2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9430 17 X Dr. Pétery Kristóf PhD, 2002 Mercator Stúdió, 2002 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 13 A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI...16 Az Excel 97 jellemző adatai... 17 Újdonságok a megelőző változathoz képest... 18 Adat- és fájlkezelési újdonságok... 19 A formázás új lehetőségei... 21 Módosult a diagramkezelés... 23 Web újdonságok... 26 Kimutatások új lehetőségei... 28 Munkacsoportos lehetőségek... 29 Külső adatbázisok elérése... 32 Az adatbiztonság növelése... 32 Új segítség... 33 Az Excel 97 környezeti igényei... 34 A billentyűzet... 36 Az egér... 40 A képernyő, az ablakok és a menük... 44 Párbeszédpanelek és parancsok... 49 Az Excel használata... 51 A program telepítése... 52 A program indítása... 54 A segítség... 61 A Microsoft Excel súgója... 61 A Súgó tartalomjegyzéke és tárgymutatója... 64 Fogalmak magyarázata... 72 Új munkafüzet létrehozása gyorstalpaló... 74
4 TARTALOM Adatbevitel és módosítás... 75 Automatikus kitöltés... 77 Automatikus számolás... 77 Szövegből táblázat... 79 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 80 Szokásos eszköztár... 81 Cellák mozgatása, törlése gyorstalpaló... 91 Cellák kitöltése képletekkel gyorstalpaló... 92 Formázás eszköztár... 95 Cellák formázása gyorstalpaló... 102 Diagram eszköztár... 104 Diagram varázsló gyorstalpaló... 110 Kép eszköztár... 115 Kilépés a tervezésből... 121 Kimutatás eszköztár... 122 Korrektúra eszköztár... 124 Külső adatok eszköztár... 126 Rajzolás eszköztár... 127 Űrlapok eszköztár... 139 Űrlapok készítése gyorstalpaló... 145 Vezérlők eszköztára... 150 Visual Basic eszköztár... 155 Web eszköztár... 156 WordArt eszköztár... 157 Munkalap-vizsgálat eszköztár... 158 MUNKAFÜZETEK KEZELÉSE... 160 Fájlformátumok és könyvtárak... 160 Az állományok és kezelésük... 163 Új munkafüzet megnyitása... 164 Meglévő munkafüzet megnyitása... 166 Fájllista rendezése... 172
TARTALOM 5 Alkönyvtárak és mappák megjelenítése... 173 Hálózati könyvtárak kezelése... 173 Állományok keresése... 173 Fájlnyitás a munkafüzetek gyors megtekintésével... 177 Egy állomány (állományok) lezárása... 178 Munkafüzetek és lapok mentése... 179 Fájlmentés gyorstalpaló... 179 Állományok átalakítása... 181 Állományok tulajdonságai... 183 A munkafüzetek használata... 187 Sablonkészítés... 191 SZÁMOLÓTÁBLÁK, MUNKALAPOK... 192 A cellák... 192 Mozgás a cellák között, kijelölések... 193 Adatbevitel... 198 Cellatartalom megadása csoportos kitöltéssel... 199 Cellák automatikus feltöltése... 201 Kitöltés gyorstalpaló... 204 Kitöltés egyéni lista elemeivel... 205 Egyszerű trend készítése... 207 A cellák beszúrása... 208 A cellák törlése... 209 Cellatartalom vagy formátum törlése... 210 Adatok érvényesítése... 211 Korlátozás nélküli bevitel... 213 Egész szám korlátozás... 213 Az adatok érvényességének műveletei... 214 Tizedestört korlátozás... 215 Lista korlátozás... 215 Dátum korlátozás... 216 Idő korlátozás... 217 Szöveghossz korlátozás... 217
6 TARTALOM Egyéni korlátozások... 218 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 218 Hibajelzés beállítása... 219 Egyéni korlátozások gyorstalpaló... 221 Számítási műveletek... 223 Hivatkozások... 224 Automatikus névadás... 226 Tetszőleges név adása... 226 Név beillesztése... 229 Hivatkozás a névre... 230 Hivatkozásoperátorok... 231 A képletek alkalmazása... 232 A képletek szintaxisa... 232 Tömbképlet alkalmazása gyorstalpaló... 237 A képletek operátorai... 238 Munkalapfüggvények... 239 AutoSzum ikon alkalmazása gyorstalpaló... 240 A függvények használata... 241 A képletpaletta alkalmazása... 242 A beépített függvények... 244 Munkalapfüggvény-újdonságok... 247 Tartomány és objektumok mozgatása... 248 Vágólapra másolás... 249 Kivágás a vágólapra... 252 A vágólap tartalmának beillesztése... 252 Keresés és csere... 253 Keresés varázslóval... 255 Helyesírás-ellenőrzés... 256 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 259 Sormagasság és oszlopszélesség... 261 Automatikus formázás... 263 Számformák... 264
TARTALOM 7 Igazítások... 266 Karakterek formázása... 268 Szegélyek, kitöltőminták... 270 Cellák zárolása... 272 Feltételes formázás... 274 Automatikus formázás képlet alapján gyorstalpaló... 276 Stílusok... 278 Stílusok létrehozása... 279 Stílusok módosítása... 280 Stílusok egyesítése... 280 Stílusok alkalmazása... 281 A munkalapmegjelenítés szabályozása... 281 Nagyítás és kicsinyítés... 284 Munkalaptagolás... 285 Tagolás készítése és megszüntetése... 286 A tagolt szerkezet módosítása... 288 Részletek elrejtése és felfedése... 289 Látványok kezelése... 290 Látványok kezelése gyorstalpaló... 291 OBJEKTUMOK BEILLESZTÉSE... 293 Objektumok... 293 Címszerkesztő... 295 A WordArt eszközei... 299 Vektoros rajzoló... 301 Szervezeti sémák készítése... 303 Képek beszúrása... 304 ClipArt kép beszúrása... 305 Kép beszúrása fájlból... 307 Alakzatok beszúrása... 308 Lapolvasóról származó képek... 309 A csatolt fájlok aktualizálása... 310
8 TARTALOM TÉRKÉPEK BEILLESZTÉSE... 313 Új térképek felvétele... 315 Térképek munkalapokba építése... 316 Adatok ábrázolása... 319 Új adatok felvétele és a meglévők frissítése... 327 Műveletek a térképekkel... 328 Térképelemek bekapcsolása... 331 A térképszerkesztő beállításai... 332 DIAGRAMOK... 334 Diagram létrehozása... 334 Diagram készítése nem szomszédos kijelölésből... 336 Többszintű kategóriák és adatsorok... 339 Diagramadatok módosítása... 340 Diagramformázás... 341 Automatikus formázási minták... 341 A diagram kiegészítése új elemekkel... 344 Cím beszúrása... 344 Tengelyek beszúrása... 345 Segédvonalak beszúrása... 346 Feliratok beszúrása... 347 Jelmagyarázat beszúrása... 349 Adattábla beszúrása... 349 Trendvonal beszúrása... 350 Trendvonal készítése gyorstalpaló... 352 Hibasávok beszúrása... 353 Új adatsor beszúrása... 354 Diagramelemek formázása... 355 Térhatás beállítása... 356 Rácsvonalak formázása... 358 Tengelyek formázása... 359 A rajzterület, a fal és a padlószint formázása... 360 Az adatsorok formázása... 360
