TARTALOM
2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-607-795-2 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2011 Mercator Stúdió, 2011 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-305-9489 Microsoft Office PowerPoint 2010
3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 11 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI... 13 Általában a PowerPointról... 14 A program jellemző adatai... 15 MS Office 2007 újdonságok... 18 PowerPoint 2007 újdonságok... 25 Az új felhasználói felület... 25 Formátumok és menük... 27 A PowerPoint szalagjai... 28 Új formák... 32 Új nézet... 33 Jogok és korlátozások... 33 Az Office 2010 újdonságai... 34 Office használata tetszőleges helyen... 34 Hatékonyabb közös munka... 36 Teljesítmény és minőség... 40 2010-es PowerPoint újdonságok... 44 Bemutató készítése, kezelése... 44 Közös munka... 47 Látványosabb bemutatók... 48 Bemutató előadása és megosztása... 51 Megszűnt és módosult funkciók... 52 A program környezete... 53 A billentyűzet... 55 TARTALOM
4 Az egér... 59 A PowerPoint használata... 62 Fogalmak magyarázata... 63 Telepítés és Office kattintásra... 67 A technológia... 67 Az Office Kattintásra működési elve... 68 MSI-alapú kiadás telepítése... 71 Termékaktiválás... 71 A program indítása... 73 A PowerPoint képernyő elemei... 80 Párbeszédpanelek és parancsok... 89 A segítség... 91 Súgó tartalom... 92 Keresés a súgóban... 94 Elérhetőség és egyebek... 95 A program alapszolgáltatásai... 98 Bevezetés a bemutatók készítésébe... 100 Indulás üres bemutatóval... 100 Bemutató-létrehozás szerkesztés közben... 101 Bemutató készítése sablon alapján... 102 Bemutató létrehozása létező fájlból... 106 Üres bemutató létrehozása... 107 Alapanyagok mérete, tájolása... 109 Office hibajelentő... 110 Dokumentum-helyreállítás és biztonságosabb leállítás... 110 ALAPÉRTELMEZÉSEK... 112 Megjelenítési üzemmódok... 112 Normál nézet... 114 Diaminta nézet... 118 Bemutató létrehozása Normál nézetben gyorstalpaló... 123 Diaminta műveletek gyorstalpaló... 125 Microsoft Office PowerPoint 2010
5 Vázlat nézet... 126 Bemutató létrehozása a vázlat ablaktáblában gyorstalpaló.. 130 Emlékeztetőminta nézet... 131 Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet... 136 Diarendező nézet... 139 Diaképek sorrendjének megváltoztatása gyorstalpaló... 144 Olvasási nézet... 148 Alapértelmezett nézet... 149 Diaképek vetítése PowerPointban... 150 A vetítés alatti menüparancsok... 153 Időzített vagy kézi vezérlésű vetítés... 156 Alapértelmezett ikonparancsok... 158 Gyorselérési eszköztár... 159 Kezdőlap szalag... 162 Beszúrás szalag... 168 Tervezés szalag... 171 Áttűnések szalag... 173 Animációk szalag... 174 Diavetítés szalag... 176 Korrektúra szalag... 178 Nézet szalag... 180 Fejlesztőeszközök szalag... 182 SmartArt-eszközök Tervezés lap... 184 Diagrameszközök Tervezés lap... 186 Diagrameszközök Elrendezés lap... 187 Formátum szalag... 189 Képeszközök Formátum... 189 Rajzeszközök Formátum... 196 SmartArt-eszközök Formátum lap... 197 Diagrameszközök Formátum lap... 198 Környezeti beállítások... 199 Általános kategória... 199 TARTALOM
6 Szövegszerkesztési beállítások... 201 Mentés beállításai... 205 Nyelvi beállítások... 207 Kibővített beállítások... 208 A menüszalag testre szabása... 212 A gyorselérési eszköztár testre szabása... 214 Biztonsági beállítások... 217 Beépülők beállításai... 219 Frissítések... 220 ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE... 221 Fájlformátumok és könyvtárak... 223 Állományok és kezelésük... 227 Bemutató létrehozása... 230 Új létrehozása meglévő bemutatóból... 233 Office fájlok megnyitása és mentése... 234 Meglévő bemutató megnyitása... 236 Fájlok szűrése... 244 Állományok keresése... 245 Állomány lezárása, verziókezelés... 251 Bemutatók mentése... 252 Fájlmentés gyorstalpaló... 252 Verziók kezelése... 254 Állományok tulajdonságai... 256 A munka befejezése... 260 Szövegszerkesztés... 260 Kurzormozgatás... 260 Szövegírás, javítás... 261 Szövegkijelölés... 263 Vágás és áthelyezés... 264 Keresés a szövegben... 267 Szövegrészek cseréje... 268 Microsoft Office PowerPoint 2010
