BESZERZÉSI SZABÁLYZAT Jóváhagyta:... Bak Tibor intézményvezető Beszerzési Szabályzat oldal 1
Az Alapfokú Köznevelési Intézményeket Működtető Központ (a továbbiakban: ALIM) beszerzéseinek lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet az Államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 13. (2) bekezdés b) pontja alapján az alábbiak szerint szabályozom. I. Általános rendelkezések 1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározza a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá nem tartozó és az egybeszámítási kötelmek alapján a közbeszerzési értékhatárok alatti beszerzések előkészítésének, lebonyolításának, dokumentálásának rendjét az Alapfokú Köznevelési Intézményeket Működtető Központ nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, valamint szervezeti egységek felelősségi körét biztosítva a jogszabályoknak megfelelő lebonyolítást. 2. A szabályzat hatálya 1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az ALIM -ra - mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervezetre, szervezeti egységeire, az ALIM foglalkoztatottjaira -, valamint az ALIM -nál munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állókra. 2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden olyan beszerzésre, amely a) a Kbt. alapján nem közbeszerzési eljárás keretében, illetve b) a Kbt. szerinti egybeszámított értékek alapján egy költségvetési éven belül a nemzeti értékhatárt nem éri el és saját hatáskörben bonyolítható. 3) A szabályzat alkalmazásában beszerzésnek kell tekinteni az áru és szolgáltatás megrendelését, vagy az azok teljesítéséhez kapcsolódó szerződéskötést, amelyek vonatkozásában az ALIM a megrendelő vagy ajánlatkérő. 4) Amennyiben a beszerzés pályázat keretében kerül lebonyolításra, akkor a szabályzatban foglaltak mellett a pályázati dokumentációban foglaltakra is figyelemmel kell lenni. Ha a szabályzatban foglaltak szigorúbb követelményeket támasztanak, mint a pályázati dokumentáció, úgy a szabályzatban rögzítettek alapján kell a beszerzést lebonyolítani. Beszerzési Szabályzat oldal 2
3. A szabályzat alapját képező jogszabályok, szabályzatok 1) Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 2) Kbt. 3) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.) 4) Az államháztartásról törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Avr.) 5) Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet 6) Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlésének a 13/2013. (I.17.) számú határozatával módosított 55/2012. (III.29.) számú Beszerzési Szabályzata 7) Az ALIM Szervezeti és Működési Szabályzata valamint annak kapcsolódó szabályzatai különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás eljárásrendjéről szóló 2/2013. (II. 11.) szabályzata (a továbbiakban: a kötelezettségvállalás rendjéről szóló szabályzat) 4. Fogalmi meghatározások 1) Ajánlattevő: az a gazdasági szereplő, aki (amely) az eljárás során ajánlatot nyújt be. 2) Beszerzést bonyolító szervezeti egység (a továbbiakban: bonyolító szervezeti egység). A szakmailag indokolt beszerzéseket lebonyolító szervezeti egység az ALIM Üzemeltetésért felelős Szervezeti Egysége, mely a szervezeti egységek működtetésért és vagyongazdálkodásért felelős. 3) Eljáró személyek köre: a) az előkészítésért felelős: aa) igénybejelentő (területi gondnok, önálló szakfeladattal megbízott ügyintéző vagy előadó) ab) szakmai elbíráló (logisztikai ügyintéző, gépjármű ügyintéző) ac) bonyolító szervezeti egység vezetője (üzemeltetés vezető) b) a döntéshozatalért felelős: ba) a kötelezettségvállaló (az ALIM nevében kötelezettségvállalásra jogosult személy) bb) pénzügyi ellenjegyző (az ALIM nevében pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személy) c) a beszerzésért felelős: a bonyolító szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt logisztikai ügyintéző, önálló szakfeladattal megbízott ügyintéző vagy előadó d) a szerződés aláírásáért, nyilvántartásokért felelős: da) kötelezettségvállaló db) pénzügyi ellenjegyző Beszerzési Szabályzat oldal 3