TARTALOM 9 STATISZTIKAI ADATELEMZÉS... 361 Egytényezős varianciaanalízis... 362 Egytényezős varianciaanalízis gyorstalpaló... 364 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel... 365 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül... 365 Korrelációanalízis... 365 Többváltozós korreláció gyorstalpaló... 367 Kovarianciaanalízis... 368 Leíró statisztika... 368 Exponenciális simítás... 370 Fourier-analízis... 371 Hisztogram... 372 Mozgóátlag... 374 Mozgóátlag gyorstalpaló... 374 Véletlenszám-generálás... 375 Véletlenszám generálás gyorstalpaló... 377 Rangsor és százalékos rangsor... 378 Regresszió... 378 Mintavétel... 381 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre... 382 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre... 383 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél... 383 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél... 384 Kétmintás z-próba a várható értékre... 384 PROBLÉMAMEGOLDÁS, CÉLÉRTÉK-KERESÉS... 386 Célérték-keresés... 386 Célérték keresés gyorstalpaló... 386 Adattábla alkalmazása több érték meghatározására... 388 Egyváltozós adattáblák... 389 Egyváltozós adattábla gyorstalpaló... 389 Kétváltozós adattáblák... 391 Esetek elemzése... 393
10 TARTALOM Összetett esetek megoldása... 396 A Solver kezelése... 397 A Solver jelentései... 403 A legolcsóbb szállítási útvonal meghatározása gyorstalpaló405 LISTAKEZELÉS... 413 Adatűrlapok... 414 A lista módosítása és bővítése... 416 Rekordok keresése a listában... 417 Szűrt listák... 418 Listaszűrés autoszűrővel... 418 Helyezettek szűrése... 420 Irányított szűrés... 421 Lista összetett szűrése gyorstalpaló... 423 Műveletek szűrt listákkal... 425 Szűrt lista módosítása... 425 Szűrt listából készített diagram... 426 Szűrt lista rendezése... 427 Szűrt lista nyomtatása... 427 Lista rendezése... 427 Listaelemek összegzése... 429 Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél... 432 Részösszeg-csoportok megjelenítése... 434 Műveletek részösszeg-csoportokkal... 435 Keresés a listákban... 436 A lekérdezés kimutatásba töltése... 441 A lekérdezés tulajdonságai... 442 Az MS Query kezelése... 444 Paraméteres lekérdezések... 450 Paraméteres lekérdezés készítése gyorstalpaló... 451 Kimutatások... 453 Kimutatások létrehozása... 455 Kimutatás létrehozása Excel lista vagy adatbázis alapján... 456
TARTALOM 11 Kimutatás létrehozása külső adatforrás alapján... 457 Kimutatás létrehozása tartományok összesítésével... 458 Kimutatás létrehozása másik kimutatásból... 459 A kimutatások mezőinek elhelyezése... 459 Kimutatás készítése gyorstalpaló... 466 Kimutatások módosítása... 469 Kimutatástételek rendezése... 474 Kimutatás rendezése gyorstalpaló... 474 Részletek és csoportok megjelenítése... 475 Kimutatások számítási módjának cseréje... 478 Kimutatások formázása... 478 Adatösszesítés... 479 Adatok összesítése gyorstalpaló... 482 Feltételes összegzés... 484 OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS... 485 Az oldal beállítása... 485 Margók beállítása... 486 Fejléc és lábléc megadása... 487 Nyomtatási sorrend, tartomány, cím megadása... 489 Diagramok nyomtatása... 492 A nyomtatási kép bemutatása... 494 A nyomtatás végrehajtása... 495 A jelentések és nyomtatásuk... 495 MAKRÓK ALKALMAZÁSA... 499 Makrók felvétele... 499 Makró rögzítése gyorstalpaló... 501 Műveletek makrókkal... 502 Modullapok... 503 Egyéni párbeszédpanelek alkalmazása... 505 Párbeszédpanel és makró kapcsolata gyorstalpaló... 506 A KÖRNYEZET TESTRESZABÁSA... 512
12 TARTALOM Környezeti beállítások... 512 A megjelenítés csoport... 512 A számolás csoport... 515 A szerkesztés csoport... 518 Az általános csoport... 519 Az áttérés csoport... 522 Az egyéni listák csoport... 523 A diagram csoport... 525 A szín csoport... 526 Az eszköztárak átalakítása... 529 A menük testre szabása... 534 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL... 536 Másolás és mozgatás a vágólap alkalmazásával... 536 Beágyazás, csatolás... 537 AccessLinks űrlapok és jelentések használata... 538 Új Microsoft Access tábla készítése... 539 Új Microsoft Access űrlap készítése... 541 Új Microsoft Access jelentés készítése... 543 Kapcsolat a Webbel... 544 Munkalap mentése HTML formátumban... 544 Elektronikus üzenetek... 546 Levelek küldése... 547 Körözvények postázása... 551 IRODALOM... 569
ELŐSZÓ 13 ELŐSZÓ A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Ezek a programismertetések rendszerint az Excelnek csak egy-egy részletéről szólnak, illetve különleges feladattal (oktatási céllal vagy egyéb, szűkebb felhasználói körhöz szólóan) készültek, ezért természetesen nem eléggé részletesek a program használatába egyre jobban belebonyolódó felhasználó számára. A mi könyvünk átfogó ismertetést kíván nyújtani a program csaknem összes lehetőségéről. Csaknem összes -t említettünk, mert a Visual Basic programozása kimaradt e könyvből. E programnyelv ismertetése ugyanis önmagában megérdemel egy hasonló terjedelmű könyvet. Különösen az után, hogy ez a nyelv lett az Office 97 alkalmazások közös fejlesztőeszköze. Mik az Excel 97-es változat legnagyobb újdonságai? Az Office 97 többi tagjához hasonlóan itt is megjelentek a WWW elérésére, vagyis Internetes állományok kezelésére vonatkozó parancsok. Az 5.0-s változatban feltűnt Varázslók száma ismét szaporodott. Az új varázslók egy része az új funkciókkal, Internetes eléréssel kapcsolatos (Webűrlap Varázsló, Weblekérdezés), másik részük nyomokban már szerepelt a korábbi programváltozatokban (Fájlátalakítás, Szövegből oszlopok). A Sablon Varázslóval beviteli űrlapot készíthetünk, amellyel kigyűjthetjük az űrlapra bevitt adatokat egy másik Excel listába vagy egy adatbázisba. Egyéni űrlapokat hozhatunk létre a Microsoft Access alkalmazás segítségével is, amelyet használhatunk az Excel lista adatainak szerkesztésére, keresésére vagy törlésére. Most is törekedtek a fejlesztők az Office programcsomag egységének biztosítására. Ez megjelenik a programok jobb együttműködésében és azonos kinézetű funkcióiban. Ilyeneket futtatva sokszor már azt is elfeledhetjük, hogy éppen melyik alkalmazást töltöttük be (lásd a munkafüzetek megnyitását). Az elektronikus postá-
