Balatonföldvár Város Önkormányzata 8623 Balatonföldvár, Petőfi S. u. 1. Tel.: 84/540-330 Fax: 84/540-332 e-mail: pgmh@balatonfoldvar.hu ELŐTERJESZTÉS Balatonföldvár Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2016. április 11 -én tartandó rendkívüli ülésére Tárgya: Beszerzési szabályzat módosítása Előterjesztést készítette: Lénárt Márta Véleményezésre, tárgyalásra megkapja: Pénzügyi és Gazdasági Bizottság Tisztelt Képviselő testület! Már az elmúlt hónapokban tapasztalni lehetett, hogy sorra jelennek meg a 2014.-2020. év közötti fejlesztési időszakra vonatkozó, különböző célokat szolgáló pályázati felhívások. A korábbi pályázati felhívások és tapasztalatok alapján elmondható, hogy a pályázati felhívások megjelenése és a beadási határidő közötti időszak az utóbbi években oly módon lerövidült, hogy amennyiben nem készítünk elő pályázati anyagot melyet a későbbiek folyamán már csak aktualizálni szükséges az adott pályázati felhíváshoz abban az esetben nem, vagy nem megfelelő módon tudunk támogatást igényelni. A jelenleg érvényben lévő beszerzési szabályzat kimondja, hogy beszerzési eljárást költségvetésben nem szereplő kiadási előirányzat terhére képviselő testületi döntés alapján lehet megkezdeni. Ennek értelmében a beszerzésre irányuló ajánlatkérési felhívás kiküldéséhez előzetesen a képviselő testület hozzájárulása szükséges. Ez a folyamat azonban időben meghosszabbítja a pályázati dokumentáció ( tervek, tanulmányok, stb. készítése ) előkészítésére és összeállítására irányuló beszerzési folyamatot, így csökkentve a pályázati dokumentáció ( tervek, tanulmányok, stb. készítése ) elkészítésére rendelkezésre álló időt. Fentiekre tekintettel javasoljuk, hogy a Beszerzési szabályzat II. pont A beszerzési eljárás rendje 1. pont A Beszerzési eljárás rész a következővel egészüljön ki : Kivételt képeznek az európai uniós vagy hazai pályázati támogatásból megvalósítandó beruházások előkészítésére vonatkozó beszerzések megkezdésére irányuló árajánlat-kérések. A kiegészítés értelmében tehát pályázatok esetében a beszerzési eljárás megkezdéséhez, ajánlatkérési felhívás kiküldéséhez nem szükséges a képviselő testület előzetes jóváhagyása, azonban a szerződés megkötésének továbbra is feltétele. Kérem a Tisztelt Képviselő-testület döntését az alábbi határozati javaslat illetően: Balatonföldvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az előterjesztéshez csatolt Beszerzési szabályzat módosítását megismerte, és azt a benne foglalt tartalommal elfogadja. Felelős: Holovits Huba Határidő: 2016. április 12. Balatonföldvár, 2016. április 08. 1/2
Törvényességi ellenőrzésre bemutatva: 2016. április 08. Holovits Huba s.k. polgármester Ellenjegyezte:.. Dr. Kiss Pál címzetes főjegyző Mellékletek: - Beszerzési szabályzat 2/2
BESZERZÉSI SZABÁLYZAT Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal, Balatonföldvár Város Önkormányzata és intézményei, Bálványos, Kereki, Pusztaszemes, Szántód, Szólád, Teleki községi önkormányzatok, Teleki Roma Nemzetiségi Önkormányzat, Balatonföldvári Többcélú Kistérségi Társulás Érvényes: 2016. április.-től Jóváhagyta:.. Dr. Kiss Pál címzetes főjegyző
BESZERZÉSI SZABÁLYZAT Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. (2) bekezdés meghatározza a költségvetési szervek részére, hogy a működéshez, gazdálkodáshoz kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket belső szabályzatban kell rendezni. A szabályozást igénylő feladatok közül a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrend a Beszerzési szabályzatban került előírásra. A beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrend nem tartalmazza a közbeszerzési eljárás lefolytatásának szabályait. A közbeszerzési értékhatárt elérő