2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-607-681-8 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2010 Mercator Stúdió, 2010 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 19 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI... 23 Az Office új megjelenése... 23 Az Excel újdonságairól röviden... 27 EXCEL 2007 ALAPOK... 39 Az Excel 2007 jellemző adatai... 40 Fogalmak magyarázata... 41 A billentyűzet kezelése... 43 Az egér kezelése... 47 A program telepítése... 50 A képernyő, az ablakok és a menük... 53 Párbeszédpanelek és parancsok... 67 Az Excel használata... 69 Megjelenítési üzemmódok... 70 Normál nézet... 72 Oldaltörés megtekintése... 74 Oldalelrendezés nézet... 75 Nyomtatási kép nézet... 76 Egyéni nézetek... 76 Szalagméret csökkentése... 77 A cellák... 77 Környezeti beállítások... 78 Állománykezelés... 79
4 TARTALOM Fájlformátumok és könyvtárak... 79 Állománykezelő parancsok... 82 Új munkafüzet létrehozása... 86 Meglévő munkafüzet megnyitása... 90 Állományok keresése... 98 Megtekintés weblapként... 101 Fájl mentése... 102 Egy állomány lezárása... 106 Az összes fájl bezárása... 107 Állományok törlése... 107 Állományok csoportos nyomtatása... 108 Állományok átnevezése... 108 Állományok postázása és másolása... 109 Állományok tulajdonságai... 111 A munkafüzetek helyreállítása... 115 A munkafüzetek használata... 117 Változások követése... 122 Alapszolgáltatások... 127 Kurzormozgatás... 127 Kijelölések... 129 Adatbevitel... 134 Vágás és áthelyezés... 147 Szerkesztőparancs ismétlése... 155 Szerkesztőparancs visszavonása... 155 Automatikus javítás... 155 Automatikus kitöltés... 158 Automatikus számolás... 158 Helyesírás-ellenőrzés... 160 A segítség... 162 Súgó tartalom... 163 Keresés a súgóban... 164 Elérhetőség és egyebek... 166
TARTALOM 5 A munka befejezése... 169 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA... 170 Keresés és csere... 172 Keresés varázslóval... 174 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 175 Beépített táblázatstílusok... 175 Új táblázatstílus kialakítása... 180 Táblázatstílus-műveletek... 181 Cellastílusok... 182 Stílusok egyesítése... 185 Cellák egyedi formázása... 186 Számformák... 187 Pénznem formátumok... 189 Dátum formátumok... 190 Igazítások... 190 Karakterek formázása... 193 Szegélyek... 195 Kitöltő minták... 197 Cellák zárolása... 198 Feltételes formázás... 205 Adatsávok beállítása... 206 Színskálák alkalmazása... 209 Ikonkészletek használata... 211 Formázás speciális cellatartalom alapján... 213 Formázás rangsorban elfoglalt hely szerint... 215 Új formázási szabály készítése... 216 Formázási szabály másolása, törlése... 217 A formázási szabályok kezelése... 218 Sormagasság, oszlopszélesség... 223 A munkalapmegjelenítés... 226
6 TARTALOM Munkalaptagolás... 226 Tagolás készítése és megszüntetése... 227 A tagolt szerkezet módosítása... 229 Részletek elrejtése és felfedése... 229 Látványok kezelése... 231 OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS... 234 A lap formázása... 234 Az oldal beállítása... 235 Margók beállítása... 236 Fej- és lábléc megadása... 237 Nyomtatási beállítások... 240 Oldaltörések ellenőrzése... 244 Diagramok nyomtatása... 245 Kimutatás nyomtatása... 245 Látvány nyomtatása... 246 Súgótémakör nyomtatása... 247 A nyomtatási kép bemutatása... 247 A nyomtatás végrehajtása... 249 A nyomtatás gyorsítása... 250 Több munkafüzet nyomtatása egyszerre... 250 Nyomtatás fájlba... 251 A jelentések és nyomtatásuk... 252 SZÁMOLÓTÁBLÁK... 253 Adatok érvényesítése... 253 Korlátozás nélküli bevitel... 255 Egész szám korlátozás... 256 Tizedes tört korlátozás... 258 Lista korlátozás... 258 Dátum korlátozás... 259 Idő korlátozás... 260
