KIRA FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV I. 2015. június
TARTALOMJEGYZÉK Preambulum... 4 ÁLTALÁNOS ISMERETEK... 6 A KIRA rendszer bemutatása... 8 A KIRA feladatai:... 8 Jogosultság kezelés... 11 Illetményszámfejtő hely... 11 Intézményi végpont... 11 Szerepkör... 11 Műveleti jog... 11 Felhasználók... 11 Országos hatókörű felhasználó... 11 Számfejtő helyi felhasználó... 12 Intézményi felhasználó... 12 Jogosultság... 12 Illetményszámfejtő hely jogosultsága... 12 Intézményi végpont jogosultsága... 12 Felhasználó jogosultsága... 12 Felhasználó karbantartása... 13 Új felvitel... 14 Módosítás... 15 Törlés... 15 Biztonsági állomány kezelése... 16 Helyettesítés beállítása... 16 Felhasználó jogosultságának karbantartása... 17 Jogosultság felvétele... 17 Jogosultság elvétele... 19 Kivétel kezelés... 19 Intézményi végpontok karbantartása... 21 Új felvitel... 21 Módosítás... 22 Törlés... 22 Intézményi végpont jogosultságának karbantartása... 22 2
Végpont jogosultsága... 22 Intézményi rendszergazda felvétele... 23 3
Preambulum A központosított illetményszámfejtést az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet, szabályozza. Jelenleg a központosított illetmény-számfejtés a 2002. július 1-jén bevezetett Központosított Illetményszámfejtő Rendszerben (a továbbiakban: KIR) valósul meg. A KIR-t a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) működteti, amely a külön jogszabályokban meghatározott ágazati szakmai sajátosságokat figyelembe vevő egységes munkaügyi, ügyviteli, eljárási és információs rendszer. Az államháztartásban a munkavállalók személyi juttatása, és a munkaadókat terhelő járulékok elszámolása ennek keretében történik. A Kincstár látja el a központosított illetményszámfejtés keretében - több, mint 900 ezer - állami, valamint az önkormányzati költségvetési szerveknél foglalkoztatott - kormánytisztviselők, - köztisztviselők, - közalkalmazottak, - igazságügyi alkalmazottak, - munkaviszonyban, - hivatásos szolgálati jogviszonyban, - hivatásos nevelőszülői jogviszonyban, - munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók személyi juttatásának (illetmények és a jogviszonyhoz kapcsolódó egyéb juttatások), a levonások, letiltások, az egészségbiztosítási ellátások (táppénz, baleseti táppénz, gyermekgondozási díj, terhességi gyermekágyi segély) számfejtését, illetve a munkáltatókat terhelő közterhek egységes kimutatását, valamint az ehhez kapcsolódó adó- és járulék elszámolást és bevallást. Illetmények számfejtése magában foglalja - a jogviszony létesítésével, megszűnésével, változásaival, - besorolással, valamint az illetmény és egyéb járandóságok megállapításával, - a nettó illetmény megállapításával, - a munkavállalót terhelő levonásokkal, letiltásokkal, - a hóközi kifizetésekkel, - a változó bérekkel és a nem rendszeres kifizetésekkel, - a távollétekkel és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak megállapításával, folyósításával, - a személyi jövedelemadó-elszámolással kapcsolatos ügyeket. 4
A KIR-t eredetileg a fentiekben leírt, a mai igényeknél jóval kisebb komplexitású, döntően illetményszámfejtő rendszernek tervezték. Az évek során folyamatosan jelentkező szakmai igények rendszerbe építése optimálisan már nem valósulhatott meg, ezért a KIR napjainkra - technológiailag is - jelentős mértékben elavult. A fentiek miatt szükségessé vált egy új központosított illetmény-számfejtő rendszer a KIRA bevezetésére, amely - korszerű és biztonságos informatikai infrastruktúrán alapul, - teljes mértékben megfelel az illetményszámfejtéssel kapcsolatos jogszabályoknak, támogatja az elektronikus kommunikációt az új KIRA és a számára adatot szolgáltató, illetve az adatait felhasználó rendszerek