Nádasiné Rákossy Gabriella Adatbázis-kezelés - Az adatbevitel eszközei, megvalósítása A követelménymodul megnevezése: Informatikai ismeretek A követelménymodul száma: 1155-06 A tartalomelem azonosító száma és célcsoportja: SzT-002-50
AZ ADATBEVITEL ESZKÖZEI, MEGVALÓSÍTÁSA ESETFELVETÉS MUNKAHELYZET Egy könyvelőirodától azt a megbízást kapta, hogy alakítson ki többfajta adatbeviteli eszközt használt adatbázisukhoz, hogy a dolgozóik tesztelhessék, melyik a leghatékonyabb. Vajon melyik megoldás nyeri el a tetszésüket? A továbbiakban megismerkedünk a korszerű adatbevitel eszközeivel az MS ACCESS 2003- ban, és SQL-utasítások segítségével is. SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM ADATBEVITEL BILLENTYŰZETRŐL KÖZVETLENÜL A TÁBLÁBA A táblák megtervezése és a kapcsolatok létrehozása után lehetőség van az adatok táblázatos adatfelvitelére. Nyissuk meg a táblát Adatlap nézetben. Ezután gépeléssel feltölthetjük a táblázatot. 1. ábra. Adatbevitel adatlap nézetben 1
Az adatbázis adatokkal való feltöltése során a monoton adatrögzítői munka gyakran hibás adatok bevitelével jár. Az adatrögzítők munkáját megkönnyíthetjük a különböző mezőtulajdonságok beállításával, mint például a beviteli maszk, alapértelmezett érték, érvényességi szabály. Beviteli maszk A beviteli maszk segítségével előírhatjuk, hogy egy mezőbe hány darab karaktert, illetve az egyes karakterhelyekre milyen karaktert lehet begépelni. Például egy rendszám esetében előírhatjuk, hogy az első három karakter csak nagybetű, a második három csak számjegy lehet. Beviteli maszkot a tábla Tervező nézetében rendelhetünk az egyes mezőkhöz. A beviteli maszk 3 részből áll, melyeket pontosvesszővel választunk el egymástól. Az első rész a bevitel formátumát határozza meg, a második rész a formázó karakter tárolására vonatkozik: ha 1 vagy üres, akkor a mezőbe vitt karakterek tárolódnak a maszkformázó karakterek nem, ha pedig 0, akkor a maszkformázó karakterek is tárolásra kerülnek. A harmadik rész a helykitöltő karakter; ha nem adjuk meg, akkor az aláhúzás az alapértelmezett jel. A beviteli maszknál leggyakrabban használt karakterek: Karakter Leírás 0 Számjegy 0 és 9 között, kötelező bejegyzés, nem használható a + és a - jel 9 Számjegy vagy szóköz, nem kötelező bejegyzés, nem használható a + és a - jel # Számjegy vagy szóköz, nem kötelező bejegyzés; + és - előjel megengedett L Betű A Z, kötelező bejegyzés? Betű A Z, nem kötelező bejegyzés A Betű vagy szám, kötelező bejegyzés a Betű vagy szám, nem kötelező bejegyzés & Bármilyen karakter vagy szóköz, kötelező bejegyzés C Bármilyen karakter vagy szóköz, nem kötelező bejegyzés Jelszó Ha a Beviteli maszk tulajdonságot Jelszó értékre állítjuk be, akkor jelszóbeviteli mezőt hozunk létre. A Beviteli maszk mezőbe beírt karakter karakterként tárolódik, de csillagként (*) jelenik meg Lehetőség van még bevitelimaszk-varázsló használatára, de csak dátum/idő és szöveg típusú adatok esetében használhatjuk. A megjelenő bevitelimaszk-varázsló panelen négy lépésben definiálhatjuk a beviteli maszk jellemzőit. 2
Alapértelmezett érték Olyan értékeknél, amelyek gyakran ismétlődnek, lehetőség van új rekord felvitelekor megadni a mező alapértelmezett tartalmát. Alapértelmezett értéket képletek, függvények segítségével is megadhatunk. Például ha egy tanulók adatait tartalmazó adatbázisban a születési hely a tanulók nagy részénél ugyanaz a város, akkor azt be lehet írni alapértelmezettként. Érvényességi szabály Érvényességi szabály megadásával az adatokra vonatkozó érvényességi feltételeket adhatunk meg. érvényességi szabályt Tervező nézetben rendelhetünk a tábla mezőihez. Az érvényességi szabály beállításához jelöljük ki a megfelelő mezőt, majd gépeljük be a feltételeket az érvényességi szabály rovatba. Az érvényességi szabály gyakran egy relációjelből és egy értékből áll. Logikai operátorok és matematikai operátorok használatával bonyolultabb feltételeket is megadhatunk. Az érvényességi szabály létrehozásánál a következő relációjelek, logikai operátorok és matematikai műveletek használhatók fel: Relációjelek Jelentése < Kisebb > Nagyobb = Egyenlő <= Kisebb vagy egyenlő >= Nagyobb vagy egyenlő <> Nem egyenlő Logikai operátorok AND Jelentése És OR Vagy NOT Tagadás Matematikai műveletek Jelentése + Összeadás 3
