KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI ÉS UTALVÁNYOZÁSI SZABÁLYZAT Az Egyetemi Szenátus 256/2012/2013 SZT. határozatával elfogadta 2013. június
A szabályzat célja, hogy a Szent István Egyetem (a továbbiakban egyetem) - a költségvetési gazdálkodás során - eleget tegyen a kötelezettségvállalásra és utalványozásra vonatkozó törvényi és más jogszabályi előírásoknak. Ezen belül kiemelt célkitűzése, hogy az egyetem, és költségvetési előirányzattal rendelkező szervezeti egységei a rendelkezésükre álló jóváhagyott, illetve módosított kiadási előirányzataikat ne lépjék túl, veszteségük (maradványhiány) ne keletkezzen és az egyetem folyamatos fizetőképessége biztosított legyen. A kötelezettségvállalások nyilvántartása az előirányzatok lekötésének, illetve felhasználásának figyelemmel kísérését biztosítja, és alapul szolgál a kötelezettségvállalásokhoz szükséges fedezetvizsgálathoz. Az egyetem kötelezettségvállalási és utalványozási rendjét a vonatkozó jogszabályok alapján, valamint az egyetem belső szabályzataira, különösen a Gazdálkodási Szabályzatra (továbbiakban: GSz) figyelemmel a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. Általános rendelkezések (1) Az egyetem kincstári körbe tartozó önállóan működő és gazdálkodó központi költségvetési szerv. Feladatait, tevékenységeit az adott költségvetési évben a jóváhagyott, illetve módosított költségvetése keretében vonatkozó jogszabályokban meghatározott követelmények és feltételek érvényesítésével - a kiadási előirányzatok felhasználásával és a bevételi előirányzatok teljesítésével látja el. 2. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai (1) Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), (2) A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.), (3) A nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény (a továbbiakban: Nvt.), (4) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.), (5) Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Kormány rendelet, (6) A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.), 2
(7) A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (a továbbiakban: Ptk.), (8) Az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.), (9) Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.), (10) Az egyes gazdasági és pénzügyi tárgyú törvények megalkotásáról, illetve módosításáról szóló 2010. évi XC. törvény, (11) Magyarország gazdasági stabilitásáról szóló 2011. évi CXCIV. törvény, (12) Az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: ESzMSz), (13) Az egyetem Gazdálkodási Szabályzata (a továbbiakban: GSz.), (14) Az egyetem Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzata (a továbbiakban: KbSz.), (15) Az egyetem Pénzkezelési Szabályzata (PkSz.), (16) A Gazdasági Főigazgatóság Ügyrendje (a továbbiakban: GFÜ.). 3. A szabályzat hatálya (1) A szabályzat hatálya az egyetem összes, a GSz 5 -ában felsorolt karára és nem kari jogállású szervezeti egységére és minden gazdasági eseményére kiterjed. 4. (1) Az egyetem feladatait az irányítószerve által jóváhagyott éves költségvetése alapján látja el, a rendelkezésre bocsátott pénzeszközökkel és saját bevételével az Áht., az Ávr. és az Nftv. rendelkezései szerint önállóan gazdálkodik. (1) Az egyetem működésének és költségvetési gazdálkodásának meg kell felelnie az Áht. 61. -ában előírt szabályszerűség, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség követelményének. 5. 3
II. RÉSZLETES SZABÁLYOK A. Kötelezettségvállalás 6. Általános szabályok (1) Kötelezettségvállalásnak a jóváhagyott éves költségvetés végrehajtása során, az egyetem nevében a feladatok ellátásával, a kiadási előirányzatok felhasználásával és a bevételi előirányzatok teljesítésével, valamint a költségvetésen kívüli programok végrehajtásával összefüggő fizetési, vagy más teljesítési kötelezettség vállalása minősül. (2) A kiadási előirányzat felhasználása során a feladatok végrehajtásával, az üzemeltetéssel és a fenntartással összefüggő kötelezettségvállalásokkal az egyetemnek a foglalkoztatással, eszköz- és készletbeszerzéssel, szolgáltatások igénybevételével és egyéb kiadásokkal (működési kiadások), valamint a felújításokkal, beruházásokkal és egyéb felhalmozási kiadásokkal (felhalmozási kiadások) kapcsolatos fizetési kötelezettsége keletkezik. (3) A bevételi előirányzat teljesítése érdekében szükséges kötelezettségvállalások azok, amelyek által az egyetemnek az alapító okiratban rögzített tevékenységei