TARTALOM 7 Szöveghossz korlátozás... 260 Egyéni korlátozások... 260 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 261 Hibajelzés beállítása... 262 Számítási műveletek... 265 Hivatkozások... 266 A képletek alkalmazása... 276 A képletek szintaxisa... 277 Képletek operátorai... 282 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK... 284 Függvények használata... 285 Függvény beírása... 285 Függvény beillesztése gombmenüből... 287 A leggyakoribb függvények... 293 Adatbázis és listakezelő függvények... 296 Matematikai és trigonometriai függvények... 301 Szövegfüggvények... 328 Logikai függvények... 338 Információs függvények... 342 Dátum- és időműveletek... 350 Pénzügyi számítások... 363 Keresés függvények... 416 Statisztikai függvények... 429 Műszaki függvények... 473 Egyéni függvények... 492 KERESÉS, ÖSSZEGZÉS... 495 Keresés varázslóval... 497 Feltételes összegzés... 499 STATISZTIKAI ADATELEMZÉS... 501 Egytényezős varianciaanalízis... 503
8 TARTALOM Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel... 505 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül... 506 Korrelációanalízis... 506 Kovarianciaanalízis... 508 Leíró statisztika... 509 Exponenciális simítás... 511 Fourier-analízis... 512 Hisztogram... 512 Mozgóátlag... 515 Véletlenszám-generálás... 516 Rangsor és százalékos rangsor... 518 Regresszió... 518 Mintavétel... 521 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre... 522 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre... 522 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél... 523 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél... 523 Kétmintás z-próba a várható értékre... 524 Problémamegoldás és célérték-keresés... 525 Célértékkeresés... 525 Adattábla alkalmazása több érték meghatározására... 528 Egyváltozós adattáblák... 528 Kétváltozós adattáblák... 530 Esetek elemzése... 532 Összetett esetek megoldása... 536 A Solver kezelése... 537 A Solver jelentései... 543 TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK... 551 Adatűrlapok... 554 A táblázat módosítása és bővítése... 556 A listaszolgáltatás új helye... 557
TARTALOM 9 A táblázat átméretezése... 560 Táblázat bővítése az Excel 2007-ben... 561 Rekordok keresése a táblázatban... 561 Szűrt táblázatok... 562 Táblázatszűrés tartalom szerint... 564 Szövegszűrők... 564 Dátumszűrők... 566 Számszűrők... 566 Táblázatszűrés szín szerint... 568 Irányított szűrés... 569 Ismétlődő rekordok kiszűrése... 572 Műveletek szűrt listákkal... 573 Szűrt lista módosítása... 574 Szűrt lista nyomtatása... 574 Szűrt listából készített diagram... 574 Szűrt táblázat rendezése... 575 Táblázat rendezése... 575 Listaelemek összegzése... 577 Az összegzés újdonságai... 581 Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél... 582 Részösszeg-csoport megjelenítése... 583 Műveletek részösszeg-csoportokkal... 585 Keresés a táblázatokban... 586 Weblekérdezések... 591 Adatimportálás Access-fájlból... 593 Adatimportálás szövegfájlból... 595 Adatimportálás adatkapcsolat varázslóval... 598 Frissítés és a kapcsolatok tulajdonságai... 600 A lekérdezés kimutatásba töltése... 602 Az MS Query kezelése... 604 Mentett lekérdezések futtatása... 611 Paraméteres lekérdezések... 612
10 TARTALOM Együttműködés a Windows SharePoint Services programmal 615 Kimutatások... 617 Kimutatások létrehozása... 619 A kimutatások tulajdonságai... 632 Kimutatások módosítása... 640 Kimutatástételek rendezése... 643 Részletek, csoportok megjelenítése... 644 Kimutatás számítási módjának cseréje... 647 Adatösszegzések... 647 Kimutatások formázása... 648 Adatösszesítés... 650 Kimutatásdiagramok létrehozása... 655 OBJEKTUMOK KEZELÉSE... 657 Objektumok... 657 Címszerkesztő (WordArt)... 659 A WordArt objektum formázása... 664 Méret, igazítás és elforgatás beállítása... 666 Részletes formázás párbeszédpanelen... 666 Vektoros rajzoló... 669 SmartArt diagramok készítése... 672 Listák készítése... 673 Folyamatok rögzítése... 675 Ciklusok ábrázolása... 676 Szervezeti sémák készítése... 676 Kapcsolatok, viszonyok ábrái... 680 Mátrix és piramis diagramok... 681 A SmartArt diagramok formázása... 682 Képek beszúrása... 683 ClipArt kép beszúrása... 690 A csatolt fájlok aktualizálása... 695 DIAGRAMOK... 698
TARTALOM 11 Diagram létrehozása... 698 Diagram nem szomszédos kijelölésből... 702 Többszintű kategóriák és adatsorok... 704 Diagramadatok módosítása... 705 Diagramformázás... 705 Automatikus formázási minták... 706 A diagram kiegészítése új elemekkel... 708 Diagramelemek formázása... 725 MAKRÓK ALKALMAZÁSA... 734 Makrók felvétele... 734 Műveletek makrókkal... 737 Makró szerkesztése... 738 Makró másolása... 739 Makrórészlet másolása... 739 Makró futtatása eszköztárgombbal... 739 Makró grafikus objektumhoz kapcsolása... 740 Makró futtatása Visual Basic modulból... 742 Makró futásának megszakítása... 743 Makró törlése... 743 Makróhibák kezelése... 743 Modullapok... 744 Egyéni párbeszédpanelek... 746 Biztonsági szempontok... 753 Biztonsági beállítások... 754 Makrókat tartalmazó fájl megnyitása... 756 Munkafüzet makróvírus-ellenőrzése... 757 A digitális aláírás... 758 Makróprojekt digitális aláírása... 758 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL... 763 Beágyazás, csatolás... 764
12 TARTALOM Kapcsolat a Webbel... 765 A munkalap közzététele... 766 Megtekintés weblapként... 767 Elektronikus üzenetek... 768 Levélküldés... 768 Küldemény küldése Exchange mappába... 772 Szöveg darabolása... 772 XML-támogatás... 773 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE... 776 Az állapotsor új elemei... 789 Segítség a 2007-es változatban... 791 Súgó tartalom... 792 Keresés a súgóban... 794 CELLATARTALOM BEVITELE... 796 A CELLÁK... 796 ADATBEVITEL... 797 Javítás... 805 Automatikus javítás... 806 Adatbevitel automatikus kiegészítéssel... 808 Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával... 809 Cellabevitel csoportos kitöltéssel... 813 Kitöltés egyéni lista elemeivel... 816 Számok bevitele... 819 Dátum és időértékek bevitele... 820 Cellák kitöltése képletekkel... 822 Cellák automatikus feltöltése... 826 Egyszerű trend készítése... 830 ADATÉRVÉNYESÍTÉS... 831 Korlátozás nélküli bevitel... 833 Egész szám korlátozás... 834 Az adatok érvényességének műveletei... 835
TARTALOM 13 Tizedestört korlátozás... 836 Lista korlátozás... 838 Dátum korlátozás... 841 Idő korlátozás... 842 Szöveghossz korlátozás... 842 Egyéni korlátozások... 842 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 843 Hibajelzés beállítása... 845 A beviteli hibák ellenőrzése... 849 Adatérvényesítés kiterjesztése... 850 MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK... 851 Kijelölés billentyűkkel... 852 Kijelölés egérrel... 857 CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE... 858 A cellák törlése... 861 Cellatartalom vagy formátum törlése... 863 TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA... 865 Vágólapra másolás... 867 Kivágás a vágólapra... 869 A vágólap tartalmának beillesztése... 869 KERESÉS ÉS CSERE... 876 MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE... 879 SZÁMÍTÁSI FELADATOK... 884 SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK... 884 Hivatkozások és nevek... 887 A KÉPLETEK ALKALMAZÁSA... 896 A képletek szintaxisa... 896 A képletekben alkalmazható operátorok... 901 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK... 908 A függvények használata... 909 Függvény beillesztése listából... 911
14 TARTALOM A leggyakoribb függvények... 919 EGYÉNI FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA... 923 A BEÉPÍTETT FÜGGVÉNYEK... 930 Statisztikai elemzések... 937 Vezérlőobjektumok... 940 HIBÁK KEZELÉSE... 947 CÉLÉRTÉK KERESÉSE... 959 DÁTUMMŰVELETEK... 966 PÉNZÜGYI SZÁMÍTÁSOK... 973 KAMAT, TÖRLESZTÉS... 974 BEFEKTETÉS, ÉLETJÁRADÉK... 979 ÉRTÉKPAPÍR ELEMZÉS... 982 EGYÉNI PÁRBESZÉDPANELEK... 986 ADATBÁZIS- ÉS LISTAKEZELÉS... 1009 ADATBÁZISKEZELŐ FÜGGVÉNYEK... 1009 ADATBÁZIS KEZELÉSE LISTAKÉNT... 1014 Adatösszesítések... 1029 KERESÉS A LISTÁBAN... 1039 FELTÉTELES ÖSSZEGZÉS... 1042 KERESŐFÜGGVÉNYEK... 1047 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 1051 DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE... 1057 DIAGRAM LÉTREHOZÁSA... 1058 KIMUTATÁSDIAGRAMOK... 1064 FÜGGVÉNYEK ÁBRÁZOLÁSA... 1071 GRAFIKUS EGYENLETMEGOLDÁS... 1077 DIAGRAM FORMÁZÁSA... 1079 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 1083
TARTALOM 15 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 1094 KÉPLETEK, FÜGGVÉNYEK ALKALMAZÁSA... 1104 KIJELÖLÉSEK... 1131 MUNKALAPFORMÁZÁS... 1153 SABLONOK... 1205 Előregyártott sablonok... 1205 Sablonok a Microsoft Online webhelyen... 1213 A letöltött sablon átalakítása... 1217 DIAGRAMOK... 1221 ŰRLAPOK, VBA KÓDOK... 1293 Automatikusan végrehajtódó makrók... 1371 Eseményvezérelt eljárások... 1371 A SZALAG TESTRE SZABÁSA... 1417 VISUAL BASIC SZINTAKTIKAI ÁTTEKINTÉS... 1425 Kódolási előírások... 1426 Konstansok... 1428 Változók... 1428 Algoritmus szerkezetek... 1431 Eljárások... 1437 PROGRAMINDÍTÁS, KILÉPÉS... 1439 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL... 1445 Excel munkalapok konvertálása PDF formátumba... 1450 Kapcsolat a Webbel... 1463 Csatolások, külső hivatkozások... 1465
16 TARTALOM PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS... 1474 A program környezete... 1474 A program telepítése... 1476 Termékaktiválás... 1479 A program indítása... 1480 KÖRNYEZETI BEÁLLÍTÁSOK... 1487 A népszerű elemek kategória... 1489 A képletek beállításai... 1493 A nyelvi ellenőrzés beállításai... 1497 A mentés csoport... 1500 A bővítmények beállításai... 1501 Az Adatvédelmi központ beállításai... 1503 A Források kategória lehetőségei... 1504 Speciális beállítások... 1506 Az eszköztár átalakítása... 1514 A szalagok testre szabása... 1517 GYORSGOMBOK... 1520 Funkciógombok és kombinációik... 1520 Az Office felhasználói felület billentyűi... 1521 Intelligens címkék használata... 1522 Megnyitás, Mentés másként panel... 1523 Menük kezelése... 1523 Eszköztár kezelése... 1524 Ablak és párbeszédpanel kezelése... 1525 Adatbevitel és mozgás billentyűi... 1527 Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen... 1528 Adatok formázása... 1529 Képletszerkesztés és áthelyezés... 1530 Beszúrás, törlés és másolás... 1531 Mozgás a kijelölésen belül... 1531
TARTALOM 17 Kijelölések... 1532 Vége üzemmód billentyűparancsai... 1532 Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése... 1533 Diagramelemek kijelölése... 1534 Mozgás és görgetés munkafüzetben... 1535 Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe... 1536 Adatbázisok, táblázatok (listák) és kimutatások kezelése... 1537 Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása... 1538 Adatok tagolása... 1538 Weblapok kezelése... 1539 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 1540 Gyakori parancsok... 1541 A menüszalagon nem szereplő parancsok... 1544 Office menü... 1559 Kezdőlap... 1563 Beszúrás lap... 1577 Lap elrendezése lap... 1579 Képletek lap... 1583 Adatok lap... 1587 Korrektúra lap... 1590 Nézet lap... 1592 Fejlesztőeszközök lap... 1594 Bővítmények lap... 1596 SmartArt-eszközök Tervezés lap... 1596 SmartArt-eszközök Formátum lap... 1597 Diagrameszközök Tervezés lap... 1602 Diagrameszközök Elrendezés lap... 1603 Diagrameszközök Formátum lap... 1607 Rajzeszközök Formátum lap... 1613 Képeszközök Formátum lap... 1618 Kimutatáseszközök Beállítások lap... 1620
18 TARTALOM Kimutatáseszközök Tervezés lap... 1624 Élőfej és élőlábeszközök Tervezés lap... 1625 Táblázateszközök Tervezés lap... 1626 Kimutatásdiagram-eszközök Tervezés lap... 1628 Kimutatásdiagram-eszközök Elrendezés lap... 1629 Kimutatásdiagram-eszközök Formátum lap... 1630 Kimutatásdiagram-eszközök Elemzés lap... 1630 Szabadkézi eszközök Tollak lap... 1631 Nyomtatási kép lap... 1632 IRODALOM... 1633
ELŐSZÓ 19 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2007-es (vagyis 12.0-ás) változata, mint a Microsoft Office 2007 rendszer tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program elindítása után a legfeltűnőbb jelenség éppen a radikálisan átdolgozott kezelői felület, amelyet a fejlesztők több ezer órás felhasználói szokásokat rögzítő videofelvétel elemzése alapján alakítottak ki. A program megjelenését nagy várakozás előzte meg. Mivel a Microsoft lehetővé tette termékük béta változatának letöltését honlapjáról, ezt a tettüket minden idők legsikeresebb letöltési akciója néven emlegetik, hiszen egy-két hónap alatt több mint 300 millió letöltés történt. A program a Microsoft Office 2007 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Microsoft Office 2007 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szövegszerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excelnek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán ismertség szempontjából utoléri a Wordot is).