e) az ellenőrzésekért, eljárások szabályszerűségéért felelős: A beszerzések végrehajtásának szabályszerűségét a FEUVE keretében ellenőrizni kell, melynek tapasztalatairól, az éves munkatervben foglaltaknak megfelelően az intézményvezetőt tájékoztatni kell. ea) jóváhagyó (üzemeltetés vezető) eb) kötelezettségvállaló ec) pénzügyi ellenjegyző 4) Kötelezettségvállalás: a kiadási előirányzatok szabad előirányzatának mértékéig és az Aht. 20. (1) bekezdése alapján idegen pénzeszközként nyilvántartott pénzeszközök terhére vállalt fizetési kötelezettség így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítése, szerződés megkötése, megrendelése, költségvetési támogatás biztosítására irányuló - szabályszerűen megtett jognyilatkozat. 5) A szabályzat alkalmazása során egyebekben a Kbt. 2. fejezetének és az Avr. 5. fejezetének értelmező rendelkezései alkalmazandóak. 5. Bizonylatok 1) Ajánlatkérő lap (1. melléklet) 2) Igénybejelentő lap (2. melléklet) 3) Megrendelő (3. melléklet) 4) Szállítást igazoló szállítólevél vagy bizonylat 5) Teljesítésigazolás II. A beszerzési eljárás szabályai 1. A beszerzés kezdeményezése és jóváhagyása 1) A beszerzés előkészítése során a működési, felhalmozási és egyéb kiadások előirányzata terhére történő kötelezettségvállalás célszerűségének vizsgálata szükséges, amelyhez elengedhetetlen a teljes körűen kitöltött igénybejelentés és az ennek alapján elkészített megrendelő csatolása. 2) Nem lehet az adott visszterhes ügyletet részekre bontani annak érdekében, hogy az adott beszerzés kedvezőbb eljárási szabályrend alá kerüljön. A beszerzésre kizárólag mindkét fél által aláírt szerződés, visszaigazolt megrendelés, vagy a kötelezettségvállaló által engedélyezett bizonylat (pl.: tisztítószer, vagy karbantartási anyagok kis mennyiségű, kiskereskedelmi egységben történő készpénzes vagy átutalásos vásárlásai esetén) birtokában kerülhet sor. Beszerzési Szabályzat oldal 4
2. Igénybejelentés, az igénybejelentés jóváhagyása 1) Az igény bejelentése és a beszerzés szükségességének igazolása az igénylő szervezeti egység feladata, amelyhez szükséges az igénybejelentő lap hiánytalan kitöltése, különös figyelemmel a beszerzés tárgyára, mennyiségére és árára, vagy becsült értékére, szakmai specifikációjára, a szakmai teljesítés igazolójára és a célszerűség szükségességének indoklására. A kitöltött igénybejelentő lapot 1 példányban az igénybejelentő szervezeti egység területi gondnokának vagy az önálló szakfeladattal megbízott ügyintéző vagy előadó aláírása után elektronikus formában kell a bonyolító szervezeti egység részére megküldeni. 2) A bonyolító szervezeti egység logisztikai ügyintézője a.) az Igénybejelentő lap hiánytalan kitöltésének ellenőrzését követően, vizsgálja a beszerzés indokoltságát. Amennyiben vitatja a beszerzés indokoltságát, tájékoztatja az üzemeltetési vezetőt és egyeztetést kezdeményez a területi gondnokkal, vagy az önálló szakfeladattal megbízott ügyintéző vagy előadóval, b.) az Igénybejelentés hiányos kitöltése esetén az igénylőlapot visszaküldi az Igénylő szervezeti egység részére, c.) A beszerzési igény jóváhagyását követően előkészíti a beszerzési igény engedélyezésére alkalmas Megrendelőt, melynek során a pénzügyi ellenjegyzővel egyeztet a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról. A Megrendelő egy eredeti példányát a számla mellékleteként csatolni kell, másodpéldányát a logisztikai ügyintéző a beérkezett Igénybejelentő lappal együtt nyilvántartja. d.) A logisztikai ügyintéző nyilvántartja és követi, szükség szerint jelzi az egybeszámítási kötelmek alapján a nemzeti értékhatárokat megközelítő beszerzéseket (az összeszámítási szabályok figyelembe vételével.) e.) Ha a szükséges pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre, akkor az igénylőlapot indoklással együtt visszaküldi a szervezeti egység területi gondnokának. 