2 szolgáltatás használata díjmentes. Járulékos költségek az intézmény kapcsolódó helyi rendszereivel, ill. az Internet hozzáféréssel kapcsolatban merülhetnek fel. Milyen kötelezettségekkel, feltételekkel jár a szolgáltatás használata? A szolgáltatásokkal járó kötelezettségeket az Office 365 szolgáltatás használati szerződés részletezi. 8 További információk az alábbi útvonalon keresztül érhetők el: http://www.microsoft.com/huhu/office365/education/school services.aspx 9 Az intézményi közösség tagjai (pl. szülői közösség) ún. külső (extranet) felhasználóként férhetnek hozzá a SharePoint webhely szolgáltatásokhoz. Ennek kezelését jelen dokumentum a későbbiekben részletezi. 10 A Microsoft fenntartja a jogot, hogy bármikor ellenőrizhesse a jogosultságot, és hogy felfüggeszthesse a szolgáltatás nyújtását az arra nem jogosult ügyfeleknek. Oldal 9
Digitális Oktatási Alapcsomag Mikor jár le a szolgáltatás? A szolgáltatásnak nincs kifejezett lejárata, a Microsoft határozatlan időre bocsátotta rendelkezésre. Használhatjuk már megvásárolt Office alkalmazásainkat az Office 365 szolgáltatás eléréséhez (pl. Outlook kliens)? A korábbiakban megvásárolt Office alkalmazások szintén használhatók. Az alkalmazható verziókkal kapcsolatos információk jelen dokumentumban hivatkozásra kerülnek. Oldal 10
A szolgáltatás bevezetése, használatba vétele A szolgáltatás bevezetésének áttekintése, főbb lépései Az alábbi ábrán az Office 365 szolgáltatás teljes bevezetési ciklusa, ill. annak főbb lépései kerültek részletezésre: 1. ábra Az Office 365 szolgáltatás bevezetési folyamat áttekintése Digitális Oktatási Alapcsomag Oldal 11
Digitális Oktatási Alapcsomag Természetesen a szolgáltatások továbbfejlesztése igényelheti a kialakítási ciklus elemeinek ismételt végrehajtását (pl. új szolgáltatás tervezése, bevezetése, oktatása). A továbbiakban a fenti ábrának megfelelő főbb lépések kerülnek kifejtésre. Elindulási feltételek Az alábbiakban szintén kérdés válasz jelleggel azok az információk kerültek összefoglalásra, melyek a szolgáltatás elindulása során első körben megjelennek: Hol találok információkat az elinduláshoz? Az elinduláshoz jelen dokumentumon túlmenően további információk az alábbi útvonalakon keresztül érhetők el 11 : Átfogó Office 365 súgó: http://onlinehelp.microsoft.com/hu hu/office365 enterprises/ff637580.aspx Digitális Oktatási Alapcsomag: Dokumentumok, cikkek és videók: http://doa.max.hu/?m=d TechnetKlub: https://technetklub.hu/office365/ http://www.microsoft.com/hu hu/office365/education/school services.aspx Office 365 oktatási célokra: http://www.microsoft.com/hu hu/office365/education/schoolservices.aspx o Központi telepítési útmutató: http://g.microsoftonline.com/0bxps00hu hu/1235 o Felsőoktatási promóciós források: http://g.microsoftonline.com/0bxps00hu hu/1236 o Oktatói erőforrások: http://www.pil network.com/resources/tools/details/cdfae450 o 9bd8 4989 b8f9 9b3409188b12 Tippek és trükkök: http://g.microsoftonline.com/0bxps00hu hu/1239 Office 365 deployment center: http://technet.microsoft.com/en US/office365/deployment Deployment guide: http://technet.microsoft.com/en us/library/hh852466.aspx Ezen túlmenően jelen dokumentum további tartalmakra szintén hivatkozik, melyek áttekintését javasoljuk. Milyen munkatársakat célszerű bevonni az elinduláshoz? Az indulásnál célszerű informatikában jártas szakember segítségét kérni. Ez lehet az intézmény informatika területével foglalkozó munkatárs, ill. akár olyan közösségi tag (pl. szülő), akinek tapasztalata van informatikai szolgáltatások kialakításában. Ha nincs ilyen személy az intézmény környezetében, célszerű Microsoft partner bevonása, aki segíthet áttérni a felhő alapú szolgáltatásra 12. Kiemelendő, hogy a regisztráció végrehajtásához az intézmény DNS tartományának kezelésére jogosult munkatárs bevonása szükséges (lásd a későbbiekben). 11 Az Office 365 szolgáltatás széles körűen dokumentált megoldás. A hivatkozott felsoroláson túl természetesen további tartalmak is elérhetők az Interneten. A hivatkozott tartalmak egy része angol nyelvű. 12 http://office365.pinpoint.microsoft.com/hu HU/home Oldal 12