20 ELŐSZÓ Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalálni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanakkor itt jóval több igazi újdonság jelent meg. Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről természetesen bővebben olvashatnak a kötetben: Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változatban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben az Excel 2007-ben 16384 oszlop*1048576 sor! Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarokban látható Office gombból gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk az Excel 97-2003 formátuma mellett XPS formátumba is. Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, 97-2003 formátumú munkafüzetet, mely kompatíbilis a korábbi változatokkal, XML adatokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust. A korábbi Eszközök menüt itt is megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható Excel beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A legszembetűnőbb változtatás, itt is az összhangban az Office többi tagjával, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervezték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el. A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megje-
ELŐSZÓ 21 lennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap munkaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata melletti kis szimbólumra kell kattintani. Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Feltételes formázás gombbal megjelenített almenüből számtalan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Szabályok kezelése paranccsal a korábbi feltételes formázáshoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Ekkor a választható matematikai összehasonlítás eredményeképpen, a feltételt teljesítő cellák hátterét és szövegszínét módosíthatjuk. Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 18 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is. Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2007 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könnyebb kezelhetőség és az árcsökkentés érdekében továbbra is forgalmazzuk a hétkötetes Excel 2007 könyvsorozatunkat, amelyet azonban most egyetlen kötetben, átdolgozva adunk ki. Ez köszönhető az Adobe Acrobat 9. verziójának is, mellyel a kötetet kisebb méretben tudtuk előállítani. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekez-
22 ELŐSZÓ tünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Könyvünk alapjául a Microsoft Office 2007 rendszer magyar nyelvű változata szolgált. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2010. január Köszönettel a szerző.
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 23 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office Excel 2007 program újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutatjuk be a Microsoft Office 2007 rendszer, majd az Excel utóbbi változatának legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Az Office új megjelenése A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk? Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai,
24 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 25 sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor Gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office gomb menüjében találjuk meg (va-
26 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI lójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöve-
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 27 ges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel újdonságairól röviden Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Több új diagramtípus is megjelent
28 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Sávdiagram a cellán belül Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltéte-