ELŐTERJESZTÉS Jánoshalma Város Képviselő-testülete 2009. június 23-i ülésére Az előterjesztés címe: BESZÁMOLÓ a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról Az előterjesztést készítették: Jegyző, aljegyző. osztályvezetők, irodavezetők Előadó: Berta Erzsébet bizottság elnöke Bizottsági véleményezésre megkapta: Pénzügyi, Gazdasági és Ellenőrző Bizottság Elfogadáshoz egyszerű többség szükséges. Törvényi felülvizsgálatra megkapta: Jánoshalma, 2009. június 16. Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző 1
Jánoshalma Város Képviselő-testülete Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság Előterjesztés a Képviselő-testület 2009. június 23-i ülésére Beszámoló a Polgármesteri Hivatal munkájáról A Polgármesteri Hivatal vezetői elkészítették a Hivatal 2008. évi munkájáról szóló beszámolót, amely a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság számára kiküldésre került. A beszámolót a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság a Képviselő-testület ülését megelőzően tárgyalja. Határozati javaslat: Jánoshalma Város Képviselő-testülete elfogadja a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról szóló beszámolót. Jánoshalma, 2009.-06-19. Berta Erzsébet sk. Bizottság elnöke 2
BESZÁMOLÓ Képviselő-testület 2009. június 23-i ülésére a Polgármesteri Hivatal 2008. évi munkájáról A közigazgatás az emberekért van ( Magyar Közszolgálati Karta ) A beszámolót készítették: Dr. Benda Dénes jegyző Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző Tóth Erika osztályvezető Fejes Mihály osztályvezető Farkas Margit irodavezető Juhász Anikó irodavezető Dr. Farkas Anita irodavezető 3
Tartalomjegyzék: I II. III. IV. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és ügyfélfogadása Jegyző és hozzá rendelt egységek Aljegyző és Titkárság Igazgatási Osztály és irodái 1.) Humán Iroda 2.) Okmányiroda 3.) Közvetlenül osztályvezetőhöz rendelt feladatok V. Pénzügyi Osztály VI. Polgármesteri Hivatal előtt álló feladatok I. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és ügyfélfogadása A helyi önkormányzatokról szóló többszörösen módosított 1990. évi LXV. törvény (Ötv. )38. -a értelmében a Képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre - Polgármesteri Hivatal elnevezéssel. A Polgármesteri Hivatal feladata: az önkormányzat működésével, valamint a közigazgatási eljárási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. 4
A Polgármesteri Hivatal működési, illetékességi területe: Jánoshalma város közigazgatási területe, továbbá törvényben meghatározott feladatok vonatkozásában ( okmányiroda, gyámhivatal, kiemelt építési hatóság, szociális és gyermekvédelmi működési engedélyek kiadása ): Borota, Kéleshalom községek és Mélykút nagyközség. A Polgármesteri Hivatalt az Ötv. rendelkezései alapján a jegyző vezeti, szervezi a hivatal munkáját. A Polgármesteri Hivatal címe: 6440 Jánoshalma, Béke tér 1., Postafiók: 49. Telefonszámai: 77/501-001; 501-002, 501-003, Okmányiroda gépjármű ügyintézés: 77/ 501 012, Okmányiroda általános tájékoztató: 77/ 501 011, Polgármesteri Hivatal telefax-száma: 77/ 401 788 E-mail címe: Weblap: polghiv@janoshalma.hu www.janoshalma.hu A Polgármesteri Hivatal 2008. évben a Képviselő-testület által elfogadott SzMSz valamint a 8/2002(I.23.) Kt. Sz. határozat (Alapíró Okirat) alapján végezte munkáját. ( A 2009. május 28-án tartott testületi ülésen a Hivatal Alapító Okiratát jogszabályi változások miatt ismét módosítani volt szükséges, ezért a 173/2009.(V.28.) Kt. sz. határozottal a módosítás elfogadásra került. A Képviselő-testület 58 /2007. (III.29.) Kt. sz. határozatával határozta meg a Hivatal szervezeti felépítését. Szervezeti felépítés a változás előtt: a.) Humán Szolgáltatási osztály Az osztályon belül: 1.) Városi Gyámhivatal 2.) Okmányiroda 3.)Szociális és egészségügyi ügyintézés b.) Pénzügyi Osztály c.) Városgazdálkodási Osztály d.) Titkárság Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Vezetője: Farkas Margit Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Vezetője: Tóth Erika Vezetője: Fejes Mihály Vezetője: Dr. Benda Dénes jegyző 5
