NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS ÉS ELLENJEGYZÉS RENDJE SOPRON 2011
TARTALOMJEGYZÉK A szabályzat hatálya... 3 A szabályzat célja... 3 Értelmező rendelkezések... 3 Kötelezettségvállalás... 4 Kötelezettségvállalásra jogosultak köre,... 6 kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése... 6 A kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme... 7 Kötelezettségvállalás nyilvántartása... 7 Kötelezettségvállalás ellenjegyzése... 8 Igazolás... 9 Érvényesítés... 9 Utalványozás... 10 Kimenő számlák... 11 Összeférhetetlenség... 11 Helyettesítés... 11 Vegyes rendelkezések... 11 Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok... 12 Kötelezettség teljesítésének általános menete... 12 Rendelkezésre álló keretösszeg... 12 Kapcsolódó nyilvántartások... 13 Záró rendelkezés... 13 2
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet alapján az egyetem gazdálkodási stabilitásának megőrzése érdekében a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és az érvényesítés rendjét az alábbiak szerint szabályozom: 1. A szabályzat hatálya (1) A szabályzat hatálya kiterjed minden, az Egyetem nevében végzett kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre és érvényesítésre. 2. A szabályzat célja (1) A szabályzat célja, hogy meghatározza azokat a személyi, vezetői felelősség-, jog- és hatásköröket, eljárási rendet, amelyek révén: az Egyetem valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége, azok céljai összhangban állnak a szabályszerű és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközök és források felhasználása ésszerűen, rendeltetésszerűen történik. (2) Célja, hogy meghatározza: a kötelezettségvállalási jogosultság, illetve az utalványozás eljárását, az erre jogosultak körét, a kötelezettségvállalási, utalványozási jogosultság terjedelmét, a kötelezettségvállalási jogosultság keletkezését, megszűnése esetén bejelentésének rendjét. (1) Jelen szabályzat alkalmazásában: 3. Értelmező rendelkezések 1. Előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv: Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, amely saját előirányzatai meghatározott előirányzatai felett rendelkezési jogosultsággal bír. 2. Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező intézményi egység: A NymE olyan szervezeti egységei, amelyek a Szenátus által elfogadott költségvetéssel rendelkeznek (1. sz. melléklet). 3. Kötelezettségvállalás: Az a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről, szerződés (megállapodás) megkötéséről, támogatás biztosításáról, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amelyet a költségvetési szerv költségvetési előirányzatainak terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott és amely a Kincstárnak az adott év december 20-áig bejelentésre került. 4. Ellenjegyzés Annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás és/vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, és nem sérti a vonatkozó szabályokat. 5. Igazolás: 3
A szakmai teljesítés megtörténtének igazolása. 6. Érvényesítés: A kiadások teljesítése, és a bevétel beszedése előtt azok jogosultságának, összegszerűségének, előírt alaki követelményeknek való megfelelésének, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése okmányok alapján. 7. Utalványozás: A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. 8. Akadályoztatás: A jogkört gyakorló személy szabadsága, betegszabadsága, tanulmányi szabadsága, kiküldtetése, kirendelése, egyéb igazolt távolléte. 9. Témaszám: Az egyetem elkülönítetten kezelt kereteinek egyedi azonosítója. 