- Kivonás * Szorzás / Osztás ^ Hatványozás Ha egy új rekord felvitelekor vagy egy rekord módosításakor a mezőbe bevitt érték nem felel meg a feltételeknek, az Access figyelmeztető üzenetet küld, és nem engedélyezi a mező elhagyását. Az Érvényesítési szöveg rovat kitöltésével az alapértelmezett figyelmeztető üzenet helyett tetszőleges szöveget adhatunk meg. 2. ábra. Érvényességi szabály megadása Bonyolultabb például függvényeket is tartalmazó érvényességi szabályt kényelmesebb a Kifejezésszerkesztő panel segítségével elkészíteni. A Kifejezésszerkesztő panel megjelenítéséhez kattintsunk az Érvényességi szabály rovat végén látható gombra. Ha a felhasználó egy mezőt nem tölt ki, a megadott érvényességi szabály nem kerül ellenőrzésre. Egy mező kitöltését megkövetelhetjük a kötelező legördülő lista Igen elemének kiválasztásával. ADATBEVITEL BILLENTYŰZETRŐL ŰRLAPOK SEGÍTSÉGÉVEL Az űrlap olyan adatmegjelenítési és -karbantartási segédeszköz, amelynek segítségével az adatbázisban lévő adatokat megtekinthetjük, módosíthatjuk, új adatokat vihetünk fel. Segítségével kiküszöbölhetjük az adatbeviteli hibákat, gyorsabban áttekinthetjük a korábban rögzített adatainkat. 4
Az adatok táblába írásához hozzunk létre adatbeviteli űrlapot. Ez az űrlapok leggyakrabban használt változata, segítségével megtekinthetjük és módosíthatjuk az adatbázis rekordjait. A grafikus elemeket és leíró szövegeket az űrlap tervében tároljuk, míg az aktuális rekord adatait a megfelelő adattáblából veszi a program, így az információk többsége a rekord forrásából származik. Az űrlap és az alapjául szolgáló rekordforrás között grafikus objektumok, ún. vezérlő elemek segítségével hozható létre kapcsolat. A leggyakrabban használt vezérlőelem-típus az adatok bevitelére és megjelenítésére használható beviteli mező. 3. ábra. Adatbevitelre alkalmas űrlap Űrlapok használatakor 3 művelet áll rendelkezésünkre: - Már meglévő űrlap megnyitása - Már meglévő űrlap szerkezetének, megjelenésének módosítása - Új űrlap létrehozása 1. Űrlap típusai Egyoszlopos űrlap: Egyszerre egyetlen rekord adatait jeleníti meg. Minden egyes mező külön sorban szerepel. Sok mezőt tartalmazó rekord felvitelére jól alkalmazható. 5
4. ábra. Oszlopos formátumú űrlap Táblázatos űrlap: A legáttekinthetőbb, gyorsan kezelhető formában mutatja meg az adatokat. Egyszerre több rekord látható a képernyőn. Minden adatrekord megfelelő mezője általában egy sorban jelenik meg. 5. ábra. Táblázatos formátumú űrlap Adatlap űrlap: A Tábla objektumhoz hasonló módon jeleníti meg az adatokat. 6. ábra. Adatlap formátumú űrlap 2. Űrlap nézetei Az Accessben készített űrlapokat ötféle nézetben tekinthetjük meg, ezek között a Nézet menü megfelelő elemének választásával vagy az Űrlaptervező eszköztár Nézet legördülő listájának segítségével válthatunk. 6
