A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA SZABÁLYZATA A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ÉS UTALVÁNYOZÁS RENDJÉRŐL BUDAPEST, 2003. június
T A R T A L O M J E G Y Z É K I. Általános rendelkezések A kötelezettségvállalás 3. old. Az ellenjegyzés kötelezettségvállalásnál.. 5. Az érvényesítés.. 5. Az utalványozás 6. Az utalványozás ellenjegyzése 7. Összeférhetetlenség.. 7. II. A Kötelezettségvállalás és utalványozás rendje a BMF-en 8. A kötelezettségvállalás rendje 8. A kötelezettségvállalás ellenjegyzése. 10. Az érvényesítés rendje 10. Az utalványozás rendje.. 11. Az utalványozás ellenjegyzése.. 11. III. Vegyes és záró rendelkezések.. 12. Melléklet 2
A Budapesti Műszaki Főiskolán a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet alapján a következők szerint szabályozom. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A kötelezettségvállalás 1. (1) A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, amely a feladatok ellátásához szükséges feltételek biztosítása érdekében történik és a rendelkezésre álló előirányzatok (pénzeszközök) terhére fizetési, vagy más teljesítési (áru-előállítási, szolgáltatási, munkavégzési) kötelezettséggel jár. Ennek megfelelően a kötelezettségvállalás a) vagy fizetési, azaz a feladatok ellátásával kapcsolatos kiadási kötelezettséget jelent, b) vagy az elvállalt áru-előállítás, szolgáltatás teljesítésére kötelezi a főiskolát. Ez utóbbi esetben az ellenértékként járó követelést is elő kell írni. (2) A fizetési kötelezettség, illetve követelés alaptípusai: a) megbízás, b) megrendelés, c) megrendelés visszaigazolása, d) szállítási és vállalkozási szerződés, e) bérleti szerződés, f) közérdekű célú kötelezettségvállalás (OM engedéllyel), g) közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító és megszüntető jognyilatkozat, h) kiküldetés elrendelése, 3
i) a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (3) A kötelezettségvállalás dokumentumai: a) kinevezési okirat, b) szerződés, c) megállapodás, d) (visszaigazolt) megrendelés, e) beruházás-finanszírozási alapokmány, f) részprogram-engedélyezési okirat, g) pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, h) a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása. (4) Kötelezettségvállalásra, általános jelleggel a főiskola rektora jogosult. A Budapesti Műszaki Főiskola Gazdálkodási Szabályzatában rögzített, a költségvetési kerettel gazdálkodó szervezeti egységek vezetői a Főiskolai Tanács által jóváhagyott gazdálkodási keretek terhére és erejéig vállalhatnak kötelezettséget. Kötelezettségvállalásra jogosultak továbbá a főiskolai rektor által felhatalmazott munkavállalók. A meghatalmazás visszavonható. (5) A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni, hogy a) a teljesítéshez szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e és b) a tervezett kötelezettségvállalás nem ütközik-e jogszabályi előírásba, tilalomba, vagy e szabályzat rendelkezéseibe. (6) A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. (7) Kötelezettséget vállalni csak írásban pénzügyi szakképesítésű munkavállaló egyidejű ellenjegyzése után lehet, akinek az ellenjegyzése, mint feladat a munkaköri leírásában szerepel. (8) A kötelezettségvállaló a jog gyakorlásáért anyagilag, fegyelmileg, büntetőjogilag felelős. 4
