Neszmély Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és az önkormányzat önállóan működő költségvetési szervei GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, szakmai teljesítés igazolása, érvényesítés, és az adatszolgáltatás rendjéről Érvényes: 2011. december 20-tól Elfogadásra került a /2011. (XII. 19.) Kt. sz. határozattal
TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ... 3 1. A szabályzat célja... 3 1.1. A szabályzat hatálya... 3 2. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai:... 3 3. Értelmező rendelkezések... 4 Kötelezettségvállalás... 4 Kötelezettségvállalás ellenjegyzése... 4 Szakmai teljesítés igazolása... 5 Érvényesítés... 5 Utalványozás... 5 Utalvány ellenjegyzése... 5 II. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS RENDJE... 5 III. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ELLENJEGYZÉSÉNEK RENDJE... 9 IV. A SZAKMAI TELJESÍTÉS IGAZOLÁS RENDJE... 10 V. AZ ÉRVÉNYESÍTÉS RENDJE... 11 VI. AZ UTALVÁNYOZÁS RENDJE... 12 VII. AZ UTALVÁNY ELLENJEGYZÉSÉNEK RENDJE... 13 VIII. A VÁLASZTÁS ELJÁRÁSI SZABÁLYAI... 14 IX. AZ ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG SZABÁLYAI... 15 X. A PÉNZÜGYI-GAZDASÁGI FELADATOKAT ELLÁTÓ SZEMÉLYEK... 15 XI. A FELHATALMAZÁS ÉS A VISSZAVONÁS DOKUMENTUMAINAK MEGŐRZÉSE... 15 XII. ADATSZOLGÁLTATÁSI ÉS ELEMI BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSI FELADATOK... 15 1. Adatszolgáltatás a tartozásállomány alakulásáról... 2. Időközi költségvetési jelentés... 15 3. Időközi mérlegjelentés... 16 4. Adatszolgáltatás az önkormányzat és egészségügyi intézményeik nettó finanszírozásához... 5. Adatszolgáltatás az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokról... 2
6. A féléves elemi költségvetési beszámoló tartalma, a készítéssel összefüggő feladatok... 16 7. Az éves elemi beszámoló tartalma, beszámoló készítéssel kapcsolatos feladatok... 17 8. Zárszámadás... 18 XIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 18 GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT Neszmély Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és intézményei gazdálkodási szabályzatát az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.), a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény (továbbiakban: Kt.), az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.) előírásai, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltak alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy a polgármesteri hivatal és intézményei meghatározzák a működéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó a jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. Meghatározza a kötelezettségvállalás és ellenjegyzése, a szakmai teljesítés igazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az utalvány ellenjegyzés eljárási és dokumentációs részletszabályait, az egyes jog- és hatásköröket, a helyettesítés, illetve a hatáskörök átruházásának rendjét, az ehhez rendelt felelősség viselését, az adatszolgáltatások rendjével kapcsolatos belső előírásokat. 1.1. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a polgármesteri hivatalra, a Launai Miklós Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény és Szakképző Iskolára valamint a Cseperedő Napközi otthonos Óvodára. 2. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai: az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. szóló törvény (továbbiakban: Áht.); a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény (továbbiakban: Kt.); a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.); az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.); 3
az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.); a Neszmély Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban: SzMSz); a Neszmély Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala gazdasági szervezet ügyrendje. 3. Értelmező rendelkezések Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásnak az a foglalkoztatatásra irányuló jogviszony létesítéséről, szerződés (megállapodás) megkötéséről, támogatás biztosításáról, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettség vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat minősül, amelyet a) a költségvetési szerv, a helyi önkormányzat, a helyi, illetve az országos kisebbségi önkormányzat, a többcélú kistérségi társulás, vagy a jogi személyiségű társulás a költségvetése előirányzatainak terhére, b) a központi és a fejezeti kezelésű előirányzat, alap felett rendelkezni jogosult szerv a központi és a fejezeti kezelésű előirányzat, alap forrásainak terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott és a Kincstárnak az adott év december 20-áig bejelentett, a pénzügyminiszter