Hollandia, 2013. május 27 31. Az NKA által támogatott szakmai tanulmányút első állomása Hollandia volt. A csoport tagjai Schramek László, Vajk Ádám, Lengvári István, Polgár Tamás és Czetz Balázs május 27-én, hétfőn reggel 06:30-kor indultak Eindhovenbe. A kétórás repülőút után a delegáció egy hertogenboschi átszállást közbeiktatva elvonatozott Arnhembe. A megbeszéltek értelmében elsőként a belvárosi szállodai szobánkat foglaltuk el, és ezt követőn a hotel előterében találkoztunk Fred van Kannal, az arnhemi Gelders Archief igazgatójával. A hosszú évekre visszatekintő jó kapcsolatnak köszönhetően, amelyet a Magyar Levéltárosok Egyesülete ápol Freddel, a Gelders Archief igazgatója készségesen segített megszervezni a holland látogatásokat és az első nap magára vállalta az általa vezetett intézmény és a holland levéltári rendszer bemutatását. Különleges élményben lehetett részünk, hiszen az arnhemi levéltár új épülete nem sokkal érkezésünk előtt készült el, éppen csak befejezték a költözést és az épület, illetve a kollégák készülődtek a szeptemberi megnyitásra. Lehetőségünk volt tehát előbb megtekinteni a levéltár régi épületét, majd megismerni az újat is. Az arnhemi levéltár régi épülete
Az új épület közel a belvároshoz zöldmezős beruházásként készült el. A további bővülés lehetőségét nyújtja az intézménnyel szembeni üres terület, amelyen ha szükségessé válik a jelenlegihez hasonló méretű épületet lehet felhúzni. A levéltári épület hőszigetelése, energetikai mutatói példaértékűek, kapacitása 45 km, így a jelenlegi 24 km iratanyag mellett bőven van lehetőség további iratanyag átvételre. Meglepődve hallottuk, hogy az épületet az eredetileg tervezettnél olcsóbban sikerült felépíteni (a műszaki tartalom csökkentése nélkül), a megmaradt összeget pedig digitalizálásra költötték. Levéltárépítés, felújítás előtt talán érdemes lenne a magyarországi tervezőket és kivitelezőket is tanulmányútra küldeni. Kilátás az új arnhemi levéltár irodáiból A holland levéltári törvény 2013-ban jelentősen változott, ennek értelmében a magyarországival ellentétes irányú decentralizációs folyamatok játszódtak le. Korábban a nemzeti levéltár vette át a 12 tartomány iratanyagát, az új szabályozás értelmében azonban a tartományok maguk kötelesek a dokumentumok őrzéséről gondoskodni és levéltárat fenntartani.
A levéltár lelke, a raktár, holland módra Az országban található 441 önkormányzat, amelyek sokszor több települést ölelnek fel, szintén maguk felelnek keletkeztetett iratanyagukért, azonban ha ennek anyagi terheit nem bírják, lehetőségük van csatlakozni a tartományi levéltárhoz. Az egyházak szintén saját hatáskörben kezelik irataikat, de lehetőségük van a dokumentumokat saját levéltár hiányában az önkormányzati intézményekben elhelyezni. Arnhem esetében a város és a környező önkormányzatok közül négyen a tartományi levéltárhoz csatlakoztak és nem tartanak fenn önállóan levéltárat. Ennek köszönhetőn az intézmény költségeinek 65 százalékát (ez 2013-ban némileg csökkent) az állam állja, 25 százalékát Arnhem városa és a fennmaradó részt a többi csatlakozott település. Az egész napos program után egy rövid városi séta következett, majd Freddel közös vacsorával zártuk a napot. Kedden reggel utazással kezdtünk és Amsterdamba vonatoztunk, ahol délelőtt az Amszterdami Egyetemen ismerkedtünk meg a holland levéltáros képzés magyarországitól eltérő rendszerével.
Magyar levéltáros delegáció a Hogeschool van Amsterdam épülete előtt A négyéves BA képzés végén a diákok record-manager végzettséget szereznek és több mint 50 százalékuk az önkormányzati, illetve állami szférában helyezkedik el, kisebb részük specializálódik tovább és válik a klasszikus értelemben vett levéltárossá. A holland levéltáros képzésről bővebben a Levéltári Szemle következő számában olvashatnak. Legnagyobb meglepetésünkre megérkezésünkkor az egyetemen Babette Leeh magyarul köszöntött minket. Nyelvtudását a nálunk folytatott egyetemi tanulmányai alatt szerezte. Babette Leeh magyarul köszönti a delegáció tagjait
Talán a közös nyelv is hozzájárult, hogy a felsőoktatási intézményben kiemelt érdeklődést mutattak a magyar levéltáros delegáció irányába, informálisan felvetődött a későbbi együttműködés lehetősége is, és szót ejtettünk az oktatók, illetve a diákok cseréjének lehetőségéről is. Érdemes lenne kihasználni a jövőben a kínálkozó lehetőséget. A délután folyamán meglátogattuk az Amszterdami Városi Levéltárat. A 32 km iratanyagot őrző intézmény Hollandia egykor legnagyobb bankjának székházában nyert elhelyezést. Az épület bizonyos részei szabadon, illetve vezetővel látogathatóak, az előtérben és a korábbi banktrezorban ma kiállítás látható, sőt egy 50 fős vetítőterem is itt nyert elhelyezést. Az intézmény élen jár a digitalizálás és az elektronikus iratmegőrzés terén. Honlapjukon keresztül rengeteg anyag elérhető és kutatható. Az intézmény előcsarnokában egy rendkívül látványos számítógépes animáció segítségével mutatják be a város párszáz évet felölelő (nem teljes) fejlődését. Az animáció levéltári forrásokon alapul és nem csak a városrészek, de egyes jellegzetes épületek sorsa is jól nyomon követhető rajta. A délután folyamán lehetőségünk volt egy kis városnézésre, melyet egybekötöttünk egy hajókirándulással. A szerdai nap ismét utazással indult, Rotterdamba mentünk, ahol a városi levéltárat látogattuk meg. Az intézményben a városi anyagon kívül Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Lansingerland és Ridderkerk önkormányzatok anyagát is őrzik. Az egész napos program során megismerhettük a teljes levéltárat, a restaurátor műhelytől a digitalizáló műhelyen át a raktárakig. Amszterdamhoz hasonlóan szintén jelentős és figyelemre méltó digitalizációs munkát folytatnak. A rotterdami kollégák előadását hallgatva
Csoportkép, stílusosan a rotterdami kutatóterem katalóguscédulái között Az anyagokat elérhetővé teszik online, ennek köszönhetően azon kutatók száma, akik személyesen felkeresik a levéltárat jelentősen csökkent, ugyanakkor az online érdeklődök száma hatványozottan emelkedett. A honlapon 2012-ben 900.000 érdeklődőt regisztráltak és teljes munkaidőben egy 10 fős szakember gárda foglalkozik az online kérdések, kutatói igények megválaszolásával. Figyelembe véve, hogy az intézményben összesen 100 fő dolgozik, ez nem kis létszám. A Rotterdami Városi Levéltárban is szembesültünk azzal, hogy a költségvetési megszorítások a holland levéltárakat is érintik. Az éves büdzsé az utóbbi időben mindenhol csökkent, a rotterdami levéltár az ajándékboltját is bezárta, mert nem tudták fenntartani. A csütörtök megszokott módon ismét utazással kezdődött, Hágába mentünk ahol a Nemzeti Levéltárat látogattuk meg, itt annak főigazgatója, Martin Berendse fogadott minket és tartott előadást a Nemzeti Levéltárról. Az 1980-as években elkészült Hága központjában álló épület egy része érkezésünkkor felújítás alatt állt (a felújítás öt évvel ezelőtt kezdődött), a levéltárat a mai modern követelményeknek megfelelően alakítják át.
A Holland Nemzeti Levéltár épülete Hága központjában A 150 főt foglalkoztató levéltár mintegy 115 km anyagot őriz. Előreláthatólag az elkövetkező tíz évben az őrzött iratanyag mennyiségét megduplázzák. A Nemzeti Levéltár szerepe Hollandiában is kettős, egyfelől kormányzati intézmény, másfelől kulturális intézmény, amely a holland társadalom, oktatás, kultúra fontos része. Az elmúlt időszakban a szervezetet jelentősen átalakították, csökkentették a vezetői szinteket. A Holland Nemzeti Levéltár restaurátor műhelyében
A levéltár előtt komoly feladatok állnak, hiszen kormányzati szinten 2016. január 1-től teljesen a papírmentes ügyintézésre akarnak átállni. Az addig a pillanatig keletkezett maradandó értékű dokumentumokat a Holland Nemzeti Levéltár 2019-ig át akarja venni, nem kivárva a levéltárba adás 20 évét. Ebben a folyamatban, annak megvalósításában a levéltár aktívan részt vesz, tanácsait kikérik és megfogadják. A terv grandiózus, hiszen ezzel Hollandiában miniszteriális, kormányzati szinten legalábbis lezárulna a papíralapú levéltári átvételek kora, azt azonban a főigazgató is elismerte, hogy ez még csak terv, az időpont még kitolódhat. A délután folyamán látogatást tettünk a Nemzeti Levéltár épületében működő Centraal Bureau voor Genealogie nevű intézetben. A Centraal Bureau voor Genealogie raktárában Használaton kívüli mikrofilmolvasók várják a feltámadást
Az 1945-ben a nagyobb állami és magán genealógiai és heraldikai gyűjtemények összevonásával létrejött intézet költségvetésének felét az állam állja, a másik felét támogatóktól kapják. Az intézet deklaráltan a holland genealógiai és heraldikai kutatások támogatására szolgál és komoly digitalizációs projektekkel segíti a kutatóit. Dutch roots címmel angol nyelvű könyvet jelentettek meg, melyben segítséget nyújtanak a világ bármely pontjára elszármazott hollandoknak az őseik felkutatásában. Rendszeresen információs hírlevélben számolnak be az újabb eredményeikről, ezeket az újságokat az intézet támogatói ingyen megkapják.