7 Karaktertípusok cseréje... 269 Szerkesztőparancs visszavonása... 270 A BEMUTATÓK FORMÁZÁSA... 271 Objektumok kiválasztása... 271 Általános stílusbeállítások... 272 Elrendezések... 274 Háttérminták... 275 Egyéni háttér beállítása... 276 Összetartozó színek alkalmazása... 280 Összetartozó fontok alkalmazása... 282 A téma hatásai... 282 Beépített alakzatok kezelése... 283 Szövegrészek formázása... 285 Kisbetű nagybetű váltás... 287 Betűtípuscsere... 287 Bekezdés igazítások... 288 Felsorolásjelek módosítása... 290 Objektumok igazítása... 292 Árnyékok az objektumok körül... 294 Egyéb hatások... 296 Színek és vonaltípusok módosítása... 298 Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek... 299 Objektumok forgatása és tükrözése... 300 Keretek kezelése, elrendezések... 302 Szakaszok kezelése... 304 OBJEKTUMKEZELÉS... 307 Objektumok beillesztése... 307 Beágyazott objektum szerkesztése... 311 Csatolt objektum szerkesztése... 312 Objektum konvertálása... 312 TARTALOM
8 TÁBLÁZATOK BEÉPÍTÉSE... 314 Mozgás a táblázatokban... 318 Kiválasztás a táblázatokban... 318 Kész táblázatok formázása... 319 A táblázat elhelyezése... 320 Formázás minták alapján... 320 A táblázat szegélyei... 322 Cellatartalom-igazítás és kitöltés... 323 A táblázat méreteinek módosítása... 324 Táblázatsor magasságának állítása... 325 Táblázatoszlop szélességének állítása... 325 Cellaműveletek... 326 Számolási műveletek a cellákban... 326 KÉPEK BESZÚRÁSA... 327 ClipArt kép beszúrása... 327 Kulcsszavak kezelése... 329 A ClipArt gyűjtemény bővítése... 331 Kép beszúrása fájlból... 333 Fényképalbum készítése... 340 Képernyőképek beillesztése... 342 Alakzatok beszúrása... 343 A csatolt fájlok aktualizálása... 346 MÉDIAKLIPEK HASZNÁLATA... 348 Multimédiás segédeszközök... 348 Médiaklip beillesztése... 349 Hang beszúrása... 357 Hangalámondás rögzítése... 358 DIAGRAMOK BEÉPÍTÉSE... 362 Listák készítése... 362 Microsoft Office PowerPoint 2010
9 Folyamatok rögzítése... 364 Ciklusok ábrázolása... 365 Szervezeti sémák készítése... 366 Kapcsolatok, viszonyok ábrái... 370 Mátrix és piramis diagramok... 371 A SmartArt diagramok formázása... 371 Grafikon beillesztése... 373 Adatok módosítása... 375 Grafikonszerkesztés... 378 A diagramok formázása... 379 Adatpont formázása... 381 Adatsorok formázása... 382 Diagramterület formázása... 385 Tengelyek formázása... 385 Címkék és igazításuk... 389 Jelmagyarázat formázása... 389 Az adattáblázat... 390 A rácsháló formázása... 391 A falak és a padló formázása... 392 Grafikonok különlegességei... 393 A diagram elhelyezése, mérete... 395 Térhatás beállítása... 395 Diagramtípus módosítása... 396 WORDART OBJEKTUMOK... 398 EGYENLETEK BEILLESZTÉSE... 402 Az egyenletszerkesztő parancsai... 404 Szerkesztés... 404 Nézet... 405 Formátum... 405 Stílus... 408 TARTALOM
10 Méret... 409 Egyenletszerkesztő eszköztár... 410 Az eszköztár szimbólumai... 411 Az eszköztár mintái... 414 A beépített egyenletszerkesztő... 418 EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK... 421 Dokumentum küldése... 422 Mentés a webre... 425 Diák közzététele... 425 Videoklip készítése... 427 PowerPoint bemutató más programban... 428 Emlékeztető készítése Wordben... 429 BEMUTATÓK LEJÁTSZÁSA... 431 A bemutató levetítése... 435 IRODALOM... 437 Microsoft Office PowerPoint 2010
11 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A PowerPoint a Microsoft Office 2010 rendszer (Office 14) programcsomag szerves részét képező alkalmazás, amely képernyős és kirakati (előadó részvétele nélküli) bemutatók, vetítettképes előadások, és ilyenekhez tartozó segédanyagok előállítására szolgál. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük, vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet az újdonságok áttekintése után, nagy általánosságban ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A későbbi, haladó programhasználatot taglaló részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A kötet második felében részletesen tárgyaljuk a bemutatókba építhető objektumokat, formázásukat, valamint a program kiegészítő szolgáltatásait, amelyekkel a bemutatót közzétehetjük, postázhatjuk, CD-re írhatjuk. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader, illetve az Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A képernyőn megjeleníthető a ELŐSZÓ
12 tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. Egy fejezetre lépéshez elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. A könyv írásakor a Windows kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. A leírásnál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. Könyvünkben a PowerPoint 2010 magyar nyelvű változatának összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, a Microsoft Office Online webhelynek, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat a magyar nyelvű Microsoft Office 2010 rendszer programcsomag Microsoft Office PowerPoint 2010 alkalmazása, változatszám: 2010 (14.0.5128.5000). A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2011. március Köszönettel a szerző. Microsoft Office PowerPoint 2010