rendeletében meghatározottak szerint a feladatfinanszírozási körbe vont előirányzatok felhasználásához kapcsolódó okmányt, a kormányhatározat alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett és a határozat megjelenésétől számított hatvan napon belüli intézkedés dokumentumát, továbbá a nyertes pályázókról az Ámr. 135. (3) bekezdése szerint kiadott döntési listát is. A döntési lista tartalmazza a nyertes pályázók adatait, az elnyert költségvetésből nyújtott támogatás összegét és az ebből tárgyévben kifizetni tervezett összeget, ami kötelezettségvállalásnak minősül. A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) értelmében a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító feladott hirdetmény, megküldött részvételi, ajánlattételi felhívás, továbbá a pályázati kiírás, az azonos célú előirányzatok esetében a meghirdetett támogatási konstrukció dokumentumai a kötelezettségvállalást előzetesen, feltételesen tanúsítják. Ezen intézkedések kiadására ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése A kötelezettségvállalás a II. pontban felsorolt eseteket kivéve kizárólag ellenjegyzés után, írásban történhet. A kötelezettségvállalás ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy 4
a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Szakmai teljesítés igazolása A szakmai teljesítés igazolása a kiadás érvényesítése és utalványozása előtt történik. A szakmai teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján az Egészségbiztosítási Alapból finanszírozott természetbeni ellátások esetében a külön jogszabály szerint ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a következőket: Érvényesítés a kiadások teljesítésének jogosságát, a kiadások összegszerűségét, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében annak teljesítését. A szakmai teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Ámr., valamint az Áhsz. előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglalt ügymenetet megtartották-e. Utalványozás A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelését jelenti. Utalvány ellenjegyzése Az utalvány ellenjegyzése során meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. II. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS RENDJE A kötelezettségvállalásra a polgármester, intézményeknél az intézmény vezetője, vagy az általa írásban megbízott, az intézmény/hivatal/ alkalmazásában álló személy írásban jogosult. A jegyző jogosult a döntési hatáskörébe utalt előirányzatok kötelezettségvállalására a következő esetekben: választási pénzeszközök a polgármesteri. hivatal működését érintő feladatok 5
A felhatalmazás, illetve a felhatalmazás visszavonása minden esetben csak írásban, a Gazdálkodási szabályzat 1., 2. számú. mellékletében előírt formában történhet. Az írásbeli felhatalmazás, illetve visszavonás dokumentuma a szabályzat mellékletét képezi. Az írásos felhatalmazás dokumentumának a következőket kell tartalmazni: a felhatalmazó nevét, beosztását, a felhatalmazott nevét, beosztását, a felhatalmazás kezdő időpontját, a felhatalmazás feltételeit, a felhatalmazó aláírását, a felhatalmazott által a megbízás tudomásul vételének aláírással történő igazolását. Az írásos felhatalmazás visszavonásáról szóló dokumentumnak a következőket kell tartalmazni: a felhatalmazást visszavonó nevét, beosztását, a felhatalmazott nevét, beosztását, a felhatalmazás visszavonásának időpontját, a felhatalmazást visszavonó aláírását, a felhatalmazott által a visszavonás tudomásul vételének aláírással történő igazolását. A kötelezettségvállalásra jogosultak nevét, beosztását, a felhatalmazásra jogosító ügyirat számát és keltét, a felhatalmazott aláírásának mintáját, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő ügyirat számát és időpontját a Gazdálkodási szabályzat 5. számú. melléklete szerinti nyilvántartás tartalmazza. A kötelezettségvállalásra felhatalmazottakról készült nyilvántartás folyamatos naprakész vezetéséért a gazdálkodási előadó a felelős. Szervezetünknél nem kell írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként százezer forintot el nem érő kifizetéseknél, a csőd-, felszámolási és végelszámolási eljáráshoz kapcsolódó bírósági regisztrációs díjak kifizetésénél, továbbá a pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó kiadások teljesítésénél, valamint a kincstári körön kívüli természetes és jogi személyekkel, jogi személyiség nélküli egyéb szervezetekkel szemben fennálló kötelezettségeknél, azok külön írásbeli kötelezettségvállalás és ellenjegyzés nélkül is teljesíthetőek, ha a kötelezettség jogosultsági feltételeit, annak összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály rendezi, nemzetközi szervezetben való tagsági viszony, illetve jogerős bírósági, hatósági döntés teljes körűen meghatározza, a normatív és normatív jellegű hozzájárulásokat, nemzetközi kötelezettséggel kapcsolatos 6