Digitális Oktatási Alapcsomag Milyen technikai feltételek szükségesek a szolgáltatások igénybevételéhez? Hálózati infrastruktúra oldaláról a szolgáltatás használatához Internet hozzáférés biztosítása szükséges. Operációs rendszerekre, Office alkalmazásokra, böngészőkre, ill vállalati címtárra (Active Directory) vonatkozó feltételekkel kapcsolatban részletes információk az alábbi útvonalon keresztül érhetők el: http://www.microsoft.com/hu hu/office365/system requirements.aspx Milyen előképzettség ajánlott a technikai feladatok elvégzéséhez? A szolgáltatás kialakítása során rendszerintegrációs, rendszerkonfigurációs feladatok merülhetnek fel. Ehhez tartozóan átmeneti jelleggel az üzembe helyezni kívánt szolgáltatástól függően Microsoft rendszerintegrátori, vagy rendszergazdai ismeretek rendelkezésre állása szükséges. A már kialakított környezet napi üzemi feladatainak ellátásához (pl. felhasználók felvétele, jogosultságok kiosztása, felhasználói csoportok kialakítása, stb.) Microsoft rendszergazdai ismeretek rendelkezésre állása szükséges. Ez utóbbi feladatok kis időráfordítás mellett elsajátíthatók. Mivel a rendszer felhő szolgáltatásként áll rendelkezésre, a kiszolgálói hardver, Windows Server, alapinfrastruktúra szolgáltatások, mentési, felügyeleti, stb. környezetek kezelése nem jelenik meg feladatként. Honnan kaphatok támogatást a szolgáltatás igénybevételével kapcsolatban? Amennyiben a szolgáltatás igénybevételével kapcsolatban segítségre van szüksége, a Microsoft Magyarország munkatársai, valamint partneri hálózata rendelkezésre áll. Kiinduló regisztráció A regisztrációt az intézmény azon delegált kollégájának célszerű kezdeményezni, aki az intézmény informatikai területéért felelős, illetve az intézmény DNS bejegyzéseinek kezelésére vonatkozóan felhatalmazással rendelkezik. Az Office 365 szolgáltatás regisztrációja az alábbi link en keresztül kezdeményezhető: https://portal.microsoftonline.com/signup/mainsignup.aspx?offerid=62c1bb9f 873F 4b8b 8DEC D5696B838280%2c82FBDC19 E6EB 41a4 A294 050A20C898AB&dl=ENTERPRISEPACK_STUDENT&culture=HU HU&Country=HU&xid=AI%3a%7c%7dRI%3a%7c%7dW1%3aDirect%7c%7dW2%3a%7c%7d&ali=1&alo=1&lc=1038 A link hez tartozó weboldal az Office 365 Ingyenes próba szolgáltatását jeleníti meg. A regisztráció során első körben az ingyenes A3 típusú szolgáltatás aktiválására van szükség. A Digitális Oktatási Alapcsomag ingyenes A2 típusú szolgáltatása az ingyenes próba szolgáltatás véglegessé alakítása során inicializálható. Oldal 13
Digitális Oktatási Alapcsomag Tartományi név regisztráció Az Office 365 szolgáltatás lehetővé teszi valamennyi iskolának a saját tartomány (domain) használatát. Ez alól kivételként tekinthetők a közháló/sulinet es tartományok. Mivel az új tartományok létrehozása alacsony költség mellett gyorsan kivitelezhető folyamat, azon intézmények esetén, melyek jelenleg csak Sulinet es tartománnyal rendelkeznek, de használni szeretnék az Office 365 ingyenes szolgáltatását, célszerű saját tartomány létrehozatása. A Microsoft lehetőséget biztosít az iskoláknak arra, hogy a tartomány létrehozásának költségeit átvállalja, azonban ezen opció feltételekhez kötött. A feltételekről további információkat kérni a kapcsolat@webvelem.hu címen keresztül lehet. A tartományi regisztráció két szempontból kiemelt az Office 365 működésében: Egyrészt az Office 365 a tartomány regisztrálásához és annak ellenőrzéséhez köti az oktatási intézményhez tartozó szolgáltatás csomag elérhetőségét, használatát. Amennyiben a tartomány nem kerül regisztrációra és nem kerül igazolásra, hogy ténylegesen az intézményi tartomány került hivatkozásra, a végleges A2 csomaghoz tartozó licencek nem válnak elérhetővé (azaz a 30 napos ingyenes próba periódus után a szolgáltatás nem áll tovább rendelkezésre). Másrészről a tartományi azonosító a felhasználók egységes azonosítóinak képzésében, valamint az egységes email címek biztosításában kap szerepet. A regisztrációs eljárással kapcsolatban további információk a mellékletben olvashatók (Tartományi regisztrációs eljárás). Licencek allokációja Az Office 365 szolgáltatások igénybevételéhez első körben előfizetői felhasználói licenceket kell allokálni (rendelni). Az ingyenes Digitális Oktatási Alapcsomag használatához ezek a licencek az alábbiak lehetnek: Office 365 oktatási intézményeknek A2 csomag tantestületeknek Office 365 oktatási intézményeknek A2 csomag diákoknak A licencek allokációja az Office 365 Adminisztrációs portál licencelés (licencing) menüpontján keresztül kezelhető (lásd a mellékelt ábrán): 2. ábra Adminisztrációs felület Licencek kezelése A licenc allokációt célszerű a rövidtávon előre látható felhasználói számnak megfelelő mennyiségben végrehajtani. Oldal 14