14 ELŐSZÓ zás, a munkafüzetek munkacsoportos használata, a munkafüzetek változatainak követése sokkal könnyebbé vált. Jelentősen nőtt a program teljesítménye. Most már 65536 sor lehet egy munkalapon és egyetlen cella 32000 karaktert tartalmazhat (a korábbi változatban legfeljebb 16384 sor, és cellánként 256 karakter fordulhatott elő). Ugyanakkor a hibás lépéseket most már nagyobb mélységben vonhatjuk vissza. Akár 16 elrontott lépés is viszszavonható. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos eszköztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. Az Office 97-ben bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő menükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. Megjelent a képletpaletta, amellyel a korábbi Függvény Varázslónál hatékonyabban alakíthatjuk ki képleteinket. A képletek hivatkozásai az eddigieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). Új formázási lehetőségek és teljesen új eszköztárak (WordArt, Kép, Rajzolás, Web, Korrektúra, Külső adatok) jelentek meg. A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. A táblázatkezelő rendszer alapjai című fejezetben írtuk le a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos tudnivalókat. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. A Számolótáblák, munkalapok című fejezet már feltételez bizonyos a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. A könyv végén részletes tárgymutató segíti a felhasználót a tájékozódásban. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat
ELŐSZÓ 15 nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. Néhol szükségét éreztük bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. Könyvünkben az Excel 97 magyar nyelvű változatának (programozáson kívüli) összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az itt leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows felhasználói környezet alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, táblázataikat, azok adatainak grafikus és numerikus értékelését, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. 2002. január a szerző
1. FEJEZET 16 A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI Ebben a fejezetben az Excel táblázatkezelő rendszernek azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: legelőször az Excel97 újdonságait és megnövekedett teljesítményét jellemző számadatokat mutatjuk be; ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul és azt a konfigurációt, amelyen a program optimálisan működik; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló CD alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az új Office Segítő, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza az Excelben alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak vagy munkafüzeteknek nevezzük a táblázatszerkesztővel előállított, lemezen tárolt állományt. Az Excel munkafüzetei 256 oszlopból és 65536 sorból álló táblázatokat tartalmazó munkalapokból állnak. A dokumentum formázása a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása).
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 17 Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,V,O. A funkcióbillentyűket F1.. F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Eszköztárak. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel-mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. Az Excel 97 jellemző adatai A program környezetének, a felhasznált erőforrások számítógépi, perifériális és szoftverelemeinek ismertetése előtt néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely magyarázza jelentős memóriaigényét is (zárójelben adtuk meg a program megelőző, 7.0-s változatának hasonló jellemző adatait): A munkakörnyezet jellemzői Eredeti eszközsávok száma 22 (13) Eredeti nyomógombok száma 446 (214) Felhasználó által definiált eszközsávok száma csak a memória szab határt Egyidejűleg nyitott munkafüzetszám csak a memória szab határt A munkafüzetek jellemzői Munkalapok maximális száma Forgatókönyvek maximális száma Nézetek maximális száma csak a memória szab határt csak a memória szab határt csak a memória szab határt
18 Újdonságok a megelőző változathoz képest Adatbázis-kezelés jellemzői Rekordok (sorok) maximális száma 65536 (16384) Rekordon belüli mezők (oszlopok) 256 max. száma Mezők legnagyobb szélessége 32000 (255 karakter) Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a munkalapon csak a memória szab határt Diagram munkalapok max. száma 255 Sorozatok száma legfeljebb 255 Adatpontok max. száma sorozatonként 32000 (4000) Adatpontok max. száma diagramonként 32000 Általános programjellemzők Beépített függvények száma 330 (320) Felhasználó által definiált függvények csak a memória szab határt száma Függvények egymásba ágyazhatósága 7 szintig Függvénynek átadható paraméterek 30 száma Nézetek maximális száma csak a memória szab határt Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Kijelölt tartományok maximális száma 2048 Újdonságok a megelőző változathoz képest A Microsoft Excel 97 táblázatkezelő program néhány szolgáltatásában jelentősen eltér a program korábbi, 7.0 verziószámmal jelölt változatának szolgáltatásaitól. Ezek a változások azonban a többi Office taghoz (Word, PowerPoint, Outlook, Access) hasonlóan jelentek meg (például a rajzolás újdonságai) és csak kisebb mértékben
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 19 vonatkoznak az Excel specialitásaira. Ezeket e helyen csak felsorolásszerűen említjük, részletes ismertetését a könyv további fejezeteiben találja meg a Tisztelt Olvasó. Adat- és fájlkezelési újdonságok A 97-es programváltozatban a Wordben már régóta megszokott módon, akár 16 lépés is visszavonható, hogy hibamentes munkalapokat állítsunk elő. A szerkesztőlécen szereplő képletek hivatkozásait különböző színű szegélyekkel jelzi a program, és lehetővé teszi, hogy a kijelölést utólag egérrel szerkesszük, e szegély elhúzását alkalmazva (lásd az 1-1. ábrát). 1-1. ábra A tartományhivatkozást váró, illetve elfogadó párbeszédpaneleken megváltozott a tartománymegadás módja. Megjelent a tartományhivatkozás ikon, amellyel a párbeszédpanel lekicsinyíthető, hogy a kívánt tartomány kijelölésekor ne legyen útban. A kijelölés befejeztével az ikonra kattintással jeleníthetjük meg ismét a párbeszédpanelt, ahol folytathatjuk a bevitelt egy másik mezőben (lásd az 1-2. ábrát). Az Excel97-ben bevezetett képletpaletta megjeleníti a függvény nevét, összes argumentumát, a függvény és argumentumai leírását, a függvény és az egész képlet aktuális értékét. A képletpaletta a korábbi függvényvarázsló szerepét vette át. Az új változat sor- és oszlopfelirat kiemelésével jelzi az aktív cellát, így könnyen felismerhetjük, hogy hol is vagyunk (lásd az 1-3. ábrát).
