3/2012. (VI. 01.) Főjegyzői utasítás a Hivatali célú gépkocsi, a vezetékes-, illetve mobiltelefonok és mobilinternet, valamint információtechnológiai eszközök használatáról A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény alkalmazása szempontjából közjogi szervezetszabályozó eszközalkotási jogkörömben és a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényben (a továbbiakban: Kttv.) kapott felhatalmazás alapján, általános munkáltatói szabályozási hatáskörömben eljárva a Heves Megyei Önkormányzati Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) a hivatali célú gépkocsi, a vezetékes-, illetve mobiltelefonok és mobilinternet, valamint információtechnológiai eszközök használatára az alábbiak szerinti Szabályzatot adom ki: I. A SZABÁLYZAT HATÁLYA 1.) Jelen Szabályzat hatálya a Hivatalnál foglalkoztatott, közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre és ügykezelőkre terjed ki (a továbbiakban együttesen: köztisztviselő). 2.) Jelen Szabályzat rendelkezéseit a Hivatal Munka Törvénykönyvének hatálya alá eső munkavállalóira is megfelelően alkalmazni kell. 3.) E Szabályzat rendelkezéseit a részmunkaidőben foglalkoztatott köztisztviselőkre munkaidő-arányosan, illetőleg értelem szerint kell alkalmazni. 4.) Jelen szabályzat rendelkezéseit jogszabály eltérő rendelkezéseinek hiányában - a Heves Megyei Közgyűlés Elnökének és Alelnökeinek hivatali célú vezetékes-, illetve mobiltelefon és mobilinternet, valamint információtechnológiai eszközhasználatára megfelelően alkalmazni kell. A Heves Megyei Közgyűlés Elnökének és Alelnökeinek biztosított hivatali és magáncélú gépkocsi-használatot külön önkormányzati rendelet szabályozza. 5.) Az önkormányzati (politikai) főtanácsadói, tanácsadói munkakörben foglalkoztatott köztisztviselőkre is e Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni. II. MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGEK FEDEZETE 1.) A Hivatal működési költségeinek fedezetére beleértve a hivatali gépkocsi-, vezetékes-, valamint mobiltelefon és mobilinternet, valamint bármely információtechnológiai eszköz használatával együtt járó költségeinek fedezetét is - a Heves Megyei Önkormányzat költségvetéséről szóló mindenkori önkormányzati rendeletben évente költségkeret kerül meghatározásra. III. A HIVATALI CÉLÚ GÉPKOCSIHASZNÁLAT SZABÁLYAI 1.) A gépkocsi igényt engedélyezés céljából, az erre készült nyomtatványon, annak felmerültét megelőző legalább 24 órával korábban kell leadni a Főjegyző részére. Sürgős, indokolt esetben a gépkocsi igény ennél rövidebb időtartamon belül is engedélyezhető, ha
2 pedig erre lehetőség nincs, az indokolt gépkocsi használat utólagos jóváhagyására a Főjegyző jogosult. 2.) A több napra szóló kiküldetések, valamint az egyszemélyes távolsági utak esetén - a kiküldetésre vonatkozó jogszabályi rendelkezések alkalmazása mellett - a tömegközlekedési eszközök (vonat, autóbusz) használatát kell előnyben részesíteni, amelynek költsége a gépkocsihasználat költségkeretébe nem számít bele. 3.) A hivatali gépkocsihasználat gépjárművezető igénybevételével, vagy határozott időre, illetve alkalomra szóló hivatali gépkocsi vezetésére adott meghatalmazással történhet. Meghatalmazás alapján történő hivatali gépkocsihasználat esetén a köztisztviselő menetlevelet köteles vezetni és a jármű indítókulcsát és menetokmányait a Pénzügyi Osztályon veszi át és azt a használatot követően haladéktalanul ugyanott köteles leadni. 4.) A költségvetési év végéig szóló határozott idejű meghatalmazás alapján hivatali gépkocsihasználatra jogosult a Főjegyző, az Aljegyző, az Elnöki Kabinet Vezetője, a Hivatal szervezeti egységeinek vezetői (osztályvezetők), az Informatikus, a személygépjármű-vezetői munkakörben foglalkoztatott a Munka Törvénykönyvének hatálya alá tartozó munkavállaló és a Területrendezési és Területfejlesztési Osztály köztisztviselői a hazai decentralizált forrásokból nyújtott támogatások felhasználása záróellenőrzésének időtartama alatt. 