SZAKMAI Készült a PSZF Zalaegerszegi Intézete intézményi akkreditációja keretében (Zalaegerszeg, 1996. november 26.) Bevezető TARTALOM: 1. Működési feltételek 1.1. Tárgyi feltételek 1.1.1. Állomány (Dokumentumvagyon) 1.1.2. Információtechnológiai/technikai eszközök 1.1.3. Állomány-elhelyezés, kiszolgáló terek 1.2. Személyi feltételek 1.2.1. Humán erőforrás-minőség és munkaköri lefedettség 1.2.2. Erőforrás-fejlesztés, permanens tájékozódás 2. Szolgáltatási feltételek 2.1. Szolgáltatáspolitikai változások 2.1.1. A képzés változásainak hatása 2.1.2. A szakmai célú ellátás kizárólagossá tétele 2.1.3. A szolgáltatási tevékenység ellátásának összetevői 2.1.3.1. Állománygyarapítás, információ-beszerzés 2.1.3.2. Dokumentáció, feldolgozás 2.1.3.3. Szolgáltatási tevékenység ellátása 2.1.3.3.1. Alap- és kiegészítő szolgáltatások 2.1.3.3.2. Speciális szolgáltatások 2.1.4. Szolgáltatás és minőségpolitika 2.1.5. Fejlesztéspolitika, stratégiai menedzsment 1
Bevezető Mottó: "A könyvtártudomány öt törvénye: - a könyvek használatra valók, - a könyvek mindenkiéi, avagy minden olvasónak a maga könyvét, - minden könyvnek a maga olvasóját, - az olvasó idejével takarékoskodni kell, - a könyvtár növekvő szervezet." (S. R. Ranganathan) Ezek a megállapítások több mint hatvan év előttiek, azonban igazak a mai könyvtárakra is - miközben a "könyvek" fogalma az ezredvégi információhordozók sokszínű világává bővült, a fenntartható fejlődés gazdasági eszméje pedig a "növekvő szervezet" helyébe a változni, megújulni képes szervezet fogalmát és eszményét állította. Talán kiegészíthetnénk ezt még azzal a megállapítással, hogy a könyvtáros a szolgálat lelke - szolgálatát jól teljesíteni azonban csak kellő önismerettel, önelemzéssel tudja. 1. Működési feltételek Szervezeti státusz A Pénzügyi és Számviteli Főiskola Zalaegerszegi Intézet Könyvtára (továbbiakban: Könyvtár) nyilvános szolgáltatást is ellátó felsőoktatási közgazdaság-tudományi szakkönyvtár, a PSZF könyvtári hálózatának tagja. Az Intézet szervezeti egységeként mint Könyvtári Osztály működik. Jelenleg két telephelyen (Zárda u., Balatoni u.) üzemel. 1.1. Tárgyi feltételek 1.1.1. Állomány (Dokumentumvagyon) Könyvtári állomány 1996. október 31. DOKUMENTUMTÍPUS I. KÖNYVTÁR II. KÖNYVTÁR Könyvek (kötet) 3315 2495 Folyóiratok (féleség; kötet) 18 cím ; 185 48 cím ; Szakdolgozatok (darab) 4985 - PSZF-jegyzetek (kötet) 2373 - Brossurák (kötet) és SALDO-kiadványok 885 - NBM-dokumentumok (médiák db.) 16 - ÖSSZESEN: 43322 2495 I.-II. Könyvtár dokumentumvagyon összértéke: 9.69.79,87 Ft 2
A dokumentumokba történő beruházások 18 16 14 12 1 8 6 4 2 1991 1992 1993 1994 1995 Könyvbeszerzés (Ft) Folyóirat beszerzés (Ft) 1995-ben az 1993. évinek közel kétszeresére növekedett az egy könyvre jutó költség. 1991-hez viszonyítva ez megközelítőleg 7%-os áremelkedést jelent (ebből 1994-1995 közé esik 3%). 14 12 1 8 6 4 2 Egy könyv átlagköltsége (Ft) 1991 1992 1993 1994 1995 1.1.2. Információtechnológiai/technikai eszközök ESZKÖZ MEGNEVEZÉSE, SZÁMA Megjegyzés Fénymásológép 1 db. (1996-os új beszerzés) Szövegszerkesztő írógép 1 db. (1994.11.-től) Személyi számítógépek: (1991-1996 között beszerzett eszközök) - 386-os 1 db. (modemmel) - X.25 hálózati kommunikáció - 486-os 2 db. - olvasói nyilvános, ill. vezetői adminisztráció - 586-os 1 db. - olvasótermi tájékoztatás, hálózati gép - Pentium 1 db. - dokumentációs-feldolgozó, hálózati gép Nyomtatók: (1991-1996 között beszerzett) - 9 tűs mátrix 1 db. - 24 tűs mátrix 1 db. - tintasugaras 1 db. ScanJet 3c lapszkenner (1995-től) (Dőlt szedés: pályázati úton 1996-ban szerzett eszközök) 3