20 Újdonságok a megelőző változathoz képest 1-2. ábra Ha több munkafüzetet tartunk nyitva, amikor kilépünk a Microsoft Excel 97-ből, akkor választhatjuk az összes fájl kilépés előtti bezárását az egyenkénti bezárás helyett. A Fájl menüben is megjelent a Mindent bezár parancs (akkor látszik, ha a Fájl menü legördítése közben a Shift billentyűt nyomvatartjuk). A beszúrt megjegyzéseket piros háromszög jelzi a cellák jobb felső sarkában, és kezelésük megegyezik a Word változáskövető funkciójával. Ha az egérkurzort egy ilyen háromszöget tartalmazó cella fölé 1-4. ábra mozgatjuk, akkor megjelenik a megjegyzést tevő neve és a megjegyzés (lásd az 1-4. ábrát). A Microsoft az Office 97 bevezetésével egy időben kezdi el terjeszteni az új IntelliMouse egeret. Ez az egér egy csúszkát is tartalmaz, amelynek segítségével gördíthetjük vagy nagyíthatjuk a munkalapot, és mozoghatunk föl-le a kimutatásban, vázlatban vagy a részösszegek listájában. 1-5. ábra 1-3. ábra
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 21 A menüsorok testre szabása is változott. Az Office 97-ben bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, vagy készíthetünk saját eszköztárat, mert ebben a programváltozatban a menüsor is egyfajta eszköztárnak tekintendő (lásd az 1-5. ábrát). Az eszköztárakhoz menüket, a menükhöz ikonokat adhatunk az eszköztárakból. A menüparancs mellett megjelenő ikon megmutatja, hogy fog kinézni a parancs, ha gombként jelenítjük meg. A hosszabb időt kívánó lekérdezések most a háttérben futnak, így az adatok visszakeresése közben is tovább dolgozhatunk. A lekérdezés állapota menet közben ellenőrizhető. Korlátozhatjuk a cellákba bevihető adatokat. A szűrőkkel meghatározhatjuk a cellában engedélyezett adattípusokat, például szöveg, egész számok vagy dátumok típusát, valamint az elfogadható adatok, például a meghatározott összegnél kisebb számok vagy az általunk összeállított listából származó értékek tartományát. Az adatellenőrzéshez egyéni hibaüzeneteket is kapcsolhatunk. A Munkalapvizsgálat eszköztáron található az új Érvénytelen adatok bekarikázása ikon, amellyel megjelölhetők és így könynyebben kereshetők az érvénytelen adatokat tartalmazó cellák. A jelölést az ikonnal szüntethetjük meg. Több, korábban ismert függvény változata, továbbfejlesztése jelent meg az Excel97-ben. Új a HIPERHIVATKOZÁS függvény, amely billentyűparancsot vagy ugrást hoz létre, amely megnyit egy hálózati szerveren, intraneten vagy az Interneten tárolt dokumentumot. A KIMUTATÁSADATOT.VESZ függvény visszakeresi az adatokat a kimutatásból. Az ÁTLAGA, MAXA, MINA, SZÓRÁSA, SZÓRÁSPA, VARA és VARPA függvények a korábbi ( A végződés nélküli) munkalapfüggvényektől eltérően, a számításaik során szöveges cellákat, valamint az IGAZ és a HAMIS értékeket is alkalmazzák (például argumentumaik között olyan tartomány is szerepelhet, amelyben nem csak numerikus értékek fordulnak elő). A formázás új lehetőségei A munkalap nyomtatási előkészítésére alkalmazhatjuk a Nézet menü Oldaltörés megtekintése parancsát (lásd az 1-6. ábrát). Az Ol-
22 Újdonságok a megelőző változathoz képest daltörések megtekintése párbeszédpanel bezárása után az oldaltöréseket és a nyomtatási terület szegélyeit egérrel húzzuk oda, ahova szeretnénk. Az Excel automatikusan úgy méretezi az adatokat, hogy azok elférjenek a kinyomtatott oldalon. Az oldaltörések megtekintése közben a szokásos módon végezhetünk műveleteket a munkalapon. 1-6. ábra A cellákat vízszintesen és függőlegesen is egyesíthetjük (lásd az 1-7. ábrát). Az ilyen cellák használatával könnyebben igazíthatjuk a képernyőn megjelenő űrlapot, és alakíthatjuk ki megjelenését. Képletben az eredetileg kijelölt tartomány bal felső cellájával hivatkozhatunk az egyesített cellára. Az egyesített cella 1-7. ábra tartalmát vízszintesen vagy függőlegesen is középre igazíthatjuk, elforgathatjuk. Ha a kijelölt cellák az egyesítés előtt adatokat tartalmaznak, akkor az egyesített cella tartalma az egyesítés előtti terület bal felső cellájának tartalma lesz. Az egyesítést a cellák kijelölése után a Formátum menü Cellák parancsával végezzük. Az Igazítás párbeszédpanel-lapon jelöljük be a Cellák egyesítésével jelölőnégyzetet. Újdonság a cellatartalom behúzása is. Az ikonnal egy cellában legfeljebb 15 lépésben húzhatunk be szöveget. A behúzott szöveget a cella bal széle felé az ikonnal engedhetjük ki.
