ACCESSWORK Work Time Munkaidő nyilvántartó program Mi-soft TRIGGER Kft Munkaidő nyilvántartó program Általános leírás 2006. március 1163 BUDAPEST, Üzbég u. 44. triggerkft@trigger.hu www.trigger.hu 1 / 12 oldal
Tartalomjegyzék 1. Program installálás... 3 2. Program első indítás... 3 3. Munkaidő nyilvántartó modul... 4 3.1 Munkarendek beállítása... 5 3.2 Ünnepnapok... 6 3.3 Munkarendek... 7 3.4 Fix munkarend... 8 3.5 Rugalmas munkarend... 8 3.6 Műszakos munkarend... 9 3.7 Gyűjtés:... 9 3.8 Munkaidő analízis... 10 3.9 Analízis... 10 2 / 12 oldal
1. Program installálás A CD-t a meghajtóba helyezve el kell indítani a awsetup.exe file-t. A program automatikusan feltelepíti az ACCESSWORK programot a C:\ meghajtóra, az ACCESSWORK könyvtárba. A telepítés végén megjelenő ismertetést feltétlenül tanácsos elolvasni. Mivel több üzemmódban alkalmazható, ezért az alapbeállításokat a felhasználás helyén el kell végezni. Első indításkor a program nem ismeri az adatok helyét és saját funkcióját. Ezeket az üzenetek küldése után közölni kell, mely adatokat a program elraktároz. A program egygépes és hálózati (opció) változatban is fut. Különféle alapbeállítás miatt az adatok más-más helyen tárolhatók. Az adatokat a DATA mappa tárolja, melynek helyét a programnak ismernie kell. Egygépes változatnál a DATA mappa célszerűen az ACCESS beléptető könyvtáron belül tárolható, míg hálózatos változatban a kijelölt gépen tárolódnak az adatok. Vendégkártya kiadó számítógép esetén is hálózati változatra van szükség, az adatok tárolását a szerver határozza meg. Hálózati változat esetén a DATA könyvtár helyét a telepítő határozza meg, ez lehet az adatgyűjtő gépen, de lehet a LAN szerverén is. Ez utóbbi javasolt. Ekkor a program már üzemképes, de nincs összhangban a perifériával. 2. Program első indítás Az ACCESSWORK munkaidő nyilvántartó programot használatra elő kell készíteni. Az installáló lemezen található két adatbázis, melyek közül a Datasetup_demo.exe indításával egy már meglévő próba-adatbázis, értékelhető adatokkal kerül a számítógépre. Ennek célja, hogy a felhasználó zavartalanul megismerhesse, kipróbálhassa a programot. A másik (datasetup.exe) egy üres adatbázis, melyet a felhasználó tölt fel érvényes adatokkal. Helyi változat esetén a program elindítása előtt feltétlenül az egyik adatbázis fel kell installálni. Az ACCESSWORK munkaidő nyilvántartó program működhet helyi és hálózatos változatban. Hálózati változat: 1. Fel kell telepíteni az awsetup.exe program indításával a munkaidő nyilvántartó programot. 2. Meg kell győződni arról, hogy a hálózaton keresztül elérhető az ACCESS beléptető program adatbázisa (DATA könyvtár) 3. El kell indítani az asztalon megjelenő Accesswork ikonnal, vagy a C:\accesswork\accesswork.exe útján a programot 4. A hiányolt access.ini file kérésekor meg kell adni az ACCESS program DATA könyvtár útvonalát Helyi változat: 1. Fel kell telepíteni az awsetup.exe program indításával a munkaidő nyilvántartó programot. 2. Fel kell telepíteni valamelyik adatbázist (demo-t vagy az üres adatbázist). 3. El kell indítani az asztalon megjelenő Accesswork ikonnal, vagy a C:\accesswork\accesswork.exe útján a programot 4. A hiányolt access.ini file kérésekor meg kell adni a most feltelepített adatbázis (DATA) könyvtár útvonalát. Ha az ACCESSWORK munkaidő nyilvántartó program hálózatra van kapcsolva, és az ACCESS beléptető rendszerrel van kapcsolata, akkor az adatbázisokat nem kell feltelepíteni. 3 / 12 oldal
