1/2013. (II. 4.) számú főigazgatói utasítás a Szépművészeti Múzeum Közbeszerzési Szabályzatáról 1.) A Szépművészeti Múzeum (a továbbiakban: Múzeum) Közbeszerzési Szabályzatát a Mellékletben foglaltak szerint állapítom meg. 2.) Ez az utasítás 2013. február 15. napján lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépés után megkezdett közbeszerzésekre kell alkalmazni. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Kbt. (és végrehajtási rendeletei) rendelkezéseit kell alkalmazni. Dr. Baán László főigazgató 1
Melléklet a 1/2013. (II. 4.) főigazgatói utasításhoz I. Általános rendelkezések, alapelvek I.1.) A Szépművészeti Múzeum (továbbiakban: Múzeum) mint központi költségvetési szerv A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozik a Kbt. 6. (1) bekezdésének b) pontja alapján. A Múzeum mint központi költségvetési szerv köteles A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (továbbiakban: KR) hatálya alá tartozó beszerzéseit a KR rendelkezései szerint lebonyolítani. I.2.) Jelen közbeszerzési szabályzat (továbbiakban: KBSZ) célja, hogy a Kbt. 22. (1) bekezdésének megfelelően meghatározza a Múzeum közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a Múzeum mint ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a Múzeum közbeszerzési eljárásai dokumentálásának rendjét, továbbá az eljárás(ok) során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket. I.3.) A KBSZ hatálya kiterjed minden olyan, a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzés tárgyát képező és kivételi körbe nem tartozó árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, valamint szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére (a továbbiakban: közbeszerzés), ahol a Múzeum jár el ajánlatkérőként és a beszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatárokat. A mindenkor hatályos közbeszerzési értékhatárokat a KBSZ 1. számú melléklete tartalmazza. I.4.) A közbeszerzés tárgya árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió. Ha a szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő tárgyat foglal magában, a Kbt. 8. (1) bekezdése alapján a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. Szolgáltatás megrendelésének minősül a Kbt. 8. (2) bekezdése szerint az a szerződés, amelynek a tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. I.5.) A Kbt. 11. (1) bekezdése alapján a közbeszerzés becsült értéke a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, - illetőleg kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás. A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. I.6.) A Kbt. 18. (2) bekezdése alapján egybe kell számítani azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerződések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy időben merül fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerződések értékét. I.7.) A Múzeum összes beszerzése (ideértve az egyes szervezeti egységeket és telephelyeket érintő beszerzéseket) a Kbt. szerinti egybeszámítási szabály (KBSZ I.6.) figyelembe vételével egybeszámít. 2
I.8.) A KBSZ-ben használt közbeszerzéssel összefüggő - fogalmak, kifejezések tartalma megegyezik a Kbt-ben alkalmazott és a törvény értelmező rendelkezéseiben rögzített tartalommal. I.9.) A közbeszerzési eljárások bonyolítása során a Múzeum biztosítja a Kbt. 2. -ában foglalt alapelvek érvényesülését. I.10.) A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a törvény előírásaitól tekintettel a jogszabály kógens jellegére (Kbt. 3. ) - csak annyiban lehet eltérni; amennyiben azt a törvény kifejezetten megengedi. I.11.) A Múzeum tárgyévi tervezett közbeszerzéseit, illetve közbeszerzési feladatait az ún. éves összesített közbeszerzési terv tartalmazza (továbbiakban: közbeszerzési terv). I.12.) A közbeszerzési eljárások bonyolítása során a Kbt.