13 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; bemutatjuk a program főbb újdonságait, a felhasználói felület jelentős átalakítását; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt függetlenül annak végső megjelenésétől, ami lehet akár vetített előadás, akár tetszőleges médiára készülő nyomat. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befo- A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
14 lyásolása az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik). Általában a PowerPointról A Microsoft Office 2010 rendszer otthoni, diák, kisvállalati és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 14 (2010) komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan és ami a legfontosabb, hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn vagy kivetítőn (akár az előadó részvétele nélkül is) megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat nyomtatott anyagok vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer.ppt kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office 2003 többi programjához hasonlóan a PowerPoint 2003 programba is beépítették a varázsló funkciót (Előadás-tervező Varázsló), amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva készíthettünk új bemutatót. Már a 2007-es változatban megszűnt ez a lehetőség, viszont a dokumentum létrehozása nem lett bonyolultabb, hiszen a varázslók szerepét könnyebben kezelhető sablonok vették át. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyek- Microsoft Office PowerPoint 2010
15 kel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett felfüggeszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. A lejátszást ingyenesen tetszőleges gépre telepíthető lejátszó program is segíti. A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását Súgó segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Office programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, hogyan oldanám meg segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket félkövéren jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira szalag (menü) / parancsnévvel hivatkozunk, például: Kezdőlap/Beillesztés Irányított beillesztés. A parancsok írásmódja vastag betűs. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló gombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. Már most, elöljáróban megjegyezzük, hogy az Office 14 legfontosabb programjaiban így a PowerPointban is, a 2007-es verzió óta a menük szinte megszűntek, helyüket, szerepüket a szalagok vették át. A program jellemző adatai A bemutató-készítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja. Zárójelben a közvetlenül megelőző (2007-es) programverzió hasonló tulajdonságainak jellemző számai szerepelnek: A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
16 A munkakörnyezet jellemzői Eredeti szalagok (fő lapok) száma 18 (8) Eszközlapok (helyzetérzékeny szalagfülek) száma 16 (10) A Kezdőlap szalagról elérhető parancsok 124 (99) A Beszúrás szalagról elérhető parancsok 41 (46) A Tervezés szalagról elérhető parancsok 17 (46) Az Áttűnések szalagról elérhető parancsok 10 Az Animációk szalagról elérhető parancsok 31 (14) A Diavetítés szalagról elérhető parancsok 21 (14) A Korrektúra szalagról elérhető parancsok 37 (19) A Nézet szalagról elérhető parancsok 27 (30) A Fejlesztőeszközök szalagról elérhető parancsok A Bővítmények szalagról elérhető parancsok Az Egyesítés szalagról elérhető parancsok 16 A Szürkeárnyalatos szalagról elérhető parancsok A Fekete-fehér szalagról elérhető parancsok 20 (21) 3 11 11 A Diaminta szalagról elérhető parancsok 37 Az Emlékeztetőminta szalagról elérhető parancsok A Jegyzetminta szalagról elérhető parancsok A Háttér eltávolítása szalagról elérhető parancsok Szalagon nem szereplő parancsok 163 (112) 31 25 5 Microsoft Office PowerPoint 2010
17 Egyidejűleg nyitott bemutatók száma a memóriától függ A bemutatók jellemzői Diaképek maximális száma bemutatón belül a memóriától függ Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a dián a memóriától függ Fő diagramtípusok száma 11 (altípus 73) SmartArt diagramtípusok száma Sorozatok száma legfeljebb Adatpontok maximális száma sorozatonként Adatpontok maximális száma diagramonként Általános programjellemzők 185 (80) 255 (a memória és a diagram típusa szab határt például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) 4000 (a memória és a diagram típusa szab határt) Beépített alakzatok száma 166 32000 (a memória és a diagram típusa szab határt) Beépített animálási sémák száma 34 (33) Effektustípusok száma 51 (25) Diaképek közötti áttűnés típusok száma 34 (58) Beépített hanghatások száma 19 Előre gyártott tervezősablonok és témák száma 188 (68) Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Parancsvisszavonások maximális száma a memóriától függ A következőkben a PowerPoint 2010 újdonságai előtt tekintsük át, melyek az előző változat, a Microsoft Office 2007 és a PowerPoint A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