4. Kötelezettségvállalás (1) Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel - 100.000,- Ft feletti gazdasági esemény esetén, ellenjegyzés után és csak írásban lehet. Az ellenjegyzést az ellenjegyzés dátumának és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Kötelezettségvállalásra a rektor jogosult (továbbiakban: kötelezettségvállaló). Nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az Ámr 72. (13) bekezdése szerint az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek: gazdasági eseményenként a százezer forintot nem érik el, pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, vagy összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály, illetve jogerős, végrehajtható bírósági vagy hatósági döntés teljes körűen meghatározza, így különösen a normatív és normatív jellegű hozzájárulások, nemzetközi kötelezettséggel kapcsolatos hozzájárulások, kártalanítási, kártérítési és megtérítési kötelezettségek, a csőd-, felszámolási és végelszámolási eljáráshoz kapcsolódó regisztrációs díjak, valamint az adományozott díjakhoz, kitüntetésekhez kapcsolódó pénzbeli juttatások esetén. A rektor akadályoztatása esetén kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosult az általános rektorhelyettes az SzMSz-ben meghatározottak szerint. A kötelezettségvállalási jogosultságot és az átruházás (kötelezettségvállalás jogkörének átengedésének) rendjét az 5. tartalmazza. (2) Kötelezettség csak a rendelkezésre álló keret erejéig (16. ) a vonatkozó szabályok betartásával vállalható. (3) A költségvetés felosztásának elveit a Gazdasági Tanács véleményének figyelembevételével a Szenátusnak előzetesen el kell fogadnia. Az egyetem elemi költségvetését a decentralizált gazdálkodásnak (SzmSz 4. -ának) megfelelően kell lebontani keretgazdálkodási jogkörű szervezeti egységekre, funkcionális és kiemelt előirányzati bontásban. (4) A kötelezettségvállalás jellege független annak elnevezésétől vagy megjelenési formájától, így kötelezettségvállalásnak minősül: közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító, megszüntető nyilatkozat, 4
megbízás, keret megállapodás, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási és egyéb szolgáltatási szerződés, bérleti szerződés, felügyeleti szerv engedélyezésével közérdekű kötelezettségvállalás, kiküldetés elrendelése, a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (5) Kötelezettségvállalás dokumentumai: kinevezési okirat, szerződés, megállapodás, visszaigazolt rendelés, beruházási finanszírozási alapokmány, részprogram-engedélyezési okirat, pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása. (6) A kötelezettségvállalásra irányuló vagy azt eredményező dokumentumnak annak elnevezésétől függetlenül az egyetem, mint szerződő fél megjelölése mellett tartalmaznia kell a kötelezettséget vállaló szervezeti egység megjelölését. (7) Intézményünk, mint felsőoktatási intézmény kincstári körbe tartozik, ezért az Ámr 235. (1) bekezdése szerint bruttó 5 millió Ft-ot meghaladó kötelezettségvállalásokat és kifizetéseket köteles egyedileg bejelenteni a Kincstárba a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül, de legkésőbb a kifizetést megelőző 10. munkanapig. Köteles bejelenteni továbbá a tárgyévben belföldön vállalt, de a következő évek előirányzatait terhelő, bruttó 1 millió Ft-ot elérő összegű kötelezettségeket is a Kincstárhoz. (8) Az előirányzat-maradvány elszámolás során kötelezettségvállalással terhelt előirányzat-maradványnak tekintendő: a tárgyévben szerződés alapján befolyt bevétel, amely bizonyítottan a bevétel ellenszolgálgatásaként teljesítendő kiadásokra a következő évben kerül felhasználásra, a kötelezettségvállalások azon állománya, melyre a kötelezettségvállalás a tárgyévi előirányzat terhére történt, de a pénzügyi teljesítés áthúzódik a tárgyévet követő évre. az átvett pénzeszköz, ha az átadó államháztartáson kívüli szervezet, személy, az annak terhére ellátandó feladatot meghatározta. az elkülönített állami pénzalapoktól meghatározott célra, elszámolási kötelezettséggel kapott támogatásértékű bevételeket, a deviza-és a valuta készlet év végi értékelése során megállapított árfolyamnyereség összegét. (9) Éven túli kötelezettség csak azt alábbi esetekben vállalható: tárgy évi előirányzat terhére, amennyiben a szakmai, műszaki teljesítés a következő év június 30-ig megtörténik intézményi beruházásokkal, több éven keresztül megvalósuló felújításokkal kapcsolatosan hosszú távú (legfeljebb 20 éves) kötelezettség felhalmozási célokra és beruházást helyettesítő szolgáltatás vásárlására (PPP). Ebből származó éves fizetési kötelezettség együttes összege nem haladhatja meg az éves költségvetés dologi és felhalmozási célú előirányzatának 10 %-át. Esetleges túllépés esetén új kötelezettség az arány helyreállása esetén vállalható. Éven túli kötelezettség csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. 5
