ÚJ ÉV NYITÁSA A KULCS-BÉR 2009-BEN, KULCS-BÉR 2008-BAN KEZELT ÉV ALAPJÁN Az évnyitás lehetővé teszi, hogy a Kulcs-Bér 2008. programban kezelt adatok alapján, megnyissuk a Kulcs-Bér 2009-ben kezelni kívánt cégeinket. I. ELŐKÉSZÜLETEK 1. DECEMBER HÓNAP LEZÁRÁSA A 2008-AS PROGRAMBAN Zárjuk le a 2008. év december hónapot. Erre a KARBANTARTÁS/HÓNAPOK KARBANTARTÁSA menüpontban van lehetőségünk. Ajánlott, hogy a program legfrissebb 2008. december havi verziójában dolgozzunk. A decemberi hónap lezárása azért szükséges, mert a hónapzárás lefuttat több olyan folyamatot (keresetek, szabadságok halmozása, hátralékos levonások csökkentése ), melyeket célszerű elvégezni decemberben. Bizonyosodjunk meg arról, hogy minden adat és számfejtés rendben van a 2008-as évben. Az évnyitás után a Kulcs-Bér 2008-ban végzett módosítások nem kerülnek át a Kulcs-Bér 2009. programba. (Kivételt képeznek a tárgyéven túli elszámolások, melyek 2008-ban kerültek elszámolásra, és 2009-re vonatkoznak. Az ilyen 2008-ban számfejtett tárgyéven túli elszámolásokban történő módosítások 2009-es évben történő frissítésére karbantartási funkcióval van lehetőség. Erről részletesen külön fejezetben - III.1. - olvashatunk.) 2. BIZTONSÁGI MENTÉS KÉSZÍTÉSE A 2008-AS PROGRAM ADATAIRÓL Az évnyitás előtt célszerű biztonsági mentést készíteni a 2008-as évet kezelő programban. A számítógép Start menüjéből indítva, a Minden program / Kulcs-Soft / Karbantartás / Kulcs-Bér Adatmentő és visszatöltő varázsló pontban találhatjuk a biztonsági mentések kezelésére szolgáló segédprogramot. 3. KULCS-BÉR 2009. TELEPÍTÉSE Mivel az évnyitás a Kulcs-Bér 2009. programban indítható el ezért az évnyitáshoz a Kulcs-Bér 2009. terméknek a gépen kell lenni. Ajánlott a Kulcs-Bér 2009-et arra a gépre telepíteni ahol a Kulcs-Bér 2008. található. Interneten elérhető programfrissítés telepítése: A www.kulcs-soft.hu weboldalunkon, az Ügyfélszolgálat/Programfrissítések pontban termékszámmal történő azonosítás után letölthető a Kulcs-Bér 2009. telepítője. A gépre való telepítés a szokásos módon történik. Amennyiben postázási díjat fizetett és a CD-t postai úton kapja meg, akkor CD-ről történő termék telepítése: Helyezzük be a Kulcs-Bér 2009. terméket tartalmazó CD-t a számítógép CD-olvasójába. A lemez beolvasása után megjelenik egy képernyő, melyen a <TELEPÍTÉS> gombra kattintva indítható a telepítés. Amennyiben a telepítő keretprogram nem indulna el automatikusan, a Start gomb Futtatás menüje alatt a Tallózás segítségével válasszuk ki a CD-ről a termékváltozatnak megfelelően elnevezett exe kiterjesztésű fájlt (ez PLUSZ változat esetében pl.: berplusz2009-januar.exe). A
telepítésben egy úgynevezett varázsló segíti munkánkat. További információk a Kulcs-Bér 2009. felhasználói dokumentációjában találhatóak. 4. BELÉPÉS A KULCS-BÉR 2009. PROGRAMBA, AZ ELSŐ CÉG LÉTREHOZÁSA A Kulcs-Bér 2009. program használatba vételéhez, be kell lépnünk a programba. Ehhez létre kell hoznunk egy céget, mely a program indításakor megjelenő Kezdeti beállítások varázslóban tehetünk meg. Az Első elszámolni kívánt cég neve mezőbe célszerű olyan nevet megadni, amely már a 2008-ban is létezett és 2009-ben is kívánunk benne dolgozni. Így az elsőként létrehozott céget is fel tudjuk használni az évnyitás során. II. AZ ÉVNYITÁS FOLYAMATA A 2009-ES PROGRAMBAN Az évnyitáshoz rendszergazdai jogosultság szükséges! Az évnyitási folyamat alatt minden egyéb alkalmazásból ki kell lépni! Javasolt, hogy amennyiben rendelkezünk víruskereső programmal, lépjünk ki, abból is az évnyitás idejére. Hálózatos használat esetén, az évnyitási folyamatot a szerver gépen kell elvégezni. Az évnyitás megtörténte után, a kliens gépeken is telepíteni kell a Kulcs-Bér 2009. programot. A kliens gépeken a 2009. évi adatokat tároló szerver gépet kell kiszolgálóként beállítani. Azon a számítógépen ahol a 2009-as év nyitását végezzük, legyen telepítve a Kulcs-Bér 2008. program legfrissebb (2008. december/3) verziója is (munkaállomásként, vagy szerverként üzemelve), különben az évnyitás nem lehetséges. Új év nyitására a Kulcs-Bér 2009. KARBANTARTÁS/ÉVNYITÁS pontjában van lehetőségünk. Ezért kell feltelepítenünk a Kulcs-Bér 2009. programunkat. Kattintsunk a KARBANTARTÁS/ÉVNYITÁS pontra. Az évnyitási folyamatot segítő varázsló nyitó képernyőjére jutunk. KAPCSOLAT LÉTREHOZÁSA
Ezen a képernyőn történik az adatbázis kapcsolat beállítása. Azt az SQL szervert kell kiválasztani az SQL szerver legördülő listából, ahol az évnyitás alapjául kijelölni kívánt 2008-as év adatbázisa található. A 2008-as adatbázisok beállításairól, a Kulcs-Bér 2008-ban a Karbantartás/SQL varázsló indítása menüpontban tájékozódhatunk. SPECIÁLIS BEÁLLÍTÁS Előfordulhat, hogy nincs fenn a 2008-as Kulcs-Bér program a gépen, de 2008-as adatokat tartalmazó adatbázis található rajta, akkor manuálisan megadhatóak az adatbázis eléréséhez szükséges adatok. (SQL szerver neve, az adatbázis eléréséhez szükséges felhasználónév és jelszó, illetve, ha használunk integrált hitelesítést, akkor ennek a ténynek jelzése.) Amennyiben hibásan, vagy nem kerültek megadásra az adatok, az évnyitást segítő varázsló figyelmeztető üzenetet ad és egészen addig nem lehet tovább lépni, míg a megadott adatok alapján a program nem tud csatlakozni az adatbázishoz. Ha kiválasztottuk azt az adatbázist, ahol a 2008. év adatait kezeltük, a <KAPCSOLAT LÉTREHOZÁSA ÉS TOVÁBB> gombbal léphetünk tovább a következő képernyőre.