beszerzések a Közbeszerzési szabályzat rendelkezései szerint kerülnek lebonyolításra. A Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal költségvetési szerv, valamint a szabályzat hatálya alá tartozó szervezetek beszerzési szabályzatát az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.), a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.) előírásai, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében, Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak alapján a következők szerint határozom meg. 1. A szabályzat célja I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A szabályzat célja, hogy a közös önkormányzati hivatal, önkormányzatok és intézmények, társulás működése során meghatározza a szabályzat hatálya alá tartozó szervezetek közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek általános szabályait, az eljárási és dokumentációs részletszabályokat, az egyes jog- és hatáskörök gyakorlásának rendjét. A beszerzésekhez kapcsolódóan biztosítva legyen a verseny tisztasága és nyilvánossága, az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód az ajánlattevők számára. 1.1. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatalra (továbbiakban Hivatal), Balatonföldvár Város Önkormányzatára, az önállóan működő Bajor Gizi Közösségi Ház és Könyvtár, ill. GAMESZ Balatonföldvár költségvetési szervekre, továbbá Bálványos, Kereki, Pusztaszemes, Szántód, Szólád, Teleki községi önkormányzatokra, Teleki Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Balatonföldvári Többcélú Kistérségi Társulásra (továbbiakban együttesen Szervezetek). 2. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény; a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény; 2
az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet; az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet; Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata; Önkormányzatok Szervezeti és Működési Szabályzata Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal Gazdasági ügyrendje. 3. Értelmező rendelkezések Ajánlatkérő: A gazdálkodási szabályzatban rögzített, a szervezet képviseletében kötelezettségvállalásra jogosult személy, vagy az általa írásban kijelölt, a szervezet, Hivatal állományába tartozó személy. Ajánlattevő: Az a természetes vagy jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság, akinek az ajánlatkérő az ajánlat kérését közvetlenül megküldi, illetve az ajánlatkérés alapján a beszerzés tárgyában ajánlatot nyújt be. Beszerzés: A Kbt-ben meghatározott értékhatárt el nem érő árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés. 1. A beszerzési eljárás II. A BESZERZÉSEK ELJÁRÁS RENDJE A beszerzési eljárás megkezdése előtt, az egyéb szabályzatokban rögzített eljárásrend alapján, meg kell győződni a kiadás fedezetéül szolgáló pénzeszköz rendelkezésre állásáról (költségvetési fedezet, kiadási előirányzat). Beszerzési eljárást költségvetésben nem szereplő kiadási előirányzat terhére előzetes képviselő-testületi döntés alapján lehet megkezdeni. Kivételt képeznek az európai uniós vagy hazai pályázati támogatásból megvalósítandó beruházások előkészítésére vonatkozó beszerzések megkezdésére irányuló árajánlat kérések. A fentiek mellett a közbeszerzési értékhatárokat és a becsült érték számítására vonatkozó Kbt.-ben meghatározott rendelkezéseket kell figyelembe venni. Amennyiben a tervezett beszerzés a közbeszerzési tervben nem szerepel (nem tartozik a Kbt. hatálya alá) abban az esetben a Beszerzési szabályzatban meghatározottak szerint kell eljárni. A közbeszerzési terv elkészültéig a beszerzéseket a Kbt. alapján, a közbeszerzési kötelezettség miatt a kötelezettségvállalónak vizsgálni kell. 100.000.- Ft alatti beszerzések lebonyolítására a Gazdálkodási szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve, a kötelezettség vállalásra jogosultak előzetes szóbeli vagy írásbeli kötelezettségvállalása szükséges. 3