5.) Saját gépkocsi előzetes Főjegyzői engedély alapján történő - hivatali célú használata esetén a kiküldetésre vonatkozó jogszabályi rendelkezések alapján kell a köztisztviselő gépkocsihasználattal felmerült költségeit megtéríteni. IV. 1 A HIVATALI CÉLÚ MOBILTELEFON ÉS MOBILINTERNET HASZNÁLAT SZABÁLYAI 1.) A Hivatali feladatok eredményesebb, gyorsabb, hatékonyabb ellátása érdekében a közgyűlés elnöke és alelnöke(i) részére rendelkezésre álló mobiltelefon használat esetén személyenként havi nettó 20.000,- Ft összegű, mobilinternet használat esetén havi nettó 5.000,-Ft költségkereten túl a Főjegyző engedélyezi a köztisztviselők, munkavállalók részére a Hivatal által előfizetett, a hivatali feladatok ellátását szolgáló mobiltelefon és mobilinternet használatát a következő munkakörökben az éves költségkeret terhére az alábbiakban meghatározott havi összeghatár erejéig: a) Főjegyző - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó15.000,- Ft, - mobilinternet használat havi legfeljebb nettó 5.000,- Ft b) Aljegyző - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó15.000,- Ft, - mobilinternet használat havi legfeljebb nettó 5.000,- Ft, c) Elnöki Kabinet vezetője - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó 15.000,- Ft, - mobilinternet használat havi legfeljebb nettó 5.000,- Ft, 1 Módosította: 1/2015. (I. 05.) Főjegyzői utasítás
3 d) Titkárságvezető - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó 10.000,- Ft, e) A Hivatal szervezeti egységeinek vezetői (Osztályvezetők) - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó 10.000,- Ft, f) Informatikus - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó 7.000,- Ft, g) Elnöki titkárnő h) Alelnöki titkárnő i) Főjegyzői titkárnő j) a személygépjármű-vezetői munkakörben foglalkoztatott a Munka Törvénykönyvének hatálya alá tartozó munkavállaló k) Technikus - mobiltelefon használat havi legfeljebb nettó 5.000,- Ft. 2.) Az 1.) pontban megjelölt köztisztviselők, munkavállaló részére választásuk szerint a Hivatal által előfizetett mobiltelefon flotta használata az alábbiak szerint biztosítható: a) a köztisztviselő saját mobiltelefon-készülékének és/vagy telefonszámának a Heves Megyei Önkormányzat flottájába számhordozással felvett használatával, vagy b) a Heves Megyei Önkormányzat tulajdonát képező mobiltelefon-készülék és hivatali mobiltelefonszám használatával. 3.) A mobiltelefon-használat és a mobilinternet használat során a használat nettó értéke magáncélú használatnak minősülő 20%-a ÁFA-val növelt értékét kell a Hivatal részére megtéríteni számla ellenében. 4.) A köztisztviselő köteles a részére biztosított mobiltelefont munkanapokon hétfőtől csütörtökig 8.00 óra és 16.30 óra között, pénteken 8.00 és 14.00 óra között bekapcsolt állapotban tartani, a heti pihenő, illetve munkaszüneti napokon az üzeneteket ellenőrizni köteles. 5.) A hivatali kiküldetések, valamint helyszíni eljárások esetére a Főjegyző az 1.) pontban nem említett köztisztviselők részére hivatali célú mobiltelefon használatot engedélyezhet. Ezen telefonhasználat során kizárólag hivatali célú hívás kezdeményezhető, így az esetleges magáncélú hívás díját a köztisztviselő teljes egészében köteles megtéríteni. 6.) A Főjegyző az 1.) pontban megjelölt köztisztviselők és munkavállalók hozzátartozói, valamint az 1.) pontban nem nevesített köztisztviselők és munkavállalók, valamint azok
4 hozzátartozói részére egyedi döntés alapján engedélyezheti a Hivatal mobiltelefon flottájához való csatlakozást. 7.) A 6.) pont alapján köztisztviselőnkként, munkavállalónkként legfeljebb négy előfizetés engedélyezhető a közszolgálati jogviszony vagy a munkaviszony fennállásának időtartamáig. 8.) A 6.) pont szerinti mobiltelefon flottához történő csatlakozás a Főjegyző által kiadott névre szóló engedély, valamint a flottához történő csatlakozás tárgyában a Hivatal és a köztisztviselő, munkavállaló által kötött megállapodás aláírása szükséges. 9.) A Pénzügyi Osztály a telefonszámla és a mobilinternet számla megérkezését követően átutalással teljesíti az esedékes díjat. 10.) A 8.) alapján létre jött mobiltelefon előfizetések havi díját az azzal érintett köztisztviselő, munkavállaló a Hivatal továbbszámlázása alapján, a Hivatallal kötött megállapodásban részletezettek szerint köteles teljes egészében megtéríteni. V. A HIVATALI CÉLÚ VEZETÉKESTELEFON HASZNÁLAT SZABÁLYAI 1.) A vezetékes hivatali telefonokat magáncélra csak rendkívül indokolt esetben lehet használni. Ilyenkor a telefonáló (hívó) köteles a beszélgetés teljes összegét a hivatal számlájára befizetni. 2.) A vezetékes telefonok használata során a magáncélú használatot megkülönböztetett előhívószámmal kell kezdeményezni. A magáncélú hivatali vezetékes telefonhasználat költségének megtérítési alapjául a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok betartása mellett telefonmellékenként készített forgalminapló szolgál. 3.) Az 1.) és 2.) pontban foglaltak betartására, ellenőrzésére belső ellenőrzés útján kerülhet sor a részletes telefonszámla alapján. Az elrendelt eljárás megsértése felelősségre vonást von maga után, illetve a telefonhasználat további szigorítását eredményezi. VI. A HIVATALI CÉLÚ INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI ESZKÖZHASZNÁLAT SZABÁLYAI 1.) A hivatali munkavégzés és feladatellátás céljából a Hivatal valamennyi köztisztviselő részére közös belső hálózatra kapcsolt és hivatali költségkeretből finanszírozott internet kapcsolattal rendelkező számítógépes munkaállomást biztosít. 2.) A hivatali internethasználatra vonatkozó rendelkezéseket külön Szabályzat tartalmazza. 3.) Egyéb információtechnológiai eszköz (laptop, táblaszámítógép, stb.) hivatali célú eseti vagy rendszeres használata a Főjegyző, Aljegyző, Elnöki Kabinet vezetője, a Hivatal szervezeti egységeinek vezetői (osztályvezetők), az informatikus, az elnöki és alelnöki titkárnő és a főjegyzői titkárnő, továbbá a hazai decentralizált forrásokból nyújtott támogatások felhasználása záróellenőrzésének időtartama alatt az ellenőrzést végző köztisztviselő részére engedélyezett. Az ilyen eszközök tényleges használatba vételére vonatkozó nyilvántartást a VII. 3.) pontban foglalt nyilvántartásban kell vezetni.
5 VII. A MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGEK FELHASZNÁLÁSÁNAK NYILVÁNTARTÁSA 1.) A Hivatali gépkocsihasználattal kapcsolatos nyilvántartást a Pénzügyi Osztály vezeti, amely nyilvántartásnak különösen ki kell térnie a menetlevelek alapján az engedélyezések, jóváhagyások teljes körűségének vizsgálatára, az éves gépkocsihasználat költségkeretének felhasználtságára, a Közgyűlés Elnöke és Alelnöke(i) tekintetében engedélyezett magáncélú használat havi keretének megtartására. 2.) A Pénzügyi Osztály külön nyilvántartást vezet a hivatali gépkocsik indítókulcsának, menetokmányainak átadás-átvételéről. 3.) A hivatali feladatellátást eseti vagy rendszeres jelleggel szolgáló mobiltelefon készülék és mobilinternet eszköz, valamint számítógépes munkaállomás és egyéb információtechnológiai eszköz vonatkozásában a Jogi és Szervezési Osztály külön nyilvántartást vezet. Ezen nyilvántartásnak alkalmasnak kell lennie különösen ezen eszközök használatba adásának, cseréjének, a vezetői megbízás visszavonásakor, illetőleg a köztisztviselői jogviszony megszűnésekor történő visszavételének adatai nyilvántartására és igazolására. Eger, 2012. június 01. nap. Dr. Barta Viktor Főjegyző Jelen Főjegyzői utasításban foglaltaknak a Heves Megyei Közgyűlés Elnöke és Alelnöke vonatkozásában történő megfelelő alkalmazásával egyetértek. Eger, 2012. június 01. nap. Szabó Róbert Heves Megyei Közgyűlés Elnöke