között, - magas szinten biztosítja a szükséges adatszolgáltatási és elemzési funkciókat, valamint - együttműködési lehetőséget (interfész kapcsolatot) biztosít a humánpolitikai rendszerekkel. Az új rendszer a közigazgatás teljesítményének javításához a közigazgatás szolgáltató jellegét kívánja erősíteni, valamint annak munkafolyamatait megújítani. Támogatja továbbá, hogy az intézmény centrikus hozzáállás helyébe folyamatosan a szolgáltatás- és ügyfélközpontú megközelítés lépjen. A célkitűzés elérése érdekében szükséges a jelenlegi széttagolt rendszerhez képest logikusabb szervezeti kereteket létrehozni, az intézmények közötti párhuzamosságokat csökkenteni, valamint a szervezeti folyamatokat racionalizálni. A KIRA rendszer legfőbb erénye a mindenkor hatályos jogszabályoknak való megfelelés, továbbá e megfelelés rövid úton történő biztosításának egyszerű és korszerű lehetősége. Az elektronikus kommunikáció, a költségvetési szervek közötti kapcsolattartás eddig megszokott formáit illetően, az e-közigazgatási megoldások széleskörű alkalmazásával pedig jelentős multiplikátor-hatást gyakorolhat a közszféra egészére. Összeállításunk célja, hogy KIRA-t alkalmazó illetményszámfejtő helyek, intézmények részére gyakorlati útmutatást adjon a teljes számfejtési és a hozzá kapcsolódó területeken jelentkező feladatok végrehajtásához. A gazdálkodó szervek részére a közeljövőben testre szabott kézikönyvet szándékozunk közrebocsátani Bízunk abban, hogy a dokumentáció segítséget ad a KIRA megismeréséhez és annak a napi munkában történő alkalmazásához. 5
ÁLTALÁNOS ISMERETEK A KIRA program alap koncepciói a következők: - Tárgyidőszaki illetményszámfejtés bevezetése: o Az új rendszer az aktuális számfejtési időszak (hónap vagy hét) jelenléteiről/távolléteiről szóló jelentések alapján, mindig a ténylegesen teljesített munkaidőre vonatkozóan számolja a munkabért. Az intézmények közvetlenül, folyamatosan rögzítenek adatokat egy központi adatbázisba. Így egyenletesen oszlik el a munkaterhelés, és nem halmozódik fel túlságosan a jelentési kötelezettség a számfejtési időszak utolsó napjaira. o A tárgyidőszaki számfejtés bevezetésével elvileg megszűnik az utólagos térítményezés, illetve nagyban csökkenthetők az adóhatóság felé teljesített hibás havi bevallások. o A bér jellegű, nem rendszeres juttatások pl. műszakpótlék, helyettesítés, túlóra stb. feladása a távollétek szisztémájára, folyamatosan, hetente vagy dekádonként, illetve a számfejtési időszak utolsó napjáig történik. o A távollétek jelentése körébe kötelező érvénnyel bekerül a szabadságok bejelentése is, amely javítja a statisztikák pontosságát. - Főszámfejtés és könyvelés megoldása egyidőben: o A jelenlegi KIR-ben az ún. főszámfejtés és a könyvelés között akár két hét is eltelhet, amely idő alatt a paraméterek (pl. a munkavállalóra, könyvelésre, adatszolgáltatásra vonatkozóan) sok esetben módosulnak. A módosulások adateltérésekhez vezetnek, amelyeket a későbbiekben korrigálni kell, az adatok későbbi összevetése pedig számos hiba forrása lehet. Továbbá, jelenleg a számfejtő, könyvelő, adatszolgáltató stb. programok különböző technológiai megoldásokkal kezelik a KIR adatait, ami megnehezíti a munkát és potenciálisan hibákat generál. Az új KIRA e problémákat küszöböli ki azzal, hogy a tárgyidőszaki számfejtés pillanatában megvalósítja a juttatások könyvelését is. - Széleskörű elektronikus adatbevitel: o A jelenlegi KIR-be az adatbevitel a 2009-től lehetővé tett online adatrögzítés ellenére jelentős mértékben ma is papír alapú adatszolgáltatás alapján, illetve kézi bevitellel történik. Az új KIRA-ban az elektronikus adatbevitel lehetőségeinek kiszélesítésével, az elektronikus aláírás kezelésének biztosításával, illetve az egyes folyamatszakaszok lehetőség szerinti automatizálásával jelentős mértékben gyorsulni fognak az ügyintézési folyamatok. - Széleskörű adat- és információszolgáltatás: 6