körében, feladatteljesítési, termék és áruszállítási, szolgáltatás-teljesítési kötelezettsége keletkezik. (4) A (2) és (3) bekezdésben foglalt kötelezettségvállalásokat - a dékán, illetve a nem kari jogállású szervezeti egység vezetőjének javaslata alapján - témaszámra hivatkozással kell ellátni. A témaszám nyitására vonatkozó javaslatot az 1. sz. melléklet szerinti Gazdálkodási témaszám igénylő lapon kell elkészíteni. (5) Fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni a gazdasági főigazgató, illetve az arra jogosult kijelölt személyek ellenjegyzése után és csak írásban lehet, kivéve az Ávr. 53. (1) b c pontjában felsorolt esetekben. (6) Az előzetes kötelezettségvállalás dokumentumai a Kbt. és a felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletek, valamint a KbSz. szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlati, ajánlattételi felhívás megküldése. (7) A kötelezettségvállalás dokumentumai a) kinevezési okirat, közalkalmazotti jogviszonyt módosító, megszüntető okirat, közalkalmazottak többletfeladatainak ellátásához kapcsolódó kereset kiegészítés, 4
b) megbízási szerződés, c) készlet- és eszközbeszerzésre, szolgáltatás igénybevételére és egyéb működési kiadásokra, beruházásokra, felújításokra és egyéb felhalmozási kiadásokra irányuló, szerződés, megállapodás, valamint az elküldött és visszaigazolt megrendelés, d) termék- és készletértékesítésre, feladatellátásra, szolgáltatás nyújtására, ingatlanok és eszközök tartós vagy eseti bérbeadására vonatkozó szerződés, megállapodás elküldött és visszaigazolt megrendelés, e) pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, szerződése, f) kormányhatározat alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett és a határozat megjelenésétől számított 60 napon belüli intézkedés dokumentuma, g) a Kbt. szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi ajánlattételi felhívás, a pályázati kiírás, h) továbbá a felsoroltakon kívül minden olyan jognyilatkozat, amelyből fizetési, szolgáltatási, vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (8) Az Ávr. 46. -ának (1) bekezdése alapján a tárgyévi kiadási előirányzat terhére a bevételi előirányzatok teljesítését feltételezve - akkor vállalható kötelezettség, ha az abból származó valamennyi kifizetés legkésőbb a tárgyévet követő év június 30-ig megtörténik. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén a kötelezettségvállalásokat felül kell vizsgálni és intézkedni kell a fedezet mértékéig történő csökkentésükre. (9) Kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy sem vállalhat olyan kötelezettséget, melynek pénzügyi kihatása a rendelkezésre álló szabad keretet meghaladja. A jogszerűtlen kötelezettséget vállaló személy kötelezettségvállalási jogát, - a gazdasági főigazgató javaslatára - a rektor köteles felfüggeszteni, és a vétkes személy felelősségre vonásáról, ill. az esetlegesen keletkezett kár megtérítéséről intézkedni. (10) A kötelezettségvállaláshoz az Ávr. 54. -ának (6) bekezdése alapján az Ávr. 61. - ának (4) és (7) bekezdése szerint a tízmillió forintot elérő, vagy azt meghaladó, továbbá a költségvetési felügyelő által meghatározott körben ezen értékhatárt el nem érő kötelezettségvállalásra (2,0 millió forint) és bevétel beszedésére irányuló intézkedés esetén a költségvetési felügyelő véleményezése szükséges. A kötelezettségvállalás szabályszerű ellenjegyzését csak ezt követően lehet teljesíteni. (11) A következő év(ek) előirányzata terhére csak az Áht. és az Ávr. vonatkozó előírásai szerint vállalható kötelezettség. Éven túli kötelezettségvállalásra a rektor jogosult a gazdasági főigazgató ellenjegyzése mellett. 5
(12) A kötelezettségvállalásnak előirányzat felhasználási (likviditási) terven kell alapulnia. Az előirányzat felhasználási tervet a 2. sz. melléklet szerint egyetemi szinten és kari, valamint a nem kari jogállású szervezeti egységek szintjén az éves költségvetési kiadási és bevételi előirányzat-felhasználásának, illetve teljesítésének havonkénti ütemezésével kell elkészíteni. A kiadások ütemezésénél figyelembe kell venni a gyakorlati tapasztalat szerint a rendszeresen ismétlődő kiadásokat és bevételeket, a kötelezettségvállalási dokumentumokon rögzített teljesítési határidőket. A kiadások ütemezését a bevételek (támogatás és saját bevételek) beérkezésének várható üteméhez kell igazítani. Az egyetem előirányzat felhasználási tervét a tárgyévi belső költségvetés elfogadásával a Szenátus fogadja el. (13) Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás pénzügyi szolgáltatás igénybevételére, jogszabályon, jogerős bírósági, hatósági döntésen, vagy más kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség teljesítéséhez. (14) A 6. (13) pontban leírtak kivételével az előzetes kötelezettségvállalásra a szabályzat 3. számú mellékletét kötelező alkalmazni. Előzetes kötelezettségvállalás nélkül kifizetés nem történhet. (15) A dologi és felhalmozási kiadási előirányzatok terhére történő kötelezettségvállalás és utalványozás folyamatát a 8. számú melléklet tartalmazza. 