Vélemény az eszközökről: - a hardverállomány kielégítő, üzemállapota jó. A szolgáltatási igényeknek mind minőségben, mind mennyiségben megfelel, kiszolgálja a dokumentációs, kutatási és adminisztratív tevékenységeket. OPAC-szoftverrel saját online katalógus-szolgáltatásra alkalmassá tehető. 1.1.3. Állományelhelyezés, kiszolgáló terek RÉSZLEG OLVASÓTEREM KÖLCSÖNZŐTÉR ÜLŐHELY I. KÖNYVTÁR 78,5 m2 43,3 m2 45 db II. KÖNYVTÁR 45,7 m2 92,4 m2 2 db Az I. sz. Könyvtár olvasótermében két nyilvános számítógépes hálózati munkaállomás található. Az elhelyezés értékelése: I. sz. Könyvtár: a forgalomhoz képest zsúfolt, a berendezés a célnak megfelelő. Az épület adottságaiból fakadóan közepes kényelmi színvonalat biztosít. Állományának 65%-a szabadpolcos, 35%-a raktári elhelyezésű. II. sz. Könyvtár: berendezése korszerűnek mondható. Állományának 7%-a szabadpolcos, 3%-a raktári elhelyezésű. A könyvtárak raktárai nem kapcsolódnak közvetlenül a kiszolgáló egységekhez. 1.2. Személyi feltételek 1.2.1. Humán erőforrások és munkaköri lefedettség Név Végzettség Fiz. fokozat Munkaterület Horváth Istvánné főiskola D6 Vez.+Tájékoztatás Góczán Judit főiskola D1 Tájékoztatás Gyarmatiné Simonffy Ágnes* középfokú szakvizsg. B5 Kölcsönzés Szabó G. Tibor egyetem F1 Dokumentáció *(Megjegyzés: határozott idejű munkaviszony, Vörös Istvánné főisk. végzettségű munkatárs GYED ideje alatt.) Munkaterületek 1993-1996 között (dőlt betűvel: 1995. nyári leépítések következményei): a, vezető (helyette: megbízott vezető) b, olvasószolgálat I. sz. Könyvtár - 1 tájékoztató - 1 kölcsönző - 1 olvasótermi kölcsönző (részmunkaidős) - 1 bibliográfiai feldolgozó c, olvasószolgálat II. sz. Könyvtár - 1 általános tev. körű könyvtáros - 1 ált. tev. körű részmunkaidős A változások következményei nem, vagy alig lettek korrigálva a munkaszervezésben, a munkakörök átalakításában. 4
A humán erőforrások értékelése: A feladatok ellátásához a szellemi kapacitás adott. A nagy mennyiségű, fizikai, ill. adminisztratív rutinfeladatok végzésére középfokú munkaerő alkalmazása volna szükséges. Jelenleg ezeknek a feladatoknak az ellátása a kvalifikált szakmai feladatok terhére oszlik meg munkatársaink között. A négy aktív munkatárs "szakosítottan", munkaköri leírásban körülhatárolt szempontok alapján végzi tevékenységét. A növekvő forgalom, feladataink sokrétűsége, a könyvtárfejlesztési céljaink megvalósítása nagy és folyamatos megterhelést jelent vezetőnek és beosztottnak egyaránt. (A jelenlegi "szakterületi átfedés" teljes, de ezt tanévben szinte csak a teljes munkatársi gárda folyamatos munkájával, önként vállalt pluszmunkával biztosíthatjuk.) 1.2.2. Erőforrás-fejlesztés, permanens tájékozódás A lehetőségekhez képest munkatársaink szakmai programokon, tanácskozásokon rendszeresen részt vesznek. (Pl. Tavaszi Könyvfesztivál; Integrált könyvtári rendszerek bemutatása; IFABO; Compfair; MKE Vándorgyűlés; PATE-INRA Konferencia; Elektronikus katalogizálási tanácskozás; Könyvtári törvénytervezet tanácskozás stb.) A folyamatos tájékozódás nélkül a feladatok jelenlegi szinten történő ellátása nem lenne realizálható. A munkáltató anyagi és erkölcsi támogatása a humán erőforrás-fejlesztéshez továbbra is szükséges. 