(9) Felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállat kötelezettség nem teljesíthető, azt azonnal jelenteni kell a főiskola rektorának és gazdasági főigazgatójának, a vétkes személy felelősségre vonása céljából. Az eset megvizsgálásáig, illetve a rektor intézkedéséig a kötelezettség nem egyenlíthető ki. (10) A kötelezettségvállalónak a kötelezettségvállalás dokumentumait 2 példányban meg kell küldeni a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság Pénzügyi Osztályára nyilvántartásba vétel céljából. A Pénzügyi Osztály a kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi és nyilvántartási számmal látja el. A nyilvántartási számmal ellátott kötelezettségvállalás 1 példányát a kötelezettségvállalónak visszajuttatja. Az utalványozáskor hivatkozni kell a kötelezettségvállalás nyilvántartási számára. Az ellenjegyzés kötelezettségvállalásnál 2. (1) A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére, általános jelleggel a főiskola gazdasági főigazgatója jogosult. (2) A főiskolai rektor a főiskola nevében kötelezettségvállalásra a gazdasági főigazgató ellenjegyzésével jogosult. (3) Ellenjegyzésre jogosultak továbbá a gazdasági főigazgató által felhatalmazott munkavállalók a megjelölt keretek között. A felhatalmazás visszavonható. (4) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, b) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (5) Az ellenjegyző a (4) pontban foglalt feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (6) Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást jelentő okmányt aláírásával kell ellátnia, ha az tartalmilag és alakilag megfelel. Az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentő okmányt, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló írásban utasítja. Ez esetben az okmányt kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt záradékkal kell ellátnia, s erről a felügyeleti szerv vezetőjét 8 napon belül értesítenie kell. Amennyiben záradékolás történt, a gazdasági főigazgatót kell az ellenjegyzőnek értesítenie. A felügyeleti szerv 15 napon belül köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. 5
(7) Ha a főiskolához kincstári biztost jelöltek ki, akkor a kötelezettségvállalás a kötelezettségvállaló és annak ellenjegyzésére jogosult személy aláírása mellett a kincstári biztos külön írásbeli ellenjegyzése mellett érvényes. (8) Az ellenjegyző felelőssége a kötelezettségvállalóéval azonos. Az érvényesítés 3. (1) Az érvényesítés során, az okmányok alapján ellenőrizni kell a kiadás teljesítésének, vagy a bevétel beszedésének jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét, az alaki követelmények betartását és ezt az érvényesítőnek aláírásával kell igazolnia. (2) Az érvényesítésnek az érvényesítve megjelölés mellett tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. (3) Érvényesítést csak az ezzel megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett mérlegképes könyvelői vagy ezzel egyenértékű pénzügyi-számviteli szakképesítésű munkavállaló végezhet. (4) Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul, amelyet a megrendelés kezdeményezője, illetve szolgáltatás nyújtása esetén az azt teljesítő főiskolai részleg vezetője eszközölhet. Aláírásával azt igazolja, hogy a teljesítés tartalmilag (naturálisan mennyiségben és kellő választékban, minőségben) a kötelezettségvállalásnak megfelelően megtörtént. Az utalványozás 4. (1) Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének, vagy elszámolásának elrendelése. (2) Utalványozásra jogosult, állandó jelleggel a főiskola rektora. A főiskola gazdálkodó egységeinek vezetői a Főiskolai Tanács által jóváhagyott költségvetési előirányzatok terhére és erejéig jogosultak utalványozásra. (3) Utalványozásra jogosultak a jelen szabályzatban tételesen felsorolt vezetők, valamint a főiskolai karok főigazgatói által írásban felhatalmazott munkavállalók, a felhatalmazás keretein belül. A felhatalmazás visszavonható. (4) Utalványozni külön írásbeli rendelkezéssel (utalvány, utalványrendelet) lehet. (5) Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: a) a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, 6