7. Kötelezettségvállalásra jogosult személyek (1) A kötelezettségvállalásra való jogosultság a kötelezettségvállalások dokumentumainak aláírására vonatkozó felhatalmazás. (2) Kötelezettségvállalásra irányuló aláírási jogosultsággal rendelkeznek: a) Az Ávr. 52. -ának (1) bekezdése alapján a költségvetési szerv vezetője - a rektor-, vagy az általa megbízott személyek. A rektor kötelezettségvállalási hatásköre általános (minden ügykörre kiterjedő és a költségvetési előirányzatokon belül összeghatárra tekintet nélkül korlátlan). b) Az egyetem rektora által átruházott hatáskörben a GSz 5. -ában felsorolt karok és nem kari jogállású szervezeti egységek vezetői (dékánok, gazdasági főigazgató, főtitkár, főigazgatók, elnök, igazgatók, hivatalvezetők) az általuk vezetett szervezet részére jóváhagyott kiadási előirányzaton belül, annak felhasználása, valamint a bevételi előirányzat teljesítése körében. c) A gazdasági főigazgató és általa írásban felhatalmazott vezetői a rektor által meghatározott értékhatárok között. 6
(3) A kötelezettségvállalás során a rektort a rektorhelyettesek, vagy a főtitkár, a gazdasági főigazgatót a GF kijelölt vezetői, a karok és a nem kari jogállású szervezeti egységek vezetőit - akadályoztatásuk esetén - a kijelölt vezetők helyettesíthetik. (4) A kötelezettségvállalásra jogosult személy a kötelezettségvállalás dokumentumát csak az ellenjegyzést követően írhatja alá. 8. Az aláírási jogosultság gyakorlása, nyilvántartása (1) A kötelezettségvállalásra irányuló aláírási jogosultság a 9. -ban foglalt előírások betartása mellett, és a 4. sz. melléklet szerint, korlátozások nélkül, vagy ügykörre, értékhatárra vonatkozó korlátozásokkal gyakorolható. (2) A felhatalmazottak jogosultságukat úgy gyakorolják, hogy a kötelezettségvállalás ellenjegyzéssel és bélyegzővel ellátott a 6. (7) bekezdése szerinti dokumentumát sajátkezű névaláírásukkal látják el. (3) A kötelezettségvállalásra jogosultak neveit és aláírás mintáit, az ügykörre, értékhatárra vonatkozó korlátozásokat a 4. sz. melléklet tartalmazza. Ezen melléklet egyben a kötelezettségvállalásra vonatkozó jogosultságok nyilvántartására is szolgál. A jogosultak személyében és/vagy a jogosultságok terjedelmében bekövetkező változás nem igényli jelen szabályzat módosítását. A 4. sz. mellékletben történő átvezetésre a rektor jóváhagyását követően a gazdasági főigazgató jogosult. (4) A kötelezettségvállalásra irányuló aláírási jogosultság megadásáról, terjedelmének megváltoztatásáról, a jogosultság megvonásáról a gazdasági főigazgató előterjesztése alapján a rektor dönt. 9. A kötelezettségvállalási jogosultság gyakorlásának egyes feltételei és korlátai (1) A 10 000 000,- Ft-ot elérő és meghaladó kötelezettségvállalásra csak a rektor jogosult a gazdasági főigazgató ellenjegyzése mellett, a költségvetési felügyelő véleményezését követően. (2) Gazdasági társaság alapításával, gazdasági társaságban részesedés szerzésével, tőkeemeléssel és kivonással kapcsolatos kötelezettségvállaláshoz az ESzMSz alapján a Szenátus jóváhagyó döntése szükséges, az Nftv. rendelkezéseinek megtartása mellett. 7
(3) A 150 000 000, - Ft-ot elérő, vagy meghaladó összegű kötelezettségvállaláshoz, valamint azon pályázatokhoz, amelyhez önrész biztosítása szükséges a Szenátus jóváhagyó döntése szükséges. (4) Épület-, építmény felújítással és beruházással, ingatlanvásárlással kapcsolatos kötelezettség értékhatárra való tekintet nélkül a Beruházási és Üzemeltetési Igazgatóság Építészeti és Ingatlangazdálkodási Főosztály véleményezésével, csak a gazdasági főigazgató ellenjegyzése mellett vállalható, a vonatkozó jogszabályokban előírt eljárások és az MNV Zrt. engedélyét követően. (5) A 4. sz. melléklet szerinti értékhatárt elérő, illetve meghaladó összegű, új vagy használt gépek, berendezések, felszerelések, járművek beszerzésével kapcsolatos kötelezettség a Beruházási és