2. Szolgáltatási feltételek 2.1. Szolgáltatáspolitikai változások Az elmúlt fél évtizedben jelentős szolgáltatáspolitikai változások zajlottak le a könyvtárban. A változásokat a társadalmi átalakulás (ezzel összefüggően a prioritást élvező informácók hordozóinak nagyfokú megújítása), a technikai fejlődés (áttérés a modern információtechnológia alkalmazására a kényelmesebb, gyorsabb, teljesebb és felhasználóorientált szolgáltatási struktúra kialakítása céljából) és a felhasználók igényeinek jelentős növekedése tette szükségessé. A feladat ellátását biztosító anyagi erőforrások alakulása a szocializmusban megfogalmazott "szakkönyvtári + szabadidős-művelődési ellátás" túlságosan tág spektrumú gyűjteményezési koncepcióját tarthatatlanná tette: a társadalmilag kielégítendő információs igényeknek csak azt a részét vállalhatjuk fel, mely a szakképzés ismeretanyagával, a nappali szakok, szakirányok, a posztgraduális és tanfolyami képzések igényeivel egybevágnak. A szolgáltatáspolitikai koncepció átalakításakor nem feledkezhetünk meg arról sem, hogy a szolgáltatás nyújtásának költségvállalása terén a fogyasztói részvétellel arányos, a fogyasztói érdekeltséget jobban tükröző modellek (használói normatívák, a tényleges fogyasztás alapján történő költségtérítés stb.) kialakítása és alkalmazása irányába kell elmozdulnunk. A könyvtár részéről arra törekszünk, hogy a felhasználó számára vállalható, de mindenképp a költségekből részt vállaló szolgáltatási (ár)politikát alakítsunk ki. Ezzel együtt egyre inkább hangsúlyozódik, hogy az "információs piacon" piaci szereplővé válunk, tehát eddig többé-kevésbé ismeretlen szervezeti magatartásmintákat kell elsajátítanunk (marketingtevékenység, értékelemzés, PRmunka stb.) A szervezeti menedzsmentben arra törekszünk, hogy mintegy 3.-5. kötet saját dokumentumvagyon folyamatos, intenzív megújításával, a hálózati információs erőforrások, a könyvtárközi kölcsönzés stb. lehetőségeinek fokozott kiaknázásával, a nyilvántartások elektronizációjával egy gyorsan reagáló, a konkrét igények kiszolgálására épülő könyvtári információs rendszert hozzunk létre. 5
2.1.1. A képzés változásainak hatása Az Intézetben megszűnt mezőgazdasági vonatkozású üzemgazdászképzés következtében a mezőgazdasági és agrárstatisztikai szakirodalom lényegében közel száz százalékig inkurrenssé vált. A gyűjteményrész felszámolása szükséges, ez a közeljövőben ca. 3 dokumentumot érint (az I. sz. Könyvtár 1%-át). Az egyre fontosabbá váló tanfolyami képzésekkel kapcsolatban jelentkező dokumentumigények miatt megnövekedett a költséges, de gyorsan avuló szakirodalom (Perfektés Saldo-kiadványok) beszerzése. Az elmúlt rendszerben a gazdasági szabályozók összemérhetetlenül lassabban változtak a piacgazdasághoz képest. Jelenleg a dokumentumok avulása (számviteli, adózási stb. területeken) rendkívül gyors, fajlagos költségük pedig - mivel használatuk létkérdés a szakemberek számára - lényegesen magasabb, mint a humán területeken. A képzés elvárásainak csak a legfrissebb információkkal felelhetünk meg, ami az oktatás legköltségesebb háttériparává teszi az információellátást. 