TARTALOM
2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-606-615-4 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2007 Mercator Stúdió, 2007 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-305-9489 Microsoft Office PowerPoint 2007
3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 8 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI... 10 Általában a PowerPointról... 11 A program jellemző adatai... 12 MS Office újdonságok... 14 PowerPoint 2007 újdonságok... 22 Az új felhasználói felület... 22 Formátumok és menük... 23 A PowerPoint szalagjai... 25 Új formák... 28 Új nézet... 29 Jogok és korlátozások... 29 A program környezete... 30 A billentyűzet... 33 Az egér... 37 A PowerPoint használata... 40 Fogalmak magyarázata... 40 A program telepítése... 45 Termékaktiválás... 48 A program indítása... 49 A PowerPoint képernyő elemei... 55 Párbeszédpanelek és parancsok... 63 A segítség... 66 Súgó tartalom... 66 TARTALOM
4 Keresés a súgóban... 69 Elérhetőség és egyebek... 70 A program alapszolgáltatásai... 75 Bevezetés a bemutatók készítésébe... 76 Indulás üres bemutatóval... 77 Bemutató-létrehozás szerkesztés közben... 77 Bemutató készítése sablon alapján... 78 Bemutató létrehozása létező fájlból... 81 Üres bemutató létrehozása... 82 Alapanyagok mérete, tájolása... 84 Office hibajelentő... 85 Hibamegelőzés és helyreállítás... 86 Dokumentum-helyreállítás és biztonságosabb leállítás... 86 ALAPÉRTELMEZÉSEK... 88 Megjelenítési üzemmódok... 88 Normál nézet... 90 Diaminta nézet... 94 Bemutató létrehozása Normál nézetben gyorstalpaló... 100 Diaminta műveletek gyorstalpaló... 101 Vázlat nézet... 103 Bemutató létrehozása a vázlat ablaktáblában gyorstalpaló.. 107 Emlékeztetőminta nézet... 108 Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet... 112 Diarendező nézet... 115 Diaképek sorrendjének megváltoztatása gyorstalpaló... 121 Alapértelmezett nézet... 124 Diaképek vetítése PowerPointban... 125 A vetítés alatti menüparancsok... 128 Időzített vagy kézi vezérlésű vetítés... 131 Alapértelmezett ikonparancsok... 133 Gyorselérési eszköztár... 134 Microsoft Office PowerPoint 2007
5 Kezdőlap szalag... 136 Beszúrás szalag... 142 Tervezés szalag... 146 Animációk szalag... 147 Diavetítés szalag... 149 Korrektúra szalag... 151 Nézet szalag... 152 Fejlesztőeszközök szalag... 154 Formátum szalag... 156 Képeszközök Formátum... 156 Rajzeszközök Formátum... 162 Környezeti beállítások... 164 Népszerű elemek... 164 Szövegszerkesztési beállítások... 166 Mentés beállításai... 172 Kibővített beállítások... 173 Eszköztár testre szabása... 178 Biztonsági beállítások... 180 Beépülők beállításai... 181 A beállítások egyéb lehetőségei... 182 ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE... 184 Fájlformátumok és könyvtárak... 186 Állományok és kezelésük... 190 Bemutató létrehozása... 192 Új létrehozása meglévő bemutatóból... 194 Meglévő bemutató megnyitása... 195 Hálózati könyvtárak kezelése... 200 Állományok keresése... 202 Állomány lezárása... 203 Bemutatók mentése... 204 Fájlmentés gyorstalpaló... 204 TARTALOM
6 Állományok tulajdonságai... 206 A munka befejezése... 210 Szövegszerkesztés... 211 Kurzormozgatás... 211 Szövegírás, javítás... 212 Szövegkijelölés... 213 Vágás és áthelyezés... 215 Keresés a szövegben... 218 Szövegrészek cseréje... 219 Karaktertípusok cseréje... 219 Szerkesztőparancs visszavonása... 220 A BEMUTATÓK FORMÁZÁSA... 221 Objektumok kiválasztása... 221 Általános stílusbeállítások... 222 Elrendezések... 224 Háttérminták... 224 Egyéni háttér beállítása... 225 Összetartozó színek alkalmazása... 229 Összetartozó fontok alkalmazása... 231 A téma hatásai... 232 Beépített alakzatok kezelése... 233 Szövegrészek formázása... 234 Kisbetű nagybetű váltás... 236 Betűtípuscsere... 237 Bekezdés igazítások... 237 Felsorolásjelek módosítása... 240 Objektumok igazítása... 242 Árnyékok az objektumok körül... 244 Egyéb hatások... 245 Színek és vonaltípusok módosítása... 247 Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek... 249 Microsoft Office PowerPoint 2007