A Tervező nézetet az űrlapok elkészítésekor vagy módosításakor használjuk. Ebben a nézetben az űrlapelemek tulajdonságait, formátumait és elrendezését módosíthatjuk. Az Űrlap nézetben az űrlapot egyszeres vagy folyamatos formátumban tekinthetjük meg. Az Adatlap nézetben az űrlapon található mezőket a táblák adatlap nézetéhez hasonló táblázatos formában jeleníthetjük meg. A Kimutatás nézetben az űrlapon szereplő mezők tartalmát összegző a kereszttáblás lekérdezéshez hasonló táblázatot készíthetünk. A Kimutatásdiagram nézetben az űrlapon szereplő mezők tartalmát összegző diagramot készíthetünk. 3. Új űrlap létrehozása varázslóval Az Űrlap varázsló használatakor lehetőségünk van az űrlap egyes tulajdonságainak testre szabására. Az Űrlap varázsló elindításához kattintsunk az Adatbázis-ablak eszköztár sorának Új gombjára. A megjelenő Új űrlap panelen válasszuk az Űrlapvarázsló listaelemet. 7. ábra. Az űrlapvarázsló elindítása A megjelenő panelen válasszuk ki azt a táblát vagy lekérdezést, amely alapjául szolgál az űrlapunknak, majd az elérhető mezők közül válaszuk ki azokat, amelyeket az űrlapon szeretnénk viszontlátni. 7
8. ábra. A mezők kiválasztása Ezt követően határozhatjuk meg az űrlap szerkezetét (oszlopos, táblázatos, stb.). 9. ábra. Az űrlap szerkezetének kiválasztása A következő párbeszédpanelen az űrlap stílusát választhatjuk ki. 10. ábra. Az űrlap stílusának kiválasztása Ezután lehet megadni az űrlap leendő nevét, és választhatunk, hogy megnyitjuk az űrlapot megtekintésre vagy adatbevitelre, esetleg módosítani szeretnénk. Ha megnyitjuk, az elkészült űrlapunkkal máris megkezdhetjük az adatbevitelt. 8
11. ábra. Az űrlap elnevezése 4. Új űrlap létrehozása Tervező nézetben Ha úgy döntünk, hogy egy űrlapot teljesen elölről kezdve, saját magunk építünk fel, akkor azt Tervező nézetben is elkészíthetjük. Ehhez kattintsunk az Űrlapok objektumcsoportjánál az Új gombra, majd válasszuk a Tervező nézetet. Ezután szép sorban helyezzük el az elemeinket az űrlapra, állítsuk be azok tulajdonságait és paramétereit, majd ha végeztünk az ablak bezárógombjával zárjuk be, és adjunk neki nevet. Egy űrlap tulajdonságait a következő módon állíthatjuk be: Nyissuk meg az űrlapot Tervező nézetben. Válasszuk a Szerkesztés menü Űrlap kiválasztása menüpontját. Ezután pedig válasszuk az Nézet menü Tulajdonságok menüpontját. 12. ábra. Tulajdonságok beállítása A tulajdonságok fő csoportjai: - Formátumtulajdonságok - Adattulajdonságok - Eseménytulajdonságok 9
- Egyéb tulajdonságok - Összes tulajdonság 13. ábra. Tulajdonságok listája Annak ellenére, hogy ezzel a módszerrel teljesen egyéni űrlapokat tudunk készíteni, mégsem ajánljuk ezt a lehetőséget, hiszen többnyire minden űrlap valamely táblára vagy lekérdezésre épül, így valószínűleg sokkal jobban járunk, ha egy autoűrlappal elkészített űrlapot módosítunk ízlésünk és igényeink szerint. 5. Az űrlap felépítése Az űrlapfej tartalmazza általában az űrlap címét, a használati utasításokat és az egyes műveletek végrehajtását segítő parancsgombokat. Nyomtatásban az első oldalon, a képernyőn minden oldal tetején megjelenik. Az oldalfej (csak nyomtatásban) a minden oldal tetején megjelenő, ismétlődő adatokat tartalmazza. Ide kerülhetnek az oszlopfejlécek és a rovatfejek is. A törzs az űrlap fő része, itt jelennek meg a rekordok, általában beviteli mezőkből áll. Az oldalláb minden oldal alján az ismétlődő információk megjelenítésére szolgál. Ilyen lehet például az oldalszám, a dátum, a kifejezések. Az oldalláb is csak a nyomtatásban jelenik meg. 10
Az űrlapláb az űrlapfejhez hasonló információkat jelenít meg, például a számított mezőket. Nyomtatásban az utolsó oldal alján, a képernyőn minden lapon megjelenik. 14. ábra. Az űrlap részei Ha tehát készítettünk űrlapot, a táblára való adatbevitelhez egyszerűen csak kattintsunk duplán a kívánt űrlapra, majd a rajta lévő elemek felhasználásával töltsük ki, így az adatok a táblára kerülnek. A mezők közt mozoghatunk a fel-le nyilakkal, de a Tab billentyűvel is a következő beviteli mezőre ugorhatunk. A rekordok közti mozgásra használhatjuk az űrlap alján lévő rekordmozgatót, illetve a PgUp és PgDn gombokat. Az űrlapokon igen sokféle adatbevitelre és megjelenítésre szolgáló elem használható: 15. ábra. Az űrlap eszközkészlete Felirat: szövegek elhelyezésére Beviteli mező: általános adat bevitelére 11