hozzájárulásokat, kártalanítási, kártérítési és megtérítési kötelezettségeket, valamint az adományozott díjakhoz, kitüntetésekhez kapcsolódó pénzbeli juttatásokat. Egyéb esetekben a kötelezettségvállalás csak írásban történhet a szabályzatban meghatározott dokumentumok és a 12. számú mellékletben szereplő kötelezettségvállalási bizonylat alapján. A kötelezettségvállalás során figyelembe kell venni az Áht. 12/A. (1)-(3) bekezdéseiben foglaltakat, így: a) A költségvetés végrehajtása során az államháztartás alrendszereiben tárgyévi fizetési kötelezettség a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel vállalható, b) Az államháztartás alrendszereiben tárgyéven túli fizetési kötelezettség ide nem értve a jogszabályon, jogerős bírósági, illetve közigazgatási döntésen alapuló kötelezettséget csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában, a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. A Kormány által egyedileg jóváhagyott fejlesztési programok esetén a kötelezettségvállalás a Kormány által meghatározott feltételek szerint történhet. A költségvetési fedezetet a költségvetés tervezésekor kell biztosítani, c) Az a) pontban foglaltakat figyelmen kívül kell hagyni a függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek és kiadások, valamint a helyesbítő tételek esetében. Írásban vállalt kötelezettségvállalás dokumentumai: foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről szóló okirat (kinevezés, megbízási szerződés, munkaszerződés stb), az áru- vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelés, azonnali vagy későbbi időpontra szóló fizetési vagy más teljesítési kötelezettségvállalásról szóló intézkedés, illetve megkötött szerződés vagy megállapodás, döntési lista, ami tartalmazza a nyertes pályázók adatait, az elnyert költségvetésből nyújtott támogatás összegét és az ebből tárgyévben kifizetendő összeget, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott és a Kincstárnak az adott év december 20-áig bejelentett, a pénzügyminiszter rendeletében meghatározottak szerint a feladatfinanszírozási körbe vont előirányzatok felhasználásához kapcsolódó okmány, 7
a kormányhatározat alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett és a határozat megjelenésétől számított hatvan napon belüli intézkedés dokumentuma, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettség vállalásról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat, a Gazdálkodási szabályzat 12. számú melléklete szerinti kötelezettségvállalási bizonylat. Nem írásban vállalt kötelezettségvállalások (százezer forintot el nem érő) dokumentumai: számla, számlával egy tekintet alá eső okirat. Kötelezettségvállalás közbeszerzési eljárás esetében A közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító feladott hirdetmény, megküldött ajánlattételi felhívás, továbbá a pályázati kiírás, az azonos célú előirányzatok esetében a meghirdetett támogatási konstrukció dokumentumai a kötelezettségvállalást előzetesen, feltételesen tanúsítják. Ezen intézkedések kiadására ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. A kötelezettségvállalás nyilvántartása A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről és a kötelezettségvállalás értékéből az adott évet terhelő rész lekötéséről az érintett előirányzatok szabad keretének terhére. A lekötést legalább a kiemelt előirányzatok szintjén kell végrehajtani. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a kötelezettségvállalás azonosító számát, a kötelezettségvállalás alapjául szolgáló dokumentum meghatározását és keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a kötelezettségvállalás tárgyát, a kötelezettségvállalás összegét, az évek szerinti forrását (költségvetési bevétel, pénzmaradvány), a kifizetési határidőket és azok jogosultjait, a teljesítési adatokat. Mind az írásban, mind a nem írásban vállalt kötelezettségekről analitikus nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás naprakész vezetéséért a pénzügyi előadó a felelős. Azokban az esetekben, melyeknél a Gazdálkodási szabályzat nem ír elő írásbeli kötelezettségvállalást a teljesített kifizetésekkel egyidejűleg kell a kifizetés összegét kötelezettségvállalásként nyilvántartásba venni. 8