7 Objektumok forgatása és tükrözése... 250 Keretek kezelése, elrendezések... 252 IRODALOM... 254 TARTALOM
8 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A PowerPoint a Microsoft Office 2007 rendszer (Office 12) programcsomag szerves részét képező alkalmazás, amely képernyős és kirakati (előadó részvétele nélküli) bemutatók, vetítettképes előadások, és ilyenekhez tartozó segédanyagok előállítására szolgál. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük, vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet az újdonságok áttekintése után, nagy általánosságban ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik részletes fejezet a PowerPoint prezentációk formázásával, objektumok beágyazásával és a program külső kapcsolataival foglalkozik. Ezek a részek a haladók számára készültek. E részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader, illetve az Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfe- Microsoft Office PowerPoint 2007
9 jezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. Egy fejezetre lépéshez elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. A könyv írásakor a Windows kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. A leírásnál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. Könyvünkben a PowerPoint 2007 magyar nyelvű változatának összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, a Microsoft Office Online webhelynek, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat a magyar nyelvű Microsoft Office 2007 rendszer programcsomag Microsoft Office PowerPoint 2007 alkalmazása, változatszám: 2007 (12.0.4518.1014). A programfájl (POWERPNT.exe) keletkezési dátuma: 2006. október 27. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2007. május Köszönettel a szerző. ELŐSZÓ
10 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; bemutatjuk a program főbb újdonságait, a felhasználói felület jelentős átalakítását; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt függetlenül annak végős megjelenésétől, ami lehet akár vetített előadás, akár tetszőleges médiára készülő nyomat. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befo- Microsoft Office PowerPoint 2007
11 lyásolása az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik). Általában a PowerPointról A Microsoft Office 2007 rendszer standard és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 12 (2007) komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan és ami a legfontosabb, hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn vagy kivetítőn (akár az előadó részvétele nélkül is) megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat nyomtatott anyagok vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer.ppt kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office 2003 többi programjához hasonlóan a PowerPoint programba is beépítették a varázsló funkciót (Előadás-tervező Varázsló), amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva készíthettünk új bemutatót. A 2007-es változatban ez a lehetőség megszűnt, viszont a dokumentum létrehozása nem lett bonyolultabb, hiszen a varázslók szerepét könnyebben kezelhető sablonok vették át. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyekkel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett felfüg- A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
12 geszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. A lejátszást ingyenesen tetszőleges gépre telepíthető lejátszó program is segíti. A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását Súgó segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Office programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, hogyan oldanám meg segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Office/Nyomtatás Nyomtatás. A parancsok írásmódja vastag betűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. Már most, elöljáróban megjegyezzük, hogy az Office 12 legfontosabb programjaiban így a PowerPointban is a menük szinte megszűntek, helyüket, szerepüket a szalagok vették át. A program jellemző adatai A bemutató-készítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja: A munkakörnyezet jellemzői Eredeti szalagok száma 8 A Kezdőlap szalagról elérhető parancsok 99 Microsoft Office PowerPoint 2007