Digitális Oktatási Alapcsomag A már allokált licencek mennyisége szintén a licencelés menüpont alatt ellenőrizhető. Amennyiben fenti lépés elvégzésre került, az allokált licencek közül lehetőség nyílik a megfelelő licencek kiosztására az egyes felhasználók számára. Ennek módjai a következők: Kiosztás új felhasználó létrehozása során Az Office 365 Adminisztrációs portál felületén a felhasználók és csoportok (users and groups) menüpontját kiválasztva, az adott felhasználó nevére kattintva 3. ábra Adminisztrációs felület Licencek hozzárendelése 13 PowerShell konzol segítségével a Set MsolUserLicense parancsot használva 14 13 A szemléltető ábrán a próbaverzióhoz tartozó licencelési opciók kerültek megjelenítésre. Véglegesített regisztráció esetén a rendelkezésre álló opciók változnak. 14 Az Office 365 szolgáltatás adminisztrációs feladatai parancssor alapú megoldáson keresztül is menedzselhetők. E megoldási mód mélyebb hozzáértést igényel, azonban ezen a módon hatékonyabb, átfogóbb irányítás biztosítható a rendszer fölött. Oldal 15
Digitális Oktatási Alapcsomag Szolgáltatási struktúra kialakítása Jelen alfejezet fő célja, hogy áttekintse azokat a lépéseket, amelyek a regisztrációt követően az intézményi szolgáltatások kialakításához szükségesek 15. Szolgáltatási koncepció/tervezés Az Office 365 szolgáltatás egy teljes értékű levelezőrendszert (Exchange online), csoportmunka és dokumentumkezelői platformot (SharePoint online), illetve egységesített kommunikációs környezetet (Lync online) képes biztosítani. Habár e szolgáltatások a regisztrációval egyetemben akár már pár perc után rendelkezésre állnak az intézmény számára, azok testreszabása, bevezetése, kezelése további feladatokat jelenthet. Ennek mértéke nagyban függ attól, hogy az adott intézmény milyen szinten/mélységben kívánja az alapkészlet tovább konfigurációját, továbbfejlesztését, integrációját kiépíteni. Ez alapján a kérdéskörrel kapcsolatosan javasolt következő lépés a szolgáltatási koncepció kialakítása. E koncepció fő célja az, hogy a kialakítandó szolgáltatásokat, azok jövőképét megformálja, rögzítse, választ adjon azokra a koncepcionális szintű alapkérdésekre, amelyek e szolgáltatásokkal kapcsolatban felmerülhetnek. Az alábbi felsorolás ezen alapkérdésekből merít: Mi az intézmény által rövid, ill. középtávon kiépíteni kívánt Office 365 alapú szolgáltatások koncepciója? Az egyes szolgáltatások bevezetésének egymásutánisága (pl. első körben levelezés, második lépésként SharePoint, azon belül titkársági funkciók, stb.). Névkonvenciók (pl. e mail címek, fióknevek, csoportcímek). A kiépítendő szolgáltatások felhasználói típusai, felhasználói köre. A felhasználói kommunikáció koncepciója (pl. ki, ki számára, mit, mikor kommunikál). A felhasználói oktatási feladatok koncepciója. A hozzáférések kezelésének kérdései (pl. rendszergazda, ill. tartalomgazdák). A felhasználói támogatás kérdésköre (pl. HelpDesk). Exchange online levelezési szolgáltatások esetén további koncepcionális kérdések: o Külső e mail címek kezelési koncepciója. o Terjesztési csoportok koncepciója. SharePoint szolgáltatások esetén további koncepcionális kérdések: o Milyen SharePoint platform szolgáltatások kerüljenek kiépítésre? o Milyen legyen az Intranet, Internet szolgáltatások koncepciója? o A webhelycsoportok, webhelyek struktúrája, mélysége (lásd későbbiekben). o Milyen adatok, információk tárolása valósítandó meg? o Milyen információ hozzáférési koncepció alakítandó ki? o Kik lesznek az információk / webhelyek tartalmi felelősei (tartalom gazdák)? o Milyen információ kezelési életciklus alakítandó ki? o Megjelenési (design) forma. 15 Az Office 365 szolgáltatás által kialakítható funkcionalitás kiterjedt, sokrétű. Jelen dokumentum fő céljaként a szolgáltatás áttekintő bemutatását, a szolgáltatások használatában való elindulás támogatását tűzte ki célként. Ennek megfelelően a teljes funkcionalitási vertikum nem kerül tárgyalásra. Oldal 16
Digitális Oktatási Alapcsomag Lync online egységesített kommunikációs szolgáltatások esetén további koncepcionális kérdések: o Telefónia kezelésével kapcsolatos koncepció. o Távoktatási szolgáltatás kiépítésének koncepciója. o Egyéb felhasználási lehetőségek figyelembevétele. A fenti kérdésekre vonatkozó koncepció kialakítása az elindulást megelőzően természetesen nem minden esetben alapfeltétel. Bizonyos esetekben kezelésük folyamatos, akár iteratív jellegű is lehet. Rendszergazdai szerepkörök kialakítása Valamennyi informatikai rendszer esetén felmerülnek a rendszerrel kapcsolatosan üzemeltetési, fenntartási, támogatási feladatok. Ezek mértéke megoldástól függő. Az Office 365 szolgáltatás felhő szolgáltatási jellege miatt az üzemeltetési, ill. támogatási feladatok jelentős mennyiségét leveszi az intézmény válláról. Az alábbi ábrán a felhő szolgáltatásokra vonatkozó alapvető szolgáltatás besorolási típusok láthatók. Az ábrán látható, hogy a helyi / dobozos (bal oldali oszlop) szoftver megoldásokkal ellentétben a felhő alapú szolgáltatások esetén típustól függően a feladatok egy részét a felhőszolgáltató végzi el. A legnagyobb mértékű tehermentesítés a szoftver mint szolgáltatás kategóriába (SAAS) eső szolgáltatások esetén jelenik meg. A Microsoft Office 365 szolgáltatása ebbe a kategóriába esik. 4. ábra Felhő szolgáltatások besorolási típusai Oldal 17