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 23 A cella tartalma, akár szám, akár szöveg, bármelyik irányban elforgatható. A tördelés és elforgatás segítségével csökkenthetjük a hosszú szövegek, például az oszlopfeliratok vízszintes helyigényét, így több hely marad az adatok számára (lásd az 1-8. ábrát). 1-8. ábra Az Excel97-ben dinamikusan eltérő betűstílust, mintázatot és szegélyt rendelhetünk azokhoz a cellákhoz, amelyek értékei az adott határokon belül vagy kívül esnek. Így gyorsan, az értéktáblázatok végigolvasása nélkül is észrevesszük a kiemelten jelölt területeket. Módosult a diagramkezelés A 97-es programváltozatban új diagramtípusok jelentek meg. A Diagram menü Minták parancsa alá, illetve a Diagram eszköztár ikonjával legördíthető menübe kerültek a szokásos és egyéni diagramtípusok. Új típus a buborék, a kör-kör, a kör-sáv, a piramis, kúp és henger adatjelölőket alkalmazó 3-D sáv- és oszlopdiagram. 1-9. ábra
24 Újdonságok a megelőző változathoz képest Továbbfejlesztették a Diagram Varázslót is, amely jelenlegi formájában a diagramokkal kapcsolatos műveleteket bonyolító párbeszédpanelek és lehetőségek közé épült be, így minden diagramon egyformán dolgozhatunk. A diagram adatait egy, a diagram alján megjelenő munkalaprészleten, a diagram tengelyéhez igazított adattáblán is bemutathatjuk (lásd az 1-9. ábra jobb felső diagramját). A 2-D diagramoknál adatsoronként legfeljebb 32,000 pontot ábrázolhatunk, szemben a korábbi verziók 4,000 pontjával. Megjelent a Diagramterület lista, amely segít a diagramelemek kiválasztásában. 1-10. ábra Erről a listáról is kiválaszthatjuk a diagramelemet, de kijelölhetjük úgy is, hogy rákattintunk. Ez utóbbit támogatja a Diagramsúgó, amely az eszköztárakban szereplő ikonokhoz tartozó Gombfeliratokhoz hasonlóan, a diagram elemeinél megjeleníti az elem nevét, ha az egérkurzort az elem fölött tartjuk (lásd az 1-11. ábrát). 1-11. ábra A 97-es verzióban kategóriatengelyként alkalmazhatjuk az idő alapján rendezett időskála tengelyt. Ha a munkalap diagramhoz tartozó adatai dátumformátumú számokat tartalmaznak, akkor az Excel automatikusan időskála tengelyt állít be. A beágyazott diagramot egy különálló ablakban tekinthetjük meg (lásd az 1-12. ábrát). Ehhez kattintsunk a beágyazott diagramra, majd a Nézet menü Diagramablak parancsát adjuk ki.
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 25 A 97-es verzióban a beágyazott diagramokat egyetlen kattintással is kiválaszthatjuk, megtekinthetjük (korábban mást jelentett az egyszeres és a dupla kattintás). 1-12. ábra A szöveget a diagramtengely mentén elforgathatjuk (lásd az 1-12. ábrát). Az adatfeliratokat elhelyezhetjük automatikusan középre, az alapra, illetve az adatjelölők végére. A diagramon szereplő betűk mérete automatikusan igazodik a diagram méretének megváltozásához, hogy a diagram bármilyen méretben olvasható legyen. 1-13. ábra A beágyazott diagramok kijelölése után a munkalapon a diagram adatai és feliratai kék, zöld és bíbor színnel szegélyezett területen jelennek meg. Így gyorsan megnézhetjük, hogy mely cellák adatai
26 Újdonságok a megelőző változathoz képest szerepelnek a diagramban, és a tartományok szegélyét elhúzva, méretezve megváltoztathatjuk a diagram adatait. Új formázási lehetőségek jelentek meg, kép vagy mintázat kitöltési effektusokat rendelhetünk a háromdimenziós diagramok falához és padlójához, valamint az oszlopok és sávok lapjához (lásd az 1-13. ábrát). A vonal-, pont- és sugárdiagram jelölőit most már szabadon méretezhetjük. Web újdonságok Az Internet térnyerését jelzi, hogy minden Office programban, így az Excelben is megjelentek azok az eszközök, amelyek az Internetintranetes alkalmazások vezettek be a gyakorlatba. Létrehozhatunk hiperhivatkozásokat, amelyek saját gépünk rendszerén, a hálózaton, a vállalati intraneten vagy az Interneten lévő más Office-fájlokra ugranak. Az intranet definiálásaként elfogadjuk, hogy ez egy olyan hálózat, amelyen Internetes eszközöket, például HTML értelmezésére alkalmas böngészőket 1 alkalmazunk. A hiperhivatkozás lehet egy cellában lévő szöveg vagy grafika, de írhatunk is olyan képletet, amely hiperhivatkozást hoz létre (ez az Excel 97 egyik új függvényét alkalmazza). A fájlnevekhez vagy hálózati címekhez hasonlóan használhatjuk az URL címeket a képletekben. Létrehozhatunk és futtathatunk lekérdezéseket, hogy visszakeressük a World Wide Weben elérhető adatokat. Az Excel 97 több futtatható mintafájlt biztosít a weblekérdezésekhez. 1 Böngésző: A World Wide Weben megjelenő HTML fájlokat értelmező program, amely az ilyen állományokat weblapokká formázva jeleníti meg a felhasználó számára. Egyes böngészők a megfelelő hardverfeltételek mellett speciális feladatokat is végrehajthatnak, például a webdokumentumokba illesztett hang vagy videofilmet is lejátszhatnak.
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 27 Megnyithatunk HTTP vagy FTP 2 szerveren lévő munkafüzeteket. HTML fájlokat is megnyithatunk Microsoft Excelben, ha meghatározzuk, hogy a fájlban lévő összes adatot vagy csak a táblázatba rendezett adatokat szeretnénk elolvasni. Munkafüzetünket ilyen kiszolgáló számítógépre is menthetjük. A helyi weben vagy az intraneten egyaránt használhatjuk a Web gyorskeresőt. Az Internetes formátumú grafikák Excel munkafüzetekbe töltéséhez, használhatjuk az új GIF és JPEG grafikus konvertereket. 1-14. ábra A Webűrlap Varázslóval készíthetünk Microsoft Excel űrlapokat, amelyekkel a webfelhasználóktól adatokat gyűjthetünk (lásd az 1-14. ábrát). A varázsló elkészíti a szükséges fájlokat is, hogy saját webszerverünkön létrehozhassuk azt az adatbázist, amellyel adatokat kaphatunk a webfelhasználóktól. Egyúttal megjelent az Internet Segítő varázsló, amely lépésről lépésre végigvezet a munkalapadatok és diagramok HTML formátumban történő mentésének folyamatán. Az adatokat és diagramokat új weblapként menthetjük, vagy egy már meglévő weblaphoz adhatjuk. A hiperhivatkozásokkal 2 File Transfer Protocol (FTP): Az Interneten át fájlok egyik helyről a másikra küldését lehetővé tévő adatátviteli protokoll. Az FTP kiszolgálókra hivatkozó URL címek ftp:// jelöléssel kezdődnek.