b) az utalvány szót, c) a költségvetési évet, amelyet, az utalványozás érint, d) a befizetőnek és a kedvezményezettnek a megnevezését, címét, bankszámlájának számát, e) a fizetés időpontját, módját és összegét, f) a megterhelendő (jóváírandó bankszámla számát és pontos megnevezését, g) a keltezést, valamint h) az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. (6) Nem kell külön utalványozni a termék értékesítéséből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. (7) Az utalványozó a jog gyakorlásáért anyagilag, fegyelmileg és büntetőjogilag felelős. Az utalványozás ellenjegyzése 5. (1) Az utalvány ellenjegyzésére a főiskola gazdasági főigazgatója, illetve az általa írásban felhatalmazott munkavállalók jogosultak. (2) Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt aláírásával kell ellátnia, amennyiben az tartalmilag és alakilag megfelelő. (3) Ha az ellenjegyzésre jogosult nem ért egyet az utalványozással, az ellenjegyzés utasításra történt záradékkal kell az okmányt ellátnia, s erről a felügyeleti szervet, illetve a gazdasági főigazgatót 8 napon belül értesítenie kell. A bejelentést 15 napon belül meg kell vizsgálni és a szükséges intézkedést megtenni, illetve a felelősségre vonást kezdeményezni kell. (4) Az ellenjegyző felelőssége az utalványozóéval azonos. Összeférhetetlenség 6. (1) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. 7
(2) Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. (3) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója [a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. -ának b) pontja] vagy a maga javára látná el. 8
II. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ÉS UTALVÁNYOZÁS RENDJE A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLÁN A kötelezettségvállalás rendje 7. (1) A főiskola rektora általános jelleggel, értékhatár korlátozása nélkül jogosult kötelezettségvállalásra, a főiskola aktuális költségvetése terhére. (2) A rektor tartós távolléte esetén e jogkört a (3) bekezdésben foglaltak kivételével a szakmai előirányzatoknál az oktatási, kutatási, informatikai és létesítményfejlesztési rektorhelyettesek, közös feladatoknál és a működési előirányzatoknál a gazdasági főigazgató gyakorolja, a feladatmegosztásnak megfelelően. (3) A rektor a kötelezettségvállalás (aláírás) jogát kizárólagosan magának tartja fent a főiskola egészét érintő hazai és nemzetközi a) oktatási, együttműködési, b) a kutatási, kísérleti, c) az ajándékozási, szponzorálási, d) a szakmai tevékenységet érintő lízing és bérleti, e) a főiskola vagyonát érintő elidegenítési, értékesítési jelzálogi bejegyzéssel járó szerződések, megállapodások, továbbá f) a szakmai tevékenységet érintő, a főiskola költségvetésében központilag megtervezett (le nem bontott) előirányzatok terhére történő megrendelések esetében, g) 5 millió Ft értékhatárt meghaladó pályázatoknál. Az oktatási, kutatási, informatikai és létesítményfejlesztési rektorhelyettesek, valamint a gazdasági főigazgató a rektor előzetes, írásos, egyedi felhatalmazásával jogosultak a fentiekben felsorolt szerződések aláírására, a megállapodások megkötésére. (4) A főiskola költségvetésében jóváhagyott, a rektor által írásban megjelölt 9
a) a szakmai előirányzatok, valamint átvett pénzeszközök (Pl. OTKA, FEFA, Erasmus, Socrates stb.) terhére és keretein belül az oktatási, kutatási, informatikai és létesítményfejlesztési rektorhelyettesek, a közöttük lévő feladatmegosztás szerint, b) a közös feladatok és működési, üzemeltetési célú előirányzatok terhére és keretein belül (beleértve a központilag előirányzott beruházási, felújítási, nem oktatási és kutatási célú gép és műszerbeszerzési, a közbeszerzési célú előirányzatokat, valamint a nem szakmai célú átvett pénzeszközöket és a vállalkozási tevékenységgel összefüggő előirányzatokat) a gazdasági főigazgató jogosult kötelezettségvállalásra, állandó jelleggel. (5) A főiskola önálló gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységeinek vezetői jogosultak általános jelleggel, értékhatár