Digitális Oktatási Alapcsomag Habár a szolgáltató igen sok feladat elvégzését (jelen esetben térítésmentesen) átvállalja, rendszergazdai támogatási feladatok elvégzésére továbbra is szükség van. E főbb feladatok az alábbiak: Feladat Szolgáltatás beüzemelési/konfigurációs feladatok (amennyiben rendszergazdai erőforrás végzi) Felhasználói konfigurációs feladatok (kliens oldal, Office 365 szolgáltatás) Felhasználói fiók kezelési feladatok Felhasználói jelszó kezelési feladatok Előfizetés / licenc kezelési feladatok Szolgáltatás felügyeleti / támogatási feladatok (amennyiben rendszergazdai erőforrás végzi) Várható feladat mennyiség Szolgáltatáskiépítés, átalakítás, fejlesztés során a feladat jellegétől függően. A kliens oldalon felhasználói számtól, kliens környezettől függően. Office 365 oldalon mennyisége nem releváns. Felhasználói számtól függően. Felhasználói számtól függően. Nem releváns/ritka. 3. táblázat Főbb rendszergazdai feladatok A kliens oldalon felhasználói számtól, kliens környezettől függően. Office 365 oldalon mennyisége elenyésző. Az Office 365 szolgáltatáshoz kapcsolódó rendszergazdai feladatok szeparációs, delegációs célból különválaszthatók az alábbiaknak megfelelően 16 : Globális rendszergazda Minden rendszergazdai feladathoz hozzáféréssel rendelkezik. Az lesz a globális rendszergazda, aki regisztrál az Office 365 szolgáltatásainak megvásárlásához. Más rendszergazdai szerepköröket csak a globális rendszergazdák oszthatnak ki. A vállalatnál több globális rendszergazda is lehet. Felhasználókezelő rendszergazda Alaphelyzetbe állítja a jelszavakat, figyeli a szolgáltatások állapotát, és kezeli a felhasználói fiókokat, felhasználói csoportokat és a szolgáltatási kérelmeket. A felhasználókezelő rendszergazda engedélyeire bizonyos korlátozások vonatkoznak. Például nem törölhet globális rendszergazdát vagy hozhat létre más rendszergazdákat. Továbbá nem állíthatja alaphelyzetbe a számlázási adminisztrátor, valamint a globális és a szolgáltatásrendszergazda jelszavait. Jelszókezelő Alaphelyzetbe állítja a jelszavakat, kezeli a szolgáltatáskérelmeket, és ellenőrzi a szolgáltatások állapotát. A jelszókezelők csak a felhasználók és más jelszókezelők jelszavait tudják alaphelyzetbe állítani. 16 Az egyes rendszergazdai szerepkörök jellemzőiről az alábbi útvonalon találhatók további információk: http://onlinehelp.microsoft.com/hu hu/office365 enterprises/4697284e c6ed 4c5a a062 047ada7b1282?CompanyType=CompanyTenant&DapEnabled=0&HasLiteSKU=0&HasAdminPermissions=1 Oldal 18
Digitális Oktatási Alapcsomag Szolgáltatás rendszergazda Kezeli a szolgáltatáskérelmeket, és figyeli a szolgáltatás állapotát. Számlázási adminisztrátor Termékeket vásárol, kezeli az előfizetéseket, kezeli a támogatási jegyeket, és figyeli a szolgáltatás állapotát. Felhasználói HelpDesk Az Office 365 szolgáltatás mint minden informatikai szolgáltatás támogatási hátteret kíván. Ez különösen hangsúlyos lehet a végfelhasználói támogatási feladatok tekintetében (pl. felhasználói fiókok, jelszavak, hozzáférések, kliens munkaállomási környezet problémák, kérések támogatása). Hasonlóan az esetleges egyéb informatikai szolgáltatásokhoz célszerű az Office 365 szolgáltatások végfelhasználói támogatási koncepcióját, módszerét kialakítani. A működés technikai hátteréhez tartozóan az Office 365 szolgáltatás szintén tud eszközöket nyújtani az alábbiak szerint: Távoli segítségnyújtás Lync online szolgáltatáson keresztül (pl. munkaállomási képernyő átvétele) E mail alapú bejelentői csatorna SharePoint alapú bejelentői csatorna és háttér adatbázis (pl. tudásbázis kiépítése is) Felhasználói fiókok kialakítása Az Office 365 szolgáltatások igénybe vétele végfelhasználói oldalon felhasználói fiókok létrehozását, ill. kezelését igényli. A szolgáltatásban valamennyi végfelhasználó számára saját fiókot kell létrehozni. A rendszerben létrehozható felhasználói fiókok száma a magyar intézményi méretek tekintetében kapacitás kezelési szempontból nem limitált. Felhasználói fiókok létrehozására az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre: Felhasználói fiókok létrehozása egyedi jelleggel adminisztrációs felületen keresztül. Felhasználói fiókok létrehozása tömeges jelleggel (CSV állomány felhasználásával) adminisztrációs felületen keresztül. Felhasználói fiókok létrehozása Windows PowerShell használatán keresztül. A létrehozás technikai folyamatával kapcsolatos információk az alábbi útvonalakon érhetők el: http://onlinehelp.microsoft.com/hu hu/office365 enterprises/2c629482 a93a 4f1f a5e1 00817a09ab18?CompanyType=CompanyTenant&DapEnabled=0&HasLiteSKU=0&HasAdminPermissions=1 http://onlinehelp.microsoft.com/hu hu/office365 enterprises/92e0898c ca78 45da a256 0a68ca0968e1?CompanyType=CompanyTenant&DapEnabled=0&HasLiteSKU=0&HasAdminPermissions=1 http://doa.max.hu/doc/office365%20az%20oktatásban_v1_lektoralva_fin2.pdf Oldal 19