28 Újdonságok a megelőző változathoz képest összekapcsolt Excel és Office-fájlok böngészését a Web eszköztár segíti (ezt később részletesen ismertetjük). Az eszköztár együttműködik a webböngészővel és biztosítja a kezdő- és a keresőlap elérését. A Microsoft webhelyén, a http://www.microsoft.com/ címen további információkat érhetünk el az új technikával kapcsolatban. A cím a Súgó/Microsoft a Weben almenüből is elérhető. Kimutatások új lehetőségei A kimutatással tömör összefoglaló számára dinamikus nézetekkel nagy mennyiségű (de a szokásos gépméretek mellett sajnos legfeljebb néhány száz) adatot vonhatunk össze. A Kimutatásvarázslóval (PivotTable Wizard) egy meglévő listából, táblázatból vagy külső adatbázisból származó adatokból kereszthivatkozást és összegzést készíthetünk, majd átrendezhetjük, és azonnal kiszámíthatjuk az eredményt. A Wordnél sokkal aktívabb Office Segéd minden lépéshez segítséget nyújtva egyszerűsíti le a varázsló használatát. Az új Excelben a kimutatások még egyszerűbben igazíthatók igényeinkhez. Ehhez kijelölhetjük a kimutatás-struktúra egyes részeit, ha a Kimutatás eszköztár Választás/Kijelölés engedélyezése kapcsolóját bekacsoljuk (lásd az 1-15. ábrát). 1-15. ábra A kimutatások kezelésére számos új parancs, illetve lehetőség jelent meg, amelyet külön fejezetben részletezünk. Például a kimutatás elemeit automatikusan rendezhetjük úgy, hogy a kimutatás fris-
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 29 sítésekor vagy elrendezésének megváltoztatásakor megtartjuk a rendezési sorrendet, automatikusan megjeleníthetjük egy mező magas és alacsony elemeit, beállíthatjuk, hogy hány magas és alacsony elem jelenjen meg. A kimutatásokban számként tárolt dátumok rendezése és formázása most a munkalap többi részéhez hasonlóan történik. A hibás értékekhez és üres cellákhoz megadhatunk egy kiválasztott értéket, illetve hivatkozást, amely az alapbeállítás szerinti hibajelzés (például #HIV!, #NÉV?, vagy az üres cellát jelölő 0) helyett jelenik meg. A KIMUTATÁSADATOT.VESZ munkalapfüggvénnyel a kimutatáson kívül lévő képletekben hivatkozhatunk a kimutatásban szereplő adatokra és azok felhasználásával számolhatunk. A kimutatás elrendezésének megváltoztatása, frissítés után is megmaradó formázásokat és automatikus formátumokat alkalmazhatunk. A külső Sor és Oszlop mezőhöz automatikusan használhatunk egyesített cellákat a kimutatásban. Ha több Oldal mezőt alkalmazunk, akkor azokat sorokba vagy oszlopokba rendezhetjük. A 256-nál kevesebb elemet tartalmazó mezők esetén optimalizálhatjuk a memóriát, hogy a kisebb kimutatások sokkal kevesebb memóriát foglaljanak el. A külső adatbázisból származó adatok lekérdezését a háttérben futtathatjuk, közben is folytathatjuk a munkát. Ezeket a beállításokat a Kimutatás Varázsló utolsó párbeszédpaneljének Egyebek nyomógombjára kattintás után, illetve a Kimutatás eszköztár, vagy a kimutatásra az egér jobb gombjával kattintva előbukkanó helyi menü Beállítások parancsára megjelenő párbeszédpanelen adhatjuk meg. A kimutatásból a saját képleteket kiszámító mezőkön belül további mezőket készíthetünk. Meghatározhatjuk a képletek számítási sorrendjét, ha egy számított elemhez egynél több képletet készítünk. A számított mezőkhöz és elemekhez használt képletek listáját megjeleníthetjük. Munkacsoportos lehetőségek Az osztott használatú munkafüzeteken keresztüli együttműködés egyszerűsödött, a munkacsoport összes tagja egyszerre szerkeszt-
30 Újdonságok a megelőző változathoz képest heti a munkafüzeteket. Az Eszközök menü Változások követése parancsával beállíthatjuk a változtatási események nyomon követését. A változtatásokhoz fűzött megjegyzések segítségével könnyebben igazodhatunk el mások munkájában, a Módosítások elfogadása vagy elvetése paranccsal megkereshetjük és kiválaszthatjuk a dokumentum minden nyilvántartott változtatását, és átnézés közben azokat elfogadhatjuk vagy elvethetjük. Az Excel 97-ben az osztott használatú munkafüzeteket használhatjuk képletek létrehozására szerkesztésére, formázásra, további lapok beillesztésére is, kimutatásokat azonban nem hozhatunk létre és meglévő kimutatást sem módosíthatunk. Az Eszközök menü Közös használat/további párbeszédpanellapján beállíthatjuk, hogy adott időnként automatikusan értesüljünk a többi felhasználó által a megosztott munkafüzeten végrehajtott változtatásokról, ugyanakkor elmentsük a munkafüzeten végzett saját módosításainkat. A változtatások figyelését és megjelölését a munkafüzet egy adott területére korlátozhatjuk. Ha az egérmutatót az adott felhasználó színével jelölt cella fölé mozgatjuk, akkor megjelennek a változtatás végzőjére, időpontjára, típusára jellemző adatok (lásd az 1-16. ábra). 1-16. ábra Az osztott használatú munkafüzetek minden felhasználó számára egyéni nézetében, szűrési és nyomtatási beállításaival, mások beállításaitól függetlenül jelennek meg. A figyelmen kívül hagyott változtatásokat, módosításokat és eseményeket a munkafüzet nem módosítható Előzmények munkalapján kereshetjük vissza (lásd az 1-17. ábrát). Ezen a különálló, automatikusan szűrt Előzmények munkalapon meghatározott ideig nyomon követhetjük az osztott használatú munkafüzeten végzett változtatási eseményeket.