-hez kapcsolódó egyéb jogszabályokat is megfelelően alkalmazni kell. I.13.) A közbeszerzési eljárások lebonyolítását minden esetben kivéve a központosított közbeszerzés rendszerén belüli beszerzéseket a Múzeum nevében és képviseletében eljáró hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég végzi. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég által elvégzendő feladatokat, a tanácsadó felelősségét, az elvégzett eljárási cselekményeivel kapcsolatos helytállási kötelezettséget, a Múzeum mint ajánlatkérő és a nevében eljáró hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég közötti jogviszonyt létrehozó megbízási szerződésben (vagy egyéb megállapodásban) rögzíteni kell. II. A közbeszerzési terv elkészítése és módosítása II.1.) A Kbt. 33. -a szerinti közbeszerzési terv elkészítéséhez minden év február 15. napjáig a Múzeum szervezeti egységei és valamennyi telephelye (együtt szervezeti egységek) kötelesek a Jogi Osztály részére megküldeni az adott évre vonatkozó igényeiket, tervezett beszerzéseiket. Az egyes szervezeti egységek a KBSZ 2. számú melléklete kitöltésével és a beszerzés becsült értékének (KBSZ I.5.) megállapításával teljesítik az adatszolgáltatási kötelezettségüket. II.2.) A Jogi Osztály a közbeszerzési tervbe az annak elkészítése előtt indított közbeszerzési eljárás(oka)t is belefoglalja. II.3.) A Jogi Osztály a beérkezett információk alapján, legkésőbb március 1. napjáig elkészíti a közbeszerzési terv tervezetét, amelyet a Múzeum gazdasági igazgatója részére felterjeszt. II.4.) A Múzeum gazdasági igazgatója a szükséges egyeztetéseket követően legkésőbb március 15-ig a közbeszerzési tervet jóváhagyásra a Múzeum főigazgatója részére felterjeszti. II.5.) A közbeszerzési terv nyilvános. A Múzeum főigazgatója által jóváhagyott közbeszerzési tervet a főigazgatói jóváhagyást követő 3 munkanapon belül meg kell küldeni a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnak, valamint a Múzeum honlapján március 31-ig közzé kell tenni és a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig elérhetőnek kell lennie. 3
II.6.) A Kbt. 33. (2)-(3) bekezdése alapján a közbeszerzési terv elkészítését megelőzően közbeszerzési eljárás(ok) indítható(ak), azonban ezen eljárás(oka)t a közbeszerzési tervben megfelelően szerepeltetni kell. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban foglalt közbeszerzés(ek)re vonatkozó eljárások lefolytatásának kötelezettségét. II.7.) A Kbt. 33. (3) bekezdése alapján a Múzeum a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzési eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy változás merült fel. Az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás felmerülésekor a közbeszerzési tervet módosítani kell, megadva a módosítás indokát. II.8.) A közbeszerzési terv módosítását a szakterületi igények alapján a Jogi Osztály vezetője a Múzeum gazdasági igazgatójához benyújtott, írásos indoklást tartalmazó kérelemben kezdeményezi. A kérelemnek tartalmaznia kell: - a teljesítendő feladat (a beszerzés tárgya és mennyisége) meghatározását, - a lebonyolítás és a teljesítés tervezett idejét, ill. időtartamát, - a közbeszerzés becsült értékének meghatározását, a központ és az egyes területi szervek összevonandó beszerzési igényeinek figyelembevételével, - indoklást a nyílt eljárástól eltérő eljárástípus választása esetén, (illetve a központosított közbeszerzés körébe tartozó beszerzés megjelölése), - javaslatot a szakmai (bíráló) bizottság összetételére. A közbeszerzési terv módosításáról minden esetben a Múzeum főigazgatója dönt. A módosításról hozott döntést a Jogi Osztály vezeti át a közbeszerzési terven. II.9.) A módosított közbeszerzési tervet szintén közzé kell tenni a Múzeum honlapján, valamint indoklással ellátva a főigazgatói döntést követően 3 munkanapon belül megküldeni a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnak. II.10.) A közbeszerzési tervet a Kbt. 33. - nak megfelelően legalább öt évig meg kell őrizni. A dokumentálásért, őrzésért a Jogi Osztály felel a Múzeum iratkezelési szabályzata szerint. A Jogi Osztály a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére a közbeszerzési tervet részükre köteles megküldeni. III. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása, a szakmai (bíráló) bizottság összetétele, feladata III.1.) A Múzeumon belül a közbeszerzési feladatok koordinálását, valamint az ehhez kapcsolódó belső adminisztrációt a Jogi Osztály végzi. A mintalapot a KBSZ 3. számú melléklete tartalmazza. 4
III.2.) Az egyes közbeszerzési eljárások teljeskörű a Kbt. szerinti lebonyolítását a Jogi Osztály végzi, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó céggel együttműködésben, a IV. pont szerint. III.3.) A szakmai (bíráló) bizottság (továbbiakban: Bizottság) feladata a konkrét közbeszerzési eljárás lebonyolítása során az előkészítésben, az értékelésben (műszaki, szakmai alkalmassági kritériumok meghatározása és annak vizsgálata, valamint a műszaki ajánlat értékelése), valamint a döntési javaslat előkészítésében történő részvétel. III.4.) A közbeszerzési eljárások előkészítésének szakaszában a szakmai terület vezetőjének (osztályvezető/főosztályvezető) feladata és Kjt. szerinti fegyelmi és kártérítési felelőssége az eljárás típusától és értékétől függetlenül különösen az alábbiakra terjed ki: - javaslatot tehet a Jogi Osztály vezetője részére a Bizottság azon tagjának személyére, aki a Bizottság tagjaként biztosítja a közbeszerzés tárgyának megfelelő szakmai tudást, - részletes műszaki igények (beszerzések tárgyának specifikációja) és szerződési feltételek, a műszaki teljesítéssel kapcsolatos szerződéses kritériumok megfogalmazása az ajánlati dokumentáció összeállításához, - felel a dokumentáció szakmai tartalmának megfelelőségéért, - elkészíti a dokumentáció részét képező műszaki leírást, - közreműködik az alkalmassági kritériumok és értékelési szempontok kidolgozásában, - együttműködik az eljárás előkészítése során a szakmai/bíráló bizottság tagjaival. III.5.) A Bizottság összetétele: A Múzeumnál az egyes közbeszerzési eljárások lebonyolítása során minden esetben állandó összetételű Bizottság működik, amelynek tagjai eseti jelleggel kerülnek kijelölésre. Amennyiben a közbeszerzés tárgya miatt különleges szakértelem szükséges, a Jogi Osztály vezetője eseti jelleggel további, döntéshozatali joggal rendelkező tago(ka)t kérhet fel a Bizottságba. A Bizottság tagjai Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény szerinti vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségnek kötelesek eleget tenni. A Bizottság a Kbt. 22. (3) bekezdésével összhangban kerül felállításra. A Bizottság tagjai: a közbeszerzés tárgya szerinti szervezeti egység részéről 1 fő (közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem biztosítása), Gazdasági Osztály részéről 1 fő (pénzügyi szakértelem biztosítása), Jogi Osztály részéről 1 fő (jogi szakértelem biztosítása); hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég részéről 1 fő (szükséges esetben a hivatalos közbeszerzési tanácsadói feladatok ellátása, valamint a közbeszerzési szakértelem biztosítása). 5
A Bizottság tagjait a Jogi Osztály vezetője kéri fel és a felkérés elfogadásával jön létre a bizottsági tagság. A KBSZ 4. sz. melléklete tartalmazza a felkérés és elfogadás mintáját. III.6.) A Bizottság feladatai az alábbiak: - az ajánlati (részvételi) felhívás és a dokumentáció kidolgozása és elfogadása, - javaslattétel a dokumentáció (részvételi/ajánlati) árára, - egy tagjának jelenléte a részvételi jelentkezések, ajánlatok bontásán, - a beérkezett részvételi jelentkezések és ajánlatok alapján dönt a hiánypótlásról a hivatalos közbeszerzési tanácsadó céggel egyeztetve, - értékeli a beérkezett ajánlatokat, - tárgyalásos eljárás