13 A Beszúrás szalagról elérhető parancsok 46 A Tervezés szalagról elérhető parancsok 46 Az Animációk szalagról elérhető parancsok 14 A Diavetítés szalagról elérhető parancsok 14 A Korrektúra szalagról elérhető parancsok 19 A Nézet szalagról elérhető parancsok 30 A Fejlesztőeszközök szalagról elérhető parancsok Szalagról nem elérhető PowerPoint parancs Egyidejűleg nyitott bemutatók száma A bemutatók jellemzői 21 112 a memóriától függ Diaképek maximális száma bemutatón belül a memóriától függ Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a dián a memóriától függ Fő diagramtípusok száma 11 (altípus 73) SmartArt diagramtípusok száma (újdonság) 80 Sorozatok száma legfeljebb 255 (a memória és a diagram típusa szab határt például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) Adatpontok maximális száma sorozatonként Adatpontok maximális száma diagramonként Általános programjellemzők Beépített alakzatok száma 166 4000 (a memória és a diagram típusa szab határt) 32000 (a memória és a diagram típusa szab határt) A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
14 Beépített animálási sémák száma 33 Effektustípusok száma 25 Diaképek közötti áttűnés típusok száma 58 Beépített hanghatások száma 19 Előregyártott tervezősablonok száma 68 (korábban 47) Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Parancsvisszavonások maximális száma a memóriától függ MS Office újdonságok A következőkben a PowerPoint 2007 újdonságai előtt tekintsük át melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage programról annyit lehet tudni, hogy más néven, sokkal erősebb fejlesztői környezettel viszik tovább a termékvonalat. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML Microsoft Office PowerPoint 2007
15 (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
16 De nézzünk most már meg egy két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office menü lenyitásakor a menü alján (A PowerPoint beállításai) találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. A Kezdőlap szalagot a szerkesztés-formázás parancsai töltik ki Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stí- Microsoft Office PowerPoint 2007
17 luspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
18 megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Több új diagramtípus is megjelent Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Microsoft Office PowerPoint 2007
19 Sávdiagram a cellán belül Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
20 vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyfor- Microsoft Office PowerPoint 2007
21 mán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában nem ütik egymást. Sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
22 PowerPoint 2007 újdonságok A táblázatkezelőhöz és szövegszerkesztőhöz hasonlóan a Power- Point felhasználói felületét is teljesen átdolgozták, így most is elmondhatjuk, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Az újdonságok túlnyomó többsége szintén feltűnt már a Word és Excel 2007 programokban. Az új felhasználói felület Szinte az összes újdonság kimerül az új felhasználói felületben. Microsoft Office PowerPoint 2007 A PowerPoint felhasználói felülete A felület tetszetős, könnyen kézreállnak a vezérlőelemek és tekintettel arra, hogy az Excelnél jóval egyszerűbb programról van szó ezt hamar megszokja, kezelésüket elsajátítja a gyakorlatlan fel-