Digitális Oktatási Alapcsomag Elektronikus levelezési szolgáltatás (Exchange online) Az Office 365 szolgáltatás részeként rendelkezésre álló Exchange online levelező szolgáltatás igénybevételéhez tartozó főbb konfigurációs feladatok az alábbiak: Felhasználói postaládák létrehozása Erőforrás postaládák létrehozása (amennyiben szükséges) Külső felhasználók (kontaktok) létrehozása Terjesztési csoportok létrehozása E mail forgalom átirányítása Kliens oldali környezet biztosítása Adatmigráció (amennyiben szükséges) Természetesen amennyiben a szolgáltatás felhasználása szűkebb körű, bizonyos feladatok végrehajtásától el lehet tekinteni. Felhasználói postaládák létrehozása Az intézmény azon felhasználói számára, akik használni kívánják az elektronikus levelezési szolgáltatást, postaláda létrehozása szükséges. Abban az esetben, ha a felhasználói fiók létrehozása során az Exchange Online licenc opció kiválasztásra kerül, a postaláda automatikusan létrejön 17 (lásd az alábbi ábrán). 5. ábra Adminisztrációs felület Postaládák létrehozása licenc hozzáadásán keresztül A postaládák létrehozásával kapcsolatban további információk az alábbi útvonalon találhatók: http://help.outlook.com/hu HU/140/ms.exch.ecp.NewMailbox.aspx Erőforrás postaládák létrehozása Az erőforrás postaládák alkalmazásával lehetőség nyílik tárgyalói, ill. egyéb eszköz erőforrások kezelése (erőforrás foglalás). Az egyes erőforrásokkal kapcsolatban eldönthető, hogy az adott erőforrás igénylőhöz rendelése szabad kapacitás esetén automatikus jelleggel megtörténjen, vagy csak delegált jóváhagyás esetén váljon elérhetővé. 17 A funkció tömeges felhasználói fiókok létrehozásához tartozóan szintén rendelkezésre áll. Oldal 20
Digitális Oktatási Alapcsomag 6. ábra Adminisztrációs felület Erőforrás postaládák kezelői felülete Külső felhasználók/partnerek (kontaktok) létrehozása Az intézmény napi működésében felmerülhet feladatként a külső partnerek/e mail címek (pl. szülői közösség, beszállítók, egyéb intézmények) megjelenítése, biztosítása a címlistában, ill. elektronikus levelezésbe való bevonása. Az Office 365 Exchange online szolgáltatása lehetőséget biztosít arra, hogy e külső címek (partnerek) központilag felvételre, ill. kezelésre kerüljenek. A szolgáltatás két kontakt típus kezelését teszi lehetővé: Levelezési kapcsolat (Mail contact) Külső e mail címet hordozó címtár bejegyzés, amely kizárólag levelezési célból áll rendelkezésre. Levelezési felhasználó (Mail user) Külső e mail címmel rendelkező, azonban az Office 365 környezetben felhasználói fiókkal rendelkező felhasználó. A funkcióhoz kapcsolódó adminisztratív felület az alábbi ábrán látható módon érhető el: 7. ábra Adminisztrációs felület Külső felhasználók/partnerek kezelése Oldal 21
Digitális Oktatási Alapcsomag A funkcióval kapcsolatban további információk az adminisztrátori felület segítségnyújtási funkcióján (súgó) keresztül érhetők el: Levelező csoportok létrehozása Az Office 365 Exchange online szolgáltatása lehetőséget biztosít arra, hogy a szervezet postaládával rendelkező felhasználóit, külső partnereit un. levelező csoportokba fogjuk össze. A csoportok egymásba ágyazhatók (pl. valamennyi osztály csoportcíme egy teljes iskolai csoportcím alá.) Az Exchange online szolgáltatás az alábbi csoporttípusok létrehozását és kezelését támogatja: Terjesztési csoport (distribution group) A terjesztési csoport fő rendeltetési célja a különböző e mail címmel rendelkező objektumok csoportba foglalása levelezési célból. Tipikus felhasználási eset lehet az egyes osztályok osztályközösségéhez kapcsolódó szülők külső e mail címeinek, valamint a pedagógus szervezeten belüli postaládájának terjesztési csoportba foglalása (pl. 2010 ben indult osztály ). A csoport saját e mail címmel rendelkezik (pl. osztaly2010@iskola.hu ), melyre továbbítva a levelet a csoportba felvett valamennyi címzett megkapja a küldeményt. Biztonsági csoport (security group) A biztonsági csoport fő jellemzője, hogy a levelezési célú támogatás mellett a csoport jogosultság kiosztási célból is felhasználható, akár más rendszerekben is (pl. SharePoint webhely hozzáférés: A Pedagógusok számára létrehozott biztonsági csoport szerkesztheti a tanterv dokumentumtárat, míg a Diákok csoport csak olvashatja azt). Dinamikus terjesztési csoport (dynamic distribution group) A dinamikus terjesztési csoport fő jellemzője, hogy tagsága nem előre definiált / állandó jellegű. A tagságot ebben az esetben a rendszer valamilyen, a rendszeradminisztrátor által előzetesen meghatározott ismérv (szabály) alapján dinamikusan állítja össze. Oldal 22