esetén lefolytatja a tárgyalásokat az ajánlattevőkkel, - döntési javaslatot tesz az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minősítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevők személye és azok sorrendje tekintetében, a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval egyeztetve, - együttműködik a közbeszerzésben érintett szervezeti egységek vezetőivel és az adott közbeszerzési eljárásra lebonyolítására megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó céggel, lebonyolítóval, - tagjai és elnöke külön-külön önállóan felelnek a bírálat szakmai szempontból történő helytállóságáért és a döntési javaslat kidolgozásáért, - javaslatot dolgoz ki a jogorvoslati eljárásban képviselendő álláspontról a hivatalos közbeszerzési tanácsadó céggel egyeztetve. A fent megjelölt feladatokat a Bizottság minden egyes közbeszerzési eljárás esetén a hivatalos közbeszerzési tanácsadó céggel közösen egyeztetve végzi el. III.7.) A Bizottság állandó elnöke a Jogi Osztály részéről kijelölt személy. A Bizottság elnökének feladatai: - felelős a tárgyi közbeszerzési eljárás lebonyolításának törvényességéért, a közbeszerzési törvény, az ahhoz kapcsolódó jogszabályok és a jelen KBSZ-ban rögzített rendelkezések betartásáért, illetve betarttatásáért, - az eljárással összefüggésben összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesz és hasonló nyilatkozat megtételére kötelezi a Bizottság tagjait, - megszervezi az ajánlattevőkkel folytatandó tárgyalásokat, 6
- a tagokkal együttműködve részt vesz az ajánlati (részvételi) felhívás és a dokumentáció kidolgozásában, közreműködik az alkalmassági kritériumok és az értékelési szempontok meghatározásában, - ellátja a kiegészítő tájékoztatás nyújtásával kapcsolatos feladatokat, - közreműködik a helyszíni szemle lebonyolításában, - közreműködik az ajánlatok értékelésében és a döntési javaslat kidolgozásában. III.8.) A Bizottság működési rendje: - A Bizottságot az ülés helyének és időpontjának megjelölésével a hivatalos közbeszerzési tanácsadó hívja össze. - A Bizottság akkor határozatképes, ha tagjainak több mint fele az ülésén jelen van. Minden tagnak egy szavazata van. Az eljárás során vitás kérdések esetében a Bizottság egyszerű szavazattöbbséggel dönt. Szavazategyenlőség esetén a bizottság elnökének szavazata dönt. A szavazás módjáról (nyílt, titkos) a Bizottság elnöke dönt. - A Bizottság üléseiről és döntéseiről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvvezetésről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezető és a hitelesítő írja alá. - A Bizottság tagjai továbbá esetlegesen a bizottság ülésein tanácskozási joggal résztvevők a KBSZ 4. sz. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni összhangban a Kbt. 24. -val - az eljárásban való részvétel megkezdése előtt. Az eljárás során az eljárásban résztvevő személyek haladéktalanul kötelesek írásban tájékoztatni a Bizottság elnökét, amennyiben időközben olyan összeférhetetlenségi ok merült fel személyükkel kapcsolatban, amely az eljárásban való részvételüket kizárja. Ilyen esetben a Bizottság elnöke javaslatot tesz a Jogi Osztály vezetője részére az érintett személy visszahívására, és az új bizottsági tag felkérésére. III.9.) A Bizottság elnöke a Bizottságnak a közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozó - írásbeli szakvéleményét is tartalmazó - írásos döntési javaslatát a hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég segítségével a Jogi Osztály útján terjeszti elő a Múzeum főigazgatója részére. A közbeszerzési eljárás eredményéről szóló döntést a Múzeum főigazgatója akadályoztatása esetén az általa írásban erre kijelölt személy hozza meg, az eredményt csak ezt követően lehet kihirdetni. IV. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég alkalmazása IV.1.) Az egyes közbeszerzési eljárásokat a Múzeum részére minden esetben hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég végzi el a Jogi Osztállyal együttműködve. IV.2.) A hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég kiválasztásáról és megbízásáról a főigazgató dönt. 7