o A jelenlegi KIR-ből csak fáradsággal és hosszabb időátfutással nyerhetők ki országos szintű adatok, amely elsősorban annak köszönhető, hogy a jelenlegi KIR mögött a 7 regionális és 10 költségvetési fejezeti adatbázisban egymástól elkülönülten tárolódnak az adatok. A művelet hosszúsága miatt előfordul, hogy időközben a korábban egyszer már összesített adatok továbbmódosulnak, ami megnehezíti az összevetést, illetve pontatlan eredményekhez vezet. Az új KIRben létrejövő integrált adatstruktúrának köszönhetően, valamint egy adattárház alkalmazásának beiktatásával akár egy adott, múltbeli pillanatra is kivetítve gyors, pontos és naprakész információk állíthatók elő. Ez képezi később az alapját az egyes felhasználói szintekhez kötött, illetve külső intézmények (kormányszervek) számára biztosítandó rendszeres információ-szolgáltatásnak. o A rendszer adatbázisát kezelő adattárház-megoldáshoz a korábbi INFOrendszeren jelentősen túlmutató módon az új KIR-ben emellett olyan vezetői információs rendszer (VIR) kapcsolódik, amely korszerű adatbányászási lehetőségek útján a speciális vezetői igényeknek megfelelő egyedi adat- és információszolgáltatást is lehetővé tesz. Utóbbi különösen a havi/éves költségvetési tervezés információs támogatása szempontjából bír kiemelkedő jelentőséggel. - KIRA intézményi oldalon jogviszony létesítő okirat, módosító, illetve megszüntető okiratok készülnek, adatfelvételi és elszámoló lap. A KIRA-ban nagy változás, hogy nem a készítendő okiratot kell választani, és utána rögzíteni az adatokat, hanem az adatokat kell rögzíteni, módosítani és a megfelelő jóváhagyás után a megfelelő okirat készül, és bekerül az adatbázisba a rögzített, módosított adat. - A KIRA-ban számfejtői oldalon nincs befogadás, hanem dupla hitelesítéssel az intézményi oldalon rögzített adatok bekerülnek éles adatként az adatbázisba. Az első jóváhagyás az okirat nyomtatását és aláírását követően a HITELESÍTÉS, majd magasabb szintű jogosultsággal a SZÁMFEJTÉSRE ÁTADÁS gombbal kerülnek befogadott állapotba az adatok. Az első hitelesítést követően a számfejtésre átadással válik élessé, számfejthetővé az adat, Ez helyettesíti a számfejtői befogadást. - Minden változtatást a változás pillanatában kell lekezelni. Így az illetmények, bérek változásánál azonnal a módosítani kívánt tételek törlésre vagy sztornózásra kerülnek. A KIRA-ban a számfejtés egy, országos adatbázisban, illetmény-számfejtő helyenként elkülönítetten történik. 7
A KIRA rendszer bemutatása KIRA FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV A KIRA 3 szintű jogosultsággal működik: - országos, - illetmény-számfejtő helyi - intézményi A KIRA feladatai: kódkatalógusok és paraméter állományok kezelése, szervezetek törzsadatainak kezelése, a számfejtéshez szükséges humán adatok kezelés, nyilatkozatok, igazolások, nyomtatványok kezelése, beosztás, távollét, egyéb juttatás és mozgóbér adatok kezelése, illetmények számfejtése, mozgó bérek számfejtése, 8
távollétek számfejtése, a bírósági végrehajtás szabályai alá tartozó illetve az önként vállalt levonások érvényesítése, EB ellátások számfejtése, egyéb juttatások számfejtése, közterhek megállapítása és levonása, utalások magánszemélyek, intézmények, letíltók, érdekképviseletek stb. felé, adatszolgáltatás a bérek könyveléséhez, finanszírozáshoz, havi, eseti és éves bevallások, adatszolgáltatások teljesítése, adatkommunikáció HR és könyvelő rendszerekkel. A KIRA képernyő felületét is a hármas tagolás jellemzi: - BLOKK 1: a már rögzített és mentett, csak