Digitális Oktatási Alapcsomag A funkcióhoz kapcsolódó adminisztratív felület az alábbi ábrán látható módon érhető el: 8. ábra Adminisztrációs felület Terjesztési csoportok kezelése A funkcióval kapcsolatban további információk az adminisztrátori felület segítségnyújtási funkcióján (HELP) keresztül érhető el: DNS rekord bejegyzés (E mail forgalom átirányítás) Ahhoz hogy az Office 365 Exchange online szolgáltatás a levelek fogadására készen álljon, a tartomány nevének bejegyzésén túl be kell állítani azt is, hogy milyen célra szeretnénk az adott tartománynevet használni, ill. ezen túl néhány DNS rekord bejegyzésére is szükség lesz a tartománynevet kiszolgáló DNS szerveren. A tartománynévre vonatkozó bejegyzések az adminisztrációs portál tartományok (domains) menüpontjára kattintva, a kérdéses tartománynevet kiválasztva található meg a DNS beállítások alatt. Szintén itt lehet kiválasztani azt, hogy milyen célra szeretné az intézmény a tartománynevet felhasználni. Oldal 23
Digitális Oktatási Alapcsomag Alapértelmezetten Exchange online és Lync online szolgáltatások vannak kiválasztva minden újonnan hozzáadott tartományhoz. Az alábbi táblázat példákat tartalmaz a bejegyzendő rekordokra. Fontos, hogy az MX rekord minden előfizetés esetében egyedi. 9. ábra Adminisztrációs felület Tartományi DNS bejegyzések kezelése példa Mivel a levelezőszerverek az úgynevezett MX rekordok alapján találják meg, hogy mely szerverre kell továbbítaniuk egy adott e mail t, a használni kívánt tartomány DNS zónájába fel kell venni egy a fenti ábrán láthatóhoz hasonló, az intézmény tartományi jellemzőinek megfelelő MX bejegyzést. Szintén szükség van a táblázatban látható CNAME bejegyzésre. Ez gondoskodik arról, hogy a levelező kliensek használata esetén az e mail cím megadása elegendő legyen a levelezés beállításához. A levelek kézbesítésekor bizonyos levelezőrendszerek ellenőrzést végeznek arra nézve, hogy az adott tartomány nevében küldő e mail szerver valóban jogosult e a tartomány nevében leveleket küldeni. Ezen ellenőrzés az úgynevezett SPF rekordok alapján történik. Hogy ez Exchange Online használata esetén se jelentsen problémát, ehhez szükséges az utolsó TXT típusú bejegyzés hozzáadása. Adatmigrációs lehetőségek Az Office 365 beépített módon biztosít lehetőséget más levelező rendszereken kiszolgált postafiókok tartalmának migrációjára. Az egyes módszerek jelentősen elérnek egymástól komplexitás tekintetében. Jelen dokumentációnak nem célja ezek részletes kifejtése. A migrációs lehetőségekre vonatkozóan bővebb információk a következőkben tárgyalt témaköröknél hivatkozott útvonalakon érhetők el. Egyszerre történő teljes migráció Exchange 2003 és későbbi Exchange verziók esetén használható. Ebben az esetben az összes postaládát viszonylag rövid időn belül (pl. akár 1 hétvége alatt) mozgatjuk a felhő szolgáltatásba, majd a mozgatás befejeztével átirányítjuk a levélforgalmat az Office 365 Exchange online irányába (MX rekord átirányítás). További információk (angol nyelven): http://technet.microsoft.com/en us/library/jj159539.aspx IMAP migráció Exchange és egyéb IMAP protokollt ismerő levelezőrendszerek esetében használható. További információk (angol nyelven): http://technet.microsoft.com/en us/library/jj159545.aspx Oldal 24
Digitális Oktatási Alapcsomag Fázisolt migráció Exchange 2003/2007 es verziókról történő migráció esetén használható. A postaládákat több fázisban lehet átmozgatni a felhőbe. Ezen módszer használata esetén együttélést kell kialakítani a korábbi környezettel. További információk (angol nyelven): http://technet.microsoft.com/en us/library/hh852424.aspx Migráció postaláda mozgatással Exchange 2010 vagy későbbi verziók esetén használható. Teljes együttélés kialakítása szükséges. További információk (angol nyelven): http://technet.microsoft.com/en us/library/hh852424.aspx Kliens környezet Az Office 365 szolgáltatás egyik fontos jellemzője, hogy alkalmazásával a felhasználók számára folyamatosan a legfrissebb technológiák állnak rendelkezésre. A frissítést tranzitív módon a szolgáltató (Microsoft) végzi el a szolgáltatási feladat részeként. Ahhoz azonban, hogy ezeket a technológiákat megfelelő módon használni tudjuk, kliens oldalon is felmerülnek olyan követelmények, amelyeket teljesíteni kell. Ez utóbbiak biztosítása az igénybe vevő (jelen esetben az intézmény) feladata. Az Office 365 által jelenleg támogatott operációs rendszerek: Windows XP SP3 / Vista SP2 (2014. januárig) Windows 7 / 8, Windows Server 2008 és újabb verziók Mac OS X 10.6 és újabb verziók Támogatott böngészők: Internet Explorer 8 és újabb verziók Chrome és Firefox böngészők legújabb verziói, Safari 5 Támogatott Office verziók: Office 2007 SP2 / Office 2010 SP1 Office 2013 Windows 7 / Windows Server 2008 R2 a szükséges minimum A legfrissebb információk érdekében javasolt az interneten ellenőrizni a mindenkori aktuális követelményeket: http://onlinehelp.microsoft.com/en us/office365 enterprises/ff652534.aspx Oldal 25
