Felhasználói kézikönyv ( Jelen leírás az e-szerviz 1.0.3.60 hoz készült ) Szeged, 2011. március 1
Tartalom Felhasználási lehetőségek... 3 Fő rendszer összetevők... 3 A rendszer kiegészül még... 3 Telepítés... 3 Kliens:... 3 Szerver oldalon szükséges szoftverek:... 3 Bejelentkezés, ügyintéző kezelés... 4 Menü rendszer... 6 Cégváltás... 6 Főmenü... 6 Törzsek... 7 Partnerek... 10 Munkalap... 12 Rögzített munkalapok... 17 Dolgozom vele... 18 Elszámolás... 22 Projectkezelés:... 27 Rögzített projectkezelése... 28 Raktárkezelés... 31 Dokumentumkezelés... 35 2
Felhasználási lehetőségek Készült elsősorban a számítógépes szerviz munkák végrehajtásának folyamatvezérléséhez és elszámolásához. Ezt kiegészítettük egy project management modullal is mely segítségével csokorba lehet foglalni több munkalapot. A project management használható még dokumentum managementre és Domain regisztrációs nyilvántartásra is. De minden cég részére testreszabható. Fő rendszer összetevők - munkalap management - project management - dokumentum és Domain management A rendszer kiegészül még - alap raktárkezeléssel, - központi ügyfélkezeléssel, - fogyasztói kifogások nyilvántartásával, - központi jelszónyilvántartással, - garanciális visszáru kezeléssel, - és elektronikus ügyfél hibabejelentéssel Telepítés Kliens: Mivel rendszerünk egy webes alkalmazás, így a kliens oldalon telepítésre nincs szükség. A program egy bármilyen böngészőből elérhető. Azonban a teljes biztonság érdekében javasoljuk a MozzilaFirefox 3.6 os vagy újabb verzió használatát. Kifejezetten nem javasoljuk Interner Explorer 5-ös, 6-os, 7-es verzió használatát. Valamint az elektronikus aláírás csak Internet Explorer 9-es verziótól kezdődően elérhető. Szerver oldalon szükséges szoftverek: - Mysql 5.x - PHP 5.x - Apache, ISS, vagy egyéb webszerver 3
Bejelentkezés, ügyintéző kezelés Az ügyintézőket az adminisztrátor kezelheti, több adminisztrátor is lehet. A jogosultságokat igény szerint állítjuk be, így az ügyintézők jogosultságai felhasználónként és rendszerenként változhat. Első körben fel kell vennünk az ügyintézőt, majd meg kell adnunk, hogy mely cégünk kezelésére van joga, és milyen jogai vannak. A mezőnevek egyértelműek, amit viszont megemlítenénk, hogy a rendszer több saját céget képes kezelni egyszerre. Ügyintéző módosításnál van lehetőségünk megadni felhasználónként, hogy mely saját céget kezelhet. Valamint meg kell adnunk egy alapértelmezett céget is. A saját cégeket szerződés szerint mi töltjük fel előre. A cégadatok beállításait is mi végezzük. Egy fontos paraméter még az ügyintéző aláírása. Lehetőségünk van aláíró pad segítségével az ügyintézőnk aláírását felrögzíteni a rendszerbe. Ez esetben az aláírás minden nyomtatott munkalapra rákerül automatikusan. Ha ezt az opciót nem szeretnénk használni, egyszerűen ne rögzítsünk fel aláírást. Megjegyzés: Aláíró pad segítségével lehetőségünk van a munkalap felvitelekor és utólag is ügyfél aláírást rögzíteni a munkalapra. Ez esetben az ügyfél aláírása is rákerül automatikusan a munkalapra. 4
Ügyintéző módosítása űrlap: 5