Szervezeti felépítés a változás után: A hivatal belső szervezeti egységei és elnevezésük, osztály illetve iroda vezetők: Igazgatási Osztály Ezen belül: Okmányiroda Humán iroda Pénzügyi Osztály Városi Gyámhivatal Titkársági iroda Vezetője: Fejes Mihály Vezetője: Dr. Farkas Anita Vezetője: Juhász Anikó Vezetője: Tóth Erika Vezetője: Farkas Margit Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Belső ellenőr A jogszabályi előírások miatt közvetlenül jegyzőhöz rendelten működik. 2007. június 1-től kezdődően az ügyfelek jobb kiszolgálása érdekében növeltük az ügyfélfogadás időtartamát. Az Ügyfélfogadási idő nélküli időpontokban az ügyintézőknek lehetősége van helyszíni szemléket végezni, határozatokat szerkeszteni és az egyéb adminisztratív teendőket végezni. Ügyfélfogadás rendje 2007. évben: Hétfő: 9-12 Kedd: 13-16 Szerda: 9-12 Ügyfélfogadás rendje 2007. év második felében, illetve 2008. évben: Hétfő de. 8,30 12-ig du. 13-16 óráig Kedd nincs ügyfélfogadás Szerda de. 8,30 12-ig du. 13-16 óráig Csütörtök: - Péntek: 9-12 Csütörtök Péntek nincs ügyfélfogadás de. 8,30 12 óráig Vezetők ügyfélfogadása fentiektől eltérő: A jegyző és az aljegyző minden szerdán délután tart ügyfélfogadást. Polgármester ügyfélfogadása: előzetes telefonos bejelentkezés alapján 77/ 501-032 telefonszámon. Kiss György alpolgármester ügyfélfogadása szociális ügyekben: minden szerdán 9-11-ig. 6
Ügyfélszolgálati iroda kialakítása a Polgármesteri Hivatalban Megkezdődött a Polgármesteri Hivatalban az ügyfélszolgálati iroda kialakítása, bár ehhez az építészeti feltételek még nem adottak, azokat pályázat benyújtásával és megvalósításával próbáltuk megteremteni. A DAOP pályázat megvalósításával megoldódik az ügyfélszolgálati iroda kialakítása, törekedni fogunk arra, hogy ez az iroda még több időtartamban legyen nyitva az ügyfelek számára. Jelenleg csak egy fő részmunkaidőben látja el a tevékenységet, az iroda kialakítása után szetetnénk ha legalább két fő állhatna a lakosság szolgálatára és minden lehetséges ügyben segíthetne az ügyfélszolgálati iroda. Jelenleg az ügyfélszolgálati irodában átvehető nyomtatványok: ( jelenlegi adós irodával szembeni iroda ) KÉRELEM közlekedési kedvezmények iránt KÉRELEM ápolási díj megállapítására KÉRELEM időskorúak járadékának megállapítására KÉRELEM hatósági bizonyítvány kiállításához ( lakásépítési kedvezmény ) KÉRELEM közgyógyellátás megállapítására KÉRELEM átmeneti segély megállapítására KÉRELEM rendszeres szociális segély megállapítására egészségkárosodott személy részére KÉRELEM rendszeres szociális segély megállapítására aktív korú nem foglalkoztatott vagy támogatott álláskereső személy részére KÉRELEM közköltségen történő temetés engedélyezéséhez KÉRELEM temetési segély megállapítására KÉRELEM lakásfenntartási támogatás megállapításához KÉRELEM igazolás kiállításához KÉRELEM rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény igényléséhez KÉRELEM rendkívüli gyermekvédelmi támogatás igényléséhez KÉREKEM óvodáztatási támogatás igénybevételéhez A 2007. évi átszervezés következtében a korábbi Humán Szolgáltatási Osztály összekapcsolódott az Igazgatás Osztállyal és irodákra tagozódott. 2008. évben az új szervezeti felépítés szerint folyt a munka A Humán Irodához került: a szociális igazgatás, a jegyzői gyámügyi igazgatás, művelődés, oktatás és a sportügyek, 7
Az Okmányirodához került: anyakönyvi igazgatás, a személyi adat- és lakcímnyilvántartás, okmányügyintézés A szabálysértési ügyintézés maradt közvetlen osztályvezetőhöz rendelten. Az építési ügyintézés területén nem sikerült irodavezetőt kinevezni, mivel egyik szakképzett kolléga sem vállalta a feladatot. Emiatt közvetlenül osztályvezetői irányítással történik a munkavégzés. Az Igazgatási Osztály és az irodái az átszervezés után az alábbi szervezeti felépítés szerint végezték munkájukat. Igazgatási Osztály - 1 fő Igazgatási osztályvezető, Humán Iroda 1 fő irodavezető aki egyben oktatási ügyintéző is 2 fő szociális ügyintéző 1 fő gyámügyi (jegyzői hatáskört ellátó) és egészségügyi ügyintéző 1 fő részmunkaidőben művelődési, sport ügyintéző ( munkáját a részmunkaidő másik felében a gyámhivatalban végzi ) Okmányiroda: 1 fő anyakönyvi ügyintéző 1 fő személyi adat- és lakcímnyilvántartással foglalkozó ügyintéző 4 fő okmányirodai ügyintéző Irodához nem tartoznak, közvetlen osztályvezetői irányítás alatt dolgoznak: 1 fő szabálysértési és birtokvédelmi ügyintéző 3 fő építési ügyintéző 1 fő közbeszerzési ügyintéző 1 fő ipar-kereskedelmi ügyintéző II. Jegyző és hozzá rendelt egységek 2007. év elején a Humán Szolgáltatási Osztály keretén belül működött a Városi Gyámhivatal az SZMSZ módosításával - jogszabályi előírások és a Megyei Gyámhivatal kérésére közvetlenül jegyzőhöz rendelten működik. VÁROSI GYÁMHIVATAL I. A Városi Gyámhivatal hatáskörébe tartozó gyámhatósági munka A városi gyámhivatal 2008. május 20-a óta 3,6 fővel működik, melyből 1 fő vezető egyben ügyintéző feladatokat is ellát és 2,6 fő ügyintéző. 8