IV.3.) A hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég feladatai különösen az alábbiak, amelyeket a Múzeum és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég közötti megbízási szerződésnek kell rögzítenie. Feladatok: - a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a Múzeum nevében és képviseletében jár el, - elkészíti az ajánlati felhívás tervezetét a Múzeum adatszolgáltatását követően (beszerzés tárgya, mennyisége, helyszínek, igények, stb.), - a Múzeum által specifikált igényeknek megfelelő ajánlati dokumentációt elkészíti, amely a Múzeum utasításainak megfelelő kereskedelmi, műszaki és pénzügyi feltételeket tartalmazza és egyben a Múzeum érdekeit védi, - a jogszabályi előírásoknak megfelelően, a Múzeum által jóváhagyott ajánlati felhívást megküldi a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőségéhez a hirdetmény megjelentetése céljából, - az ajánlati dokumentáció megfelelő példányszámban való elkészítése, - az ajánlati dokumentáció géppel írott részeinek a szükséges mennyiségben történő sokszorosítása, adott esetben értékesítése, - személyes részvétel a helyszíni bejáráson, - az ajánlattétel időtartama alatt az ajánlattevők által írásban feltett kérdések megválaszolása a jogszabályi előírásoknak megfelelően, a Múzeummal történő egyeztetés alapján, - a közbeszerzési eljárás során szükségessé váló módosítások végrehajtása, - az ajánlatok fogadása, regisztrálása és biztonságos tárolása az ajánlattételi határidő lejártáig, - helyszín biztosítása az ajánlatok bontásához, szükség esetén a Bizottság munkájához. (A Bizottság munkája általában a Múzeum hivatali helyiségeiben zajlik.) - az ajánlatok jogszabály által előírt nyilvános bontásának előkészítése, a Múzeum által kijelölt személyek és szervezetek meghívása a bontásra, - a határidőig beérkezett ajánlatok bontása és erről jogszabály által meghatározott jegyzőkönyv készítése és megküldése az ajánlattevőknek, - az ajánlatok előzetes értékelése a Múzeum által elfogadott (közösen kialakított) szempontok alapján, 8
- részvétel és jegyzőkönyvvezetés a Bizottság ülésein, - az eljárás törvényben előírt összegzésének elkészítése és megküldése minden ajánlattevő részére, - az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzététele a Közbeszerzési Értesítőben, - közreműködés a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződés tervezet véglegesítésében, - írásbeli állásfoglalás készítése az egyedi közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó közbeszerzési kötelezettség fennállásáról, egybeszámítási kötelezettségről és más közbeszerzési kérdésekben, - békéltetési eljárás esetén a Múzeum képviseletének ellátása a békéltető tanács előtti meghallgatáson, - az esetleges Közbeszerzési Döntőbizottsági tárgyaláson a Múzeum képviseletének ellátása. IV.4.) A közbeszerzési eljárások előkészítését, lebonyolítását, valamint a Bizottság adminisztratív feladatainak ellátását a hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég végzi; továbbá a Kbt. betartásával kapcsolatos szakmai, jogi felelősséget is a hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég viseli a megbízási szerződésben rögzített feltételeknek megfelelően. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég képviseletében eljáró munkatárs a Bizottság teljes jogú tagja. V. A közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendje V.1.) A Kbt. 34. -nak megfelelően a Múzeum minden egyes közbeszerzési eljárását annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően- írásban köteles dokumentálni. V.2.) A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Múzeum iratkezelési szabályzata szerint történik. A Múzeum belső iratkezelési szabályzatának megfelelően, annak figyelembevételével a hivatalos közbeszerzési tanácsadó cég minden olyan dokumentumot eljuttat a Múzeum részére, amely a közbeszerzési eljárás során keletkezik. V.3.) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. V.4. A döntési javaslatot hozó ülés jegyzőkönyvéhez csatolni kell a tagok által készített és aláírt, indokolással ellátott bírálati lapot. Az eljárás eredményéről szóló összegezés elkészítése a hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata. 9
V.5.) A Jogi Osztály a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére köteles a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni. VI. Központosított közbeszerzés VI.1.) A központosított közbeszerzés részletes szabályait külön kormányrendelet (KR) szabályozza (KBSZ I.1. pont). VI.2.) A Múzeum a központosított közbeszerzési rendszert köteles igénybevenni, az annak hatálya alá tartozó kiemelt termékek körében. Az egyes beszerzések megrendelését a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által megkötött (keret)szerződésekből vagy keretmegállapodásokból a központosított közbeszerzési rendszer útján kell intézni, a fenti KR szabályaival összhangban. VI.3.) A közbeszerzési tervben szereplő és a központosított közbeszerzés útján történő beszerzés lebonyolítását a beszerzésért felelős szervezeti egység végzi, azonban a Jogi Osztály kéri meg a beszerzést megelőzően a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) engedélyét, valamint a Jogi Osztály tájékoztatja az NFM-et a beszerzés megvalósulásáról. A KR-ben foglalt szabályok teljeskörű betartásáért a beszerzést megindító szervezeti egység vezetője felelős. Az egyes beszerzések teljesítését követően a beszerzést végző szervezeti egység a beszerzés adatairól tájékoztatja a Jogi Osztályt annak érdekében, hogy az NFM-et tájékoztassa, valamint hogy az éves statisztikai összegezést elkészíthesse. VI.4.) A KR-ben előírt adatszolgáltatási és adminisztratív feladatokat a Jogi Osztály végzi. VII. A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzése VII.1.) A közbeszerzési feladatok végrehajtásának ellenőrzését a Múzeum belső ellenőre végzi. VII.2.) A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatai az alábbiakra terjednek ki: A Kbt.-ben előírt szabályozási, tervezési, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése; A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentáltság és a jelen szabályzat betartásának ellenőrzése. VII.3.) Súlyos szabálytalanság (hiányosság) észlelése, feltárása esetén köteles haladéktalanul írásban a Múzeum főigazgatóját tájékoztatni. VIII. Záró rendelkezések VIII.1.) A Múzeum közbeszerzéseit és egyéb beszerzési eljárásait bonyolító személyek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. 10
1. számú melléklet a Közbeszerzési Szabályzathoz A Kbt. 2013. évi értékhatárai I. A közösségi értékhatárt elérő értékű közbeszerzések (a Kbt. II. része alkalmazásában) - Árubeszerzés esetén: 200.000 euró (azaz 54.560.000 Ft) - Építési beruházás esetén: 5.000.000 euró (azaz 1.364.000.000 Ft) - Építési koncesszió esetén: 5.000.000 euró (azaz 1.364.000.000 Ft) - Szolgáltatás esetén: 200.000 euró (azaz 54.560.000 Ft) II. A nemzeti értékhatárt elérő értékű közbeszerzések (a Kbt. III. része alkalmazásában) 1. árubeszerzés esetében: 8 millió forint; 2. építési beruházás esetében: 15 millió forint; 3. építési koncesszió esetében: 100 millió forint; 4. szolgáltatás megrendelése esetében: 8 millió forint; 5. szolgáltatási koncesszió esetében: 25 millió forint. A Kbt. 122. (7) bekezdése értelmében az ajánlatkérő hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárást az alábbi esetekben is indíthat, közzététel helyett legalább három ajánlattevőnek köteles egyidejűleg, közvetlenül írásbeli ajánlattételi felhívást küldeni, ha a beszerzés becsült értéke nem éri el - árubeszerzés esetében: 25 millió forintot, - szolgáltatás megrendelése esetében: 25 millió forintot, - építési beruházás esetében: 150 millió forintot. 11