A beszerzési eljárást 100.000.- Ft összeghatár felett min. 1 ajánlattevőtől történő írásbeli ajánlatkéréssel kell megkezdeni. A beszerzési eljárást 300.000.- Ft felett legalább három ajánlattevőtől történő árajánlat bekérésével kell megkezdeni. Nem szükséges írásban három ajánlattevőtől árajánlatot kérni amennyiben: Az ajánlatkérés történhet: a beszerzés egyedi értékhatára nem éri el a 300.000.- Ft-ot, a beszerzés azonnali teljesítésével anyagi kár előzhető meg. postai levélben, e-mailben, faxon. Az e-mail-ben történő ajánlatkérést az ajánlatkérő által aláírt ajánlatkérő dokumentum elektronikus csatolásával szükséges teljesíteni. Ajánlatkérésre az ajánlatkérő képviseletében eljáró kötelezettségvállalásra jogosult, vagy az általa írásban kijelölt, a szervezet, Hivatal állományába tartozó személy, vagy a Képviselőtestület felhatalmazása alapján eljáró személy jogosult (felhatalmazás 3. sz. melléklet szerint). A 100.000.- Ft alatti beszerzések lebonyolítására, a beszerzési eljárások lefolytatására az ajánlatkérő képviseletében eljáró kötelezettségvállalásra jogosult, vagy az általa írásban kijelölt, a szervezet, Hivatal állományába tartozó személy, vagy a Képviselő-testület felhatalmazása alapján eljáró személy jogosult. Az ajánlatkérő az ajánlattevőknek köteles ugyanazon ajánlatkérést megküldeni az egyenlő esély biztosítása érdekében, abban adatmódosítás nem végezhető. A beszerzés tárgyát úgy kell meghatározni, hogy annak alapján az ajánlattevők megfelelő ajánlatot tehessenek és a benyújtott ajánlatok összehasonlíthatók legyenek. Az ajánlatkérés nem minősül megrendelésnek (kötelezettségvállalásnak). Az ajánlattételi határidőt úgy kell megállapítani, hogy az ajánlattevők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehessenek. A beszerzés tárgyával összefüggésben az ajánlatkérésnek legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: a) a költségvetési szerv megnevezését, címét; b) a beszerzés tárgyának pontos meghatározását, főbb adatait; c) a teljesítés helyét, határidejét, az ellenszolgáltatással kapcsolatos kikötéseket, feltételeket; d) az ajánlat benyújtásának módját, határidejét; e) az ajánlat elbírálásának szempontjait; f) a szerződéskötés főbb feltételeit (amennyiben a beszerzés létrejötte szerződéskötést igényel). Az ajánlatkérést a beszerzés/szolgáltatás megrendelésről való döntést megelőzően megfelelő határidőben kell megtenni. A felek együttműködése és eredményes beszerzés érdekében, az 4
ajánlatok bekérése/elbírálása során biztosítani kell az eredményhirdetés, megrendelés/szerződéskötés közötti megfelelő időintervallumot, a teljesítésre rendelkezésre álló optimális időtartamot. Az ajánlatkéréseket, ajánlatokat az Iratkezelési szabályzat alapján felmerülésének, érkezésének időpontjához igazodóan iktatni kell. Az ajánlatok kérésére felhatalmazott az ajánlatok beérkezését követően tájékoztatja a kötelezettségvállalásra jogosultat a szervezet számára legkedvezőbb ajánlatról. Ennek alapján a kötelezettségvállaló dönt a beszerzés végrehajtásáról. Képviselő-testületi döntést igénylő beszerzések esetén, a Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezései szerint megfelelő időben biztosítani kell az ajánlatok képviselő-testület általi megismerését. A képviselő-testület elé kerülő előterjesztéseknek, döntési javaslatoknak a Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezései szerint, az ajánlatok írásbeli értékelését és szakmai javaslattételt, ajánlattétel/ellenszolgáltatás nettó, bruttó összegét, beszerzés