CÉGEK KIVÁLASZTÁSA Ezen a képernyőn állítható be, hogy milyen cégeket/éveket hozzon létre 2008-as adatok alapján az évnyitás során a program. 2008-as cég oszlop tartalma: Itt megtalálhatóak azok a cégek, melyeket az előző lapon beállított szerveren kezeltünk a 2008-as programverzióval. 2009-es cég oszlop tartalma: Itt választhatóak ki azok a cégek, melyeket a Kulcs-Bér 2009. programban kívánunk kezelni az évnyitást követően. Lehetőségek a 2009-es cég oszlopban: Új (2009-es) év felvitele: Ha ezt választjuk, akkor a 2008-as cég oszlopában látható céghez létrehozza a 2009-es évet az évnyitás. Konvertálásból kihagyva: Ha ezt választjuk, akkor a 2008-as cég oszlopának cége alapján nem nyit meg új évet a program. 2009-es cég megnevezése: Ha egy 2009-ben már létrehozott céget választunk, akkor a 2009-es cég adatai alapján azt nyitja meg. (Ezért javasoltuk, hogy a Kulcs-Bér 2009-be történő belépés során, egy olyan cégnevet adjunk meg, amit az évnyitás során itt kiválaszthatunk). Elérhető gombok: <ALAPHELYZET>: Az évnyitás, ha azonos névvel talál céget a 2009-es programban, akkor azt ajánlja fel a 2009-es cég oszlopban, egyébként az <Új (2009-es) év felvitele> az alapértelmezett beállítás. <MINDET KIHAGY>: Konvertálásból kihagyva megjegyzés jelenik meg minden 2009-es cég mezőben. <MIND ÚJ ÉV>: Új (2009-es) év felvitele megjegyzés jelenik meg minden 2009-es cég mezőben. Ennek megfelelően, az évnyitás, a 2008-as cég alapján létrehozza a 2009-es évet. Ha beállítottuk az átvételre jelölt cégek 2009-ben történő kezelését, a <CÉGADATOK MENTÉSE ÉS TOVÁBB> gombbal léphetünk tovább a következő képernyőre.
BEÁLLÍTÁSOK A Cégek szekcióban látható a Cégek kiválasztása lépésben 2009. cég oszlop tartalmával azonos lista, tehát azon cégek listája, melyeket a 2009-es évben az évnyitás során létrehozunk. A Beállítások szekcióban található Kilépett dolgozók átvétele, Megmaradt szabadságok átvétele és Jelenlét naptár feltöltése jelölőnégyzetek segítségével az átvételre kerülő adatok köre paraméterezhető. Bérprogramunkban 2008-ban kilépett dolgozónak számít az a dolgozó, akinek az összes jogviszonya 2008. december 31.-ei vagy az előtti dátummal zárult le. A KOMPAKT vagy PLUSZ terméket használó ügyfeleknél megjelenő Számfejtéskor a részletes jelenlét adatok figyelembe vétele jelölőnégyzet kiválasztása esetén, az adott cég jogviszonyainak beállításához a 2009-es évben beállítja a program a Jelenlét modul használatának tényét. Törzsbér módosítások: Itt - a programban megismert módon: + jelre kattintva - lehetőség van megváltoztatni, illetve felvinni az új törzsbéreket (besorolás szerinti alapbér). Amennyiben például, a cégünknél minimálbérrel foglalkoztattunk dolgozókat, akkor ezen opció segítségével lehetőségünk van beállítani azt, hogy a 2009-es évben milyen dátumtól milyen munkabért kapjon a minimálbérrel foglalkoztatott dolgozó. Egyéb jövedelemmódosítások: Itt - a programban megismert módon: + jelre kattintva - lehetőség van a 2009-ban alkalmazott egyéb jövedelem jogcímek közül választani és megadni a 2009-ban érvényes összeget egy adott 2009-es összeg helyett.