1 fő vezető végzettsége: JPTE TK: művelődésszervező, JPTE-ÁJK: jogi szakokleveles szociális és családvédelmi tanácsadó, köztisztviselői szakvizsga. 2,6 fő ügyintézők végzettségei: - SZOTE FK: védőnő, BCE-KKÁTI: szociális szakigazgatás szervező, köztisztviselői szakvizsga, - EKTF: szociálpedagógia, köztisztviselői szakvizsga, - JPTE TK: művelődésszervező, JPTE-ÁJK jogi szakokleveles szociális és családvédelmi tanácsadó, EKTF: szociálpedagógia. Az ellátandó feladatok ügykörönként kerültek felosztásra a gyámhivatal vezető és az ügyintézők között. A gyámhivatal Jánoshalma városán kívül Borota, Mélykút és Kéleshalom településekre kiterjedően látja el a feladatait. A gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről szóló 331/2006. (XII.23.) Korm. rendelet által a Városi Gyámhivatal hatáskörébe utalt feladatok: 1. A szülői felügyelet körében: - ha a szülői felügyeletet együttesen gyakorló szülők a szülői felügyelet körébe tartozó kérdésekben nem tudnak megegyezésre jutni, a gyámhivatal dönt - Jegyzőkönyvben rögzíti a szülői felügyeletet együttesen gyakorolni jogosult szülők megállapodását arról, hogy a jövőben a szülői felügyeletet egyikőjük gyakorolja - ha a gyermek szülei nem élnek együtt és a gyermeket gondozó szülő felügyeleti joga megszűnik, a gyámhivatal megállapítja a másik szülő felügyeleti jogának feléledését és felhívja őt joga gyakorlására, ha az eljárás során nem állapítható meg kizáró körülmény - a gyermek családi és utónevének megállapítása, ha a szülők azt nem határozzák meg, illetve nem tudnak egyetértésre jutni - szülői ház elhagyása - a gyermek végleges külföldre távozása - életpálya kijelölése - szülők vagyonkezelése, jognyilatkozataik érvényességéhez szükséges jóváhagyás - képviselet - gyámnevezés és a gyámságból való kizárás - tanköteles gyermek művészeti, sport, modell vagy hirdetési tevékenység keretében történő foglalkoztatás engedélyezése - per indítás gyermek elhelyezése illetve kiadása iránt - per indítás a gyermeket megillető tartási követelés érvényesítésére - per indítás szülői felügyelet megszüntetése, visszaállítása iránt 2. Kapcsolattartási ügyek - a gyámhivatal hatáskörébe tartozó esetekben a kapcsolattartás szabályozása - a kapcsolattartási jog korlátozása, szüneteltetése, megvonása - a kapcsolattartásra vonatkozó gyámhivatali vagy bírósági határozatok végrehajtása 9
3. A kiskorú házasságkötésének engedélyezésével kapcsolatos ügyek 4. Az örökbefogadással kapcsolatos ügyek: - az örökbe fogadni szándékozók alkalmassá nyilvánítása, örökbefogadásra alkalmas személyek nyilvántartásába való felvételének elrendelése - az örökbe-fogadhatóvá nyilvánítás - örökbefogadás engedélyezésével kapcsolatos eljárás - szülő hozzájáruló nyilatkozatának jóváhagyása - az örökbefogadás felbontása - tájékoztatás a vér szerinti szülő adatairól 5. A gyermek családi jogállásával kapcsolatos ügyek: - teljes hatályú apai elismerés feltételeinek vizsgálata, a nyilatkozat felvétele - hozzájárulások pótlása - intézkedések a gyermek születése előtt - képzelt apa adatainak megállapítása - ismeretlen szülőktől származó gyermek törvényes képviseletével és anyakönyvezésével kapcsolatos eljárás - családi jogállás rendezésére irányuló perek (apaság vélelmének megdöntése, apaság megállapítása) 6. Pénzbeli ellátások: (központi költségvetésből történik a finanszírozás) - gyermektartásdíj megelőlegezése - otthonteremtési támogatás 7. Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó gyámhivatali intézkedések: - családba fogadással kapcsolatos ügyek - ideiglenes hatályú elhelyezés - más szervek által elrendelt ideiglenes hatályú elhelyezés felülvizsgálata - nevelésbe vétellel kapcsolatos ügyek átmeneti nevelésbe vétel tartós nevelésbe vétel gondozási díj megállapítása ezek felülvizsgálata - utógondozás elrendelésével kapcsolatos ügyek utógondozás elrendelése utógondozói ellátás elrendelése 8. Gyámság és gondnokság: - gyám kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése - hivatásos-, többes-, helyettes gondnok kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése - gondnok kinevezés - ideiglenes gondnok kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése - eseti gondnok kirendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása 10