18 2007 újdonságai. Erre azért is szükség lehet, mert vélhetőleg többen frissítenek a korábbi változatokról a 2010-es verzióra. MS Office 2007 újdonságok Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003- ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage programról annyit lehet tudni, hogy más néven, sokkal erősebb fejlesztői környezettel viszik tovább a termékvonalat. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát kö- Microsoft Office PowerPoint 2010
19 vették. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
20 Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office menü lenyitásakor a menü alján (A PowerPoint beállításai) találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. A Kezdőlap szalagot a szerkesztés-formázás parancsai töltik ki Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Microsoft Office PowerPoint 2010
21 Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
22 melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Több új diagramtípus is megjelent Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Microsoft Office PowerPoint 2010
23 Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. Sávdiagram a cellán belül A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásol- A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
24 ja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában nem ütik egymást. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílu- Microsoft Office PowerPoint 2010
25 sokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált. PowerPoint 2007 újdonságok A táblázatkezelőhöz és szövegszerkesztőhöz hasonlóan a Power- Point felhasználói felületét is teljesen átdolgozták, így most is elmondhatjuk, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Az újdonságok túlnyomó többsége szintén feltűnt már a Word és Excel 2007 programokban. Az új felhasználói felület Szinte az összes újdonság kimerül az új felhasználói felületben. A felület tetszetős, könnyen kézre állnak a vezérlőelemek és tekintettel arra, hogy az Excelnél jóval egyszerűbb programról van szó A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
26 ezt hamar megszokja, kezelésüket elsajátítja a gyakorlatlan felhasználó is. A felület legfontosabb jellegzetessége, hogy a menük itt is szinte teljesen megszűntek (csak a bal felső sarok Office gombjából gördíthető le a hagyományos Fájl menünek megfelelő menü), helyüket a szalagok vették át. A munkafeladat és felhasználási gyakorlat alapján összeválogatott funkciókat tartalmazó szalagok között a lapfülekre kattintva válthatunk. Az ábrán látszik még egy különlegessége ennek a felületnek: ha lenyomjuk az Alt billentyűt, akkor az egyes lapfülek és más vezérlőelemek mellett megjelennek azok a gyorsbillentyűk, amelyeket az Alt billentyűvel együtt lenyomva gyorsabban adhatjuk ki a megfelelő parancsot. Például az Alt+E billentyűkombináció a Beszúrás szalagot, az Alt+F billentyűkombináció az Office gombmenüt hozza előtérbe. A PowerPoint felhasználói felülete Microsoft Office PowerPoint 2010
27 Formátumok és menük Az Office gombból legördíthető Mentés Másként almenüben menthetünk a PowerPoint 97-2003 mellett PDF vagy XPS formátumba is. Az Office gombból legördíthető menü A korábbi Eszközök (Tools) menüt itt szintén megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható A PowerPoint beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A párbeszédpanel itt is teljesen új megjelenésű, a beállítási lehetőségek ugyanakkor nagyjából azok, amelyeket korábban megszokhattunk. A makróprogramozás lehetőségei alapállapotban itt sem jelennek meg a szalagok között, ha nem kapcsoljuk be a Népszerű elemek lapon a Fejlesztőeszközök lap megjelenítése a szalagon jelölőnégyzetet. Ennek köszönhetően jelenik meg a Fejlesztőeszközök szalag, amely a makrókhoz szükséges parancsokat tartalmazza. Ez a kapcsoló érvényes az Office többi programjára is, ha valamelyikben bekapcsoljuk a jelölőnégyzetet, akkor a többi programban is megjelenik a Fejlesz- A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