Vezérlőelem-csoport: választógombok, jelölőnégyzetek stb. csoportba fogására Váltógomb: a be- és kikapcsolt állapot jelzésére Választókapcsoló: az alapul szolgáló rekordforrásból származó Igen/Nem érték megjelenítésére (másik elemtől függően) Jelölőnégyzet: Igen/Nem érték megjelenítésére használható Kombi panel: legördíthető elemeket tartalmazó kiválasztáshoz Listapanel: listáról való kiválasztáshoz Parancsgomb: tevékenység aktivizálásához Kép: ábra panelra helyezéséhez Kötetlen objektumkeret: tetszőleges objektum beillesztéséhez, pl. hang, videó stb. Kötött objektumkeret: a tábla tartalmától függő részlet beillesztéséhez Oldaltörés: többoldalas űrlapokhoz Karton vezérlőelem: fülek létrehozásához Segédűrlap/segédjelentés: más táblából való adatok megjelenítéséhez Vonal: egyszerű egyenes rajzolásához Téglalap: egyszerű csoportosításhoz További vezérlők Vezérlőelemek formázása Az űrlapon található beviteli mezők és más elemek elhelyezkedésének és formátumának módosításához nyissuk meg az űrlapot Tervező nézetben. Jelöljük ki a módosítandó elemeket. - Ha az űrlap minden elemét ki szeretnénk jelölni, használjuk a Szerkesztés menü Az összes kijelölése parancsát. - Ha csak egy vezérlőelemet vagy az űrlap valamely részét szeretnénk formátumozni, használjuk az eszköztár Objektum legördülő listáját, innen válasszuk ki az elem nevét. - Az egyes vezérlőelemeket az egérrel az elemre kattintva is kijelölhetjük. - Több vezérlőelem együttes kijelöléséhez kattintsunk az első vezérlőelemre, majd a SHIFT gomb nyomva tartása mellett folytassuk a többi elem kijelölését. 12
Az űrlapelemek helyzetének módosításához jelöljük ki azokat az elemeket, amelyek igazításra szorulnak. A módosítást a Formátum menü Igazítás parancsával kezdeményezzük. - Ha a Balra elemet választjuk, az összes kijelölt elemet a balról az első elemhez igazítja a program. - A Jobbra parancs esetén jobbra a legszélső elemhez igazítja. - A Fel, illetve Le parancsokkal a legfelső, illetve a legalsó vezérlőelemhez igazíthatjuk a kijelölt objektumokat. - A Rácshoz opció választásakor az űrlap kezelését megkönnyítő négyzetrácsokhoz igazíthatjuk őket. Ha bekapcsoljuk a Formátum menü Rácsra ugrás parancsát, az Access a vezérlőelemeket létrehozáskor, illetve az egér húzásával való áthelyezés vagy átméretezés esetén automatikusan a tervezőrácshoz ütközteti. Ha azt szeretnénk, hogy a vezérlőelemek egyforma távolságra legyenek egymástól, a vezérlőelemek kijelölése után válasszuk a Formátum menü Vízszintes távolság, illetve Függőleges távolság almenüjét, és ezen belül használjuk a Legyen egyforma parancsot. A Növelés, illetve a Csökkentés elemek választásával az elemeket távolíthatjuk egymástól, vagy közelíthetjük egymáshoz. A Látható tulajdonsággal határozzuk meg, hogy az adott vezérlőelem az űrlapon megjelenjen. A Kijelzés tulajdonsággal megadhatjuk, hogy az adott vezérlőelem képernyőn vagy nyomtatón, esetleg mindkét helyen megjelenjen. A Szélesség és Magasság tulajdonságokkal a kijelölt vezérlőelemek vízszintes és függőleges méretét adjuk meg. A Háttérszín tulajdonsággal a kijelölt elem színét határozzuk meg. A Speciális hatás tulajdonsággal azt szabályozzuk, hogy a kijelölt vezérlőelem milyen módon emelkedjék ki a környezetéből. Az űrlapelemet körülvevő szegély formátumait a Keret stílusa, Keret színe és Keret szélessége tulajdonságokkal határozhatjuk meg. Az űrlapelemek betűformátumait az Előtér színe, Betűtípus, Betűméret, Betűvastagság, Dőlt betűtípus és Aláhúzás tulajdonságok segítségével állíthatjuk be. A Szövegigazítás tulajdonsággal a kijelölt elembe írt szöveg rovaton belüli igazítását adhatjuk meg. Az Általános listaelem esetén a szöveg igazítása a mezőtípus alapján automatikusan történik. Például a számadatok jobbra, míg a szöveges adatok balra igazodnak. 13