2.1.2. A szakmai célú ellátás kizárólagossá tétele Sem a pénzügyi, sem a humán erőforrásokat nem forgácsolhatjuk szét az általános tájékoztatás és a szigorú értelemben vett szakkönyvtári ellátás teljesítése között, főleg nem az utóbbi rovására. A hatékonyság csökkenésének elkerülése érdekében az általánosabb ismeretterjesztés, a tágabb társadalomtudományi dokumentumok beszerzése a nyilvános ellátókra (megyei és városi könyvtár) marad. A kihasználatlan, és a modern szakirodalmi ellátás céljaira döntően alkalmatlan gyűjteményt a II. Könyvtárban fokozatosan leépítjük. Az avult irodalmat töröljük, a még használható állományrészt pedig - szigorúan átgondolt példányszámmal! - az I. Könyvtárba olvasztjuk. A használható fölöspéldányok felhasználását (értékesítés, átadás más szolgáltatónak stb.) kidolgozzuk. A korábban művelt, szélesebb körű ellátási célt a szakmai tájékoztatás javára adjuk fel. 2.1.3. A szolgáltatási tevékenység ellátásának összetevői 2.1.3.1. Állománygyarapítás, információ-beszerzés (hordozók stb.) Állománygyarapításunk a Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott gyűjtőkör szükségszerű módosításával történik. A mindenkori gyűjtőkört a főiskolán folyó oktató- és tudományos kutatómunka igényei határozzák meg. Az Intézetben jelentkező igények kielégítésén túl a szakgyűjtemény a regionális ellátás szerepét is vállalhatja: az ellátás "vonzáskörzetébe" Zala, Vas, Somogy megye tartozhat. A gyűjtőkör szűkítése, a gyarapítás racionalizálása és az állomány profiljának tisztítása 199-hez képest a következő változásokat hozta: - teljesen megszűnt a szépirodalom gyarapítása, mint ellátási feladatunkhoz nem tartozó tevékenység; - a tudományos-ismeretterjesztő irodalomból, illetve a fő- és mellékgyűjtőkörbe nem tartozó szakirodalomból csak a nagy információs értékű, időtállóbb dokumentumokat, az alapvető referenszműveket, lexikonokat, enciklopédiákat, adattárakat vásároljuk; 6
- csökkent a mellék gyűjtőkörök szélesebb spektrumú szerzeményezése, ezt a gyarapítási területet inkább a jelentkező konkrét igények alapján kezeljük; - fokoztuk az újra definiált fő gyűjtőkörbe tartozó dokumentumok gyarapítását (ehhez elengedhetetlen a dokumentumpiac minél alaposabb monitorozása), törekszünk a példányszámok optimalizálására. Dokumentumtípusok A könyvkiadás egyre nagyobb hátrányba kerül azokon a területeken, ahol az információ avulása gyors: a törvényi szabályozás parlamenti ciklusonként akár többször is módosulhat, a makrogazdasági trendek naprakész követése elengedhetetlen, a tankönyvek évente változnak, új tudományágak jelennek meg stb. Az információs igények jelentős részét a szaksajtó segítségével elégíthetjük ki: 1996-ban 136 féle időszaki kiadvány járt a könyvtárba. A jövőben valószínűleg ez a szám növekedni fog, miközben a járatott példányszámokat csökkentenünk kell, s az intézeti szintű egyetemes hozzáférés biztosítása érdekében centralizálni a könyvtárba. (A jelenlegi állapotot az alábbi grafikonok tükrözik.) Az Intézet szervezeti egységeibe járó időszaki kiadványok (1996): 1996 12 1 8 6 4 2 Library 1. (in College) Controlling Dep. Language Dep. Economics Dep. Management Dep. Technical Section Accontancy Dep. General Office The News of division (circulation/section) Library 2. (in Students hostel) Finance Office Informatics and Computer Technology Dep. College Mathematical Dep. Finance Dep. Physical Training Dep. Registrar's Dep. 7