korlátozása nélkül, a költségvetésükben jóváhagyott (beleértve a saját bevételeket és a vállalkozási bevételeket is) szakmai és működési előirányzatok terhére és keretein belül kötelezettséget vállalni. Nem jogosultak azonban a rektor által fenntartott, a főiskola egészét érintő (3) bekezdésben felsorolt szerződések, megállapodások aláírására, megkötésére, továbbá a kezelésükben lévő vagyontárgyak (tárgyi eszközök, gépek, berendezések, felszerelések, épületek, építmények, földterületek, telkek) elidegenítésére, értékesítésére, jelzáloggal történő terhelésével járó kötelezettségvállalásra, szerződés és megállapodás megkötésére, mivel e jogkört kizárólagos jelleggel a főiskola rektora gyakorolja. (6) A főiskolai karok főigazgatóinak tartós távolléte esetén a kötelezettségvállalási jogkört az általa írásban megjelölt helyettese gyakorolja. (7) A főiskolai önálló gazdálkodásra jogosult szervezeti egységei a Főiskolai Tanács által jóváhagyott keretek terhére és keretein belül felhatalmazhatják helyetteseiket, hogy egyes szakmai és működési előirányzataik terhére állandó jelleggel kötelezettséget vállalhassanak a köztük lévő feladatmegosztásnak megfelelően. (8) A Főiskolai Tanács által jóváhagyott előirányzatok terhére és keretein belül a főiskola Rektori Hivatala és Gazdasági Műszaki Főigazgatósága kötelezettségvállalására - a köztük lévő feladatmegosztás alapján - a gazdasági főigazgató, főtitkár és a főkönyvelő jogosultak. (9) A Kari Tanács által meghatározott pénzügyi keret, illetve a meghatározott célra átvett pénzeszköz felhasználásáról a szervezeti egységek vezetői, illetve a kutatási témavezetők döntenek. A pályázat útján elnyert, vagy meghatározott célra átvett pénzeszközöket elkülönítve kell a számvitelben nyilvántartani és csak a megjelölt (pályázati) célra használhatók fel. A pénzügyi kerettel rendelkező vezetők, témavezetők kereteik terhére beszerzést úgy eszközölhetnek, megbízást úgy adhatnak, hogy a jelen szabályzat alapján kötelezettségvállalási joggal felruházott és a felügyelet, illetve a téma szerint illetékes vezetőnél írásban kezdeményezik a tervezett kötelezettségvállalást. Ezt követően a szabályozásnak megfelelő rend szerint megtörténhet a keret terhére a kötelezettségvállalás és a kiadás teljesítése. (10) A bérgazdálkodási jogkört az SzMSz-ben meghatározott körben és keretek között 10
a) a főiskola rektora, b) a főiskolai karok főigazgatói, c) gazdasági főigazgató, d) főtitkár e) kollégiumigazgató f) könyvtárigazgató gyakorolja. E jogkört távollétükben írásban meghatalmazott helyetteseik gyakorolják. A meghatalmazás jelen szabályzat mellékletét képezi. (11) A fentiekben meghatározott kötelezettségvállalási jogkör még kivételesen sem adható tovább, nem ruházható át a szabályzatban nem említett személyeknek. A kötelezettségvállalás ellenjegyzése 8. (1) A rektor és a rektorhelyettesek által vállalt kötelezettség ellenjegyzését a gazdasági főigazgató, távollétében a főkönyvelő végzi. (2) A főiskola önálló gazdálkodó egységeinek vezetői és meghatalmazott helyetteseik kötelezettség-vállalásának ellenjegyzését az egység gazdasági felelőse végzi. (3) A Rektori Hivatal és a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság [7. (8)] kötelezettségvállalása esetén az ellenjegyzést a pénzügyi, számviteli, munkaügyi osztályok vezetői végzik. (4) A 7. (9) bekezdésben szereplő, pénzügyi kerettel rendelkező, azonban gazdálkodási jogkörrel nem rendelkező szervezeti egységek kereteinek terhére, a vezető által kezdeményezett kötelezettségvállalás esetén az ellenjegyzést a szervezeti egység gazdasági felelőse, a gazdasági főigazgató és főkönyvelő, illetve távollétük esetén a pénzügyi, számviteli, osztályok vezetői végzik. Az érvényesítés rendje 9. (1) A Gazdasági Műszaki Főigazgatóságon a pénzügyi teljesítést megelőző érvényesítést a számviteli osztály vezetője és a gazdasági főigazgató által írásban megbízott munkavállalók végezhetnek. 11