ADATBEVITEL IMPORTÁLÁSSAL Lehetőségünk van meglévő, de nem Access formátumú adatokat is feldolgozni Accessben, ha azokat importáljuk adatbázisunkba. Ehhez válasszuk a Fájl menü Külső adatok átvétele menüpont Importálás almenüjét. A megjelenő Importálás párbeszédpanel Fájltípus legördülő listájában adjuk meg az importálandó fájl típusát. A fájlszerkezetben keressük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt. 16. ábra. Importálás párbeszédpanel Egy Excel-táblázat importálásakor például meg kell adni, hogy mely munkalapról történjen az adatok importálása, mik alkotják az oszlopfejléceket, hová történjen az importálás, milyen mezőbeállításokat használjunk, mi legyen az elsődleges kulcs, és mi legyen a létrejövő tábla neve. Ezen adatok természetesen lépésről lépésre, igen könnyedén megadhatók az importálás varázsló használatával. 14 17. ábra. Táblázat importálása varázsló
ADATMANIPULÁCIÓS SQL-UTASÍTÁSOK Ha már létezik egy adatbázis olyan táblákkal, melyek létrehozásukkor még üresek, akkor elkezdhetjük feltölteni őket adatokkal. Az ilyen műveletek megvalósítására szolgál az SQL adatmanipulációs nyelve, melynek három fontos alaptevékenysége van: - az adatok bevitele, vagyis a mezők feltöltése - adatok törlése - adatok módosítása Adatok táblába való felvitele: Az adatok felvitele az INSERT utasítással történik; ennek során meg kell adni, hogy melyik táblázatba visszük fel az adatokat, illetve meg kell adni, hogy milyen mezőértékeket vegyen fel az új rekord. Az utasítás alakja: INSERT INTO tábla_neve [(oszlopok_neve)] VALUES (értékek); Ha az oszlopnév-felsorolás elmarad, akkor az összes oszlopra vonatkozik az értékadás abban a sorrendben, ahogy a tábla létrehozásánál szerepelnek az oszlopok. A numerikus adatértéknél számjegyeket és tizedespontot használhatunk, míg a szöveges adatokat idézőjelekkel határoltan adhatjuk meg. A dátum típusú adatok megadása rendszerint egy kicsit körülményesebb. Példák: INSERT INTO hallgato (kod,nev,szak,evf) VALUES (10001,'KISS ERVIN','MATEK',2); INSERT INTO termek VALUES (101,'ceruza',350); INSERT INTO auto VALUES (3,'bhk546','Fiat','kek',1989,NULL); A listában szereplő NULL érték arra utal, hogy üresen hagyjuk az ár mezőt. Adatok táblából való törlése: A felvitt rekordok kitörlésére a DELETE utasítás szolgál. A törlés egyértelműen elvégezhető, ha megadjuk, hogy melyik táblázatból melyik rekordokat töröljük ki. A rekordok kiválasztása egy szelekciós feltétellel lehetséges. A szelekciós feltétel a rekordokon értelmezett logikai kifejezés, amely igaz vagy hamis értéket vehet fel. Ha a kifejezés értéke igaz, akkor törlődik a rekord, ha a feltétel hamis, akkor nem törlődik.. Ha a szelekciós feltétel nem szerepel az utasításban, akkor az alapértelmezés szerint minden rekord törlődik a táblázatból. Ez nem azt jelenti, hogy maga a táblázat törlődik, mert az megmarad, csak éppen üresen. 15
Az utasítás alakja: DELETE FROM tábla_neve [WHERE feltétel]; WHERE feltétel: a DELETE-ben részt vevő sorokat válogatja ki, nélküle a tábla összes sora részt vesz a műveletben. A feltételnél összetett logikai kifejezések is lehetnek, melyekben az elemi kifejezéseket az AND, OR, NOT logikai operátorok kötik össze. Ha véletlenül olyan adatokat töröltünk, melyeket nem szeretünk volna, akkor is van még lehetőség a törlési parancs után az adatok visszaállítására. Ehhez ki kell adni a ROLLBACK utasítást, amely minden korábban végrehajtott tevékenységünket visszagörgeti, tehát újra el kell végezni a szükséges lépéseket, cserébe viszont visszakapjuk az elveszett adatokat. Példák: DELETE FROM hallgato WHERE nev='kiss Ádám'; DELETE FROM