3) Az igénybejelentés és a beszerzés fent részletezett folyamata elhagyható sürgős, azonnali hibaelhárítás esetén. A telephely ebben az esetben saját ellátmányából (elszámolásra kiadott előlegből), készpénzből finanszírozhatja a hibaelhárításhoz szükséges anyagok beszerzését. A gondnok saját hatáskörében dönt a felmerülő probléma súlyosságáról, melyről a legrövidebb időn belül tájékoztatja felettesét. A készpénzes számlát a számla kiállításának napján jelezni kell az ellátmány elszámolásban. Abban az esetben, ha a telephelynek nincs saját ellátmánya, akkor az így beszerzett anyagok számláját még az adott napon el kell juttatni az ALIM központi pénztárába. Ez a folyamat speciális kis értékű (maximum 10.000 Ft) anyag beszerzésénél alkalmazható, amennyiben a központi beszállító nem tudja biztosítani a szükséges anyagot, vagy késedelmes szállítása a későbbiekben nagyobb problémát okozhat. Beszerzési Szabályzat oldal 5
3. A beszerzés A) Az árubeszerzésre és szolgáltatás megrendelésére irányuló általános szabályok (nettó 5 millió forint alatti beszerzésekre vonatkozó szabályozás) 1) Az ajánlatkérést az esetenként meghatározott szakmai és műszaki szempontok figyelembe vételével kell megtenni. 2) A nettó 5 millió forint alatti beszerzések esetében a beszerzéssel megbízott logisztikai ügyintéző, illetve az üzemeltetési vezető járnak el mind az előkészítés, mind a döntéshozatal tekintetében. 3) Az ajánlatkérés: a) 500.000,- Ft alatti beszerzéseknél áruk esetében szerződés kötése lehetséges, szolgáltatás megrendelésre irányuló beszerzés esetén 100 000,- Ft felett írásbeli szerződés kötése kötelező. b) 500.001,- Ft és 1.500.000,- Ft becsült beszerzési értékhatár közötti árubeszerzés esetén legalább 2 árajánlat, szolgáltatás esetén legalább 2 vállalkozó részletes, árajánlatának bekérése kötelező. c) Az 1.500.001 5.000.000,- Ft becsült beszerzési értékhatár közötti beszerzés esetén legalább 3 ajánlat bekérése kötelező mind árubeszerzés mind szolgáltatás megrendelésére irányuló beszerzés esetén. d) Ha a beszerzés tárgya alapján kizárólagosság áll fenn, annak tényét az Igénybejelentő szervezeti egységnek fel kell tüntetni és szakmailag indokolni kell az Igénybejelentő lapon. e) Ha a célszerűség és hatékonyság elve alapján nem indokolt, vagy nincs lehetőség több ajánlat bekérésére vagy az ajánlati felhívásra nem érkezik több ajánlat a nyilvánosan közzétett árak, internet, katalógusok, hirdetmények alapján - indokolni kell az ár megfelelőségét. 4) Az ajánlatkérés folyamata: a) A logisztikai ügyintéző az ALIM szervezeti egysége által kiválasztott ajánlattevőknek írásbeli árajánlatkérést (Ajánlatkérő lapot) küld. Az ajánlatkérés során figyelemmel kell lenni az esélyegyenlőség fenntartására és a tisztességes piaci versenyhelyzet biztosítására. A bekért ajánlatokon az időbeli érvényességét figyelembe kell venni. Az ajánlatkérés történhet e-mailben, vagy postai úton. b) Az ajánlatkérésnek (Ajánlatkérő lapnak) legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: 1) az ajánlatkérő nevét, címét, telefonszámát (e- mail címét); 2) a beszerzés tárgyát, mennyiségét, specifikációit; 3) a teljesítés helyét, szállítási feltételeket; 4) az ajánlattételi határidőt; 5) az adó és köztartozás mentességről szóló nyilatkozat benyújtásának szükségességét; Beszerzési Szabályzat oldal 6
c) A nettó 500.001 5.000.000,- Ft közötti értékű beszerzések esetén a bonyolító szervezeti egység az ajánlattétellel egyidejűleg köteles bekérni és ellenőrizni az alábbi igazolásokat és dokumentációkat annak érdekében, hogy az ajánlattevő érvényes ajánlatot tehessen: 30 napnál nem régebbi Cégkivonat A képviseletre jogosult vezető aláírás mintája nyilatkozatot arról, hogy ajánlattevőnek tárgyévben lejárt esedékességű adó és köztartozása nincs 5) Összeférhetetlenség A beszerzések előkészítésében (ajánlatok kérése) és az ajánlatok elbírálásában részt vevő személy, (szakértő): a) nem lehet az ajánlattevő, illetve ajánlattevőnek, vagy az ajánlattevő képviselőjének