3. melléklet a 2015. (III.26.) határozathoz MEGÁLLAPODÁS az Ózdi Köznevelési és Művelődési Intézmények Gondnoksága és az Ózdi Művelődési Intézmények közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről 1
Munkamegosztási megállapodás Amely létrejött az Ózdi Köznevelési és Művelődési Intézmények Gondnoksága (továbbiakban ÓKIG) 3600 Ózd, Október 23. tér 1., mint önálló gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, valamint az önálló gazdasági szervezettel nem rendelkező Ózdi Művelődési Intézmények (továbbiakban ÓMI) 3600 Ózd, Gyár út 4. között. A munkamegosztási megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. (1) bekezdésének előírása alapján került sor, figyelemmel a 8. (1)-(4) bekezdéseiben és a 10. (3)-(8) bekezdéseiben előírtakra, továbbá a Magyarország 2015. évi központi költségvetésének megalapozásáról szóló 2014. évi XCIX törvény és az Áht. 10 -ának (4a), (4b) bekezdéseire, valamint a 4/2013.(I.11.) Kormányrendeletben megfogalmazottakra, és hatálya az ÓKIG és az ÓMI között a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. I. A munkamegosztás általános szempontjai 1. Az ÓKIG és az ÓMI munkamegosztási megállapodásának célja, hogy a munkamegosztás és felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás feltételeit megteremtse. 2. A munkamegosztási megállapodás nem sértheti az ÓMI szakmai döntéshozó szerepét, önálló jogi személyiségét. 3. Az ÓMI, mint költségvetési szerv önálló törzsszámmal, adószámmal, bankszámlával rendelkezik. 4. Az ÓKIG alkalmazásában álló művelődési terület pénzügyi, gazdálkodási tevékenységét végző 4 fő munkavégzésének helyszíne: Ózd, Gyár út 4. A munkavégzéshez az ÓMI tulajdonában lévő infrastruktúrát teljes körűen veszik igénybe. 5. Az ÓMI működtetéséért, üzemeltetéséért annak vezetője felelős. 6. Az ÓKIG biztosítja a számviteli, könyvviteli feladatok ellátásával a törvényes, és szabályos számviteli, gazdálkodási rendet. 2
7. Az ÓMI kötelezettségvállalási, szakmai teljesítés-igazolási, és utalványozási jogkörrel rendelkezik. E jogkörök gyakorlóinak nevét, munkakörét, és aláírás mintáját köteles felszólítás nélkül az ÓKIG részére megküldeni e megállapodás gazdálkodási jogkörökre vonatkozó előírásai alapján. 8. AZ ÓKIG javaslatot tehet az ÓMI részére az intézmény hatékonyabb, takarékosabb gazdálkodása érdekében. Javaslatait közli az Önkormányzat felé is. 9. Az ÓMI saját költségvetéssel rendelkezik, melyet Ózd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete rendeletében fogad el. Az ÓMI költségvetési kiemelt előirányzatainak betartásáért az önállóan működő ÓMI igazgatója felelősséggel tartozik. 10. Az ÓMI az alkalmazottakkal kapcsolatban az alábbi analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni: vezeti és tárolja az alkalmazottai személyi anyagait, vezeti az intézményi létszámösszetételt munkakörönként, melyből adatszolgáltatást biztosít. Fontos a Képviselő-testület által jóváhagyott létszám-előirányzat betartása. 11. A B-A-Z. Megyei Államkincstár részére az ÓMI továbbítja az intézmény alkalmazottainak alkalmazási okiratait, az abban bekövetkezett változtatásokat, ÓKIG-os ellenjegyzéssel. 12. Az ÓKIG és az ÓMI vezetői az adatszolgáltatásaikért egyetemelegesen felelősek. 13. Az ÓKIG saját hatáskörben ellenőrizheti az ÓMI-nál ellátott gazdálkodási folyamatokkal kapcsolatos feladatokat (folyamatba épített előzetes, utólagos vezetői ellenőrzés). 14. Az ÓMI (főkönyvi) könyvelését az ÓKIG végzi, és gondoskodik arról, hogy a számvitelben kellően elkülönüljenek az intézmények gazdasági eseményei egymástól. 