Digitális Oktatási Alapcsomag Csoportmunka és dokumentumkezelési szolgáltatás kialakítása (SharePoint online) Az Office 365 SharePoint online szolgáltatása univerzális platformként csoportmunka feladatok, információk, dokumentumok és web es tartalmak rugalmas kezelését teszi lehetővé. Az információk WEB es tartalomként állnak az Intranet, ill. Internet környezetben rendelkezésre. Amennyiben a szolgáltatás felhasználásának koncepciója már kialakításra került, következő lépésként sor kerülhet a koncepcionális céloknak megfelelő SharePoint online szolgáltatás által nyújtott alapkörnyezet testreszabására, melynek főbb lépései az alábbiak: Webhelycsoportok létrehozása Webhely struktúra kialakítása Webhelyek előkészítése Nyilvános webhely (amennyiben cél) kialakítása Webhelycsoportok létrehozása A SharePoint webhelycsoport egymáshoz kapcsolódó webhelyek hierarchiába rendezett csoportja. Az adott webhelycsoport webhelyein gyakran azonos funkciók, például engedélyek, tartalomtípusok, navigációs lehetőségek működnek, amelyek együtt kezelhetők (Pl. az intézményen belül a teljes közösség webhelyeit egy webhelycsoport alá szervezhetjük. Egy másik webhelycsoport alá pedig az intézmény működtetésével, fenntartásával foglalkozó szakmai munkaközösséget alakíthatjuk ki.) Az egyes webhelycsoportok számára a használható tárterület, illetve erőforrás használati jellemzők külön határozhatók meg. Egy webhelycsoporton belül több egymástól független, vagy egymással akár kapcsolatban álló webhelyet is kialakíthatunk 18. A webhelycsoportok elrendezési koncepcióját célszerű a szolgáltatás kialakításakor eldönteni. Egy lehetséges webhelycsoport struktúra elrendezést az alábbi ábra szemléltet: 10. ábra Webhelycsoport struktúra példa Típusukat tekintve a webhelycsoport két fő kategóriába rendezhetők: Magán webhelycsoport Belső (Intranet jellegű) felhasználás esetén alkalmazandó webhelycsoport típus. Külön webhelycsoport kialakítását javasoljuk a külön felhasználói entitások számára, illetve azokban az esetekben, amikor az adminisztrációs feladatok teljes szeparációra kerülnek. 18 A végfelhasználók számára az adott tartalom megjelenítését a háttérben kialakított webhelycsoportok struktúrája nem, vagy csak minimális mértékben befolyásolja. Oldal 26
Digitális Oktatási Alapcsomag Nyilvános webhely Akkor alkalmazandó, ha publikus, bárki számára elérhető információk közzé tétele a cél. Tipikusan az iskola központi web oldalának lehet ez a webhelye. Ezt az oldalt bárki elérheti, mint általában a WEB oldalakat az Interneten. Ilyen honlapra hazai példa: http://karinthyisk.hu Új webhelycsoport létrehozása az adminisztrációs felületen keresztül hajtható végre (lásd az alábbi ábrán): 11. ábra Adminisztrációs felület webhelycsoportok kezelése Oldal 27
Digitális Oktatási Alapcsomag A webhelycsoportokkal kapcsolatban további információk az alábbi útvonalon érhetők el: http://office.microsoft.com/hu hu/support/results.aspx?ctags=cl102484434&ctt=5&origin=ha102476181 Webhely struktúra kialakítása A SharePoint online szolgáltatás által biztosított platform lehetőséget ad arra, hogy a webhelycsoport alatt az egyes szervezetek, vagy témakörök számára saját információkat tartalmazó területeket (un. webhelyeket) hozzunk létre 19 (pl. Intraneten belül az egyes szervezeti egységek saját webhelyei, vagy osztályok webhelyei). A webhelyeken a jogosult felhasználók/csoportok dokumentumok csoportmunka jellegű kezelését (létrehozás, közös szerkesztés, megosztás, publikáció), feladatok, listák, kontakt információk rugalmas kezelését, megosztását, szervezését, testreszabását önállóan, informatikai háttértámogatás nélkül végezhetik. Az intézmény működési hatékonysága ezen keresztül nagymértékben növelhető. Az alábbiakban felsorolunk olyan webhely ötleteket, amelyek az intézmény napi életében hasznos megoldásként állhatnak rendelkezésre 20 : Központi intézményi intranet webhely az intézmény teljes közösségének tájékoztatási feladatait, a közösség számára publikálandó dokumentumok, információk tárolását látja el. Osztályközösségek webhelyei (valamennyi osztály számára saját webhely hozható létre) Titkársági webhely a titkárság napi feladatainak, dokumentumainak kezelésére. Diáktér Pedagógusok webhelye a pedagógus munkatársak napi feladatainak, dokumentumainak kezelésére Elektronikus tananyagtár A kialakított webhelyek saját egyedi hozzáférési jogosultságot kaphatnak. A hozzáférési szintek mélysége szintén különböző lehet. (Pl.: Az elektronikus tananyagtárhoz hozzárendelünk minden diákot és pedagógust, de a 6/B osztály webhelyéhez csak a 6/B osztály tanulói és tanárai fognak szerkesztési jogosultságot kapni. Ugyanígy egy szakkör saját webhelyéhez csak a szakkörre járó diákok és a szakkörvezetők kapnak szerkesztési jogot, míg a többi diák és tanár csak betekintési jogot kap.) Az új webhelyek létrehozásának folyamatával kapcsolatban további részleteket a melléklet tartalmaz. 19 Egy webhelycsoporton belül tetszőleges számú webhelyet tudunk kialakítani. További ötleteket a Felhasználási lehetőségek, javaslatok című fejezet tartalmaz. 20 Egy konkrét példaként szolgáló intézményi struktúra kialakítási jellemzőit a melléklet tartalmazza. Oldal 28
Digitális Oktatási Alapcsomag Webhelyek előkészítése A webhelycsoportok, valamint webhelystruktúra létrehozását követően sor kerülhet az egyes webhelyek előkészítésére. Ez jellemzően olyan testreszabási feladatokat jelent, melyek rövid ismerkedés után megfelelő jogkör rendelkezésre állása mellett egyszerűen, felhasználói oldalról is végrehajthatók. Az egyes webhelyek előkészítése, testreszabása jellemzően az alábbi alapfeladatokból épül fel: Webhely külalak kialakítása Webhely alkalmazások webhelyhez rendelése (pl. dokumentumtárak, listák) Webhely hozzáférések beállítása (jogosultságok, jogosultsági szintek) Webhely külalak kialakítása A webhely külalakjának testreszabásával az adott webhely tartalmi jellemzőit tükröző, felhasználóbarát felület alakítható ki. Habár e testreszabási tevékenységet célszerű a webhely felhasználók felé történő meghirdetését megelőzően elvégezni, ez természetesen bármikor utólag is menedzselhető (lásd az alábbi ábrán). 12. ábra Webhely külalak testreszabása Oldal 29
Digitális Oktatási Alapcsomag A témakörrel kapcsolatban további információk a SharePoint felület segítségnyújtási funkcióján (HELP) keresztül érhetők el: Webhely alkalmazások/alkalmazáskijelzők (apps) webhelyhez rendelése Az újonnan létrehozásra kerülő webhelyek a létrehozásukhoz használt mintának template megfelelő alapértelmezett tartalommal és megjelenéssel rendelkeznek. Az alkalmazott minta/template a webhely képességeit, funkcionalitását nagymértékben meghatározza. Az előző alfejezetben látható ábrán a példaként létrehozott Elektronikus dokumentár nevű webhely alapértelmezett módon két fő un. webhely elemmel / alkalmazással (app) rendelkezik: Dokumentumok (Documents), Hírcsatorna (Newsfeed). Természetesen a webhelyhez tartozó tartalom megfelelő jogosultság rendelkezésre állása esetén tovább alakítható, bővíthető. Ez a webhely felületén található Webhely tartalma (Site content) funkció kiválasztását követően megjelenő webhely tartalmak, ill. alwebhely kezelést támogató oldalon keresztül kezdeményezhető (lásd az alábbi ábrán): 13. ábra Webhely tartalom kezelése Az alkalmazás hozzáadása ( add an app ) funkció kiválasztását követően egy alkalmazáslista jelenik meg, melyből kiválasztható a kívánt alkalmazás. Jelen példánkban egy további dokumentumtár ( Kötelező olvasmányok ), valamint egy egyéni lista alkalmazást adunk hozzá az előjegyzések kezelésének támogatására ( Előjegyzések ). Oldal 30
Digitális Oktatási Alapcsomag A hozzáadások eredményeként a webhely tartalom kibővül (lásd az alábbi ábrán): 14. ábra Webhely tartalom kibővítése Oldal 31
Digitális Oktatási Alapcsomag Amennyiben a hozzáadott alkalmazásokat a webhely kiinduló oldalán is meg kívánjuk jeleníteni, hozzá kell adnunk az oldalhoz, melyet az oldalszerkesztési funkció alkalmazásával hajthatunk végre. Az oldalszerkesztés alapfolyamatát az alábbi ábra szemlélteti: 15. ábra Webhely oldalszerkesztés alapfolyamata Oldal 32
Digitális Oktatási Alapcsomag Az oldalszerkesztés megfelelő jogosultság rendelkezésre állása esetén bármikor végrehajtható, az oldal megjelenésének, tartalmának átalakítása programozás nélkül, csupán a grafikus felület használatán keresztül lehetővé válik. Jelen példánk esetén az oldal végállapota az alábbi ábrának megfelelő, hozzá lehet kezdeni a kívánt tartalom (jelen esetben tananyagok) feltöltéséhez, ezt követően a hozzáférés beállításokhoz, majd a felhasználói kommunikációhoz: 16. ábra Adminisztrációs felület Webhely oldalszerkesztés alapfolyamata Oldal 33