a hatályos adatokat mutatja. Minden képernyőn szűrési lehetőséget biztosít: csak az élő, csak a megszűnt és az összes mentett adat megjelenítésére. - BLOKK 2: az adatok hatályosságának változásait mutatja érvényesség kezdete, érvényesség vége (történetiség biztosítása) - BLOKK 3: az új adatok rögzítésének helye (karbantartási felület) A program működtetését, a menüben történő mozgást az alábbi funkció gombok segítik: - Feltétel - Keres - Új felvitel - Módosítás - Törlés (nem fizikai, logikai törlést jelent) /stornó - Megszüntetés - Mentés - Mégsem - Nyomtatás - Vissza - Választás. A kötelezően kitöltendő mezőket piros színnel, a nem kötelezően kitöltendő adatokat kék színnel jelöltük. Az almenükben történő rögzítést és mentést követően a mentést a főmenüben is el kell végezni. Új adatok rögzítésének fő szabálya: A blokk3 valamennyi kötelezően kitöltendő (piros színnel jelölt) mezőjét fel kell tölteni adatokkal! Rögzítési szabályok módosítás esetén: 9
A módosítani kívánt illetmény-számfejtő hely kiválasztása után a szükséges adatkört módosítjuk. A módosítás a BLOKK2-be beírja a rekord érvényességének változását. (Történetiség biztosítása: érvényesség végének, és az új rekord érvényesség kezdetének beírásával) Rögzítési szabályok törlés esetén: A törlés funkció hibás rögzítés miatti logikai törlést jelent. Ebben az esetben a rekord érvényességének kezdete dátuma beíródik az érvényesség vége dátum mezőbe. A logikai törlés azt jelenti, hogy a törölt rekord a felhasználó számára a képernyőn a továbbiakban nem jelenik meg, de az adatbázisban a törölt rekord is tárolódik. Mentés/tárolás: Mentés során a program a mezőkbe írt adatok helyességét a programba épített összefüggéseket ellenőrző eljárásokkal vizsgálja, egyben pirossal megjelöli a hibás tartalmú mezőt. Hiba esetén a mentéssel azonos időben üzenetet küld a felhasználó számára. A rögzítés hibás adat esetén is folyamatos lehet, a program csak mentés esetén küld hibaüzenetet. A program rögzítő felületein a mezők a bevitel logikai sorrendjében kerültek kiadásra. A több mezőt érintő ellenőrzések leírása az utolsó mező ellenőrzésre vonatkozóan található. A leírásban a jelölt ellenőrzések során, ha hibás az adat, vagy a kötelezően kitöltendő sor nem kerül kitöltésre, hibaüzenetet kap a felhasználó. A hiba javítása után lehet az adatok rögzítésével tovább haladni. Azoknál a mezőknél, ahol értéktáblából kell vagy lehet választani, vagy kézzel is kitölthető, csak az értéktáblában szereplő kódok illetve adatok írhatók be vagy választhatók. Amely mezőkhöz értéktábla kapcsolódik, ott a mező mellett található kis négyzetre kattintva nyitható meg az értéktábla. A táblában ABC rendezettségben vagy szám növekvőben kerülnek felsorolásra az értékek. A Keresés sorban a keresendő adat vagy szám néhány kezdő értékét beírva szűkíthetjük a választható értékeket, ez könnyíti a kiválasztást. A kiválasztandó megnevezés vagy kód során állva az OK -ra kattintva az érték beíródik a mezőbe. A kódhoz tartozó megnevezések interaktívan nem módosíthatók. A mezők között Enter vagy Tabulator billentyűkkel lehet előre haladni. 10
Jogosultság kezelés KIRA FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV A jogosultság kezelés szempontjából fontos fogalmak: Illetményszámfejtő hely Jogosultság szempontjából gazdálkodók egy csoportja, amelyeken minden funkció elvégezhető. Egy gazdálkodó, illetve egy intézményi végpont a jogosultságkezelés szempontjából teljes egészében és osztatlanul egy illetményszámfejtő helyhez tartozik. Egy illetményszámfejtő helynek nem kell szerepköröket adni ezekkel eredendően rendelkeznek viszont meg kell határozni, hogy mely gazdálkodókat kezelheti. Az illetményszámfejtő helyhez bejelentkezve