(2) A teljesítés szakmai igazolását a) a szakmai (oktatási, kutatási célú) beszerzéseknél az azt kezdeményező vezető, b) a decentralizált keretek terhére történő pénzügyi teljesítést megelőzően a kerettel rendelkező szervezet vezetője, c) a beruházási, felújítási beszerzéseknél a főiskola műszaki vezetői, d) más működési beszerzéseknél, szolgáltatásoknál a gazdasági főigazgató által írásban megbízott, a beszerzés, szolgáltatás tárgya szerint illetékes felelős vezetők, illetve munkavállalók végezhetik. Az utalványozás rendje 10. (1) A főiskola rektora általános jelleggel, értékhatár korlátozása nélkül jogosult utalványozásra. (2) A rektorhelyettesek a szakmai előirányzatok, valamint az oktatási és kutatási célú átvett pénzeszközök tekintetében értékhatár korlátozás nélkül jogosultak utalványozásra, a közöttük lévő feladatmegosztás szerint. (3) A gazdasági főigazgató a nem szakmai előirányzatok (beleértve a központilag előirányzott beruházási felújítási, nem oktatási és kutatási célú gép- és műszer beszerzési, a közbeszerzési, valamint a nem szakmai célú átvett előirányzatokat, pénzeszközöket) és a vállalkozási tevékenység tekintetében értékhatár nélkül jogosult utalványozni. (4) A rektor és valamely rektorhelyettes egyidejű távolléte esetén a gazdasági főigazgató jogosult a szakmai előirányzatok tekintetében is utalványozásra. (5) A gazdasági főigazgató távolléte esetén a főkönyvelő értékhatár nélkül, valamint a pénzügyi osztály vezetője, a gazdasági főigazgató által írásban megszabott értékhatárig jogosult utalványozásra. (6) A főiskolai karok főigazgatói a költségvetésükben jóváhagyott előirányzatok terhére vállalt kötelezettségek tekintetében általános jelleggel, értékhatár nélkül jogosultak utalványozásra. (7) A főiskolai karok főigazgató helyettesei a szakmai és működési előirányzatok, valamint a nem szakmai célú átvett pénzeszközök tekintetében értékhatár nélkül jogosultak utalványozásra. (8) A karok főigazgatói és helyetteseik egyidejű távolléte esetén a gazdasági főigazgató és helyettese jogosultak utalványozásra. 12
Az utalványozás ellenjegyzése 11. (1) A rektor és a rektorhelyettesek által történő utalványozás esetén a gazdasági főigazgató vagy helyettese jogosult az ellenjegyzésre. (2) A gazdasági főigazgató által történő utalványozás esetén a főkönyvelő vagy a pénzügyi osztályvezető végzi az ellenjegyzést. A főiskola önálló gazdálkodó egységeinek vezetői és meghatalmazott helyetteseik utalványozásának ellenjegyzését az egység gazdasági felelőse végzi. III. VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK. (1) A gazdálkodó egységeknél az utalványozásra jogosultak nevéről, beosztásáról és sajátkezű aláírásának bejelentéséről az 1. melléklet szerint kell a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság felé intézkedni. (2) Jelen szabályzatot a Főiskolai Tanács 2003. június 10-i ülésén fogadta el, és 2003. június 15-ével lépteti hatályba. Dr. Erdélyi József rektor 13
gazdálkodó egység 1. melléklet Budapesti Műszaki Főiskola Gazdasági Műszaki Főigazgatósága H E L Y B E N. Az önálló gazdálkodó egység intézetei, osztályai számláinak, szerződéseinek, készpénzfelvéli és anyagigényléseinek utalványozására, az ezzel kapcsolatos levelezések aláírására jogosultak nevét sajátkezű aláírásukkal az alábbiak szerint állapítom meg: Intézet/osztály/feladat megnevezése: 1./ Kötelezettség vállalására és utalványozásra jogosult neve: beosztása: sajátkezű aláírása:............ 2./ Készpénzfelvételre jogosult neve: beosztása: sajátkezű aláírása:....... Esetleges módosítás esetén az összes aláírást újból be fogom jelenteni 3 példányban. Budapest, 200. hó. nap... önálló gazdálkodó egység vezetője Jóváhagyom:.. rektor 14