Felhasználói útmutató Probono közigazgatási képzés- és vizsgaszervezési rendszer /Tisztviselők részére/ 1
1. A Probono/TVP felület igénybevételéhez szükséges feltételek 1.1. Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben: A rendszer használatához minden tisztviselőnek regisztrációval kell rendelkeznie. Fontos! Abban az esetben, ha a felhasználó egyszer már regisztrált, akkor tilos újra regisztrálnia! Amennyiben a korábban már regisztrált tisztviselő időközben munkáltatót vált, akkor a változásokat a felületen kell átvezetni, tehát még ebben az esetben sem szabad újra beregisztrálni! Új felhasználó regisztrálása esetén a következő lépéseket kell megtenni. 1. Nyissa meg a https://probono.uni-nke.hu oldal! Kattintson a Regisztráció feliratra! 2. Töltse ki értelemszerűen a rendszer által kért adatokat! Ne felejtse el lenyitni és kitölteni a Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy adott szerepbe.,illetve a Személyazonosító adatok megadása részt! A személyazonosító adatok megadás rész köztisztviselőként való regisztrációhoz vagy képzésre/vizsgára való jelentkezéshez szükséges, de ezek az adatok a regisztráció után is megadhatóak. Figyelem!!! Fontos, hogy az adatok megadása pontosan, a személyazonosításra alkalmas iratokban szereplő adatok alapulvételével történjen, ugyanis a közszolgálati továbbképzési programok, így a közigazgatási szakvizsga esetén kiállítandó tanúsítványok, bizonyítványok az itt szereplő adatok alapján kerülnek legenerálásra. Amennyiben az adatok helytelenül (pl. elgépelve) kerülnek megadásra, azok a kiállított okmányokon is helytelenül kerülnek feltüntetésre. 2
3.)Regisztráció kérése egy adott szervezethez/vagy szerepbe: A különböző felhasználói szerep felvétele elsődlegesen a regisztráció során történik meg. A tisztviselői szerep felvételéhez a személyes adatokat is meg kell adni! A szerep beállításához a regisztrációs lapon található alábbi szimbólumra kell kattintani a lenyitáshoz: Miután lenyitásra került a Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy szerepbe, akkor az alábbi felület fog látszódni: A szerepek rész lenyitásakor kiválasztható az igényelt szerep. 3
Ezt követően a szervezet nevéhez beállítható a munkáltató neve. A találatok megjelenítéséhez ne használjon rövidítést, legalább 3 karaktert kell beírni, illetve adott esetben előfordulhat, hogy a teljes szervezet nevét be kell írni a pontos találathoz. A szerep igénylésekor meg kell adni az alap adatokon túl a felhasználó személyes adatait is. A személyes adatokat a következő felületen kell értelemszerűen kitölteni. Figyelem! Egy felhasználó csak egyszer lehet regisztrálva! A rendszerben egy e-mail cím csak egy felhasználóhoz tartozhat! Elfelejtett jelszó esetén a bejelentkezési felületen kérhető jelszó emlékeztető (Bejelentkező ablak, bal alsó része). Munkáltatóváltás, vagy egyéb adatváltozás esetén nem szabad újra regisztrálni! Ilyen esetekben a korábban használt e-mail címmel be lehet jelentkezni a rendszerbe abban az esetben, ha a felhasználó ismeri a jelszavát. Belépés után az e-mail cím módosítható. Lehetőség van arra is, hogy még kilépés előtt a képzési referens módosítsa a felhasználó e-mail címét egy olyan címre, amit a felhasználó a munkáltatótól történő távozás után is elér. Fontos megjegyezni, hogy a kiléptetést, azaz a tisztviselői jogviszony visszavonását minden esetben a korábbi munkáltató képzési referensének kell intéznie, úgy, hogy a tisztviselő adatlapján a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok résznél a jogviszony időszaknál be kell állítani azt a dátumot, ameddig a kilépő tisztviselő a szervezetnél dolgozott. A jogviszony lezárását követően tud csak a tisztviselő a bejelentkezést követően a Személyes oldalam/adatlap/jogosultságok részen új tisztviselői szerepet igényelni. Abban az esetben, ha az e-mail cím már megszűnt, viszont a felhasználó nem emlékszik a jelszavára, akkor az ügyfélszolgálattól (tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu; 06-1-432-9000/20373; 06-1- 432-9000/20358) lehet új jelszót kérni a felhasználó azonosítását követően. A felhasználók azonosítása az ügyfélszolgálaton a személyes adatok bediktálásával történik. Csak abban az esetben tudunk jelszót módosítani, ha azt a felhasználói fiók tulajdonosa kéri! 4