illetményszámfejtő-helyi felhasználók érik el a rendszer menüpontjait a saját jogosultságaiknak megfelelően. Intézményi végpont Szervezeti egységek egy csoportja jellemzően egy-egy gazdálkodó amelyhez bejelentkezve intézményi felhasználók érik el a rendszert. Egy intézményi végpont a jogosultságkezelés szempontjából teljes egészében, osztatlanul egy illetményszámfejtő helyhez tartozik. Egy intézményi végpontnak szerepköröket és szervezeti egységeket kell adni, így meghatározni, hogy a végpont felhasználói mely menüpontokat érhetik el és mely szervezeti egységekre kinevezett jogviszonyokat kezelhetik. Az intézményi végponthoz bejelentkezve intézményi felhasználók érik el a rendszer menüpontjait a saját jogosultságaiknak megfelelően, amelyek a végpontnak adott jogosultságok, vagy azok egy része lehetnek. Szerepkör A szerepkör a menüpontok, egy elnevezett csoportja. Ahhoz, hogy a felhasználóknak ne egyenként kelljen a menüpontok használatát engedélyezni, az összefüggő menüpont csoportokat elneveztük, ezek a szerepkörök. Műveleti jog A műveletei jog megadásával lehet azt megadni, hogy egy menüben csak az adatok megtekintése, azok karbantartása, vagy hitelesítése végezhető. Felhasználók A rendszert egyedileg nyilvántartott felhasználók érhetik el, akik minden esetben azonosítják magukat a bejelentkezés során. Az azonosításhoz meg kell adni a felhasználó nevét, jelszavát és biztonsági állományát. A rendszer a szerint engedélyezi egy-egy funkció használatát, hogy az azonosított felhasználó milyen jogosultságokkal rendelkezik. A felhasználóknak hatókör szerint 3 típusa van: Országos hatókörű felhasználó Nem tartoznak sem egy konkrét számfejtő helyhez, sem egy intézményi végponthoz. A jogosultságaikat számfejtő hely léptékben lehet megadni. 11
Számfejtő helyi felhasználó Számfejtő helyhez tartozó felhasználók. A számfejtő hely által kezelt gazdálkodók bármelyikét kezelheti, amelyhez jogosultságot kap. Más számfejtő helyhez tartozó jogviszony, törzs, stb. adatokat nem kezelhet. Intézményi felhasználó Intézményi végponthoz tartozó felhasználók. Az intézményi végpont által kezelt gazdálkodók/szervezeti egységek bármelyikét kezelheti, amelyhez jogosultságot kap. Fontos: a hatókör nem az elérhető menüpontokat határozza meg, hanem azt, hogy milyen szervezetekre láthat rá a felhasználó. Egy országos hatókörű felhasználó nem feltétlenül tud elindítani minden menüpontot, ez a szerepköreitől függ. Jogosultság A jogosultság általánosságban azt jelenti, hogy a jogosultsággal rendelkező mely szervezeti csoporton milyen szerepkörrel rendelkezik, és ezeket milyen műveleti joggal indíthatja. Illetményszámfejtő hely jogosultsága Itt szerepkör és műveleti jog megadásáról nem beszélhetünk, az illetményszámfejtő hely jogosultsága azt jelenti, hogy mely gazdálkodókat kezelhet osztatlanul, teljes funkcionalitással. Illetményszámfejtő hely jogosultságát országos hatókörű rendszergazda tudja beállítani. Intézményi végpont jogosultsága Intézményi végpont mindig egy számfejtő helyhez tartozik. Ezen belül meg kell határozni, hogy mely szervezeti egységeket érheti el milyen szerepkörrel, azaz milyen menüpontokat indíthat milyen műveteket végezhet szerepkörönként Intézményi végpont jogosultságát országos hatókörű, vagy számfejtő helyi hatókörű rendszergazda tudja beállítani. Felhasználó jogosultsága Országos hatókörű felhasználó jogosultsága azt jelenti, hogy mely számfejtő helyeket érheti el milyen szerepkörrel, azaz milyen menüpontokat indíthat milyen műveteket végezhet szerepkörönként Országos hatókörű felhasználó jogosultságát országos hatókörű rendszergazda tudja beállítani. Számfejtő helyi hatókörű felhasználó jogosultsága azt jelenti, hogy mely gazdálkodókat/szervezeti egységeket, helyeket érheti el milyen szerepkörrel, azaz milyen menüpontokat indíthat milyen műveteket végezhet szerepkörönként 12