raktár WHERE státusz='eladva' OR ár<100; Meglévő tábla adatainak módosítása: Az adatok módosításához az UPDADE parancsot használjuk. A módosítás egyértelmű elvégzéséhez meg kell adni, hogy melyik táblázatban, azon belül mely rekordokban mely mezők értékét kell módosítani, és hogy milyenek legyenek az új értékek. Ez a következő utasítással adható meg: UPDATE tábla_neve SET mezőnév = kifejezés [WHERE feltétel]; SET: adja meg, hogy mely oszlopok régi értékét kell módosítani, és melyek az új értékek. WHERE feltétel: az UPDATE-ben részt vevő sorokat válogatja ki, nélküle a tábla összes sora részt vesz a műveletben. Ha elhagyjuk a szelekciós feltételt, akkor a táblázat minden rekordjában módosulnak a mezőértékek. Példa egy rekord módosítására: UPDATE hallgato SET evf=3 WHERE evf=2; UPDATE alkalmazott SET fizetés = 1.1*fizetes WHERE beosztás='főnök' and kor>40; 16
TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1. feladat Próbálja ki a különböző adatbeviteli eszközöket táblába való adatfelvitelhez, és gyűjtse össze az egyes eszközök előnyeit, hátrányait. Írjon egy példát, milyen területen lehetne ezeket a leghatékonyabban használni! Közvetlenül táblába írás Előny: Hátrány: Felhasználási terület: Adatbevitel űrlappal Előny: Hátrány: Felhasználási terület: Adatbevitel importálással Előny: Hátrány: Felhasználási terület: 17
Adatbevitel SQL-utasításokkal Előny: Hátrány: Felhasználási terület: 2. feladat Sorolja fel, és írjon néhány gondolatot azokról a mezőtulajdonságokról, amelyeknek beállításával el lehet kerülni a hibás adatbevitelt, és gyorsítani is lehet az adatok beírását a táblákba! 3. feladat Készítse el egy tábla adatszerkezetét, majd ebből egy űrlapot varázsló segítségével! Írja le, milyen lépéseket követett a varázslóval való munka során! A kész űrlap segítségével vigyen fel tetszőleges adatokat, majd nézze meg az eredeti táblát adatlap nézetben, hogy mit tapasztal! 18
MEGOLDÁSOK 1. feladat Az itt ismertetett megoldásokon kívül bármilyen helyes gondolat megfelelő a feladat megoldásának. Közvetlenül táblába írás Előny: Viszonylag gyorsan lehet haladni az adatbevitellel. Hátrány: Nem elég esztétikus a forma, eléggé monoton egy táblázatba írni az adatokat. Felhasználási terület: Ha gyorsan kell egyszerű adatokat bevinni a táblákba. Adatbevitel űrlappal Előny: Esztétikus felületen, sok jól használható elem segíti az adatbevitelt, pl. beviteli mezők, jelölőnégyzetek, listapanel stb. Hátrány: A hatékonyan működő, esztétikus űrlapok elkészítése időigényes. Felhasználási terület: Bármilyen területen megkönnyíti az adatbevitelt. Adatbevitel importálással Előny: Nagy mennyiségű adatot lehet gyorsan bevinni az adatbázisba. Hátrány: Nem nagyon lehet ellenőrizni az adatok helyességét. Felhasználási terület: Amikor nagy mennyiségű adatot kell gyorsan bevinni egy táblába, és már valahol megvannak ezek az adatok, csak most máshol szeretnénk ezeket használni. Adatbevitel SQL-utasításokkal Előny: Bármilyen SQL-t ismerő adatbázis-kezelőben lehet vele adatbevitelt megvalósítani, független az operációs rendszertől, amelyen használjuk. Hátrány: Komolyabb szakmai ismeret szükséges ezek futtatásához, pl. PHP. 19
Felhasználási terület: Weblapok segítségével lehet távoli adatbázisokba adatokat bevinni. 