Menü rendszer * A menü elemek jogosultsághoz köthetők, így ügyintézőnként hiányozhatnak róla elemek. Cégváltás A menü közepén található Aktuális cég választólista segítségével van lehetőségünk kiválasztani az aktuális céget, amiben éppen dolgozni szeretnénk. Ha csak egy cég kezelésére szerződtünk, akkor másik cég nem választható. Jelen állás szerint a törzsek egységesek. Mivel központi ügyfélkezelésről beszélünk, így a partner törzset egységesen kezeljük, vagyis a partnerek nincsenek saját cégünkhöz hozzárendelve. Ugyanez a helyzet az alkatrész és szolgáltatás törzzsel is. Ahol a cégválasztás fontos szerepet kap, a munkalap és az elszámolás, későbbiekben a számlázás (jelen rendszer nem tartalmazza a számlázó programot, de fejlesztése folyamatban van. A választólista átállításával az alábbi felirat eltűnését követően a cégváltás megtörténik. Ezt követően a munkalapot már az új cégre rögzítjük, és elszámolásnál is külön elszámolás alá hozza a rendszer. Főmenü 6
Törzsek Alkatrészek / Szolgáltatások (cikk törzs) Az alkatrészek / szolgáltatások menüpontban ( és néhány más űrlapon is munka közben ) tudjuk felvinni a munkalapra felvehető alkatrészeket (cikkek), és szolgáltatásokat. Valamint törölhetjük, módosíthatjuk azokat. Az új felvitel gombra kattintva megjelenik egy új sor, melyet kitöltve vihető fel új alkatrész / szolgáltatás. - megnevezés: alkatrész / szolgáltatás teljes neve - csoport: az alkatrész csoportoknál felvitt cikk/szolgáltatás csoportok (lásd: Alkatrész csoportok) - SZ: mennyiségi szorzó, kiadáskor ezzel a számmal szorozza fel a bevételezett alkatrész árát, természetesen a felszorzott összeg átírható - ME: mennyiségi egység (db, kg, óra, stb.) A felső szűrő segítségével lehetőségünk van a cikkek szűrésére. Lehetőségünk van még a láblécen elhelyezett gombok segítségével átugrani a csoportok kezeléséhez, valamint adatainkat exportálhatjuk XLS-be illetve XML táblából tudunk importálni alkatrész törzset. Erről később. 7
Alkatrész / szolgáltatás csoportok Alapvetően két féle csoportot különböztetünk meg, készletes és nem készletes. A készletes cikkcsoportba sorolt cikkek raktározásra kerülnek, vagyis csak annyit enged a program kiadni belőle, amennyit bevételeztünk. Ha nem szeretnénk a programot raktárkezelőnek is használni, akkor az alkatrész (cikk) jellegű csoportoknál is válasszuk, a nem kell készlet lehetőséget. A szolgáltatás jellegű csoportoknál szintén válasszuk a nem kell készlet beállítást. Amit még be kell állítanunk a cikkcsoportnál, az a gyári szám szükséglete. Ha a cikkcsoportban lévő cikkeknél kötelezővé akarjuk tenni a gyári szám használatát, akkor válasszuk a gyári szám kötelező opciót. Készülék típusok Megadható a munkalapnál, hogy milyen készülék szerviz munkáját végeztük. A vonalkód, azt jelöli, hogy munkalap felvételekor hány vonalkód nyomtatódjon. Lásd (vonalkód). 8
Munka típusa: Munkalapnál megadható, hogy milyen munkát végeztünk az adott eszközzel. A lista természetesen cégre szabható. 9
Partnerek Új partner felvitele, módosítása Az alábbi űrlap szerinti adatokat lehet jelenleg megadni. Természetesen, ha ezen adatok nem lennének megfelelőek, akkor cégszinten személyre szabjuk. Partner típusnál kiválasztható, hogy beszállítóról vagy ügyfélről van-e szó. Jelenleg egyszerre nem lehet mindkettő a partner, szükség esetén ez módosítható. A módosító űrlap is ugyanez az űrlap, ilyen esetben a választott partner adatai az alábbi űrlapon szerepelnek. Jelenleg a Cégnév és a Telefonszám kitöltése kötelező, de ezt cégenként személyre szabjuk. Listázás / módosítás Ebben a menüpontban kezelhetjük partnereinket. A felső szűrő / kereső segítségével találhatjuk meg a keresett partnert. A módosítás gombbal az előző űrlaphoz jutunk, és módosíthatjuk a partnert. 10