Sorszám Szervezeti egység megnevezése:. 2. számú melléklet MINTA ADATLAP A Szépművészeti Múzeum 20. évi összesített közbeszerzési tervének összeállításához MEGNEVEZÉSE A TERVEZETT BESZERZÉS A BESZERZÉSI ELJÁRÁS Az eljárás alapján Tárgya (1-től-5-ig) Becsült nettó értéke (e Ft) Módja (közbeszerzési eljárás típusa) Indításának tervezett időpontja (negyedév) Indítását kezdeményező felelős személy (név; beosztás) kötött szerződés teljesítésének határideje (év, hó, nap) 1. 2. 3. (az adatlap kitöltéséért felelős személy aláírása) 12
A tervezett beszerzés tárgyai: 1. Árubeszerzés 2. Építési beruházás 3. Szolgáltatás megrendelés 4. Építési koncesszió 5. Szolgáltatási koncesszió Eljárások típusa: - NY nyílt közbeszerzési eljárás - E a nyílt eljárástól eltérő, egyéb közbeszerzési eljárás - KKB a központosított közbeszerzés körében beszerezhető termék (szolgáltatás) 13
3. számú melléklet K É R E L E M a.. megnevezésű közbeszerzési terv módosításához A tárgyi közbeszerzési eljárásra vonatkozó adatok: 1. A beszerzés tárgya és mennyisége:...../részletes szöveges leírása/ 2. Közbeszerzési terv tartalmazza: IGEN NEM 3. A beszerzést kezdeményező szervezeti egység megnevezése:...... 4. A közbeszerzési eljárás típusa (fajtája):.. 5. Indoklás a nyílt eljárástól eltérő eljárástípus választása esetén, illetve a központosított közbeszerzés körébe tartozó beszerzés esetén a hatályos szerződés tárgyának megjelölése:............ 6. A közbeszerzés becsült értéke:. 7. Az eljárás megkezdésének tervezett időpontja:... 8. A szerződéskötés tervezett időpontja:.. 9. A szerződés teljesítésének tervezett időpontja:... 10. Javaslat a szakmai (bíráló) bizottság összetételére: A Bizottság elnöke Tagjai:............ A terv módosításáról szóló döntés csatolása. 14
...... 11. Az adott beszerzéssel azonos tárgyú előző 12 havi - beszerzések összesített kimutatása: Beszerzést kezdeményező megnevezése B E S Z E R Z É S időpontja mennyisége értéke Beszerzés módja (eljárás típusa) Összesen: (Dátum) Jogi Osztály vezetője Jóváhagyó*: Gazdasági igazgató Szépművészeti Múzeum főigazgatója * A KBSZ II/8. pontja szerint. 15
4. számú melléklet FELKÉRÉS BÍRÁLÓBIZOTTSÁGBAN VALÓ RÉSZVÉTELRE Alulírott mint a Szépművészeti Múzeum (ajánlatkérő) Jogi Osztályának vezetője A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. tv. 22. (a továbbiakban: Kbt.), valamint a Szépművészeti Múzeum (a továbbiakban: Múzeum) Közbeszerzési Szabályzatának III.6. pontja alapján felkérem.-t (név), hogy a Múzeum.. tárgyú közbeszerzési eljárásában a Bírálóbizottság tagjaként/tagjaként és elnökeként/tagjaként és titkáraként 1 részt vegyen. Jogi Osztály vezetője FELKÉRÉS ELFOGADÁSA, NYILATKOZAT Alulírott..(név, szervezeti egység, munkakör) a fentiek szerinti felkérést elfogadom, kijelentem, hogy a Bírálóbizottság tagjaként a Kbt., valamint a Múzeum Közbeszerzési Szabályzata alapján vagyok jogosult és köteles eljárni. Büntetőjogi felelősségem tudatában továbbá kijelentem, hogy velem szemben a Kbt. 24. -ában meghatározott összeférhetetlenségi ok mint kizáró körülmény nem áll fenn. Kötelezettséget vállalok arra, hogy a fenti tárgyú közbeszerzési eljárás során tudomásomra jutott, a Kbt. 80. (1) bekezdésében és a Ptk. 81. (2)-(3) bekezdésében meghatározott üzleti titkot megőrzöm. Kijelentem, hogy a Bírálóbizottság munkáját és a döntéshozó döntésének előkészítését lelkiismeretesen, a szakmai tudásomnak megfelelően segítem, és tudomásul veszem, hogy a Kbt. 22. alapján a Bírálóbizottság tagjaként a többi taggal együttesen a döntéshozó elé terjesztett javaslatok megalapozottságáért felelek.. Bírálóbizottsági tag 1 A megfelelő aláhúzandó! 16