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 31 1-17. ábra Az Excel megelőző változatával szemben, a cellajegyzetek helyébe kerültek a megjegyzések. A hangos jegyzeteket az Excel 97 nem támogatja. A megjegyzések alkalmazásával könnyen láthatjuk el a cellákat széljegyzetekkel, magyarázatokkal. A megjegyzések áthelyezhetők és formázhatók. Állandóan láthatóvá tehetjük őket, ha az Eszközök menü Beállítások/Megjelenítés párbeszédpanel-lapon bekapcsoljuk a Megjegyzés és jelzése választókapcsolót. Ha a Csak jelezve kapcsolót választjuk, akkor a megjegyzések csak akkor jelennek meg, ha az egérmutatót a megjegyzéssel ellátott (jobb felső sarkában piros háromszöggel jelölt) cella fölé mozgatjuk. Ha az adott cellán a változásjelzőt is alkalmazzuk, akkor a két elem egyszerre jelenik meg (lásd az 1-18. ábrát). Mindkét esetben az Eszközök menü Beállítások/Általános lapon megadott felhasználóval kerül bejegyzésre az elem. A Korrektúra eszköztár segítségével egymás után mehetünk végig a munkafüzetben található megjegyzéseken, szúrhatunk be új megjegyzéseket, rejthetjük el, illetve jeleníthetjük meg azokat. Az Eszközök menü Munkafüzetek egyesítése parancsával egyesíthetjük azokat a változtatásokat, amelyeket a munkafüzet egyes másolatain a felhasználók végeztek. Az ugyanazon cellához a munka-
32 Újdonságok a megelőző változathoz képest füzet egyes változataiban fűzött megjegyzéseket a felhasználói név alapján azonosíthatjuk. 1-18. ábra Külső adatbázisok elérése A külső adatbázisból származó adatok elemzésére a munkalapra a Microsoft Query segítségével átvehetjük az adatokat. A Microsoft Query a korábbi Q+E programot váltotta fel, már nincs szükség a Xlquery.xla bővítményre. Az adatbázishoz csatlakozásban, az adatok rendezésében és szűrésében a Lekérdezési Varázsló nyújt segítséget. A lekérdezéseket tartalmazó munkalapot sablonként más felhasználóknak is átadhatjuk, így azoknak nem kell megismételniük az adatforrás létrehozásának lépéseit. A jelentés-sablon megnyitása után az Excel visszakeresi a külső adatokat. Az Excel 97-ben a lekérdezések a háttérben futnak, hogy az adatok visszakeresése közben is folytathassuk munkánkat. A háttérben futó lekérdezések során ellenőrizhetjük a lekérdezés állapotát. A lekérdezések paraméterezésével rugalmasabb lekérdezéseket hozhatunk létre. Ez nagyobb adatbázisok alkalmazása során lehet előnyös. Az ilyen lekérdezéseket minden futtatás alkalmával megadott paraméterek irányítják. Ezzel később részletesen foglalkozunk. Az adatbiztonság növelése A biztonsággal kapcsolatban is jelentek meg újdonságok a 97-s verzióban. A program minden egyes munkafüzet megnyitásakor fi-
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 33 gyelmeztető üzenetet jeleníthet meg, ha a munkafüzetben esetleg vírust tartalmazó makrók találhatók. Így lehetőségünk van arra, hogy a makrók nélkül nyissuk meg az ilyen a munkafüzeteket, hogy megvédjük azokat a makróvírusoktól. Az osztott használatú munkafüzetek és a változtatási események védelme érdekében védhetjük a munkafüzet megosztottságát. Ekkor más felhasználók nem szüntethetik meg a közös használatot, vagy nem kapcsolhatják ki a változtatási eseményeket. Új segítség Az Excel 97 új szolgáltatása az Office Segéd, amely nem más, mint egy animált kis ábra, amely az egyes feladatok végrehajtásához ötleteket, tanácsokat ad. Többféle formából választhatunk, ha nincs rá szükségünk a háttérbe vonul vagy lezárható. 1-19. ábra
34 Az Excel 97 környezeti igényei Az Excel 97 környezeti igényei Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Ebben a fejezetben a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. Akkor már ugyanis a leírtakat követhetjük a számítógép képernyőjén, a program futtatása közben. A Windows 95 vagy a Windows NT 4.0 operációs rendszer a 386- osnál régebbi típusú számítógépeken nem fut, tehát az ilyen operációs rendszereket, környezeteket megkövetelő Office for Windows 97 alkalmazásokhoz legalább ilyen gép kell. Az Excel for Windows táblázatkezelő program 97-es változata IBM és azzal kompatíbilis számítógépeken használható, a 386-os AT gépektől kezdve a Pentium processzoros gépekig. A számítógép típusát, összetételét alapvetően a Windows 95, illetve a Windows NT 4.0 operációs rendszer igénye szabja meg. Az alábbiakban ismertetjük az Excel működtetéséhez éppen elégséges, illetve célszerűen megfelelő PC 3 -összetételeket: Mindenképpen ajánlatos azonban a megfelelő méretű (legalább 16 Mbyte) RAM és a VGA képernyő. A program rengeteg funkciója meglehetősen nagy háttértár (legalább 35 Mbyte) igénnyel is jelentkezik. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógépösszetétel 486 DX processzor; 8 MB RAM (a Windows 95 használata mellett); 16 MB RAM (a Windows NT Workstation használata mellett); 3 PC: Personal Computer, vagyis személyi számítógép
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 35 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; 80 MB winchester; VGA mono monitor és vezérlőkártya; egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz; bármilyen, a Windows 95 által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is szeretnénk használni; Windows 95 operációs rendszer, vagy Windows NT Workstation 3.51 Service Pack 5, illetve újabb változata, például a Windows NT Workstation 4.0. Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Nagyobb munkafüzetek készítéséhez ez az összeállítás nem javasolható. Minthogy ez a konfiguráció CD-meghajtót nem tartalmaz, így a telepítő programcsomag lemezeit külön kell megrendelni (az Office dobozában található lapon). A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel 486 DX4 (inkább Pentium vagy annak megfelelő, például K6) processzor; 12 vagy 16 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 16 MB RAM); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; minimum 240 MB winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya; Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows 95 által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Windows 95 vagy NT operációs rendszer (páneurópai vagy magyar változat). A program telepítéséhez szükséges szabad terület a merevlemezen: a Windows 95 minimum 10 Mbyte, a teljes telepítéshez 35 MB, ezen kívül swap terület (legalább 25 Mbyte), a Windows NT 4.0 Workstation operációs rendszer 110 MB helyet igényel. Az Excel 97 minimális helyigénye 9 MB, a teljes minden szolgáltatást tartalma-
36 Az Excel 97 környezeti igényei zó telepítéshez 32 MB szükséges. Az Office minimális telepítése 79 MB, teljes telepítése 201 MB helyfoglalással jár. A billentyűzet Az Excel program alkalmazható mind a 83 gombos (XT), mind a 101 gombos (AT) billentyűzettel. Az írógéphez hasonlatos billentyűzetrész a szöveg begépelésére, adatok bevitelére szolgál. A többi billentyűt a parancsok kiadására, illetve a kurzor 4 (fénymutató) mozgatására, a táblázat cellái között és a cellatartalmon belül való közlekedésre használjuk. A parancsok kiadására két módszert alkalmazhatunk: a menüsorból vagy a billentyűzettel, vagy az egérkurzorral kiválasztva (rámutatva), majd az Enter billentyű, illetve az egér bal gombjának lenyomásával kezdeményezzük a parancs végrehajtását. Csak a billentyűzetet alkalmazva a képernyő második sorában álló menüsorba az Alt billentyűt lenyomva jutunk. Ezt követően a menüsor kiemelt (aláhúzott) karaktereinek egyikét lenyomva, vagy a kijelölőmezőt 5 a vagy kurzormozgató billentyűkkel mozgatva egy újabb menüt gördíthetünk le, ahonnan a megfelelő parancs kiválasztása az eddig leírtakhoz hasonló módon történhet. A főmenü kiválasztásához a, billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a és vagy billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter gomb lenyomásával indítjuk. Ha a legördült menüben valamely parancs nincs kiemelve (halvány szín- 4 kurzor: grafikus karakter általában vízszintes vagy függőleges villogó vonalka mellyel a program jelzi a dokumentumban az aktuális pozíciót, a következő bebillentyűzendő karakter helyét. 5 kijelölőmező: a kurzormozgató billentyűkkel mozgatható inverz sáv, amellyel listákban, menükben megjelöljük azt a tételt, melyet az Enter billentyű lenyomásával választunk ki.
