Nemesvámos-Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége Kötelezettségvállalási szabályzat (B-08) Jóváhagyta Nemesvámos Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata./2012. /2012. /2012. szám alatt.
Nemesvámos Község Önkormányzata, Veszprémfajsz Község Önkormányzata, Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata, Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége, a Petőfi Sándor Általános Iskola és a Napköziotthonos Óvoda mint államháztartási szervek (a továbbiakban: költségvetési szerv) pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés szabályzatát a következők szerint határozom meg: A szabályzat célja I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat célja, hogy az költségvetési szervnél meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a pénzgazdálkodással összefüggésben alkalmazni kell a kötelezettségvállalások és azok pénzügyi teljesítésének felülvizsgálatának és engedélyezésének érdekében. Alkalmazott rendelkezések A szabályzat készítése során az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) előírásait vettük alapul. II. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS A költségvetési szerv költségvetési évi kiadási előirányzatai terhére abban az esetben vállalható kötelezettség, ha az abból származó valamennyi kifizetés a költségvetési évet követő év június 30-áig megtörténik. A költségvetési szerv előirányzatai terhére határozatlan idejű vagy a költségvetési évet követő év június 30-át követő időpontra is fizetési kötelezettséget tartalmazó határozott idejű fizetési kötelezettség (a továbbiakban: több év előirányzatait terhelő kötelezettségvállalás) esetén a) a december 31-éig esedékes fizetési kötelezettségek mértékéig a költségvetési év, b) a december 31-ét követően esedékes fizetési kötelezettségek az esedékesség szerinti év kiadási előirányzatai terhére vállalható kötelezettség. A megkötött visszterhes szerződésnek, adott megbízásnak, megrendelésnek, vagy más hasonló visszterhes magánjogi kötelem írásba foglalását tartalmazó okiratnak az általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell a) a szakmai, műszaki teljesítés mennyiségi és minőségi jellemzőinek meghatározását, határidejét, 1. oldal, összesen: 9
b) a kifizetendő összeget vagy a számlázás alapjául szolgáló egységárat, a pénzügyi teljesítés devizanemét, módját és feltételeit, c) a kifizetés határidejét, több év előirányzatai terhére vállalt kötelezettség esetén évenkénti ütemezésben, és d) a pénzügyi ellenjegyzés tényét és a pénzügyi ellenjegyző keltezéssel ellátott aláírását. A külső személyi juttatások és a szellemi tevékenység számla ellenében történő igénybevételére szolgáló előirányzatok terhére akkor köthető szerződés, ha a) azt jogszabály nem zárja ki, b) a szerződés megkötése a közfeladatok ellátásához feltétlenül szükséges, és c) törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában az adott feladat elvégzéséhez megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggel és gyakorlattal, vagy egyéb megfelelő sajátos szakmai adottságokkal, képességekkel rendelkező személyt a megrendelő nem foglalkoztat, vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás egyedi, időszakos, vagy időben rendszertelenül ellátandó feladat. Az önkormányzat kiadási előirányzatai terhére a polgármester vagy az általa írásban felhatalmazott személy vállalhat kötelezettséget. A nemzetiségi önkormányzat kiadási előirányzatai terhére a nemzetiségi önkormányzat elnöke vagy az általa írásban felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult kötelezettségvállalásra. Az önkormányzat(ok) által alapított költségvetési szervek kiadási előirányzatai terhére a költségvetési szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott személy vállalhat kötelezettséget. A jogkörgyakorlók az 1.sz.melléklet, a helyettesítésükkel írásban megbízottak pedig a 2.sz.melléklet szerint kell rögzíteni. A mellékletek egy pld-t a szabályzathoz kell lefűzni, egy-egy példánnyal pedig valamennyi olyan munkavállalót el kell látni, aki a munkája során a kötelezettségvállalás, vagy annak számlázása során az aláírások beazonosítási kötelezettségével terhelt. Törvény eltérő rendelkezése hiányában nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetés teljesítéséhez, amely a) értéke a százezer forintot nem éri el, b) pénzügyi szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódik, vagy c) az Áht. 36 (2) bekezdése szerinti egyéb fizetési kötelezettségnek minősül. Az előző bekezdés szerinti kifizetésre e szabályzatnak a kötelezettségvállalások teljesítésére (érvényesítés, utalványozás) és nyilvántartására vonatkozó szabályait alkalmazni kell. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések esetén azokat a számla beérkezésekor kell a kötelezettségvállalási nyilvántartásba bevezetni. 21 A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. 2. oldal, összesen: 9