A kiválasztás után ezt az útvonalat megjegyzi, többet nem kérdezi. A programba név és jelszó alapján lehet belépni. Első indításkor még nincs érvényes felhasználó felvéve, ezért az első belépő azonnal a legmagasabb (9) jogosultságot kapja. A név beírásakor jelzi, hogy ilyen nevű felhasználót még nem tartalmaz. A sikeres belépés után a felhasználó adatait kéri, melyeket pontosan ki kell tölteni a későbbi regisztráció miatt. Itt kell megadni, hogy a program hálózatos kapcsolatú, illetve van-e közvetlen internetes kapcsolata. Mindaddig, míg a regisztráció meg nem történik, a program fejlécében a DEMO változat látszik. Megjegyzés: A hálózati változat esetén is van lehetőség a demo adatbázis használatára. Fel kell telepíteni az c:\accesswork könyvtárba a Datasetup_demo.exe indításával a minta adatbázist, és a Beállítások - Tulajdonságok menüpont alatt a Data helyét erre kell állítani. Kilépés után a programot újra kell indítani, hogy a változás érvényre jusson. Visszaállítani ugyanígy lehet, de előbb a minta adatbázist el kell távolítani, mert addig a hálózatos útvonal nem érvényesülhet. A programot csak szabályos kilépéssel szabad leállítani, egyéb esetben az adatokban sérülés következhet be. Ha a programban futási hiba, vagy egyéb hiba jelentkezett, akkor lehetséges, hogy nem enged kilépni. Ekkor a Beállítások - Hibakezelés - Törlés hatására a kilépés ismételten engedélyezett. 3. Munkaidő nyilvántartó modul Az ACCESS beléptető program egy modulja a dolgozók munkaidejét tartja nyilván. A program megfelel a munkaügyi jogszabályoknak, mely szerint a dolgozók munkavégzéséről pontos nyilvántartást kell vezetni. A manuális nyilvántartás (jelenléti ívek) részben legtöbb esetben nem felelnek meg a valóságnak, másrészt sok munkát emésztenek fel a feldolgozásuk. A Trigger kft. kártyás beléptető rendszere szinte felkínálja a dolgozók be- és kimeneti mozgásaik rendezésével a munkában eltöltött idő regisztrálását, nyilvántartását. A Munkaidő nyilvántartó modul a beléptető rendszer személyi adataira épül, és a személyek megfelelő csoportba rendezésével a legkülönfélébb munkarendekbe sorolhatók. A mozgási adatokat a beléptető rendszer munkaidő nyilvántartásra kijelölt termináljai szolgáltatják és tárolják a központi számítógép lekérdezéséig. A számítógép által lekérdezett adatok egy szűrés, rendezés után meghatározott ciklus szerint, személyenként (dolgozónként) automatikusan havi jelenléti ívet generálnak. Az így kapott jelenléti ív tartalmazhat hibákat, melyek emberi mulasztás, vagy rendkívüli munkavégzés, stb. miatt nem teljes. A hibák egyes eseteit a program automatikusan korrigálhatja (dupla mozgás, mozgáshiány), de a listába az arra jogosult személy is módosítást hajthat végre. Az eredeti mozgásadatok nem változtathatók, és a manuális beavatkozások eltérő jelzést kapnak. Ily módon a memóriában tárolt adatok dokumentum értékűek. A program kezel késéseket, hivatalos és magáncélú távollétet, hiányzásokat, valamint a munkavégzéssel kapcsolatos egyéb bejegyzéseket (szabadság, táppénz, hivatalos kiküldetés, túlóra, műszakpótlék). A nyilvántartás eredménye egy személyenként és havonként egyoldalas Jelenléti ív, összesítve a hasznos munkaidőt, túlórát, műszakpótlékot, és az egyéb jogcímenkénti távollétet. Egyes munkarendek külön paraméterezhetők, meghatározhatók az előírt munkaidők, peremidők, törzsidők, túlóra keret, műszakpótlék, ebédidő, ebédidő jogcímei, késések kezelése. A program kezeli az ünnepnapokat, valamint az áthelyezett napokat is. 4 / 12 oldal
A bővített munkaidő nyilvántartó rendszer alkalmas a be- és kilépéseken kívül különleges jogcímek dolgozó általi megadására, pl. szabadságra menetel, hivatalos- vagy magántávozás, érkezés, ebéd, stb. Rugalmas munkaidő esetén a balansz időt is kijelezheti. A program a pillanatnyi dolgozói helyzetet is képes kijelezni, pl. tűzlista. A rendszer előnyei: Gyors, megbízható nyilvántartás Kiküszöböli a valótlan adatok bevitelét Javítja a munkafegyelmet Azonnali nyilvántartást végez, utólagos korrekció lehetőségével Dokumentum értékű, az adatok jogtalan módosítására nincs mód Bérelszámolás céljára gyors adatszolgáltatás 3.1 Munkarendek beállítása A különböző munkavégzési szabályokat a munkarendek írják le. Munkavégzési típusokat alkalmazunk, (Fix munkarend, rugalmas munkarend, műszakos munkarend, időbéres munkarend és kötetlen munkarend) melyeken belül akár több munkavégzési szabály is leírható. A munkavégzési szabályok vonatkozhatnak az előírt Elméleti munkaidőre, elismert Peremidőre, kötelező Törzsidőre, Ebédidőre, Túlóra elismerésre, stb. Akár a hét minden napjára más munkaidő írható elő. Meghatározható, hogy mennyi Késést ne vegyen figyelembe, mennyi a minimálisan illetve a maximálisan figyelembe vehető túlóra, illetve hogy egyáltalán túlóra elszámolható-e, ha igen, akkor az automatikusan történjen, vagy manuálisan legyen elismerve. A peremidőn kívüli mozgási adatokat nem veszi figyelembe, és a műszakos munkarendeknél a műszakokat automatikusan felismeri (délelőttös, délutános, éjszakás). Az ünnepnapokat automatikusan kezeli. 5 / 12 oldal
3.2 Ünnepnapok Minden évre megadhatók az állami ünnepek, valamint azok miatti munkanap áthelyezés. A megadott adatok alapján a munkaidő nyilvántartás automatikusan követi az ünnep-naptárat. Új ünnepnapok vehetők fel, illetve ünnepnapok törölhetők. Munkanapcserék alkalmával mindkét napot kereszthivatkozással fel kell venni. 6 / 12 oldal
3.3 Munkarendek A program ötféle alap-munkarendet ismer, melyeken belül további időalapok vehetők fel. Az időalapok egymástól eltérő tulajdonságokkal rendelkeznek, és más-más módon ismerik el a munkavégzést. Alapmunkarendek: Fix munkarend: A dolgozónak a kijelölt munkaidőben munkavégzésre bent kell lennie. Az előírt munkaidőt veszi alapul (ez általában a napi nyolc óra 8:00 16:00 ), az ezt megelőző, vagy ezt követő idők elvesznek. (pl. 8:00 előtti, és a 16:00 utáni idők nem szerepelnek.) Ezen belül ebédidő igénybevételére jogosult, melyet a munkaidejéből le lehet vonni. A hiányzó, de nem igazolható munkaidőt hiányzó időnek veszi. Túlóra elszámolható. Időbéres munkarend: A dolgozó munkaideje nincs megkötve, az általa teljesített idő az elszámolható munkaidő. Túlórára, ebédidőre nem jogosult. Nem értelmezhető a munkaidő hiány sem. Rugalmas munkarend: A dolgozónak a törzsidőben munkavégzésre bent kel lennie. Elismert munkaideje a peremidőn belüli munkaidő. Ebédidő igénybe vehető és levonható a munkaidejéből. A törzsidő megsértése hiányzó munkaidőt jelent. A göngyölített munkaideje a balanszidő, melyet átvihet a következő hónapra is. A balanszidő a kártya kezelésénél a belépéskor mutatja a tényleges egyenleget. Kötetlen munkarend: A dolgozó be- és kilépésétől független a munkaidő elismerése. Az elismert munkaidő az előírt munkaidő, melyet még hiányzó mozgási adat esetén is felvesz. Csak hivatalos kiküldetés, szabadság és betegállomány az eltérés. Műszakos munkarend: A dolgozó az előírt időben köteles munkavégzés céljából bent lenni. Ez az idő lehet változó is, két- vagy három műszakos. Második és harmadik műszak esetén műszakpótlék illeti meg. Túlóra is értelmezhető. A program a műszakot automatikusan felismeri, ha a belépés szabályos időben történi. 7 / 12 oldal
3.4 Fix munkarend A Fix munkarendben a dolgozó meghatározott, állandó munkaidőben köteles munkát végezni. Munkaidő előtti és utáni bentlétét nem veszi figyelembe. A munkaidőt nem sértheti meg, nem késhet (csak a megengedett minimális időt), és nem távozhat előbb. Ha a munkaidőt megsérti, akkor munkaidő hiánya keletkezik. Nem számít munkaidő hiánynak a hivatalos távollét, törvényes ebédidő, kiküldetés, de a magánügyben való távollét igen. Túlóra engedélyezhető, akár automatikus, akár manuális formában. A keletkezett munkaidő többlete (túlóra) minimum és maximum határok között kerekítve számolódik. Ennek terhére csúsztatás is engedélyezhető, de csak adott hónapon belül. Meghatározható az az időpont mely előtt és mely után a mozgásadat nem vehető figyelembe (peremidő). Az engedélyezett intervallumon kívüli mozgásadatok Hibás mozgás rovatba kerülnek. A min. 6 óra utáni munkaidőre legalább 20 perc munkaközi szünetet (ebédidő) kell biztosítani, mely nem része a munkaidőnek. Meghatározható az az időintervallum, mely alatt a dolgozó az ebédidőt (munkaközi szünetet) igénybe veheti. Ha a dolgozó nem távozik ebédelni, a program akkor is automatikusan levonja a hivatalos ebédidőt. Ebben a munkarendben nincs éjszakai műszak! 3.5 Rugalmas munkarend Rugalmas munkarendben dolgozók a munkaidejüket részben szabadon oszthatják be. A hivatalos munkaidő rájuk is vonatkozik, de annak teljesítési ideje változhat. A dolgozó egy meghatározott idő intervallumban köteles a munkahelyén tartózkodni (törzsidő), de a munkakezdés és munkavégzés a meghatározott peremidőn belül változhat. Ilyen formában napi tényleges munkaideje sem állandó, naponta munkaidő hiánya vagy többlete keletkezhet. Ez az érték a balansz idő, melynek értékét egy meghatározott halmozási időn belül a dolgozónak ki kell egyenlítenie. A törzsidő megsértése késésnek (megengedett minimális idő kivételével), tényleges munkaidő hiánynak minősül. A hivatalos távollét nem sérti meg a törzsidőt. Elméleti munkaideje határozza meg az ilyen esetek kezdési vagy végzési idejét. 8 / 12 oldal
Rugalmas munkaidőben túlóra nem keletkezik, havi balansz ideje következő hónapra átvihető, vagy elveszett. Az ebédidő abban az esetben is figyelembe veendő, ha a dolgozó csak a törzsidejét teljesítve adott napon 6 óránál kevesebbet tartózkodott a munkahelyén. Ebben a munkarendben nincs éjszakai műszak! 3.6 Műszakos munkarend A műszakos munkarendben dolgozók egyedi vagy ciklikus beosztásban dolgoznak. Jellemzően délelőtti, délutáni és éjszakai műszakok vannak. A dolgozónak a meghatározott munkaidejében a munkahelyén kell tartózkodnia. Többműszakos munkarendeknél az ebédidő a munkaidő része, azt nem kell levonni. Egyműszakos, nem folytonos munkarendnél az ebédidő levonandó. Munkaidő előtti és utáni bentlétet nem veszi figyelembe. A munkaidőt nem sértheti meg, nem késhet (csak a megengedett minimális időt), és nem távozhat előbb. Ha a munkaidőt megsérti, akkor munkaidő hiánya keletkezik. Nem számít munkaidő hiánynak a hivatalos távollét, de a magánügyben való távollét igen. Túlóra engedélyezhető, akár automatikus, akár manuális formában. A keletkezett munkaidő többlete (túlóra) minimum és maximum határok között kerekítve számolódik. Ennek terhére csúsztatás is engedélyezhető, de csak adott hónapon belül. Meghatározható az az időpont mely előtt és mely után a mozgásadat nem vehető figyelembe (peremidő). Az engedélyezett intervallumon kívüli mozgásadatok Hibás mozgás rovatba kerülnek. Mivel a délutáni és éjszakai műszak pótlékokkal jár, ezért azok külön gyűjtésre kerülnek. 3.7 Gyűjtés: Hónapra vonatkozó előírt munkaidő Hónapra vonatkozó teljesített munkaidő Hónapra vonatkozó munkaidő hiány Délutáni műszak Éjszakai műszak 1. túlóra 2. túlóra Balanszidő Szabadság Táppénz Kiküldetés 9 / 12 oldal
3.8 Munkaidő analízis A munkaidő nyilvántartó modul lehetővé teszi egyénenként és havi bontásban a munkaidőre vonatkozó mozgási adatok csoportosítását, napi mozgásokra értelmezett rendezését, és a munkarendnek megfelelően a munkában vagy egyéb módon elismert idők összesítését. A rendezésnek megfelelően jelenléti ívet készít és dokumentál. A begyűjtött mozgási adatok nem módosíthatók, azok dokumentum jellegűek, de mód van manuális beavatkozásra. A mozgási adatok több esetben hiányosak, hibásak, nem minden mozgás értelmezhető egyértelműen, ezeket kiértékelés szempontjából módosítani, illetve kiegészíteni szükséges. A modul lehetővé teszi, hogy a pár nélküli mozgásokat adminisztratív mozgási adattal kiegészítsük Adm. Belépés vagy Adm.Kilépés, és azt, de csak kizárólag azt módosíthatjuk. 3.9 Analízis Analízis sorrendje: Év kiválasztás Hónap kiválasztás Dolgozó kiválasztás (dupla kattintás) A kiválasztott hónap után a dolgozót kell kiválasztani. A dolgozók mind kártya szerinti sorrendben, mind név szerint kereshetők. A kiválasztott dolgozó mozgási adatai jelennek meg a bal oldali táblában, míg a jobb oldali tábla a havi mozgás napokra rendezett mozgási adatait tartalmazza. Miközben az adatok megjelennek a program azonnal elindítja az analízist. A grafikus skálán a napi mozgások vizuálisan is követhetők. Ha egy mozgásadat egy percen belül ismétlődik, akkor az egyiket ki kell törölni, mert egyértelmű, hogy hibás mozgásról van szó, és ez megzavarja az analízis folyamatát. Ezt a program a kezelőnek felajánlja. A program ki van egészítve egy napi skálával, és a kiválasztott napra kattintva azt ismételten kianalizálja, és a skálán megjeleníti. A sárga vonal az Előírt munkaidőt jelöli, míg a lila vonal a Rugalmas munkarend szerint Törzsidőt (pl. 9:00 tól 14:00 ig) jelzi. A függőleges nyilak a beérkezés és távozás jeleli. A kék vonal időszakában a dolgozó bent tartózkodott, piros vonalrész a munkaidő hiányt jelöli (késés, előbb távozás). A túlóra narancs színű. Előírt munkaidő Törzsidő Bentlét Munkaidő hiány Túlóra A jobb oldali táblán kiválasztott nap eseményei a grafikus skálán megjelenik. A nap időösszesítése is látható a bal alsó mezőkben. A program kianalizálja és kijavítja a hibás mozgási adatokat. A kiválasztott hónap után a dolgozó nevére duplán kattintva az analízis elindul, és a pár nélküli mozgási adatnál egy perccel kisseb idővel egy manuális párt illeszt be. A manuális pár a mozgási adatok között sárga színnel jelzett, mozgásadatában Adm. Belépés, vagy Adm. Kilépés jelentkezik. A hiányos mozgási adatok pótlására két lehetőség van. Manuális esetben ( Automatikus hibajavítás kikapcsolva) minden mozgáshiány pótlását manuálisan meg kell erősíteni. Automatikus hibajavítás esetén a lehetséges pótlásokat a program automatikusan elvégzi. 10 / 12 oldal
Az Automatikus javítás esetén a dolgozó nevére duplán kattintva az analízis azonnal elindul, és az egész hónap adatait javítja. Itt csak akkor áll meg, ha olyan mozgást talál, mely egy percen belül azonos irányú. Ekkor felajánlja az egyik adat törlését, amit tanácsos elvégezni, mert az analízist megzavarja. A pótlólag, mauálisan vagy automatikus javítással létrehozott mozgási adatok a bal felső táblában sárga színnel vannak jelölve. Ezeknek a mozgásideje (óra, perc) módosítható, de ügyelni kell arra, hogy előző, vagy következő mozgási értéket ne érjük el, ne is haladjuk túl. A jobb oldali táblában az adott napra kattintva a nap analízisét ismételten lefolytatja, és a grafikus skálán szemléletesen nyomon követhető. A Teljes mozgási adatok táblában csak a nap eseményei láthatók, tehát könnyen kiértékelhetők. A Kód mező a 0-7 adatával kilépéseket, 8-15 adatával a belépéseket jelzi. A tábla alatt az adott napra vonatkozó előírt idők láthatók. A be-és kilépéseknél az elfogadott, de valamilyen okból helytelennek minősített időt a program piros háttérrel jeleníti meg. Ha később ezt az értéket az arra jogosult korrigálja (pl. elismeri a hivatalos kezdést), akkor a piros háttér megszűnik. Ily módon egyetlen pillantással fel lehet mérni az egész hónap mozgási adatainak helyességét. A ténylegesen nem megfelelő mozgási adatok a Hibás mozgások oszlopba kerülnek, szintén piros háttérrel. Ezek az értékek általában kívül esnek a megengedett időintervallumon. Hiányos mozgásadat lehet tényleges távollét oka is, mely előre nem volt látható, pl. Máshol kezdés, szabadság, betegállomány, stb. Ezek utólag az adott nap Kártya oszlopra a jobb gombbal kattintva egy felbukkanó menü alapján megváltoztathatók. Az egész napos esetek (szabadság, betegállomány, kiküldetés) választása során a napra előírt be- és kilépési időt jegyzi be, az óra és perc közötti : helyett a # jelzéssel. A hivatalos kezdés vagy végzés választásakor értelemszerűen szintén a napra előírt kezdési vagy végzési időt jegyzi be. A dolgozó nevére egyszer kattintva a havi összes mozgását megjeleníti a Teljes mozgási adatok táblán. A be- és kilépések megjeleníthetők a tényleges mozgási időkkel, illetve az analízis során figyelembe vehető időkkel. Ez a Tényleges mozgás kijelölésével választható ki. A hiányos mozgások (páratlan) automatikus javítása az Automatikus hibajavítás kijelölésével történik. Ez a gyári beállítás. Rugalmas munkaidő esetén a balanszidő megjeleníthető percben kifelezve, vagy Óra-perc formátumban. Ez az Óra-perc megjelenítéssel válaszható ki. 11 / 12 oldal
Az analizált lista a Nyomtatás gombbal kinyomtatható, és felelős vezető által jóváhagyatható, dolgozóval egyeztethető, stb. A Törlés gombbal az Adminisztratív mozgásokat lehet törölni, más adatokat nem érint. A megfelelően kianalizált, kijavított táblát el kell menteni a Jelenléti ív gombbal, ami a változásokat rögzíti. Az elmentés után a manuális javítások is eltárolódnak. Ha az adott hónap mozgási adatai már archiválva lettek, akkor azokat az Archiv gombbal kell kiválasztani. Az archivált file-k nevei tartalmazzák az időszakot is (M20058 jelentése 2005 év 8-ik hónap). A kiválasztott időszak eseményeivel ugyanúgy lehet analízist végezni, mint az aktuális adatokkal, de a programból nem lehet kilépni mindaddig, míg az aktuális adatok az Aktuális gombbal vissza nem lettek állítva. 12 / 12 oldal