NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS ÉS ELLENJEGYZÉS RENDJE SOPRON 2013
TARTALOMJEGYZÉK A szabályzat hatálya... 3 A szabályzat célja... 3 Értelmező rendelkezések... 3 Kötelezettségvállalás... 4 Kötelezettségvállalásra jogosultak köre,... 6 kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése... 6 A kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme... 6 Kötelezettségvállalás nyilvántartása... 7 Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése... 8 Teljesítés-igazolás... 9 Érvényesítés... 9 Utalványozás... 10 Kimenő számlák... 10 Összeférhetetlenség... 11 Helyettesítés... 11 Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok... 11 Költségvetési Főfelügyelő előzetes véleményezési jogköre... 12 Kapcsolódó nyilvántartások... 12 Záró rendelkezés... 12 2
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján a Nyugat-magyarországi Egyetem gazdálkodási stabilitásának megőrzése érdekében a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés, a teljesítés igazolás és az érvényesítés rendjét az alábbiak szerint szabályozom: 1. A szabályzat hatálya (1) A szabályzat hatálya kiterjed minden, az Egyetem nevében végzett kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, teljesítés igazolásra és érvényesítésre. 2. A szabályzat célja (1) A szabályzat célja, hogy meghatározza azokat a személyi, vezetői felelősség-, jog- és hatásköröket, eljárási rendet, amelyek révén: az Egyetem valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége, azok céljai összhangban állnak a szabályszerű és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközök és források felhasználása ésszerűen, rendeltetésszerűen történik. (2) Célja, hogy meghatározza: a kötelezettségvállalási jogosultság, illetve az utalványozás eljárását, az erre jogosultak körét, a kötelezettségvállalási, utalványozási jogosultság terjedelmét, a kötelezettségvállalási jogosultság keletkezését, megszűnése esetén bejelentésének rendjét. (1) Jelen szabályzat alkalmazásában: 3. Értelmező rendelkezések 1. Előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv: Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, amely saját előirányzatai meghatározott előirányzatai felett rendelkezési jogosultsággal bír. 2. Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező intézményi egység: A NymE olyan szervezeti egységei, amelyek a Szenátus által elfogadott költségvetéssel rendelkeznek (1. sz. melléklet). 3. Kötelezettségvállalás: Az a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről, szerződés (megállapodás) megkötéséről, támogatás biztosításáról, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amelyet a költségvetési szerv költségvetési előirányzatainak terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott és amely a Kincstárnak az adott év december 20-áig bejelentésre került. 4. Ellenjegyzés Annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás és/vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, és nem sérti a vonatkozó szabályokat. 3
5. Igazolás: A teljesítés megtörténtének igazolása, amelynek során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését.. 6. Érvényesítés: A kiadások teljesítése, és a bevétel beszedése előtt azok jogosultságának, összegszerűségének, előírt alaki követelményeknek való megfelelésének, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése okmányok alapján. 7. Utalványozás: A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. 8. Akadályoztatás: A jogkört gyakorló személy szabadsága, betegszabadsága, tanulmányi szabadsága, kiküldtetése, kirendelése, egyéb igazolt távolléte. 9. Témaszám: Az Egyetem elkülönítetten kezelt kereteinek egyedi azonosítója. 4. Kötelezettségvállalás (1) Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel - 100.000,- Ft feletti gazdasági esemény esetén, ellenjegyzés után és csak írásban lehet. Az ellenjegyzést az ellenjegyzés dátumának és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Kötelezettségvállalásra a Rektor jogosult (továbbiakban: kötelezettségvállaló). Nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az Ámr 53. (1) bekezdése szerint az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek: gazdasági eseményenként a százezer forintot nem érik el, pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, vagy a fizetési kötelezettségnek jogszabályon, illetve jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági vagy hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség esetén. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések tekintetében a pénzügyi teljesítést megelőzően a kötelezettségvállalás és a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésének tényét az arra jogosult személyeknek aláírásukkal kell igazolni. Ennek módja az EGIR rendszerből előállított utalványrendelethez csatolt, jelen Szabályzat 2. sz. melléklete szerinti Érvényesítő lapon történt feljegyzés. A Rektor akadályoztatása esetén kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosult az általános rektorhelyettes az SZMSZ-ben meghatározottak szerint. A kötelezettségvállalási jogosultságot és az átruházás (kötelezettségvállalás jogkörének átengedésének) rendjét az 5. tartalmazza. (2) Kötelezettség csak a rendelkezésre álló keret erejéig (16. ) a vonatkozó szabályok betartásával vállalható. 4
Az Egyetem elemi költségvetését a decentralizált gazdálkodásnak (SZMSZ.4. -ának) megfelelően kell lebontani keretgazdálkodási jogkörű szervezeti egységekre, funkcionális és kiemelt előirányzati bontásban. (3) A kötelezettségvállalás jellege független annak elnevezésétől vagy megjelenési formájától, így kötelezettségvállalásnak minősül: közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító, megszüntető nyilatkozat, megbízás, keret megállapodás, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási és egyéb szolgáltatási szerződés, bérleti szerződés, felügyeleti szerv engedélyezésével közérdekű kötelezettségvállalás, kiküldetés elrendelése, a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (4) Kötelezettségvállalás dokumentumai: kinevezési okirat, szerződés, megállapodás, visszaigazolt rendelés, beruházási finanszírozási alapokmány, részprogram-engedélyezési okirat, pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása. (5) A kötelezettségvállalásra irányuló vagy azt eredményező dokumentumnak annak elnevezésétől függetlenül az Egyetem, mint szerződő fél megjelölése mellett tartalmaznia kell a kötelezettséget vállaló szervezeti egység megjelölését. (7) Intézményünk, mint felsőoktatási intézmény kincstári körbe tartozik, ezért a bruttó 5 millió Ft-ot meghaladó kötelezettségvállalásokat és kifizetéseket köteles egyedileg bejelenteni a Kincstárba a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül, de legkésőbb a kifizetést megelőző 10. munkanapig. Köteles bejelenteni továbbá a tárgyévben belföldön vállalt, de a következő évek előirányzatait terhelő, bruttó 1 millió Ft-ot elérő összegű kötelezettségeket is a Kincstárhoz. (8) Az előirányzat-maradvány elszámolás során kötelezettségvállalással terhelt előirányzat-maradványnak tekintendő: a tárgyévben szerződés alapján befolyt bevétel, amely bizonyítottan a bevétel ellenszolgálgatásaként teljesítendő kiadásokra a következő évben kerül felhasználásra, a kötelezettségvállalások azon állománya, melyre a kötelezettségvállalás a tárgyévi előirányzat terhére történt, de a pénzügyi teljesítés áthúzódik a tárgyévet követő évre. az átvett pénzeszköz, ha az átadó államháztartáson kívüli szervezet, személy, az annak terhére ellátandó feladatot meghatározta. az elkülönített állami pénzalapoktól meghatározott célra, elszámolási kötelezettséggel kapott támogatásértékű bevételeket, a deviza-és a valuta készlet év végi értékelése során megállapított árfolyamnyereség összegét. (9) Éven túli kötelezettség csak az alábbi esetekben vállalható: tárgy évi előirányzat terhére, amennyiben a szakmai, műszaki teljesítés a következő év június 30-ig megtörténik, intézményi beruházásokkal, több éven keresztül megvalósuló felújításokkal kapcsolatosan, hosszú távú (legfeljebb 20 éves) kötelezettség felhalmozási célokra és beruházást helyettesítő szolgáltatás vásárlására (PPP). Ebből származó éves fizetési kötelezettség együttes összege nem haladhatja meg az éves költségvetés dologi és felhalmozási célú 5