- ügygondnok kirendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása - méhmagzat részére gondnok rendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása - zárgondnok kirendelése, felügyelete, felmentése, munkadíjának megállapítása - gondnokság alá helyezés és megszüntetése iránti perek - számadási ügyek (eseti, rendszeres éves, végszámadás) - korlátozó gondnokság alá helyezettek felülvizsgálata - perindítás számadási kötelezettség, számadás helyességének megállapítása iránt 9. A gyermekek és gondnokság alatt álló személyek vagyoni érdekvédelme: - a törvényes képviselő vagyonkezelésével kapcsolatos ügyek (pénz, értéktárgyak) - ingatlan vagyonnal kapcsolatos ügyek, jognyilatkozatok érvényességéhez szükséges jóváhagyás - ingó vagyonra vonatkozó jognyilatkozatok - öröklési ügyek intézkedések a hagyatéki eljárás megindítása előtt intézkedések a hagyatékátadó végzés alapján 10. A gyermekek és gondnokság alatt álló személyek vagyoni érdekvédelme: - a törvényes képviselő vagyonkezelésével kapcsolatos ügyek (pénz, értéktárgyak) - ingatlan vagyonnal kapcsolatos ügyek, jognyilatkozatok érvényességéhez szükséges jóváhagyás - ingó vagyonra vonatkozó jognyilatkozatok - öröklési ügyek intézkedések a hagyatéki eljárás megindítása előtt intézkedések a hagyatékátadó végzés alapján 11. A Városi Gyámhivatal feljelentést tesz: - a gyermek veszélyeztetése vagy a tartás elmulasztása miatt - a gyermek sérelmére elkövetett bűncselekmény miatt Statisztikai adatok: 2007 év 2008 év Ügyiratok száma 3416 3283 Határozatok száma 402 365 11
4000 3000 2000 1000 Ügyiratok száma Határozatok száma 0 2007 2008 Jövőre vonatkozó észrevételek: A gyámhivatali iroda helyisége zsúfolt a négy létszám számára, ezért szükség lenne még egy iroda helyiségre. Többször előfordult, hogy a tárgyaló foglalt volt, ezért egy időben több tárgyalás volt egy helyen. Ez nagyon zavaró, illetve az ügyek jellege is megkívánja, hogy egy időben, egy helyiségen egy meghallgatásra kerüljön sor. A jogszabály tervezetek szerint a gyámhivatalok feladat- és hatásköre újabb feladattal bővülhet. Ezenkívül az új Polgári Törvénykönyv hatályba lépése jelentős változást hoz a jelenlegi gyámhatósági eljárásokban, mely újabb megmérettetés lesz az ezen a területen dolgozók számára. b.) Belső ellenőr A belső ellenőr szervezeti elhelyezkedését tekintve közvetlenül a Jegyzőnek alárendelten működik. Feladatai: A Képviselő-testület által elfogadott éves ellenőrzési munkaterv, valamint az ellenőrzési Szabályzat alapján végzi az intézmények belső és külső és a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzését, pénzügyi, gazdasági ellenőrzéseket, cél- és témavizsgálatokat, valamint utóellenőrzéseket tart, javaslatot tesz az éves ellenőrzési tervre, évenként egy alkalommal a zárszámadáshoz kapcsolódóan beszámolót készít a képviselő-testület részére, amelyből éves munkáját a képviselő-testület megismerheti. c.) Fejlesztési Iroda A Polgármesteri Hivatal új szervezeti felépítése hozta létre. A fejlesztési iroda feladatai: 12
Fejlesztési stratégiák és programok kidolgozása, folyamatos felülvizsgálata és aktualizálása; fejlesztésekkel kapcsolatos előterjesztések készítése a képviselőtestület és a bizottságok részére; A város (és térsége) humán, infrastrukturális, környezetgazdálkodás, természeti, ipari és egyéb adottságok és értékek számbavétele, karbantartása; Fejlesztési feladatokhoz pályázatok kidolgozása, kidolgoztatása; Pályázati anyagok előkészítése (adatszolgáltatás pályázatíróknak), Pályázati adatbázis létrehozása, karbantartása (demográfiai, gazdasági, és más adatok); Információszolgáltatás a jánoshalmi gazdálkodók (vállalkozók és társaságok) számára pályázati lehetőségekről, pályázati eljárási rendről; Kapcsolatok kialakítása központi és dekoncentrált közigazgatási szervekkel, regionális, megyei és kistérségi önkormányzati, illetve területfejlesztési szervezetekkel; Kapcsolatépítés és kapcsolattartás külföldi önkormányzatokkal, szervezetekkel, gazdasági társaságokkal határon átnyúló együttműködések céljából, és határon átnyúló pályázati lehetőségek kihasználása céljából; Településmarketing feladatok; Kapcsolat kialakítás a lakossággal, a lakosság szervezése és tájékoztatása önkormányzati fejlesztési ügyekben; Egyes fejlesztések koordinálása egész projektcikluson keresztül, azaz projektmenedzsment (probléma felismerés stratégiaalkotás, tervezés programkidolgozás végrehajtás monitoring értékelés, korrekciók). A Fejlesztési Iroda létrehozása után folyamatosan végezte a fejlesztésekkel kapcsolatos feladatokat, sok pályázatot készített és nyújtott be, munkájáról minden testületi ülésen tájékoztatta a képviselő-testületet. A Képviselő-testület Fejlesztési, Stratégiai Bizottságának megalakulásával a feladatokat részben a bizottság átvette, valamint a Városgazda Kft.