A kérelmezett szerep(ek) a következő(k) lehet(nek): Egyéni vizsgázó Közszolgálati tisztviselő Nem közszolgálati tisztviselő Egyéni vizsgázó: Titkos ügykezelői képzés esetében használt szerep, olyan felhasználók esetében, akik nem közszolgálati tisztviselők, illetve munkáltatójuk nem található meg a regisztrált szervezetek listájában (titkos ügykezelői képzés esetében ilyen szervezetnek minősülnek a cégek és különböző vállalkozások) Közszolgálati tisztviselő: A rendszer legnagyobb felhasználói csoportja. A tisztviselők adott szervezet munkavállalói. Minden közszolgálati tisztviselőnek rendelkeznie kell munkáltatóval, ellenkező esetben nem lehet a tisztviselőt képzésekre és vizsgákra jelentkeztetni, illetve maga a tisztviselő sem tud jelentkezni. Minden felhasználó csak egyszer lehet regisztrálva. Abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált, akkor a korábbi szervezet képzési referensének ki kell jelentkeztetnie, a szervezettől az alábbi lépések segítségével (Adminisztráció/Felhasználók/Kiválasztott felhasználó adatlapja, majd a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatoknál a Közszolgálati jogviszony időszak (ok) résznél kell a szerkesztéssel lezárni a jogviszonyt). 5
Nem közszolgálati tisztviselő: Közszolgálati tisztviselőhöz hasonló jogosítványokkal rendelkezik. Nem közszolgálati tisztviselők: polgármesterek, hatósági állatorvosok, hegybírók, képviselőtestület tagjai. Figyelem! Amennyiben Ön a szervezetnél a közszolgálati tisztviselő mellett referensi szerepet, vagy más egyéb szerepet is el kíván látni, akkor nem kell újra regisztrálnia! Egy felhasználó egyszerre akár több szereppel is rendelkezhet párhuzamosan. Új szerep felvételére a Probono-ba történő belépést követően a Személyes oldalam Adatlap almenüpontjának Jogosultságok részében van lehetőség. 2. Funkciók és menüpontok 2.1. Személyes oldalam menüpont A személyes oldalam menüpontban az alábbi almenüpontok találhatók: Adatlap Üzenetek Képzéseim Panaszaim Intézmények regisztrálása 6
Adatlap Adatlap funkció segítségével a felhasználó beállíthatja a személyes adatait a felületen. Figyelem! Az adatlap funkció használata során minden felhasználónak kötelessége hiteles, személyazonosító okmányában szereplő adatokat megadni. Amennyiben a személyes adatokban változások következnek be, úgy a felhasználónak kötelessége a változásokat képzési referensének jeleznie, és intézkedni kell az adatok javításáról vagy módosításáról. Az adatlap oldalon megjelenő adatok körültekintő kitöltése és kezelése, valamint ellenőrzése azért is különösen fontos, mivel a rendszer ezen adatok segítségével állítja ki a rendszerben elvégzett képzések tanúsítványait, illetve a különböző vizsgák bizonyítványait, jegyzőkönyveit és képzésszervezési dokumentumait. Az adatlap oldal az alábbi részekből áll: Belépési adatok, Jelszó változtatás, Személyes adatok, Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok, Területileg illetékes szervezet, Jogosultságok Belépési adatok: Ennél a résznél lehetőség van az e-mail cím megváltoztatásra abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált és megváltozik a korábban rendszerben megadott e-mail címe. A felhasználónak az e-mail cím mezőbe be kell írnia az új e-mail címet, majd ezt követően a mentés gombot kell megnyomni. A változtatások azonnal végrehajtásra kerülnek, a következő alaklommal már az új e-mail címmel léphet be a felhasználó a felületre. Jelszó változtatás: A menüpont segítésével a jelszó módosítható. A kívánt jelszót kétszer kell megadni. Ügyelni kell arra, hogy a jelszó legalább 6 karakter hosszúságú legyen! Személyes adatok: A személyes adatok résznél a tisztviselő alap adatai találhatók. Itt lehetőség van a név megváltoztatására abban az esetben, ha ez szükségessé válik (pl.: házasságkötés következtében). Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok: Képzési referens szerkesztheti. Itt van lehetőség a jogviszony időszakok beállítására (pl.: szervezetből történő kilépés esetén), valamint az alap- szakvizsga megszerzésének dátumát is itt kell beállítania a képzési referensnek. Területileg illetékes szervezet: A rendszer ebben a menüpontban tartja nyilván az illetékes vizsgaszervezőhelyet 7