előirányzatának 10 %-át. Esetleges túllépés esetén új kötelezettség az arány helyreállása esetén vállalható. Éven túli kötelezettség csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. (10) A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzat-felhasználási terv tartalmazza a várható bevételek figyelembevételével teljesíthető kiadásokat. Úgy kell elkészíteni, hogy: megbízható alapja legyen a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának, fedezetet nyújtson a rendszeres kiadásokra, a folyamatos működés biztosítására. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. Az előirányzat-felhasználási tervet az intézmény vezetőjének kell aláírnia. (11) A 10.000.000 Ft feletti, un. nagy összegű kötelezettségvállalás felett a költségvetési főfelügyelő kifogással élhet a költségvetés-politikai céloknak való megfelelőségre, a szükségességre, időszerűségre, forrásszükségletre, a fedezet meglétére és a kifizetés üzemezésére tekintettel. 5. Kötelezettségvállalásra jogosultak köre, kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése (1) Kötelezettségvállalásra az Intézmény magasabb vezetői és vezető megbízással rendelkező közalkalmazottai jogosultak (SZMSZ. 37.. szerint), az általa vezetett szervezeti egység nevében, annak feladat- és hatáskörében, illetve működési körébe eső ügyekben, annak forrásai terhére vagy javára. (2) A Rektor a keretgazdálkodási jogkörű szervezeti egységek vezetőinek a 6. (3) bekezdésben foglaltakra figyelemmel - a rendeltetésszerű működéssel kapcsolatos kötelezettségvállalási jogot átadja. A Rektor a pályázati kifizetésekkel és elszámolásokkal kapcsolatban az Egyetem más közalkalmazottját is meghatalmazhatja kötelezettségvállalásra, de csak írásban és határozott időtartamra. A szervezeti egység vezetőt akadályoztatása esetén az egység szervezeti és működési szabályzatában meghatározott személy helyettesítheti. (3) Jelen szabályzat szerint a delegált kötelezettségvállalási jogosultságot továbbadni nem lehet, de akadályoztatás esetén a vezetők helyett helyetteseik jogosultak kötelezettséget vállalni, kivéve, ha jogszabály vagy egyéb rendelkezés át nem ruházható jogkört határoznak meg. (4) Kötelezettségvállalási jog a magasabb vezetői és vezetői megbízás hatályba lépését követően a Rektortól kapott írásbeli megbízással keletkezik, és a vezetői megbízás megszűnésével, illetve ettől függetlenül a megbízás visszavonásával megszűnik.. 6. A kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme (1) A Rektor az egész Egyetemre nézve, valamint a szabályzatokban rögzített, közvetlenül a Rektor rendelkezése alá rendelt források terhére jogosult kötelezettségvállalásra, illetve utalványozásra. (2) Kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme: bruttó 50 millió Ft feletti kötelezettségvállalások dokumentumainak aláírására a Szenátus előzetes véleménye alapján a Rektor jogosult, 6
bruttó 10 és 50 millió Ft-ot elérő kötelezettségvállalás dokumentumainak aláírására a Rektor jogosult, bruttó 10 millió Ft alatti kötelezettségvállalás dokumentumainak aláírására a Rektor jogosult, vagy írásban e jogkörét az 5. (1) bekezdésben megjelölt közalkalmazottakra átruházhatja. (3) Az (5). (1) bekezdésében megjelölt vezetők által az egyes szervezeti egység vonatkozásában a kötelezettségvállalás a keretösszeg mértékéig terjedhet, melynek nagyságát: költségvetési támogatás esetén az Egyetem Szenátusa által elfogadott, szervezeti egységekre lebontott költségvetési támogatás terve, pályázatok és saját bevételt eredményező tevékenységek esetén a bevételként jóváírt összeg jóváhagyott előző évi előirányzat-maradvány témaszámonkénti összege határozza meg. (4) Kötelezettségvállalás, utalványozás csak a rendelkezésre álló keret összeg erejéig történhet a vonatkozó szabályok betartásával. 7. Kötelezettségvállalás nyilvántartása (1) A Gazdasági Főigazgatóság olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. (2) Az analitikus nyilvántartás tartalmazza: a kötelezettségvállalások halmozott éves állományát havi bontásban, az előző években vállalt tárgyévi kötelezettségvállalást, a tárgyévben vállalt tárgyévi kötelezettségvállalást, a tárgyévi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettségvállalást, a következő év(ek) előirányzatához kapcsolódó kötelezettségvállalást, évek szerinti bontásban, a keretgazdák felsorolását, a keretgazda által vállalható kötelezettségvállalásokat kiadási jogcímek szerinti bontásban, a keretgazdák által vállalható kötelezettségvállalások összegét éves és havi bontásban, a keretgazdák által vállalható szabad keret volumenét éves és havi bontásban, a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, a kötelezettségvállalás megnevezését, a kötelezettségvállalás nyilvántartásba történő bejegyzés keltét, a kötelezettségvállalás alapját képező dokumentum megnevezését, azonosító adatait (iktatószám, keltezés) a kötelezettségvállalás várható kifizetési határidejét, a kötelezettségvállalásra jogosult nevét és azonosító adatait (munkakör), a kötelezettségvállalás tárgyát, a kötelezettségvállalás tényleges szakmai és pénzügyi teljesítésének időpontját, a kötelezettségvállalás kivezetésének összegét: - pénzügyi teljesítés esetén, - meghiúsulás esetén. (3) A kötelezettségvállalások analitikába történő bejegyzésénél a következő főbb esetek lehetségesek: Eseti dokumentumok alapján, egyszeri kötelezettségvállalások keletkezésének: - beruházások, felújítások, - kölcsönök, 7
- pénzeszközátadások, - azon dologi kiadások, melyek nem a folyamatos teljesítésű szolgáltatások körébe tartoznak, - nem rendszeres, illetve külső személyi juttatások. Folyamatos teljesítésű szolgáltatások állományba vételénél a kiinduló dokumentum általában határozatlan időre szóló un. Keretszerződés, melyekre a fizikai, szakmai teljesítés költségvetési évben folyamatosan történik. Az analitikus nyilvántartásban ezeket a kötelezettségvállalásokat a tárgyévre vonatkozó költségvetési előirányzatok alapján lehet rögzíteni. Nyilvántartásba vételüket célszerű már év elején az elemi költségvetés jóváhagyását követően végrehajtani. Ebbe a körbe tartoznak: víz, gáz, fűtés, energia, kommunikációs szolgáltatások, szemétszállítás, takarítás, karbantartás, postai szolgáltatások, stb. Rendszeres személyi juttatások és a havi kifizetéssel történő nem rendszeres személyi juttatásokat szintén éves összegben célszerű az analitikus nyilvántartásba felvenni. (4) A kötelezettségvállalás nyilvántartásának legalább a költségvetésben jóváhagyott előirányzatonkénti bontásban tartalmaznia kell a jóváhagyott előirányzat, az időrendi sorrendben történt kötelezettségvállalás összegét, a teljesítések összegét tételenként és göngyölítve, a kötelezettségvállalással lekötött, de még nem teljesített előirányzatot és ezen kívül a szabad előirányzat összegét, melynek terhére még vállalható kötelezettség. (5) A kötelezettség nyilvántartása az EGIR integrált rendszerrel, programmal történik, mely zárt rendszert alkot. (6) A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele sorszámmal kerül ellátásra melyet a szervezeti egység szerepeltet az érvényesítő lapon, továbbá az utalványrendeletben. (7) A kötelezettségvállalás könyvelése negyedévente, a tárgy negyedévet követő hónap 10. napjáig történik a 0. számlaosztályban. 8. Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése (1) A Rektor a Gazdasági Főigazgató pénzügyi ellenjegyzésével jogosult az Egyetem nevében kötelezettségvállalásra. (2) Kötelezettségvállalást pénzügyileg a Gazdasági Főigazgató, vagy az általa írásban megbízott pénzügyiszámviteli szakképesítésű közalkalmazott jegyezhet ellen (továbbiakban: pénzügyi ellenjegyző). A pénzügyi ellenjegyzés értékhatárairól és a pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak köréről GF utasítás rendelkezik. A pénzügyi ellenjegyzési jogosultságot munkaköri leírásban kell rögzíteni. (3) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését megelőzően a pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak meg kell győződnie arról, hogy: a szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat., a költségvetési főfelügyelő gyakorolta-e az előzetes véleményezési jogkörét. Az ellenjegyző feladata ellátásához szakértőt vehet igénybe (4) Az Egyetemhez kirendelt költségvetési főfelügyelőnek külön ellenjegyzése szükséges a kötelezettségvállaláshoz. 8
(5) Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg a fenti előírásoknak, akkor a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban kell tájékoztatni a kötelezettségvállalásra jogosultat. Amennyiben a kötelezettségvállaló a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, akkor az ellenjegyző köteles ennek eleget tenni és erről a tényről a felügyeleti jogot gyakorló minisztérium vezetőjét. (6) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzőjének meg kell győződnie arról, hogy a költségvetési főfelügyelő az előzetes véleményezési jogát gyakorolhatta-e, ennek során az intézkedés végrehajtásának felfüggesztését nem javasolta. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére mindaddig nem kerülhet sor, míg az intézkedés véleményezésére nem biztosítottak lehetőséget, vagy a költségvetési főfelügyelő az intézkedés felfüggesztésére vonatkozó javaslatát fenntartja és az Ámr. 61. ( 9 ) bekezdése szerinti egyeztetés nem történt meg. 9. Teljesítés-igazolás (1) Igazolás: A bevétel és a kiadás utalványozása előtt történik. A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások-bevételek jogosságát, összegszerűségét, a szerződés, a megrendelés, megállapodás teljesítését. (2) A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával igazolja. Igazolásra a téma vezetője jogosult, aki a teljesítésről információval rendelkezik. (3) A teljesítés-igazolás történhet: az Érvényesítő lap erre kijelölt helyén (2. sz. melléklet), a számlán A teljesítést igazolom megjelöléssel, feljegyzés formájában, mely tartalmazza a teljesítés-igazolására vonatkozó hivatkozást (pl. megbízási szerződés esetén). (4) A teljesítés igazolás az érvényesítés alapja. 10. Érvényesítés (1) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett mérlegképes könyvelői vagy pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet (továbbiakban: érvényesítő). (2) A kiadás teljesítése és a bevétel beszedése esetén a teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előző ügymenetben az előírt követelményeket betartották-e. (3) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell a megállapított összeget, a könyvviteli elszámolásra utaló rövid szöveges megnevezést és a témaszámot. Az érvényesítés a teljesítés igazolásán alapul. Ennek módja jelen Szabályzat 2. sz. melléklete szerinti Érvényesítő lapon történt feljegyzés. (4) Az érvényesítést végző és a teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. (5) Az érvényesítési feladattal megbízott személy munkaköri leírásában e feladatról rendelkezni kell. (6) Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. 9
11. Utalványozás (1) Utalványozás: a bevételi előirányzatok javára bevételt elszámolni és a kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni a (7) bekezdésben foglalt kivételekkel utalványozás alapján lehet. (2) A kötelezettségvállalási jogosultság egyúttal utalványozási jogosultság is. (3) A kötelezettségvállalási jogosultság megszűnésével egyidejűleg megszűnik az utalványozási jogosultság is. (4) Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, az utalvány szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának számát, a fizetés időpontját, módját és összegét, a főkönyvi számlaszámot, a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását, a kötelezettségvállalás-nyilvántartásba vétel sorszámát a könyvelés kelte, könyvelő aláírása. (5) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben a fent meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (6) Nem kell külön utalványozni: a. a termékértékesítésből, szolgáltatásnyújtásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését, b. a pénzügyi szolgáltatások kiadásait és bevételeit, c. a fedezetkezelői számláról, valamint a a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. (7) Utalványozás csak a rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával történhet. (8) Az utalványozási jogkör jelen -ban nem szabályozott kérdéseiben a kötelezettségvállalásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. (9) Az általános szabályozás alól kivételt képeznek a bizonylati út rövidítése céljából a szabályszerű kötelezettségvállalás alapján: bér-és bérjellegű kifizetések, készpénz felvétel, bankszámlák közötti átvezetések, függő, átfutó és kiegyenlítő kiadások, bevétel. 12. Kimenő számlák (1) Kimenő számla bruttó 100.000,- forint értékhatár felett csak írásbeli kötelezettségvállalás alapján készülhet. (2) A számla aláírására a kötelezettségvállalás (számlázási formanyomtatvány) alapján, összeghatár nélkül a Gazdasági Főigazgatóság kijelölt dolgozói jogosultak. Kivételt képeznek a készpénzfizetési számlák, melyek aláírására a számlázási feladattal megbízott dolgozó jogosult. 10