2. feladat Beviteli maszk A beviteli maszk segítségével előírhatjuk, hogy egy mezőbe hány darab karaktert, illetve az egyes karakterhelyekre milyen karaktert lehet begépelni. Beviteli maszkot a tábla Tervező nézetében rendelhetünk az egyes mezőkhöz. A beviteli maszk 3 részből áll, melyeket pontosvesszővel választunk el egymástól. Az első rész a bevitel formátumát határozza meg, a második a formázó karakter tárolására vonatkozik: ha 1 vagy üres, akkor a mezőbe vitt karakterek tárolódnak, a maszkformázó karakterek nem, ha pedig 0, akkor a maszkformázó karakterek is tárolódnak. A harmadik rész a helykitöltő karakter; ha nem adjuk meg, akkor az aláhúzás jel az alapértelmezett. Alapértelmezett érték Olyan értékeknél, amelyek gyakran ismétlődnek, lehetőség van új rekord felvitelekor megadni a mező alapértelmezett tartalmát. Alapértelmezett értéket képletek, függvények segítségével is megadhatunk. Például ha egy tanulók adatait tartalmazó adatbázisban a születési hely a tanulók nagy részénél ugyanaz a város, akkor azt be lehet írni alapértelmezettként. Érvényességi szabály Érvényességi szabály megadásával az adatokra vonatkozó érvényességi feltételeket adhatunk meg. érvényességi szabályt Tervező nézetben rendelhetünk a tábla mezőihez. Az érvényességi szabály beállításához jelöljük ki a megfelelő mezőt, majd gépeljük be a feltételeket az érvényességi szabály rovatba. Az érvényességi szabály gyakran egy relációjelből és egy értékből áll. Logikai operátorok és matematikai operátorok használatával bonyolultabb feltételeket is megadhatunk. 3. feladat Az Űrlap varázslót az Adatbázis ablak Űrlap létrehozása varázsló segítségével, arra kattintva is elindíthatjuk. Az Űrlap varázsló párbeszédpanel Táblák/lekérdezések legördülő listájában válasszuk ki, hogy melyik rekordforrásból származzanak az űrlap mezői. Az Elérhető mezők listában jelöljük ki azokat a mezőket, amelyeket felveszünk az űrlapra. Az átviteli gombra kattintva a kijelölt mező átkerül a Kijelölt mezők listára. A következő panelen választhatjuk ki, hogy milyen szerkezetű űrlapot szeretnénk létrehozni. A harmadik lapon stílust választhatunk az űrlapnak. 20
Az utolsó panelen adjunk nevet az űrlapunknak. A kész űrlapot megnyithatjuk Adatlap nézetben. Ha a kész űrlap segítségével viszünk adatokat a táblába, akkor az eredeti táblát Adatlap nézetben ellenőrizve ugyanazokat az adatokat fogjuk látni. 21
ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat Írja le, milyen formázást tartalmaznak a következő beviteli maszkoknál használatos jelölések, és írjon egy példát ilyen formátumra! 000000LL (00) 000-0000 LLL-000 #000 2. feladat Sorolja fel, milyen űrlaptípusokat ismer, és írja le, mikor melyiket érdemes használni! 3. feladat Importáljon be egy Excel táblázatot Access adatbázisba, és írja le, milyen lépéseket kell végrehajtania ehhez az importálás varázslóval! 22
4. feladat Írja le a kijelölt helyekre a feladatoknak megfelelő SQL-utasításokat, melyek a következő sémával megadott adatbázisra vonatkoznak! KÖNYV (kód, cím, szerző, kiadás_éve, ár, megjegyzés) a) Vigye fel a táblába Gárdonyi Géza Egri csillagok című regényét 115-ös kódon. A művet 2005-ben adták ki, és 980 Ft-ba került; a megjegyzés mezőbe az "olcsó" szó kerüljön! b) Törölje a táblából az 1960 előtt kiadott könyveket! c) Módosítsa az 5000 Ft-nál drágább könyvek megjegyzés mezőjét úgy, hogy a "drága" megjegyzés kerüljön bele! d) Törölje a táblából az 500 Ft-nál olcsóbb vagy a 10 000 Ft-nál drágább könyveket! 5. feladat Hozza létre MS Access 2003-ban a következő adatbevitelre alkalmas űrlapot! 23
18. ábra 24
MEGOLDÁSOK 1. feladat 000000LL Az első hat jel jelentése számjegy 0 és 9 között, ez kötelező bejegyzés lehet. Az utolsó két jel betű A tól Z-ig, szintén kötelező bejegyzés lehet. Ilyen például a személyi igazolvány száma (pl. 123456EA). (00) 000-0000 Az összes jel számjegy 0 és 9 között, kötelező bejegyzés; az első kettő zárójelbe kerül, és van köztük kötőjel. Például mobiltelefonszám (pl. (30) 555-9999). LLL-000 Az első három betű A tól Z-ig, kötelező bejegyzés, az utolsó három számjegy 0 és 9 között, kötelező bejegyzés. Például autók rendszáma (pl. ASE-769). #000 Az első jel számjegy vagy szóköz, nem kötelező bejegyzés; + és - előjel megengedett, az utolsó három jegy számjegy 0 és 9 között, kötelező bejegyzés. Például előjeles háromjegyű számok (pl. -956). 