Üzemeltetési Igazgatóság Műszaki és Üzemeltetési Főosztály véleményezésével és a gazdasági főigazgató ellenjegyzésével vállalható. (6) Az Informatikai Központ bonyolítja az informatikai hálózathoz, szerverekhez és szerverközponthoz szükséges eszközök beszerzését. Egyéb informatikai eszközök beszerzését az Informatikai Központ egyetértése és szakmai jóváhagyása után a szervezeti egységek önállóan végezhetik a Beszerzési és közbeszerzési szabályzat figyelembe vételével. (7) Tárgyi eszköz beszerzésre irányuló kötelezettségvállalások körében eszközcsere esetén kötelező feltétel, hogy meglévő tárgyi eszköz helyett csak akkor szerezhető be új tárgyi eszköz, ha a meglévő tárgyi eszköz nulláig leíródott, vagy megsemmisült, továbbá, rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná vált, elavult, vagy üzemeltetése gazdaságtalan az egyetem minősítése szerint. A minősítést az analitikus tárgyi eszköz nyilvántartás adatai, illetve az előírt feltételek fennállásának megállapítása alapján kell elvégezni, és az 5. sz. melléklet szerinti bizonylaton rögzíteni. E minősítés megadására informatikai, illetve műszaki szakvélemény szükséges. A cserére kerülő eszköz szállító általi átvételét a 6. sz. mellékleten kell dokumentálni. (8) A Kbt. hatálya alá tartozó készlet- eszköz beszerzések, szolgáltatások, beruházások, felújítások esetén csak a Kbt. és a KbSz. szerinti közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a döntés szerinti szállítóval, kivitelezővel szemben történhet kötelezettségvállalás. A Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési értékhatárokat az adott évre vonatkozó költségvetési törvény, illetve annak alapján a KbSz. tartalmazza. (9) Szerződés, megállapodás útján történő kötelezettségvállalásokat az Ávr. 50. - ának (1) bekezdésének, (szakmai, műszaki teljesítés mennyiségi és minőségi jellemzői, határideje, egységár, fizetendő összeg, a pénzügyi teljesítés módja és feltételei, a kifizetés határideje, többéves kötelezettség esetén évenkénti ütemezése, ellenjegyző neve és keltezéssel ellátott aláírása) és a Ptk. vonatkozó előírásainak megfelelő tartalommal az egyetem honlapján előírt szerződésminták szerint kell elkészíteni. Az iratmintáktól eltérő tartalmú szerződésekkel, gazdasági társaság alapításával, gazdasági társaságban részesedés szerzésével kapcsolatos kötelezettségvállaláshoz az egyetem főtitkárának jogi ellenjegyzése szükséges. 8
(10) Közalkalmazotti jogviszony létesítésére, módosítására és megszüntetésére irányuló kötelezettségvállalásra az ESzMSz és a Foglalkoztatási Követelményrendszer alapján munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők jogosultak a vonatkozó hatályos rektori utasítások rendelkezéseinek betartása mellett. (11) Az Ávr. 51. -ának (1) bekezdése alapján jutalmazásra, ideértve prémium címén teljesítményösztönzés, személyi ösztönzés céljából történő kifizetés az egyetem elemi költségvetésében jóváhagyott eredeti rendszeres személyi juttatások előirányzatának 12 %-áig vállalható kötelezettség. (12) Munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létesítésére, szellemi tevékenység szolgáltatásként, számla ellenében történő megrendelésére az Ávr. 50. -ának (2) bekezdése és a jelen utasítás előírásai mellett az egyetem honlapján közreadott szerződésminták szerint lehet kötelezettséget vállalni. (13) Az Ávr. 51. -ának (2) bekezdése alapján az egyetem állományába tartozó közalkalmazott részére megbízási díj, vagy más szerződés alapján díjazás munkaköri leírása szerint számára előírható feladatra nem fizethető. Más esetben a (12) bekezdés szerint, előzetesen írásban kötött szerződés igazolt teljesítése után kerülhet sor. (14) Az egyetem kezelésében lévő állami vagyonba tartozó ingatlanok átruházásából származó bevételnek az átruházás költségeinek kiegyenlítését követően, fennmaradó részét az Nftv. 89 (3) bekezdése szerinti jóváhagyással az egyetem vagyonkezelésében lévő állami tulajdonú ingatlanok állagmegóvási, felújítási, beruházási beleértve a korábban kötött szerződés szerinti PPP (az állami és magánszektor közötti fejlesztési, illetve szolgáltatási együttműködés, Public Private Partnership program) keretében megvalósuló fejlesztéseket is - célra használható fel. A kötelezettségvállalásokat a jóváhagyást és az előirányzatmódosítást követően folyamatosan, de legkésőbb olyan időpontig kell kiadni, hogy a fejlesztési cél az értékesítési javaslatban megjelölt és az állami vagyonért felelős miniszter jóváhagyásában előírt időpontig megvalósuljon. Ellenkező esetben a bevételt az állam részére be kell fizetni. B. Utalványozás 10. Általános szabályok (1) Szakmai utalványozás a szakmai teljesítésigazolást követő vezetői jóváhagyó döntés. 9