13. Összeférhetetlenség (1) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző, illetőleg az utalványozó, valamint a teljesítés igazoló és érvényesítő ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet! (2) Kötelezettségvállalási, utalványozási, pénzügyi ellenjegyzési, teljesítés igazolási és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el (Ptk. 685. ). (3) Összeférhetetlenség esetén a helyettesítés szabályait figyelembe véve kell eljárni. 14. Helyettesítés (1) A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, érvényesítésre, teljesítés igazolásra és utalványozásra jogosult személyek helyettesítését a Gazdasági Főigazgató írásbeli megbízása alapján az előírt képesítési előírásokkal rendelkező dolgozó láthatja el.. 15. Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok (1) A kötelezettségvállaló a kötelezettségvállalási dokumentum egy eredeti példányát köteles a Gazdasági Főigazgatóságra megküldeni. Az idegen nyelvű kötelezettség vállalási dokumentumot magyar nyelvű fordítással együtt kell a Gazdasági Főigazgatóságra eljuttatni. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz új témaszám megnyitása is szükséges, csatolni kell a témaszám igénylőlapot a mindenkori Gazdasági Főigazgatói Utasításnak megfelelően. (2) A kötelezettségvállalás meghiúsulása esetén a nyilvántartásból történő törlését a kötelezettségvállalónak írásban kell kezdeményeznie a Gazdasági Főigazgatótól. (3) A nettó 5 millió Ft-ot elérő vagy azt meghaladó értékű árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, stb. vonatkozó szerződések jogszabályban meghatározott azonosító adatainak az Egyetem honlapján a Közérdekű adatok között történő közzétételéről a Gazdasági Főigazgatóság intézkedik. (4) A bruttó 25 millió Ft-ot elérő, illetve meghaladó értékű kiadási kötelezettségvállalást, a megkötést követő 5 munkanapon belül, be kell jelenteni a Magyar Államkincstárnak. A bejelentési kötelezettség teljesíthetősége érdekében a kötelezettségvállalás dokumentumait a megkötéstől számított 3 munkanapon belül be kell nyújtani a Gazdasági Főigazgatóságra. Amennyiben a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, a változást be kell jelenteni a Kincstárnak, legkésőbb a kifizetést megelőző 10. napig, a szükséges dokumentumok beérkezésének határideje a Gazdasági Főigazgatóságra legkésőbb a kifizetést megelőző 13. napig. (5) Az előzetes kötelezettségvállalás rendjéről külön Utasítás rendelkezik. 11
16. Költségvetési Főfelügyelő előzetes véleményezési jogköre (1) A költségvetési főfelügyelő a kötelezettségvállalást megelőzően előzetes véleményezésre jogosult. (2) A véleményezés kapcsán a pénzügyi dokumentációkat a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően legalább három munkanappal korábban el kell juttatni a főfelügyelőhöz, aki a megjelölt három munkanapon belül jogosult nyilatkozata kiadására. (3) A nyilatkozat megtétel módja: az engedélykérő bizonylaton kerül rögzítésre. (4) A költségvetési főfelügyelő javaslatot tehet az intézkedés, azaz a kötelezettségvállalás felfüggesztésére, melyet indokolással együtt a rektornak, illetve a NEFM és a NGM miniszternek kell megküldeni. 18. Kapcsolódó nyilvántartások (1) A Gazdasági Főigazgatóság nyilvántartást vezet: a témakódokról, amely e szabályzat szempontjából tartalmazza: - a téma számát, nevét, szervezeti egységet, forráskódot. - a téma megnevezését, - a téma felelős megnevezését. a rendelkezésre jogosult személyekről, mely tartalmazza: - a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre és teljesítés igazolásra jogosultak nevét, helyettesítő személyeket - az érvényesítők megnevezését. az aláírás-mintatárról, amely tartalmazza: - az aláírás tulajdonosának nevét (névazonosság esetén természetes azonosítóit), - beosztását, - rendelkezésre való jogosultságát, - az aláírását. 19. Záró rendelkezés (1) Jelen szabályzatot a Szenátus 83/2013. (V. 15.) sz. határozatával fogadta el. (2) A szabályzat 2013. május 15. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Szenátus 30/2011. (II. 24.) sz. határozatával elfogadott szabályzat hatályát veszti. Sopron, 2013. május 15. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 12
1. sz. melléklet Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező intézményi egységek: Karok Gyakorló Intézmények Regionális Pedagógiai Szolgáltató és Kutató Központ Rektori Hivatal Savaria Egyetemi Központ Központi irányítás és funkcionális egységek (SEK) Gazdasági Főigazgatóság Központi Könyvtár és Levéltár Egyetemi Informatikai Központ 13
ÉRVÉNYESÍTŐ LAP Kiadás 2. sz. melléklet Téma száma: Szervezeti egység kódja:... Szerződés száma (EGIR):.. Forráskód:..% Forráskód:..% Hozzátartozó összeg:.. Hozzátartozó összeg:.. Kiadás megnevezése: Pályázat esetén költségsor száma: Kötelezettség-vállaló:., Kelt:..... Érvényesítő:..., Kelt:..... A teljesítést.. összeggel igazolom:., Kelt:... Utalványozó:..., Kelt:.. 14