Számfejtő helyi hatókörű felhasználó jogosultságát országos hatókörű vagy számfejtő helyi hatókörű rendszergazda tudja beállítani. Intézményi felhasználó jogosultsága azt jelenti, hogy mely gazdálkodókat/szervezeti egységeket, helyeket érheti el milyen szerepkörrel, azaz milyen menüpontokat indíthat milyen műveteket végezhet szerepkörönként Intézményi felhasználó jogosultságát országos, számfejtő helyi, vagy intézményi rendszergazda tudja beállítani. Intézményi felhasználónak maximum olyan jogosultságokat lehet adni, amellyel a végpontja rendelkezik. Felhasználó karbantartása Menüpont: Technikai funkciók / Felhasználók karbantartása A programot elindítva az alábbi blokk határozza meg, hogy a program kezelője milyen hatókörű felhasználókat lát a képernyőn: Ha üresek a szűrések jelölő négyzetei, akkor az országos felhasználókat mutatja a program. Ilyet csak országos rendszergazda tud beállítani. Ha be van jelölve az Illetményszámfejtő hely jelölő négyzet, akkor a program a kiválasztott számfejtő hely számfejtő helyi felhasználóit mutatja. Számfejtő helyi rendszergazdának itt be van írva a saját számfejtő helye, amin nem is tud változtatni azaz csak a sajátját kezelheti. Ha be van jelölve az Illetményszámfejtő hely jelölő négyzet és az Intézményi végpont jelölő négyzet, akkor a program a kiválasztott intézményi végpont felhasználóit mutatja. Intézményi rendszergazdának itt be van írva a saját végpontja, amin nem is tud változtatni azaz csak a sajátját kezelheti. Fontos: új felvitelkor ugyanez a blokk határozza meg, hogy az új felhasználó milyen hatókörű lesz, és melyik számfejtő helyhez vagy intézményi végponthoz vesszük fel. Azaz először jelölni/szűrni kell a megfelelő hatókörre, majd ez után megnyomni az Új felvitel gombot! Pl.: Ha egy országos rendszergazda a 2.SZ. ILLETMÉNYSZÁMFEJTŐ HELY -hez szeretne felvinni számfejtő helyi felhasználót, akkor először szűrnie kell az alábbi ábrán látottak szerint. 13
A szűrésnek megfelelő felhasználók közül egyet kiválasztva lehet a részletes adatait megnézni a jobb oldali blokkban, vagy módosítani. Új felvitel Új felvitel gombra első lépésben bekéri a felhasználó nevét: minimum 5, maximum 15 karakter lehet, betűvel kezdődhet, az angol abc betűiből állhat. Szóközt, ékezetes betűt, extra karaktereket nem tartalmazhat. 14
Kötelező a teljes nevet megadni, a többi adat opcionális. Mentéskor bekéri a jelszót, amit duplán kell beírni, A jelszó nem lehet üres, betűket és számokat tartalmazhat max.20 karakter hosszan. Módosítás A felhasználó neve nem módosítható, a többi adata átírható. A Jelszó módosítása menüpont is módosítás állapotban lesz aktív. A módosított jelszó nem egyezhet a korábbi jelszóval. Törlés Felhasználó nem törölhető fizikailag. A törlés gombra a program megerősítést kér, majd Törölve mező kitöltésével logikailag törli a felhasználót. Olyan számfejtő helyi felhasználó nem törölhető, akinek egyedüli számfejtő szerepköre van egy szervezeti egységre, mivel szervezeti egység nem maradhat számfejtő szerepkörrel rendelkező felhasználó nélkül. 15