hozzátartozója, vagy közeli rokona [Ptk. 685. b) pont]; b) nem állhat az ajánlattevővel munkaviszonyban, vagy egyéb szerződéses jogviszonyban; c) nem lehet az ajánlattevő tulajdonosa, vagy résztulajdonosa. Amennyiben a beszerzések előkészítésében és az elbírálásban részt vevő, a vele szemben fennálló összeférhetetlenségi okot köteles haladéktalanul bejelenteni az ALIM felé. B) A beszerzési eljárások speciális szabályai (A nettó 5 millió forintot meghaladó, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzésekre vonatkozó szabályozás) 1. Amennyiben a beszerzési eljárás becsült értéke meghaladja a nettó 5 millió forintot, de nem éri el a nemzeti közbeszerzési értékhatárt, meghívásos, vagy tárgyalásos eljárást kell lefolytatni. 2. Az eljárás lefolytatása előtt a Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzatának Gazdasági és Tulajdonosi Bizottsága elé kell terjeszteni azon vállalkozók listáját, akiket ajánlattételre kívánunk a beszerzési eljárás során felhívni. A Gazdasági és Tulajdonosi Bizottság jóváhagyását követően történhet az ajánlattételi felhívások kiküldése. 3. Az ajánlatokat írásban, zárt borítékban, magyar nyelven kell benyújtani. Az ajánlattevő ajánlatát egy eredeti és egy másolati példányban köteles benyújtani. 4. A meghívásos eljárás ajánlati felhívással indul, melyet minimum három gazdasági szereplőnek kell megküldeni. a. Az ajánlattételi határidő nem lehet kevesebb az ajánlati felhívás megküldésétől számított 5 munkanapnál. b. Az ajánlati felhívásnak tartalmaznia kell legalább az alábbiakat: az ajánlatkérő megnevezését a beszerzés tárgyának megnevezését és főbb adatait az ajánlat benyújtásának helyét, határidejét a teljesítés helyét, határidejét Beszerzési Szabályzat oldal 7
az eljárás eredményéről szóló tájékoztatás módját, helyét, határidejét a teljesítés műszaki-szakmai, gazdasági-pénzügyi és jogi feltételeit az ajánlati kötöttség tartamát c. A nettó 5.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén a bonyolító szervezeti egység az ajánlattétellel egyidejűleg köteles bekérni és ellenőrizni az alábbi igazolásokat és dokumentációkat annak érdekében, hogy az ajánlattevő érvényes ajánlatot tehessen: aláírási címpéldányt referenciákat nemleges együttes adóigazolást d. Az ajánlati felhívás a szükségeshez képest tartalmazhatja a nyertes ajánlattevő kiválasztásának módját, továbbá bármely feltételt, ami az eredményes beszerzés érdekében szükséges e. Amennyiben az ajánlatok bontása során válik nyilvánvalóvá, hogy a meghívásos eljárás lefolytatására jogosító értékhatárnál magasabb értékű ajánlatok érkeztek, úgy az Ajánlatkérő az eljárást eredménytelenné nyilvánítja és a Kbt. szabályai szerint köteles az eljárást lefolytatni. 5. A tárgyalásos eljárás a Megyei Jogú Város Önkormányzatának Gazdasági és Tulajdonosi Bizottsága által jóváhagyott ajánlati felhívás és a Bizottság által jóváhagyott legalább három gazdasági szereplő részére történő közvetlen megküldésével indulhat. a. A tárgyalásos eljárás célja, hogy az ajánlattevők a tárgyalásos eljárás során az ajánlatkérő számára kedvezően módosíthassák ajánlataikat. Az ajánlati felhívásban megjelölhető, hogy mely ajánlati elemek módosíthatóak a tárgyalás során. Külön megjelölés hiányában csak az ár módosítható. b. A tárgyalást a tárgyalásvezető vezeti, aki a bíráló bizottság tagja. c. Az ajánlattevőkkel együttesen történő tárgyalás estén annyi tárgyalási forduló tartható, amennyi az ajánlati felhívásban szerepel. Ilyen megjelölés hiányában addig kell újabb tárgyalási fordulót tartani, amíg bármely jelenlévő ajánlattevő ajánlatát kívánja módosítani az árajánlatát. d. A tárgyalás történhet az ajánlattevőkkel együttesen, vagy egyenként. Egy tárgyalás több fordulóból is állhat, azonban a fordulókat egymást követően kell megtartani. szükség esetén több tárgyalás is tartható, amelyek különböző napokon is lehetnek. e. Ajánlattevők a módosított ajánlatot az ajánlatkérő által a helyszínen biztosított formanyomtatványon rögzítik és adják. Ajánlatkérő a módosított nyilatkozatot ismerteti és egyidejűleg jegyzőkönyvbe foglalja. Ajánlatkérő valamennyi tárgyalási fordulóról jegyzőkönyvet készít, melyet valamennyi jelenlévő köteles aláírni. A tárgyalás befejezésével beáll az ajánlattételi kötöttség, és az így rögzített ajánlatok képezik az értékelés alapját. f. Amennyiben az ajánlatok bontása során válik nyilvánvalóvá, hogy a tárgyalásos eljárás lefolytatására jogosító értékhatárnál magasabb értékű ajánlatok érkeztek, úgy az Ajánlatkérő az eljárást eredménytelenné nyilvánítja Beszerzési Szabályzat oldal 8
4. Kereskedelmi ajánlat benyújtása, elbírálása 1) Az ajánlattevő az ajánlatát írásban, e-mail-ben, vagy postai úton az ajánlatkérő által előírt formában, aláírva, bélyegzővel ellátva nyújtja be. 2) Az alkalmazott bírálati szempontoknak lehetővé kell tenniük, hogy az ajánlattevők között az egyenlő bánásmód követelményeinek érvényesítése mellett tisztességes és valóságos verseny alakuljon ki, valamint, hogy a beszerzés tárgyához kapcsolódó legkedvezőbb ajánlat kerüljön kiválasztásra. 3) A logisztikai ügyintéző a visszaérkezett ajánlatokból értékelést, összegzést készít és az ALIM vezetése számára összességében a legelőnyösebb ajánlattevőre javaslatot tesz, amelyet feljegyzés formájában felterjeszt a Pénzügyi ellenjegyzőn és jóváhagyón keresztül a Kötelezettségvállaló részére. 4) Az ajánlatok beérkezését követően a legelőnyösebb ajánlattevővel történő szerződés megkötését a Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzatának Gazdasági és Tulajdonosi Bizottsága elé kell terjeszteni engedélyeztetés céljából. 5) Ha az ajánlati felhívásra nem érkezik értékelhető ajánlat, vagy az előírt igazolások és dokumentációk ellenőrzése során a logisztikai ügyintéző hibát észlel, javaslatot tesz Kötelezettségvállaló felé az eljárás érvénytelenné nyilvánítására. 6) Kötelezettségvállaló jogosult az eljárást eredménytelennek nyilvánítani, és új ajánlattevők keresésére felszólítani a logisztikai ügyintézőt. 5. A beszerzés lebonyolítása 1) A kötelezettségvállalás jóváhagyása után a beszerzést bonyolító szervezeti egység bonyolítja le a sikeres ajánlattevővel. 2) Az ajánlatkérési eljárás eredményéről az eljárásban résztvevő ajánlattevőket tájékoztatni kell. 6. Szerződéskötés, megrendelés 1) A szerződéskötés általános szabályainak megfelelően a legkedvezőbb ajánlattevővel kell szerződést kötni. 2) A beszerzés tárgyától függően a logisztikai ügyintéző a Kötelezettségvállaló jóváhagyásával az adott visszterhes ügylethez a szerződéses forma helyett megrendelést is kibocsáthat. A megrendelésnek a teljesítés teljes feltételrendszerét tartalmaznia kell. Ebben az esetben a partner felé elő kell írni a megrendelés visszaigazolását. Beszerzési Szabályzat oldal 9
7. Teljesítésigazolás A megkötött szerződések, megrendelések teljesítésének szakmai igazolása a kötelezettségvállalás rendjéről szóló szabályzatban foglaltaknak megfelelően történik. Amennyiben a szerződésben foglalt kötelezettségeit a szerződő fél csak részben, hibásan, minőségbeli problémákkal vagy késve teljesítette, vagy egyéb módon szerződésszegést követett el, ezt a teljesítésigazoláson jelezni, illetve jegyzőkönyvben rögzíteni kell és a teljesítés igazolását meg kell tagadni. 8. Nyilvántartás 1) A Bonyolító szervezeti egység köteles a beszerzési eljárás teljes folyamatát (beszerzés előkészítésétől a teljesítésig) nyomon követni, ellenőrizni, írásban dokumentálni és a dokumentumokat megőrizni. 2) A dokumentumok kezelésének és nyilvántartásának rendjét az iratkezelési szabályzat határozza meg. III. Záró rendelkezések 1) Jelen szabályzat 2014. március 01-től lép hatályba, ez időpontig kiadott valamennyi beszerzésre vonatkozó belső szabályozás érvényét veszti. 2) Az ALIM Intézményvezetője gondoskodik arról, hogy a szabályzat tartalmát a vezetése alatt álló szervezeti egységek alkalmazottai megismerjék. Nyíregyháza, 2014. február 27. Beszerzési Szabályzat oldal 10