Az adatok dokumentumokra történő rávezetése a Gazdálkodási szabályzat 12. számú. mellékletében meghatározottak szerint. A több évet érintő kötelezettségvállalások dokumentálásánál a következők szerint kell eljárni: határozatlan idejű kötelezettségvállalás esetében ha több évet érint a tárgyévi költségvetés terhére kifizetendő kiadások mellett a tárgyévet követő három év kötelezettségvállalását is dokumentálni kell és nyilvántartásba kell venni (pl. határozatlan időre kötött munkaszerződés, kinevezési okirat, közműdíjak, stb.), határozott idejű kötelezettségvállalás esetében ha több évet érint kötelezettségvállalás összegét meg kell bontani a következők szerint tárgyévi előirányzat terhére vállalt tárgyévi kötelezettség, tárgyévi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettség, tárgyévben a következő évi előirányzat terhére vállalt kötelezettség, tárgyévben a további évek előirányzata terhére vállalt kötelezettség, A kötelezettségvállalások nyilvántartását érvényességét - minden negyedévet követő 10-éig felül kell vizsgálni, melynek végrehajtásáért a pénzügyi előadó a felelős. Abban az esetben, ha a kötelezettségvállalás teljesítése valamilyen oknál fogva meghiúsult, várhatóan nem kerül teljesítésre, vagy részleges teljesítése megtörtént és további teljesítés már nem lesz, úgy gondoskodni kell a nem teljesített kötelezettségvállalások visszavonásának dokumentálásáról és a nyilvántartásban történő feljegyzéséről, melynek elvégzésért a pénzügyi előadó a felelős. III. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ELLENJEGYZÉSÉNEK RENDJE Szerződések esetén: A belső ellenőrzés keretében a jegyző kötelezettsége annak ellenőrzése, hogy a szerződéses kapcsolatokból származó bevételeket megalapozó döntések hogyan érvényesülnek, és azokat az arra hatáskörrel rendelkezők írták alá. Egyéb esetben: A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére a jegyző, vagy az általa írásban megbízott a polgármesteri hivatal alkalmazásában álló személy írásban jogosult. Az írásos megbízásra és visszavonásra az 1., 2. számú mellékletben szereplő dokumentumok alapján kerülhet sor. Az írásos felhatalmazás, illetve visszavonás dokumentuma a szabályzat mellékletét képezi. A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosultak nevét, beosztását, a felhatalmazásra jogosító ügyirat számát és keltét, a felhatalmazott aláírásának mintáját, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő ügyirat számát és időpontját a jelen szabályzat 6. számú melléklete szerinti nyilvántartás tartalmazza. A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetéséért a gazdálkodási előadó felelős. 9
A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy: a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt bevétel vagy a várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, c) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Az ellenjegyző feladata ellátásához amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik szükség szerint szakértőt vehet igénybe. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az a)-c) pontokban előírtaknak, a kötelezettségvállalás ellenjegyzőjének erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, illetve a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét és gazdasági vezetőjét. Ha kötelezettséget vállaló szerv vezetője az írásos tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja a kötelezettségvállalás ellenjegyzőjét, az köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről költségvetési szerv esetén az irányító szerv vezetőjét, egyéb kötelezettséget vállaló szerv esetén a pénzellátást végző szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. Az irányító, illetve a pénzellátást végző szerv a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül helyi önkormányzati, illetve helyi kisebbségi önkormányzati költségvetési szerv esetén a képviselő testület soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. IV. A SZAKMAI TELJESÍTÉS IGAZOLÁS RENDJE Szervezetünknél a szakmai teljesítés igazolására jogosult a polgármester, intézményeknél az intézményvezetők, valamint az általuk írásban felhatalmazott személyek. Az írásos megbízásra és visszavonásra a 2., 3. számú mellékletben szereplő dokumentumok alapján kerülhet sor. A szakmai teljesítés igazolására jogosultak nevét, beosztását, a felhatalmazásra jogosító ügyirat számát és keltét, a jogosultság jogcímét, a felhatalmazott aláírásának mintáját, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő ügyirat számát és időpontját, nevét, beosztását, jogkörét, valamint aláírásának mintáját a jelen szabályzat 7. számú melléklete szerinti nyilvántartás tartalmazza. A szakmai teljesítés igazolására jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetéséért a gazdálkodási előadó felelős. 10