Biztonsági állomány kezelése KIRA FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV Normál (éles) üzemmódban minden felhasználóhoz kötelezően tartozik egy biztonsági állomány. Ez titkosítottan tartalmazza a felhasználó fontosabb adatait. A jelszóval együtt el kell juttatni a felhasználóhoz, akinek a bejelentkezés során ennek az állománynak az elérhetőségét meg kell adni. Csak megfelelő biztonsági állománnyal lehetséges a rendszerbe jelentkezés. A Módosítás nyomógombra aktív lesz a Biztonsági állomány generálása menüpont. A program egy rákérdezés után megképzi és tárolja az állományt. Az után a Biztonsági állomány kiolvasása menüponttal ez egy file-ba menthető, amit el kell juttatni a felhasználónak ahhoz, hogy be tudjon lépni a rendszerbe: Helyettesítés beállítása A helyettesítés panelt kiválasztva meg lehet adni, hogy a kiválasztott felhasználó kiket helyettesít. A helyettesítés azt jelenti, hogy a kiválasztott felhasználó a helyettesített felhasználó szervezeti egységeit is látja. Fontos: továbbra is csak a saját menüpontjait tudja elindítani, csak a helyettesített szervezeti egységeit is tudja kezelni. 16
Először az alsó blokkban ki kell választani a helyettesített ügyintézőt, majd a Kapcsolat felvétele gombbal felvenni a kapcsolatot. Egy helyettesítés a Kapcsolat lezárása gombbal zárható le. Felhasználó jogosultságának karbantartása A felhasználót kiválasztva a Jogosultság karbantartása menüt kell kiválasztani. Jogosultság felvétele A bal alsó blokk mutatja azokat a gazdálkodókat, amelyekhez joga van a bejelentkezett rendszergazdának, a rendszergazda ezeket tudja odarendelni az általa karbantartott felhasználóknak. Ha egy gazdálkodó előtt van a bejelölés, akkor a jobb oldali blokkban megjelennek a szervezeti egységei, ezek is bejelölhetők, ha nem teljes gazdálkodóra, hanem szervezeti egységekre adunk jogosultságot. A jogosultság felvételéhez egyszerre ki kell választani - egy vagy több gazdálkodót, illetve szervezeti egységet - egy szerepkört - egy műveleti jogot, majd meg kell nyomni a Kijelölt jogosultság elemek felvétele gombot. Ennek felvétele azt jelenti, hogy a kiválasztott gazdálkodókra / szervezeti egységekre, a kiválasztott szerepkörhöz 17
tartozó menüket indíthatja a felhasználó, és ezek indításakor a kiválasztott műveletet (csak olvas, karbantart, hitelesít) végezheti a felhasználó a továbbiakban. A Szerep értéklista tartalma attól függ, hogy milyen hatókörű felhasználónak adnak éppen jogosultságot. Más értéklistából választható egy országos, egy számfejtő helyi vagy egy intézményi felhasználónak. Számfejtő hely egészére vonatkozó jogosultság Lehetőség van arra, hogy számfejtő helyi felhasználóknak ne csak kiválasztott gazdálkodókra, hanem a teljes számfejtő helyre jogosultságot adjunk. Tipikus eset a törzsadattár kezelő. Át kell kattintani a Számfejtő helyi szintű jogosultságok kapcsolóra, itt kiválasztani a (saját) számfejtő helyet, megadni a szerepkört, műveleti jogot, majd felvenni. Országos hatókörű felhasználó jogosultsága Mivel országos hatókörű felhasználókhoz nem gazdálkodókat rendelünk, hanem teljes számfejtő helyeket, ezért a kiválasztható szervezetek blokkjában országos felhasználó esetén a számfejtő helyek jelennek meg: 18
Értelemszerűen itt a jogosultság felvétele azt jelenti, hogy az adott országos felhasználó a kiválasztott számfejtő helyekre a kiválasztott szerepkörhöz tartozó menüket indíthatja a és ezek indításakor a kiválasztott műveletet (csak olvas, karbantart, hitelesít) végezheti a továbbiakban. Jogosultság elvétele A középső blokk mutatja a felhasználó jelenlegi jogosultságait. A sor elején lévő jelölőnégyzettel ki kell jelölni egy vagy több jogosultságot és a Kijelölt jogosultság elemek törlése menüponttal törölni lehet. Kivétel kezelés Egy konkrét jogosultság sor végén lévő Kivétel nyomgombbal el lehet indítani a kivétel kezelés menüpontot: 19
Ebben meg lehet adni, hogy a felhasználó az adott jogosultság tekintetében a szerepkörhöz tartozó menük közül mely menüket nem indíthatja. A bal oldali blokkban a szerepkörhöz tartozó menük jelennek meg, ezek közül egyet ki kell választani, majd Új felvitel -el felvenni a kivételek közé. A kivétel törlése után a felhasználó a menüt ismét indíthatja. 20