15. A tárgyi eszközökre, készletekre vonatkozó nyilvántartásokat az ÓKIG vezeti, a személyi juttatásokra (létszám, bér) vonatkozó adatokat a belső szabályzatokban rögzítettek alapján az ÓMI tartja nyilván. 16. Az ÓMI az ÓKIG iránymutatásai és a leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint készíti el a leltározást, és a selejtezésre javaslatot tesz. 17. Az ÓMI által teljesített adatszolgáltatások valódiságáért saját nyilvántartási rendszere alapján az ÓMI igazgatója a felelős, míg az egyéb pénzügyi információs-szolgáltatások tekintetében az ÓKIG. 18. Az ÓKIG gondoskodik arról, hogy a gazdálkodással kapcsolatos állami, önkormányzati szabályozások eljussanak az ÓMI-hoz, és azok gyakorlati végrehajtását segíti. 3
19. Az ÓKIG számviteli politikájában rögzíti, hogy annak rendelkezéseit, valamint a kapcsolódó szabályzatokat kiterjeszti az ÓMI-ra, melyet előzetesen egyeztetés előz meg. II. Az együttműködés területei, feladatai a gazdálkodás során 1. Az éves költségvetés tervezése A költségvetés előkészítési szakaszában az ÓMI javaslatot tesz a zavartalan működésükhöz szükséges személyi és tárgyi feltételek mennyiségi és érték-adataira, a felújítási és fejlesztési igényeiket a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya iránymutatásai alapján elkészítik. Az igények szükségességét, indokoltságát az ÓKIG vezetője a fenntartóval egyezteti, mely egyeztetésen szükség szerint az ÓMI igazgatója is részt vesz. A jegyző által összehívott költségvetési egyeztető tárgyaláson a hatáskörében lévő információkat rendelkezésre bocsátja az igények és lehetőségek összehangolása érdekében. E tárgyaláson az ÓMI igazgatója személyesen is részt vesz. Az ÓMI költségvetési javaslatát a Bizottságok előterjesztését követően Ózd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete vitatja meg, rendeletben határozza meg a költségvetési intézmények előirányzatait. Az ÓMI ezt követően készíti el a részletes indokolásokat, melyet az ÓKIG a Kormányrendeletekben meghatározottak, és a Magyar Államkincstár irányelvei szerint összesít, számítógépen feldolgozza és gondoskodik a felügyeleti szervhez történő továbbításról. 2. Előirányzat felhasználás Az ÓMI saját költségvetéssel rendelkezik, melyet Ózd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete rendeletében fogad el. Az ÓMI költségvetési kiemelt előirányzatainak betartásáért az ÓMI igazgatója felelősséggel tartozik. Amennyiben éves bevételi előirányzatát az intézmény nem teljesíti, úgy a kiadási előirányzat sem használható fel a bevételkiesés mértékéig. 3. Előirányzat módosítása 4
Az ÓMI előirányzat módosítási igényét az ÓKIG vezetőjénél kezdeményezi. A módosítási igényben meg kell jelölni a kiadási előirányzat módosításának forrását. Az elért többletbevételekkel, illetve a meghatározott célra átvett vagy pályázati úton nyert bevételek összegével a megfelelő részelőirányzatok növelhetők bevételi és kiadási oldalon, a Képviselőtestület jóváhagyása után. A Képviselő-testület jóváhagyása után az ÓKIG tájékoztatja az ÓMI igazgatóját az előirányzatok módosításáról. 4. Pénzkezelés Az ÓMI önálló bankszámlával rendelkezik, saját bevételei, az átvett pénzeszközei, támogatásai, és az irányítószerv által nyújtott intézményfinanszírozás bevételei itt jelennek meg. Az OTP Kereskedelmi Bank NYRt-nél vezetett bankszámla feletti rendelkezési jogosultság a bankszámlaszerződések alapján történik. A bankszámláról utalást teljesíteni utalványozást követően az ÓKIG jogosult, vagyis az ÓKIG bonyolítja az ÓMI bankszámlaforgalmát, melynek helyszíne az Ózd, Gyár út 4. sz. alatti ÓMI székhelyének épülete. Az ÓKIG-nál működő házipénztár az ÓMI esetében a Gyár út 4. sz. alatti ÓMI székhelyének épületében kap helyet, az erre vonatkozó részletes szabályokat a pénzkezelési szabályzat tartalmazza. Az ÓMI feladatait ellátó pénztárból történik az ellátmány kiadása az ÓMI intézményegységei, telephelyei felé. III. Gazdálkodással kapcsolatos jogkörök és felelősség A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat az ÓKIG szabályzataiban rögzíti, melynek alkalmazása az önállóan működő intézmények számára is kötelező érvényű. Az ÓMI kötelezettséget pénzügyi ellenjegyzés nélkül nem vállalhat. 