A kötelezettséget vállaló szervnél a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére a gazdasági vezető vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. A pénzügyi ellenjegyzőnek a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, és c) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi ellenjegyző a feladatai ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az Áht. 37. (1) bekezdésében előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót. A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről, és a kötelezettségvállalás értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. A nyilvántartás tartalmazza legalább a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, a kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a jogosult azonosító adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek és előirányzatok szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, továbbá a teljesítési adatokat. A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni az abból származó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között az ésszerű gazdálkodás mellett reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. A kötelezettségvállalás módosulása, meghiúsulása, megszűnése esetén haladéktalanul gondoskodni kell a nyilvántartásban szereplő adatok módosításáról, törléséről. III. A TELJESÍTÉS IGAZOLÁSA, ÉRVÉNYESTÉS, UTALVÁNYOZÁS A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Amennyiben más belső előírás, vagy az írásban megkötött kötelezettségvállalási megállapodás nem 3. oldal, összesen: 9
tartalmaz más személy megjelölését a teljesítés igazolásra, akkor a kötelezettségvállaló személy jogosult a teljesítés igazolására is. A teljesítés igazolására jogosult személyeket az adott kötelezettségvállaláshoz, vagy a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan a kötelezettségvállaló írásban jelöli ki. Kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben a jogszabályi előírásokat, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. Ha az érvényesítő a jogszabályok, szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. A további eljárásra az Ávr. 54. (4) bekezdésében foglalt szabályokat kell alkalmazni. Az érvényesítés az okmány utalványozása előtt történik. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Az európai uniós forrásból biztosított költségvetési támogatások esetén a közreműködő szervezet alkalmazásában álló személy is megbízható az érvényesítési feladatok ellátására. A megbízást írásba kell foglalni. Az önkormányzat kiadási előirányzatai terhére a polgármester vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult utalványozásra. A nemzetiségi önkormányzat kiadási előirányzatai terhére a nemzetiségi önkormányzat elnöke vagy az általa írásban felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult utalványozásra. Az önkormányzat(ok) által alapított költségvetési szervek kiadási előirányzatai terhére a költségvetési szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult utalványozásra. A kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történik. A bevételek utalványozására a teljesítés igazolását követően kerülhet sor. Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. A külön írásbeli rendelkezésen fel kell tüntetni a) az utalvány szót, b) a költségvetési évet, c) a befizető, kedvezményezett megnevezését, címét, d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, e) a megterhelendő és a jóváírandó fizetési számla számát és megnevezését, 4. oldal, összesen: 9
f) a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, g) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását, és h) az érvényesítést. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatra rávezetett rendelkezésen az előző bekezdés szerinti adatokat kell feltüntetni azzal, hogy az okmányon már szereplő adatokat nem kell megismételni. Nem kell utalványozni a) a termék értékesítéséből, szolgáltatás nyújtásából számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, készpénzátutalás alapján befolyó, valamint a közigazgatási hatósági határozaton alapuló bevétel beszedését, b) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos kiadásokat, c) az európai uniós forrásokból nyújtott támogatások jogszabály szerinti lebonyolítási számláról történő kifizetését, és d) a fedezetkezelői számláról, valamint a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. A külföldi devizanemben utalványozott összeg forintértékét a terhelési értesítő alapján kell figyelembe venni, amellyel az utalványt a terhelési értesítő beérkezését követően haladéktalanul ki kell egészíteni. A jogkörgyakorlók az 1.sz.melléklet, a helyettesítésükkel írásban megbízottak pedig a 2.sz.melléklet szerint kell rögzíteni. IV. ÖSSZEFÉRHETELENSÉGI SZABÁLYOK A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv (a továbbiakban: Ptk.) szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. 5. oldal, összesen: 9
V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen Kötelezettségvállalási szabályzat a költségvetési szerv belső Szabályzatát képezi. A szabályzat módosításait a dokumentumok kezelésre vonatkozó eljárás alapján kell elvégezni. A szabályzatot az érintett munkavállalókkal ismertetni kell, s ennek tényét a 3.sz.melléklet-ben (Megismerési és tudomásulvételi nyilatkozat) rögzíteni kell. Jelen rendelkezés 20..-tól lép hatályba. Sári Judit körjegyző 6. oldal, összesen: 9
1.számú melléklet JOGKÖRGYAKORLÓK KIMUTATÁSA sorszám jogkör meghatalmazott neve beosztása aláírás mintája visszavonás dátum elrendelő 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 7. oldal, összesen: 9
2.számú melléklet HELYETTESÍTÉSI MEGBÍZÁSOK NYILVÁNTARTÁSA sorszám 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 helyettesítendő helyettesítő jogkör neve beosztása aláírás mintája visszavonás dátum elrendelő 8. oldal, összesen: 9
3.sz.melléklet MEGISMERÉSI ÉS TUDOMÁSULVÉTELI NYILATKOZAT A szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. név beosztás kelt aláírás 9. oldal, összesen: 9