(2) Pénzügyi teljesítés-utalványozás a kiadás (kifizetés) teljesítésének, a bevétel beszedésének (számlázás, behajtásra intézkedés) vagy elszámolásának elrendelése. (3) Az utalványozás során az utalványozó köteles a gazdálkodási témaszámot megjelölni. (4) A kiadás teljesítésének, illetve a bevétel beszedésének elrendelése (utalványozás) előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a munka, szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését, az ellenérték összegszerűségét, a kifizetés, illetve a bevétel beszedésének jogosságát. (5) A pénzügyi teljesítést utalványozni csak a szakmai teljesítés igazolásával, gazdálkodási témaszámmal és az 11. -ban felsorolt jogosult személy szakmai utalványozásával ellátott érvényesített és ellenjegyzett, az Ávr. 59 -ában és a PkSz.-ben előírtaknak megfelelő okmányon, számla esetén az utalványrendeleten (7. sz. melléklet) szabad. (6) Az utalványozó fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik azért, hogy a rendelkezésére álló kiadási előirányzatot az elrendelt kifizetés ne lépje túl. (7) Az utalványozás a munkafolyamatba épített előzetes vezetői ellenőrzés körébe tartozik. 11. Utalványozási jogosultság (1) Szakmai utalványozásra jogosultak az 7. -ban feltüntetett, kötelezettségvállalásra jogosult személyek. (2) A pénzügyi teljesítés utalványozására jogosultak a kincstári pénzforgalom tekintetében a Magyar Államkincstárhoz bejelentett aláíró személyek, a házipénztári készpénzforgalom vonatkozásában a gazdasági főigazgató, vagy az általa erre írásban felhatalmazott megfelelő szakképesítéssel rendelkező személyek. Az aláírásra jogosult személyeket a kincstári bejelentő karton, illetve a házipénztáraknál kifüggesztett aláírás minta jegyzék tartalmazza. A pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos előírásokat az egyetem Pénzkezelési Szabályzata tartalmazza. 10
C. Ellenjegyzés 12. Általános szabályok (1) A kötelezettségvállalás és utalványozás előzetes ellenjegyzése során elsősorban a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról, a jogszabályban, egyetemi szabályzatokban előírtak betartásáról, valamint a (3) bekezdésben előírt feltételek és követelmények fennállásáról, illetve érvényesüléséről kell meggyőződni. (2) Az ellenjegyzés csak írásban történhet, a kötelezettségvállalás dokumentuma, illetve utalványozásnál az utalványrendelet aláírásával. (3) Az ellenjegyzésre jogosult személynek az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve még le nem kötött, a kötelezettségvállalás, illetve utalványozás tárgyával összefüggő szabad kiadási előirányzata rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt bevétel biztosítja-e a fedezetet, b) az előirányzat felhasználási terv (kiadási-bevételi ütemterv) szerint a kifizetés esedékessé válásának időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, c) a kötelezettségvállalás, illetve utalványozás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, d) a kötelezettségvállalás, illetve utalványozás megfelel-e a gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség Áht.-ban előírt követelményének, e) az utalványozás ellenjegyzése során az a) d) pontokban foglaltak értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e, f) az utalványrendelet mellé csatolandó okmányok, számlák, bizonylatok megvannak-e. Meg kell győződni továbbá azok alaki és összegszerű helyességéről, meglétéről, teljes körűségéről, a szerződés, a megrendelés, stb. teljesítéséről, a kifizetések, a bevétel beszedés jogosságáról és összegszerűségéről, g) az utalványrendelet kitöltése megfelelő-e, az utalványrendeleten szereplő aláírók illetékesek-e, valamint a forráskijelölés megtörtént-e. (4) Amennyiben a kötelezettségvállalás, illetve utalványozás nem felel meg a (3) bekezdésben előírtaknak arról írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, illetve utalványozót, a rektort és a gazdasági főigazgatót. 11