Az utalványozás előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok: a) jogosultságát, b) összegszerűségét, c) az ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás teljesítését. A kifizetés jogosultságának ellenőrzése akkor történik meg, ha a kifizetés alapját képező bizonylaton (számlán, szerződésen, megrendelésen, megállapodáson), vagy más, visszterhes magánjogi kötelem esetében, illetve annak visszaigazolásában meghatározott megbízottal (szállítóval) megegyező személy, illetve szervezet szerepelt, és azt a szakmai teljesítés igazolására jogosult személy elfogadta. Az egyezőséget aláírásával és az igazolás dátumának, valamint az Ámr-ben és a Gazdálkodási szabályzatban meghatározott igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével igazolta. A kifizetés összegszerűségének ellenőrzése akkor történik meg, ha a kifizetés alapját képező bizonylaton (számlán) szereplő kiadás összege megegyezett a szerződésen, megrendelésen, megállapodáson, vagy más visszterhes magánjogi kötelem esetében, illetve annak visszaigazolásában meghatározott összeggel, és ezt a szakmai teljesítés igazolására jogosult személy elfogadta, az egyezőséget aláírásával és az igazolás dátumának, valamint az Ámr-ben és a Gazdálkodási szabályzatban meghatározott igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével igazolta. A szerződés, (megrendelés, megállapodás), vagy más visszterhes magánjogi kötelem esetében, annak szakmai teljesítésének ellenőrzése akkor történik meg, ha a kifizetés alapját képező bizonylaton szereplő termék vagy szolgáltatás megnevezése megfelel a szerződés, (megrendelés, megállapodás), vagy más visszterhes magánjogi kötelem tárgyával. Azt a szakmai teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrizte, valamint a feladat elvégzését aláírásával és az igazolás dátumának, valamint az Ámr-ben és a Gazdálkodási szabályzatban meghatározott igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével igazolta. Nem kell a szakmai teljesítés igazolását elvégezni, annak kötelezettségét teljesíteni a költségvetés teljesítése kapcsán keletkezett bevételek esetében. A szakmai teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával igazolni kell. A szakmai teljesítés igazolás módját az alábbiak szerint határozom meg: A szakmai teljesítés igazolása a bizonylathoz csatolt dokumentumon, a 11 sz. melléklet szerint. V. AZ ÉRVÉNYESÍTÉS RENDJE Érvényesítést gazdálkodási előadó és a pénzügyi előadó végezhet. 11
Az írásos megbízásra és visszavonásra a 2. és 4. számú mellékletben szereplő dokumentumok alapján kerülhet sor. Az érvényesítésre jogosultak nevét, beosztását, a kijelölésre jogosító ügyirat számát és keltét, a jogosult aláírásának mintáját, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő ügyirat számát és időpontját, nevét, beosztását, jogkörét, valamint aláírásának mintáját a Gazdálkodási szabályzat 8. számú melléklete szerinti nyilvántartás tartalmazza. Az érvényesítésre jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetéséért a gazdálkodási előadó felelős. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. Az érvényesítőnek a szakmai teljesítés igazolása alapján ellenőriznie kell: a) az összegszerűséget, b) a fedezet meglétét, c) továbbá azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz., az Ámr., illetve a Gazdálkodási szabályzatban (belső szabályzatokban) foglalt ügymenetet betartották-e. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell: az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását. A polgármesteri hivatal és az önállóan működő intézmények Gazdálkodási szabályzatában a bevételekre külön szakmai teljesítés igazolást nem írt elő, azonban a fentieket az érvényesítés során abban az esetben is szükséges vizsgálni. Amennyiben az érvényesítő a szakmai teljesítés igazolása alapján végzett vizsgálat során az ott megjelölt jogszabályok, illetve a Gazdálkodási szabályzatának vagy a belső szabályzatainak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. VI. AZ UTALVÁNYOZÁS RENDJE Utalványozásra a polgármester, vagy az általa írásban megbízott, alkalmazásában álló személy, írásban jogosult. Az írásos megbízásra és visszavonásra az 1., 2. számú. mellékletben szereplő dokumentumok alapján kerülhet sor. Az utalványozásra jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetéséért a gazdálkodási előadó felelős. Az utalványozásra jogosultak nevét, beosztását, a felhatalmazásra jogosító ügyirat számát és keltét, a felhatalmazott aláírásának mintáját, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő 12