Időszaki kiadványok példányszáma az Intézetben (1996): 1996 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 copy 2 cop. 3 cop. 4 cop. 5 cop. 6 cop. or more Mindemellett a könyv-típusú hordozók szerepe jelentős marad, különösen egyes szakkönyvkiadók publikációi (Perfekt, Saldo, Verzál, Unió, HVG-Orac, Computerbooks stb.), és természetesena főiskola által kiadott jegyzetek. (A szakdolgozatokat nem említjük itt.) Kiemelten kell kezelnünk az elektronikus adathordozók beszerzését, mert az információs infrastruktúra rohamos terjedésével, a technológia "popularizálódásával" a jövő kulcsfontosságú eszközeivé válnak. Elsősorban sajtóadatbázisok, bibliográfiák, lexikonok stb. formájában találkozhatnak velük felhasználóink. 2.1.3.2. Dokumentáció, feldolgozás A szolgáltatás hatékonysága szempontjából a dokumentumokban rögzített információk feltártsága, indexelésének mélysége és terminológiai pontossága kulcsfontosságú a gyűjteményben történő visszakereséshez. A hatékony visszakereső rendszer teszi a dokumentumhalmazt könyvtárrá, tehát egy gyűjteményből tájékoztatásra alkalmas szervezetté. Dokumentáció és automatizálás A dokumentáció/bibliográfiai feltárás munkaterületet a beszerzésre kerülő dokumentumok számának alakulása, és a feldolgozás technológiája (cédula- vagy elektronikus katalógus) érinti közvetlenül. A beszerzési forrástól függetlenül az állományegységek feltárása egységes, jelentősebb lemaradást az alapítványi ajándékok feldolgozása szenvedett. A feldolgozás terhelése a következő: 8
25 2 15 Könyv (vétel) Brosúra (vétel) Jegyzet Ajándék Saldo 1 5 1991 1992 1993 1994 1995 A bibliográfiai feldolgozás (leírás, osztályozás) és a dokumentumok könyvtári kiszerelése csökkenő munkafeladatot jelent. A komoly munkaerő-megtakarítás és átcsoportosítás lehetősége viszont 1991-1994 közé esett, mert 1994 vége óta teljesebb és pontosabb katalógus-építést végzünk, a besorolási adatok száma ca. 35%-kal növekedett, főleg az árnyaltabb tárgyszavazásnak és osztályozási jelzeteknek köszönhetően. 1991-1994 között ráadásul az ajándék dokumentumok feldolgozása lemaradt, amit 1995-1997 között pótolni kell. A bibliográfiai leíró munkaköre módosult, most megoszlik a korábbi feldolgozási feladatok és a hálózati kommunikáció, automatizálás-menedzsment között. Ez utóbbiak egyre több időt és energiát emésztenek fel, ami megfelel a könyvtári információs technológiák fokozatos szerkezeti átalakításának. A változások ezen a munkaterületen jelentősnek mondhatóak. Míg 1994-ben egy elvétve használt X.25-ös végpont és két, lényegében használaton kívüli 386-os számítógép volt a könyvtárban, a feldolgozás pedig a villanyírógép + fénymásoló technikára épült, ma egy egyre aktívabban használt X.25-ös végponttal, egy Internetes végponttal és számítógépen folyó bibliográfiai feldolgozással rendelkezünk. CD-ROM adatbázisiokat használunk, és nincs szakmai akadálya a továbblépésnek a számítógépes katalógus (OPAC) építése felé. A hagyományos cédulakatalógusokról a lehető leghamarabb át kell térni az elektronikus katalógusra, amihez a személyi- és hardver-feltételek adottak. OPAC-szoftver beszerzése szükséges lesz. 2.1.3.3. Szolgáltatási tevékenység ellátása A könyvtár alapfeladata az oktatók és a hallgatók szakmai információs ellátása. Minden paraméterével (gyűjtőkör, nyitvatartási rend, példányszám-gyarapítás, gyűjteményhasználat szabályai stb.) ennek a célnak kell megfelelnie folyamatosan, tájékozódva a változásokról, kielégítve a jelentkező igényeket a lehető legcélszerűbb módon. A felmerülő igények tipológiáját és az ellátási módszereket össze kell hangolni. Ellátási alapfeladatunknak a főiskolai képzés részéről megnyilvánuló tartós és kvantitatív szempontból jelentős igényeket kell tekintenünk. Regionális ellátási szerepünk keretében nyilvános szakmai információs közműként kiszolgáljuk mindazokat, akik hozzánk fordulnak. Ennek kereteit a következőkben határozzuk meg: - a nyilvános szolgáltatás nem csökkentheti az intézeti ellátás hatékonyságát; 9
- az intézeti felhasználók ellátása feltétlen elsőbbséget élvez; - a külső felhasználók a szolgáltatásokért térítést fizetnek. A könyvtár szolgáltatásai iránt megnyilvánuló felhasználói igényeket a következő grafikonok mutatják be: Olvasótermi látogatók számának alakulása: Olvasótermi látogatók forgalma 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 Olvasótermi látogatók forgalma 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 1984 1985 1986 1987 1988 1989 199 1991 1992 1993 1994 1995 12 1 Szakdolgozat Folyóirat 8 6 4 2 1995.1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. 11. 12. 1
Tanévre bontva az 1995/96-os tanév olvasótermi forgalma grafikonján jól látszik a tanulmányi feladatokhoz kötött használói aktivitás. A folyóiratok kölcsönzése az első félév vizsgaidőszakától kezdve a 2. félév végéig folyamatosan növekszik. Szakdolgozatok esetében egy őszi és egy tavaszi (benyújtási) csúcsot különíthetünk el. (Az őszi az októberben államvizsgázó szakközgazdák - Veszprém, Zalaegerszeg, Szekszárd, Székesfehérvár képzési hellyel -, míg a tavaszi, szórtabb csúcs a nappalisok szakdolgozat-használatának tetőzése. A szakdolgozat készítésének különbözősége is látható: a levelezők dokumentumhasználata időben és intenzitásában is roppant koncentrált. 8 7 6 5 4 3 2 1 1995. 9. 1. 11. 12. 1996. 1. Szakdolgozat 2. 3. 4. 5. Folyóirat Könyvtárlátogatók és olvasótermi látogatók együtt: Könyvtári látogatók Olvasótermi látogatók 3 25 2 15 1 5 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 11
Kölcsönzött dokumentumok 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Kölcsönzött dokumentumok Olvasók száma 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 1 olvasóra jutó látogatás 1 olvasóra jutó kölcsönzés A látogatások és a kölcsönzések száma az utóbbi években növekedett, ami a könyvtári dokumentumhasználat növekvő szerepére utal. 12
Látogatás/olvasó 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 Az egy olvasóra jutó látogatások száma (az éves látogatószám és a beiratkozott olvasók hányadosa) 93 és 96 között folyamatosan nőtt, ez mindenképpen tendencia. A hányados viszonyszám, csak annyit árul el, hogy a vendégek száma hogyan aránylik a beiratkozottak (tehát kölcsönző szolgáltatást igénybe vevők) számához. A viszonyszám akkor is növekszik, ha csökken az olvasószám, változatlan látogatószám mellett. A látogatók és kölcsönzők összevetéséből látható, hogy kevesebb látogató mellett is viszonylag stabil maradt a kölcsönzők száma, tehát nincs éles korreláció. 1991/92-ben a betérők 1/5-e kölcsönzött, míg 1995/96-ban minden 3. személy. A látogató-kölcsönző olló szűkülni látszik, aminek csak egyik oka a látogatók számának, illetve az olvasók számának visszaesése. Ez a jelentős látogatószám-csökkenés (2545-ről 172-re) illetve olvasószám-csökkenés (1575-ről 881-re) nem vetette vissza a tranzakciók számát. Ez azt is jelenti, hogy a statisztikai mutatók látszólagos változásai mögött nem áll kevesebb munkafeladat: az "ügydarabok" száma nem esik, illetve az ügydarabokon belül az adminisztrálandó dokumentumok száma sem. Ez a használati rátában megnyilvánuló viszonylagos állandóság közvetlenül két munkaterület leterhelését, kihasználtságát érinti, mégpedig az olvasószolgálaton belüli szaktájékoztatási és kölcsönzésiadminisztrációs feladatokat. Az olvasótermi tájékoztató és kölcsönző szolgálat állandó odafigyelést, jelenlétet, folyamatosságot igényel. Az olvasóterem bonyolítja a legkurrensebb szakanyag teljes forgalmát, a rövid kölcsönzési ciklusok zömét. Pszichofizikai szempontból a legmegterhelőbb munkaterület. 3 25 2 15 1 5 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 Könyvtárlátogatók Kölcsönzők 13
Hosszútávú statisztikai trendek (1983-1995) Könyvtárlátogatók 3 25 2 15 1 5 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 199 1991 1992 1993 1994 1995 Kölcsönzött dokumentumok 12 1 8 6 4 2 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 199 1991 1992 1993 1994 1995 2.1.3.3.1. Alap- és kiegészítő szolgáltatások A szolgáltatások használati jogosultságának körét és feltételrendszerét újra kell fogalmazni a közeljövőben, s hozzáigazítani az intézet változó képzési tevékenységéhez, gazdasági érdekeltségéhez. Alapszolgáltatásaink: - hagyományos és elektronikus dokumentumok helyben történő használata - kölcsönzés (olvasótermi kölcsönözhető dokumentumok, jegyzetek, kölcsönző termi könyvek, szabadon terjeszthető adatok mágneslemezen stb.) - könyvtárközi kölcsönzés, szolgáltatás-közvetítés - tájékoztatás a könyvtár állományáról 14
Kiegészítő szolgáltatások: - szakirodalmi kutatás, témafigyelés, bibliográfia-készítés - kéthavi gyarapodási jegyzék készítése nyomtatott formában a tanszékeknek, társintézményeknek, és elektronikus formában bármely felhasználó számára - WAN-hálózat használata (Internet, X.25) 2.1.3.3.2. Speciális szolgáltatások - digitális információ nyomtatott hordozón történő szolgáltatása - hagyományos hordozón rögzített képi- és szöveges információ digitalizálása - csoportos és egyéni felhasználóképzés (mikrokurzusok) 2.1.4. Szolgáltatás és minőségpolitika A könyvtári munkafolyamatok szervezése és megvalósítása során messzemenően figyelembe vesszük a felhasználók elvárásait. Ennek biztosítása érdekében 1994 óta folyamatosan végzünk vizsgálatokat a szolgáltatási paraméterekről. A legnagyobb használói elismerést a - munkatársak segítőkészsége - pontos tájékoztatás - a szaklapválaszték mutatók területén tapasztalhatjuk. 1994-ben leginkább a technikai színvonalat, a belső elrendezés korszerűségét és az új szakkönyvek gyors beszerzését hiányolták az oktatók és a hallgatók. 1-től 5-ig terjedő minősítési skálán a könyvtár általános használói elfogadottsága oktatók esetében 4,483 elsős hallgatók esetében 4,17 harmadéves hallgatók esetében 4,227 Munkatársaink ismerkednek a minőségbiztosítás módszereivel a könyvtári szolgáltatások területén, azok alkalmazása lényegében már elkezdődött, de teljes mértékben az elkövetkező években bontakoznak ki ennek eredményei. 2.1.5. Fejlesztéspolitika, stratégiai menedzsment A könyvtári ellátás szociálpolitikai vetületeinek reformja nem játszódik le megrázkódtatások nélkül, eközben pedig technikai szempontból is forradalom zajlik le az információs közművekben. Mindez - az elmúlt évek létszámleépítéseivel - nagy megterhelést jelent az alkalmazottak számára. A jövőképet a maradéktalan szakmai elkötelezettség, a hivatásként végzett munka, a helyesen értelmezett hosszú távú célok szorgalmas, napról napra történő építése válthatja valóra. Stratégiánk középpontjában egy jól meghatározott "jövőkép" áll, melynek megfogalmazása többé-kevésbé már részleteiben is kidolgozott. A használói értékelés folyamatos kontrollja, a megállapítások beépítése a stratégiába garantálni fogja a könyvtár hasznos működését. Az I. és a II. Könyvtár használói terhelése végképp elszakadni látszik: van egy szakmaiinformációs szempontból fejlesztett és fejlesztendő részleg intenzív használattal, továbbá egy periférikus, illetve társadalomtudományi-ismeretterjesztő irodalmi profilú, duplikált folyóiratellátású, gyűjteményéhez képest kihasználatlan részleg, melynek gyűjtőköre döntő részt párhuzamos a DFMK-val, a JAVK-kal és más, a városban még meglévő és működő nyilvános szolgáltatókkal. 15
Középtávú célként a logikailag egységesen kezelt, egyre inkább egy könyvtárra épülő ellátást szeretnénk megvalósítani, melyet könnyen mobilizálható tanszéki letétek támogathatnának. Ez a könyvtár természetesen rendelkezni fog online olvasói katalógussal is. Hosszú távon egyetlen egységes könyvtárat képzelünk el a lehető legteljesebb automatizációval, mely egy intézeti számítógépes hálózathoz csatlakozva az információs erőforrásokat a lehető legkényelmesebb és legközvetlenebb módon juttatja el a belső felhasználókhoz, de katalógusai és más elektronikus szolgáltatásai már kívülről, a világhálózatból is elérhetőek lesznek. 16
Önértékelési összefoglaló Az információs közművek személyi és tárgyi feltételeinek nehezebbé válása mellett az Intézet Könyvtára az elmúlt években jelentős eredményeket mutatott fel. Intenzíven folytatódik az előző gazdasági-társadalmi rendszerből megörökölt dokumentumvagyon megújítása, a szervezési-vezetési modell korszerűsítése az "információs társadalomra" való felkészülés jegyében. A képzett munkatársi gárda hatékonyan működik együtt a szakmai egyetértéssel kijelölt célok megvalósítása érdekében. A szolgáltatási modellt a legnagyobb mértékben az Intézet szakképzési programjaihoz igazítjuk, az optimális működést minden rendelkezésre álló erőforrás kihasználásával növeljük. Az Intézet által biztosított költségvetési eszközöket sikeresen egészítettük ki pályázati forrásokból, 1995-96-ban mintegy 275.,-Ft értékben. Lényegesen javult a könyvtár információs technológiája, melynek segítségével az automatizációs program sikeresen megvalósítható. A csökkenő létszám káros hatásait részben az online katalógus megteremtésével, részben a fizikai rutinfeladatok polgári szolgálatot teljesítő fiatalok általi ellátásával kiküszöbölhetjük. A fennmaradó problémák kezelésére rendelkezünk megfelelő programokkal, tervekkel. A szakkönyvtári jelleg kizárólagossá tételével azt az oldalunkat erősítjük, melyben regionális szinten a PSZF Zalaegerszegi Intézet Könyvtára páratlannak mondható, s melynek ellátására társadalmunkban egyre fokozódó igény van. Mindezek tükrében a Könyvtár tevékenységét összességében jó színvonalúnak minősítjük. Zalaegerszeg, 1996. november 26. Horváth Istvánné könyvtárvezető 17