Jogosultságok: Ebben a menüpontban állítható be az új munkáltató a munkáltatóváltást követően. Lehetőség van továbbá új szerepek felvételére is, amennyiben szükséges (képzési referens, stb.) Üzenetek Az üzenetek menüpont segítéségével a felhasználók a rendszer által küldött belső üzeneteket érhetik el. Amennyiben új üzenet érkezik, akkor ezt a rendszer egy számjeggyel jelzi. A számjegy minden esetben az új/olvasatlan üzenetek számát jelzi. Figyelem! Az üzenetek funkció a felhasználói útmutató készítésekor nem érhető el! Képzéseim A képzéseim részen érhetők el a tisztviselő által felvett képzések. A menüpont segítségével nem csak a korábban felvett és a jelenleg aktív képzések tekinthetők át, hanem a képzések eredményei is. 8
A korábbi, illetve aktuális képzésjelentkezéseket, valamint a jogviszony időszakokat, továbbá a tanulmányi pontokat egy egységes felületen követhetik nyomon a felhasználók. A képzésjelentkezéseket a felület felső résznél lehet megtalálni. Itt láthatók a korábban elvégzett képzések eredményei is. Amennyiben a képzéshez e-learning tananyag is tartozik, akkor a rendszer a Tananyag oszlopban egy tananyag feliratú hivatkozás látható. Amennyiben a képzés még elérhető, akkor a hivatkozás aktív (azaz kattintható). Ha a felhasználó a képzést sikeresen teljesítette és tanúsítvány letöltésére vált jogosulttá, akkor ezt a rendszer a következőképpen jeleníti meg (Piros körrel jelölve a tanúsítvány letöltésére szolgáló szimbólum helye): 9
Panaszaim A funkció segítésével elektronikus felületen lehetőség van észrevételek, megjegyzések és panaszok rögzítésre. Intézmények regisztrálása A menüpont segítségével a rendszerben még nem kiválasztható új szervezet aktiválásra van lehetőség. A funkció használatának alapvető feltétele az, hogy a szervezet rögzítve legyen a Magyar Államkincstár nyilvántartásában. Az intézmény aktiválását csak olyan személy végezheti, aki az érintett szervezet vezetőjétől erre írásos felhatalmazást kapott, azaz a szervezet vezetője kijelölte képzési referensnek. (A szervezetet az NKE adminisztrátorai fogják aktiválni. A szervezet aktiválás megkezdése előtt (miután a leendő képzési referens beregisztrálásra került) egy e-mailt kell küldeni az ügyfélszolgálat címére ( tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu ), amelyben az aktiválni kívánt szervezet vezetője jelzi, hogy mely munkatársának kívánnak képzési referensi (értelemszerűen azt a személyt kell megadni, akit már regisztrált az oldalon!) jogosultságot igényelni. A szervezet csak a jóváhagyást követően lesz kiválasztható a többi felhasználó számára.) 2.2. Képzések megvalósítása A tisztviselők a képzésekre a Képzések megvalósítása menüpont képzésre jelentkezés almenüpontjában tudnak jelentkezni. Fontos megjegyezni, hogy a tisztviselő csak abban az esetben tud egy-egy képzésre jelentkezni, ha azt korábban munkáltatója felvette a képzési tervébe. Fontos megjegyezni, hogy a képzések megvalósítása menüpont csak abban az esetben fog látszódni, ha a felhasználó regisztrációkor minden adatát megadta, illetőleg ha jóváhagyásra került a tisztviselői szerepe és a képzési referense által kitöltésre kerültek a továbbképzési kötelezettségek meghatározásához szükséges adatok. Amennyiben a tisztviselőnek a képzés felvételre került a képzési tervébe, akkor a meghirdetett képzéseket a felületen a következőképpen fognak megjelenni: Ha az adott képzésen rendelkezésre állnak még szabad helyek, illetőleg a jelentkezési határidő még nem járt le, akkor a képzések neve mellett (jobb oldalon) egy jelentkezés gomb fog látszódni. 10
Amennyiben a tisztviselő már jelentkezett egy képzésre, akkor a felületen ezen képzés(ek) mellett egy piros lomtár szimbólum fog megjelenni. Miután a tisztviselő sikeresen feljelentkezett a képzésre/képzésekre a személyes oldalam Képzéseim almenüpontjára kell kattintani a képzés/képzések információinak eléréséhez, illetve e- learninges tananyagok elindításához. 11