Az infó gomb segítségével a program kiírja az ügyfél összes adatát. Szolgáltatások árazása: Lehetőségünk van arra, hogy a kiválasztott partnerhez felrögzítsünk szolgáltatás árakat. Ez esetben a program az elszámolásra ezt az árat hozza, amit az elszámoló ügyintéző felülírhat. A partnertörzsből vett árat az elszámoláson az ár melletti piros! jelzi. 11
Munkalap A munkalap fejlécén kiírásra kerül az aktuális cég, ez is figyelmeztet, hogy ne felejtsük el kiválasztani a megfelelő céget. A munkalap alapvetően 3 részből áll. 1. Partner és egyéb adatok 2. Munka adatok 3. Felhasznált eszközök / szolgáltatások / dokumentum feltöltés 1. Partner és egyéb adatok A projectnél választhatjuk ki, hogy melyik projecthez tartozik a rögzíteni kívánt munkalap. A vonalkódnál egy már szervizelt gép vonalkódja lehúzásával ugyanarra a vonalkódra fog rögzülni a munkalap, így vonalkód alapján előkereshető a szervizelésre behozott eszköz élettörténete. Megjegyezném, hogy a vonalkódos rendszert erre találtuk ki. Ha kiadunk egy eszközt, akkor arról készül egy munkalap, amire nyomtatunk egy vonalkódot, ami egyértelműen azonosítja a terméket és a hozzá tartozó munkalapokat. A cégnév mezőbe, ha elkezdjük gépelni a partner nevét, egy felugró listából kiválaszthatóvá válik. (ugyanez a helyzet a project választásnál, és az alkatrész választásnál is) Partner kiválasztása után a partner részletek adatoknál megjelenik a partner összes adata. Az új partner rögzítése gomb segítségével rögzíthetünk új partnert anélkül, hogy el kellene navigálnunk az oldalról. 12
A partner módosítása gomb segítségével pedig módosíthatjuk a kiválasztott partnert. 2. Munka adatok 13
- Munkalap típusa: milyen munkát végzünk a munkalappal - Készülék típusa: szervizelésre adott eszköz típusa - Munkát végzi: felelős ügyintéző - Prioritás: a prioritásos munkalapok külön színjelöléssel vannak ellátva - Vonalkód db: a készülékre ragasztandó vonalkódból mennyit nyomtasson a program a munkalap felvételét követően - Határidő: munka elvégzésének határideje - Rendszeres: folyamatos, ismétlődő-e a munkalap o Egyszeri o Rendszeres: havi karbantartásoknál használandó. Segítségével munkalap lezárása előtt meg kell adnunk a következő munka esedékesség dátumát és a felelős ügyintézőt. Az új munkalap a következő esedékesség előtt 7 nappal automatikusan legenerálódik, és erről e-mail értesítést is kap a felelős személy - Leírás: egyéb a munka elvégzéséhez kapcsolódó megjegyzés, leírás Hibamegoldás keresése: A? es képre kattintva, előre rögzített általános, gyakran előforduló hibákra és megoldásaikra kereshetünk rá. Minél többször elfogadunk egy hibamegoldást, annál magasabb lesz a prioritása, és a megoldási listában ennek megfelelően előrébb kerül. Segítségével az új munkaerő betanítási ideje is minimálisra csökkenthető, mivel a hiba rákeresésével láthatja, hogy elődei milyen megoldásokat találtak egy ismert hibára. 14
3. Felhasznált eszközök / szolgáltatások / dokumentum feltöltés A munkalap ezen részén van lehetőségünk eszközök és szolgáltatások felvitelére. Az eszköz mezőbe gépelve az eszköz nevét, felugró ablakban kiválasztható a rögzíteni kívánt eszköz / szolgáltatás. Megadhatjuk itt is az eszköz / szolgáltatás árát, vagy az elszámoláskor is. Lehetőségünk van a munkalap elhagyása nélkül új cikket / szolgáltatás rögzíteni az alkatrész törzsbe, az Új cikk rögzítése gombbal. Ez esetben egy felugró ablakban tudjuk megadni az adatokat: A + Alkatrész vagy szolgáltatás gombbal pedig új sort adhatunk a Felhasznált eszközök / szolgáltatások részhez. Lehetőség van a munkalaphoz dokumentumok csatolására is Csatolandó mellékletek. Egyenként maximum 3MB méretű dokumentum feltöltésére van lehetőség. A dokumentumok feltöltésének db száma nincs korlátozva, viszont a szerver beállításától is függ, hogy mekkora méretű és maximum mennyi dokumentumot fogad el egyszerre. Amennyiben a munkalapra olyan eszközt is felrögzítettünk, ami gyári szám kötelező típusú cikkcsoportban van, a program sorban bekéri a gyári számokat. 15
A gyári számok felvitele űrlap kezeli a vonalkód olvasók nagy részét. Valamint automatikusan annyi vonalkódot kér be, amennyi terméket kiadtunk a munkalappal. Ha nincs gyári szám a termékhez, akkor bepipálható a nincs mező, ez esetben nem kéri be az adott termékhez a gyári számot. Garanciajegy átadás bepipálása esetén a munkalap végére rákerül az alábbi szöveg: A munkalapot 3 féleképpen lehet rögzíteni: Rögzítés: a munkalap rögzítésre kerül nyomtatás és aláírás nélkül Rögzítés és nyomtatás: a munkalap rögzítésre kerül nyomtatással, aláírás nélkül Rögzítés digitális aláírással: aláíró pad segítségével a munkalapot az ügyfél digitálisan aláírhatja, majd rögzítésre és nyomtatásra kerül. 16
Rögzített munkalapok A rögzített munkalapok bekerülnek a munkalapok közé. A munkalapok listázása 5 + 1 részre van felosztva. Munkáim: azon aktív munkalapok, melyek a bejelentkezett ügyintézőnek lettek rögzítve. Elszámolásra vár: azon munkalapok listája, melyek elszámolásra lettek átadva, az elszámolás időszakosan történik, elszámolásig a kész munkalapok ezen a fülön vannak. Lezárt / Kész: a már lezárt / elszámolt munkalapok Összes: összes aktív munkalap függetlenül attól, hogy ki a felelőse a munkalapnak. Nem tartalmazza az elszámolásra váró, törölt és lezárt munkalapoka. Törölt: Törölt munkalapok Hibajegyek: A hibabejelentésen ügyfél által rögzített hibák. Ezek átvételre várnak. Átvételt követően lesz belőlük munkalap. A munkalapok egymás alatt szerepelnek soronként váltakozó színjelöléssel. Munkalappal végezhető műveletek: Átadás: Munkalap átadása a kiválasztott munkatársnak Dolgozom vele: munkalapra felvihető egyéb adat, lásd később. Munkalap új ablakba: ugyanaz, mint a dolgozom vele, csak új lapon nyílik meg 17
Törlés: Munkalap törlése Napló: munkalap története lekérdezés. Naplózásra kerül, az összes művelet. Részletek: gyorslista a munkalap részleteiről A munkalapon megadható, még a munkalap gyors státusza is. Ha átadunk egy munkalapot valakinek, jelölhetjük rajta, hogy éppen milyen státuszban van a munkalap. - Javításra vár - ügyfélre vár - kiszállításra vár - Ügyfél átvette Dolgozom vele A fejadatok alatt megjelennek a felhasznált eszközök / szolgáltatások, valamint a Megjegyzések / mellékletek. Amennyiben a levelezés is aktiválva van, lehetőség van e-mail csatolására munkalaphoz. Ez esetben a csatolt e-mailek is megjelennek a felhasznált eszközök / szolgáltatások felett. 18
Gyári számok módosítása: felhasznált eszközöknél lehetőségünk van a felvitelkor felrögzített gyári számokat módosítani, a Gyári szám oszlopban megjelenő Módosít gomb segítségével. Nyomtatás: munkalap nyomtatása Vonalkód nyomtatás: a munkalaphoz tartozó vonalkód nyomtatása Elszámolásra ad: átadás elszámolásra Törlés: törlés Eszközök hozzáadása: Új eszköz / szolgáltatás rögzítése munkalapra Megjegyzés hozzáadása: további megjegyzést lehet rögzíteni a munkalapra. A megjegyzés jelölhető feladatnak is, ami határidőzhető. A feladat lezárásáig a munkalap nem adható elszámolásra, ezt egy piros gomb is jelöli a fejlécen. 19
Eszköz módosítása: a már felrögzített eszközök / szolgáltatások módosítása / törlése Napló: a munkalaphoz tartozó fekete doboz megtekintése 20
Aláírás: ügyfél digitális aláírásának rögzítése Hibamegoldás keresése: a munkalap rögzítésénél leírt hiba megoldás keresése funkció. Rendszeres munkalap esetén megjelenik még egy gomb, ami a következő esedékesség beállítására szolgál. A rendszeres munkalap jelölés pedig a fejlécen is látszik. Következő esedékesség rögzítése rendszeres munkalap esetén. 21
Elszámolás Elszámolásra várók: Az elszámolási időszak megadását követően az alábbi listához hasonlóval kell találkoznunk: Cégnév: A partner cég, melynek a munkalapok készültek. Elszámoló cég: Saját cégünk, melyre a munkalapot készítettük, és amelyik cégnek ki kell állítani a munkáról a számlát. Művelet: Elszámolás indítása az adott sorra. Az elszámolás linkre kattintva kezdhetjük meg az elszámolást. A munkalapok és a munkalapokon rögzített szolgáltatások egymás alatt csoportba rendezve megjelenik. A nettó ár megadását követően lezárható az elszámolás. A sorok végén található a lezárandó jelölőnégyzet, mely arra szolgál, hogy tudjuk, éppen hol tartunk az elszámolásban. Lehetséges olyan eset, amikor nagyon sok munkalap nagyon sok tétellel szerepel az elszámolás listában, és valamiért ki kell lépnünk az elszámolásból. Ez esetben a kipipált tételek a már ellenőrzött a nem pipált tételek a nem ellenőrzött tételek. 22
Ha beírunk egy árat és átkattintunk egy másik mezőbe, akkor a pipát a program automatikusan beteszi, melyet manuálisan felülbírálhatunk. Az elszámolásra csak akkor tudjuk felvezetni a munkalapot, ha minden tétele lezárandó státuszban van. Vagyis a fenti esetben csak a 2011/21 es munkalap kerülhet rá az elszámolásra. A végösszeget a rendszer automatikusan kiszámolja, a fenti ábrán látható módon, minden egyes változtatást követően. Az elszámolással a következők hajthatóak végre: Mentés: a felrögzített adatok mentésre kerülnek, de az elszámolás nem kerül lezárásra. Lezárás: a felrögzített adatok mentésre és lezárásra kerülnek, de nem történik elszámolás nyomtatás. Ezt arra lehet használni, ha saját cégünk munkáit akarjuk elszámolni, és elszámolás nyomtatására nincs szükségünk. Figyelem ez esetben az elszámolásról nem készül tárolt elszámolás sem! 23
Lezárás és nyomtatás: Az elszámolás mentésre kerül, és nyomtatás / tárolt elszámolás is készül róla. Lezárás / Lezárás és nyomtatás gombra kattintva a rendszer bekéri, hogy mely munkalapokat szeretnénk rátenni az elszámolásra, erre azért van szükség, mert így lehetőségünk van arra, hogy a munkalapokat külön elszámolásba tegyük. Több elszámolás készüljön a cégnek, külön részlegek esetére. Elszámolás nyomtatási képe: 24
Elszámolás alá nem kerültek: Ebben a menüpontban ellenőrizhetjük az adott időszak közé eső munkalapokat, melyek még nem kerültek elszámolási státuszba. 25
Tárolt elszámolások: Ebben a menüpontban tudjuk a lezárt és nyomtatott elszámolásokat lekérdezni, újranyomtatni. Elszámolási összesítő: Adott időszakra lehúzható egy elszámolási összesítő, így statisztikázható az időszaki forgalom. 26
Projectkezelés: Új projectlap rögzítése: A projectlapokat arra találtuk ki, hogy egy project több munkalapját csoportba lehessen foglalni. A project részleteknél egyértelműen látszik, hogy a projecthez rögzített munkalapok kinél, és milyen fázisban tartanak. Ezen kívül fejadatnak olyan paramétereket is meg lehet adni, ami a project végrehajtási fázisait segíti nyomon követni, mint például a számlázás esedékességei. Amennyiben a havidíj rész kitöltésre kerül, a project felkerül a havidíjas szolgáltatások listájára. Ezzel a havidíjas szolgáltatások nyilvántartásra és kimutatásra kerülnek. 27
Rögzített projectkezelése A munkalaphoz hasonlóan a projectek is 5 csoportra vannak felosztva. - Aktív: éppen futó projectek - Domain: Domain nyilvántartáshoz használt projectek - Lezárt: Lezárt projectek - Összes: tartalmazza az aktív és a lezárt projecteket is - Törölt: Törölt projectek A részletek gomb segítségével megtekinthetőek a project részletes adatai: 28
Módosítás gombbal módosíthatjuk a project adatait: 29
Dolgozom vele: A fejadatok alatt ha már rögzítettünk a projecthez munkalapot, akkor azok egymás mellett megjelennek. A munkalap háttérszínei annak megfelelően színeződnek el, hogy a munkalap milyen státuszban van. Balról jobbra sorban: - szürkéskék: javítás alatt - kék: elszámolásra vár - zöld: lezárt / kész - piros: törölt 30
Raktárkezelés A program el van látva egy raktárkezelő funkcióval is. Jelen leírás ezt a részt csak érintőlegesen tárgyalja. Külön leírást kérjen ügyintézőinktől. Bevételezési űrlap Tárolt bevételezések 31
Rezsi anyag kiadás Rezsi anyag kiadások Raktárak 32
Raktárkészlet Cikknapló: Összesített raktárkészlet lista 33
34
Dokumentumkezelés A rendszer használható egyfajta dokumentumkezelésre is, mivel a munkalaphoz csatolható melléklet. A törzsbeállításokban a készülék és munka típusait úgy kell felvenni, ahogy az a dokumentumrögzítésnek megfelelő. Pl. a készülék típusba felvehető a dokumentum típus, a Munka típus pedig használható dokumentum csoportok kezelésére. Ez esetben a rendszer beüzemelése előtt a megfelelő címkéket átírjuk a kívánt megnevezésekre. A partner használható dokumentum célcsoport rögzítésére. 35
Ez esetben a feltöltött dokumentumok a következőképpen jelennek meg: A feltöltött dokumentumok mellett megjelenik, hogy mikor és ki töltötte fel. A melléklet (dokumentum ) nevére kattintva letölthetővé válik a dokumentum. 36
Mivel a munkalapok ( dokumentum lapok ) átadhatóak egymásnak így egyfajta iktatásra is lehet használni a programot. A rendszernek létezik olyan verziója, ahol a felvett munkalapok átadását a felelős ügyintézőnek átvételkor igazolnia kell, ezzel nyugtázza a munkalap naplóban, hogy átvette az adott munkalapot. Valamint lehetőség van munkalapot egy közös területre rögzíteni, ahonnan az ügyintézők átvehetik, és saját munkájukként kezelhetik azokat. További tájékoztatás kérhet: Telefonon: Komócsin László 06 70 452 6710 E-mail: iroda@displaycomputer.hu 37