Intézményi végpontok karbantartása Menüpont: Technikai funkciók / Végpont kezelése Az Illetmény számfejtő hely mező határozza meg, hogy a program az alatta lévő blokkban mely számfejtő hely intézményi végpontjait mutassa. Ha üres a számfejtő hely mező, akkor az összes intézményi végpont látszódik. Ilyet csak országos rendszergazda tud beállítani, illetve csak országos rendszergazda tud választani számfejtő helyet. Számfejtő helyi rendszergazdának itt be van írva a saját számfejtő helye, amin nem is tud változtatni azaz csak a sajátját kezelheti. A bal oldali táblázat a szűrésnek megfelelő intézményi végpontokat mutatja. A jobb oldali táblázatban az látható, hogy a baloldalon kiválasztott intézményi végponthoz pillanatnyilag mennyi felhasználó van bejelentkezve. Új felvitel Új felvitelre a bal oldali táblázatban kapunk egy sort, amelyben a végpont azonosító ki van töltve. Ezt a program megképzi, nem módosítható. Ki kell tölteni a végpont nevét, és maximális felhasználó értékét. A Max.felhasz mezőbe írt érték azt mutatja, ahogy az adott végponthoz legfeljebb mennyi intézményi felhasználót lehet felvenni. Az Aktív mező értéke azt mutatja, hogy a végponthoz a bejelentkezés engedélyezett-e. 21
Módosítás A végpont azonosítója nem módosítható, a többi adata átírható. Törlés Intézményi végpont nem törölhető fizikailag. A törlés gombra a program megerősítést kér, majd Törölve mező kitöltésével logikailag törli a végpontot. Olyan végpont nem törölhető, amelyhez pillanatnyilag bejelentkezett felhasználók vannak. Intézményi végpont jogosultságának karbantartása Végpont jogosultsága Egy intézményi végpont létrehozása után meg kell adni azt, hogy a végpontról mely szervezeti egységek, milyen szerepkörrel kezelhetők. Ehhez ki kell választani a végpontot és a Jogosultság karbantartása menüpontot elindítani. A bal alsó sarokban azok a gazdálkodók láthatók, amelyeket a - számfejtő helyi rendszergazda vagy - országos rendszergazda kezel. Egy gazdálkodó bejelölésekor a jobb oldalon lehetőség van csak egyes szervezetei egységek kiválasztására. Végpont jogosultság felvételéhez egyszerre ki kell választani - egy vagy több gazdálkodót, illetve szervezeti egységet - egy szerepkört - egy műveleti jogot, 22
majd meg kell nyomni a Kijelölt jogosultság elemek felvétele gombot. Ennek felvétele azt jelenti, hogy a kiválasztott gazdálkodókra / szervezeti egységekre, a kiválasztott szerepköröket rendelheti majd az intézményi rendszergazda a leendő intézményi felhasználókhoz. Ez határozza meg az intézményi végpont jogosultsági kereteit. Intézményi rendszergazda felvétele Fontos: Az intézményi végpontok nagy száma miatt bár erre képes az országos és a számfejtő helyi rendszergazda is - jellemzően a végpontok saját rendszergazdája veszi majd fel a helyi felhasználókat és állítja be a jogosultságaikat. Ezért egy végponthoz mindenképpen rendelni kell egy Intézményi rendszergazda szerepkört és ezzel a szerepkörrel létre kell hozni egy intézményi rendszergazda felhasználót is: Intézményi rendszergazda felvétele (részletes kezelés leírása fentebb) Jogosultságának beállítása (részletes kezelés leírása fentebb) 23
Miután az újonnan létrehozott intézményi rendszergazda megkapja a bejelentkezéséhez szükséges - felhasználó név - jelszó - biztonsági állomány adatokat, be tud lépni a rendszerbe, el tudja indítani a felhasználó karbantartást: 24
Az intézményi rendszergazda a 2.2-ben leírtak szerint létre tudja hozni a saját felhasználóit legfeljebb annyit, amennyit a végpont készítésekor engedélyeztek a végponthoz. A felhasználók jogosultságainak beállításakor abból a készletből választhat, amelyet az intézményi végpontnak delegált a számfejtő helyi (vagy országos) rendszergazda. 25