Amennyiben pl. az étkezés, melegétel-utalvány összegét 10000 Ft helyett, 12000 Ft-ra módosítjuk, az érintett dolgozók esetében az lesz érvényes 2009-ban. Előző évi túlórák felgyűjtésénél figyelembe vett egyéb jövedelmek: Amennyiben a felhasználó felvett egyedi egyéb jövedelmeket, az átvétel során az előző évből átvett túlórák számának meghatározásakor lehetőségünk van megadni, hogy mely egyéb jövedelmek növeljék ennek értékét. Alapesetben a program két egyéb jövedelmet kezel túlóraként, melyeket automatikusan létrehoz a számfejtés során (Túlmunkadíj munkanapra, Túlmunkadíj hétvégére), ezeket nem jelenítjük meg a listában. Az előző évből átvett túlórák számát az évnyitás az imént említett két egyéb jövedelem számfejtett óraszámából és a dolgozókhoz felvett egyéb jövedelmekhez (listában kijelölt) lerögzített óraszámából számítja ki. Az <ÖSSZES CÉGRE BEÁLLÍT> gomb segítségével érvényesíthetőek a beállítások a céglista valamennyi állományában. <ADATÁTVÉTEL MEGKEZDÉSE> gomb segítségével léphetünk tovább a következő lapra. ADATÁTVÉTEL
Az Adatátvétel lapon követhetjük figyelemmel, az adatok átvételének folyamatát. A folyamat állásáról folyamatjelző csík tájékoztat bennünket. Több cég átvétele esetén az aktuálisan feldolgozás alatt álló cég feldolgozottsági szintjét a felső folyamatjelző csíkban, a teljes adatátvételi és évnyitási folyamat készenléti állapotát pedig az alsó folyamatjelző csíkban láthatjuk. Az Adatátvételi napló tartalmazza azokat az üzeneteket, melyek az egyes feldolgozási lépésekről adnak tájékoztatást. A feldolgozási folyamat hosszabb ideig eltarthat (több perc, adatmennyiségtől függően). A feldolgozási folyamat a <LEÁLLÍTÁS> gomb segítségével bármikor megszakítható. Abban az esetben, ha az adatátvételt megszakítottunk, az évnyitás a későbbiekben megismételhető. A 2009-es adatbázisban, azaz cégekben nem lesz a leállított adatátvételi folyamatnak hatása (dupla átvétel, félig átvett adat, stb.), mivel az évnyitás minden létrehozandó cégben az alapállapotról indul. BEFEJEZÉS Az évnyitási folyamat záró képernyőjén, összefoglaló információkat találunk. Az <ADATÁTVÉTELI NAPLÓ MEGTEKINTÉSE> gomb segítségével megnyitható az évnyitási folyamat részletes naplója. Lehetőség van a napló kinyomtatására és Excel fájlba történő kiexportálására is. Kérjük, a 2009-es évben történő munka megkezdése előtt ellenőrizze az átvett adatokat. III. HASZNOS TUDNIVALÓK AZ ÉVNYITÁSRÓL ÉS ADATKEZELÉSÉRŐL 1. TÁRGYÉVEN TÚLI ELSZÁMOLÁSOK KEZELÉSE A 2008-as program a következő lehetőségeket biztosítja: A 2008-as program biztosítja a tárgyéven túli időszak jövedelmeinek, levonásainak elszámolását, a tárgyéven túl megszűnő jogviszony iratainak (kilépők listái) nyomtatását, a tárgyéven túli járulékadatok kezelését és megjelenítését a Dolgozó adatai/bérügyi alapadatok/járulékadatok pontban és a tárgyéven túli bérkarton megjelenítését. A Dolgozó adatai/jogviszonyok pontban egy adott jogviszony megnevezését kiválasztva a jobboldali szegmensben a Jogviszony megnevezése mellett, kiválasztható a Tárgyéven túli adatok megjelenítése jelölőnégyzet, amelynek kiválasztása esetén az adott jogviszonyhoz tartozó lenyíló faszerkezet kibővül a Tárgyéven túli adatok (2009) ponttal. Ebben a pontban rögzíthetőek a tárgyéven túli távolléti díj és EKHO adatok, valamint a tárgyéven túli egyéb jövedelmek és levonások. Dolgozó adatai/jogviszonyok/jelenlét adatok: Az Éves jelenlét adatok gombra kattintva megjeleníthető a tárgyévi és tárgyévet követő év, havi megbontásban, naptár és intervallum nézetben, valamint széles intervallum nézetben egyaránt. A beállított nézetnek megfelelően rögzíthetőek a jelenlét adatok is. Kiléptetés varázsló: A kiléptetés varázsló kibővült a tárgyéven túli jelenlét adatok rögzíthetőségével, valamint - KOMPAKT és PLUSZ változatok esetén a tárgyévet követő évi időarányos szabadság adatok számításával A 2009-es program a következő lehetőségeket biztosítja: A 2008-as programban rögzített 2009-re vonatkozó tárgyéven túli elszámolások számfejtési képernyőjének megtekintési lehetősége, a bérkarton és a 2009. évi járulék adatok megjelenítési lehetősége. (Maga a számfejtése és a számfejtés módosítása a 2008. évi programban történik.)