(10) A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzat-felhasználási terv tartalmazza a várható bevételek figyelembevételével teljesíthető kiadásokat. Úgy kell elkészíteni, hogy: megbízható alapja legyen a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának, fedezetet nyújtson a rendszeres kiadásokra, a folyamatos működés biztosítására. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. Az előirányzat-felhasználási tervet az intézmény vezetőjének és a gazdasági főigazgatónak kell aláírnia. (11) A keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységeknek előirányzat felhasználási tervet kell készíteni a Szenátus által jóváhagyott költségvetés alapján, havi bontásban. Az így készített havi előirányzat felhasználási terv megbízható alapja kell, hogy legyen a kötelezettségvállalási, utalványozási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának. Előirányzat felhasználási terv tartalma: Várható bevételek (költségvetési támogatás, saját bevételek, előző évi maradvány) bevételei jogcím szerinti bontásban, Várható kiadások - tárgyévben keletkező(ett) és várhatóan teljesülő kiadások kiadási jogcímek szerinti bontásban, - előző évről áthúzódó kötelezettségvállalások. Benyújtási határidő GF-nek az eredeti költségvetés elfogadását követő hó 10-ig. Az előirányzat felhasználási terv a szervezeti egységek részéről tárgyhónapot megelőző hónap 25-ig módosítható. 5. Kötelezettségvállalásra jogosultak köre, kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése (1) Kötelezettségvállalásra az intézmény magasabb vezetői és jelen szabályzat 2. sz. mellékletében meghatározott vezető állású közalkalmazott jogosult az általa vezetett szervezeti egység nevében, annak feladat- és hatáskörében, illetve működési körébe eső ügyekben, annak forrásai terhére vagy javára. (2) A rektor a keretgazdálkodási jogkörű szervezeti egységek vezetőinek a rendeltetésszerű működéssel kapcsolatos kötelezettségvállalási jogot átadja. A rektor az egyetem más közalkalmazottját is meghatalmazhatja kötelezettségvállalásra, de csak írásban és határozott időtartamra. A szervezeti egység vezetőt akadályoztatása esetén az egység szervezeti és működési szabályzatában meghatározott személy helyettesítheti. (3) Jelen szabályzat szerint a delegált kötelezettségvállalási jogosultságot továbbadni nem lehet, de akadályoztatás esetén a vezetők helyett helyetteseik jogosultak kötelezettséget vállalni, kivéve, ha jogszabály vagy egyéb rendelkezés át nem ruházható jogkört határoznak meg. (4) Kötelezettségvállalási jog a magasabb vezetői és vezetői megbízás hatályba lépésével keletkezik. (5) Megszűnik a kötelezettségvállalási jogosultság: a magasabb vezetői/vezetői megbízás megszűnésével, a közalkalmazotti jogviszony megszűnésével. (6) Kötelezettségvállalási jog keletkezésének és megszűnésének bejelentése: 6
újonnan létrejövő kötelezettségvállalási jogosultság a magasabb vezetői és a szabályzat 2. sz. mellékletében nevesített vezetői megbízások hatályba lépésével keletkezik. Dokumentuma a kinevezési, megbízási okirat, melynek 1 példányát a Gazdasági Főigazgatóság Humánerőforrásgazdálkodási Osztálya őriz, s tájékoztatja a Gazdasági Főigazgatóság más szervezeti egységeit, a magasabb vezető/vezető beosztás megszűnéséről a közvetlen felettes munkáltatói jogkörű vezető a megbízás megszűnését követően haladéktalanul a visszavonás/megszűnés elrendelését vagy megállapítását igazoló irat másolatával bejelenti a kötelezettségvállalási jog megszűnését a Gazdasági Főigazgatóságnak. 6. A kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme (1) A Rektor az egész egyetemre nézve, valamint a szabályzatokban rögzített, közvetlenül a Rektor rendelkezése alá rendelt források terhére jogosult kötelezettségvállalásra, illetve utalványozásra. (2) Az 5. (1) bekezdésében meghatározott vezetői kört ez a jog az általuk közvetlenül vezetett szervezeti egység vonatkozásában, annak forrásai terhére, illetve javára illeti meg. (3) Kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme: bruttó 50 millió Ft feletti kötelezettségvállalások dokumentumainak aláírására a GT előzetes véleménye alapján a rektor jogosult, bruttó 10 és 50 millió Ft-ot elérő kötelezettségvállalás dokumentumainak aláírására a Rektor jogosult, bruttó 10 millió Ft alatti kötelezettségvállalás dokumentumainak aláírására a Rektor jogosult, vagy írásban e jogkörét az 5. (1) bekezdésben megjelölt közalkalmazottakra átruházhatja. 7. Kötelezettségvállalás nyilvántartása (1) Az Ámr. 75. (1) bekezdése szerint a kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásban vételéről, és a kötelezettségvállalás értékéből az adott éve terhelő rész lekötéséről az érintett előirányzatok szabad keretének terhére. (2) Az intézménynek olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. (3) Az analitikus nyilvántartás tartalmazza: a kötelezettségvállalások halmozott éves állományát havi bontásban, az előző években vállalt tárgyévi kötelezettségvállalást, a tárgyévben vállalt tárgyévi kötelezettségvállalást, a tárgyévi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettségvállalást, a következő év(ek) előirányzatához kapcsolódó kötelezettségvállalást, évek szerinti bontásban, a keretgazdák felsorolását, a keretgazda által vállalható kötelezettségvállalásokat kiadási jogcímek szerinti bontásban, a keretgazdák által vállalható kötelezettségvállalások összegét éves és havi bontásban, a keretgazdák által vállalható szabad keret volumenét éves és havi bontásban, a kötelezettségvállalás azonosító számát, a kötelezettségvállalás megnevezését, a kötelezettségvállalás nyilvántartásba történő bejegyzés keltét, 7
a kötelezettségvállalás alapját képező dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét a kötelezettségvállaló nevét a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek szerinti forrását a kötelezettségvállalás várható kifizetési határidejét és jogosultságait, a kötelezettségvállalás tényleges szakmai és pénzügyi teljesítésének időpontját, a kötelezettségvállalás kivezetésének összegét: - pénzügyi teljesítés esetén, - meghiúsulás esetén. (4) A kötelezettségvállalások analitikába történő bejegyzésénél a következő főbb esetek lehetségesek: Eseti dokumentumok alapján, egyszeri kötelezettségvállalások keletkezésének: - beruházások, felújítások, - kölcsönök, - pénzeszközátadások, - azon dologi kiadások, melyek nem a folyamatos teljesítésű szolgáltatások körébe tartoznak, - nem rendszeres, illetve külső személyi juttatások. Folyamatos teljesítésű szolgáltatások állományba vételénél a kiinduló dokumentum általában határozatlan időre szóló un. Keretszerződés, melyekre a fizikai, szakmai teljesítés költségvetési évben folyamatosan történik. Az analitikus nyilvántartásban ezeket a kötelezettségvállalásokat a tárgyévre vonatkozó költségvetési előirányzatok alapján lehet rögzíteni. Nyilvántartásba vételüket célszerű már év elején az elemi költségvetés jóváhagyását követően végrehajtani. Ebbe a körbe tartoznak: víz, gáz, fűtés, energia, kommunikációs szolgáltatások, szemétszállítás, takarítás, karbantartás, postai szolgáltatások, stb. Rendszeres személyi juttatások és a havi kifizetéssel történő nem rendszeres személyi juttatásokat szintén éves összegben célszerű az analitikus nyilvántartásba felvenni. (5) A kötelezettségvállalás nyilvántartásának legalább a költségvetésben jóváhagyott előirányzatonkénti bontásban tartalmaznia kell a jóváhagyott előirányzat, az időrendi sorrendben történt kötelezettségvállalás összegét, a teljesítések összegét tételenként és göngyölítve, a kötelezettségvállalással lekötött, de még nem teljesített előirányzatot és ezen kívül a szabad előirányzat összegét, melynek terhére még vállalható kötelezettség. (6) A kötelezettség nyilvántartása az EGIR integrált rendszerrel, programmal történik, mely zárt rendszert alkot. (7) A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele sorszámmal kerül ellátásra melyet a szervezeti egység szerepeltet az érvényesítő lapon, továbbá az utalványrendeletben. (8) A kötelezettségvállalás könyvelése negyedévente, a tárgy negyedévet követő hónap 10. napjáig történik a 0. számlaosztályban. 8. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése (1) Az Áht. 100/C. (3) bekezdése alapján a kötelezettségvállalás csak a gazdasági vezetőnek vagy az általa írásban kijelölt személynek az ellenjegyzése után, és a pénzügyi teljesítést megelőzően, írásban történhet. (2) A rektor a gazdasági főigazgató ellenjegyzésével jogosult az egyetem nevében kötelezettségvállalásra. 8
(3) Kötelezettségvállalást a gazdasági főigazgató, a SEK gazdasági igazgatója vagy az általuk írásban megbízott pénzügyi-számviteli szakképesítésű közalkalmazott jegyezhet ellen (továbbiakban: ellenjegyző). Az ellenjegyzés értékhatárairól és az ellenjegyzésre jogosultak köréről GF utasítás rendelkezik. Az ellenjegyzési jogosultságot munkaköri leírásban kell rögzíteni. (4) A kötelezettségvállalás ellenjegyzését megelőzően az ellenjegyzésre jogosultnak meg kell győződnie arról, hogy: a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, nem sérti-e a kötelezettségvállalás a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás megtörtént-e. Az ellenjegyző feladata ellátásához szakértőt vehet igénybe (5) Amennyiben a kötelezettséget vállaló szervhez kincstári, vagy önkormányzati biztost jelöltek ki, a kötelezettségvállaláshoz - a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírása mellett - a biztos külön ellenjegyzése is szükséges. (6) Ha a kötelezettséget vállaló szervhez költségvetési (fő)felügyelő került kirendelésre, a kötelezettségvállalás ellenjegyzőjének meg kell győződnie arról, hogy a költségvetési (fő)felügyelő az előzetes véleményezési jogát gyakorolhatta-e, ennek során az intézkedés végrehajtásának felfüggesztését nem javasolta. A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére mindaddig nem kerülhet sor, míg az intézkedés véleményezésére nem biztosítottak lehetőséget, vagy a költségvetési (fő)felügyelő az intézkedés felfüggesztésére vonatkozó javaslatát fenntartja és az Áht. 46/A. (7) bekezdése szerinti egyeztetés nem történt meg. 9. Igazolás (1) Igazolás: A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. A szakmai teljesítés igazolása során okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetében annak teljesítését. (2) A szakmai teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Az igazolást annak a személynek kell elvégezni, aki a szakmai teljesítésről információval rendelkezik. Szakmai igazolásra a téma vezetője jogosult. (3) A szakmai teljesítés-igazolás történhet: az Érvényesítő lap erre kijelölt helyén, a számlán A teljesítést igazolom megjelöléssel, feljegyzés formájában, mely tartalmazza a teljesítés-igazolására vonatkozó hivatkozást (pl. megbízási szerződés esetén). (4) A szakmai igazolás az érvényesítés alapja. 10. Érvényesítés (1) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett mérlegképes könyvelői vagy pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet (továbbiakban: érvényesítő). 9
(2) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése ellőtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. (3) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell a megállapított összeget a könyvviteli elszámolásra utaló rövid szöveges megnevezést és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számot. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. (4) Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. (5) Az érvényesítési feladattal megbízott személy munkaköri leírásában e feladatról rendelkezni kell. (6) Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. 11.. Utalványozás (1) Utalványozás: a kötelezettségvállalás alapján beszerzett termékhez vagy szolgáltatáshoz kapcsolódó fizetési kötelezettség (kiadás) teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. (2) Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (továbbiakban: utalványrendelet) lehet. (3) A kötelezettségvállalási jogosultság egyúttal utalványozási jogosultság is. (4) A kötelezettségvállalási jogosultság megszűnésével egyidejűleg megszűnik az utalványozási jogosultság is. (5) Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, az utalvány szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának számát, a fizetés időpontját, módját és összegét, a főkönyvi számlaszámot, a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását, a kötelezettségvállalás-nyilvántartásba vétel sorszámát a könyvelés kelte, könyvelő aláírása. (6) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben a fent meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (7) Nem kell külön utalványozni: a. a termékértékesítésből, szolgáltatásnyújtásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését, b. a pénzügyi szolgáltatások kiadásait és bevételeit, c. a fedezetkezelői számláról, valamint a a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. (8) Utalványozás csak a rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával történhet. 10
(9) Az utalványozási jogkör jelen -ban nem szabályozott kérdéseiben a kötelezettségvállalásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. (10) Utalvány ellenjegyzésére a gazdasági főigazgató illetőleg az általa írásban kijelölt személy jogosult. Az ellenjegyzés során a 8. (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni, illetve meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. (11) Az utalvány ellenjegyzése során a 8. (4) bekezdése alapján kell eljárni, ha nem ért vele egyet. (12) Az általános szabályozás alól kivételt képeznek a bizonylati út rövidítése céljából a szabályszerű kötelezettségvállalás alapján: bér-és bérjellegű kifizetések, készpénz felvétel, bankszámlák közötti átvezetések, függő, átfutó és kiegyenlítő kiadások, bevétel. 12. Kimenő számlák (1) Kimenő számla bruttó 100.000,- forint értékhatár felett csak írásbeli kötelezettségvállalás alapján készülhet. (2) A számla aláírására a kötelezettségvállalás (számlázási formanyomtatvány) alapján, összeghatár nélkül a Gazdasági Főigazgatóság kijelölt dolgozói jogosultak. Kivételt képeznek a készpénzfizetési számlák, melyek aláírására a számlázási feladattal megbízott dolgozó jogosult. 13. Összeférhetetlenség (1) A kötelezettségvállaló és ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és érvényesítő ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet! (2) Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el (Ptk. 685. ). (3) Összeférhetetlenség esetén a helyettesítés szabályait figyelembe véve kell eljárni. 14. Helyettesítés (1) A kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyek helyettesítését e szabályzat szempontjából a beosztásuknak megfelelő helyettes látja el. (2) Az e körbe nem tartozó helyetteseket csak esetileg, írásban lehet kijelölni, a helyettesítés időbeni és esetleges tartalombeli megkötések megjelölésével. A kijelölést a helyettesítés típusától függően a rektor vagy a gazdasági főigazgató hagyja jóvá. A kijelölésre vonatkozó javaslatot a Gazdasági Főigazgatóságnak kell megküldeni. (3) A helyettesnek meg kell felelnie mindazon követelményeknek, amelyek a helyettesítettre vonatkoznak. Vegyes rendelkezések 11
15. Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok (1) A kötelezettségvállaló a kötelezettségvállalási dokumentum egy eredeti példányát köteles a Gazdasági Főigazgatóságra megküldeni. Az idegen nyelvű kötelezettség vállalási dokumentumot magyar nyelvű fordítással együtt kell a Gazdasági Főigazgatóságra eljuttatni. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz új témaszám megnyitása is szükséges, csatolni kell a témaszám igénylőlapot a mindenkori Gazdasági Főigazgatói Utasításnak megfelelően. (2) A kötelezettségvállalás meghiúsulása esetén a nyilvántartásból történő törlését a kötelezettségvállalónak írásban kell kezdeményeznie a Gazdasági Főigazgatótól. (3) A nettó 5 millió Ft-ot elérő vagy azt meghaladó értékű árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, stb. vonatkozó szerződések jogszabályban meghatározott azonosító adatainak az Egyetem honlapján a Közérdekű adatok között történő közzétételéről a Gazdasági Főigazgatóság intézkedik. (4) A bruttó 25 millió Ft-ot elérő, illetve meghaladó értékű kiadási kötelezettségvállalást, a megkötést követő 5 munkanapon belül, be kell jelenteni a Magyar Államkincstárnak. A bejelentési kötelezettség teljesíthetősége érdekében a kötelezettségvállalás dokumentumait a megkötéstől számított 3 munkanapon belül be kell nyújtani a Gazdasági Főigazgatóságra. Amennyiben a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, a változást be kell jelenteni a Kincstárnak, legkésőbb a kifizetést megelőző 10. napig, a szükséges dokumentumok beérkezésének határideje a Gazdasági Főigazgatóságra legkésőbb a kifizetést megelőző 13. napig. 16. Kötelezettség teljesítésének általános menete (1) Az Áht. 100/C. (6) bekezdése alapján a költségvetési szerv kötelezettségeinek pénzügyi teljesítésére csak a szakmai teljesítés igazolását, érvényesítését, utalványozását, és az utalvány ellenjegyzését követően kerülhet sor. (2) Az előzetes kötelezettségvállalás rendjéről a mindenkori Gazdasági Főigazgatói Utasítás rendelkezik. (3) Szabályos kötelezettségvállalás és ellenjegyzés után a teljesítést, az információval rendelkező személy igazolja. Az igazolás történhet a mindenkori Gazdasági Főigazgatói Utasításban előírt forma nyomtatványon. (4) Igazolás után a bizonylatot a kapcsolódó dokumentumokkal együtt a Gazdasági Főigazgatóságra kell továbbítani, ahol az érvényesítésre, utalványozásra, annak ellenjegyzésére, s végül a teljesítésére sor kerül. 17. Rendelkezésre álló keretösszeg (1) A keretösszegét: költségvetési támogatás esetén az Egyetem Szenátusa által elfogadott, szervezeti egységekre lebontott költségvetési támogatás terve, pályázatok és saját bevételt eredményező tevékenységek esetén a bevételként jóváírt összeg jóváhagyott előző évi előirányzat-maradvány témaszámonkénti összege határozza meg. 12
(2) Kötelezettségvállalás, utalványozás csak a rendelkezésre álló keret összeg erejéig történhet a vonatkozó szabályok betartásával. 18.. Kapcsolódó nyilvántartások (1) A Gazdasági Főigazgatóság nyilvántartást vezet: a témakódokról, amely e szabályzat szempontjából tartalmazza: - a téma számát, önálló egység és munkahely kódját, - a téma megnevezését, - a téma felelős megnevezését. a rendelkezésre jogosult személyekről, mely tartalmazza: - a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre jogosultak nevét, helyettesítő személyeket - az érvényesítők megnevezését. az aláírás-mintatárról, amely tartalmazza: - az aláírás tulajdonosának nevét (névazonosság esetén természetes azonosítóit), - beosztását, - rendelkezésre való jogosultságát, - az aláírását. 19. Záró rendelkezés (1) Jelen szabályzatot a Szenátus 85/2008. (III. 19.) sz. határozatával fogadta el.. A szabályzatot a Szenátus 15/2010. (II. 25.) sz., a 213/2010. (X. 20.) sz., valamint a 30/2011. (II. 24.) sz. határozatával módosította. (2) A módosított szabályzat 2011. február 24. napján lép hatályba. Sopron, 2011. február 24. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 13
1. sz. melléklet Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező intézményi egységek: Karok Gyakorló Intézmények Regionális Pedagógiai Szolgáltató és Kutató Központ Rektori Hivatal Savaria Egyetemi Központ Központi irányítás és funkcionális egységek (SEK) Gazdasági Főigazgatóság Központi Könyvtár és Levéltár Egyetemi Informatikai Központ 2. sz. melléklet Kötelezettségvállalásra jogosult vezető állású közalkalmazottak: Egyetemi Informatikai Központ igazgatója 14