2. feladat Egyoszlopos űrlap: Egyszerre egyetlen rekord adatait jeleníti meg. Minden egyes mező külön sorban szerepel. Sok mezőt tartalmazó rekord felvitelére jól alkalmazható. Táblázatos űrlap: A legáttekinthetőbb, gyorsan kezelhető formában mutatja meg az adatokat. Egyszerre több rekord látható a képernyőn. Minden adatrekord megfelelő mezője általában egy sorban jelenik meg. Adatlap űrlap: A Tábla objektumhoz hasonló módon jeleníti meg az adatokat. 3. feladat Először ki kell választani az Access-adatbázisba importálni kívánt munkalapot. Ha csak a munkalap egy részét akarjuk importálni, akkor lehetőség van meghatározni egy megnevezett tartományt is. A következő lépésben be lehet jelölni "Az első sor oszlopfejléceket tartalmaz" jelölőnégyzetet. Ha a forrásként használt adatlap vagy megnevezett tartomány első sora tartalmazza a mezőneveket, akkor ezek lesznek az oszlopfejlécek. 25
Ez után meg lehet adni, hogy egy új táblában vagy már egy meglévő táblában szeretnénk-e az adatokat tárolni. A következő lépésben a varázsló figyelmeztet, hogy ellenőrizzük a mezőtulajdonságokat. Ellenőrizze, és ha kell, módosítsa a célmező nevét és adattípusát. A mező indexeléséhez az Indexelt tulajdonságot Igen értékre lehet állítani. Egy forrásoszlop kihagyásához be lehet jelölni a Ne importálja a mezőt (Kihagyja) jelölőnégyzetet. A következő képernyőn be lehet állítani a tábla elsődleges kulcsát. Lehet választani, hogy az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához, vagy saját magunk választhatunk elsődleges kulcsot, vagy azt, hogy egyáltalán ne legyen olyan. A varázsló utolsó oldalán nevet lehet adni a céltáblának. 4. feladat a) INSERT INTO könyv VALUES (115, 'Egri csillagok', 'Gárdonyi Géza',2005,980,'olcsó'); b) DELETE FROM könyv WHERE kiadás_éve<1960; c) UPDATE könyv SET megjegyzés = 'drága' WHERE ár >5000; d) DELETE FROM könyv WHERE ár<500 OR ár>10000; 5. feladat Először a táblát kell létrehozni Tervező nézetben. A kód (elsődleges kulcs) és az ajtók száma mezők lehetnek szám típusúak. A márka, szín mezők szöveg típusúak lehetnek. Az ár mező pénznem típusú. A kép pedig OLE objektum. A tábla elmentése után lehet futtatni az űrlapvarázslót. Itt először az összes használni kívánt mezőt ki kell jelölni. Utána oszlopos szerkezetű űrlapformát kell választani, majd a következő lépésben színátmenetes stílust. Az űrlap mentése után Tervező nézetben még el lehet végezni különböző formázási műveleteket. 26
IRODALOMJEGYZÉK FELHASZNÁLT IRODALOM Informatikai és Hírközlési Minisztérium: Adatbázis-kezelés Access XP-vel Dr. L. Nagy Éva: SQL röviden (gyakorlati jegyzet) AJÁNLOTT IRODALOM Michael J. Hernandez-John L. Viescas: SQL-lekérdezések földi halandóknak, KISKAPU KIADÓ, 2009. 27
A(z) 1155-06 modul 002 számú szakmai tankönyvi tartalomeleme felhasználható az alábbi szakképesítésekhez: A szakképesítés OKJ azonosító száma: A szakképesítés megnevezése 54-481-01-1000-00-00 CAD-CAM informatikus 54-481-04-0010-54-01 Gazdasági informatikus 54-481-04-0010-54-02 Infostruktúra menedzser 54-481-04-0010-54-03 Ipari informatikai technikus 54-481-04-0010-54-04 Műszaki informatikus 54-481-04-0010-54-05 Távközlési informatikus 54-481-04-0010-54-06 Telekommunikációs informatikus 54-481-04-0010-54-07 Térinformatikus A szakmai tankönyvi tartalomelem feldolgozásához ajánlott óraszám: 10 óra
A kiadvány az Új Magyarország Fejlesztési Terv TÁMOP 2.2.1 08/1-2008-0002 A képzés minőségének és tartalmának fejlesztése keretében készült. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. Kiadja a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet 1085 Budapest, Baross u. 52. Telefon: (1) 210-1065, Fax: (1) 210-1063 Felelős kiadó: Nagy László főigazgató