Recepció Portai beléptető program 2.3 ver. Irta: Molnár István 2005

Átírás

1 Recepció Portai beléptető program 2.3 ver. Irta: Molnár István / 11 oldal

2 Recepció 2.3 ver. Portai általános beléptető nyilvántartó program A program célja az objektumba belépő külső személyek, gépkocsik nyilvántartása, regisztrálása, valamint a portai eseménynaplók kezelése, dokumentálása. Azonosítja és nyilvántartja az adott portán szolgálatot teljesítő személyt, szolgálatának kezdetétől a szolgálat átadásáig, melyet automatikusan naplóz. A beléptetések és kiléptetések pontos időponttal, dokumentálást végző személlyel együtt tárolódnak el. A rögzítendő adatok a programban meghatározhatók, melyek a program jellemzőit alkotják. A rendszer hálózatos és önálló változatban üzemeltethető. Akár 99 különböző belépési pontra (portára) alkalmazható, portánként eltérő paraméterezéssel. Lehetőség van az egyik portán a személyek beléptetését végezni, míg a másik portán a gépkocsik mozgását felügyelni. Ha a belső utasítás nem tiltja, akkor a be- és kilépés bármelyik portáról kezelhető, vagyis az egyik portán belépett személy a másik portán is távozhat (hálózatos változat esetén). A kezelés rendkívül egyszerű, nem igényel számítástechnikai ismereteket, használata 1-2 órán belül elsajátítható. Jellemzői: Egy rendszeren belül max. 99 beléptetési pont Korlátlan kezelő személy, belépési jelszóval azonosítva Három jogszintű belépés a programba Interaktív kezelés Rendkívül gyors be- és kiléptetés Ügyeleti napló automatikus vezetése Automatikus szolgálat átadás Sokoldalú megjelenítés Események visszanézése sorrendek és szűrések beállításával Esemény archiválás, archív adatok megjelenítése Többféle előre megszerkesztett nyomtatási lehetőség Szolgálati naplók nyilvántartása Intézkedési terv eseményekre A program minimális hardver igénye: P III. 128MB RAM, 40 GB HDD, egér, billentyűzet Színes monitor 1024x762 InkJet nyomtató Szünetmentes tápellátás Program felépítése: A program két változatban működik, egyrész mint beléptető program, másrészt mint cliens ellenőrző program. Egy rendszeren belül több beléptető és több cliens ellenőrző program is működhet. A program VFP8 nyelven íródott, adatbázist kezel. Hálózatos változatnál az adatbázist célszerű a szerveren tárolni, és a portai, illetve cliens gépek ezt a közös adatbázist használják / 11 oldal

3 Installálás A CD-n lévő recepcio23.exe file indításával a telepítés elkezdődik. Mind a program, mind a telepítője magyar nyelvű, tehát a kérdéseken értelemszerűen végig kell menni. A softver licenc szerződés elfogadása után engedi a telepítést. A beállított hely a C:\Program Files\Portas könyvtár, de ez szabadon változtatható. A Database helyét akkor kell megváltoztatni, ha a programot hálózatos változatba kell telepíteni. Ekkor a Database célszerűen a szerverre kerülhet, ahol állandóan üzemel, és bármelyik gép elérheti. A sikere telepítés után a program automatikusan elindul, és kéri a Data mappa helyét megadni. Ez csak az első indításkor történik. Ha a Data mappa helyét telepítéskor nem változtattuk meg, akkor a felbukkanó listában a Data mappa szerepel, erre csak rá kell klikkelni. Programba belépés A program folytatásban a bejelentkező nevét és jelszavát kéri. Gyári beállítása: Felhasználó user Jelszó user Ez a belépés a felhasználó részére engedélyezett legmagasabb jogosultságot adja. A sikeres belépés után a Tulajdonságok/Ügyeletesek menüpont kiválasztásával a gyári felhasználónév és jelszó átírható. Ügyelni kell arra, hogy a belépési nevet és jelszót ne felejtse el, mert ennek hiányában csak a gyártó tud ilyen szinten belépni. Gyárilag további két felhasználó van beregisztrálva, különböző jogosultsággal. A már felvett ügyeletest törölni nem lehet, csak érvényességét megszüntetni. Ennek az az oka, hogy az ügyeletes tevékenysége során beléptetéseket végzett, naplót írt, melyek csak akkor értelmezhetők, ha az ügyeletesek között szerepel. Érvényteleníteni a táblázatban a neve sorában a Törölve mezőre jobb gombbal kattintva lehet, melyre a program megerősítést kér. Az ügyeletes törlése után ezen a néven és jelszóval nem lehet belépni a programba, de az addig végzett tevékenysége a nevéhez fűződik. Az adatokban a Módosítás gombbal lehet változtatni, melyet a Mentés gombbal kell elfogadtatni, vagy a Mégsem gombbal visszavonni. 1. ábra Ügyeletesek nyilvántartása / 11 oldal

4 Tulajdonságok beállítása A program működésének szabályait, fontos adatait be kell állítani. Ezt a Tulajdonságok/Általános beállítások menüpontban kell elvégezni. Értelemszerűen ki kell tölteni a program használójának adatait, melyek nélkül a regisztrálás majd nem végezhető el. Ha a cég rendelkezik egy logóval, akkor annak helyét is meg lehet adni, melyet majd a jelentésekre is rávezet. Ha nincs logó megadva, akkor a Kapujegy nyomtatáskor hibát jelez. Meg kell adni, hogy a program melyik portán üzemel. Ha kapujegy nyomtatása elő van írva, akkor azt itt kell engedélyezni. Az archiválás gyakorisága beállítható, havonta, félévente, évente, illetve nincs archiválás. Az archiválás csak részleges adatmentést jelent, nem törli az eseményeket. A tárolandó adatok közül ki kell jelölni, hogy mely adatokat kell az ügyeletesnek ezen a portán feljegyeztetni. Minden portán külön be kell ezeket az adatokat jegyezni, mivel a porták eltérően is működhetnek. A bejegyzések automatikusan eltárolódnak. 2. ábra Általános beállítások / 11 oldal

5 Regisztrálás A program feltelepítése után korlátozás nélkül használható, de 30 napon belül a regisztrálást el kell végezni. Harminc napon túl a program már nem indítható el, sőt a program nem is telepíthető fel ismét, csak a gyártó segítségével. Ezért erre a határidőre ügyelni kell. A regisztrálás feltétele, hogy a felhasználó kéri a regisztrációs számot, , vagy postai úton, melyre előzetes számlát küldök. A regisztrációs szám a program vételárának átutalása után kerül megküldésre. A 30 napon belüli mozgásadatok a regisztrálás utánra is megmaradnak. A vételi árról a számlát 10 napon belül megküldöm. 3. ábra Regisztráció kérése A regisztráció kérését a Help/Regisztráció kérés menüpontban kell kezdeményezni. Ha közvetlen internetes kapcsolat van, akkor a Küldés nyomógomb hatására a kérés automatikusan elküldésre kerül, és amint az átutalás megtörtént, egy regisztrációs kódot kap vissza, szintén útján. Internetes kapcsolat híján a cégadatok és a Kód megküldhető levél, fax, vagy akár telefonon keresztül is. A megérkezett regisztrációs kódot a Help/Regisztrálás menüpontban kell bejegyezni. 4. ábra Regisztrálás / 11 oldal

6 A sikeres bejegyzés után a program nincs korlátozva, és a felhasználó két éven át automatikusan kapja a program frissítéseket. A szoftver támogatás a honlapon folyamatosan elérhető. Kezelési leírás A program fő működtetési menüpontja a Porta/Portai. Ide belépve az alábbi ablak jelenik meg. A portán szolgálatot teljesítő kizárólag ezt az oldalt használja. Amikor az ügyeletes a programba belépett, akkor bejegyzésre került a szolgálatának átvételi időpontja, melytől a portán lévő eseményekért értelemszerűen felelős. Ha egy személy belépésre jelentkezik, akkor az Új belépés gombbal a Név mező kitöltését kezdi el. Ha a név beírásakor a névrészlettel azonos személy már korábban belépett és 5. ábra Portai beléptetés ablak beregisztrálása is történt, akkor a képernyő közepén megjelenik egy kis ablak, melyben a már belépett személyek közül lehet választani. A személyhez tartozhatnak további adatok, melyek vagy azonosak a meg-jelent listában szereplő adatokkal, vagy új adatokat kell feljegyezni. A bejegyzés ezen módja interaktív bejegyzés. 6. ábra Interaktív bejegyzés / 11 oldal

7 A bejegyzéssel automatikusan az aktuális idő, a porta száma és a bejegyzést végző ügyeletes neve is bekerül az adatsorba, melyek csak részben láthatók. Ha az ügyrend előírja, akkor a Kapujegyet is ki kell nyomtatni. A Kapujegy gombra kattintva megjelenik a kapujegy formája, adatokkal, melyet az ott látgató Nyomtató ikonra kattintással lehet elvégezni. Mérete A5, keresztbe fektetve. A kapujegy sorszámozott, és a belépési sorszámot viseli. Rajta belépő adatai és a beléptető nevén kívül az igazolás rovat is szerepel, melyet a fogadó személynek kell aláírni. Ha a személy kilépésre jelentkezik, akkor elegendő a nevét tartalmazó sorra a jobb gombbal kattintani, és megerősítés után a kiléptetése meg is történik. A táblázatban más portákon történt beléptetések is megjelennek, így a távozó személy akár ezen a helyen is kiléptethető, természetesen a kiléptetést végző személy nevével beregisztrálva. Ha az ügyeletes szolgálati ideje alatt bármilyen esemény történik, akkor az Ügyeleti napló gombbal egy szerkesztő ablak jelenik meg, ahová az ügyeletes az eseményt és az intézkedést leírja, majd a Kék gombbal kilép. A Kék gomb megnyomása előtt a bejegyzés még módosítható, de a kilépés után már nem. Ekkor automatikusan az ügyeleti naplóba bejegyzésre kerül, melyhez a pontos időt is feljegyzi. Ezt a bejegyzést többé nem lehet módosítani. 7. ábra Ügyeleti napló bejegyzés / 11 oldal

8 Ha az ügyelete alatt több esemény is történt, akkor azokat azonnal be kell jegyeznie, az előző bejegyzéseket már nem láthatja. A bejegyzés időpontját az ügyeletesnek nem kell feljegyeznie, azt a program automatikusan elvégzi. A bejegyzés hossza nincs korlátozva. Ha az ügyelet alatt esemény történik, akkor az ügyeletes az Intézkedési terv gombbal segítséget kaphat a probléma megoldásához, mind az intézkedés vonatkozásában, mind az értesítendő személyek, telefonok adataival. 8. ábra Intézkedési terv Az ügyeletes szolgálata mindaddig tart, míg a váltás meg nem érkezik, és az Őrségváltás gomb után az új ügyeletes szabályosan be nem jelentkezik. Ekkor a szolgálati naplója automatikusan bezáródik, és az új ügyeletes szolgálati naplója nyílik meg. 9. ábra Őrségváltás / 11 oldal

9 A listában egyes szűréseket, jelöléseket lehet végezni. Például lehet a bent lévőket, mai napi mozgásokat megjeleníteni, vagy a már eltávozottakat megjelölni. Ez a működést nem befolyásolja, kizárólag az áttekintés végett történik. Ezen ablak kezelése rendkívül egyszerű, az ügyeletesnek ezen kívül mást a programban nem kell kezelnie. Listázás A portákon bejegyzett adatok a Cliens programban megtekinthetők, kiértékelhetők a Porta/Listázó menüpontban. A kiválasztás hatására az alábbi ablak jelenik meg. A Cliens program Általános beállításainál mindazon adatokat be kell jelölni, melyek bármelyik portánál szerepelnek, mivel itt egy táblában jelenik meg a teljes mozgás. Az adatok megjelenítési sorrendje Név, Cég, Rendszám és Kihez adatok szerint kérhetők. 10. ábra Listázás sorrend szerint 11. ábra Listázás szűrés szerint A listázás kérhető szűréssel is, a rendezési elv a Név, Cég, Rendszám vagy az időtartam lehet. A kereséskor a név bevitelekor a már beírt részadat alapján a keresés elkezdődik, és a tábla frissül. A régi adatok archiválhatók, a filenév tartalmazza az időszakot is, mely a visszakereséskor hasznos / 11 oldal

10 A kiválasztott szűrt vagy sorba rendezett adatok kinyomtathatók. A Nyomtatás nyomógombbal megnyílik egy ablak, melyből a kívánt lista kiválasztható. A lista előb a képernyőn jelenik meg, de a Nyomtató gombbal ki is nyomtatható. 12. ábra Nyomtatási listák Nyomatatható lista 13. ábra Egy nyomtatható lista Az archív adatokat a Mentes nevű folder tartalmazza. A file neve utal a Mentésre, az évszámra és a hónapra. Nem célszerű sűrű archiválást végezni, mert az interaktív adatok az aktuális listából képződnek, így az elmentett adatok ebben nem szerepelnek. 14. ábra Archiv adatok betöltése / 11 oldal

11 Ügyeleti napló A Porta/Ügyeleti napló menüpontban megjelenik az ügyeletesek szolgálati ideje, illetve a szolgálati naplója. A napló az adott ügyeletes sorára állva az Ügyeleti napló nyomtatása gomb hatására jelenik meg a képernyőn. A napló az ügyeletes nevét, ügyeletének kezdetét, végét tartalmazza, az ablakba való ki- és belépését, vagyis a nem aktív ablak idejét is mutatja. Valamennyi az ügyeletes által történt bejegyzés a beírás pontos idejével egyetemben látható. 15. ábra Ügyeleti napló kiválasztása 16. ábra Egy ügyeleti napló A program kezelését segíti a beépített Help, mely mindenkor előhívható. A Help felépítése strukturált, téma szerint kereshetők a kérdések. Molnár István istvan@molnar-istvan.hu / 11 oldal