1. Kötelezettségvállalás A kötelezettségvállalás rendje: 5
Az ÓMI igazgatója kötelezettségvállalásra (megrendelés, megállapodás, szerződés megkötése) az intézmény nevében a költségvetésében szereplő előirányzatok erejéig írásban jogosult, abban az esetben, ha a bevételi előirányzatainak teljesítése is lehetővé teszi. Kötelezettségvállalásra jogosult az ÓMI igazgatója vagy az általa írásban e jogkörrel megbízott alkalmazottja. A kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezők nevét, munkakörét, valamint aláírás mintáját tartalmazó, az ÓKIG által külön szabályzatban meghatározott formátumú aláírás bejelentő lapot köteles az ÓMI igazgatója az ÓKIG részére megküldeni. Az e jogkörrel rendelkezők személyében történő változás esetén az ÓMI igazgatója köteles külön felszólítás nélkül új aláírás bejelentőt küldeni az ÓKIG részére. A kötelezettségvállalás rendjére, a pénzügyi ellenjegyezésre, teljesítés igazolásra, érvényesítésre szóló szabályozás az ÓKIG feladata. A szabályzat betartása az ÓMI-ra nézve is kötelező. 2. Pénzügyi ellenjegyzés Pénzügyi ellenjegyezésre jogosult az ÓKIG vezetője, vagy az általa írásban e jogkörrel meghatalmazott alkalmazottja. A pénzügyi ellenjegyző feladata ellátásához az Ávr.54. (2) bekezdése értelmében szakértőt vehet igénybe. 2015. 04.01-től az ÓMI minden pénzügyi kihatással járó kötelezettséget csak abban az esetben tehet meg, ha a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése megtörtént. Amennyiben a kötelezettségvállalásra az ÓKIG szerint nincs fedezet, nem teljesíthető fedezethiány miatt megjegyzéssel visszaküldi a kötelezettségvállalónak, illetve tájékoztatja az intézmény vezetőjét. Ha a kötelezettségvállalásnak van fedezete, akkor pénzügyileg ellenjegyzi. 6
Ha a kötelezettséget vállaló ÓMI igazgatója, a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szervet írásban értesíteni. 3. Teljesítés igazolása A teljesítés igazolására az ÓMI-ban a kiadás utalványozása előtt kerül sor. Az intézményeknek a kiadott szabályzatban foglaltak értelmében, az arra jogosult személy aláírásával igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. Az államháztartási törvény 73. -a alapján teljesítés igazolás szükséges a finanszírozási bevételként elszámolt költségvetési maradvány, az irányító szervi támogatásként folyósított támogatás kiutalása és fizetési számlára történő jóváírásakor. A teljesítés igazolásának kötelező kelléke a teljesítés igazolásának kelte. 4. Érvényesítés rendje Az ÓMI által elvégzett szakmai teljesítés igazolás alapján kerül sor az érvényesítésre. Az érvényesítést az ÓKIG vezető által megbízott személy látja el, aki az Ávr. 55. (3) bekezdés szerinti pénzügyi-számviteli képesítéssel rendelkezik. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. 5. Utalványozás rendje A kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történik. Az utalványozás minden esetben írásban, az CT-EcoSTAT könyvelési program által előállított utalványrendelvény felhasználásával történik. Az utalványozott számlát az ÓKIG a kifizetés időpontjának sorrendjében tárolja. IV. Számviteli, pénzügyi feladatok ellátása 7
Az ÓMI gazdasági eseményeinek a jogszabályoknak megfelelően a számvitelben történő rögzítése és szabályozása az ÓKIG feladata és vezetőjének felelőssége. Az ÓKIG látja el a főkönyvi könyvelés feladatait, állapítja meg a számviteli politikát, a számviteli rendet. A főkönyvi könyvelés adatairól minden hónap 10-ig tájékoztatja az intézményt, és az irányító szervet. Az CT-EcoSTAT könyvelési rendszerben az ÓKIG elvégzi a beérkezett számlák iktatását, gondoskodik azok ellenőrzéséről, igazolja azok indokoltságát. Az ÓKIG végzi továbbá a számlák pénzügyi rendezését, a főkönyvi könyvelés feladatait. A 200.000 Ft feletti tárgyi eszközök állományba vételét, az üzembe helyezési okmány kiállítását, analitikus nyilvántartását, valamint az értékcsökkenés elszámolását az ÓKIG végzi. A kisértékű eszközök analitikus nyilvántartásba vételét, annak naprakész vezetését az ÓKIG végzi. Az aktívák, passzívák és az általános forgalmi adóval kapcsolatos elszámolási feladatokat az ÓKIG végzi. A költségvetési gazdálkodás feladatait, a felelősséget, hatáskört rögzítő szabályzatokat az ÓKIG készíti el az ÓMI igazgatójával történt előzetes egyeztetést követően - tudomásul vételre az ÓMI igazgatója részére megküldi. Az ÓMI szakmai sajátosságait rögzítő szabályzatokat az ÓMI készíti el (pl. továbbképzésre, oktatásra vonatkozóan stb.). A szabályzatokat az ÓMI igazgatója köteles a dolgozókkal ismertetni, megismerési nyilatkozattal azt tanúsítani. V. Információszolgáltatás Az ÓMI és az ÓKIG közötti információáramlás zavartalan biztosítása érdekében szükség esetén személyes megbeszélést kell tartani. Az irányító szerv által kért adatszolgáltatásokat az ÓMI köteles határidőre teljesíteni, azok valódiságáért az ÓMI igazgatója felelős. 8
A költségvetési gazdálkodásra vonatkozó és az államháztartás működéséhez kapcsolódó egyéb jogszabályokban előírt információszolgáltatási kötelezettség továbbítása, a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés az ÓKIG feladata. Az ÓMI köteles azon dokumentumait, illetve nyilvántartásait vezetni és azokat rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik a pontos adatokat tartalmazó információszolgáltatást. Pénzügyi jellegű információáramlás főbb területei: költségvetési koncepció és tervezés, előirányzat felhasználás és módosítás, havi, negyedéves és éves beszámolás, pénzforgalmi jelentések, normatívák megalapozása, módosítása, elszámolása. leltárak, kisértékű analitikák. Az ÓKIG az ÓMI költségvetésének teljesítéséről az első három hónapban negyedéves adatszolgáltatást, azt követően havi adatszolgáltatást (PMINFO-t), és negyedéves mérlegjelentést, továbbá gyorsjelentést és éves beszámolót, költségvetést köteles készíteni, a Magyar Államkincstár KGR-rendszerében, melyről az ÓMI-t tájékoztatja. Az információk teljes-körűségéért, a költségvetési kapcsolatok bemutatásának valódiságáért az ÓMI igazgatója, valamint az ÓKIG vezetője együttesen tartozik felelősséggel. A felsorolt személyek felelőssége kiterjed továbbá a szolgáltatott adatok valódiságára, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való egyezőségre is. VI. A személyi juttatásokkal és munkaerővel való gazdálkodás szabályai A költségvetési szerv, azaz az ÓMI igazgatója önálló munkaerő és bérgazdálkodó jogkört gyakorol Ózd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete által, a költségvetési rendelettel jóváhagyott létszám és bérkereten belül. A kinevezések, munkaszerződések aláírásánál a munkáltatói jogkör gyakorlója az ÓMI igazgatója, bérgazdálkodó az intézmény gazdasági 9
feladatait ellátó ügyintéző. Átfogó bérpolitikai intézkedést az ÓMI igazgatója csak a Képviselő-testület előzetes döntése alapján hozhat (pl. létszámcsökkentés, létszámnövelés, bérfejlesztés). A Központi Információs Rendszert (KIR) az ÓMI és az ÓKIG működteti az alábbiak szerint: A munkavégzés helyszíne: Ózd, Gyár út 4. Alkalmazási jogviszony létesítésekor az ÓMI igazgatója, mint munkáltató az alkalmazást megelőző munkanapon köteles az ÓKIG részére jelenteni az alkalmazni kívánt munkavállaló adatait, a munkaviszony megszűnést pedig azonnal a törvényi előírásoknak megfelelően. A nem rendszeres kifizetések számfejtését az ÓKIG készíti el, a Központi Információs Rendszerből (KIR) előállítja a kifizetéshez szükséges számfejtési bizonylatot. A Magyar Államkincstár részére határidőre történő adatszolgáltatásért az ÓKIG és az ÓMI vezetői egyetemlegesen felelősek. VII. Beszámolás Az ÓMI vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése az ÓKIG feladata. Az ÓMI beszámolóját az ÓKIG készíti el, aki gondoskodik a beszámolónak a MÁK által meghatározott időpontban történő továbbításáról. A beszámolóban szereplő adatok valódiságáért az ÓKIG vezetője a felelős. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltár elkészítése az intézmény feladata, az erről szóló szabályzatban írtak szerint. A beszámoló szöveges részének: szakmai ismertetését, az elvégzett feladat ismertetését az ÓMI igazgatója köteles elkészíteni, a pénzügyi teljesítésről szóló tájékoztatót az ÓMI és az ÓKIG egymással együttműködve készíti el, 10
a pénzmaradvány kimutatása, indoklása az ÓMI közreműködésével az ÓKIG pénzügyes munkatársának feladata. VIII. Tárgyi eszközök felújítása, beruházása Az ÓMI jelentősebb karbantartási, felújítási és beruházási igényét az ÓKIG részére jelenti. A Képviselő-testület döntése alapján az ÓMI igazgatója szervezi és irányítja a karbantartási, felújítási munkákat. A feladat végrehajtása során az ÓKIG vezetőjét köteles informálni. IX. A belső kontrollrendszer és a belső ellenőrzés A belső kontrollrendszer kialakításánál figyelembe kell venni a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és a belső ellenőrzésről szóló 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet előírásait, továbbá az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóban leírtakat. Az ÓKIG, az ÓMI, az általuk vezetett költségvetési szerv vonatkozásában kötelesek a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert, továbbá a monitoring rendszert. Az intézmény a 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 1. mellékletében meghatározottakkal összhangban köteles írásban értékelni a kialakított kontrollrendszer minőségét. Az ÓKIG, az ÓMI belső ellenőrzése az önkormányzat által elfogadott, kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján valósul meg, a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzési csoportjának igénybevételével, mivel az ÓKIG függetlenített, szakképzettséggel rendelkező belső ellenőr munkatársat nem alkalmaz. 11
X. Közbeszerzési eljárások lefolytatása A közbeszerzési terv elkészítése az ÓKIG feladata. A közbeszerzések lefolytatását, dokumentálását, nyilvántartását, közzétételi kötelezettségét az ÓKIG, vagy külső szolgáltató igénybevételével látja el. XI. Hatálybalépés A munkamegosztási megállapodást Ózd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete./2015. (III.26.) határozatával hagyta jóvá. A megállapodás 2015. április 01. napján lép hatályba. A megállapodásban foglaltak betartásáért felelősek: ÓKIG intézményvezetője ÓMI igazgatója Ózd, 2015. március... Pók Elemérné ÓKIG intézményvezető Pappné Szalka Magdolna ÓMI igazgató 12