-nél Fejlesztési részleg kerül kialakításra, amely bizonyos feladatokat átvehet a Polgármesteri Hivataltól, ezért indokolt a Hivatal SzMSz módosításával a változást átvezetni. III. Aljegyző és Titkárság Az aljegyző Jogi Egyetemi végzettséggel, közigazgatási jogi szakvizsgával, anyakönyvi szakvizsgával és okmányügyintéző szakképesítéssel rendelkezik, valamint számítástechnikai szoftverüzemeltetői középfokú szakképesítéssel. Az előző beszámoló idején ellátta a Humán Szolgáltatási osztályvezetői feladatokat is, de a Képviselő-testület bizottságai közül csak azoknak a munkáját kísérte figyelemmel, amelyek az általa vezetett osztály feladatköréhez kapcsolódtak. Feladata az SZMSZ módosításával változott. Minden bizottság munkáját figyelemmel kíséri. Szervezi a Képviselő-testület és a bizottságok munkaterv szerinti munkáját, összeállítja a bizottságok és a képviselő-testület meghívóját, folyamatosan egyeztet a bizottsági elnökökkel, az előterjesztést készítőkkel, bekéri a képviselő-testület, a bizottságok számára készített 13
előterjesztéseket, szükség esetén az előterjesztések kiegészítését kéri, folyamatosan az előterjesztések színvonalának javítására törekszik. Új feladatai még a következők: szervezi a testület, a bizottságok szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatokat, Gondoskodik a testületi és bizottsági ülések jegyzőkönyvének elkészítéséről, Szakmailag irányítja az Igazgatási és Pénzügyi Osztály működését, biztosítja az osztályok közötti információáramlást, kapcsolattartást és tájékoztatást, Irányítja a Polgármesteri Hivatalnak a kisebbségi önkormányzatok működéséből fakadó feladatainak elvégzését. Részt vesz és jegyzőkönyvet készít a kisebbségi önkormányzatok ülésén, Közreműködik a helyi önkormányzati rendeletek és szabályzatok megszerkesztésében, Gondoskodik a megalkotott rendeletek kihirdetéséről és az alkalmazás érdekében való közzétételéről, a megalkotott rendeletnek a Közigazgatási Hivatal részére való megküldéséről, Közreműködik az egyedi hatósági ügyek, testületi ügyek és az önkormányzati intézményeknél tartandó törvényességi vizsgálatokon, Felhívja a köztisztviselők figyelmét azokra a jogszabályi változásokra, amelyek a hivatali ügyintézéshez és a Képviselő-testület munkájához szükségesek. A képviselők ilyen irányú kérése estén biztosítja a kért hatályos jogszabályokat, Ellátja a jegyző által átruházott egyes jegyzői hatáskörbe tartozó feladatokat. Részt vesz minden bizottság feladatkörébe tartozó előterjesztések elkészítésében a hatáskörrel rendelkező bizottságok, illetve a Képviselő-testület elé. Közvetlenül irányítja a Titkárságot és a Titkársághoz tartozó feladatokat. Távolléte esetén helyettesíti a jegyzőt, részt vesz meghívottként a Képviselő-testületi és bizottsági üléseken, felkérés esetén felvilágosítást ad. A titkárság feladatkörébe tartoznak: Titkárság - a testületi munka kiszolgálása: a képviselő-testület és a bizottságok anyagainak technikai előkészítése, jegyzőkönyvek vezetése és készítése, adminisztrációs segítségnyújtás képviselők részére - iktatás, irattár kezelése - informatikai, számítástechnikai feladatok - gépkocsivezetői és gondnoksági feladatok - takarítási feladatok A testületi üléseken és bizottsági üléseken jegyzőkönyv, és hangfelvétel készül. Segíti a munkát, hogy a 2006. évben kapott laptop használatával a jegyzőkönyv részben már az ülésen elkészülhet. A feladatokat 1 fő látja el. Szükség esetén ( egyidejűleg több bizottsági ülés, szabadság, betegség ) a jegyzőkönyv vezetési feladatok terén a helyettesítés megoldott. 2008. év során az előterjesztések készítése elektronikus formában történt, amely a következő előnyökkel jár: 14
a sokszor több száz oldalas anyagokat csak három példányban nyomtatjuk ki a jegyzőkönyvhöz ( egy pl. jkv. marad a hivatalban, egy kerül a Közigazgatási Hivatalhoz, -sajnos a hivatal nem fogadja el CD-n, - egyet küldünk a Városi Könyvtár számára ) ami jelentős papír és festék felhasználási megtakarítást eredményez mivel nem kell a papírt sajnálnunk, sokkal több kapcsolódó anyagot, fényképeket tudunk másolni az előterjesztésekhez ami a képviselők döntését segíti a képviselők és a hivatali ügyintézők is kisebb hely igénnyel tudják otthonukban tárolni az anyagokat 2008. évtől megvalósítottuk a képviselő-testület és bizottságok határozatainak betűrendes elektronikus nyilvántartását, amely a Polgármesteri Hivatal hálózaton az ügyintézők számára elérhető. Mivel az előterjesztések általában sok szkennelt anyagot tartalmaznak, időnként lehetetlen őket e-mailben elküldeni, ezért ilyenkor CD-re írva kapják meg a képviselők Az FTP címre is feltesszük az előterjesztéseket, de sajnos a kevés tárhely miatt előfordul, hogy egy adott pénteken küldött többféle anyag közül nem mindegyik fér el. Úgy értékeljük, hogy az előterjesztések színvonala sokat javult, próbáljuk fényképekkel, helyszínrajzokkal, hatályos jogszabályi kivonatokkal, értékbecslésekkel, stb. segíteni a képviselők döntését. Az iktatást 1 ügyintéző végzi, számítógépes program segítségével. Az iratszám emelkedése mutatja, a feladat egy fő számára már nem elvégezhető, ez 2008. évben is gondot okozott, az iktatás, irattár kezelés helyettesítése érdekében nem köztisztviselői jogviszonyban tudtunk alkalmazni még egy kollégát a feladatra. Statisztikai adatok: Iktatott iratok 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Főszámon iktatott 10.333 10.769 13.191 11.012 11143 11143 Alszámon iktatott 6.929 7.645 7.222 9.609 10506 10506 Gyűjtőn 2.504 2.323 2.829 3.598 5686 5686 Összesen 19.766 20.737 23.241 24.219 27335 27335 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 2005 2006 2007 2008 főszám alszám gyűjtő A postázás 2008. év júniusától számítógépes program segítségével történt, ami az időigényes munkát kicsit könnyítette. Sajnos főleg a kiemelt feladatok miatt ( építési hatóság, gyámhivatal, okmányiroda ) sok a vidéki levél, határozat amit tértivevénnyel kell kézbesíteni, ez nagyon megnöveli a Polgármesteri Hivatal postaköltségét. 15
A számítógépes programmal történő postázás statisztikája 2008. június 1. és 2008. 12. 31. között: Levelek száma és postaköltség fél éves statisztika: Normál db száma levél Ajánlott levél db száma Normál levél postaköltsége Ajánlott levél postaköltsége Összes száma levél Összes levél postaköltsége 10254 11396 747007 3143325 21650 3890332 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 2008. június- december normál levél ajánlott levél normál levél postai költsége ajánlott levél postak költsége A helyben postázandó levelek kézbesítésére egy helyi közcélú postást veszünk igénybe, illetve az adó határozatok, értesítések kézbesítési időszakaiban több személyt is alkalmaztunk, ami abban az időszakban jelentős megtakarítással járt. A statisztikai adatokból kitűnik az ügyszám emelkedése, amelynek oka a Polgármesteri Hivatal által végzett feladatok folyamatos bővülése, az új közigazgatási eljárási törvény (KET) által megkövetelt több levelezés, és a kistérségi településekre történő kiterjedése. Az informatikai számítástechnikai feladatokat korábban főállásban köztisztviselő végezte, aki gondoskodott a számítógépes hálózaton üzemeltetési, karbantartási feladatok ellátásáról, a programok jogtisztaságáról, kapcsolatot tartott fenn azok alkotóival és fejlesztőivel, tesztelte és betanította az új programok használatát, biztosította a számítógépes adatvédelem szabályozását. A számítástechnikai feladatok mellett, feladata volt a köztisztviselők jogállásáról szóló jogszabályokkal szabályozott közszolgálati nyilvántartások vezetése és adatszolgáltatása. Takarékossági okok miatt a köztisztviselőként történő alkalmazása 2007. évtől megszűnt, feladatát szerződéssel látja el, emiatt a Polgármesteri Hivatalban csak két napot tartózkodik hetente, sajnos ez az időtartam csak tűzoltásra elegendő. A számítógépes rendszer elavultsága miatt gyakoriak a meghibásodások, ezért az informatikusra napi 8 órában lenne szüksége a hivatalnak. A minisztériumok, felsőbb szervek, szerződéses partnerek, cégek stb. évről-évre nagyobb számban keresik a hivatal e-mailben. Felsőbb szerveink a megkeresésekre a választ ugyanezen formában várják. Az elektronikus levelezéshez a szükséges alapvető feltételeket megteremtettük, az ügyintézők többségének van e-mail címe. Sajnos az internet kapcsolat és a levelezés vagy a helyi hálózat vagy a szolgáltató hibájából időnként akadozik, leáll. Ez 16
különösen a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések begyűjtésénél, határidős jelentések elküldésénél komoly problémát okoz. Az ügyintézéshez már nélkülözhetetlen az internet elérés, mert a felsőbb szervek postán már alig küldenek valamit, szinte minden megkeresés, adatkérés e-mailben érkezik vagy a honlapjukról letölthető. Pl. a mindig postán megküldött kötelező statisztikai adatgyűjtések adatlapjait is a Statisztikai Hivatal honlapjáról kellett letölteni. Külön programok szolgálnak a válaszok elkészítésére, ezért szinte naponta új számítógépes programokkal kell ismerkednünk, elengedhetetlen a folyamatos tanulás, önképzés. Sajnos továbbképzésekre elmenni kevés a lehetőség, egyrészt mivel a legtöbb képzés nagyon drága, másrészt sokszor a szűk határidők miatt az ügyintéző távolléte sem megoldható. A hivatal által végzett több ügytípusnál megjelent az a követelmény is, hogy központi adatbázisokba jelszó megadásával ügyintézőinknek kell adatokat feltölteni. ( pl. biztosítási jogviszonyok rögzítése a rendszeres szociális segélyezettek esetében az APEH honlapján ) Hasznos segítség, hogy a hatályos jogszabályok, ügyintézési tájékoztatók, jogszabály tervezetek is elérhetők az interneten. Jánoshalma város web lapjának korszerűsített formája elkészült, az új honlapra mind több információt szeretnénk feltenni az ügyfeleink számára. Hivatal és ügyintézők elérhetősége, ellátott ügytípusok leírása, ezekhez csatolandó mellékletek stb. A számítástechnikai eszközök terén a szükséges fejlesztések részben történtek meg, azonban további fejlesztések elengedhetetlenek. Szükséges lenne megvalósítani a teljes géppark fejlesztését, felújítását, annak érdekében, hogy az előttünk álló feladatoknak meg tudjunk felelni. A szükséges beszerzendő eszközökről részletes kimutatás készült indoklással, sajnos az eszközök beszerzésére csak részben volt lehetőség. Az előző évben benyújtott pályázatot a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésére vonatkozóan elnyertük, a megvalósítás nemsokára kezdetét veszi. A pályázatban a köztisztviselők számára képzések és a munkát segítő szoftver beszerzések szerepelnek. IV. Igazgatási Osztály és Irodái 1.) Humán Iroda a.) Művelődési, Oktatási és Sport feladatok Oktatási feladatok Tanítói, magyar szakos tanári végzettséggel, Pénzügyi-, Vám-, Adó-, Illetékszakértői végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával rendelkező köztisztviselő látja el a feladatot. 17
Feladatai: - Humán iroda vezetése - Jegyzői hatáskörű gyámügyek - Szociálpolitikai ügyek - Egészségügy - Művelődés-, sport-, civil szervezetek ügyeinek szakmai felügyelete. - Biztosítja a tervezéshez (fejlesztéshez) szükséges információt; - Szakmai véleményt ad a Művelődési, Oktatási és Sport Bizottsággal egyeztetve az Önkormányzat által fenntartott nevelési-, oktatási intézmények szervezeti összevonásáról; - Irányítja, segíti és ellenőrzi a városi nevelési - oktatási intézményeknek az oktató-nevelő munka tervezésével, szervezésével, irányításával kapcsolatos tevékenységet; - Ellenőrzi az intézmények statisztikai adatszolgáltatását. - Dönt arról, hogy a tanuló milyen módon teljesítse tankötelezettségét; - Kötelezi a szülőt, hogy gyermekével jelenjen meg szakértői vizsgálaton, illetve a szakértői vélemény alapján gyermekét a megfelelő nevelési-oktatási intézménybe írassa be; - Kötelezi a szülőt, hogy gyermeke részére a szakértői véleményben meghatározottak szerint biztosítsa a fejlesztő felkészítésben való részvételt; - Nyilvántartásba veszi a nem állami fenntartású közoktatási alapításról szóló bejelentést óvoda és általános iskola esetén, megszűnés esetén az intézményt törli a nyilvántartásból; - Ellátja a nem állami fenntartású közoktatási intézmények működési engedélyeztetési eljárással kapcsolatos feladatokat; - Ellátja a nem helyi önkormányzat által fenntartott nevelési-oktatási intézmény fenntartói törvényességi ellenőrzését; - Vizsgálja a hatósági ellenőrzés keretében, hogy a fenntartó a nevelési-oktatási intézményt az alapító okiratban és a működéshez szükséges engedélyben meghatározottak szerint működteti-e; - Felhívja a fenntartót a törvényességi ellenőrzés körében - megfelelő határidő biztosításával - a törvénysértés megszüntetésére; - Felfüggesztheti a nevelési-oktatási intézmény működését, ha az ott folyó nevelő és oktató munka a közbiztonságot, a közrendet, a közegészségügyet, a közerkölcsöt sérti; - Ellátja a helyi önkormányzat fenntartásában lévő művelődési, közoktatási intézmény vezetőjének kiválasztásával kapcsolatos nyilvános pályázati eljárás lefolytatásával összefüggő előkészítői feladatokat; - Az óvodai nevelés keretében folyó iskolai életmódra felkészítő foglalkozáson való részvételre köteles, a tanköteles és a képzési kötelezettség alá eső gyermekekről, tanulókról nyilvántartást vezet, és figyelemmel kíséri az e törvény 14. (2) bekezdésének a.) pontjában meghatározott kötelezettségek teljesítését, bejelentésre vagy hivatalból elrendeli az óvodai nevelés keretében folyó iskolai életmódra felkészítő foglalkozáson való részvételt, a tankötelezettség vagy a képzési kötelezettség teljesítését, ha a szülő nem tesz eleget kötelességének; - óvodai, iskolai kötelező felvételi körzetek koordinációja KIR-felé jelentése 18
- az Oktatási, Művelődési, Sport Bizottság oktatás, művelődés, sporttal kapcsolatos munkájának segítése, részt vesz az üléseken, szakmai segítséget ad a működéshez - a Humán Iroda ügykört érintő testületi előterjesztéseket elkészíti - Érettségi tételek átvétele, továbbítása az oktatási intézmények felé, adminisztratív tevékenységek ellátása - Szociális működési engedélyeztetési eljárás ügyintézése Művelődési és Sport feladatok 1 fő művelődésszevezői végzettségű ügyintéző heti 10 órában látja el a feladatot - kitüntetésre, elismerésre javaslatokat a bizottság elé terjeszti - testvértelepülésekkel kapcsolat kiépítésében, fenntartásában közreműködik - városi ünnepek, rendezvények koordinálása - ellátja a helyi önkormányzat fenntartásában lévő művelődési, közoktatási intézmények vezetőjének kiválasztásával kapcsolatos nyilvános pályázati eljárás feladatait. - Polgármesterhez, Képviselő-testülethez, a Oktatási, Művelődési, Sport Bizottsághoz érkezett művelődés, turizmus, oktatás, sport területét érintő kérelmeket, megkereséseket szükség esetén a bizottság elé terjeszti, megválaszolja. - művelődéssel kapcsolatos pályázatok elkészítése b.) Szociális igazgatás Ezen feladatokat 2008. évben 1 fő főiskolai végzettségű, ügyintéző valamint 1 fő egyetemi végzettséget szerzett ügyintéző látta el. Anyakönyvezetői szakvizsgával is rendelkeznek. (Az osztály ügyfélforgalmának jelentős része e területen mutatkozik meg.) Főbb tevékenységük, döntés előkészítés a következő ügyekben: - nem foglalkoztatottak rendelkezésre állási támogatása, az egészségkárosodottak rendszeres szociális segélyének megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata - átmeneti segély megállapítása - lakásfenntartási támogatás megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata - ápolási díj megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata - közgyógyellátás megállapítása - köztemetés megállapítása - hadigondozottakkal kapcsolatos ügyek - mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásának megállapítása - mozgáskorlátozottak gépjármű szerzési támogatása, - időskorúak járadéka megállapítása - Egészségügyi igazolvány kiadása - Szociálpolitikai hatósági bizonyítvány kiadása, felfüggesztés, átjegyeztetés - szociális otthoni beutalás - személyes gondoskodásban részesülők jövedelemvizsgálata - hatósági bizonyítvány kiadása lakásépítési, bővítési ügyek esetén - más szervek megkereséseire ( rendőrség, más Polgármesteri Hivatal, APEH, Illetékhivatal stb. ) környezettanulmányok készítése 19
Néhány adat a fenti területekről: 2004 év 2005 év 2006 év 2007 év 2008 év - átmeneti segély 424 fő 718 alkalom 385 fő 962 eset 157 fő 429 eset 246 360 eset 155 fő 309 eset - rendszeres szociális segély 134 fő 225 fő 323 492 465 fő 851 eset - ápolási díj 49 fő 27 fő 82 45 fő 55 fő - időskorúak járadéka 23 fő 19 fő 19 4 fő 17 fő - közgyógy ellátás 327 fő 455 fő 422 412 fő 325 fő - mozgáskorlátozottak 125 fő 127 fő 105 133 fő 19 fő közlekedési támogatása - mozgáskorlátozottak 34 fő 31 fő 39 1 fő 27 fő gépkocsi szerzési támogatása - köztemetés 16 fő 28 fő 14 12 fő 5fő - 50%-os munkaképességűek 32 fő 38 fő 41 31 fő - rehabilitációja - lakásfenntartási támogatás 47 fő 94 fő 211 230 fő 312 fő - Gázár támogatás - - 124 - - A szociális területen végzett munkát nemcsak az előforduló ügyek nagy száma, hanem az emberi élet nehéz szociális tényezői és az általuk kiváltott feszültségek, érzelmek is nehezítik. A kollégáktól ez nagyfokú toleranciát és empátiát igényel. Az ügyintézés során gondot okozott, hogy a szerver gép elavult emiatt a program nagyon lassú, így az adatrögzítés és a határozatok meghozatala sok időbe telt. c.) Egészségügyi és jegyzői gyámhatósági feladatok A feladatot 1 fő személyügyi szervező főiskolai végzettségű, közigazgatási szakvizsgával rendelkező ügyintéző látja el. Feladatai az egészségügy területén: Figyelemmel kíséri az egészségügy területén a jogszabályi előírások változásait, különösen azokat a változásokat, amelyek érintik az egészségüggyel kapcsolatos önkormányzati és államigazgatási feladatokat. Minden hónap 2-ig a Pénzügyi Osztály felé jelenti: a helyettesítéseket, változó béreket (ügyeleten nővérek, sofőrök, védőnők, takarítók helyettesítése) Közreműködik az egészségüggyel kapcsolatos finanszírozási szerződések megkötésében Elkészíti az egészségüggyel kapcsolatos statisztikákat Figyelemmel kíséri az egészségügy területén benyújtható pályázati lehetőségeket, részt vesz a pályázatok elkészítésében Az egészségügyben intézi a szükséges ÁNTSZ engedélyek beszerzését, feladata az engedélyekhez szükséges személyi, tárgyi feltételek biztosítása Részt vesz a Képviselő-testület Városgazdálkodási Bizottsága elé terjesztett, az egészségügyi feladatokkal kapcsolatos ügyek előkészítésében, a bizottság ülésein, az előterjesztésekhez kapcsolódó testületi előterjesztések elkészítésében 20