A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI 37 nel jelenik meg), akkor az az adott helyzetben nem alkalmazható (értelmetlen például a vágás a táblázatban, amíg nincs kijelölve a kivágandó részlet). Ha nem akarjuk a kiválasztott parancsot indítani, akkor az Esc billentyűt kell lenyomni. Ezzel visszatérünk a dokumentum szerkesztéséhez. A legördülő menü 6 parancsai mellett egyes helyeken billentyűzetkódok figyelhetők meg (gyorsbillentyűk). Táblázatszerkesztés közben ezeket a gombokat (billentyűkombinációkat) lenyomva az adott parancs azonnal végrehajtásra kerül. A billentyűzettel a Windows 95 alatt is vezérelhetjük a programokat, bár sokszor kényelmetlenebbül, mint a parancsok egeres megfelelőivel. Néha előfordul, hogy egyes műveletek elvégzése könynyebb lesz egyetlen billentyűkombináció (több billentyű egyszerre történő) leütésével, mintha az egeret használnánk. Néhány parancsot az egér és a billentyűzet együttes használatával tudunk kiadni. A billentyűkombinációkat a felsorolt billentyűk együttes megnyomásával vihetjük be. Például a Ctrl és az F billentyű együttes megnyomásakor a programban félkövérre vált az adott betűtípus. Az ilyen, együttes billentyűlenyomásokat, azaz billentyűkombinációkat a könyvben együttes keretben jelöljük, például: Ctrl+F. A szöveg bevitele csak a billentyűzet segítségével oldható meg. A betűk bevitelére szolgál a billentyűzet központi része, az úgynevezett írógép-billentyűzet. E billentyűzetrésznek színe általában világosabb. A magyar írógéphez szokott felhasználóknak ügyelni kell arra, hogy az angol klaviatúrán nemcsak az ékezetes betűk vannak más helyen, hanem az Y és a Z betű is fel van cserélve. A kezdőknek, illetve írógéphez szokott felhasználóknak nehéz megszokni esetleg azt is, hogy a számítógépen nem szabad l (l) betűt írni a 2-es szám helyett, sem pedig O betűt (o) a 0 (nulla) helyett. A különböző nemzeti jellegzetességeket tartalmazó karakterekhez speciális billentyűzet-beállítás tartozik. A Windows Start menüjének Beállítások/ (vagy Sajátgép/) Vezérlőpult/Billentyűzet prog- 6 legördülő menü: olyan, a parancsok listáját tartalmazó menü, amely a menü nevére kattintás vagy kurzormozgató billentyűs kiválasztás után gördül le, azaz megjeleníti a menü többi részét.
38 Az Excel 97 környezeti igényei ramjával állíthatjuk be az elsődleges (például a magyar) és a másodlagos (például az amerikai) billentyűzet-elrendezést, valamint a köztük az átkapcsolást lehetővé tevő billentyűkombinációt. Az írógép-billentyűzeten is bevihetünk számokat. Erre a célra azonban (különösen, ha sok számot kell bevinnünk) célszerűbb a billentyűzet jobb oldalán található, számológép-kiosztású billentyűcsoportot, a numerikus billentyűket használni. Ha a Num Lock rögzülő váltóbillentyű nincs benyomva, akkor a numerikus billentyűzet a kurzor mozgatására használható, a rajtuk olvasható nyilak és feliratok szerint. Ellenkező esetben a Num Lock lenyomott állapotában vihetjük be a számokat. A billentyűzet eddig nem említett részei vezérlőfunkciókat töltenek be. A numerikus billentyűzetrész másik feladata a különleges karakterek bevitele (lásd alább). Az Alt, Ctrl, Shift billentyűk önmagukban (saját) funkció nélküli váltóbillentyűk, amelyekből 2-2 darab áll rendelkezésre, ezeket mindig valamely más billentyűvel együtt kell használni. Például a Shift billentyű és valamely kurzormozgató billentyű együttes lenyomása az adott irányban kijelöli a párbeszédpanel mezőben a szöveget, munkalap részletet vagy objektumot. A Shift billentyű lenyomásával válthatunk az írógép-billentyűzeten található betűk kis (kurrens) és nagy (verzál) változata között. Ha a Caps Lock 7 rögzülő váltóbillentyű más szóval állapotbillentyű nincs lenyomva, akkor betűbillentyűt magában lenyomva kisbetűt kapunk, ha a Shift billentyű lenyomásával együtt, akkor nagyot. Tehát e tekintetben a Shift billentyű szerepe megfelel az írógép betűváltójának. Az Alt billentyű menüparancs-kiválasztó szerepét korábban ismertettük. Másik feladata a különleges karakterek beillesztésének segítése. Ilyen (például ékezetes stb.) karakterek beviteléhez az Alt billentyűt lenyomva kell tartanunk, miközben a numerikus billentyűzeten beütjük egy karakter kódját (a kódtáblázatok megtalálhatók például a nyomtatók kézikönyvében). Ezzel a 7 Az írógépen a váltórögzítőnek van hasonló szerepe.