ügyirat számát és időpontját, nevét, beosztását, jogkörét, valamint aláírásának mintáját a jelen szabályzat 9. számú melléklete szerinti nyilvántartás tartalmazza. Utalványozni készpénzes gazdasági eseményhez kapcsolódóan a bevételi- és kiadási pénztárbizonylaton, míg a banki forgalomhoz kapcsolódó gazdasági események esetében csak a Gazdálkodási szabályzat 11. számú mellékletét képező utalványrendeleten lehet. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban: utalvány) lehet. A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon fel kell tüntetni: a) az utalványozó és az utalványozás ellenjegyzőjének keltezéssel ellátott aláírását, b) az utalvány szót, c) a költségvetési évet, d) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, e) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, f) a megterhelendő és a jóváírandó pénzforgalmi számla számát és megnevezését, g) a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát Utalványozásra az érvényesített okmány alapján a Gazdálkodási szabályzatban kijelölt személyek jogosultak. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítéséből, szolgáltatás nyújtásából számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó, valamint a közigazgatási hatósági határozaton alapuló bevétel beszedését, továbbá a pénzügyi szolgáltatások kiadásait és bevételeit. VII. AZ UTALVÁNY ELLENJEGYZÉSÉNEK RENDJE Az utalvány ellenjegyzésére a jegyző vagy az általa írásban kijelölt, a költségvetési szerv állományába tartozó személy végezhet. Az írásos megbízásra és visszavonásra az 1., 2 számú. mellékletben szereplő dokumentumok alapján kerülhet sor. Az utalvány ellenjegyzésére jogosultak nevét, beosztását, a felhatalmazásra jogosító ügyirat számát és keltét, a felhatalmazott aláírásának mintáját, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő ügyirat számát és időpontját, nevét, beosztását, jogkörét, valamint aláírásának mintáját a jelen szabályzat 10. számú melléklete szerinti nyilvántartás tartalmazza. Az utalvány ellenjegyzésére jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetéséért a gazdálkodási előadó felelős. Az utalvány ellenjegyzésére felhatalmazottnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. 13
a) a szakmai teljesítés igazolás megtörténtének az ellenőrzésekor az utalvány ellenjegyzőjének meg kell győződnie arról, hogy a szakmai teljesítés igazolást az arra felhatalmazott, vagy az általa írásban kijelölt személy az aláírásával és az igazolás dátumának, valamint a meghatározott igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével, a Gazdálkodási szabályzatban előírt módon igazolta-e, b) az érvényesítés megtörténtének az ellenőrzésekor az utalvány ellenjegyzőjének meg kell győződnie arról, hogy az érvényesítéssel írásban megbízott személy érvényesítése tartalmazza-e az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. Amennyiben az utalvány ellenjegyzésére jogosult nem ért egyet az utalvánnyal, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az utalvány ellenjegyzése nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Amennyiben az utalvány nem felel meg az előírtaknak az utalvány ellenjegyzőjének erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, illetve a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét. Ha kötelezettséget vállaló szerv vezetője az írásos tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az utalvány ellenjegyzőjét, az köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről költségvetési szerv esetén az irányító szerv vezetőjét, haladéktalanul írásban értesíteni. Az irányító szerv a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül helyi önkormányzati, képviselő testület soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. VIII. A VÁLASZTÁS ELJÁRÁSI SZABÁLYAI A választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök feletti kötelezettségvállalásra és a szakmai teljesítés igazolására a jegyző, akadályoztatása, vagy összeférhetetlenség esetén külön írásbeli megbízás alapján az önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselő Bélai Lajosné igazgatási főelőadó jogosult. A választási pénzeszközök feletti utalványozási jogkör gyakorlására a jegyző, akadályoztatása, összeférhetetlenség esetén külön írásbeli megbízás alapján az önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselő az igazgatási főelőadó jogosult. A kötelezettségvállalás és az utalványozás ellenjegyzésére a jegyző által írásban kijelölt az önkormányzati hivatal állományába tartozó gazdálkodási főelőadó, összeférhetetlenség esetében igazgatási főelőadó jogosult. A választási pénzeszközök esetében az érvényesítést a szabályzatban erre felhatalmazott az általános szabályoknak megfelelően gazdálkodási és munkaügyi előadó végzik. 14
IX. AZ ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG SZABÁLYAI A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a szakmai teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és a szakmai teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv (a továbbiakban: Ptk.) szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. X. A PÉNZÜGYI-GAZDASÁGI FELADATOKAT ELLÁTÓ SZEMÉLYEK Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint a kötelezettségvállalás és az utalvány ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. XI. A FELHATALMAZÁS ÉS A VISSZAVONÁS DOKUMENTUMAINAK MEGŐRZÉSE A felhatalmazásról, megbízásról és visszavonásról rendelkező dokumentumot utólag is ellenőrizhető formában a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. (2) bekezdésében foglalt előírásokkal összhangban 8 évig meg kell őrizni. Az elévülési idő a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés felhatalmazásáról, valamint a szakmai teljesítés igazolására, érvényesítésre szóló megbízás visszavonásának időpontjától kezdődik. XII. Adatszolgáltatási ÉS ELEMI BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSI feladatok 1. Időközi költségvetési jelentés Az önkormányzat a költségvetési gazdálkodásának alakulásáról a költségvetési szerveket is magában foglaló önkormányzati szintre összesített időközi költségvetési jelentést köteles összeállítani. Az időközi költségvetési jelentést a pénzügyminiszter rendeletében meghatározott adattartalommal kell összeállítani. Az önkormányzati szintre összesített adatokat a tárgyév: I-III. hónapjáról április 20. napjáig, I-IV. hónapjáról július 20. napjáig, I-IX. hónapjáról október 20. napjáig 15
I-XII. hónapjáról a tárgyévet követő január 20. napjáig kell megküldeni a területileg illetékes Magyar Államkincstárnak. Az önkormányzati szintű időközi költségvetési jelentést a Magyar Államkincstárhoz történő megküldés határnapja előtt három nappal kell összeállítani, melynek elvégéséért és az Igazgatósághoz történő továbbításáért a gazdálkodási főelőadó a felelős. 2. Időközi mérlegjelentés Az önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szerveknek, eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból, illetve az azt alátámasztó nyilvántartásokból összeállított mérlegjelentést kell készítenie az Ámr. 17-18. számú mellékletei szerint. Az időközi mérlegjelentéseket tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan gyorsjelentésként a tárgynegyedévet követő 40 napon belül, az éves jelentést az éves beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően kell a képviselő-testület felé benyújtani a jegyző előkészítésében. A polgármesteri hivatal időközi mérlegjelentésének összeállításáért, valamint a Magyar Államkincstárhoz történő továbbításáért a gazdálkodási főelőadó felelős. 3. A féléves elemi költségvetési beszámoló tartalma, a készítéssel összefüggő feladatok A féléves elemi beszámoló a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az eszközöket és forrásokat tartalmazó mérleget, pénzmaradvány-kimutatást és maradvány-kimutatást nem tartalmaz. A féléves beszámoló pénzforgalmi jelentést és az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. A polgármesteri hivatalnak a féléves elemi beszámolási kötelezettsége során a Pénzügyminisztérium által összeállított Önkormányzati költségvetési elemi beszámoló (féléves) nyomtatvány-garnitúra űrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben - tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (forintban vezetett költségvetési számlák egyenlege, forintpénztárak és betétkönyvek egyenlege, állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év első félévéről június 30-ai fordulónappal kell elkészíteni és azt a Magyar Államkincstár által meghatározott időpontig részére benyújtani. A féléves elemi beszámoló összeállításáért és a Magyar Államkincstárhoz határidőre történő továbbításáért a gazdálkodási főelőadó a felelős. 16
4. Az éves elemi beszámoló tartalma, beszámoló készítéssel kapcsolatos feladatok Az éves elemi költségvetési beszámoló részei: könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás, kiegészítő melléklet. Az önkormányzat az éves beszámolási kötelezettségének a Pénzügyminisztérium által összeállított Önkormányzati éves elemi költségvetési beszámoló -val tesz eleget. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból év végi, december 31-ei fordulónapot figyelembe véve kell elkészíteni. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következőket kell biztosítani: a leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, az előirányzatok egyeztetése az irányító szervvel a kiemelt előirányzatokra, az irányítószervi és saját hatáskörű átcsoportosításokra vonatkozóan, év végi zárlati munkák elkészítése, a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következőket kell elvégezni: a költségvetési bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámla-kivonatok adataival, a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a főkönyvi pénztárszámla adatával, az önállóan működő intézmények részére kiutalt ellátmány egyenlegének egyeztetését, a decemberben kifizetett bérek elszámolását feladás alapján, a bevételek és kiadások könyvelését december 31-éig szakfeladatonként, a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevők, egyéb követelések) és kötelezettségek (szállítók) állományváltozásának elszámolását a tőkeváltozással szemben, a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tőkeváltozással egyidejűleg történő elszámolással, az értékcsökkenések elszámolását, a likvid hitelek és forgatási célú értékpapírok forgalmának nettósítása, a költségvetési bevételek és kiadások és a vállalkozási bevételek és kiadások számla átvezetését a költségvetési tartalék, illetve a vállalkozói tartalék számlára. Az éves beszámoló összeállításáért és a Magyar Államkincstárhoz határidőre történő továbbításáért a gazdálkodási főelőadó a felelős. Az éves elemi beszámoló részét képezi a normatív hozzájárulásokkal, valamint a címzett- és céltámogatásokkal történő elszámolás. 17
A normatív hozzájárulással való elszámolás érdekében a tényleges mutatószámoknak az intézményektől írásban, történő begyűjtéséért a gazdálkodási főelőadó a felelős. Az állami költségvetéssel történő elszámolás pénzügyi teljesítéséért a gazdálkodási főelőadó a felelős. A jegyző az államháztartási belső kontrollrendszerek működtetéséről az Ámr. 21. számú melléklete szerint nyilatkozatot tesz, értékeli azok működését, valamint az éves elemi költségvetési beszámolóval együttesen megküldi az irányító szervnek. A közölt adatok valódiságáért a jegyző a felelős. 5 Zárszámadás A zárszámadási rendelettervezet elkészítéséért a jegyző felelős. A zárszámadást az összehasonlíthatóság érdekében a költségvetési rendelettel azonos szerkezetben kell összeállítani. Az önkormányzat zárszámadásának összeállításával kapcsolatban az intézményeknek adatszolgáltatási kötelezettségük van. A szükséges információk tartalmát és az adatszolgáltatásra vonatkozó határidőt a jegyző évenként kiadásra kerülő zárszámadással és beszámoló készítésével kapcsolatos rendelkezése szabályozza. XIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Gazdálkodási szabályzat 2011 december 19. napján lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a 2010. március 1-tól érvényes Pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök szabályozása és a Kötelezettségvállalás, utalványozás és érvényesítés szabályozása a választások pénzügyi lebonyolításánál a. hatályát veszti A Polgármesteri Hivatal jegyzőjének kell gondoskodni, hogy a Gazdálkodási szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a szabályzat 13. számú mellékletében szereplő megismerési nyilatkozaton aláírásukkal igazolják a hatálybalépés napjával egyidejűleg. A kötelezettséget vállaló szerv a kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, szakmai teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról a gazdálkodási főelőadó a Gazdálkodási szabályzat 5.-10. számú mellékleteiben rögzített formában és módon naprakész nyilvántartást vezet. Az érintett dolgozók munkaköri leírásában szerepeltetni kell a Gazdálkodási szabályzatban nevesített felelősségi, hatás és jogköröket, melyek elkészítéséért a polgármesteri hivatalnál a jegyző, intézményeknél az intézmények vezetője a felelős. A Gazdálkodási szabályzat kiadásra került és megtalálható: 1) jegyző 2) gazdálkodási főelőadó 18
3) Launai Miklós Általános Iskola 4). Cseperedő Napközi otthonos Óvoda Kelt: Neszmély, 2011. év 12. hó 20. nap Jóváhagyta: Neszmély, 2011.12. 20. Janovics István Polgármester László Ferenc Jegyző 19
1. számú melléklet Neszmély Község Önkormányzatának Polgármestere Ügyiratszám:1/2011 F E L H A T A L M A Z Á S A Polgármesteri Hivatal és az önkormányzat önállóan működő költségvetési szerve Gazdálkodási szabályzatának II. fejezete alapján a munkáltatói jogkör gyakorlásával kapcsolatban, valamint összeférhetetlenség esetén, kötelezettségvállalási és utalványozási jogkör gyakorlására 2011 év 12 hó 20 napjától felhatalmazom, a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló László Ferenc jegyzőt A jogkört az erre felhatalmazott a Gazdálkodási szabályzat, valamint a hatályos jogszabályok szerint köteles gyakorolni. Neszmély, 2011. december 20. P.H. Janovics István polgármester A kötelezettségvállalási és utalványozási jogkör gyakorlásáról szóló felhatalmazás egy példányát a mai napon átvettem. Neszmély, 2011 12. hó 20. nap 20