23 használó is. A felület legfontosabb jellegzetessége, hogy a menük itt is szinte teljesen megszűntek (csak a bal felső sarok Office gombjából gördíthető le a hagyományos Fájl menünek megfelelő menü), helyüket a szalagok vették át. A munkafeladat és felhasználási gyakorlat alapján összeválogatott funkciókat tartalmazó szalagok között a lapfülekre kattintva válthatunk. Az ábrán látszik még egy különlegessége ennek a felületnek: ha lenyomjuk az Alt billentyűt, akkor az egyes lapfülek és más vezérlőelemek mellett megjelennek azok a gyorsbillentyűk, amelyeket az Alt billentyűvel együtt lenyomva gyorsabban adhatjuk ki a megfelelő parancsot. Például az Alt+E billentyűkombináció a Beszúrás szalagot, az Alt+F billentyűkombináció az Office gombmenüt hozza előtérbe. Formátumok és menük Az Office gombból legördíthető Mentés Másként almenüben menthetünk a PowerPoint 97-2003 mellett PDF vagy XPS formátumba is. Az Office gombból legördíthető menü A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
24 A korábbi Eszközök (Tools) menüt itt szintén megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható A PowerPoint beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A párbeszédpanel itt is teljesen új megjelenésű, a beállítási lehetőségek ugyanakkor nagyjából azok, amelyeket korábban megszokhattunk. A makróprogramozás lehetőségei alapállapotban itt sem jelennek meg a szalagok között, ha nem kapcsoljuk be a Népszerű elemek lapon a Fejlesztőeszközök lap megjelenítése a szalagon jelölőnégyzetet. Ennek köszönhetően jelenik meg a Fejlesztőeszközök szalag, amely a makrókhoz szükséges parancsokat tartalmazza. Ez a kapcsoló érvényes az Office többi programjára is, ha valamelyikben bekapcsoljuk a jelölőnégyzetet, akkor a többi programban is megjelenik a Fejlesztőeszközök szalag. Ez még akkor is így működik, ha a programok éppen futnak. A PowerPoint működési beállításainak részlete Microsoft Office PowerPoint 2007
25 Itt szintén a Források lapon találunk meg olyan fontos szolgáltatásokat, mint az ellenőrző funkciókat, vagy az aktualizálások keresését az Interneten, illetve az Office (egyébként a Start menüből is indítható) diagnosztikai rendszerének futtatását, az Office aktiválását, valamint a Microsoft Online szolgáltatásainak felkeresését. A PowerPoint szalagjai A Kezdőlap szalag a prezentáció létrehozásának, formázásának legfontosabb parancsait tartalmazza. Itt a korábban megismert parancsok mellett jelentősebb újdonságokat is találunk. A Kezdőlap szalag A szalagon minden, a diaképek beillesztésével, a bekezdések formázásával, a szövegírással, javítással, szerkesztéssel kapcsolatos utasítást megtalálunk. A részletes beállítási lehetőségek (vagyis a Formátum menü parancsai) itt sem látszanak, ezeket most csak a megfelelő paramétercsoport (például Betűtípus, Bekezdése) alján látható kis ikonra kattintva hozhatjuk elő. Így az Office vágólapját tartalmazó munkaablak megjelenítéséhez a mutatót mozgassuk a Vágólap paramétercsoport jobb alsó sarka fölé, majd kattintsunk az egér bal gombjával. Ha a mutatót csak a jel fülé mozgatjuk, akkor egy rövid leírás mellett látjuk a munkaablak képét, ami segít a parancs kiválasztásában. Ugyanilyen segítség jelenik meg, ha a felhasználói felület másik vezérlőeleme fölé mozgatjuk a kurzort. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
26 Általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség, a legfontosabb műveletek mindenképpen a szalagra kerültek. Új dia beszúrásához kattintsunk az Új dia gombra, majd a megjelenő listából válasszunk elrendezést az új dia tartalma számára. Ha ezen az elrendezésen később módosítani szeretnénk, akkor az Elrendezés gombra kell kattintanunk. Ekkor egy hasonló menü nyílik ki, amelyen új elrendezést adhatunk a már esetleg rögzített tartalomnak. A korábbi tartalom általában nem vész el, csak új helyre kerül. A diaképek tartalmazhatnak különböző táblázat, diagram, kép, ClipArt ábra, SmartArt grafika vagy film objektumokat. Az ilyen tartalmak későbbi beillesztéséhez a legegyszerűbb, ha már az elrendezés választásakor a Tartalomrész típusú diaminták közül választunk, mert ilyenkor a diaképbe bekerül egy ikoncsoport, amelynek egyes elemeire kattintva a kívánt objektum betölthető. Az alapvető formázások itt is az Office többi programjához hasonló módon hajthatók végre. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé Új dia beszúrása Microsoft Office PowerPoint 2007