(5) Ha a rektor a (4) bekezdés szerinti tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad az ellenjegyzésre, az ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről az irányító szervet haladéktalanul írásban értesíteni. Az irányító szerv a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni a szükséges intézkedést. (6) Az ellenjegyzőt a kötelezettségvállalóval, illetve az utalványozóval együttes felelősség terheli. 13. Ellenjegyzési jogosultság (1) Ellenjegyzésre jogosult személyek az Áht., az Ávr. és a GSz alapján: a) az Egyetem gazdasági főigazgatója, b) a gazdasági főigazgató által írásban megbízott ba) a Gazdasági Főigazgatóság szervezetébe tartozó vezető beosztású közalkalmazottak, bb) a karok és nem kari jogállású szervezeti egységek pénzügyigazdálkodási feladatait irányító gazdasági vezetői. (2) A gazdasági főigazgató ellenjegyzési hatásköre általános, minden ügykörre kiterjed értékhatárra való tekintet nélkül. A gazdasági főigazgatót általános felelősség terheli az egyetem gazdálkodási tevékenységének folyamatos biztosításáért és a fizetőképesség fenntartásáért. (3) A Gazdasági Főigazgatóság ellenjegyzésre kijelölt vezetőinek hatásköre a 4. sz. mellékletben, illetve írásbeli megbízásban meghatározott ügykörökre és megjelölt értékhatáron belüli kötelezettségvállalásokra, továbbá az utalványozás ellenjegyzésére terjed ki. (4) A karok és más nem kari jogállású szervezeti egységek gazdasági vezetőinek ellenjegyzési hatásköre e szervezetek vezetőinek kötelezettségvállalási és utalványozási hatáskörébe tartozó ügykörökre, és a 4. sz. mellékletben előírt értékhatár alatti kötelezettségvállalásokra terjed ki a szervezet költségvetési előirányzatán belül. (5) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és ellenjegyző egyazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. 12
14. Jogi ellenjegyzés (1) A szerződések, illetve kötelezettségvállalást tartalmazó egyéb dokumentumok jogi szakvizsgával és ellenjegyzésre jogosultsággal rendelkező személy által történő felülvizsgálatát követően annak felelősségvállalással együtt járó igazolása, hogy az okiratban foglaltak a szükséges alaki és tartalmi kellékekkel rendelkeznek, nem ütköznek kógens jogszabályi előírásokba és az egyetem belső szabályzataiba. A jogi ellenjegyzés az arra jogosult által az okiratra (az esetleges szerződéskísérő lapra) rávezetett szignálással történik. Jelen jogi ellenjegyzés nem azonos az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény 27. által előírt okirati ellenjegyzéssel, azt nem pótolja, nem helyettesíti. (2) Jogi ellenjegyzésre csak a kötelezettségvállalások alábbi, meghatározott köre esetében van szükség: a) Minden, a rektor kötelezettségvállalását tartalmazó, vagy általa aláírt szerződés. b) Közbeszerzési szerződés, beleértve a központosított közbeszerzési szerződéseket is. c) Közbeszerzésen kívüli, egy gazdasági eseményre vonatkozó, 10 millió forintot meghaladó kötelezettségvállalás. d) A pályázat elnyerését követően, a pályáztató és az egyetem által kötött szerződés /megállapodás. e) Cégeljárásban: a cégek létesítő okiratai (és annak módosításai) és hozott határozatai. f) A SZIE szerződéseinek megkötéséről, kezeléséről és azok nyilvántartásáról szóló szabályzat szerződés mintáitól eltérő szerződések esetén. g) Minden, 90 nap időtartamot meghaladó folyamatos bérleti szerződés. Egyéb kötelezettségvállalás esetében a jogszerűség tekintetében a felelősség a kötelezettségvállalót terheli D. Szakmai teljesítésigazolás 15. (1) A szakmai teljesítésigazolás az egyetem részére történő, illetve az egyetem által teljesített áruszállításokra, szolgáltatások igénybevételére, illetve nyújtására, beruházások, felújítások elvégzésére irányuló szerződések, megállapodások, megrendelések teljesítését rögzítő dokumentum. A szakmai teljesítés igazolására a munkavégzés, a bejövő számlák, és a kimenő számlák esetében a) munkalapok, munkanaplók, elvégzett munkák átvétele, 13
b) átadás-átvételi jegyzőkönyvek, műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyvek, c) üzembe helyezési okmányok, nyilvántartásba vételi bizonylatok, d) egyéb, a vonatkozó szerződés, megállapodás alapján elkészített okmányok, nyilatkozatok, e) utalványrendelet lap, kiállítása és aláírása útján kerülhet sor. (2) A szakmai teljesítésigazolás dokumentumának megfelelő részletezettséggel tartalmaznia kell a) a teljesítés mennyiségi és minőségi adatait, jellemzőit, b) az esetleges felmerülő kifogásokat, c) a számla összegszerűségére, jogosultságára, a fizetés feltételeire vonatkozó adatokat és információkat, d) a szakmai igazolás aláírására jogosultak sajátkezű névaláírását. (3) A szakmai teljesítés igazolás dokumentumát a teljesítés részben, vagy egészben történő elutasítása esetén is ki kell