28 tőeszközök szalag. Ez még akkor is így működik, ha a programok éppen futnak. A PowerPoint működési beállításainak részlete Itt szintén a Források lapon találunk meg olyan fontos szolgáltatásokat, mint az ellenőrző funkciókat, vagy az aktualizálások keresését az Interneten, illetve az Office (egyébként a Start menüből is indítható) diagnosztikai rendszerének futtatását, az Office aktiválását, valamint a Microsoft Online szolgáltatásainak felkeresését. A PowerPoint szalagjai A Kezdőlap szalag a prezentáció létrehozásának, formázásának legfontosabb parancsait tartalmazza. Itt a korábban megismert parancsok mellett jelentősebb újdonságokat is találunk. Microsoft Office PowerPoint 2010
29 A Kezdőlap szalag A szalagon minden, a diaképek beillesztésével, a bekezdések formázásával, a szövegírással, javítással, szerkesztéssel kapcsolatos utasítást megtalálunk. A részletes beállítási lehetőségek (vagyis a Formátum menü parancsai) itt sem látszanak, ezeket most csak a megfelelő paramétercsoport (például Betűtípus, Bekezdése) alján látható kis ikonra kattintva hozhatjuk elő. Így az Office vágólapját tartalmazó munkaablak megjelenítéséhez a mutatót mozgassuk a Vágólap paramétercsoport jobb alsó sarka fölé, majd kattintsunk az egér bal gombjával. Ha a mutatót csak a jel fülé mozgatjuk, akkor egy rövid leírás mellett látjuk a munkaablak képét, ami segít a parancs kiválasztásában. Ugyanilyen segítség jelenik meg, ha a felhasználói felület másik vezérlőeleme fölé mozgatjuk a kurzort. Általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség, a legfontosabb műveletek mindenképpen a szalagra kerültek. Új dia beszúrásához kattintsunk az Új dia gombra, majd a megjelenő listából válasszunk elrendezést az új dia tartalma számára. Ha ezen az elrendezésen később módosítani szeretnénk, akkor az Elrendezés gombra kell kattintanunk. Ekkor egy hasonló menü nyílik ki, amelyen új elrendezést adhatunk a már esetleg rögzített tartalomnak. A korábbi tartalom általában nem vész el, csak új helyre kerül. A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI
30 A diaképek tartalmazhatnak különböző táblázat, diagram, kép, ClipArt ábra, SmartArt grafika vagy film objektumokat. Az ilyen tartalmak későbbi beillesztéséhez a legegyszerűbb, ha már az elrendezés választásakor a Tartalomrész típusú diaminták közül választunk, mert ilyenkor a diaképbe bekerül egy ikoncsoport, amelynek egyes elemeire kattintva a kívánt objektum betölthető. Az alapvető formázások itt is az Office többi programjához hasonló módon hajthatók végre. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt szövegrészen vagy a dia teljes szövegtartalmán. Például, ha a WordArtstílusok listát legördítjük, akkor a mintaformák fölé mozgatott kurzorral azonnal élőképen jeleníthetjük meg a hatást a dia aktuális szövegdobozának teljes szövegén (Alkalmazás az alakzat teljes szövegére) vagy csak a kiválasztott szövegen (Alkalmazás a kijelölt szövegre). Ezzel a módszerrel könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetsző formát, illetve a mondanivalónkat megfelelően Új dia beszúrása Microsoft Office PowerPoint 2010
31 alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. WordArt stílusok alkalmazása A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek megjelenítéséhez a vezérlőelem csoport címe (például WordArt-stílusok) melletti kis szimbólumra kell kattintani. A párbeszédpanelen végzett beállítások már kevésbé interaktívak amit itt beállítunk, annak eredményét csak a jóváhagyás, vagyis a párbeszédpanel formai elemére kattintás után hajtja végre a program, bár nem kell bezárni a párbeszédpanelt, tehát ha nincs tetszésünkre az eredmény, választhatunk újra. A Beszúrás szalagról elérhető elemekkel bármely diát bővíthetünk, függetlenül attól, hogy eredetileg milyen elrendezést, és abban milyen tartalmat választottunk a dia számára. Ezek az elemek (alakzat, dia, táblázat, kép, ClipArt ábra, fotóalbum, SmartArt ábra, diagram, szövegdoboz, fejléc, lábléc, WordArt cím, dátum és idő, szimbólum, film, hang és egyéb objektum) tökéletesen megegyeznek a korábbiakkal, kivétel ez alól a SmartArt ábra. Ez egy üzleti folyamatok, kapcsolatok, hierarchia szemléltetésére kiváló eszköz, melyet már korábban bemutattunk. A Tervezés szalagra kerültek a témák (melyek összehangolt háttér, karakter és hatás stílusok alkalmazását biztosítják), a háttérbeállítások, valamint az objektumok igazítása. Érdekes újdonság viszont, hogy a diakép szokásos fekvő elrendezését álló helyzetre is A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI