HOGYAN ELLENİRIZZÜK A PHD DOLGOZATOKAT A DEÁ-BAN? A DEA (Debreceni Egyetem elektronikus Archívuma) A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára (DEENK) a DSpace keretrendszer alkalmazásával 2006-ban kezdte a Debreceni Egyetem elektronikus Archívuma (DEA) nevő intézményi archívum (vagy repozitórium) kialakítását. A DEA célja a Debreceni Egyetem tudományos életének bemutatása az Egyetemen készülı hallgatói dolgozatok, oktatási anyagok, kutatási eredmények archiválásával és hosszú távú elérésének biztosításával. A DEA a http://dea.lib.unideb.hu oldalon érhetı el. Az archívum szerkezete A rendszer alapegysége maga a feltöltött elektronikus dokumentum. Ezek a feltöltött anyagok győjteményekbe rendezıdnek. A győjtemény neve utal rá, hogy milyen típusú dokumentumokat foglal magába. Így a PhD dolgozatok a doktori iskolák adott győjteményeiben vannak elhelyezve, melyek nevei megegyeznek az iskolák neveivel, pl. Elméleti orvostudományok doktori iskola. A győjteményeket kategóriákba rendezzük. A kategóriák kialakítása az egyetem szervezeti felépítéséhez kötıdik, így a centrumokhoz / karokhoz vannak rendezve. A szervezeti felépítéstıl eltérıen, kiemelten kezeljük a doktori dolgozatokat, melyek a Doktori disszertációk kategóriában találhatók. A DEA nyitóoldaláról a Kategóriák és győjtemények menüpont választásával - a Böngészés címszó alatt - megjeleníthetjük az archívum szerkezetét tükrözı listát. Ennek a listának egy részlete így épül fel. Doktori disszertációk Biológia tudományok doktori iskola Egészségtudományok doktori iskola Elméleti orvostudományok doktori iskola Fizikai tudományok doktori iskola Agrártudományi Centrum karai Hallgatói dolgozatok (ATC) PhD dolgozatok (ATC) Bölcsészettudományi Kar o Angol-Amerikai Intézet Hallgatói dolgozatok (IEAS) PhD dolgozatok (IEAS) o Neveléstudományi Tanszék Rektori Hivatal dokumentumai o Szociológia Tanszék Oktatási segédanyagok (SZOC) (Kategória, alkategória, győjtemény) Elektronikus anyagokat feltölteni győjteményekbe lehet. A feltöltéshez regisztráció szükséges. A regisztrált felhasználók az egyes győjteményekhez kaphatnak feltöltési jogosultságot.
A PhD hallgatónak a feltöltéshez, a doktori iskola titkárának pedig az ellenırzéshez szükséges joggal kell rendelkeznie. A titkárok megtekinthetik és módosíthatják a kitöltött adatokat, visszautasíthatják, illetve továbbengedhetik a feltöltést. A PhD dolgozatokat eredeti és pdf formátumban kell feltölteni (a pdf formátumra konvertálást szükség esetén elvégzik a Könyvtár munkatársai). A DEA-ban a pdf változatok lesznek elérhetık. A fájlok nevei NE tartalmazzanak ékezeteket! A dolgozatok és tézisek csak akkor kerülnek be az archívumba, ha az illetékes személy (PhD dolgozatok esetén a doktori iskola titkára) átnézte a dokumentumot és helyesnek ítélte azt. Az ellenırzési lépés elvégzéséhez be kell jelentkezni a DEA-ba. Felhasználói névként az ETR-ben használt hálózati azonosítót és jelszót kell megadni.
Feltöltött disszertáció ellenırzése Elıször is jelentkezzünk be a DEA-ba ( Bejelentkezés > Saját DEA -> hálózati azonosító és jelszó megadása)
A Doktori Iskola titkárának oldala: Ezen az oldalon található valamennyi feldolgozásra váró tétel, vagyis azok az anyagok, amiket már feltöltöttek a PhD hallgatók, de még nem lettek leellenırizve. Ezek a dolgozatok kizárólag a Doktori Iskola titkára által hozzáférhetı helyen vannak. A hallgató látja, hogy feldolgozásra vár az anyaga, de már nem tud hozzáférni, az Arcívumban pedig még nem jelenik meg. Egy tételt ellenırizni úgy lehet, hogy elsı lépésként a kiválasztott feladat mellett található Feladat választása gombra kattintunk. Ekkor a következı képernyı jelenik meg elıttünk:
Amennyiben valóban ezzel az anyaggal akarunk foglalkozni, kattintsunk a Feladat elfogadása gombra. Ezzel nem a beküldött dokumentum helyességét fogadjuk el, csupán elkezdjük az ellenırzési mőveletsort. Ha a Mégse gombra klikkelünk, akkor visszajutunk az elızı oldalra a Feldolgozásra váró feladatok listájához, ahova visszairányítottuk így ezt a tételt. A kiválasztott dolgozat ellenırzésekor a következı 5 lehetıség közül hajthatjuk végre az egyiket: Vissza a listába: A felsoroltak közül az utolsó, vagyis az 5. ad lehetıséget arra, hogy meggondoljuk magunkat, és mégis úgy döntsünk, nem ezzel akarunk foglalkozni. Ekkor a tétel visszakerül a feldolgozásra váró feladatok listájába, ott választhatunk másikat, ha gondoljuk, ezzel pedig foglalkozhatunk késıbb. Késıbbre halasztás: Ha ezt a funkciót választjuk, akkor nem a Feldolgozásra váró feladatok listájába kerül vissza, hanem a Saját feladatok listába kerül a tétel. Ugyanis ezt az ellenırzési lépést, megegyezéstıl függıen, nem feltétlenül csak egy személynek áll jogában végrehajtania. Amennyiben többen is ellenırizhetik a feltöltött anyagot, és ezt a funkciót választjuk, akkor onnantól kezdve ezt a tételt a többiek nem látják, csak mi tudjuk végrehajtani rajta az ellenırzés lépéseit, visszautasítani, vagy elfogadni azt. Ha mégis meggondoljuk magunkat, akkor még mindig visszaküldhetjük a közös listába.
Dokumentum-adatok szerkesztése: A hallgatók ezen az oldalon választhatják ki, hogy egynél több fájlt szeretnének feltölteni. Alapértelmezetten ez van beállítva nekik. Ezt az információt a Doktori Iskola titkára nem bírálhatja felül, ezért nem jelenik itt meg semmi. Továbbjutni a Következı > gombra kattintva lehet minden egyes oldalnál.
A Doktori Iskola titkára kijavíthatja illetve kiegészítheti a feltöltı által megadott metaadatokat. Ezután jóváhagyjuk vagy javítjuk a feltöltött fájlok leírásait és formátumát, megnyithatjuk és tartalmilag ellenırizhetjük a dokumentumokat. Bármelyik oldalnál dönthetünk úgy, hogy megszakítjuk az ellenırzési folyamatot a Megszakítás/Mentés gomb segítségével.
Miután a fájlokkal kapcsolatos adatokat is átnéztük, kapunk egy ellenırzı oldalt, amelyen együtt szerepel valamennyi megadott adat. Ha rendben találtunk mindent, és rákattintottunk a Következı > gombra, visszajutunk a Feladat végrehajtása oldalra, vagyis oda, ahonnan a Dokumentum-adatok szerkesztése opciót elértük. Ha így már minden rendben van a tétellel, akkor az Elfogadás gombra kattintva engedélyezzük a feltöltés folytatását, igazoljuk a feltöltött adatok helyességét.
Visszautasítás: Amennyiben a fájlok valamelyikét nem tartjuk megfelelınek, vissza kell utasítanunk a beküldést, és megkérni a feltöltıt, hogy korrigálja a hibát. Ugyanez a helyzet akkor is, ha a dokumentumadatok, vagyis a metaadatok ellenırzése közben találunk olyan hibás adatot, amit nem tudunk javítani, mert esetleg nem áll rendelkezésünkre a szükséges információ. A Visszautasítás választásakor meg kell indokolni, miért ezt a lehetıséget választottuk. A szövegdobozban kell megadnunk az indoklást. Amennyiben a Dokumentum visszautasítása gombra kattintunk, a rendszer küld egy e-mailt a feltöltınek, mely tartalmazza, hogy a dokumentumot visszautasították, ki és miért utasította vissza. A hallgató Saját DEA oldalán megjelenik ez a tétel, szerkeszthetıvé válik (megtartva minden adatot, amit eddig megadott, a Licencek kivételével), az itteni, feldolgozásra váró feladatok listából pedig eltőnik. Elfogadás: Ha minden rendben volt a feltöltéssel, vagy már javítottuk, iletve kiegészítettük a metaadatokat, akkor válasszuk ezt a lehetıséget. Ezzel helyesnek minısítjük a dokumentumot, és így folytatódhat a feltöltési folyamat. Ez a tétel kikerül a feldolgozásra váró feladatok listájából, átkerül egy következı fázisba a könyvtárosokhoz, akik megnézik, fel lett-e töltve a megfelelı módon konvertált pdf változat is az eredeti fájlok mellé. Ha nem lenne, elkészítik ezeket, és csatolják a feltöltött anyagokhoz, és a konvertált fájlokat hozzáférhetıvé teszik a nyilvánosság számára. Ezzel véget is ér a feltöltési folyamat, az anyag pedig elérhetıvé válik a DEA-n keresztül, melyrıl e-mailben kap értesítést a feltöltı. Ha befejeztük a dolgozatok ellenırzését, nem marad más hátra, mint hogy kijelentkezzünk a rendszerbıl.