állítani az elutasítás szakmai és számszaki indoklásával. (4) Készletbeszerzés esetén a raktárra vételt készlet bevételezési bizonylattal, az azonnali felhasználásra történő átvételt az átvevő aláírásával kell igazolni a teljesítés okmányán. (5) Immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzése, épület építmény beruházás, felújítás műszaki átvétele esetében értékváltozási bizonylatot, üzembe helyezési okmányt, állományba vételi bizonylatot kell készíteni az egyetem Számviteli Politikájának vonatkozó előírásai szerint. (6) Az (1)-(5) bekezdésben felsorolt dokumentumokat mind a bejövő, mind a kimenő számlák könyvelésre kerülő példányaihoz csatolni kell. (7) A szakmai teljesítésigazolás olyan felelősségvállalással együtt járó igazolás, amely az érvényesítés és utalványozás alapja. Bizonyos esetekben pl. beruházásoknál vagy egyéb szakterületeken, szükség lehet arra, hogy megfelelő, speciális felkészültséggel rendelkező munkatárs igazolja a szakmai teljesítést (pl. műszaki átvétel), a teljesítés igazolása ebben az esetben is a kötelezettséget vállaló felelőssége. 14
16. Szakmai teljesítés igazolására jogosultak (1) A szakmai teljesítés igazolása a kötelezettségvállalást kiadó szervezeti egységnek a kötelezettségvállalás dokumentumában (szerződés, megállapodás, megrendelés stb.) kijelölt illetve a teljesítést ténylegesen átvevő szakértő alkalmazottjának és közvetlen felettesének hatáskörébe tartozik. A kijelölt közalkalmazott akadályoztatása esetén a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köteles más személyt a szakmai teljesítés igazolására kijelölni. (2) Meghatározott esetekben a rektor, a dékán, a gazdasági főigazgató a szakmai teljesítés igazolására speciális képzettséggel rendelkező szakértőt is kijelölhet. E. Érvényesítés 17. Általános szabályok (1) A szakmai teljesítés igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőrizni kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az Sztv. 166.-167. -ában és az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény X. fejezetében rögzített, a számviteli bizonylatokra, illetve a számlákra vonatkozó tartalmi és alaki előírásokat betartották-e. (2) A jogkör gyakorlásának keretében: a. vizsgálni kell, hogy az áruról, illetve szolgáltatásról kiállított számla alaki és tartalmi szempontból megfelel-e a törvényi előírásoknak (a számla kibocsátásának kelte, sorszáma, a teljesítés időpontja, a szállító és a vevő neve, címe, adószáma [2 millió forint feletti ÁFA tartalom, és fordított ÁFA esetén], bankszámla száma, a termék, árú, illetve szolgáltatás megnevezése, a termék vámtarifa- (Vtsz), illetve a szolgáltatás TESZOR száma, adó nélküli egységára, a nettó ellenérték összege, az ÁFA mértéke és összege, a bruttó ellenérték összege). b. ellenőrizni kell a számla összegszerűségét, a fedezet meglétét; c. amennyiben a számla tartalmi, alaki hiányosság miatt, vagy összegszerűségében kifogásolható, úgy az ügyintéző köteles intézkedni a 15
számla kibocsátója felé a számla javításáról illetve helyesbítő számla beszerzéséről; d. az áru átvételének, illetve szolgáltatás elvégzésének igazolását (teljesítésigazolás) dokumentálni kell. Amennyiben a számla részletesen tartalmazza az áru megnevezését, típusát, darabszámát és egységárát, akkor annak teljesítési időpontját rá kell vezetni a számlára, egyéb esetben szállítólevéllel kell a teljesítést igazolni. A szállító levélnek tartalmaznia kell az áru megnevezését, típusát, darabszámát, egységárát, átadó-átvevő nevét, az átvétel helyszínét és a dátumot. e. készlet és tárgyi eszköz beszerzésekor a nyilvántartásba vételt igazoló bizonylat meglétét ellenőrizni kell; f. ellenőrizni kell azt is, hogy az érvényesítést megelőző ügymenetben az Áht., Ámr., Áhsz., és e szabályzat, valamint az ügyhöz kapcsolódó egyetemi szabályzatok előírásait betartották-e. (3) Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. Amennyiben az érvényesítéssel megbízott munkatárs hiányosságot állapít meg, köteles a szakmai igazolást kiadó szervezeti egységgel a kapcsolatot felvenni annak érdekében, hogy az okmányokat javítsák, vagy pótolják. (4) Az érvényesítésnek az érvényesítve megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított kifizetendő, illetve kiszámlázandó, behajtandó összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. 18. Érvényesítésre jogosultak (1) Érvényesítést csak a gazdasági főigazgató továbbá az általa átruházott hatáskörben eljáró kari és nem kari jogállású szervezeti egység vezető - által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyiszámviteli szakképesítésű dolgozó végezhet. Az érvényesítési hatáskört a munkaköri leírásban rögzíteni kell. 16