tárgyát, teljesítési határidejét tartalmaznia kell. Az előterjesztések gazdasági vezető általi megismerését/ellenjegyzését az előterjesztések kiküldési határidejét megelőző két nappal biztosítani kell. A beszerzés végrehajtásáról szóló döntés során a a) legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást, vagy b) az összességében legelőnyösebb ajánlatot kell figyelembe venni. Amennyiben az összességében legelőnyösebb ajánlat kerül kiválasztásra, annak okát írásban a döntéshozónak indokolni kell. Az ajánlatok a kifizetés dokumentumát képezik, - attól függetlenül, hogy a kötelezettségvállalás írásban, vagy nem írásban történt - ezeket a számlák mellé csatolni kell, melynek könyvelés részére történő biztosításáért a beszerzést lebonyolító, a számviteli nyilvántartások teljes körűségéért a szervezet könyvelője a felelős. A beszerzés tárgyával összefüggő ajánlatkérés, megrendelés tartalmát az 1., 4. számú mellékletek tartalmazzák. 2. Összeférhetetlenség A beszerzések előkészítésében (ajánlatok kérése) és az ajánlatok elbírálásában részt vevő személy: nem lehet az ajánlattevő, illetve ajánlattevőnek, vagy az ajánlattevő képviselőjének hozzátartozója, vagy közeli rokona [Ptk. 685. b) pont]; nem állhat az ajánlattevővel munkaviszonyban, vagy egyéb szerződéses jogviszonyban; nem lehet az ajánlattevő tulajdonosa, vagy résztulajdonosa. Amennyiben a beszerzések előkészítésében és az elbírálásban részt vevő, a vele szemben fennálló összeférhetetlenségi okot köteles haladéktalanul bejelenteni a szervezet vezetője felé. 5
III. EGYÉB RENDELKEZÉSEK A pénzügyi kihatással bíró beszerzések kapcsán a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, a teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás végrehajtási szabályait a Gazdálkodási szabályzat tartalmazza. Az Avr. 50. (1) bekezdése szerint, a megkötött visszterhes szerződésnek, adott megbízásnak, megrendelésnek, vagy más hasonló visszterhes magánjogi kötelem írásba foglalását tartalmazó okiratnak az általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell a) a szakmai, műszaki teljesítés mennyiségi és minőségi jellemzőinek meghatározását, határidejét, b) a kifizetendő összeget vagy a számlázás alapjául szolgáló egységárat, a pénzügyi teljesítés devizanemét, módját és feltételeit, c) a kifizetés határidejét, több év előirányzatai terhére vállalt kötelezettség esetén évenkénti ütemezésben, és d) a pénzügyi ellenjegyzés tényét és a pénzügyi ellenjegyző keltezéssel ellátott aláírását. A beszerzéssel kapcsolatos számlák, kísérő iratokkal (ajánlatok, indoklás) való felszereléséről a beszerzést lebonyolító gondoskodik. A beszerzések végrehajtásának szabályszerűségét a FEUVE keretében ellenőrizni kell, melynek tapasztalatairól a képviselő-testületet az éves munkatervben foglaltak időpontban a jegyzőnek/intézményvezetőnek tájékoztatni kell. 6
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Beszerzési szabályzat 2013. január 1. napján lép hatályba. A mindenkori közbeszerzési értékhatárt elérő, vagy azt meghaladó beszerzések rendjét a Közbeszerzési szabályzat tartalmazza. A szervezet vezetője köteles gondoskodni, hogy a Beszerzési szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a szabályzat 2. számú mellékletében szereplő megismerési nyilatkozaton aláírásukkal igazolják, a hatálybalépés napjával egyidejűleg. Az érintett dolgozók munkaköri leírásában szerepeltetni kell a Beszerzési szabályzatban nevesített felelősségi, hatás és jogköröket, melyek elkészítéséért a szervezet vezetője a felelős. A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Balatonföldvári Többcélú Kistérségi Társulás Beszerzési szabályzata. A Beszerzési szabályzat kiadásra került és megtalálható: 1) irattár 2) jegyző 3) pénzügyi osztály 4) önkormányzatok 5) közös hálózati mappa (Szabályzatok) Kelt: Balatonföldvár, 2016. április 12. Dr. Kiss Pál címzetes főjegyző.. Holovits Huba polgármester 7
1. számú melléklet Szervezet megnevezése címe Tárgy: Ajánlat kérése Az ajánlatkérést az ajánlattevőnek (szolgáltatónak/szállítónak) címezve, postai úton/emailben/faxon kell megküldeni, feltüntetve: Ajánlatkérő nevét, címét Beszerzés tárgyának pontos meghatározását Az ajánlat elbírálása a legalacsonyabb ár/legelőnyösebb ajánlat alapján kerül elbírálásra szöveget Ajánlattevő által feltüntetve: Ajánlattevő nevét, címét, adószámát Az ellenszolgáltatás nettó, áfa, bruttó összegét Teljesítés határidejét A beszerzés teljesítés helyét Ajánlat érvényességét A szerződéskötés feltételeit (amennyiben indokolt) Kelt, év..hó..nap. kötelezettségvállaló/ajánlatkérő Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal
2. számú melléklet Megismerési nyilatkozat A Beszerzési szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. A szabályzatban foglaltak nem betartásából eredő következményeket vállalom. Név Dr. Kiss Pál Holovits Huba Beosztás címzetes főjegyző Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal polgármester Balatonföldvár Holovits Huba elnök Balatonföldvári Berkesné Hegedűs Márta Jencsky Ernő Sebestyén Gyula Marton Lajos Mecseki Péterné Vízvári Attila Rózsás Elemer Hári László Kovács Lajos Többcélú Társulás Kistérségi intézményvezető Bajor Gizi Közösségi Ház és Könyvtár intézményvezető GAMESZ Balatonföldvár Polgármester Bálványos Község Önkormányzata Polgármester Kereki Község Önkormányzata Polgármester Pusztaszemes Község Önkormányzata Polgármester Szántód Község Önkormányzata Polgármester Szólád Község Önkormányzata Polgármester Teleki Község Önkormányzata Elnök Teleki Roma Nemzetiségi Önkormányzat Szabályzat szerint Közös önkormányzati hivatal - kötelezettség vállalásra jogosult Balatonföldvár Város Önkormányzata - kötelezettség vállalásra jogosult Balatonföldvári Többcélú Kistérségi Társulás- kötelezettség vállalásra jogosult Bajor Gizi Közösségi Ház és Könyvtár - kötelezettség vállalásra jogosult GAMESZ Balatonföldvár - kötelezettség vállalásra jogosult Bálv. kötelezettségvállalásra jogosult Kereki kötelezettségvállalásra jogosult Pusztaszemes kötelezettségvállalásra jogosult Szántód kötelezettségvállalásra jogosult Szólád kötelezettségvállalásra jogosult Teleki kötelezettségvállalásra jogosult Teleki RNÖ kötelezettségvállalásra jogosult Kelt Aláírás Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal
Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal
3. sz. melléklet Szervezet Vezető Ügyiratszám Meghatalmazás Alulírott. az ajánlatkérő képviseletében eljáró kötelezettségvállalásra jogosultként/a Képviselő-testület felhatalmazása alapján meghatalmazom.-t a 100.000.- Ft alatti. beszerzések lebonyolítására/a szervezet.beszerzési eljárásainak lefolytatására. A meghatalmazás a Beszerzési szabályzat rendelkezései alapján, annak hatályához igazodóan, visszavonásig érvényes. Balatonföldvár, 2013. január Meghatalmazó Meghatalmazott Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal
4. sz. melléklet Szervezet megnevezése címe Tárgy: megrendelés A megrendelőt a szolgáltatónak/szállítónak címezve, postai úton/e-mailben/faxon kell megküldeni, feltüntetve: Megrendelés tárgyának pontos meghatározását Cégnevet, címet, címzettet Az ellenszolgáltatás nettó, áfa, bruttó összegét (amennyiben előzetes ajánlat alapján ismert) Ajánlatra való hivatkozást (amennyiben releváns) Teljesítés határidejét A beszerzés teljesítés helyét Megrendelés egyéb feltételeit Kelt, év..hó..nap Kötelezettségvállaló Balatonföldvári Közös Önkormányzati Hivatal