F. Összeférhetetlenség 19. Az összeférhetetlenség szabályai (1) Az Ávr. 60. -a alapján (a) (b) (c) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló, illetve az utalványozó nem lehet azonos személy. Kötelezettségvállalási, utalványozási, pénzügyi ellenjegyzési, szakmai teljesítésigazolási és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el. (2) Összeférhetetlenség esetén más jogosult személy aláírása szükséges, vagy a helyettesítés szabályait figyelembe véve kell eljárni. (3) A kötelezettségvállaló és utalványozó azonos személy is lehet. (4) Nem lehet kötelezettséget vállalni olyan egyéni vállalkozóval, társasággal, gazdálkodó szervezettel szemben akivel, amellyel a hatályban lévő rektori utasítás tiltó rendelkezést tartalmaz. G. Nyilvántartások 20. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó nyilvántartások az egyetem működési, és felhalmozási kiadásai és bevételei, valamint vagyongazdálkodása körében (1) A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan az Ávr. 56. -ában előírtak szerinti tartalommal olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalások összege. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból a kötelezettségvállalásokról szóló döntésekhez szükséges adatok (kötelezettségvállalással lekötött előirányzat, kötelezettségvállalással le nem kötött szabad előirányzat, annak bevételi forrása, a kötelezettségvállalás nyilvántartási száma, a kötelezettségvállalás dokumentumainak iktatószáma, vagy más azonosító 17
száma, kelte, a kötelezettségvállalás tárgya, összege, kifizetési határidők, jogosultak, kötelezettség-teljesítési adatok, kötelezettség vállaló neve) naprakészen rendelkezésre álljanak. (2) A kötelezettségvállalások nyilvántartását a Gazdasági Főigazgatóság az EOS integrált rendszerében az egyetem számlarendjében foglaltak szerint vezeti, ahová minden kötelezettségvállalást az aláírt dokumentum (szerződés, megállapodás, megrendelés stb.) alapján be kell jegyezni. (3) A hosszú távú kötelezettségekről külön-külön nyilvántartást kell vezetni. (4) A nyilvántartásokat költségvetési (naptári) évenként elkülönítetten kell vezetni és éven belül folyamatos sorszámmal ellátni. (5) A nyilvántartásban csak okmánnyal alátámasztott kötelezettségek szerepelhetnek. (6) A közalkalmazotti kinevezések másodpéldányait az illetményszámfejtő helyen a munkaügyi tasakban kell tárolni. (7) A munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt létesítő szerződések nyilvántartása a gazdasági főigazgatónak, illetve a karok és nem kari jogállású szervezeti egységek gazdasági vezetőinek, illetve az általuk megbízottaknak feladata és felelőssége. (8) A kötelezettségvállalást kezdeményező, kiadó, lebonyolító szervezeti egység köteles a kötelezettségvállalási okmány egy példányát a nyilvántartást végző szervezet részére a kötelezettségvállalás kiadásával egyidejűleg átadni. (9) Biztosítani kell, hogy a kötelezettségvállalás nyilvántartás adatai a kötelezettségvállalásokról szóló döntésekhez folyamatosan a felhasználók rendelkezésére álljanak. 21. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó nyilvántartások az egyetem hallgatóinak juttatásai és befizetései körében (1) Az egyetem hallgatói részére történő kifizetésekkel (pl. ösztöndíj) és a hallgatók által fizetendő díjakkal, térítésekkel (pl. tandíj, eljárásdíj, stb.) kapcsolatos kötelezettségvállalásokat, teljesítéseket, ezek bizonylatait, valamint a fizetési hátralékokat, illetve kintlévőségeket az egyetem a Neptun tanulmányi rendszer pénzügyi moduljában tartja nyilván. 18
H. Egyéb rendelkezések 22. (1) Amennyiben az egyetem gazdálkodási stabilitása, likviditási helyzete indokolja a rektor, illetve a gazdasági főigazgató az általuk átruházott kötelezettségvállalási és pénzügyi ellenjegyzési jogokat korlátozhatja. III. Záró és hatályba léptető rendelkezések 23. Záró intézkedések (1) Ezen szabályzat előírásait az ESzMSz és a Gazdálkodási Szabályzat, valamint a kapcsolódó előírásokat tartalmazó más egyetemi szabályzatokkal és rektori utasításokkal együttesen kell alkalmazni. (2) A jelen utasítás 2013. július 1-től lép hatályba. A hatálybalépéssel egyidejűleg a 235/2011/2012. SZT. határozattal elfogadott szabályzat hatályát veszíti. Gödöllő, 2013. június 20. 19